Eroon touhuloukusta FIDA ry 28.10.2010 Timo Lampikoski 4L Training & Consulting Oy www.4l.fi Haluatko lisää aikaa tärkeimmille asioille ja tehtäville? Haluatko lisää tasapainoa ja mielen selkeyttä? Haluatko lisää sujuvuutta? 1
Miten olla tehokas ja tasapainoinen? Suomi: Euroopan kiireisin kansa 2
Keskeytymättömän työajan pituus on keskimäärin 11 minuuttia 3
Pyrkimyksenä Rento Rullaus (RR) Lisää sujuvuutta Vähemmän mielen kuormitusta Lisää työnimua Lisää hallinnan tunnetta tuloksellista ja tasapainoista ajankäyttöä 7 Miten? 4
Viisi käskyä Älä ole tavoitettavissa Älä ajattele Älä suunnittele työpäivääsi Älä tsekkaa sähköposteja Älä tee mitään Lähtökohtana 5
Mikä on ajankäytön tyyppini? Entäs kollegani tyyppi? Tai työntekijäni tyyppi? O V 6
Analyytikon aivot Holistikon aivot 7
Yhteisen ajankäytön kehittäminen -> Roolien ja työnjaon selkeytys -> Toimivammat ja paremmat pelisäännöt (viestintä, kokoukset, työrauhan kunnioitus jne.) 15 Työyhteisön ajankäytön kehittäminen Tarvittaessa sisäinen kehityshanke (1-2 kehittämistavoitetta) Sovitaan tavoite/tavoitteet, vastuuhenkilö(t), määräaika, askeleet ja seuranta 8
Case: Hiljainen aamu Talentumin kirjankustannustoimituksessa (avokonttori) on kokeiltu menestyksekkäästi päivittäin ns. hiljaista aamua klo 9-11. Tänä aikana kukaan ei puhu kollegoilleen eikä lähetä heille sähköpostia. Omaan työhön liittyvät puhelut pitää mennä soittamaan puhelinkoppiin. 17 9
Tärkeämpää kuin tehdä asioita oikein on tehdä oikeita asioita Viikkosuunnittelu = hyvän ajankäytön konehuone esim. perjantai-iltapäivänä 15-60 min. Lähtökohtina omat tärkeimmät asiat ja tavoitteet projektilista Jokainen suunnitteluun käytetty minuutti säästää kymmenen minuuttia toteutusaikaa 20 10
Viikkosuunnittelu Jätä joustovaraa kalenteriin Varaa jokaiselle päivälle TT-tunti RR 21 TT-tunti (Tavoitteet Todeksi) 1. Itsenäiseen, häiriöttömään työskentelyyn 2. Uppoudu ja keskity 3. Tee tehtäviä Viikkosuunnitelma-listan kärkipäästä 11
Viikkosuunnittelu Jätä joustovaraa kalenteriin Varaa jokaiselle päivälle TT-tunti Aseta jokaiselle viikolle 3-5 tärkeintä tavoitetta (= minitavoitetta) RR 23 Viikkosuunnitelma-lista Käytä kalenterin ohella Viikkosuunnittelulistaa Lisää siihen joustavat tavoitteesi (= ei päiväsidonnaiset) 24 12
Esimerkki Viikkosuunnitelmalistasta Tärkeimmät viikkotavoitteeni 1. 2. 3. (4.) (5.) Muut hoidettavat viikkotehtävät - - - - Sälä - - - Ideoita 13
Palautuminen on yhtä tärkeätä kuin ponnistelu Kauppiaat Toisen ruokakauppaketjun kauppiaat tekivät keskimäärin 70 tunnin työviikkoja Toisen ketjun kauppiaat tekivät keskimäärin 47 tunnin työviikkoja Kumman ketjun kauppiaiden liikevaihto oli parempi? Suunnilleen sama! 14
Nukutko riittävästi? 15
Joka kolmas suomalainen nukkuu liian vähän / kärsii usein unihäiriöistä Joka kymmenes nukkuu joka yö kaksi tuntia liian vähän Kymppi kiireettä 4L Training & Consulting 32 16
Happy hour varaa tulevalle viikolle ainakin yksi häiriötön tyhjä tunti käytä ko. tunti inspiroivasti ja kiireettömästi: esim. visiointiin, tavoitteiden täsmentämiseen, ideointiin, lukemiseen, rentoutumiseen hyödyt: luovuuden, innovatiivisuuden, rentoutumisen ja hallinnan tunteen kasvu 33 Pidä välillä infodieetti 17
Viisi käskyä Älä ole tavoitettavissa jatkuvasti Älä ajattele niin paljon; keskity toiseen ihmiseen, tekemiseen ja olemiseen Älä suunnittele työpäivääsi vaan suunnittele ennen kaikkea työviikkoasi Älä tsekkaa sähköposteja vaan käy niitä keskittyneesti läpi muutaman kerran päivässä Älä tee mitään turhia ja hätäisiä liikkeitä 5 vihjettä 1. Listaa mitkä ovat elämäsi 3 (ok..tai 4) tärkeintä asiaa? 2. Listaa tämän vuoden 3-4 tärkeintä tavoitettasi 3. Kirjaa kullekin työviikolle 3-5 tärkeintä tavoitetta 4. Varaa kullekin päivälle TT-tunti 5. Kirjaa edellisen päivänä kalenteriin seuraavan päivän 1-2 kiireellisintä tehtävää 18
Lisätietoa Lampikoski: T. 2009. Hidasta! Ajankäytön valinnat arjessa ja työssä. PS-Kustannus. Babauta, L. 2009. The Power of Less. Hay House. Timo Lampikosken ajankäytön artikkelit: http://www.4l.fi/julkaisut.html www.vaahtokylpy.com/tyo 37 Hyödyllinen itsearviointi AIKA-URA itsearviointi: www.uraohjaus.net 19
Miten kehität omaa ajankäyttöäsi? Kiitos yhteisestä nopeasti ohikiitäneestä hetkestä! Timo Lampikoski 4L Training & Consulting Oy timo.lampikoski@kolumbus.fi www.4l.fi 20