LAPIN YLIOPISTON HALLINTOYKSIKÖN TYÖJÄRJESTYS

Transkriptio

1 LAPIN YLIOPISTON HALLINTOYKSIKÖN TYÖJÄRJESTYS Annettu Rovaniemellä 30 päivänä lokakuuta 2009 Lapin yliopiston rehtori, kuultuaan yliopiston yhteistyöneuvostoa, on 5 päivänä lokakuuta 2009 annetun Lapin yliopiston hallintojohtosäännön 19 :n nojalla päättänyt antaa seuraavan Lapin yliopiston hallintoyksikön työjärjestyksen: 1. LUKU. YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Soveltamisala Tässä työjärjestyksessä määrätään hallintoyksikön organisaatiosta ja johtamisesta, johtajien tehtävistä, toimintokokonaisuuksien vastuualueista, asioiden valmistelusta sekä ratkaisu- ja esittelyvastuusta. Budjetoinnista, maksuliikenteestä, kirjanpidosta, menojen hyväksymisestä sekä sisäisestä valvonnasta määrätään erillisissä taloushallinnon antamissa ohjeissa. 2 Hallintoyksikön yleiset tehtävät Hallintojohtosäännön 19 :n mukaan hallintoyksikön tehtävänä on: 1) toimia yliopiston strategisena suunnitteluelimenä; 2) valmistella yliopiston suunnittelu-, ohjaus- ja seurantajärjestelmän kehittämiseen ja toimintaan liittyvät asiat; 3) valmistella talousarvio ja tilinpäätös; 4) valmistella ja toimeenpanna yliopiston toimielinten päätökset, jollei se kuulu jollekin toiselle toimielimelle; 5) koordinoida yliopiston toimintaa työnantajana; 6) valmistella yliopiston sisäisiä määräyksiä ja ohjeita; 7) valvoa säädösten, määräysten ja ohjeiden noudattamista; 8) huolehtia yliopiston tietohallinnosta; 9) huolehtia yliopiston sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä; 10) valmistella yliopiston hankintoihin ja omaisuuden luovuttamiseen liittyvät päätökset; 11) huolehtia yliopiston rakennus- ja tilahankkeiden suunnittelusta ja toimeenpanosta; 12) hankkia, välittää ja tuottaa hallinto- ja tukipalveluja ja koordinoida yliopiston sisäisiä palveluprosesseja; 13) koordinoida yliopiston palveluiden tuotantoa Lapin korkeakoulukonsernissa. 1

2 Hallintoyksikkö hoitaa myös hallituksen ja rehtorin sille osoittamat muut tehtävät. 3 Hallintoyksikön johto Hallintoyksikköä johtaa rehtori apunaan kolme vararehtoria, rehtoraatti ja hallintoyksikön johtoryhmä. Ensimmäinen vararehtori toimii rehtorin sijaisena ja hoitaa rehtorin tehtäviä hänen ollessaan estyneenä. Lapin yliopiston rehtori on hallintojohtosäännön 12 :n nojalla delegoinut 5 päivänä lokakuuta 2009 tekemällään päätöksellä toimivaltaansa vararehtoreille seuraavasti: Rehtori vastaa yliopiston strategisesta johtamisesta ja suunnittelusta, toiminnan ohjauksesta ja rahoituksesta, laadunvarmistuksesta, kansainvälisistä asioista, ulkosuhteista ja viestinnästä sekä yliopiston hallituksen käsittelemien asioiden valmistelusta ja toimeenpanosta. Ensimmäinen vararehtori vastaa työnantaja-asioista ja muista kuin liitteessä 1 rehtorin toimivaltaan määritellyistä henkilöstöasioista, kiinteistöyhtiö- ja tila-asioista, tietohallinnosta sekä Lapin korkeakoulukonsernin kirjastosta yliopiston osalta. Lisäksi ensimmäinen vararehtori johtaa yliopistoneuvostoa. Opetusvararehtorille kuuluu vastuu opetuksesta ja opiskelusta, opetuksen ja ohjauksen kehittämisestä, opiskelijapalautteesta, avoimesta yliopistosta ja virtuaaliopetuksesta. Tiedevararehtorille kuuluu vastuu tiede- ja tutkimusasioista, yliopiston yhteisestä tutkijakoulusta sekä monitieteisten tutkimuskokonaisuuksien rakentamisesta. Lisäksi hän koordinoi yliopiston kansainvälisiä tutkimushankkeita sekä Suomen Akatemia ja TEKES-hankkeita. Rehtori Ensimmäinen vararehtori Tiedevararehtori Opetusvararehtori Tiede- ja tutkimusasiat Yliopiston tutkijakoulu Monitieteiset tutkimuskokonaisuudet Kansainvälisten tutkimushankkeiden koordinointi Suomen Akatemia -hankkeet TEKES -hankkeet Yleishallintoasiat Strateginen johtaminen ja suunnittelu Toiminnan ohjaus ja rahoitus Liitteen 1 mukaiset henkilöstöasiat Laadunvarmistus Kansainväliset asiat Ulkosuhteet ja viestintä Hallitusasioiden valmistelu ja esittely Työnantaja-asiat Muut henkilöstöasiat Kiinteistöyhtiöasiat Tila-asiat Tietohallintoasiat Lapin korkeakoulukonsernin kirjasto Yliopistoneuvoston johto Opetus- ja opiskeluasiat Opetuksen ja ohjauksen kehittäminen Avoin yliopisto Opiskelijapalaute Virtuaaliopetus Kaavio 1. Rehtorien välinen työnjako 2

3 Rehtorien työnjako määrittää osaltaan myös hallintoyksikön sisäiset vastuualueet. Hallintojohtosäännön 12 :n nojalla rehtori ja ensimmäinen vararehtori voivat ottaa delegoimansa asian yksittäistapauksessa ratkaistavakseen. 4 Rehtoraatti Hallintoyksikön toiminnan yleisen linjaamisen, rehtorin ja vararehtorien välisen työnjaon ja Lapin yliopiston hallituksen vahvistamien strategioiden täytäntöönpanon koordinoinnin sekä yliopiston operatiivisen toiminnan kannalta merkittävät kysymykset käsitellään rehtoraatissa. Rehtoraatti muodostuu rehtorista, ensimmäisestä vararehtorista sekä 5 :ssä tarkoitetusta hallintoyksikön johtoryhmästä. Opetusvararehtori ja tiedevararehtori osallistuvat rehtoraatin työhön silloin, kun siinä käsitellään heidän vastuualueilleen kuuluvia kysymyksiä. Rehtoraatti kokoontuu toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisin väliajoin. Rehtori toimii rehtoraatin puheenjohtajana ja kutsuu tarvittaessa asioiden käsittelyn kannalta tarkoituksenmukaiset ulkopuoliset asiantuntijat. 5 Hallintoyksikön johtoryhmä Hallintoyksikön johtamisen tukena toimii hallintoyksikön johtoryhmä, jonka muodostavat sisäisten vastuualueiden johtajat. Johtoryhmä toimii rehtoraatin työvaliokuntana. Johtoryhmän tehtävänä on huolehtia hallintoyksikössä valmisteltavien asioiden koordinoinnista ja riittävästä tiedonkulusta eri vastuualueiden kesken. Johtoryhmä vastaa hallintoyksikön talousarvion ja toimintasuunnitelman valmistelusta rehtorille. Johtoryhmä ratkaisee epäselvissä tapauksissa, minkä vastuualueen valmisteltavaksi asia kuuluu. Johtoryhmän tehtävänä on myös tehdä esitykset perustettavista ja lakkautettavista työsuhteista hallintoyksikössä sekä työsuhteiden täyttämisestä. Johtoryhmän tulee kokoontua niin usein kuin asioiden sujuva hoitaminen vaatii. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii yhteisöjohtaja. Rehtorilla ja ensimmäisellä vararehtorilla on oikeus osallistua johtoryhmän kokouksiin ja he voivat antaa määräyksiä asioiden valmistelusta sisäisistä vastuualueista poikkeavasti. 6 Yhteistoiminta Hallintoyksikön vastuualueelle kuuluvat asiat valmistellaan yhteistoiminnassa henkilöstön kanssa. Esimiesten ja esittelijöiden tulee huolehtia, että yhteistoiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä sekä yhteistoimintasopimusta noudatetaan asioiden valmistelussa. 7 Yhteistyö yksikköhallinnon kanssa Vastuualueiden johtajat huolehtivat informaationvälityksestä ja yhteistyöstä yksiköiden johtajien ja hallintopäälliköiden kanssa tarkoituksenmukaisella tavalla. Opetusvararehtori ja yhteisöjohtaja sekä opintoasiainpäällikkö huolehtivat informaationvälityksestä ja yhteistyöstä yksiköiden opintopäälliköiden kanssa tarkoituksenmukaisella tavalla. Tiedevararehtori sekä suunnittelu- ja rahoitusjohtaja huolehtivat informaationvälityksestä ja yhteistyöstä yksiköiden kehittämispäälliköiden kanssa tarkoituksenmukaisella tavalla. 3

4 2 LUKU. HALLINTOYKSIKÖN ORGANISAATIO 8 Sisäiset vastuualueet Hallintoyksikkö jakautuu kolmeen sisäiseen vastuualueeseen. Vastuualueet ovat 1) esikuntatoimintojen vastuualue, jota johtaa suunnittelu- ja rahoitusjohtaja; 2) henkilöstöhallinnon toimintojen vastuualue, jota johtaa henkilöstöjohtaja; sekä 3) hallinnon ja teknisten toimintojen vastuualue, jota johtaa yhteisöjohtaja. Vastuualue voi jakautua erillisiin toimintokokonaisuuksiin. Vastuualueen johtaja vastaa vastuualueelleen kuuluvien asioiden valmistelusta rehtorin esiteltäväksi hallitukselle ja esittelystä edellä 3 :ssä todetun työnjaon mukaisesti rehtorin tai vararehtorien päätettäväksi. Vastuualueen johtaja päättää vastuualueen sisäisestä rahankäytöstä vahvistetun talousarvion puitteissa ja vastaa vastuualueen taloushallinnasta. Vastuualueen johtaja voi delegoida toimivaltaansa alaisilleen toimintokokonaisuuksien päälliköille. Vastuualueen johtaja voi ottaa delegoimansa asian yksittäistapauksessa ratkaistavakseen. Yhteisöjohtajan sijaisena toimii ensisijaisesti henkilöstöjohtaja ja toissijaisesti suunnittelu- ja rahoitusjohtaja. Henkilöstöjohtajan sijaisena toimii ensisijaisesti yhteisöjohtaja ja toissijaisesti suunnittelu- ja rahoitusjohtaja. Suunnittelu- ja rahoitusjohtajan sijaisena toimii ensisijaisesti yhteisöjohtaja ja toissijaisesti henkilöstöjohtaja. Tiedevarareht. (oto) HALLINTOYKSIKÖN TOIMINTAORGANISAATIO Lapin yliopiston rehtoraatti Rehtori Ensimmäinen vararehtori Opetusvarareht. (oto) Esikuntatoiminnot Suunnittelu- ja rahoitusjohtaja Suunnittelutoiminnot Talouspalvelut Kansainvälisten asioiden palvelut Viestintä- ja ulkosuhteet Laadunhallinta Henkilöstöhallinnon toiminnot Henkilöstöjohtaja Palvelussuhdeasiat Palkkahallinto Työhyvinvointi Henkilöstön kehittäminen Hallinto- ja tekniset toiminnot Yhteisöjohtaja Yleishallinnon palvelut Tekniset erityispalvelut Tietohallintoja IT-palvelut Kiinteistö- ja hankintapalvelut Kehittämispalvelut Opiskelupalvelut Kaavio 2: Hallintoyksikön toimintaorganisaatio 9 Esikuntatoimintojen vastuualue 4

5 Esikuntatoimintojen vastuualue muodostuu suunnittelun ja rahoituksen, taloushallintopalvelujen, kansainvälisten asioiden palvelujen, Uarctic-verkoston, laadunhallinnan, viestintä- ja ulkosuhteiden sekä kehittämispalvelujen toimintokokonaisuuksista. Vastuualuetta johtaa suunnittelu- ja rahoitusjohtaja. Vastuualueeseen kuuluvien erillisten toimintokokonaisuuksien henkilöstön hallinnollisena esimiehenä toimii toimintokokonaisuuden päällikkö, joka vastaa annettujen ohjeiden mukaisesti myös toimintokokonaisuuksiin kuuluvien asioiden valmistelusta suunnittelu- ja rahoitusjohtajalle. Toimintokokonaisuuden päällikkö vastaa toimintokokonaisuutta koskevan talousarvion valmistelusta ja toimintokokonaisuuden taloushallinnasta. Suunnittelu- ja rahoitusjohtaja voi määrätä toimintokokonaisuuden päällikön valmistelemaan myös muita kuin omaan toimintokokonaisuuteensa kuuluvia asioita. Esikuntatoimintojen toimintojen vastuualue koostuu seuraavista toimintokokonaisuuksista ja tehtävistä: 1) suunnittelun ja rahoituksen toimintokokonaisuus vastaa yliopiston ja opetusministeriön välisiin sopimusneuvottelutteluihin liittyvistä tehtävistä, yliopiston suunnittelujärjestelmän toiminnasta ja kehittämisestä, yliopiston ohjausjärjestelmän toiminnasta ja kehittämisestä, yliopiston seurantajärjestelmän toiminnasta ja kehittämisestä, täydentävän rahoituksen hankintaan liittyvistä tehtävistä, ulkoisia rahoitus- ja finanssipalveluja koskevista asioista, taloudellisesta riskienhallinnasta sekä Lapin korkeakoulukonserniyhteistyön kehittämisestä Lapin yliopiston toimintojen osalta. Suunnittelun- ja rahoituksen toimintakokonaisuuden henkilöstön hallinnollisena esimiehenä toimii suunnittelu- ja rahoitusjohtaja; 2) taloushallintopalvelujen toimintokokonaisuus vastaa kassanhallinnasta, maksuliikenteestä, kirjanpidosta, matkahallinnasta, täydentävän rahoituksen taloushallinnosta, talousarvion ja tilinpäätöksen valmistelusta sekä hallituksen edellyttämän talousraportoinnin valmistelusta. Toimintokokonaisuuden päällikkönä toimii talouspäällikkö, joka raportoi suunnittelu- ja rahoitusjohtajalle; 3) kansainvälisten asioiden palvelujen toimintokokonaisuus vastaa kansainvälisistä sopimuksista ja kansainvälisestä henkilövaihdosta sekä kansainvälisen opetuksen koordinoinnista ja Finnbarentsyhteistyöstä. Toimintokokonaisuuden päällikkönä toimii kansainvälisten asiainpäällikkö, joka raportoi suunnittelu- ja rahoitusjohtajalle; 4) Uarctic-verkoston toimintokokonaisuus vastaa verkoston toiminnasta ja kehittämisestä sekä toiminnan koordinoinnista. Toimintokokonaisuuden päällikkönä on verkoston pääsihteeri, joka raportoi suunnittelu- ja rahoitusjohtajalle; 5) laadunhallinnan toimintokokonaisuus vastaa laadunhallinnan kehittämisestä ja ylläpidosta, sekä laatuasioiden koordinoinnista. Toimintokokonaisuuden päällikkönä toimii laatujohtaja, joka raportoi suunnittelu- ja rahoitusjohtajalle; 6) viestintä- ja ulkosuhteiden toimintokokonaisuus vastaa sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä sekä tiedottamisesta, verkkosivujen ylläpidosta, markkinointiviestinnästä, kongressipalveluista sekä visuaaliseen ilmeeseen liittyvistä kysymyksistä. Toimintokokonaisuuden päällikkönä toimii viestintäpäällikkö, joka raportoi suunnittelu- ja rahoitusjohtajalle; sekä 7) kehittämispalvelujen toimintokokonaisuus vastaa yksiköiden kansainvälisen hanketoiminnan tuesta. Toimintokokonaisuuden päällikkönä toimii kehitysjohtaja, joka raportoi suunnittelu- ja rahoitusjohtajalle. 5

6 10 Henkilöstöhallinnon toimintojen vastuualue Henkilöstöhallinnon toimintojen vastuualue muodostuu henkilöstöhallinnon toimintojen toimintokokonaisuudesta. Vastuualuetta johtaa henkilöstöjohtaja, joka toimii myös vastuualueen henkilöstön hallinnollisena esimiehenä. Henkilöstöhallinnon toimintojen toimintokokonaisuus vastaa seuraavista tehtävistä: 1) yliopiston henkilöstöpolitiikan edellyttämä keskitetty ohjeistus, yhteydenpito työnantaja- ja työntekijäjärjestöihin sekä henkilökunnan ottamiseen liittyvät tehtävät oheisen liitteen 1 mukaisesti; 2) työsopimuslain ja palvelussuhteen ehtojen soveltamisen ohjaaminen ja ohjeistaminen, työsopimusten esitteleminen ja laadinta hallintoyksikön osalta, työehtosopimuksiin ja lainsäädäntöön perustuvien työvapautuksien myöntäminen koko yliopiston osalta, henkilöstön määrän ja rakenteen kehityksen seuranta, vuosilomaan oikeuttavan palvelussuhdeajan laskeminen ja vuosilomaseuranta sekä lomansiirtotodistusten laatiminen, henkilöstötilastojen laatiminen henkilöstökertomusta, henkilöstötilinpäätöstä sekä työnantajantoiminnan ja palkkausjärjestelmän edellyttämää tilastointia varten (palvelussuhdeasiat); 3) henkilökunnan palkka- ja palvelussuhdetietojen ylläpitäminen henkilötieto- ja palkanlaskentajärjestelmässä, palkkojen ja palkkioiden laskenta ja maksatus sekä apurahojen maksaminen, henkilötieto- ja palkanmaksujärjestelmän ylläpito, kehittäminen, käyttäjätuki ja käyttäjähallinta, Kansaneläkelaitoksen päivärahahakemukset ja siltä saatavien palautusten tiliöinti, ammattiyhdistysjäsenmaksuperintä valtakirjojen perusteella, palvelusaika- ja palkkatodistusten laatiminen, eläkeneuvonta ja palvelussuhteisiin liittyvien eläketietojen selvittäminen ja ilmoittaminen eläkkeenmaksajalle, henkilöstön ja opiskelijoiden tapaturma-asioiden hoitaminen sekä yliopiston ulkopuolisille sidosryhmille toimitettavan palkkoja koskevan aineiston tuottaminen (palkkahallinto); 4) henkilökunnan rekrytointiin liittyvä ohjaus ja ohjeistus, hakuilmoitusten valmistelu ja julkaiseminen (henkilöstön rekrytointi); 5) työterveyshuoltopalveluluiden järjestäminen ja kehittäminen, työilmapiirikartoitusten suunnittelu ja järjestäminen, työterveyshuollon laskutuksen hoitaminen ja Kela-korvauksen hakeminen työterveyskustannuksista, työhyvinvointihankkeiden koordinointi, työyhteisöongelmiin liittyvä neuvonta ja ohjaus, päihdeongelmien hoitoon liittyvä neuvonta ja ohjaus, kuntoutus ja uudelleensijoittaminen, terveysriskien arviointi koko yliopiston tasolla sekä tasa-arvon edistäminen (työhyvinvointi); sekä 6) yleisen henkilöstökoulutuksen suunnittelu ja toteutus sekä perehdyttämistoiminnan tukeminen ja ohjeistaminen (henkilöstön kehittäminen). 11 Hallinnon ja teknisten toimintojen vastuualue Hallinnon ja teknisten toimintojen vastuualue muodostuu yleishallinnon, teknisten erityispalvelujen, tietohallinnon ja IT-palvelujen, kiinteistö- ja hankintapalvelujen sekä opiskelupalvelujen toimintokokonaisuuksista. Vastuualuetta johtaa yhteisöjohtaja, joka toimii myös Lapin yliopiston hallituksen pääsihteerinä. Vastuualueeseen kuuluvien erillisten toimintokokonaisuuksien henkilöstön hallinnollisena esimiehenä toimii toimintokokonaisuuden päällikkö, joka vastaa annettujen ohjeiden mukaisesti myös toimintokokonaisuuksiin kuuluvien asioiden valmistelusta yhteisöjohtajalle. Toimintokokonaisuuden päällikkö vastaa toimintokokonaisuutta koskevan talousarvion valmistelusta ja toimintokoko- 6

7 naisuuden taloushallinnasta. Yhteisöjohtaja voi määrätä toimintokokonaisuuden päällikön valmistelemaan myös muita kuin omaan toimintokokonaisuuteensa kuuluvia asioita. Hallinnon ja teknisten toimintojen vastuualue koostuu seuraavista toimintokokonaisuuksista ja tehtävistä: 1) yleishallinnon toimintokokonaisuus vastaa lakiasiainpalvelujen koordinoinnista ja johtamisesta, yleishallintoasioiden valmistelusta, yliopistoneuvostoon tulevien asioiden valmistelusta ja esittelystä, yhteyksistä osakkuusyrityksiin, asiakirjahallinnasta ja hallinnan järjestelmistä, turvallisuudesta ja kriisinhallinnasta, riskienhallinnasta ja sisäisestä tarkastuksesta, vakuutuksista, hallintoyksikön sihteeripalveluista, työsuojelukysymysten koordinoinnista, toimialan kehittämisestä sekä Lapin korkeakoulukonsernin yhteisten palvelujen organisoinnista; yleishallinnon toimintakokonaisuuden henkilöstön hallinnollisena esimiehenä toimii yhteisöjohtaja; 2) teknisten erityispalvelujen toimintokokonaisuus vastaa virastomestaripalveluista eli turvallisuusvalvonnasta, väestönsuojelusta, avainhallinnosta, kulunvalvonnasta, asiakaspalvelusta, postista, ajoneuvovarauksista ja kuljetuspalveluista sekä av- ja puhelintuesta eli av-suunnittelusta, puhelinjärjestelmäsuunnittelusta, puhelinlaitteista ja teknisestä tuesta. Lisäksi toimintokokonaisuuteen kuuluu Lapin yliopistopaino. Virastomestaripalvelujen osalta toimintokokonaisuuden päällikkönä toimii ylivirastomestari, joka raportoi yhteisöjohtajalle; av- ja puhelintuen sekä yliopistopainon henkilöstön hallinnollisena esimiehenä toimii yhteisöjohtaja ( ); 3) tietohallinnon ja IT-palvelujen toimintokokonaisuus vastaa tietohallinnosta eli tietojärjestelmistä, tietoliikenteestä, tietoturvallisuudesta ja johdon raportointipalveluista sekä IT-palveluista eli laitteista, teknisestä tuesta ja asiakaspalveluista; toimintokokonaisuuden päällikkönä toimii tietohallintojohtaja, joka raportoi yhteisöjohtajalle; 4) kiinteistö- ja hankintapalvelujen toimintokokonaisuus vastaa hankinta-asioista ja hankintasopimusten valmistelusta, vuokrasopimusten valmistelusta, tilaratkaisuista ja -varauksista, kiinteistöasioista sekä siivousasioista; toimintokokonaisuuden päällikkönä toimii kiinteistö- ja hankintapäällikkö, joka raportoi yhteisöjohtajalle; sekä 5) opiskelupalvelujen toimintokokonaisuus vastaa opiskelijapalveluista, opetuksen tuki- ja kehittämispalveluista, tiedontuotanto- ja raportointipalveluista, opintososiaalisista palveluista sekä alumnitoiminnasta; toimintokokonaisuuden päällikkönä toimii opintoasiainpäällikkö, joka raportoi yhteisöjohtajalle. 12 Toimintokokonaisuuksien sisäinen organisoituminen Kunkin vastuualueeseen kuuluvan toimintokokonaisuuden päällikkö määrittelee toimintokokonaisuuden sisäisen vastuujaon ja sijaisjärjestelyt, jotka vastuualueen johtaja hyväksyy. 3. LUKU ERINÄISET MÄÄRÄYKSET 13 Esittelijät Lapin yliopiston hallintojohtosäännön 62 :n mukaan päätökset tehdään esittelystä ja 11 :n mukaan hallituksen päätökset esittelee rehtori. Rehtorin, vararehtorien ja yliopistoneuvoston päätökset esittelee se vastuualueen johtaja, jonka vastuualueelle asian valmistelu kuuluu tai se on määrätty. 7

8 Vastuualueiden johtajien päätösvaltaan kuuluvat asiat esittelee se toimintokokonaisuuden päällikkö, jonka toimintokokonaisuuteen asia kuuluu tai se on määrätty. 14 Saapuneet asiakirjat Saapuneisiin asiakirjoihin merkitään hallintoyksikön kirjaamossa saapumisleima. Yhteisöjohtajan tutustuttua saapuneisiin asiakirjoihin hän jakaa ne tiedoksi tai toimenpiteitä varten asianomaisille henkilöille tai toimielimille, kuten rehtorille, vararehtoreille, vastuualueille, toimintokokonaisuuksiin tai yliopiston muihin yksiköihin. 15 Päätösluettelo Lapin yliopistossa muun kuin monijäsenisen toimielimen päätöksistä pidetään päätösluetteloa. 16 Matkustaminen Matkustaminen edellyttää ennen matkan tekemistä laadittavaa erillistä matkaesitystä, jossa on ilmoitettava matkasuunnitelma ja kustannusarvio. Matkamääräyksen hallituksen puheenjohtajan ulkomaanmatkoihin antaa hallituksen varapuheenjohtaja ja annetun matkamääräyksen teknisen hyväksymisen hoitaa yhteisöjohtaja. Hallituksen puheenjohtajan muihin matkoihin ja muiden hallituksen jäsenten matkoihin matkamääräyksen antaa yhteisöjohtaja. Matkamääräyksen rehtorin ulkomaanmatkoihin antaa Lapin yliopiston hallituksen puheenjohtaja ja annetun matkamääräyksen teknisen hyväksymisen hoitaa ensimmäinen vararehtori, joka antaa myös matkamääräyksen rehtorin kotimaanmatkoihin. Ensimmäisen vararehtorin matkamääräyksen antaa rehtori ja sen teknisen hyväksymisen hoitaa yhteisöjohtaja. Opetus- ja tiedeasioista vastaavien vararehtoreiden, tiedekuntien dekaanien ja yksikönjohtajien sekä vastuualueiden johtajien matkamääräyksen antaa ensimmäinen vararehtori tai hänen estyneenä ollessa yhteisöjohtaja. Toimintokokonaisuuksien päälliköiden ja suorien alaisten matkamääräyksen antaa sen vastuualueen johtaja, johon toimintakokonaisuus tai työntekijä kuuluu. Toimintokokonaisuuksien henkilöstön matkamääräyksen antaa toimintokokonaisuuden päällikkö. 17 Muut säännöt Tämän työjärjestyksen lisäksi on noudatettava, mitä Lapin yliopiston muissa säännöissä sekä suunnitelmissa ja ohjeissa määrätään. 4. LUKU. VOIMAANTULO- JA SIIRTYMÄMÄÄRÄYKSET 18 Voimaantulo Tämä työjärjestys tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta Ennen tämän työjärjestyksen voimaantuloa voidaan ryhtyä sen täytäntöönpanon edellyttämiin toimenpiteisiin. 8

9 19 Siirtymämääräys Tämän työjärjestyksen voimaan tullessa vireillä oleviin asioihin sovelletaan tämän työjärjestyksen määräyksiä. Vireillä oleva asia valmistellaan kuitenkin sillä vastuualueella, joka on aloittanut asian valmistelun ennen tämän työjärjestyksen voimaantuloa, jollei rehtori tai työnjaon mukaisesti asiasta vastaava vararehtori toisin määrää. 20 Liitteet Tämän työjärjestyksen liitteenä 1 on ohje tehtävien täyttämiseen liittyvistä menettelytavoista sekä esittelemisestä ja päätöksenteosta, minkä liitteen mukaista menettelyä on näissä asioissa noudatettava. Rovaniemellä, 30 päivänä lokakuuta 2009 Lapin yliopiston rehtori Mauri Ylä-Kotola Hallintojohtaja Juhani Lillberg 9