ORIENTAATIO TAPAHTUMIEN JÄRJESTÄMISEEN Hämeenlinna 6.2.2015
PÄIVÄN TEEMOJA o Tapahtumatuotannon osa-alueet o Tapahtumatuottajan työnkuva, osaaminen ja rooli o Ryhmäkeskustelu o Millaisia tapahtumia Kantolan tapahtumapuistoon o Yhteistä keskustelua
TAVOITTEISTA & LÄHTÖKOHDISTA o Neljä yhteistä päivää käydä läpi tapahtumien tuotantoon liittyviä perusteita, tapahtumajärjestämisen toimialaa sekä alan käytänteitä. o Päivien aikana paljon case-esittelyjä miten muualla toimitaan sekä yhteistä keskustelua erilaisten tapahtumatuottajien kanssa niistä tarpeista ja toiveista joita tuotantoihin voi liittyä o Erityisenä tavoitteena on avata yhteistyön mahdollisuuksia siihen kuinka osaamisenne, palvelunne ja tarjontanne voidaan kytkeä osaksi Kantolassa (ja laajemmin koko Hämeenlinnassa) järjestettävien tapahtumien järjestämistä o Avainkysymyksiä yhteistyön rakentumisessa ovat: Kuka tapahtumia tuottaa (vastuullinen tuottajaorganisaatio)? Mitä palveluja ulkopuolelta tulevilla tuottajat vielä tarvitsevat (jos tarvitsevat)? Löytyykö Hämeenlinnasta tahoja, jotka voivat tuottaa tapahtumia paikallisesti? o Keskustelu! Kyseessä ei ole koulutus vaan orientaatiota yhteiseen tekemiseen
TAPAHTUMAN OMINAISUUKSIA? o Tapahtumalla on aina nimi, teema sekä aika ja paikka, lisäksi tapahtumalla on jokin vastuullinen järjestäjätaho. o Tapahtuma on ennalta valmisteltu ympäristö, tila ja tapahtuma on aina kestoltaan rajattu. o Tapahtuma-asiakkaalle/kävijälle tapahtuma luo normaalista poikkeavat puitteet elämysten kokemiseen vapaa-ajalla/työssä o Festivaalit, urheilu- ja liikunta-tapahtumat, harrastetapahtumat, yritystapahtuma, poliittinen o Tapahtuman on palvelutuotanto o Työvoimavaltaisuus ja verkostot
Tapahtumatuotannon osa-alueet ja tuottajuus MITÄ? MITEN? IMAGO? KENELLE?
TAPAHTUMAN SISÄLTÖTUOTANTO Mitä? Tapahtuman teema, tarjonta & palvelut 1. Tapahtumakonsepti (sisältö, tapahtuma-idea, liikeidea) 2. Tapahtuman oheispalvelut 3. Tapahtuman dramaturgia 4. Tapahtumakuvaus ja käsikirjoitus 5. Asiakkaan elämyspolku
TAPAHTUMAN TEKNINEN TUOTANTO Miten? Tapahtuman käytännön tuotannon ratkaisut 1. Tapahtuma-alueen suunnittelu 2. Rakenteiden suunnittelu 3. Ympäristösuunnittelu 4. Turvallisuussuunnittelu 5. Logistiikka 6. Ääni-, valo-, av-, ym. tekniikka 7. Tapahtuman ravintolatoiminta 8. Lupa-asiat
TAPAHTUMAN KAUPALLINEN TUOTANTO Ansainta, asiakkaat, imago, kaupallistaminen 1. Tapahtuman ansaintamallit ja rahoitus 2. Yritysyhteistyö & sponsorointi 3. Asiakassegmentointi ja kohderyhmät 4. Markkinoinnin ratkaisut ja kilpailukeinot 5. Tuotteistaminen ja paketointi 6. Viestintä ja tiedotus 7. Palveluiden ja tuotteiden myynti ja jakeluratkaisut 8. Budjetointi ja taloushallinto
TAPAHTUMAN JOHTAMINEN 1. Tapahtuman johtamisen perusteet o tapahtuman tehtävä/tarkoitus o toimintaa ohjaava arvopohja ja periaatteet o tapahtuman tavoitteet 2. Tapahtumaorganisaatio johtaminen 3. Verkostojen ja kumppaneiden johtaminen 4. Tuotannon tekijöiden johtaminen (asiat, aikataulut) 5. Pidemmän aikavälin strategiat 6. Toimenpiteet ja seuranta
Suunnittelu Esituotanto Toteutus Jälkihoito Raportointi, talouden yhteenveto, sidosryhmätapaamiset, palautteet, arviointi Sisältötuotannon valinnat -teema -esiintyjät, lajit, kilpailijat -dramaturgia -ydinpalvelut -oheispalvelut -tukipalvelut Asiakas kokijana Teknisen tuotannon valinnat -aluesuunnittelu -rakenteet -tekniikka ääni,valo, av, suoritusmittaus, jne. -turvallisuus -logistiikka -viranomaisyhteistyö, luvat, yms. SHOW OR NO SHOW! Kaupallisen tuotannon valinnat -tuotteistaminen/ kaupallistaminen -viestintä, mediahallinta -markkinointi -jakelu -myynti -ostamisen ratkaisut -rahoitus, ansainta -taloushallinto Johtaminen strategia, organisaatio, johtamisjärjestelmä, sisäinen viestintä, palkitseminen ihmisten (leadership) ja asioiden (management) johtaminen Tapahtumakonsepti erilaistavat valinnat asiakas/ansainnan mahdollisuudet Tapahtuman liikeidea kenelle, mitä, miten, imago Tapahtumaidea
Tapahtuman elinkaari Huippuvuodet - massat - tuotannon johtaminen, - kantokyky, - kumppanit, - laadun ylläpito Pikkusen last season - kasvu hiipuu, suosio tasaista - byrokraattisuus kasvaa - kiire kehittämistyölle, muutoksille Kehitystyö - asiakastarpeiden muutos - tapahtumapalveluiden muutos - toimintatavan muutos Ei omissa käsissä Kasvun vuodet - ydinkohderyhmät - luottamuksen ansainta - hallitut riskit, ennakointi - oikeat kumppanit Kuolema - joku muu päättää puolestasi - tapahtuman järjestäminen -päätetään lopettaa
Tuotannon sidosryhmät (Vrt. eng. stakeholder osakas) Tapahtumia ei tuoteta pelkästään määritellylle asiakasryhmälle, tuotantoihin liittyy aina laaja joukko yhteistyötahoja Sponsorit Rahoittajat Media Taustaorganisaatio Asiakkaat Työntekijät & vapaaehtoiset Järjestöt TAPAHTUMAN SIDOSRYHMÄT Matkailun myyntiorganisaatiot Viranomaiset Tapahtuman paikkakunta Sisällöntuottajat Yritykset & elinkeino
Tuottajan peruskysymykset Minkä vuoksi? Miten yhdessä toisten kanssa? Miten viestin toiminnastani uskottavasti ja tehokkaasti? Paineensietokyky ja jaksaminen? Miten toimin kustannustehokkaasti?
Yksinkertaistettuna tuottajan tehtävä on: 1. Hahmottaa kokonaisuus ja kyky viestiä se muille 2. Saada kokonaisuus toimimaan käytännössä 3. Ennakoida asioita, jotka estävät kokonaisuuden toimimisen 4. Varmistaa taloudellinen kantokyky
Tuottajan ominaisuuksia 1. Rohkeus: Tuottajan on laitettava itsensä likoon ja se vaatii rohkeutta! 2. Nöyryys: On tiedostettava omat heikkoudet ja vahvuudet realistisesti 3. Rehellisyys: Mikään ei luo vahvempaa imagoa kuin rehelliset valinnat 4. Luovuus: Luovuus kuuluu arkipäivään, tuottaja on luova ongelmien ratkaisija 5. Asenne: Jokainen työ on tehtävä siten että se on kaikkein tärkein työ 6. Sinnikkyys: Kun muut luottavat niin menestyjät jaksavat jatkaa 7. Näkemyksellisyys: Tuottaja ennakoi ja luo kysyntää 8. Tekniset taidot: Ammatillinen perusosaaminen on oletusarvo 9. Johtamistaito: Toiminnan, ihmisten ja asioiden johtamista ja motivointia 10. Kyky oppia uutta: Toimintakenttä muuttuu koko ajan joten menestyjän on omaksuttava uutta tietoa jatkuvasti
Tuottajan työnkuva & osaaminen - Tapahtuman ideointi ja strateginen suunnittelu - Tapahtumapalveluiden ja tuotteiden asiakaslähtöinen luominen - Tapahtumaorganisaation rakentaminen (tehtävät, vastuut, velvoitteet) - Tapahtuman teknisten ratkaisujen tuottaminen (tilat, paikat, ympäristö, turvallisuus, logistiikka) - Velvoitteet, luvat, säädökset, lainsäädäntö - Tuotannon kumppanuudet, - asiakassuhteet ja verkostot - Rahoitushankinta - Tuotannon markkinointi myynti - Talouden hallinta - Tapahtumaprojektin johtaminen (asiat ja ihmiset) - Toiminnan kehittäminen
Ryhmäkeskustelu Käydään pienryhmissä tapahtuvaa keskustelua tapahtumatuotannon tekijöistä ja tuottajan roolista. Mitä ajatuksia tapahtumatuotannon tekijät herättävät? Mistä tuotannon osa-alueista olet erityisesti kiinnostunut ja millä tavoin? Onko sinulla omaa kiinnostusta, intressiä toimia tuottajana? Millaisia tapahtumasisältöjä itse näkisit Kantolassa? Mitkä sisällöt sinne mielestäsi sopisivat luontevasti?
VUOSIKELLO-AJATTELU Millaisia tapahtumia? Mitä kohderyhmiä tavoitellaan? Vuosittain toistuvat tapahtumat? Sesonkitapahtumat? Sesonkien ulkopuolinen aika? Tapahtumien hakuprosessit?