LEAN SIILAISEN SAIRAALASSA Päivi Hokkanen, kotiutushoitaja VASKO-TIIMI, LEAN RYHMÄ Siilaisen sairaala Kartanotie 10, 80230 Joensuu 1
LEAN PROJEKTI SIILAISEN TK-SAIRAALASSA LEAN-koulutus toukokuussa 2014 LEAN projekti kotiutus alkoi kesäkuussa 2015 Miksi kehitettiin: Kotiutuskuntoista potilasta ei kotiuteta oikea-aikaisesti, mistä seuraa: Liian pitkät hoitojaksot Erikoissairaanhoidon jonopäivien kasvu Turhat kustannukset (jonopäivän hinta 500 /potilas 1,7M / (2013)) Potilaan laitostuminen Hoitoresurssien väärinkäyttö Lähde: LEAN PROJEKTI SIILAISEN SAIRAALASSA, MARKKU PALONIITTY, SUNPROFILE 2
LEAN Projekti -KOTIUTUS LEAN Projekti - KOTIUTUS 1. NYKYTILA 2. TOTEUTUS 3. KEHITYS 0 1. Projektin suunnittelu HUHTIKUU 2014 2. Nykytilatutkimus TOUKO-SYYSKUU 2014 3. Suunnittelu SYYS-JOULUKUU 2014 4. Toteutus 2015 1 2 3 4 5. Jatkuva Parantaminen 2015 Info 1 Info 28. 4. Info 3 Info 4 1. Projektin perusteet 2. Projektin tavoitteet 3. Yrityksen ydin 4. Ydinprosessit 5. Mittarit 6. Aikataulu 7. Resurssit 8. Tiedottaminen 9. LEAN koulutus 12.- 13.5.2014 Output: Projektisuunnitelma LEAN osaaminen Motivaatio Yhteinen sävel 1. Prosessikuvaus, Nykytilaongelmat 2. Arvovirta (VSM) ja kerättävä DATA 3. Prosessin mittaus 4. Analysointi 5. Yhteenveto 6. Kehittämissuunnitelman teko Output: VSM-analyysi Videot ym. data Kehittämissuunnitelma 1. Layoutsuunnitte lu 2. Välineet 3. Ohjeet 4. Ym. Mittarit+analysointi Rakentaminen Palaverikäytänteet Prosessin testaus palkkiojärjestelmä Muutokset Toimintamallin standardointi 3
Projektin suunnittelu LEAN Projekti- KOTIUTUS 1. TUTKIMUS 2. TOTEUTUS 3. KEHITYS 0 1. Projektin suunnittelu 2. Nykytilatutkimus Aloitus 9.6. klo 12 2 3. Suunnittelu 4. Toteutus 4 1 3 5. Jatkuva parantaminen Info 12. 5. Info Info 3 Info 4 Markku Arto Päivi K. Sanna Jorma Päivi H. Sairaanhoitaja NN LEAN koulutukseen 12.-13.5.2014 12 Nimi Tehtävä S-posti Puhelin Markku Heli Päivi K. Jorma Päivi H. Tarja Sanna Heikki Konsultti Kotihoidon aluevastaava Osastonhoitaja Fysioterapeutti Kotiutushoitaja Sairaanhoitaja Sairaanhoitaja/Niinivaaran kotihoito Sairaanhoitaja Os 1A 4
Input s Lähde: LEAN PROJEKTI SIILAISEN SAIRAALASSA, MARKKU PALONIITTY, SUNPROFILE Asiakas PKKS:n jonosta Asiakas päivystyksestä Lääkärin sijoituspai kkapäätös Diagnoosi Jatkohoito suunnitelma Prosessin nykytila, SIPOC P1: VAST.OTTO P2: AKUUTTIHOITO P3: KUNTOUTUS P4: KOTIUTUMINEN Output s Lääkelista Hoitotyön yhteenveto Fyst ym. Turvallinen kotiuttaminen Palvelupäätökset Hoito- ja palvelusuunnit. Kotihoidon viikkomalli Mittarit RAVA, Barthel, Cerad5 Hilma IT Mediatri Hilma Cerad Barthel
Prosessin nykytila, SIPOC VAST.OTTO AKUUTTIHOITO KUNTOUTUS Asiakkaan vastaanotto Hoitosuunnitelman laatiminen Tulorutiinit Pulssi, verenpaine, lämpö, paino, lääkitys, haastattelu Akuutti ja kuntouttava hoitotyö K Toimintakykyarviointi ja mittaus Toimin takyky ok? E Lähde: LEAN PROJEKTI SIILAISEN SAIRAALASSA, MARKKU PALONIITTY, SUNPROFILE Kuntoutus- ja Hoitotyöt KOTIUTUMINEN Jatkohoitosuunnitelma Tutkimukset Lab, rtg ym. Palveluiden järjestely Etuuksien kotiin järjestely Hoitotarvike Jatkohoito-suunnitelma +tukipalveluhankinnat Lääkehoidon järjestely Jatkokuntoutus 100% Resurssit E Akuutti ja kuntouttava hoitotyö Lääkäritutkimus EE Onko + RTG, Lab. Ym. Onko K akuutti kotiutusval -hoito K ok? mius? E K ESH Kotiutus Lääkärin päätös jatkotoimenpiteistä (+potilaan/omaisten toiveet) Fysioterapia+ kotikäynti tarvittaessa Tarvekartoitus -palvelut -apuvälineet -HPS (tarv.) -KUNPA (tarv.) Onko kotiutusval mius? K E Omaisten informointi Raportointi Kyydin tilaus Asiakkaan siirto kotiin 6 Asiakkaan vastaanotto kodissa IT Mediatri Hilma Cerad Barthel
Nykytilatutkimus, ensimmäiset mittaukset Prosessin mittaamisen käytännössä arvioitiin olevan vaikea suorittaa Mittaamista kokeiltiin testimittauksella (3 potilasta) ennen laajemman mittausvaiheen käynnistämistä Mitatut potilastyypit olivat: 1kpl A-tyyppiä (epäselvä infektio) ja 2kpl B-tyyppiä (yleistilan lasku ja sekavuus) Mittaukset tehtiin 28.9. -10.10.2014 välisenä aikana. 7
Nykytilatutkimus, ensimmäiset mittaukset Mittauksessa tunnistettiin seuraavia haasteita: 1) Kaikkein vaikeinta oli tulorutiinit! Mitä työtehtäviä siihen itse asiassa sisältyy? Selkeä ohjeistus puuttuu Osastojen välillä oli eroja tulorutiinien tekemisessä, tulorutiineja jää jopa tekemättä Kaipaa asenne- ja osaamispanostusta. Tulorutiinein läpimenoaika voi olla jopa päivää. 2) Toimintakyvyn arvioinnin voi tehdä myös fysioterapeutti Lähetekäytäntö kehittämiskohteeksi. 3) Kotiutuspäätökseen vaikuttaa lääkärin kokemus 4) Viikonloppuisin lääkäri tapaa pt vain akuuttitapauksissa 8
Nykytilatutkimus, tulokset Arvovirran tehokkuus ja virtauksen pysähtymisen syyt: A1 B1 B2 ka. Arvovirran tehokkuus 12 % 7 % 14 % 11,0 % Odotus 87 % 93 % 85 % 88,3 % Häiriöt 0,3 % 0,0 % 0,2 % 0,2 % Keskeytys 0,1 % 0,0 % 1,2 % 0,5 % Työtehtäviin käytetty aika läpimenoaikaan verrattuna: A1 B1 B2 ka. Raportointi 0,3 % 0,4 % 0,2 % 0,3 % Lääkäritutkimus 0,3 % 1,3 % 0,5 % 0,7 % Asiakkaan vast.otto 0,1 % 1,7 % 0,1 % 0,6 % Hoitosuunnitelman laadinta 0,1 % 2,6 % 0,3 % 1,0 % Kuntoutus ja hoitotyö 4,3 % 0,0 % 3,3 % 2,5 % Palveluiden tarvekartoitus 0,05 % 0,00 % 0,07 % 0,04 % Arvovirran tehokkuus Odotus 120% 100% 80% 60% 40% Odotus Arvovirran tehokkuus 20% 0% A1 B1 B2 9
Nykytilatutkimus, havainnot ja johtopäätökset Nykytilatutkimuksen perusteella asiakkaan kotiutusprosessin keskeisimpänä ongelmana ovat hoitoprosessin aloitusvaiheisiin liittyvät asiat: 1. Siilaiselle ohjautuu asiakkaita, jotka eivät sinne kuulu. Tuloportti vuotaa 2. Asiakkaan tulorutiineihin ei ole vakiokäytäntöjä synnyttää vaihtelua prosesseihin 3. Lääkäri ei ole mukana vastaanotossa lääkärin tarkastus voi olla usean päivän jälkeen sisääntulosta (mm. viikonloput) 4. Asiakas saattaa lähteä hoitoprosessiin vaillinaisella lähtötiedoilla 10
Uuden prosessin suunnittelu ja pilotointi Tulovaiheen ongelmien poistamiseksi päätettiin keskittyä kotiutusprosessin alkuvaiheen vakiointiin ja tasapainottamiseen. Alkuvaiheisiin kuuluu vastaanotto, tulorutiinit sekä hoitosuunnitelman teko. Tavoitteena oli, että asiakkaalla on 1-2 tunnin kuluessa vastaanottoon tulosta laadukas hoitosuunnitelma ja tieto mihin hänet siirretään. Alkuvaiheen toiminnan kehittämisellä on tarkoitus poistaa laadullisia vaihtelutekijöitä sekä lyhentää kotiutusprosessin läpimenoaikaa. Pilotointi 12-13.1.2015, 12 asiakasta, tulo ja lähtöaikojen mittaus 11
Uuden prosessin pilotointi Vastuu: Päivi K. Kehityskohde 1: Tarja Kehityskohde 2: Päivi H. Kehityskohde 3: Jorma 1. Vastaanotto 2. Mittaus 3. Hoitosuunnitelma Hoitaja Tarja Hoitaja Päivi H. S-Hoitaja Minna K. Lääkäri H: Pentti Ft. Jorma KOTIIN OSASTOLLE OSASTOLLE CT=30min CT=30min CT=30min 30min/hlö Mediatri Mediatri Mediatri In A: Vakiovirta Klo13-17 12 Logistiikka Merja Mediatri
Pilotoinnin tuloksia Läpimenoaika 1,7h 1. Vastaanotto 2. Mittaus 3. Hoitosuunnittelu SH SH SH L Ft. Tavoite CT =30min Mitattu CT= 15,4min Tavoite CT =30min Mitattu CT=15,1min Odotus ta Tavoite CT=30min Mitattu CT=35,3min asiakas VASTAANOTTO MITTAUS HOITOSUUNNITTELU 1 15 19 29 2 15 17 31 3 10 11 53 4 13 14 18 8 15 10 31 9 10 26 13 25 11 14 22 60 ka 15,4 15,1 35,3 min hajonta 5,0 4,4 15,3 min Pullonkaula 13
Pilotoinnin tuloksia: Vaiheiden 1. ja 2. välinen tasapaino oli hyvä 3. vaiheen tahtiaika on yli 2x edelliset, joten kaipaa kehittämistä Häiriöt: osuus 11%, IT-ohjelmat suurin on ongelma Pisin odotusaika asiakkaalla käytävällä oli 15min Kaikki otettiin samalla tavalla vastaan eli toiminta oli vakioitua ja laadukasta Tarkistuslistat ja tulorutiinit koettiin hyvinä ja laatua parantavina käyttöä tulee laajentaa lääkäri/hoitaja yhteistyö toimi, mutta lääkäri oli paineessa Ft tarve kyseenalainen, ehkä poistettavissa prosessista 14
Pilotoinnin tuloksia: jatkokehittämistarpeet Mikä on oikea hoitotarveprosessin sijainti? Päivystys? Lokikirjan kehittäminen, hyväksyntä ja käyttöönotto (tieto yhdessä paikassa laadukkaasti) Vaiheet 1. ja 2. yhdistetään eli sairaanhoitaja tekee ne vaiheet (CT=30min) Vastaanottavahoitaja klo 14-17 johtamaan hoitotarveprosessia Lääkäriresursointi? Kotilahdessa käyttöön toukokuussa 2015 Asiakkaan läpimenoajan visualisointi koko henkilöstölle 15
I. SEURANTA JA TUTKIMUKSET Kotiutusprosessi nykyisin Sairaanhoitaja/ Kotiutushoitaja Vastaanotto Tulorutiinit Lääkäri Diagnoosi Lääkitys Lausunnot Jatkotutkimukset Toimintakyvyn selvittäminen Ohjeet, testit 16
Kotiutusprosessi nykyisin II. KUNTOUTUS Fysioterapeutti Kotiutushoitaja Sairaan/ lähihoitaja Lääkäri Fysioterapeuttinen tutkiminen ja arvio KUNPA SAS Lähetteet Kotikäynti Kuntouttava hoitotyö Toimintakyvyn arvioiminen Jatkokuntoutus 17
III. KOTIUTUKSEN VALMISTELU Kotiutusprosessi nykyisin PALVELUN- OHJAUS Kotiutus hoitaja Osaston sairaanhoitaja SAS YKSITYINEN KOTIHOITO KUNNALLINEN KOTIHOITO TEPAS Kunnan Yksityinen Taustatietojen selvittäminen Yhteys omaisiin Palveluntarpeen arviointi Kotiutumissuunnitelma Erityistyöntekijät 18
Palveluntarpeen arviointi ja suunnitelma 1. KOTIUTUU HOITOKOTIIN a) Tehostettu palveluasuminen b) Muu palveluasuminen 2. KOTIUTUU OMAAN KOTIIN, EI PALVELUITA a) Ei tarvitse palveluita b) Tarvitsee erityisryhmien palveluita c) Tarvitsee tukipalveluita (siivous, turvapuhelin, ateriapalvelut) d) Määräaikaista hoivapalvelua (kotiutusseteli) 3. KOTIUTUU OMAAN KOTIIN, PALVELUT OLEMASSA a) Kunnallisen kotihoidon asiakas b) Yksityisen kotihoidon asiakas 4. EI VOI KOTIUTUA OMAAN KOTIIN a) Asunto ei vastaa asiakkaan tarpeita b) Asunnoton c) Ei pärjää enää kotona (Hakeminen TEPAKSEEN) 19
Kotiutusprosessi nykyisin IV. KOTIUTUMINEN Fysioterapeutti Kotiutushoitaja Osaston sairaanhoitaja/ lähihoitaja TKA Apuvälineet Yhteistyö palveluntarjoajien kanssa Yhteys omaisiin Kyyti YKSITYINEN KOTIHOITO KUNNALLINEN KOTIHOITO TEPAS Kunnan Yksityinen SAS Erityistyöntekijät PALVELUN- OHJAUS Hoitotarvike tilaukset Muistilista Turvallinen siirtyminen 20