VALMISTELURYHMÄN PERUSTELUMUISTIO LAPIN KORKEAKOULUKONSERNIN TUKIPALVELUKESKUKSEN PERUSTAMINEN 1. Tausta Tukipalvelutoiminnassa tehtävä yhteistyö ja yhteisen tukipalvelukeskuksen perustaminen ovat keskeinen osa Lapin korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen suunnitelmaa. Korkeakoulukonsernin voimassa olevaan strategiaan on kirjattu, että korkeakoulukonsernin ja soveltuvin osin toisen asteen tukipalvelut järjestetään pääosin yhteisesti. Lisäksi korkeakoulukonserni ja ylläpitäjät ovat sopineet opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa yhteisen tukipalveluksen perustamisesta vuoden 2011 alusta. Tukipalvelutoiminnan tehostamiselle on myös vahvat taloudelliset ja toiminnalliset perusteet. Lapin korkeakoulujen voimavaroista tukipalveluiden tuottamiseen käytetään enemmän resursseja kuin valtakunnassa keskimäärin. Mikäli korkeakoulut voivat yhteistyöllä tehostaa tukipalveluiden tuottamista, vapautuvia voimavaroja voidaan jatkossa suunnata korkeakoulujen ydintoimintojen - tutkimuksen, koulutuksen ja aluetta palvelevan toiminnan vahvistamiseen. Lapin korkeakoulukonsernin johtoryhmän asettaman valmisteluryhmän toimesta on selvitetty tukipalvelukeskuksen vaihtoehtoisia palvelu- ja hallintomalleja. Selvityksen kohteena ovat olleet osakeyhtiö, osuuskunta- ja sopimuspohjaiset palvelukeskusmallit. Selvityksen tuloksia käsitellyt korkeakoulukonsernin johtoryhmä totesi osakeyhtiö- ja osuuskuntamalleihin liittyvän niin monia ongelmia ja riskejä, että palvelukeskus päätettiin perustaa sopimuspohjaisena. 2. Sopimuksiin perustuvan tukipalvelukeskuksen etuja ja haittoja Etuja - Täyttää sitoumukset OPM:lle, turvaa korkeakoulujen asemaa - Ei vaadi eritysjärjestelyjä henkilöstösiirroissa (työnantajavaihdokset) - Mahdollistaa keskeytymättömän toiminnan pk:n käynnistämisvaiheessa - Palvelukeskuksen purkaminen tarvittaessa on helppoa - Työnantajavelvoitteet pysyvät entisellään, toiminnan vastuut säilyvät - Hanketoiminnan riskitön jatkuminen - Ei tarvetta käyttöpääoman lisäämiseen (Lapin yliopisto) - Ei ALV-velvollisuutta sisäisistä palveluhankinnoista (Inhouse-asema) - Ei merkittäviä taloudellisia riskejä - Taloudelliset hyödyt realisoituvat nopeammassa rytmissä kuin yhtiömuodossa. - Toiminnallinen yhteistyö korostuu Haittoja - Osapuolten vetäytyminen verraten helppoa - Johdon toimivallan varmistaminen edellyttää delegointeja ja työsuhteita kaikkiin taustayhteisöihin
- Talouden seuranta ja hallinta monimutkaista - Yhteisen henkilöstöpolitiikan synnyttäminen vaikeaa - Tuottaa vain osan tukipalveluista kaksoisorganisoitumisen riski - Toiminnalliset riskit merkittäviä (esimerkkejä riskeistä) - pidetään kiinni vanhoista oppilaitoskohtaisista tehtävistä ja generoidaan uusia yhteisiä tehtäviä - palvelussuhde-esimies ohittaa työnjohdollisen esimiehen 3. Tukipalvelukeskuksen kuvaus (palvelut, henkilöstö, talous ja toimipisteet) Palvelut Tukipalvelukeskus tuottaa (1) TKI- tukipalveluita ja hankkeiden tieto- ja taloushallinnon palveluita - hankkeiden tieto- ja taloushallinnon palvelut - hanketoimintaa tukevat lakiasiainpalvelut (2) avoimen korkeakouluopetuksen koulutuksen tuki- ja asiakaspalveluita - koulutuksen toteutussuunnittelu - markkinointi ja hankinta - ohjaus-, neuvonta- ja opiskelijahallinnan palvelut (3) opetuksen ja opiskelun tukipalveluita - opetussuunnitelmatyön ja opetuksen kehittämisen tukipalvelut - etä- ja verkko-opintojen tukipalvelut - opiskelijapalveluita (opintotuki-, ura- ja rekrytointi-, liikunta- ja vapaa-ajan palvelut, psykologi- ja kuraattoripalvelut) (4) konsernin yhteisiä kv-toiminnan tukipalveluita - saapuvien, lähtevien ja vaihtoon tulevien opiskelijoiden ja henkilöstön palvelut - kv-opiskelijarekrytoinnin tuki - kotikansainvälistymiseen liittyvät palvelut - henkilöstölle suunnatut muut kv-palvelut (5) IT-palveluita - tietoverkon käyttöön ja kehittämiseen liittyvät palvelut - käyttäjähallintaan ja käyttäjätukeen sekä työasemiin liittyvät palvelut - sähköpostit ja kalenterit - tulostuspalvelut - verkkolevypalvelu - tietoturvapalvelut - hankintapalvelut - kehittämistoiminta (6) konserniviestinnän palveluita - konsernin viestinnän suunnittelu ja toteuttaminen - yhteisten yksiköiden viestinnän koordinointi - konsernin yhteiset kansalliset ja kansainväliset markkinointiviestinnän palvelut
(7) muita palvelusopimusmenettelyssä sovittavia palveluita. 4. Tukipalvelukeskuksen henkilöstö Keskukseen siirtyvä henkilöstö Kk:n jäävä henkilöstö (ei sisällä tilaajaosaamista) LY Ramk/ RKK Ktamk Yht LY Ramk RKK Ktamk Lappia yht Kaikki yhteensä Tki-hankepalvelu 9 6 4 19 0 0 0 0 19 Avoin kk-opetus 8 1 1,25 10,25 0 0 10,25 Markkinointi ja tiedotus 0 1 1 8 3 2 13 14 Opetuksen ja opiskelun tukipalv 12 11 13 36 20 7 5 32 68 Kv-palvelut 4 3 2 9 3 3 12 Tietohallintopalvelut * 22 22 22 66 2 2 8 12 78 Yhteensä 55 44 42,25 141,25 33 12 15 60 201,25 *Lapin yliopiston tietohallinnon henkilöstömäärässä ennakoitu yliopiston erityisprojektiin sidottujen henkilöiden siirtyminen palvelukeskukseen v. 2012. *Kemi-Tornionlaakson ky Lappian johtoon jäävä th-henkilöstö sisältää Kannettavat kaikille-projektin määräaikaisen henkilöstön (5 hlöä) sekä opetustoiminnan tukena toimivat aluevastaavat (2 hlöä) 5. Tukipalvelukeskuksen talous Palvelukeskuksen kustannukset Keskukseen siirtyvä kustannus Kk:n jäävä kustannus (ei sisällä tilaajaosaamista) LY Ramk/ RKK Ktamk Yht LY Ramk RKK Ktamk Lappia yht Kaikki yhteensä Tki-hankepalvelu 350 000 233 000 163 700 746 700 0 0 746 700 Avoin kk-opetus 890 000 120 000 67 800 1 077 800 0 0 1 077 800 Markkinointi ja tiedotus 0 100 000 100 000 600 000 123 000 85 500 808 500 908 500 170 000 Opetuksen ja opiskelun tukipalv 595 000 767 800 767 800 2 130 600 800 000 293 500 187 500 1 281 000 3 411 600 Kv-palvelut 150 000 160 000 128 600 438 600 150 000 150 000 588 600 Tietohallintopalvelut henkilöstömenot 741 000 720 000 800 000 2 261 000 250 000 120 000 400 000 770 000 3 031 000 Tietohallintopalvelut muut menot (lis, tietoliik, laitteet, palvelujen ostot) 1 061 000 541 000 873 000 2 475 000 0 2 475 000 Yhteensä 3 787 000 2 641 800 2 800 900 9 229 700 1 800 000 536 500 843 000 3 179 500 12 409 200 Tukipalvelukeskuksen taloushallinto hoidetaan keskitetysti yhden osapuolen toimesta, joka laskuttaa kuukausittain kumppaneita. Osapuolet vastaavat oman henkilöstönsä henkilöstöhallinnosta ja palvelusopimuksissa sovitun rahoitusosuuden taloushallinnosta. Tukipalvelukeskuksen toiminnan ja talouden kokonaisseurannasta ja raportoinnista vastaa osapuolten sopimuksen mukaisesti Kemi- Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia
6. Toimipisteet ja palvelutarjontaverkosto Tukipalvelukeskus toimii ja tuottaa palveluita verkostomaisesti Rovaniemellä, Kemissä ja Torniossa. IT-palveluita tuotetaan mukana olevien organisaatioiden kaikkiin toimipaikkoihin. 7. Ohjaus, johtaminen ja hallinto Tukipalvelukeskuksen ohjauksesta, johtamisesta ja hallinnosta säädetään johtosäännössä. Tukipalvelukeskuksen palvelutuotannosta sovitaan osapuolten ja keskuksen välille vuosittain tehtävässä palvelusopimuksessa. Palvelusopimuksessa sovitaan tuotettavista palveluista, niiden laadullisesta ja määrällisistä tavoitteista, palveluiden tuottamisen edellyttämistä resursseista, osapuolten vastuista sekä toiminnan ja talouden seurannasta. Ensimmäinen palvelusopimus tehdään vuodelle 2012. Tukipalvelukeskuksen sisäistä toimintaa ohjataan ja yhteyttä konsernikokonaisuuteen vahvistetaan korkeakoulukonsernin yhteisiä yksiköitä koskevalla konserniohjeella. Konserniohje sisältää mm. henkilöstöhallintoon sekä hankintoihin liittyviä periaatteita ja menettelytapoja. Konserniohje laaditaan kesän 2011 aikana. Tukipalvelukeskuksella on kolme palvelualuetta, TKI-tukipalvelut, opetuksen tukipalvelut ja ITpalvelut. Tukipalvelukeskuksella on johtoryhmä, joka muodostuu johtajasta, sisäisten palvelualueiden päälliköistä sekä opiskelijoiden ja henkilökunnan edustajista. Tukipalvelukeskuksen johtajan tehtävänä on vastata keskuksen toiminnasta, laadusta, kehittämisestä ja tuloksellisuudesta osapuolille. Päälliköt johtavat sisäisten palvelualueiden toimintaa ja taloutta. 8. Käynnistämisvalmistelu ja aikataulu I perustamissopimus, johtosääntö helmi-huhtikuu 2011 (strategiaryhmä, johtoryhmä, hallitukset) II käynnistämissuunnitelma huhti-toukokuu2011 (johtoryhmä) III palvelualueiden päällikkövalinnat touko-kesäkuu 2011 (rehtorit ja kuntayhtymien johtajat) IV tukipalvelukeskuksen käynnistäminen 1.8.2011 9. Ennakoituja vaikutuksia Palvelukeskusmuodossa tapahtuva palveluiden tuottamisella ja tarjoamisella saavutetaan seuraavia positiivisia vaikutuksia: Palveluvarmuus paranee Yhden henkilön varassa tuotetut palveluiden tuotetaan jatkossa eri yksiköiden asiantuntijoiden tiimivastuulla. Palvelupyyntöjen vastaanotosta, käsittelyn seurannasta tehdään hallittu ja läpinäkyvä prosessi.
Palveluiden laatu paranee Laajemmissa asiantuntijatiimeissä voidaan paremmin erikoistua ja syventää asiantuntijuutta. Uuden palvelun tuotanto- ja resursointitapa edellyttää palveluprosessien kehittämistä ja palvelun laatutekijöiden huomiointi. Tukipalvelutoiminnan kustannukset alenevat pitkällä aikavälillä Tukipalvelutuotannon laajempi asiakaspohja tekee konsernin tukipalvelukeskuksesta yksittäistä toimijaa vahvemman neuvotteluosapuolen aineellisissa ja aineettomissa hankinnoissa. Sähköisten palveluiden kohdalla palveluiden tuottaminen suuremmalle asiakaskunnalle alentaa yksikkökustannuksia. Konsernimainen, focusoitu kansainvälinen toiminta säästää yksiköiden resursseja. 10. Muita palvelukeskukseen siirtymisessä huomioitavia asioita - Vuotta 2012 koskevassa palvelusopimusvalmistelussa ratkaistaan yhteisen työsuojelupäällikön, kongressipalvelun, yliopistopainon, AV-palveluiden siirtyminen yhteisiksi palveluiksi/palvelukeskukseen. - Tavoitteena on puhepalveluiden siirtyminen konsernin yhteisiksi palveluiksi. Yhteisten palveluiden (vastauspalveluiden) määrittelyt, rajaukset ja toimintamalli sekä yhteisen operaattorisopimuksen edut ja mahdollisuudet selvitetään 30.4.2011 mennessä. - Tukipalvelukeskuksen tilakustannukset 1) Vuosi 2011: tilakustannukset ja niitä vastaavat resurssit on budjetoitu palvelukeskukseen siirtyvien toimintojen resursseihin/määrärahoihin 2) Vuosi 2012 : tilakustannukset ja niiden kattaminen sovitaan palvelusopimusmenettelyssä - Tieto- ja muissa järjestelmähankinnoissa pyritään aina konsernitasoisiin, yhteisiin järjestelmähankintoihin. - Palvelusopimuksissa varmistetaan, että tukipalvelukeskuksen palvelut ja osapuolten johtoon jäävät palvelut muodostavat tukipalvelukokonaisuuden ja ettei synny kaksoisorganisoitumista.