Taulukkolaskenta PERUSMATERIAALI + SYVENTÄVÄ MATERIAALI Microsoft Excel 2007 Kieliversio: suomi Materiaaliversio 1.2 päivitetty 28.9.2009 materiaalimyynti@piuha.fi Tämän materiaalin kopioiminen ilman tekijän lupaa kielletään tekijänoikeuslain nojalla Copyright
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 2/65 Materiaalin tekijänoikeus Tämän materiaalin tekijänoikeuden omistaa Piuha Atk-koulutus- ja suunnittelu Iisakki Pirilä. Materiaalin tekstin ja kuvien jäljentäminen ilman lupaa painamalla, monistamalla, skannaamalla tai muilla tavoin kielletään tekijänoikeuslain mukaisesti. Myös materiaalin jakaminen verkkopalvelussa sekä materiaalin osien julkaiseminen verkkosivuilla ilman tekijän lupaa on kielletty. Materiaalissa käytetyt valmistaja- ja tuotenimet ovat omistajiensa rekisteröityjä tavaramerkkejä. Mahdolliset korjaukset ja parannusehdotukset Mahdolliset korjaukset ja parannusehdotukset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen materiaalimyynti@piuha.fi
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 3/65 Sisällysluettelo YLEISTÄ MATERIAALISTA... 6 YHDISTELMÄ: PERUSTASO JA SYVENTÄVIÄ AIHEITA... 6 VERSIOSOVELTUVUUS JA KIELI... 6 EXCELIN KÄYNNISTÄMINEN... 6 UUDISTETTU KÄYTTÖLIITTYMÄ... 7 OFFICE-PAINIKE (OFFICE BUTTON)... 8 VALINTANAUHA (RIBBON) JA VÄLILEHDET... 8 PIKATYÖKALURIVI (QUICK ACCESS TOOLBAR)... 9 PIKAVALIKOIMA (MINI TOOLBAR)... 9 PIKANÄPPÄIMET... 10 PIKAVALIKOT JA PIKAVALIKOIMA HIIREN OIKEA PAINIKE... 10 REAALIAIKAINEN ESIKATSELU... 10 EXCEL 2007:N TALLENNUSMUOTO JA YHTEENSOPIVUUS... 11 TIEDOSTON MUUNTAMINEN PDF-MUOTOON... 11 EXCELIN PERUSTEET... 12 EXCEL-IKKUNAN PERUSOSIA JA NIMITYKSIÄ... 12 EXCEL-TYÖKIRJA JA LASKENTATAULUKOT... 13 Laskentataulukoiden lisääminen, poistaminen ja uudelleennimeäminen... 13 Laskentataulukoiden siirtäminen ja kopioiminen... 13 TAULUKON OSAT: SARAKE, RIVI JA SOLU... 14 TAULUKOSSA LIIKKUMINEN JA TIETOJEN SYÖTTÄMINEN... 15 SARAKELEVEYDEN JA RIVIKORKEUDEN MUUTTAMINEN... 16 TAULUKON JA SEN OSIEN VALITSEMINEN... 16 AKTIIVISEN SOLUN VALITSEMINEN... 16 SOLUALUEEN VALITSEMINEN... 16 KOKO SARAKKEEN/RIVIN VALITSEMINEN... 16 USEAMMAN ERILLISEN ALUEEN VALITSEMINEN... 16 KOKO TAULUKON VALITSEMINEN... 17 TIETOJEN POISTAMINEN, SIIRTÄMINEN JA KOPIOIMINEN... 17 SOLUJEN TYHJENTÄMINEN... 17 RIVIEN JA SARAKKEIDEN POISTAMINEN... 17 TYHJÄN RIVIN TAI SARAKKEEN LISÄÄMINEN... 17 SOLUALUEEN SIIRTÄMINEEN... 18 SOLUALUEEN KOPIOIMINEN... 18 KOPIOIMINEN TÄYTTÖKAHVALLA... 19 SARJAT JA LUETTELOT TÄYTTÖKAHVALLA... 19 TAULUKON MUOTOILU JA SOLUN LUKULUOKKA... 20 TAULUKON MUOTOILU TYYLIEN AVULLA... 20 Taulukkotyylit... 20 Solutyylit... 20 MUUT MUOTOILUTYÖKALUT... 21 Reunaviivat... 21 Solun taustan ja fontin väri... 22
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 4/65 MUOTOILUJEN KOPIOINTI MUOTOILUSIVELTIMELLÄ... 22 SOLUJEN YHDISTÄMINEN... 23 SOLUN LUKUMUOTOILUT (SOLUN LUKULUOKKA)... 23 Lukumuotoilun vaihtaminen... 25 KAAVAT JA SOLUVIITTAUKSET... 26 SUMMA-PAINIKKEEN KÄYTTÄMINEN... 26 PAINIKKEEN MUUT PERUSFUNKTIOT... 26 KAAVAT JA LASKENTAOPERAATTORIT... 26 Kaavan teko hiirellä osoittamalla... 27 SOLUVIITTAUKSET... 27 Suhteellinen viittaus... 29 Suora viittaus (absoluuttinen viittaus)... 29 Sekaviittaukset... 29 Viittaaminen toiseen taulukkoon... 30 Viittaaminen toiseen työkirjaan... 30 VIRHEILMOITUKSET... 31 FUNKTIOT... 32 FUNKTION LISÄÄMINEN... 32 TAVALLISIMPIA FUNKTIOTA... 34 KESKIARVO, LASKE, MIN ja MAKS... 35 KAAVIOT, TUNNISTEET JA KUVAT... 36 KAAVION LUOMINEN... 36 Ympyräkaaviot... 36 Pylväskaaviot... 36 Viivakaaviot... 37 KAAVION LISÄÄMINEN... 37 Kaavion sijainnin vaihtaminen... 39 YLÄ- JA ALATUNNISTEEN LISÄÄMINEN TAULUKKOON... 39 KUVAN LISÄÄMINEN TAULUKKOON... 40 TIEDONHALLINTA EXCELILLÄ... 41 TAULUKON LUOMINEN (ENT. LUETTELO)... 41 ALUEEN MUOTOILU TAULUKOKSI... 41 LAJITTELU... 42 SUODATTAMINEN... 43 TIEDOT-VÄLILEHDEN LAJITTELE JA SUODATA -RYHMÄ... 43 LISÄÄ FUNKTIOITA... 44 ITSEISARVO... 44 SUMMA.JOS... 44 PYÖRISTÄ... 45 LASKE, LASKE.JOS... 45 KETJUTA... 46 LOOGISIA FUNKTIOITA JA VERTAILUOPERAATTORIT... 47 JOS... 47 HAKUFUNKTIOT... 49 PHAKU (VLOOKUP)... 49 VHAKU (HLOOKUP)... 51 RAHOITUSFUNKTIOITA... 51 MAKSU... 51
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 5/65 Sisäkkäiset funktiot... 52 TULEVA.ARVO (FV)... 53 PÄIVÄMÄÄRIEN JA KELLONAIKOJEN KÄYTTÖ LASKENNASSA... 53 OMAT LUKUMUOTOILUT PÄIVÄMÄÄRISSÄ JA AJOISSA... 54 Päivämäärillä laskeminen... 55 Aika-arvoilla laskeminen... 56 TAULUKON SUOJAAMINEN JA LOMAKEPOHJAKSI TALLENTAMINEN... 56 TAULUKON SUOJAAMINEN... 56 TYÖKIRJAN TALLENTAMINEN MALLINA... 57 Mallin tallennuspaikka... 58 ISOJEN TAULUKOIDEN HALLINTA... 58 OTSIKKOJEN KIINNITTÄMINEN... 59 TULOSTUSOTSIKOIDEN MÄÄRITTÄMINEN... 59 VÄLISUMMIEN LASKEMINEN... 60 TULOSTUSALUEEN MÄÄRITTÄMINEN... 61 SIVUNVAIHTOJEN ESIKATSELU... 61 MUITA HYÖDYLLISIÄ TOIMINTOJA... 62 TIETOJEN KELPOISUUDEN TARKISTAMINEN... 62 Luettelo kelpoisuusehtona... 62 TAVOITTEEN HAKU -TOIMINTO... 63 NIMETYT SOLUALUEET... 64 KOMMENTTIEN LISÄÄMINEN SOLUIHIN... 65
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 6/65 Yleistä materiaalista Yhdistelmä: perustaso ja syventäviä aiheita Tässä materiaalissa on yhdistettynä perusmateriaali ja tätä syventäviä aiheita. Materiaalin alkupuoli käsittelee Excelin perustoimintoja alkaen Excel 2007:n uusista ominaisuuksista ja käyttöliittymästä. Sivulta 44 alkaen siirrytään käsittelemään tyypillisiä syventäviä toimintoja. Versiosoveltuvuus ja kieli Materiaalin kuvat ja esimerkit ovat suomenkielisen Microsoft Excelin versiosta 2007. Toimintojen ja termien englanninkieliset nimet on pääosin jätetty pois, jotta materiaali pysyisi tiiviinä. Funktioiden nimet on löytyvät sekä suomeksi että englanniksi. Mikäli käytössä on Office-paketin monikielinen versio, saa käyttöliittymän halutessaan vaihdettua kokonaisuudessaan suomenkieliseksi apuohjelmalla, joka löytyy: Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Tools Microsoft Office 2007 Language settings Uusi kieli tulee käyttöön, kun Office-sovellukset seuraavan kerran käynnistetään. Excelin käynnistäminen Saat käynnistettyä Excel-taulukkolaskentaohjelman mm. 1. Käynnistä-valikosta Saat uuden tyhjän työkirjan laskentataulukoineen. 2. Kaksoisnapsauttamalla Excel-työkirjaa tiedostohallinnassa Excel käynnistyy ja avaa suoraan valitsemasi työkirjan. (Joihinkin koneisiin on työpöydälle lisätty myös pikakuvakkeet Exceliin ja muihin Officesovelluksiin.)
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 7/65 Uudistettu käyttöliittymä Office 2007:n uudistetussa käyttöliittymässä on luovuttu perinteisistä valikoista. Niiden sijaan käyttäjälle pyritään järjestämään helposti saataville aina kuhunkin työvaiheeseen läheisimmin kuuluvat työkalut. Myös jokaisen ohjelman (Word, Excel, PowerPoint, Access ) ominaispiirteet on pyritty ottamaan huomioon käyttöliittymäsuunnittelussa. Tämän toteuttamiseksi Excel 2007:n käyttöliittymässä on useita uusia elementtejä, jotka esitellään seuraavaksi. Office-painike Pikatyökalurivi Valintanauha (Aloitus-välilehti avoinna) Lisää uusi taulukko Näkymät Zoomaussäädin
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 8/65 Office-painike (Office Button) Myös Excelin asetukset löytyvät nyt täältä! Vasemmasta kulmasta löytyvä, kaikille Office 2007 -ohjelmille yhteinen Office-painike sisältää tyypillisimmät työtiedostoihin liittyvät toiminnot: Avaaminen Tallentaminen Tulostaminen ja esikatselu Sähköpostin liitteenä lähettäminen Julkaiseminen mm. PDF-muotoon Lisäksi Office-valikosta pääsee säätämään ohjelman asetuksia mieleisekseen (aiemmin valikkokomennolla Työkalut Asetukset) Valintanauha (Ribbon) ja välilehdet Excelin komennot ja toiminnot on järjestetty valintanauhalle tehtäväkohtaisiksi välilehdiksi. Välilehdet sisältävät komennoista ja toiminnoista muodostuvia loogisia ryhmiä. Aloitus-välilehden valintanauha sisältää tärkeimmät edellisistä versioista tutut Vakio- ja Muotoilu-työkalurivien työkalut:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 9/65 Aloitus-välilehti ja sen eri ryhmät: Leikepöytä, Fontti, Tasaus, Numero, Tyyli, Solut ja Muokkaaminen Huomaa myös ryhmän valintaikkunan (kaikki asetukset) avaava pieni painike ryhmän oikeassa alakulmassa Excelin välilehdet Aloitus (Home) Lisää (Insert) Sivun asettelu (Page Layout) Kaavat (Formulas) Tiedot (Data) Tarkista (Review) Näytä (View) Useimmin tarvittavat perustyökalut Taulukkoon lisättävät kuvat, kaaviot yms. objektit Taulukon ulkoasuun vaikuttavat määritykset Kaavojen kirjoittaminen ja tarkistaminen Tietokantatoiminnot, mm. lajittelu, suodattaminen Tarkistustyökalut, taulukon jakaminen Erilaiset näkymät ja näyttötilat Tehtäväkohtaisesti näkyviin tulee myös lisävälilehtiä, esim. kaavion ollessa valittuna näkyy kaavion rakenteeseen, asetteluun ja muotoiluun liittyvät välilehdet. Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) Nuolesta klikkaamalla pääset mukauttamaan pikatyökaluriviä! Office-painikkeen vierestä löytyvä pikatyökalurivi sisältää monissa työvaiheissa tarvittavia yleisiä toimintoja. Kuvassa ovat oletustyökalut Tallentaminen, Kumoa ja Tee uudelleen pikatyökaluriville voi myös itse valita haluamansa useimmin käytetyt toiminnot. Pikavalikoima (Mini Toolbar) Tilannekohtaisesti näkyviin tulee läpikuultava työkalurivi, josta voi nopeasti tehdä esimerkiksi muotoiluja. Työkalurivi muuttuu asteittain näkyvämmäksi, kun hiiri viedään sen päälle. Alla on valittu hiirellä kaavion otsikkoteksti, jolloin pikatyökaluriviltä voisi vaihtaa esim. sen fonttia:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 10/65 Pikanäppäimet Yleisimmät aiemmista versioista tutut pikanäppäinkomennot on säilytetty (esim. CTRL + S tallentaa, CTRL + P tulostaa). Tämän lisäksi ALT-näppäimen painaminen tuo työkalun päälle näkyviin kunkin työkalun uuden näppäinkomennon, joka toimii ALT-näppäimen kanssa yhtä aikaa tai erikseen ensin ALT ja sitten haluttu kirjan/numero. Sivulla 15 on taulukko tyypillisistä Excel-näppäinkomennoista. Pikavalikot ja pikavalikoima hiiren oikea painike Hiiren oikea painike (2-painike) on edelleen nopea tie moniin toimintoihin. Taulukon päällä se tuo esiin pikavalikon, josta löytyy tilanteeseen ja valittuun objektiin liittyviä hyödyllisiä toimintoja. Kun napsautat hiiren oikeaa painiketta, perinteisen pikavalikon yläpuolelle tulee näkyviin myös uusi pikavalikoima. Reaaliaikainen esikatselu Taulukon muotoiluun on tullut valmiita tyylejä usein käytettyjä tilanteita varten. Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) tarkoittaa, että nämä ja muut ulkoasumuutokset näkyvät taulukossa heti, kun liikutat hiirtä eri muotoilujen päällä esim. Aloitus-välilehden Solutyylit-painiketta käytettäessä. Reaaliaikaisen esikatselun voi halutessaan ottaa pois käytöstä Excelin asetuksissa Office-valikosta.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 11/65 Excel 2007:n tallennusmuoto ja yhteensopivuus Office 2007 esitteli uudet XML-pohjaiset tiedostomuodot. Excel 2007:n oletusarvoinen tallennusmuoto saa tiedostopäätteen.docx. Siirtymävaiheessa kannattaa huomioida,että vanhemmat Office 2000 2003 -versiot pystyvät lukemaan ja tallentamaan Excel 2007:n tiedostomuotoa vain, jos niille on asennettu Office Compatibility Pack -yhteensopivuuspaketti. Tämän saa ladattua ilmaiseksi Microsoftin wwwsivuilta (www.microsoft.fi ja hakusanaksi Office Compatibility Pack). Halutessaan Excel 2007:n käyttäjä voi tallentaa asiakirjan Excel 97-2003 -yhteensopivaksi valitsemalla näin Office-painikeen Tallenna nimellä -kohdassa. Tiedoston muuntaminen PDF-muotoon Microsoftin www-sivulta voit ladata ilmaiseksi myös apuohjelman Microsoftin PDF- tai XPStiedostona tallentaminen (www.microsoft.fi ja hakusanaksi Office PDF). Tämän avulla voit muuntaa tiedoston suoraan PDF-muotoon: Office-painike Tallenna nimellä PDF tai XPS. Vaihtoehtoisesti voit käyttää jotakin muuta PDF-muunninta (esim. Adoben maksullinen AdobePDF tai avoimen lähdekoodin ilmainen PDFCreator). Ne asentavat koneelle tyypillisesti uuden PDF-virtuaalitulostimen, jolloin PDF:n luonti voidaan tehdä: Office-painike Tulosta Tulosta ja valitsemalla tulostimeksi PDF-tulostin.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 12/65 Excelin perusteet Excel-ikkunan perusosia ja nimityksiä Nimiruutu, jossa näkyy valittu soluosoite tai nimetty alue Kaavarivi, jonka alussa Lisää funktio -painike Valittu solu, ilmoitetaan sarakkeen kirjaimella ja rivin numerolla: H18 Työkirjaan kuuluvien taulukoiden hallinta
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 13/65 Excel-työkirja ja laskentataulukot Excelillä tehtyä työtiedostoa kutsutaan työkirjaksi (workbook) ja se voi sisältää useita laskentataulukoita (sheet) ja kaavioita omina välilehtinään. Esimerkissä Kirjanpito2008 - niminen työkirja sisältää 4 välilehteä kolme laskentataulukkoa ja yhden kaavion: TYÖKIRJA Kirjanpito2008.xlsx Menokaavio Maalisku2008 Helmiku2008 Tammikuu2008 LASKENTATAULUKOT Laskentataulukoiden lisääminen, poistaminen ja uudelleennimeäminen Laskentataulukkojen hallintaan liittyvät toimet on kätevää tehdä napsauttamalla halutun taulukkovälilehden päällä hiiren oikealla. Apuvalikosta voi poistaa valitun taulukon tai nimetä sen uudelleen. Excel 2007:ssa on pikapainike uuden laskentataulukon lisäämiseksi Laskentataulukoiden siirtäminen ja kopioiminen Apuvalikosta löytyvä Siirrä tai kopioi on kätevä toiminto, kun halutaan kopioida taulukko (usein uuden pohjaksi) tai siirtää taulukko kokonaan toiseen työkirjaan:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 14/65 Halutessaan taulukon voi siirtää tai kopioida myös kokonaan toiseen työkirjaan. Esimerkissä taulukosta tehdään kopio ja sijoitetaan se viimeiseksi taulukoksi Kopioin voi tehdä laittamalla ruksin kohtaan Tee kopio, muussa tapauksessa taulukko vain siirretään uuteen paikkaan. Saman työkirjan sisällä laskentataulukoiden järjestystä voi muuttaa yksinkertaisesti tarttumalla taulukkovälilehdestä kiinni ja raahaamalla sen uuteen väliin: Taulukon osat: sarake, rivi ja solu Excel 2007:n taulukko muodostuu yli miljoonasta (1 048 576 kpl) vaakasuuntaisesta rivistä ja 16 384 pystysuuntaisesta sarakkeesta. Sarakkeet on nimetty kirjaimin A-X (ja siitä eteenpäin AA, AB, AC jne). Rivit on numeroitu numeroilla 1, 2, 3.. jne. Taulukon pienin yksikkö, yksi solu, voidaan siis ilmoittaa kertomalla sarake ja rivi: Kuvassa sarakkeessa C ja rivillä 5 olevaan soluun C5 on syötetty luku 76678.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 15/65 Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttäminen Voit liikkua laskentataulukon solujen välillä näppäimistöllä tai hiirellä. Hiirellä liikkuessa riittää, että napsautat soluun, johon haluat syöttää tietoja ja kirjoitat siihen haluamasi arvon. Kun syötät soluun tietoa, kaavariville ilmestyvät tiedon hyväksymis- ja hylkäämispainikkeet: Peruuta (hylkää) ESC Hyväksy ENTER Peruuttaminen (ESC) hylkää soluun tällä muokkauskerralla tehdyt muutokset kätevää, kun huomaa esim. sotkeneensa oikean arvon tai toimivan laskukaavan. ENTER hyväksyy ja siirtyy riviä alaspäin. Samoin myös SARKAIN hyväksyy, mutta siirtyy samalla sarakkeen oikealle. Jos solussa on jo arvo, suoraan kirjoittamisen aloittaminen poistaa vanhan arvon. Jos haluat muokata vanhaa arvoa, napsauta haluamassasi solussa kaavariville tai käytä kätevää pikanäppäintä F2. Arvo syötetään suoraan soluun. Jos solussa halutaan tehdä laskutoimituksia tai käyttää funktioita ja viittauksia, tietojen syöttäminen aloitetaan =-merkillä. Kaavojen syöttämisestä tarkemmin sivulta 26 alkaen. Tietojen syöttäminen näppäimistöllä on usein nopeampaa: Taulukossa liikkuminen näppäimistöllä Näppäinkomento Sarkain Vaihto + Sarkain Enter Ctrl + Enter Nuolinäppäin CTRL + Nuolinäppäin F2 ESC Home Ctrl + Home Ctrl + End Ctrl + Page Down Ctrl + Page Up Toiminta Seuraava solu oikealle Edellinen solu vasemmalle Alapuolella olevaan soluun Syötä sama arvo kaikkiin valittuihin soluihin Solu nuolen osoittamaan suuntaan Seuraava tietoja sisältävä solu nuolen suuntaan Siirry muokkaamaan valitussa solussa jo olevaa tietoa Hylkää syötetty tieto (vanha tieto jää voimaan) Rivin alkuun Taulukon alkuun Taulukon loppuun Seuraavaan taulukkoon työkirjassa Edelliseen taulukkoon työkirjassa
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 16/65 Sarakeleveyden ja rivikorkeuden muuttaminen Voit muuttaa sarakkeiden leveyttä vetämällä hiirellä saraketunnusten välistä: Rivikorkeuden muuttaminen onnistuu vastaavalla tavalla rivinumeroiden välistä vetämällä. Tuplaklikkaus halutun saraketunnuksen kohdalla lähellä väliviivaa sovittaa sarakkeen leveyden automaattisesti sisällölle sopivaksi. Usean sarakkeen muuttaminen tasalevyiseksi onnistuu valitsemalla halutut sarakkeet CTRLnäppäimellä ja vetämällä jokin valituista haluttuun leveyteen. Sama toimii rivikorkeuden määrittämisessä. Taulukon ja sen osien valitseminen Tietyn solualueen valitsemista tarvitaan monessa asiassa: solujen muotoilemisessa, solujen tyhjentämisessä, rivien/sarakkeiden lisäämisessä ja soluviittauksien osoittamisessa. Aktiivisen solun valitseminen Yhden solun valitseminen onnistuu napsauttamalla hiirellä haluttua solua tai siirtymällä siihen näppäimistöllä. Tämän aktiivisen solun osoite näkyy samalla myös nimiruudussa. Solualueen valitseminen Voit valita useamman vierekkäisen solun eli yhtenäisen solualueen vetämällä hiirellä niiden yli. Näppäimistöllä sama onnistuu liikkumalla taulukossa VAIHTO-näppäin pohjassa. Koko sarakkeen/rivin valitseminen Voit valita koko sarakkeen napsauttamalla hiirellä haluamasi sarakkeen saraketunnuksen päällä. Kokonaisen rivin valitseminen onnistuu vastaavasti napsauttamalla rivinumeron päällä: Useamman erillisen alueen valitseminen Voit valita useamman erillisen alueen valitsemalla ensin yhden ja painamalla sitten CTRLnäppäimen pohjaan: aiemmin tehty aluevalinta ei häviä, voit yhdistellä kaikkia edellisiä valintatapoja.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 17/65 Koko taulukon valitseminen Koko taulukon valitseminen onnistuu näppäinkomennolla CTRL + A tai napsauttamalla hiirellä tyhjää taulukon vasemmassa yläkulmassa olevaa painiketta: Tietojen poistaminen, siirtäminen ja kopioiminen Solujen tyhjentäminen Voit tyhjentää haluamasi solut valitsemalla ne ja painamalla DELETE. Tällöin tyhjentyvät vain solujen arvot, muotoilut (esim. lihavoinnit ja reunaviivat) jäävät kuitenkin tyhjennettyihin soluihin. Aloita-välilehden Muokkaaminen-ryhmästä löydät myös Poista-työkalun, jolla voi poistaa kaiken sekä erikseen muotoilut ja kommentit. Rivien ja sarakkeiden poistaminen Voit poistaa kokonaisen rivin taulukosta valitsemalla halutun rivin ja rivinumeron päällä hiiren oikealla pikavalikosta Poista: HIIREN 2-PAINIKKEELLA (OIKEA) Rivi poistuu ja sen jälkeen tulevat rivit siirtyvät yhden ylemmäs, joten tyhjää riviä ei jää väliin. Sarakkeen poistaminen onnistuu vastaavalla tavalla pikavalikosta hiiren oikealla halutun sarakkeen päällä. Poistettaessa voi olla valittuna myös useampi rivi tai sarake. Tyhjän rivin tai sarakkeen lisääminen Tyhjän rivin tai sarakkeen lisääminen onnistuu valitsemalla ensin rivi tai sarake, jota ennen uusi halutaan ja valitaan sen päällä hiiren oikealla pikavalikosta Lisää:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 18/65 HIIREN 2-PAINIKKEELLA (OIKEA) Kuvan esimerkissä lisätään sarakkeen C eteen uusi tyhjä sarake. Solualueen siirtämineen Voit siirtää solualueen uuteen paikkaan leikepöydän avulla seuraavasti: 1. Valitse solualue, jonka haluat siirtää 2. Valitse Leikkaa: CTRL + X 3. Napsauta soluun, johon haluat solut siirtää (uuden alueen vasen yläkulma) 4. Valitse Liitä: CTRL + V Solut siirtyvät uuteen paikkaan vanhan alueen vasemman yläkulman solu on 3. kohdassa valitsemassasi solussa. Voit siirtää valitsemasi solualueen myös hiirellä vetämällä, kun tartut alueen reunasta kiinni hiiren osoittimen ollessa neljäsuuntainen nuoli: Solualueen kopioiminen Myös solualueen kopioimisessa voidaan käyttää leikepöytää: 1. Valitse solualue, jonka haluat kopioida 2. Valitse Kopioi: CTRL + C 3. Napsauta soluun, johon haluat solut kopioida (uuden alueen vasen yläkulma) 4. Valitse Liitä: CTRL + V
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 19/65 Solut kopioituvat uuteen paikkaan lähdealueen vasemman yläkulman solu on 3. kohdassa valitsemassasi solussa. Voit kopioida valitsemasi solualueen myös hiirellä vetämällä, kun tartut alueen reunasta kiinni hiiren osoittimen ollessa neljäsuuntainen nuoli ja painat samalla CTRL-näppäintä. Kopioiminen täyttökahvalla Valitun solun tai solualueen oikeassa alakulmassa oleva täyttökahva (musta neliö) on käyttökelpoinen apuväline, kun halutaan monistaa samaa arvoa tai kaavaa viereisiin soluihin. Täyttökahvan päällä hiiren osoitin muuttuu mustaksi plus-merkiksi. Voit valita haluamasi solun, vetää sen täyttökahvasta haluamaasi suuntaan ja täyttää niin monta solua samalla arvolla tai kaavalla kuin haluat: Jos kaavassa on käytetty suhteellisia viittauksia (ks. sivu 29), soluosoitteet kopioituvat oikein samassa suhteessa. Sarjat ja luettelot täyttökahvalla Täyttökahvalla on nopea täyttää myös säännönmukaisesti toistuva sarja, esimerkiksi: 1, 2, 3, 4, 5 2, 4, 6, 8, 10 5, 10, 15, 20, 25 2, 4, 8, 16, 32, 64, 128 Ryhmä 1, Ryhmä 2, Ryhmä 3 Tällöin syöttää sarjan kaksi ensimmäistä, valita nämä solut ja vetää täyttökahvasta haluamasi suuntaan ja haluamaasi arvoon asti: Lisäksi Excelissä on valmiita luetteloita esimerkiksi viikonpäivien ja kuukausien täyttämiseksi. Tällöin riittää yhden kohdan kirjoittaminen ja täyttökahvasta vetäminen:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 20/65 Taulukon muotoilu ja solun lukuluokka Taulukon muotoilu tyylien avulla Excel 2007:ssä on monia taulukon muotoilua helpottavia toimintoja. Aloita-välilehden Tyyliryhmästä löydät: Taulukkotyylit Valitse haluamasi alue taulukosta (jos valittuna on vain yksi solu, Excel ehdottaa aluetta) ja sen jälkeen Muotoile taulukoksi ja haluamasi tyyli: Tämän jälkeen voit vielä varmistua muotoiltavasta alueesta ja valita, onko taulukossa otsikot. Napsauttamalla OK taulukko muotoillaan automaattisesti Tiedonkäsittelystä ja taulukoista tarkemmin sivulta 41 alkaen. Solutyylit Myös pienemmille taulukon osille löytyy valmiita tyylejä, jotka auttavat lukijaa sisällön hahmottamisessa. Valitse haluamasi solut, klikkaa Solutyylit ja esti valikoimasta sopiva tyyli näille soluille:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 21/65 2 1 3 Muut muotoilutyökalut Edellä kuvatut valmiit taulukko- ja solutyylit ovat helppo ja nopea tie taulukon muotoilemiseen. Kun lopputulosta halutaan täydentää, voidaan käyttää jo edellisistä versioista tuttuja muotoilutyökaluja, jotka löytyvät Aloitus-välilehdeltä tai solun pikavalikoimasta. Reunaviiva Solun taustaväri Fontin väri Kaikkien muotoilujen tekemiseen toimii sama perussääntö: 1. Ensin valitse haluamasi solu tai solut 2. Sitten tee muotoilu haluamallasi työkalulla Avaa Muotoile solut -valintaikkuna, josta löytyvät kaikki mahdolliset muotoilut Reunaviivat Valitse ensin haluamasi solut ja sitten Reunaviivat-painikkeen nuolen kautta avautuvasta valikosta tälle alueelle sopiva reunaviiva:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 22/65 Huomaa, että valmiina oleva ruudukko ei oletuksena näy tulostettaessa, mutta Reunaviivat-painikkeella muotoillut viivat kyllä tulostuvat. Haluttaessa perusruudukon saa myös tulostumaan valinnalla Sivun asettelu - välilehden Taulukon asetukset -ryhmästä. Reunaviivat poistetaan valitulta alueelta valitsemalla Ei reunaviivaa. Painikkeeseen jää oletuksena näkymään viimeksi käytetty reunaviiva. Solun taustan ja fontin väri Solun taustavärin eli täyttövärin vaihtaminen on hyvä erottumiskeino. Klikkaamalla täyttövärin tai fontin värin nuolesta, saat valittavaksi teemaan kuuluvat värit ja niiden eri valöörit. Näiden alta löydät vakiovärit. Koko RGB-väriavaruuden löydät klikkaamalla Lisää värejä... Valitse fontin väri niin, että se erottuu selvästi taustaväristä. Automaattinen palauttaa oletusvärin, yleensä mustan. Jos haluat poistaa solun taustvärin, valitse Ei täyttöä. Huomaa, että tämä on eri kuin valkoinen! Muotoilujen kopiointi muotoilusiveltimellä Muotoilusivellin on korvaamaton työkalu, jonka avulla kerran tehdyn muotoilun voi nopeasti monistaa paikasta toiseen:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 23/65 1. Valitse solu tai alue, jossa on oikeanlaiset muotoilut 2. Kaksoisnapsauta muotoilusivellintä Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmästä tai pikavalikosta 3. Valitse solut tai maalaa solualueet, joihin haluat tämän muotoilun kopioida 4. Lopeta muotoilusiveltimen käyttö napsauttamalla kerran muotoilusivellintä Jos haluat kopioida muotoilun vain yhteen paikkaan, niin voit napsauttaa muotoilusiveltimen (kohta 2) päälle napsauttamalla työkalua vain kerran. Tällöin voit kopioida muotoilun yhteen paikkaan, jonka jälkeen työkalu lähtee itsestään pois päältä. Solujen yhdistäminen Solujen yhdistämistä tarvitaan esimerkiksi silloin, kun halutaan keskittää otsikko suhteessa tehtyyn taulukkoon. Valitse ensin solualue, johon haluat tekstin keskittää ja napsauta sitten Yhdistä ja keskitä -painiketta Aloitus-välilehden Tasaus-ryhmästä: 2 1 Valitaan ensin solut G1:J1 Yhdistä ja keskitä painiketta napsauttamalla solut G1:J1 yhdistyivät yhdeksi soluksi G1 ja teksti Tilaukset keskitetään siihen. Voit purkaa yhdistetyt solut erillisiksi valitsemalla yhdistetyn solun ja napsauttamalla uudelleen Yhdistä ja keskitä -painiketta. Solun lukumuotoilut (solun lukuluokka) Jokainen Excel-solu sisältää tietyntyyppistä tietoa ja solun lukumuotoilu on hyvä valita sen mukaan. Tyypillisiä solun lukumuotoiluja ovat mm.: Teksti Luku (haluttu määrä desimaaleja) Valuuttaa (esim. -symboli ja 2 desimaalin tarkkuus) Päivämäärä eri muodoissa Kellonaika Prosentti
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 24/65 Päivämäärä Teksti Valuutta/ Kirjanpito Luku Prosentti Pvm Osasto Myynti Pal. KA Os-% 2.3.2008 Pohjoinen 5 500,00 3,5 96 % 2.3.2008 Etelä 4 300,00 3,7 95 % 4.3.2008 Etelä 3 200,00 3,9 87 % 5.3.2008 Itä 3 300,00 4,0 67 % 8.3.2008 Länsi 4 000,00 2,9 90 % 9.3.2008 Länsi 9 800,00 3,1 45 % 11.3.2008 Itä 2 200,00 3,3 89 % 13.3.2008 Pohjoinen 2 900,00 4,5 93 % Huomaa, että lukumuotoilu vaikuttaa ainoastaan taulukossa näytettävään arvoon, ei laskentaan. Lukumuotoilun vaihtaminen ei siis vaihda soluun syötettyä arvoa mitenkään! Solut, joille ei ole erikseen määritelty tiettyä lukuluokkaa, ovat muotoa Yleinen. Lukumuotoilu vaihtaminen takaisin Yleinen-muotoon on myös hyvä keino tarkistaa, mikä arvo solussa todellisuudessa on. Excel muotoilee solun lukumuotoilun monissa tapauksissa jo heti kirjoitettaessa. Esimerkiksi kun syötät soluun luvun 22 ja prosenttimerkin, niin soluun tulee lukuarvo 0,22, mutta Excel muotoilee sen prosenttimuotoon ja näyttää sen muodossa 22%. Samoin esim. -merkin kirjoittaminen luvun perään muotoilee solun suoraan valuuttamuotoon. Myös päivämäärät (esim. 19.11.2007) ja kellonajat (esim. 10:45) muotoillaan jo kirjoitettaessa. On syytä huomata, että osa muotoiluista perustuu Windowsin Ohjauspaneelissa määriteltyihin alueellisiin päivämäärä-, kellonaika-, luku- ja valuuttaasetuksiin. Tällaisia ovat mm. käytettävä desimaalierotin, valuuttasymboli ja päivämäärän/kellonajan muoto. Päivämäärien ja kellonaikojen muotoilujen kanssa saattaa tulla yllätyksiä. Esimerkiksi kun suomalaisilla asetuksilla olevassa koneessa on desimaalierottimena käytössä pilkku (esim. 6,17) ja syöttääkin desimaaliluvun vahingossa käyttäen pistettä erottimena: 6.17, niin Excel kuvittelee käyttäjän tarkoittaneen päivämäärää ja muotoilee solun muotoon kesä.17.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 25/65 Lukumuotoilun vaihtaminen 1 Valitse haluamasi solut 2 Valitse haluamasi lukumuotoilu Aloitusvälilehden ja Numeroryhmän valikolla 3 Valitse haluamasi lukumuotoilu valikon vaihtoehdoista Numero-ryhmän painikkeilla voit myös nopeasti muotoilla valitut solut valuutaksi tai prosentiksi. Täältä löydät myös painikkeet, joilla voit suoraan lisätä tuhaterottimen (esim. välilyönnillä: 1 170 000) ja vähentää/lisätä desimaaleja.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 26/65 Kaavat ja soluviittaukset Summa-painikkeen käyttäminen Yleisin Excelissä suoritettu laskutoimitus on yhteenlasku ja suorittamiseksi Aloitusvälilehden Kaavat-ryhmässä on Summa -painike. Painikkeen käyttö on helppoa, kun haluat laskea summan heti lukujen alapuolelle tai viereen: 1. Valitse solu, johon haluat summan laskea 2. Napsauta Summa-painiketta, jolloin Excel ehdottaa katkoviivalla aluetta vierestä tai yläpuolelta 3. Hyväksy ehdotettu alue painamalla Enter Halutessasi voit myös ensin valita solut, jotka haluat laskea yhteen ja napsauttaa Summa-painiketta. Summa tulee valittujen lukujen alle tai viereen. Tämä on kätevää, kun yhteenlaskettavat luvut ovat keskellä muita lukuja - summaan tulee vain halutut luvut eikä kaavaa hyväksytä erikseen Enterillä. Summan ottamisen pikanäppäin on Alt+= (eli Alt+Vaihto+0). Painikkeen muut perusfunktiot Summa-painikkeen oikeassa laidassa olevan nuolen kautta aukeaa valikko, jonka kautta löydät usein käytetyt perusfunktiot: KESKIARVO palauttaa alueen lukujen keskiarvon, LASKE NUMEROT palauttaa lukuja sisältävien solujen lukumäärän, MIN palauttaa alueen pienimmän arvon ja MAKS suurimman. Näitä perusfunktioita käytetään samalla tavalla kuin Summa-funktioita yllä. Tarkemmin funktioista sivulla 32. Kaavat ja laskentaoperaattorit Kaava aloitetaan =-merkillä ja sen jälkeen voidaan suoritta mm. peruslaskutoimituksia. Laskennassa ovat käytettävissä tavalliset laskuoperaattorit ja laskujärjestys on tavallinen aritmeettinen laskujärjestys.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 27/65 Laskentaoperaattorit Yhteenlasku + Vähennyslasku - Kertolasku * Jakolasku / ^ Potenssiin korotus % Prosentti Laskujärjestystä voidaan muuttaa käyttämällä sulkuja. Esimerkiksi kaavat: =3+3*3 (Tulos: 12) =(3+3)*3 (Tulos: 18) tuottavat eri vastauksen, koska jälkimmäisessä kerrotaan 3:lla sulkujen sisältä saatava summa 6. Ensimmäisessä sen sijaan yleisen laskujärjestyksen mukaan kertolasku 3*3 suoritetaan ensin ja siihen lisätään 3. Kaavan teko hiirellä osoittamalla 1. Valitse solu, johon haluat tuloksen näkyviin. 2. Aloita kaava kirjoittamalla =-merkki. 3. Napsauta ensimmäistä laskennassa käytettävää solua. 4. Kirjoita laskentaoperaattori (+, -, *, /, ^) 5. Napsauta seuraavaa laskennassa käytettävää solua. Laskennassa käytettävä solu voi olla myös toisessa taulukossa tai työkirjassa! 6. Toista kohtia 4 ja 5 niin kauan, että kaikki tarvittavat operaattorit on kirjoitettu soluviittaukset napsautettu. 7. Hyväksy kaava painamalla Enter Kaavan voi kirjoittaa myös alusta loppuun näppäimistöllä, mutta soluviittauksissa tulee tällöin helpommin virheitä kuin osoitettaessa solut hiirellä. Soluviittaukset Vaikka kaavoihin voidaan kirjoittaa lukuarvoja eli vakioita, taulukkolaskennassa on yleensä aina järkevämpää käyttää soluviittauksia. Seuraavassa esimerkissä lasketaan alennettu hinta väärin. Tuotteen 10% alennettu hinta lasketaan kirjoittamalla kaavaan vakio 0,9 (eli 10% alennus):
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 28/65 Tällöin saadaan oikea tulos (486 ) yhteen kohtaan. Tämä kaava voidaan kyllä kopioida täyttökahvasta vetämällä muillekin riveille (ks. Kopioiminen täyttökahvalla sivulta 19), mutta jos alennusprosenttia halutaan vaihtaa, se pitää taas muistaa erikseen kopioida jokaisen tuotteen kohdalle. Kun taulukosta halutaan helposti päivitettävä, kirjoitetaan alennusprosentti yhteen soluun ja käytetään alennetun hinnan laskevassa kaavassa oikeanlaista viittausta tähän prosenttilukuun: ALENNETTU HINTA = NORM.HINTA NORM.HINTA * ALE-% Oikean kaavan =B2-B2*$F$3 saat siis seuraavalla tavalla: 1. Valitse solu C2 ja aloita kaava kirjoittamalla =-merkki 2. Napsauta hiirellä normaalihinta solusta B2 3. Kirjoita - -merkki (miinus) 4. Napsauta hiirellä uudelleen normaalihinta solusta B2 5. Kirjoita * -merkki (kerto) 6. Napsauta hiirellä alennusprosentti solusta F3 7. Lukitse viittaus alennusprosenttiin painamalla F4-näppäintä näppäimistöltä. Viittaus F3 muuttuu muotoon $F$3, joka tarkoittaa suoraa viittausta (ei muutu kaavaa kopioitaessa) 8. Hyväksy kaava painamalla Enter Nyt kaava toimii myös muilla riveillä, kun kopioit sen täyttökahvasta vetämällä. Kokeile vaihtaa alennusprosenttia solussa F3, niin huomaat kaikkien hintojen päivittyvän välittömästi.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 29/65 Suhteellinen viittaus Tavallisia hiirellä osoitettuja tai näppäimistöllä kirjoitettuja viittauksia, esim. A1, C3, tai B5:B10 kutsutaan suhteellisiksi viittauksiksi. Kun kaavaa kopioidaan, viittaukset muuttuvat suhteessa alkuperäiseen paikkaan. Kun edellisessä esimerkissä kaavassa oli suhteellinen viittaus B2 (alennettu hinta), muuttui se riviä alemmas kopioituna muotoon B3, seuraavalla rivillä B4 jne. eli alennettu hinta haetaan aina vierestä samalta riviltä. Tämä onkin useimmissa tilanteissa kätevää. Suora viittaus (absoluuttinen viittaus) Samassa esimerkissä tutustuttiin jo myös tilanteeseen, jossa viittaus ei saa muuttua kaavaa kopioitaessa. Ensin osoitettiin hiirellä normaali suhteellinen viittaus soluun F3 (alennusprosentti) ja sitten muutettiin se suoraksi painamalla F4-näppäintä näppäimistöltä. Viittaus muuttuu nyt muotoon $F$3, eli dollarimerkit osoitukset tästä lukituksesta sarakkeen kirjaimen ja rivinumeron edessä. Suora viittaus ei muutu kaavaa kopioitaessa. Kun haluat muuttaa viittauksen suoraksi, paina kaavassa F4-näppäintä viittauksen kohdalla. Tällöin Excel lukitsee viittauksen tarkoittavan aina tätä solua, vaikka kaavaa kopioitaisiinkin. Suhteellinen viittaus A1 F3 A1:C10 Suora viittaus $A$1 $F$3 $A$1:$C$10 EI MUUTU KOPIOITAESSA! Sekaviittaukset Tietyissä tapauksissa on tarpeen luoda kaava, jossa vain joko rivi tai sarake muuttuu ja toinen pysyy samana. Tällöin vain joko lukittavan sarakekirjaimen tai lukittavan rivinumeron eteen tulee $-merkki, esim. G$3 (sarake muuttuu kopioitaessa, rivi ei) tai $J22 (rivi muuttuu kopioitaessa, sarake ei). Painamalla kaavassa viittauksen kohdalla F4-näppäintä useamman kerran voit selata läpi kaikki viittaustavat.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 30/65 Viittaaminen toiseen taulukkoon Viittaaminen toiseen taulukkoon onnistuu helposti hiirellä osoittamalla: 1. Aloita kaava kirjoittamalla =-merkki 2. Kun haluat arvon toisesta taulukosta, napsauta haluamasi taulukkovälilehden päältä: 3. Tee viittaus haluamaasi soluun normaalisti hiirellä osoittamalla 4. Halutessasi jatka kaavaa operaattoreilla tai valitse uusi arvo haluamastasi taulukosta 5. Hyväksy kaava painamalla Enter, jolloin palaat lähtötaulukkoon Soluun B1 on haettu taulukosta Tammikuu08 solun C7 arvo. Toiseen taulukkoon viittaaminen näkyy kaavassa siis taulukon nimenä ja huutomerkkinä viittauksen edessä. Viittaaminen toiseen työkirjaan Voit tehdä soluviittauksia myös kokonaan toiseen työkirjaan. Usein onkin kätevää pitää esimerkiksi yrityksen hinnasto yhdessä työkirjassa, jolloin hintojen muutoksia ei tarvitse tehdä kuin yhteen paikkaan. Kun hinnaston sisältävä työkirja on auki, voit tehdä viittauksen siihen siirtymällä työkirjaan tehtäväpalkista ja osoittamalla haluamaasi solua tavalliseen tapaan. Työkirja tulee kaavaan taulukon eteen hakasuluissa. Jos työkirjan tai taulukon nimessä on välilyöntejä, ne merkitään kaavaan heittomerkkien sisään. Alla taulukossa esimerkkejä merkintätavoista: Viittaaminen toiseen taulukkoon Tuotehinnasto!B3 Taul2!F8 Poistotuotteet!A1:B8 Tuotteet ja hinnasto!c6 Solu B3 taulukossa Tuotehinnasto Solu F8 taulukossa Taul2 Solualue A1:stä B8:aan taulukossa Poistotuotteet Solu C6 taulukossa Tuotteet ja hinnasto Viittaaminen toiseen työkirjaan [Kirjanpito2008.xlsx]Taul1!$A$2 Solu A2 taulukossa Taul1 työkirjasta Kirjanpito2008.xlsx '[Budjetin seuranta elokuu 2008.xlsx]Taul1'!$B$1 Solu B1 taulukossa Taul1 työkirjasta Budjetin seuranta elokuu 2008.xlsx
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 31/65 Virheilmoitukset Mikäli arvo ei sarakkeen kapeuden takia mahdu näkymään solussa, arvon tilalla näkyy pelkkiä risuaitamerkkejä (#): Saat sarakkeen arvon näkyviin, kun suurennat sarakeleveyden sopivaksi hiirellä vetämällä tai sovittamalla automaattisesti. Kuvassa automaattinen sovittaminen onnistuu kaksoisnapsautuksella B-saraketunnuksen oikeassa reunassa. Kaavoja käytettäessä on hyödyllistä tuntea myös joitakin varsinaisia virheilmoituksia: Excelin virheilmoituksia Virheilmoitus Merkitys #PUUTTUU! #JAKO/0! #NIMI? #LUKU! #ARVO! Tarvittavaa arvoa ei ole käytettävissä. Jotakin kaavassa tarvittavaa arvoa ei löydy viitatusta solusta. Jako nollalla ei ole mahdollinen. Kaavassa viitataan jakajana soluun, jossa on 0 tai ei arvoa. Virheilmoitus poistuu, kun viittaus korjataan tai jakajaan kirjoitetaan arvo. Excel ei tunnista kaavassa käytettyä nimeä. Esim. funktion nimi tai alueen nimi saattaa olla väärin kirjoitettu. Arvo ei ole sopiva. Esimerkiksi neliöjuurta ei voi Excelissä ottaa negatiivisesta luvusta. Laskutoimituksessa yritetään käyttää arvoa, joka ei ole numeromuodossa. Esim. = Pentti +7
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 32/65 Funktiot Funktio on Excelissä valmiina oleva laskukaava. Funktio suorittaa laskutoimituksen annettujen arvojen eli argumenttien perusteella ja palauttaa yhden tuloksen: ARGUMENTTI 1 ARGUMENTTI 2 ARGUMENTTI 3 FUNKTIO TULOS ARGUMENTTI 4 Argumentteja voi olla 0-30 kpl funktiosta riippuen. Argumentit voivat olla mm. soluviittauksia, lukuja, tekstiä tai toisia funktioita. SUMMA-funktiolle on annettu yksi argumentti, solualue D2:sta D4:ään. Saadaan tulos 442,40 Myös funktion sisältämä kaavaa alkaa =-merkillä. Funktion argumentit lisätään sulkujen sisään välittömästi funktion nimen jälkeen. Jos argumentteja on useita, ne erotetaan toisistaan puolipisteellä (huomaa, että kaksoispistettä taas käytetään merkitsemään solualuetta). Funktion lisääminen 1. Valitse yksi solu, johon haluat funktion ja samalla sen tuloksen 2. Napsauta kaavarivin Lisää funktio -painiketta (tai samaa painiketta Kaavatvälilehden alusta):
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 33/65 3. Avautuvasta Lisää funktio -valintaikkunasta voit etsiä haluamasi funktion luokittain. Luokka Kaikki sisältää kaikki Excelin funktiot aakkosjärjestyksessä. Esimerkissä valitaan luokasta Viimeksi käytetyt LASKE-funktio ja napsautetaan OK: 4. Seuraavaksi syötetään funktion arvot eli argumentit. Lihavoidut Arvo-kentät ovat pakollisia, LASKE-funktio vaatii vähintään yhden argumentin (Arvo1). Esimerkissä annetaan arvoksi koko D-sarake eli napsautetaan hiirellä D-saraketunnuksen päältä:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 34/65 5. Arvo1-kohtaan tulee tällöin merkintä D:D, joka tarkoittaa koko D-saraketta. Hyväksy funktion argumentit napsauttamalla OK, niin saat soluun lopputuloksen: Esimerkissä tulos on kolme, koska LASKEfunktio palauttaa D-sarakkeessa olevien lukujen määrän. Funktion voi myös lisätä kirjoittamalla sen kokonaan käsin tai käyttää Excel 2007:n uutta kaavan automaattista täydentämistä, joka tulee esiin, kun kirjoittaa soluun =-merkin ja funktion ensimmäisen kirjaimen. Tavallisimpia funktiota Excel 2007 sisältää yli 500 valmista funktiota, jotka on jaoteltu 12 ryhmään. Seuraavassa esitellään muutamia tavallisimpia funktioita. Syventämästä materiaalista löydät lisää hyödyllisiä funktioita, joilla pystyt automatisoimaan monia työtehtäviä.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 35/65 Perusfunktioita FUNKTIO IN ENGLISH TOIMINTO SUMMA SUM Laskee kaikki annetut argumentit yhteen KESKIARVO AVERAGE Laskee annettujen argumenttien (aritmeettisen) keskiarvon MIN MIN Palauttaa argumenteista pienimmän arvon MAKS MAX Palauttaa argumenteista suurimman arvo LASKE COUNT Kuinka monta lukuja sisältävää solua annetulla alueella on LASKE.A COUNTA Kuinka monta lukua tai tekstiä sisältävää solua alueella on KESKIARVO, LASKE, MIN ja MAKS Käytetyt funktiot =KESKIARVO(C:C) =LASKE(C:C) =MIN(C:C) =MAKS(C:C) Kuvassa sivuun on laskettu eri tilastofunktioilla joitakin perustietoja. Käytetyt funktiot on merkitty Tiedot-taulukon alapuolelle vastaavassa järjestyksessä. Kun kyseessä on jatkuva ja usein päivitettävä hinnastotaulukko, kannattaa tiedot laskea käyttämällä koko sarakketta argumenttina. Tässä argumentti on kaikissa C:C eli napsautetaan C-saraketunnuksen päältä, kun valitulle funktiolle kysytään argumenttia. Näin toimittaessa kaavaa ei tarvitse päivittää, kun hinnastotaulukon rivien määrä muuttuu.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 36/65 Kaaviot, tunnisteet ja kuvat Kaavion luominen Taulukossa oleva numerotieto herää eloon, kun siitä piirretään havainnollinen graafinen esitys Excelin ohjatulla kaavion luomisella. Tärkeää on valita dataan ja tilanteeseen sopiva kaaviotyyppi. Ympyräkaaviot Ympyräkaavio soveltuu yksinkertaiseen tilanteeseen, jossa on tarkoitus esittää, miten tietty yksi kokonaisuus (100%) jakautuu osiin. Ympyräkaavion yksi sektori vastaa kysymykseen, kuinka suuren osan tämä tekijä muodostaa kokonaisuudesta. Sektoreita suositellaan olevan enintään 6 kpl ja ne tulisi järjestää kello 12:sta alkaen myötäpäivään suurimmasta pienimpään (Excel ei lajittele tietoja automaattisesti suuruusjärjestykseen, vaan tämä pitää itse tehdä taulukkoon). Pylväskaaviot Pylväskaavio on yleinen kaaviotyyppi, jolla kuvataan määrää: Kuinka paljon? Pylväskaaviossa voidaan samalla kertaa kuvata useita eri luokkia tai ryhmiä. Pylväskaavioita on useita eri alatyyppejä, jotka jakautuva pystypylväisiin ja vaakapylväisiin. Pystypylväskaaviossa pylvään korkeus kertoo yleensä määrän ja vaaka-akselilla (luokkaakselilla) on jokin tasavälinen ja jatkuva-arvoinen yksikkö kuvaamassa ryhmää/luokkaa. Pystypylväskaaviossa voidaan helposti kuvata useampien asioiden suuruutta samassa kaaviossa ja myös vertailla arvoja eri luokkien välillä. Vaakasuuntaisella luokka-akselilla olisi hyvä olla tasaisesti jatkuva yksikkö. Vaakapylväskaaviot soveltuvat hyvin tilanteisiin, jossa luokka-akselin asteikko ei ole jatkuva eikä järjestävä.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 37/65 Viivakaaviot Viivakaavio sopii hyvin tietyn ajassa etevän ilmiön kuvaamiseen. Se onkin tuttu esimerkiksi osakekursseista, mutta yhtä hyvin se sopii minkä tahansa trendin kuvaamiseen. Viivakaavion on helppo sijoittaa useampia sarjoja omina viivoinaan. Kaavion lisääminen 1. Valitse taulukosta solut, joista haluat piirtää kuvaajan. Ota mukaan sarakkeiden ja rivien otsikot, mutta älä yhteissummia: CTRL-näppäimen avulla voit valita erillisiä solualueita! 2. Valitse Lisää-välilehden Kaaviot-ryhmästä haluamasi kaaviotyyppi. Esimerkissä otetaan ensimmäinen eli liitetty pylväskaavio.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 38/65 3. Kaavio piirretään heti ja valintanauhassa on valittavana lisävälilehtiä (Kaaviotyökalut). Rakenne-välilehti on aktiivisena, ja voit valita kaavion tyylin valmiista valikoimasta: 4. Kaaviotyökalujen lisävälilehdet tulevat näkyviin aina, kun kaavio napsautetaan valituksi. Asettelu-välilehdeltä lisätä mm. kaavion otsikon, akselien otsikot ja muokata kaavion muita ominaisuuksia:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 39/65 Kaavion sijainnin vaihtaminen Valitse haluamasi kaavio ja napsauta Rakenne-välilehden Siirrä kaavio -painiketta: 1 2 Valitse Uuteen taulukkoon, jos haluat kaaviosta ison omalle välilehdelleen tai pienempänä objektina haluamaasi taulukkoon. Ylä- ja alatunnisteen lisääminen taulukkoon Tunnisteet ovat tietokenttiä, jotka toistuvat taulukon jokaisen tulostetun sivun ylätai alareunassa. Huomaa, että tunnisteet eivät ole näkyvissä Excelin Normaalinäkymässä. Voit lisätä tunnisteet Lisää-välilehden Teksti-ryhmän Ylä- ja alatunniste -painikkeella. Excel-vaihtaa tällöin käyttöön Asettelu-näkymän (Näytä-välilehti) ja ylätunnisteen muokkaaminen on aktiivisena: Muuttumattomat tiedot voit kirjoittaa käsin. Lisäksi voit käyttää esiin tulleen Rakennelisävälilehden valmiita kenttiä. Välilehden ensimmäisistä työkaluista aukeaa valikko, josta voit valita valmiin ylätai alatunnisteita tyypillisillä kentillä.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 40/65 Vinkki: Jos haluat muuttaa tunnisteet kaikkiin työkirjan laskentataulukoihin kerralla, valitse ensin halutut taulukot CTRL-näppäimen kanssa taulukonvalitsimista ja muokkaa sitten tunnistetietoja. Kuvan lisääminen taulukkoon Lisää-välilehden Kuvat-ryhmässä on painike, jolla voit lisätä kuvan tiedostosta. Napsauta sitä ja valitse haluamasi kuva aukeavalla tiedostoselaimella. Neljäsuuntaisella nuolella kuvan keskellä voit vapaasti raahata kuvan uuteen paikkaan. Koonmuuttokahvoista voit kaksisuuntaisella nuolella vetää kuvaa isommaksi tai pienemmäksi. Kulmasta vetäminen säilyttää mittasuhteet!
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 41/65 Tiedonhallinta Excelillä Taulukon luominen (ent. luettelo) Jotta tiedon analysointiin tarkoitetut työkalut (mm. lajittelu ja suodattaminen) toimisivat, tiedot pitää syöttää taulukkona. Taulukko on yhtenäinen solualue, jossa on otsikkorivi ja välittömästi sen alapuolella arvoja tai tekstiä sisältäviä tietorivejä eli tietueita. Tietue on esimerkiksi yhden asiakkaan tiedot tai yhden tuotteen tiedot kirjoitettuna samalla riville. Otsikkorivi Yksi tietue Alueen muotoilu taulukoksi Excel 2007:n kätevimpiä uudistuksia on taulukkoalueen automaattinen muotoilu: 1. Valitse yksi solu yhtenäiseltä taulukkomuotoiselta alueelta 2. Napsauta Aloitus-välilehden Muotoile taulukoksi - painiketta ja valitse mieleisesi taulukkotyyli kyse on vain erilaisista ulkoasuista, joita pääseet myöhemmin vaihtamaan. Vinkki: Normaali-otsikon alla on tyylejä, joissa luettavuus paranee vuoroväristen rivien ansiosta. 3. Sinua pyydetään määrittelemään taulukkoon kuuluva solualueen, mutta alue on yleensä jo valmiiksi oikein, koska Excel laajentaa valitsemasi yhden solun automaattisesti oikeaksi solualueeksi. Taulukoksi muotoilu helpottaa myös kaavojen käyttöä, koska kaavan lisääminen tai muuttaminen jollekin riville päivittää sen automaattisesti taulukkoalueen kaikille riveille (tämän voi kumota automaattisen korjauksen salama-painikkeella).
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 42/65 Taulukoksi muotoilu tuo ulkoasun lisäksi helppokäyttöiset pudotusvalikot otsikkoriville: Voit valita haluamasi sarakkeen pudotusvalikon ja sieltä esim. Nousevan (A>Ö) tai laskevan (Ö>A) lajittelun Suodattaa vain haluamasi vaihtoehdot rukseilla Sarakkeen lukumuodosta riippuvia monipuolisia suodattimia (tekstisuodattimet, numerosuodattimet, päivämääräsuodattimet) Lajittelu Lajittelun voi tehdä taulukkomuotoiselle aluelle, vaikka sille ei olisikaan valittu taulukkotyyliä Muotoile taulukoksi -painikkeella. 1. Valitse yksi solu sarakkeesta, jonka mukaan haluat tiedot lajitella. 2. Napsauta Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -painiketta ja valitse joko nouseva lajittelu (A>Ö) tai laskeva lajittelu (Ö>A) : Mukautettu lajittelu -valinnalla voit käyttää useampaa lajitteluperustetta, esim. ensisijaisesti sukunimen mukaan ja toissijaisesti (sama sukunimi) etunimen mukaan.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 43/65 Suodattaminen Jos alue on muotoiltu taulukoksi, löydät lajittelun ja suodattamisen napsauttamalla pudotusvalikon painiketta otsikkojen oikeasta reunasta. Tällöin aukea valikko: Napsauta pikasuodatuspainiketta haluamasi sarakkeen oikeassa reunassa Jätä ruksatuiksi vain ne vaihtoehdot, jotka haluat jättää näkyviin ja hyväksy napsauttamalla OK. Tekstisuodattimet-kohdasta voit muotoilla monipuolisempia suodatusehtoja. Painikeessa näkyy nyt suodatuksen merkki. Myös nouseva ja laskeva lajittelu näkyvät omina merkkeinään. Voit lopettaa suodatuksen tämän sarakkeen perusteella napsauttamalla painiketta ja valitsemalla Poista suodatin kohteesta. Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmä Suodatuksen ja lajittelun voi uudessa käyttöliittymässä tehdä montaa kautta: Aloitusvälilehdellä on Lajittele ja suodata -painike ja lisäksi Tiedot-välilehdellä on oma Lajittele ja suodata -ryhmä: Laajempi Suodattaminenvalintaikkuna, jossa voit käyttää useampaa lajittelutasoa (Lisää taso -painike) Poista kaikki suodatukset kerralla Suodata-painikkeella voit lisätä tai poistaa suodatuksen pudotusvalikot myös taulukkomuotoiselle alueelle, jolla ei ole taulukkotyyliä.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 44/65 Lisää funktioita Esimerkkejä funktioiden kirjoitustavoista =ITSEISARVO(G7) =KESKIARVO(B2:B4;B9:B21) =LASKE.JOS(B:B;"Orava") =MAKSU(5%/12;240;170000) =KETJUTA(A2; ;B2) =SUMMA(TAMMIKUU+HELMIKUU) ITSEISARVO Palauttaa solun G7 arvon ilman etumerkkiä. Laskee keskiarvon soluista, jotka löytyvät kahdelta erilliseltä solualueelta B2:sta B4:ään ja B9:stä B21:een. Laske, montako oravaa on B-sarakkeessa. Laskee kuukausilyhennyksen määrän 170 000 asuntolainalle 5% korolla ja 20 vuoden laina-ajalla. Yhdistää solujen A2 ja B2 tekstit laittaen väliin välilyönnin Laskee tammikuun ja helmikuun (nimetyt solualueet) luvut yhteen ITSEISARVO-funktio palauttaa luvun itseisarvon eli antaa tulokseksi luvun ilman +/- merkkiä. SUMMA.JOS SUMMA.JOS-funktio laskee ne argumentit yhteen, jotka täyttävät annetun ehdon. Käyttötapa: SUMMA.JOS(Alue;Ehto;Summa_alue). Esimerkissä lasketaan Pohjois-osaston myynti hakemalla B-sarakkeesta (B:B) arvoa Pohjoinen (E2) ja jos se löydetään, lasketaan summaan mukaan saman rivin C-sarakkeen (C:C) arvo:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 45/65 PYÖRISTÄ Pyöristä-funktio pyöristää luvun haluttuun määrään desimaaleja. Käyttötapa PYÖRISTÄ(Luku;Kuinka_monta_desimaalia) =PYÖRISTÄ(3,1415;3) =PYÖRISTÄ(PII());3) Rahasummien käteispyöristys Kun yhden ja kahden sentin kolikoita ei ole käytössä, käteispyöristys lähimpään viiteen senttiin voidaan tehdä vaikka seuraavalla kaavalla (tarkka summa solussa A1): Tuloksena 3,142. Eli palauttaa ensimmäisenä argumenttina annetun luvun kolmen desimaalin tarkkuudella. Viimeinen desimaali 5 pyöristyy tavallisen pyöristyssäännön mukaan ylöspäin. Huomaa: Käytä PYÖRISTÄ-funktiota, kun haluat käyttää pyöristettyä arvoa laskennassa. Jos haluat ainoastaan näyttää luvun taulukossa tietyllä tarkkuudella, käytä solun lukumuotoiluja (sivu 23). LASKE, LASKE.JOS =PYÖRISTÄ(A1/0,5;1)*0,5 Eli käytetään tavallista Pyöristäfunktiota, mutta lisätään siihen oma kerroin. Käytetty funktio: =LASKE(A:A) =LASKE.JOS(D:D;"Nainen") =LASKE.JOS(D:D;"Mies") =LASKE.JOS(E:E;G7) =LASKE.JOS(E:E;G8) =LASKE.JOS(E:E;G9) Osallistujien yhteismäärään kätevä on tavallinen LASKE-funktio, joka laskee lukuja sisältävien solujen määrän. Näin sille voidaan antaa argumentiksi koko A-sarake (A:A), jolloin uudet osallistujat lasketaan automaattisesti mukaan, heti kun asiakasnumero (luku) syötetään. Muiden lukumäärien laskennassa käytetään LASKE.JOS-funktiota. Sille annetaan ensimmäiseksi argumentiksi käytettävä alue eli sukupuolijakauman laskennassa D-sarake. Toiseksi argumentiksi annetaan tässä tapauksessa etsittävä arvo ( Mies tai Nainen ).
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 46/65 Aterioiden kohdalla käytetään myös LASKE.JOS-funktiota, mutta nyt etsittävä arvo syötetään soluviittauksena, esim. Kasvis -tekstin sijaan toisena argumenttina on käytetty viittausta soluun G9, jossa on etsittävä teksti. KETJUTA KETJUTA on tekstifunktio, jolla voi yhdistää useat tekstiä sisältävät merkkijonot yhdeksi merkkijonoksi. Yhdistettävät tekstit voivat olla merkkijonoja, lukuja tai soluviittauksia. Kuvassa on yhdistetty A-sarakkeesta löytyvä etunimi ja B-sarakkeesta löytyyvä sukunimi yhteen soluun C-sarakkeeseen: =KETJUTA(A2; ;B2) Jos kirjoitat kaavan käsin, muista lainausmerkit välilyönnin ympärillä. Lisättäessä funktio Lisää funktio -painikkeen kautta Excel-ympäröi merkkijonot automaattisesti lainausmerkeillä.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 47/65 Loogisia funktioita ja vertailuoperaattorit JOS JOS-funktiolla voi testata, toteutuuko annettu ehto. Jos ehto on TOSI, suoritetaan tietty toimenpide, mutta jos ehto on EPÄTOSI, tehdään jotain muuta. JOS-funktiolla voi siis jakaa kaavan toiminnan kahteen haaraan: JOS Ehto/totuustesti: Tilaus on 100 tai enemmän TOSI Kyllä, tilaus on 100 tai enemmän EPÄTOSI Ei, tilaus on alle 100 Lasketaan 10% alennus Ei anneta alennusta JOS(Totuus_testi;Arvo_jos_tosi;Arvo_jos_epätosi) JOS-funktion kanssa tarvitaan usein vertailuoperaattoreita. Vertailuoperaattorit > Suurempi kuin < Pienempi kuin = Yhtä suuri >= Suurempi tai yhtä suuri kuin <= Pienempi tai yhtä suuri kuin <> Erisuuri
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 48/65 Alla lasketaan asiakkaalle alennus (D2 eli 10%), mikäli tämän tilaus ylittää tietyn kynnysarvon (B2 eli 100 ). Mikropekka Ay:n tilauksen arvon on 216,50, joten heille lasketaan alennus TILAUKSEN ARVO * ALENNUS-% (Arvo_jos_tosi -argumentti). Gigatavu Oy:n tilauksen arvo taas jää alle 100 euron, joten heille ei lasketa allennus on 0 (Arvo_jos_epätosi -argumentti). Huomaa suorat viittaukset kynnysarvoon 100 ($B$2) ja alennusprosenttiin 10% ($D$2), jotta kaavaa toimii kopioitaessa se muille riveille. JOS-funktiolla voidaan hyvin antaa myös tekstimuotoinen palaute ehdon perusteella: =JOS(A1>2000; Menot liian suuret ; Budjetti hallinnassa ) JOS-funktioita voi tarvittaessa laittaa sisäkkäin, jolloin voidaan suorittaa monimutkaisiakin vertailuja. Haettaessa tietoa pidemmästä luettelosta monimutkaiset JOS-rakenteet kannattaa korvata PHAKU- ja VHAKU-funktioilla.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 49/65 Hakufunktiot PHAKU (VLOOKUP) PHAKU-funktiolla voidaan etsiä tietoa tietyltä pystysarakkeelta ja palauttaa samalta riviltä valittu arvo: PHAKU(Hakuarvo;Taulukko_matriisi;Sar_indeksi_nro;Alue_haku) 1. sarake 2. 3. 4. 5. Isommassa hinnastotaulukossa on kaikki yrityksen tuotteet. PHAKU-funktioilla voidaan helposti hakea tästä taulukosta tuotekoodin perusteella tietty tieto kyseisestä tuotteesta. PHAKU-funktiolle kerrotaan argumentiksi ehto (tuotekoodi), miltä alueelta etsitään (koko taulukko A-sarakkeesta E-sarakkeeseen) ja kuinka monennesta sarakkeesta (järjestysnumero) löytyy haluttu tieto (2. sarakkeesta nimi tai 5. sarakkeesta hinta). Tätä käytetäänkin hyväksi Tilauksen tiedot -taulukossa, jossa A-sarakkeeseen syötetään tilattu tuote ja D-sarakkeeseen tilattu kappalemäärä. Muut tiedot haetaan ja lasketaan automaattisesti. PHAKU-funktiolla haetaan ensin tuotteen nimi B-sarakkeeseen:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 50/65 =PHAKU(A4;Tuotehinnasto!$A$E;2;EPÄTOSI) ja C-sarakkeeseen hinta muuten samalla kaavalla, mutta kolmas argumentti (Sar_indeksi_nro) on 5 eli palautetaan 5. sarakkeesta löytyvä hintatieto: Huomaa, että viimeinen argumentti Alue_haku ei ole pakollinen, mutta tässä siihen on syötetty totuusarvo EPÄTOSI. Tämä muuttaa funktion toiminnan niin, että etsitään täsmällisellä vastineella eli tuotekoodin on oltava täsmälleen oikea (järkevää). Nyt tietojen ei myöskään tarvitse olla lajiteltu tiettyyn järjestykseen. Oletusarvolla (TOSI) voidaan hakea lähintä vastinetta, mutta silloin on muistettava lajitella taulukon tiedot ensimmäisen sarakkeen mukaan nousevaan järjestykseen! TOSI on kätevä silloin, kun halutaan laskea esim. alennus- tai bonusprosentti tietyn porrastetun taulukon mukaan. PHAKU-funktion argumentit Hakuarvo Arvo, jota taulukosta haetaan Taulukko_matriisi Alue, jonka 1. sarakkeesta etsitään hakuarvo ja tietystä sarakkeesta palautetaan haluttu tieto Sar_indeksi_nro Kuinka monennessa sarakkeessa on palautettava arvo Alue_haku TOSI: Palauttaa lähimmän vastineen (suurin hakuarvoa pienempi arvo). Tietojen tulee olla 1. sarakkeen mukaan nousevasti lajilteltu!. EPÄTOSI: etsii täsmällisellä arvolla. Jos ei löydy, tulee virheilmoitus #PUUTTUU. Jos käytät hakufunktiota taulukoksi muotoillussa alueessa, saat viittaukse t oletuksena taulukkonimillä, jolloin esim. A3 voi näkyä muodossa Taulukko43[[#Tämä rivi];[koodi]].
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 51/65 Voit ottaa perinteiset soluviittaukset käyttöön Excelin asetuksissa: Office-painike > Excelin asetukset > Kaavat > ja ruksi pois kohdasta Käytä taulukoiden nimiä kaavoissa. VHAKU (HLOOKUP) VHAKU toimii vastaavasti kuin PHAKU, mutta se etsii tietoja vaakasuuntaisesta taulukosta ja palauttaa arvon halutulta vaakarivilta (Rivi_indeksi_nro): 1. 2. Etsitään yllä olevasta alennustaulukosta myönnettävä alennusprosentti tilauksen yhteissummalle (Tilauksen tiedot - taulukon solu E7 eli 1301,92 ). Alennustaulukko on kirjoitettu vaakasuuntaan, joten käytetään VHAKU-funktiota (V=Vaaka, P=Pysty): Täsmällistä hakuarvoa 1301,92 löydy, mutta 1000 tuottaa osuman, koska käytetään funktiota oletusasetuksilla: Alue_haku - argumenttia ei ole annettu (TOSI), joten käytetään lähintä vastinetta (suurin hakuarvoa pienempi arvo). =VHAKU(E7;Alennustaulukko!A3:E4;2) Eli etsitään arvoa E7 alennustaulukosta. 5000 kynnys ei ylity, joten käytetään arvoa 1000 etsitään sitä vastaavaa alennusprosentti riviltä 2 (Rivi_indeksi_nro) ja saadaan 3%: Hakuarvo Rahoitusfunktioita MAKSU MAKSU-funktio palauttaa tasaeriin ja kiinteään korkoon perustuvan lainan maksuerän annetulla kaudella. Voit laskea sillä esim. lainan kuukausilyhennyksen suuruuden:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 52/65 Laskelmaan syötetään asunnon hinta ja omat säästöt. Tarvittava lainapääoma on silloin Asunnon hinta - Säästöt. Kuukausierän voit tällöin laskea koron, laina-ajan ja lainapääoman perusteella seuraavilla argumenteilla: Lainakauden korkokanta: jaetaan vuosikorko luvulla 12, niin saadaan lainakauden eli kuukauden korko. Lainakausien lukumäärä eli vuosissa ilmoitettu laina-aika täytyy kertoa luvulla 12. Esimerkissä tämä on tehty jo taulukkoon valmiiksi soluun D5. Tarvittava lainapääoma (tulevien maksujen määrä tällä hetkellä). Sisäkkäiset funktiot Edellisessä esimerkissä sait kuukausittaisen lyhennyksen määrän, joka oli tässä tapauksessa negatiivinen arvo eli lainapääomasta vähennettävä määrä. Jos haluat käyttää tätä kuukausierää laskennassa positiivisena (esim. kuukausierä * lyhennyskuukaudet), voit poistaa etumerkin ympäröimällä MAKSU-funktion ITSEISARVO-funktiolla: MAKSU-funktio ja sen argumentit suluissa =ITSEISARVO(MAKSU(5,3%/12;25*12;170000-25000)) ITSEISARVO-funktion sisään laitetaan argumentiksi uusi funktio (MAKSU). Muista myös ITSEISARVO-funktion loppusulku.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 53/65 TULEVA.ARVO (FV) TULEVA.ARVO-funktiolla voit laskea laskee säännöllisiin vakiomaksueriin ja vakiokorkoon perustuvan lainan tai sijoituksen tulevan arvon. Jos esimerkiksi säästät 50 ja oletat saavasi 6% vuotuisen tuoton, niin kuinka paljon sinulla on koossa 7 vuoden kuluttua: Huomaa, että viimeisessä argumentissa etumerkkiä on vaihdettu laittamalla eteen miinus-merkki. Tällöin funktion palauttama vastaus kääntyy positiiviseksi. Löydät lisätietoja rahoitusfunktioista ja hyviä esimerkkejä napsauttamalla haluamasi funktion kohdalla Funktion argumentit - valintaikkunassa kohtaa Tämän funktion ohje: Päivämäärien ja kellonaikojen käyttö laskennassa Päivämäärän ja kellonajan kirjoitusasu riippuu Windowsin Ohjauspaneelin asetuksista. Tyypillisiä suomalaisia asetuksia käytettäessä Excel tunnistaa päivämäärän ja muotoilee sen kirjoitettaessa, kun se kirjoitetaan mm. muodossa 2.4.2008 ja kellonaika 12:45. Aikalaskennassa olennaista on muistaa, että Excel tallentaa päivämäärät järjestysnumerona alkaen päivästä 1.1.1900, joka on siis lukuna 1. Tällöin esim. 1.4.2008 tallentuu lukuarvona 39539. Kellonajat Excel tallentaa desimaalukuna päivän järjestysnumeron perään. Vuorokausi alkaa keskiyöstä klo 0:00, joka on siis 0. Kello 1:00 on desimaaliluku 0,041666667, kello 2:00 on 0,083333333 jne. Yksi tunti on siis vuorokausi jaettuna 24:ään osaan eli 1/24 (n. 0,041666667).
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 54/65 Tätä solussa olevaa päivämäärän järjestysnumeroa ja kellonajan desimaalilukua Excel käyttää laskennassa solun lukumuotoilu vaikuttaa tässäkin vain siihen, miten tieto näytetään taulukossa ulospäin. Omat lukumuotoilut päivämäärissä ja ajoissa Ajoilla laskettaessa unohtaa helposti tosiasian, että Excel tallentaa ajan desimaalilukuna, mutta näyttää sen siinä muodossa, kuin lukumuotoilu on valittu. Tällöin kannattaa tarkistaa Yleinen-muodolla, mikä luku solussa todellisuudessa on ja tarvittaessa muotoilla se sopivaan muotoon. Aloita-välilehden Numero-ryhmästä löydät tavallisimpien lukumuotoilujen lisäksi myös painikkeen, josta aukeaa Muotoile solut -valintaikkuna. Sen Luku-välilehdeltä löydät kaikki valmiit aika- ja päivämäärämuotoilut. Lisäksi luokassa Oma voit luoda mukautetun muotoilun käyttämällä muotoilukoodeja: Kuvassa on syötetty päivämäärän ja kellonajan omaksi lukumuotoiluksi: pppp pp.kk.vvvv tt:mm:ss Koodien selitykset on koottu seuraavaan taulukkoon. Huomaa, että muotoilukoodit vaihtuvat käytetyn kieliversion mukana. Esim. päivä kahdella numerolla on suomeksi pp, mutta englanniksi dd.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 55/65 Excelin muotoilukoodeja SUOM. ENG. SELITYS ESIMERKKI p d Päivä yksinumeroisena 3.4.2008 pp dd Päivä kaksinumeroisena 03.04.2008 ppp ddd Viikonpäivän tekstilyhenne to 3.4.2008 pppp dddd Viikonpäivä pitkässä tekstimuodossa torstai 3.4.2008 k m Kuukausi yksinumeroisena 3.4.2008 kk mm Kuukausi kaksinumeroisena 03.04.2008 kkk mmm Kuukauden tekstilyhenne huhti.03 2008 kkkk mmmm Kuukausi pitkässä tekstimuodossa 3.huhtikuu 2008 vv yy Vuosi kaksinumeroisena 3.4.08 vvvv yyyy Vuosi nelinumeroisena 3.4.2008 t h Tunnit yksinumeroisena 1:05 tt hh Tunnit kaksinumeroisena 01:05 mm mm (h/hh/ss yhteydessä!) Minuutit kaksinumeroisena 01:5 ss ss Sekunnit kaksinumeroisena 01:05:58 Päivämäärillä laskeminen Koska päivämäärät tallentuvat lukuna, niillä voi suorittaa tavallisia laskutoimituksia: Kulunut aika saadaan vähentämällä loppuhetkestä (2.4.2008 eli lukuna 39540) alkuhetki (6.12.1917 eli lukuna 6550)
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 56/65 Aika-arvoilla laskeminen Edelliseen esimerkkiin voidaan ottaa myös kellonajat mukaan: Nykyinen ajanhetki saadaan helposti kirjoittamalla funktio =NYT() Huomaa, että vastaus saadaan desimaalilukuna. Ajoilla laskentaa voidaan hyödyntää mm. tuntikirjanpidossa: Päivän tuntimäärä: Työ alkoi - työ loppui - tauot eli =D5-C5-E5 Koska Excel tallentaa tuntimäärän desimaalilukuna (päivän osa), pitää yhteissumma vielä kertoa 24:llä! Muotoile samalla Lukumuotoon. Nyt yhteismäärää voidaan käyttää mm. viikon palkan laskemiseksi (tuntipalkka * tunnit yht). Taulukon suojaaminen ja lomakepohjaksi tallentaminen Taulukon suojaaminen Voit suojata taulukon niin, että vain tiettyihin soluihin pääsee kirjoittamaan. Oletuksena kaikki Excelin solut on lukittu, mutta taulukon suojausta ei ole laitettu päälle: 1. Vapauta siis ensin ne solut, jotka haluat jättää vapaasti täytettäväksi (CTRL-näppäin useiden solujen valintaan) 2. Avaa Muotoile solut -valintaikkuna ja Suojaus-välilehti:
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 57/65 3. Poista ruksi kohdasta Lukittu. 4. Ota taulukon suojaus käyttöön napsauttamalla Tarkista-välilehden Suojaa taulukko - painiketta: 5. Oletusasetukset kelpaavat useimmissa tapauksissa. Halutessasi voit antaa suojauksen poistamiseen tarvittavan salasanan: 6. Napsauta OK, niin vain kohdassa 1 valitsemiasi soluja voi muokata. Työkirjan tallentaminen mallina Monet paljon käytetyt lomakkeet on hyödyllistä tallentaa mallina. Tällöin kaikilla on käytössä yhtenäinen pohja, eikä alkuperäisen päälle vahingossa tallenneta. Myös mallin voi ennen tallentamista suojata edellä esitetyllä tavalla.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 58/65 Malli tallennetaan Office-painikkeen kautta valitsemalla Tallenna nimellä Muu muoto ja Tallennusmuoto-kohtaan haluttu mallimuoto: Erilaiset Excel-mallit MALLIN MUOTO PÄÄTE KÄYTTÖ Excel-malli.xltx Tavallinen malli Excel-malli (makrot käytössä).xltm Mikäli mallissa tarvitaan makroja Excel 97 2007 -malli.xlt Edellisten versioiden kanssa yhteensopiva mallimuoto Tallentamisen jälkeen muista sulkea mallitiedosto, jos et enää halua muokata pohjaa. Saat tallentamasi mallin käyttöön Office-painikkeen kautta valitsemalla Uusi Omat mallit ja kaksoisnapsauttamalla haluamaasi mallia. Tällöin avautuu tavallinen työkirja, joka pohjautuu luomaasi malliin. Mallin tallennuspaikka Omat mallit tallentuvat oletuksena vain mallin luovalle käyttäjälle. Jos haluat tallentaa mallin myös muiden käyttäjien käyttöön, valitse ensin tallennusmuodoksi jokin Excelin mallimuodoista ja vaihda sen jälkeen tallennuspaikka esim. yhteiseen verkkokansioon. Nyt muut käyttäjät voivat avata tähän malliin perustuvan työkirjan yksinkertaisesti kaksoisnapsauttamalla tallentamaasi mallia tiedostojenhallinnassa. Isojen taulukoiden hallinta Sivulta 41 alkaen käsiteltiin taulukon lajittelu ja suodattaminen, jotka ovat tyypillisiä toimintoja myös isojen taululukkomuotoisten aineistojen hallinnassa. Excel sisältää myös monia toimintoja, joiden avulla etenkin suurten taulukoiden selaamisesta ja tulostamista voidaan helpottaa.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 59/65 Otsikkojen kiinnittäminen Kun taulukko ei mahdu kerralla ruudulle, ensimmäisen rivin kiinnittäminen helpottaa selaamista useimmissa tapauksissa. Excel 2007:ssa tämän saa tehtyä helposti Näytävälilehden Kiinnitä ruudut -painikkeen kautta: 1 Perinteinen valintaan perustuva kiinnitystapa Tyypillinen kiinnitys, jos otsikot ovat taulukon 1. rivillä 2 Myös ensimmäisen sarakkeen voi kiinnittää vaakasuuntaista selaamista varten Edellisistä versioista tuttu valintaan perustuva tapa toimii myös. Silloin voit valita ensimmäisen solun, jota ei kiinnitetä (ensimmäinen normaalisti vierivä solu) ja sitten Kiinnitä ruudut -painikkeen ensimmäisen vaihtoehdon. Kiinnitykset eivät vaikuta millään tavalla laskentaa, vaan ainoastaan siihen, miten taulukon otsikot näkyvät vieritettäessä. Kiinnityksen saa poistettu valitsemalla Kiinnitä ruudut - painikkeen Vapauta ruudut -vaihtoehdon. Tulostusotsikoiden määrittäminen Ruutujen kiinnittäminen vaikuttaa vain näytöllä katseluun, tulostukseen otsikot pitää vielä erikseen määritellä. Jos esimerkiksi haluat tulostaa taulukon ensimmäisen rivin jokaiseen tulostettavan sivun ylälaitaan otsikkoriviksi: 1 Napsauta Sivun asettelu - välilehden Tulosta otsikot -painiketta 2 Napsauta kenttään Ylhäällä toistettavat rivit 3 Valitse haluttu rivi napsauttamalla rivinumeron 1. päällä
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 60/65 Välisummien laskeminen Välisummien avulla taulukkoon voidaan helposti laskea ryhmäkohtaisia summia, keskiarvoja tai lukumääriä. Esimerkissä on käytössä maailman maat sisältävä taulukko, johon lasketaan väestömäärät myös maanosittain 1. Lajittele taulukko ensin ryhmittelevän sarakkeen mukaan (Maanosa) 2. Valitse yksi solu taulukosta ja napsauta Tiedot-välilehden Välisumma-painiketta: 3. Esimerkissä valitaan SUMMA-funktio sarakkeeseen Väestö, kun tieto muuttuu sarakkeessa Maanosa: 4. Napsauta OK, niin välisumma lasketaan kunkin maanosan jälkeen. Lisäksi välisumma-toiminnon avulla saadaan käyttöön kätevät ryhmittelytasot. Napsauttamalla numeroita taulukon vasemmassa yläkulmassa, näet esimerkin tapauksessa 1) vain koko maailman tiedot yhteensä, 2) lisäksi maanosien tiedot ja 3) lisäksi kaikkien valtioiden tiedot. Kuvassa ollaan ryhmittelytasolla 2. Napsauttamalla Plus-merkkiä saisi näkyviin tietyn maanosan tarkemmat tiedot eli eri maiden tiedot.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 61/65 Tulostusalueen määrittäminen Taulukoissa on usein tietoja, joita ei haluta mukaan tulosteisiin. Esim. laskussa tai tarjouksessa saattaa olla sivussa laskennassa käytettyjä aputietoja, joita ei haluta normaalisti tulostaa asiakkaalle. Tällöin on kätevää määrittää tulostusalueeksi vain varsinainen lasku tai tarjous: 1. Valitse ensin solualue, jonka halut tulostuvan. 2. Napsauta Sivun asettelu -välilehdeltä löytyvää Tulostusalue-painiketta ja valitse Määritä tulostusalue: Aina kun taulukko tulostetaan normaalisti, niin vain määritetty alue tulostuu. Voit poistaa tulostusaluemäärityksen samalla painikkeella valitsemalla Poista tulostusaluemääritys. Sivunvaihtojen esikatselu Tässä näkymässä näet kätevästi, miten taulukko jakautuu sivuille. Jos et ole tyytyväinen jakoon, voit vain vetää hiirellä sivurajojen siniset katkoviivat haluamiisi kohtiin. Excel pyrkii sovittamaan sisällön sovittaa vetämiisi rajoihin. Mikäli taulukko ei tahdo tulostettaessa tahdo mahtua yhdelle sivulle tai jakautua järkevästi useammalle, yksi kätevimmistä toiminnoista on sivunvaihtojen esikatselu. Saat tämän näkymän käyttöön Näytä-välilehdeltä löytyvällä painikkeella. Voit vaihtaa sekä vaakasuuntaista että pystysuuntaista sivunvaihtokohtaa. Pääset takaisin tavalliseen näkymään napsauttamalla Näytä-välilehden Normaali-painiketta.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 62/65 Muita hyödyllisiä toimintoja Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen Kelpoisuustarkistuksilla voidaan rajata arvoa, joka soluun on mahdollista syöttää. Vääränmuotoisen tiedon voi näin etukäteen pyrkiä estämään. Voit esimerkiksi rajata, että soluun ei pystytä syöttämään negatiivisia arvoja (>=0) tai että syötettävän korkoprosentin täytyy olla välillä 1% 6%: 1. Valitse solut, joihin syötettäviä arvoja haluat rajata. 2. Napsauta Tiedot-välilehden Datatyökalut-ryhmästä löytyvää Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen -painiketta: 3. Valitse Hyväksy-kohtaa desimaaliluku ja Tiedot-kohtaan on välillä. Syötä minimiarvoksi 0,01 ja maksimiarvoksi 0,06: Huomaa, että rajoitukset syötetään varsinaisina lukuarvoina eli esim. 1% muodossa 0,01 4. Napsauta OK, niin kohdassa 1 valittuihin soluihin voi syöttää vain määritellyt ehdot täyttäviä arvoja. Luettelo kelpoisuusehtona Kelpoisuuden tarkistamiseen liittyvä kätevä erikoistapaus on luettelon käyttäminen kelpoisuusehtona. Tällöin käyttäjälle tarjotaan solun kohdalla käyttöön avattava luetteloruutu (pudotusvalikko) halutuilla vaihtoehdoilla.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 63/65 1. Varmista, että jossakin samassa laskentataulukossa on allekkain tai vierekkäin kirjoitettuna luettelo, jossa on hyväksyttävät arvot. 2. Valitse solut, joihin haluat arvon tietystä luettelosta 3. Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen -painike (Tiedot-välilehdellä) 4. Valitse Hyväksy-kohtaa luettelo ja napsauta Lähde-kohtaan: 5. Valitse taulukosta alue, jossa hyväksyttävät arvot ovat. Muuttumattoman luettelon voi myös kirjoittaa puolipistein erotettuna (Liha;Kala;Kasvis). Napsauta OK, niin kelpoisuustarkistus astuu voimaan ja solun ollessa valittuna näkyy luetteloruutu. Tavoitteen haku -toiminto Tavoitteen haku -toiminnolla voit määrittää haluamasi tavoitteen kaavan lopputuloksesi Excel laskee määritellyn muuttuvan arvon niin, että tavoite täyttyy: Esimerkiksi rahoitusfunktioissa esitellyn TULEVA.ARVO-funktion (s. 53) tapauksessa voitaisiin selvittää, kuinka paljon on kuukaudessa säästettävä, jos haluaa seitsemässä vuodessa saada kokoon 10000 ja olettaa saavansa 6% keskimääräisen vuosituoton: 1. Valitse solu, jossa on kaava, joka suorittaa laskutoimituksen ja johon tavoitearvo tulee. 2. Valitse Tiedot-välilehden Entä-jos-analyysi -painikkeen vaihtoehto Tavoitteen haku :
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 64/65 2 1 3. Syötä Tavoitearvoksi 10000 sekä napsauta Muuttamalla solua -kohtaan soluviittaus, mitä solua vaihtamalla tähän tavoitteeseen päästään: Tässä solussa tulee olla kaava tai funktio! Mikä arvo soluun haluttaisiin Muutettavassa solussa tulee olla vakioarvo (ei kaavaa) 4. Napsauta OK, jolloin Excel pyrkii etsimään annettuun soluun likiarvon, jolla tavoite täyttyy. Joissain tapauksissa oikeaa vastausta ei löydy, jolloin Excel myös huomauttaa, että tieto saattaa olla virheellinen. Tässä tapauksessa Excel ilmoittaa löytäneensä ratkaisun ja vaihtaa OK:n jälkeen kuukausittaiseksi säästösummaksi (solu J6) 96. Nimetyt solualueet Monien funktioiden käyttöä helpottaa, jos tiettyyn solualueeseen voidaan viitata itse päätetyllä nimellä. Aluenimien käyttö on tehokas ominaisuus, joka helpottaa kaavojen kirjoittamista ja lukemista. Aluenimi vastaa suoraa soluviittausta, se ei siis muutu kaavaa kopioitaessa. Uuden yleisen nimen määrittäminen on helppoa: 1. Valitse solualue, jolle haluat antaa nimen 2. Napsauta nimiruutuun ja kirjoita alueelle haluamasi nimi: 3. Hyväksy nimi painamalla ENTER.
Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2007 65/65 Nyt esimerkiksi tuotelistauksessa oleva vaunujen keskihinnan laskeva kaava: =KESKIARVO.JOS(B:B;"vaunut";D:D) voitaisiin kirjoittaa sarakkeille annettuja aluenimiä käyttämällä muotoon: =KESKIARVO.JOS(kategoria;"vaunut";hinta) Automaattisessa kaavan täydentämisessä aluenimet tulevat myös kätevästi valittaviksi, kun kirjoitat funktion argumentteja: Pääset muokkaamaan ja poistamaan aluenimieä napsauttamalla Tiedot-välilehden Nimien hallinta - painiketta: Kommenttien lisääminen soluihin Voit lisätä haluamaasi soluun huomautuksen itsellesi tai muille käyttäjille. Kommentin lisääminen valittuun soluun onnistuu Tarkista-välilehden komennolla tai hiiren oikealla pikavalikosta. Kirjoita teksti kommenttilaatikkoon ja napsauta lopuksi johonkin laatikon ulkopuolelle, niin kommentti tallentuu. Kommentin merkiksi jää punainen kolmio solun oikeaan yläkulmaan. Kommentti tulee näkyviin, kun kommentin sisältävä solu on valittuna. Vaihtoehtoisesti voit myös ottaa näkyviin kaikki kommentit valitsemalla Tarkista-välilehden Kommentit-ryhmästä Näytä kaikki kommentit. Samasta ryhmästä löydät myös painikkeet kommenttien poistamiseen ja muokkaamiseen. Kommentteja voi käyttää hyvin myös ryhmätyön apuna, koska eri henkilöiden kommentit tallentuvat samaan laatikkoon käyttäjänimellä varustettuna.