REETTA KOSKI & KATLEENA KORTESUO KOKOUSTEN SEITSEMÄN KUOLEMANSYNTIÄ PARANNA PALAVEREITASI

Transkriptio

1 REETTA KOSKI & KATLEENA KORTESUO KOKOUSTEN SEITSEMÄN KUOLEMANSYNTIÄ PARANNA PALAVEREITASI TALENTUM HELSINKI 2012

2 Copyright 2012 Talentum Media Oy ja tekijät ISBN ISBN (sähkökirja) Kansi ja kuvat: Emmi Jormalainen Sisuksen suunnittelu ja taitto: Lapine Oy BALTO print 2012 Liettua Anna palautetta kirjasta:

3 9 Esipuhe Projektijohtaja ei ole saanut aikaan mitään, eikä hän tiedä, miten pitäisi toimia. Niinpä hän päättää järjestää kokouksen! Hän valitsee kalenterikutsuun varmuuden vuoksi kaikki, joita aihe vähänkin koskettaa, sekä ne, jotka haluavat aina päästä osallisiksi kaikesta. Hän ei tiedä, kuka myyntiyksiköstä on projektin yhteyshenkilö, joten hän laittaa kutsun koko myyntiyksikölle. Projektijohtaja ei halua, että kukaan tuntee oloaan ulkopuoliseksi. Kokouksen kestoksi hän valitsee Outlookin tarjoaman oletusarvon, yhden tunnin. Osa saapuu kokoukseen aina vähän myöhässä, ja osa menee neukkariin hyvissä ajoin asettelemaan etätoimistoaan rästiasioiden hoitamista varten. Viimein kokous pääsee alkamaan. Projektijohtaja katkaisee puheensorinan aloittamalla vyöryvän Powerpointtsunamin. Kymmenen minuutin jälkeen osa alkaa hoitaa sähköpostejaan, ja osan ajatukset vaeltavat keskeneräisestä asiasta toiseen. Rönsyilevän kokouksen päätteeksi Tero valitaan selvittämään asiaa Y ja Tiina etsimään tekijää Z, samalla kun kaikki muut 20 palaavat sähköpostinsa ääreen ja unohtavat koko asian. Yllä oleva kuvaus on kuvitteellinen, mutta silti niin tosi. Kaikki tietävät, millaisia ovat tehottomat, ylipitkät, roolittamattomat

4 10 KOKOUSTEN SEITSEMÄN KUOLEMANSYNTIÄ kokoukset, joissa osa nukkuu, osa on ylitehokkaita väärän asian suhteen, osa hoitaa omia asioitaan ja osa pelaa omaa valtapeliään. Kokoukset ovat myrkkyä. Kokoukset turruttavat. Kokoukset vievät kaiken tehokkaan työajan. Kokoukset ovat huonosti toimivan organisaation oireilua. Meillä jokaisella on mielipiteemme kokouksista. Tosiasiassa yllä esitetyt näkemykset ovat yleistyksiä, jotka perustuvat oman organisaation huonoihin toimintamalleihin. On nimittäin olemassa myös hyviä ja hyödyllisiä kokouksia. Kokoustaminen on merkittävä osa työkulttuuriamme: siihen kuuluu sekä hyviä että niitä paljon parjattuja suomalaisia tapoja. Tämän kirjan tavoitteena on käydä läpi hyödyllisiä toimintamalleja ja samalla varoittaa huonoista. Kokousten 7 kuolemansyntiä ei ole kokousvastainen kirja. Me kirjoittajat emme vihaa kokouksia, mutta vastustamme kyllä huonoja ja tehottomia kokouksia. Jokaisen työntekijän aika on arvokasta, joten monet välttelevät turhia kokouksia. Kokousten ei silti ole pakko olla ajanhukkaa. Yksi tämän kirjan päämääristä on, että oppisit sekä vaikuttamaan kokousten laatuun että näkemään kokouksen mahtavana mahdollisuutena. Ihmiset on myrkytetty huonoilla kokouksilla. Tämä kirja taistelee ihmisystävällisempien kokous ten puolesta. Kirjamme ei tarjoa taikatemppuja, sillä kokouksissa on loppujen lopuksi kyse vuorovaikutuksesta ja johtamiskulttuurista. Tämän kirjan avulla voit kuitenkin tunnistaa kokousten ongelmakohtia ja saat lisäksi ideoita, joilla kehittää kokouskulttuuria.

5 ESIPUHE 11 Se, että tiedämme sairastavamme keuhkosyöpää ja osaamme sanoa syyksi 20 vuoden tupakoinnin, ei paranna itse tautia. Meillä pitää olla myös keinot parantaa tauti ja ehkäistä se jatkossa. Uusien ideoiden osalta kyse ei ole niinkään reseptikirjasta tai yksittäisistä menetelmistä, vaan tietynlaisen dynaamisen toimintatavan omaksumisesta. Kirja ei myöskään keskity vain siihen, miten kokouksissa toimitaan, vaan pohdimme myös sitä, mitä niiden kirottujen kokousten välillä tapahtuu. Kirjaprojektin aikana meiltä on usein kysytty: Järjestättekö te itse täydellisiä kokouksia? Emme, mutta hyväksymällä oman keskeneräisyytemme voimme oppia virheistämme ja järjestää entistä parempia palavereja. Kyse on usein tahtotilasta ja heräämisestä kokoustilanteessa: Mitä tässä oikein tapahtuukaan ja miksi? Miten toimin seuraavalla kerralla vastaavassa tilanteessa? Kirjassamme ei juuri ole kirjallisuusviitteitä vain oleellisimmat teokset on mainittu tekstissä. Olemme koonneet kirjan loppuun ajatteluumme vaikuttaneita opuksia ja artikkeleita. Jokainen syntiluku alkaa tapahtumakuvauksella. Kaikki nämä kuvaukset ovat aitoja havaintoja työelämästä, mutta olemme muuttaneet hieman kertomuksen puitteita, jotta oikeat asiakkaamme eivät paljastuisi. Siellä täällä kirjassa on lainausmerkeissä olevia sitaatteja, joissa ei ole mainittu lähdettä. Nämä sitaatit ovat peräisin valmennustemme osallistujilta tai kirjan Facebook-ryhmästä.

6 12 KOKOUSTEN SEITSEMÄN KUOLEMANSYNTIÄ Useimmiten nämä sitaatit viestivät turhautuneisuutta kokouksia kohtaan. Tämän kirjan ideat on tarkoitettu sovellettaviksi ja muunneltaviksi. Jos jokin ajatus tai idea ei sovi omaan organisaatioosi, mieti, voisitko kehittää ajatusta pidemmälle ja muuntaa sitä tarpeisiinne sopivaksi. Kirjan pääviesti on se, että ihmisten tavoitteellinen tapaaminen eli kokous on siunaus, ei synti. Google Docsin äärellä helmikuussa 2012 Reetta Koski ja Katleena Kortesuo