Kokemuksia uusista lomakkeista ja ajatuksia jatkosta Klo 11.35 12.00 Kiekun henkilöstöhallinnon loppuvuoden kehittäminen Klo 13.20 13.45 Ratkaisupäällikkö Markku Kivioja, Valtiokonttori Kieku-käyttäjäfoorumi 27.5.2014 Markku Kivioja, 27.5.2014
Kaikki suoritetut lomakkeet (hetkellä 21.5.2014) - lomakkeen aloituspäivälle ei rajausta 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Sarja1 Yhteensä 2507 Palvelussuhteen luonti 1466 Irtisanoutuminen 67 Muu palkan muutos 11 Osittainen virkavapaus 405 Palkanlisien muutos 29 Henkilökohtaisen palkanosan muutos 185 Palkkion maksu 5 Tehtäväkohtaisen palkan muutos 126 Uusi budjetoitu toimi 213 Suoritetut lomakkeet = Lomakkeiden lukumäärä, jotka on hyväksytysti käsitelty loppuun lomakeprosessissa. Irtisanoutumislomake ei ole ollut aktiivinen ennen julkaisua 6.01 ja tämä on saattanut aiheuttaa sen, että lomakkeita jäänyt "käynnissä" -tilaan. Hyväksytysti loppuun käsiteltyjä lomakkeita on ollut prosessissa n. 2500 kpl. Tässä luvussa mukana myös julkaisun 6.001 uudet ja täydennetyt lomakkeet. 2
Käynnissä olevat lomakkeet (hetkellä 21.5.2014) - aloitettu viimeisen vuoden aikana 350 300 250 200 150 100 50 0 Sarja1 Yhteens ä 563 Palvelussuhteen luonti 54 Irtisanoutuminen 332 Muu palkan muutos 1 Osittainen virkavapaus 142 Palkanlisien muutos 3 Henkilökohtaisen palkanosan muutos 27 Palkkion maksu 0 Tehtäväkohtaisen palkan muutos 4 Uusi budjetoitu toimi 0 Käynnissä olevat lomakkeet = Lomakkeiden lukumäärä, joita ei ole hyväksytysti käsitelty loppuun lomakeprosessissa. Irtisanoutumislomake ei ole ollut aktiivinen ennen julkaisua 6.01 ja tämä on saattanut aiheuttaa sen, että lomakkeita jäänyt "käynnissä" -tilaan. Käsittelyssä olevia lomakkeita, joiden käsittelyprosessi on kesken on noin 550 kpl. Tässä luvussa mukana myös julkaisun 6.001 uudet ja täydennetyt lomakkeet. Käsiteltyjä ja kesken olevia lomakkeita on ollut prosessissa yhteensä noin 3 000 kpl viimeisen vuoden aikana hyväksytysti loppuun käsitellyt lomakkeen koko lomakehistorian ajalta. 3
Kaikki suoritetut lomakkeet (hetkellä 21.5.2014) - julkaisun 6.001 jälkeen (21.3.2014) 300 250 200 150 100 50 0 Sarja1 Yhteensä 772 Palvelussuhteen luonti 284 Irtisanoutuminen 6 Muu palkan muutos 2 Osittainen virkavapaus 60 Palkanlisien muutos 1 Henkilökohtaisen palkanosan muutos 185 Palkkion maksu 5 Tehtäväkohtaisen palkan muutos 16 Uusi budjetoitu toimi 213 Suoritetut lomakkeet = Lomakkeiden lukumäärä, jotka on hyväksytysti käsitelty loppuun lomakeprosessissa. Hyväksytysti loppuun käsiteltyjä lomakkeita on suoritettu loppuun viimeisen 2 kuukauden aikana lähes 800 kpl. 4
Käynnissä olevat lomakkeet (hetkellä 21.5.2014) - julkaisun 6.001 jälkeen (21.3.2014) 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Sarja1 Yhteensä 193 Palvelussuhteen luonti 38 Irtisanoutuminen 85 Muu palkan muutos 1 Osittainen virkavapaus 36 Palkanlisien muutos 3 Henkilökohtaisen palkanosan muutos 27 Palkkion maksu 0 Tehtäväkohtaisen palkan muutos 3 Uusi budjetoitu toimi 0 Käynnissä olevat lomakkeet = Lomakkeiden lukumäärä, joita ei ole hyväksytysti käsitelty loppuun lomakeprosessissa. Käsittelyssä olevia lomakkeita viimeisen 2 kuukauden ajalta, joiden käsittelyprosessi on kesken on lähes 200 kpl. 5
Sähköiset lomakkeet (hetkellä 21.5.2014) - julkaisun 6.001 jälkeen (21.3.2014) Sähköiset lomakkeet 21.3.-21.5.2014 Suoritettu Kesken Yhteensä Palvelussuhteen luonti 284 38 322 Irtisanoutuminen 6 85 91 Muu palkan muutos 2 1 3 Osittainen virkavapaus 60 36 96 Palkanlisien muutos 1 3 4 Henkilökohtaisen palkanosan muutos 185 27 212 Palkkion maksu 5 0 5 Tehtäväkohtaisen palkan muutos 16 3 19 Uusi budjetoitu toimi 213 0 213 Y ht eens ä 772 193 965 Käsiteltyjä ja kesken olevia lomakkeita on ollut prosessissa yhteensä n. 3 000 kpl viimeisen vuoden aikana hyväksytysti loppuun käsitellyt lomakkeet koko lomakehistorian ajalta. Jos kokonaismäärästä otetaan pois kahden viimeisen kuukauden aikana käsitellyt tai käsittelyssä olevat lomakkeet, oli ennen kevään lomakejulkaisua käsitelty noin 2 000 lomaketta. Kevään lomakejulkaisun jälkeen käsitelty ja tai käsittelyssä olevia lomakkeita on ollut lähes 1 000 kpl. Viimeisen kahden kuukauden aikana on käsitelty tai käsittelyssä noin puolet, mitä koko lomakehistorian aikana. 6
Käyttäjäkokemuksia lomakkeista Satunnaisia kommentteja Lomakkeet toimivia ja helppoja käyttää Lomakkeet erinomaisia Jonkin verran alussa uusilla asiakkailla epävarmuutta käytössä Ei kerätty systemaattista dataa käyttökokemuksista Uudet lomakkeet käytössä vasta lyhyen aikaa Jos mitään erityistä ei kuulu, niin onko kaikki hyvin? Ei yhtäkään tapausta ongelmahallintaryhmään, joka johtuisi lomakkeista Palautetta.. Keskustelua. 7
Kiekun henkilöstöhallinnon loppuvuoden kehittäminen Klo 13.20 13.45 Ratkaisupäällikkö Markku Kivioja, Valtiokonttori Kieku-käyttäjäfoorumi 27.5.2014 Markku Kivioja, 27.5.2013
Sähköiset lomakkeet (I) Me nro Lomakkeella hoidettava tehtävä Julkaisu Status Tuotantoon 3820 Budjetoidun toimen perustaminen Kieku 6.001 Valmis 21.3.2014 3823 Palvelussuhteen luominen Kieku 6.001 Valmis 21.3.2014 3971 Palkkion maksu omalle henkilöstölle Kieku 6.001 Valmis 21.3.2014 3972 Henkilökohtaisen palkanosan muutos Kieku 6.001 Valmis 21.3.2014 3821 Tehtäväkohtaisen palkanosan muutos Kieku 6.01 Valmis 16.5.2014 3619 Irtisanoutuminen ja ma. palvelussuhteen päättäminen ennen määräajan päättymistä Kieku 6.01 Valmis 16.5.2014 4474 Harkinnanvarainen virkavapauslomake Kieku 7.00 Määrittelyssä 3824 Budjetoidun toimen tietojen muutoslomake Kieku 8.00 Määrittelyssä 31.10.2014 4195 Palvelussuhteen tietojen muutoslomake Kieku 8.00 Määrittelyssä 31.10.2014 Osittainen virkavapaus/työajan muutos lomake Palkanmuutoslomake (yleiskorotettavat) Palkanmuutoslomake (ei-yleiskorotettavat) Tuotannossa Tuotannossa Tuotannossa 9
Sähköiset lomakkeet (II) Osa-alue Sähköiset lomakkeet (2/2) ME Tehtävä Vastuu Status Valmistuu/ Tuotantoon 4391 Vaihtoehtoinen asianohjaus Lea Riskaja Ritva Laiho 3824 Sähköisten lomakkeiden käyttövaltuushallinnan kehitystarpeet Kesken Kieku 7.00 Lea Riskaja Kesken Kieku 7.00 4475 Täydennykset sähköisiin lomakkeisiin (7.00) Lea Riskaja Kesken Kieku 7.00 4248 Portaalilomakkeiden validointisääntöjen toteutus ja toimittajan kehitysympäristön päivitys Lopputulos 11-12 sähköistä lomaketta tuotannossa ja niitä tukevat asianohjaukset Lea Riskaja Kesken Kieku 8.00 29.8.2014 10
Palkanlaskentaprosessin kehittäminen (I) Palkanlaskentaprosessin kehittäminen osaprojekti (1/3) ID Tehtävä Vastuu Status Valmistuu/ Tuotantoon 4212 Palkanlaskentaprosessin kehittäminen Taina Mäenpää Kesken 1/2015 - Osaprojektin tavoitetilan määrittely Taina Mäenpää Valmis 03/2014 - Kehittämiskohteiden määritys ja hyväksyntä Taina Mäenpää Valmis 04/2014 - Kehittämiskohteiden toteutus ja hyväksyntä Taina Mäenpää Kesken 08/2014 12/2014 - Tarkistetun toimintamallin käyttöönotto Taina Mäenpää Kesken 09/2014 1/2015 - Suunnitelma palvelutuotannon tarvitsemista henkilötyövuosista hallinnonaloittain Taina Mäenpää Kesken 11/2014 3613 PaKe - Nettolistan kehittäminen Taina Mäenpää Kesken Kieku 8.00 31.10.2014 3765 PaKe - Verotiedot henkilötasolla Taina Mäenpää Kesken Kieku 8.00++ 31.10.2014 3833 PaKe - Ulosottotiedot henkilötasolla Taina Mäenpää Kesken Kieku 8.00++ 31.10.2014 Osaalue Lopputulos: Palkeiden palkanlaskentaprosessin ja sitä tukevien tietojärjestelmien, toimintamallin ja raportoinnin kehittäminen, toteutus ja tuotantoon siirto. 11
Palkanlaskentaprosessin kehittäminen (II) Palkanlaskentaprosessin kehittäminen osaprojekti (2/3) ID Tehtävä Vastuu Status Valmistuu/ Tuotantoon 4304 PaKe - Uusien ja lisättyjen tietojen siirto liittymään Taina Mäenpää Kesken Kieku 7.00 4305 PaKe - Vanhan budjetoidun toimen VPL tietojen päivitys Taina Mäenpää Kesken Kieku 7.00 4306 PaKe - Päivämäärien sisäänluvun kehittäminen välitaulussa (IT0014) Taina Mäenpää Kesken Suljettu 4307 PaKe - Automatiikan lisääminen välitaulun sisäänluvussa Taina Mäenpää Kesken Kieku 7.00 4308 PaKe - Liittymän sisäänlukusyklin kehittäminen välitaulussa Taina Mäenpää Kesken Kieku 7.00 4309 PaKe - Uuden ja jatkosopimuksen tutkinta välitaulussa Taina Mäenpää Kesken Kieku 7.00 4310 PaKe - Tiettyjen Infotyyppien automaattinen siirto välitaulusta Palkkoihin 4311 Pake - Käyttöliittymän selausnäytölle uusi jatkosopimuksen tietokenttä Osaalue Lopputulos: Taina Mäenpää Kesken Kieku 8.00 31.10.2014 Taina Mäenpää Kesken Kieku 7.00 Palkeiden palkanlaskentaprosessin ja sitä tukevien tietojärjestelmien, toimintamallin ja raportoinnin kehittäminen, toteutus ja tuotantoon siirto. 12
Palkanlaskentaprosessin kehittäminen (III) Palkanlaskentaprosessin kehittäminen osaprojekti ID Tehtävä Vastuu Status Valmistuu/ Tuotantoon 4312 PaKe - Ay-tietojen ja ulosottotietojen kopiointi vanhalta sopimukselta Taina Mäenpää Kesken Kieku 7.00 4313 PaKe - Näkymä virhetauluun hakutoiminnallisuuksilla Taina Mäenpää Kesken Kieku 8.00 4314 PaKe - IT0014 siirto välitaulusta Palkkaan uudella päättelyllä 4315 PaKe - Nettolistan kehittäminen kohdistettuihin massatarkastuksiin 4316 PaKe -Takautuvan laskennan toiminnallisuuden kehittäminen 4317 PaKe - Koulutusta Kieku-kokonaisuudesta Palkeiden palkkapalvelusihteereille Osaalue Lopputulos: Taina Mäenpää Kesken Kieku 7.00 Taina Mäenpää Kesken Kieku 8.00 31.10.2014 Taina Mäenpää Kesken Kieku 8.00++ 31.10.2014 Taina Mäenpää Kesken Palkeiden palkanlaskentaprosessin ja sitä tukevien tietojärjestelmien, toimintamallin ja raportoinnin kehittäminen, toteutus ja tuotantoon siirto. 13
Ajanhallinnan kehittäminen palkanlaskennan osalta Ajanhallinnan kriittiset muutokset ID Tehtävä Vastuu Status Valmistuu/ Tuotantoon 3190 Virkaehtosopimuksen mukaisen saldon laskeminen (Sisältää def 3532 Sisään tehtyjä tunteja ei lueta viikkotyöaikaan) 4140 Viikkoylityötä ei saa muodostua ilman ylityöleimaa (Tällä ratkaistaan samalla ME 4077) Satu Laatinen Satu Laatinen 3408 Keskeytyneen 2 x 3 viikkoisjakson käsittely (VOK) Satu Laatinen 2913 Defekti 3289: Lounasaikaan sisältyvä osapäivän poissaolo Satu Laatinen 3781 Työajanlaskenta kun henkilön sopimus vaihtuu kesken jakson Satu Laatinen 3918 Viikkotyön 3-viikon tasoittuminen Satu Laatinen 4158 Ajanhallinnan pakollisuustarkistukset Satu Laatinen Osaalue Lopputulos: Ajanhallinnan palkkaan vaikuttavat kriittiset muutosesitykset ja pakolliset oikeellisuustarkistukset toteutettu Kesken Kieku 7.00 Kesken Kieku 7.00 Kesken Kieku 7.00 Kesken Kieku 8.00 31.10.2014 Kesken Kieku 8.00 31.10.2014 Kesken Kieku 8.00 31.10.2014 Kesken Kieku 8.00 31.10.2014 Markku Kivioja 7.5.2014 14
Vaihtoehtoinen asianohjaus Hyväksytty lomake HR-asiantuntijalle siirrettäväksi järjestelmään Puolto1, Puolto2 Palkkioita ilman esittelyä Esimies Virkamies HR Esittelijä Päätöksen tekijä Palautus Palautus Palautus Tieto hylätystä lomakkeesta Lomakkeen ohjaus- ja kantaan siirto -oikeus Aloiteoikeus Muutosoikeus Päätösoikeus Puolto-oikeus 15
Asianohjaukset Standardi asianohjaus Vaihtoehtoinen asianohjaus Organisaatiorakenne ohjaa automaattisesti prosessia ja lomakkeen kulkua (+) Ei tarvitse manuaalivalintaa lomakkeen ohjaukselle rakenteen mukainen automaattiohjaus (+) Ei räätälöity ohjausmalli ei mahdollisia lisäpäivityksiä versiovaihdoissa (+) Ei sovellu syville, moniportaisille organisaatioille joissa varsinainen päätöksenteko kauempana operatiivisesta toiminnasta (-) Hajautettu päätöksenteko lähellä operatiivista tekemistä edellyttää hyvää osaamista organisaation linjauksista esim. harkinnanvarasten päätösten osalta (-) Ei joustava malli erilaisissa muutos- ja poikkeustilanteissa (-) Sopii myös hyvin ns. syvärakenteisille ja moniportaisille organisaatioille (+) Mahdollistaa joustavan lomakkeiden asianohjauksen organisaatio- ja päätöksentekorakenteesta riippumatta (+) Harkinnanvaraisia poissaoloja koskevien päätösten keskittämismahdollisuus yhtenäisen linjan varmistamiseksi syvärakenteisissa organisaatioissa on mahdollista muusta päätöksentekoprosessista poikkeavasti (+) Henkilöstöasiantuntijoiden vahvempi prosessin ohjausrooli (+) Mahdollistaa joustavammin organisaatiokohtaisen työjärjestyksen noudattamisen (+) Tarvitsee aina manuaaliohjausta (-) On räätälöity ratkaisumalli ja huomioitava versiovaihdoissa (-) 16
Uuteen palvelumalliin siirtymisen aikataulu vuoden 2014 aikana Aikataulu Virastot Lisäkommentti 1.4.2014 Palkeet, Puolustusministeriö, Puolustushallinnon rakennuslaitos, Ympäristöministeriö, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus 1.4.2014 Rajavartiolaitos 1.5.2014 Väestörekisterikeskus, Valtion Eläkerahasto, Valtion taloudellinen tutkimuskeskus, Valtori, 1.9.2014 Hallinnon tietotekniikkakeskus, Hätäkeskuslaitos, Maahanmuuttovirasto ja vastaanottokeskukset, Palosuojelurahasto, Sisäasiainministeriö, Tilastokeskus, Valtion vakuusrahasto 1.10.2014 Tulli 1.11.2014 Aluehallintovirastot, Maistraatit, Pelastusopisto, Suomen Akatemia, Valtiovarainministeriö 31.12. 2014 Verohallinto Vuoden 2014 loppuun mennessä Kiekun käyttöönottavat virastot siirtyvät toimintamalliin käyttöönottoaikataulun mukaisesti. Markku Kivioja 27.5.2014 17
Muutospyyntöjen toimittajan työmäärät - vuosi 2013 ja arvio 2014 Muutospyynnöt, henkilöstöhallinto 2013 Julkaisut 4-5 2014 Julkaisut 6-8 18
Ryhmätyöskentely klo 13.45-14.45 Ryhmät ja niiden vetäjät: - Ajanhallinta (Satu Laatinen) - Palvelussuhteen hallinta (Ritva Laiho) - Palkanlaskenta (Merja Lind) - Lomasuunnittelu (Sinikka Ollikainen) Henkilöt nimetty ryhmiin etukäteen Ryhmät aloittavat priorisoinnin pääalueestaan Ryhmä valitsee keskuudestaan kirjurin ei ryhmän vetäjä Ryhmä kirjaa lopuksi tärkeimmät kehityskohteet Yhteenveto kahvitauon jälkeen klo 15.15-15.30 19
Vaikuttavuusluokittelu Kaikki ongelmat luokitellaan seuraavan vaikuttavuusluokittelun mukaisesti 1. Kokonaisvaikuttavuus lasketaan kertomalla eri vaikutusalueiden arvot keskenään 2. Kokonaisvaikuttavuuden perusteella määräytyy prioriteetti, joka merkitään ATjärjestelmän ongelmatiketille Vaikutusalue Frekvenssi Laajuus Vaikutus palkanmaksuun Vaikutus ulkoiseen kirjanpitoon Vaikutus maksuliikenteeseen Vaikutus työmäärään Palkeissa Vaikutus työmäärään virastoissa 1 = satunnainen 1 = yksittäinen 1 = ei vaikuta 1 = ei vaikuta 1 = ei vaikuta 1 = vähäinen 1 = vähäinen Vaikutuksen voimakkuus 2 = kuukausittain 2 = muutamia 3 = vaikuttaa 2 = vaikuttaa 3 = vaikuttaa 2 = merkittävä 2 = merkittävä 3 = viikoittain 3 = useita tapauksia Kokonaisvaikuttavuus Kokonaisvaikuttavuus 49-648 TAI palkanmaksun ja/tai maksuliikenteen vaikutus tasolla 3 Kokonaisvaikuttavuus 5-48 Kokonaisvaikuttavuus 1-4 Prioriteetti 1 = kriittinen 2 = korkea 3 = keskitaso/matala 20
Ryhmätyöskentely klo 13.45-14.45 Palvelussuhteen hallinta Palkanlaskenta Ajanhallinta Vuosilomasuunnittelu, Palveluaikalaskenta Ritva Laiho Merja Lind Satu Laatinen Sinikka Ollikainen Kuvaja Anne Kähärä Timo Pönkkä Rea Sahramo Sanna Ahola Hannele Paavola Tarja Jauhiainen Timo Vuorio Erja Kukkonen-Suvivuo Tiina Kanervo Tarja Saari Susanna Kajander Riitta Korhonen Heikki Ekroth Marja Liisa Pohjolainen Tuula Muut asiakasvirastosta Muut asiakasvirastosta Muut asiakasvirastosta Pöytäkivi Markku Palkeiden henkilöt Palkeiden henkilöt Palkeiden henkilöt Marko Manninen Valtiokonttorin henkilöt Valtiokonttorin henkilöt Valtiokonttorin henkilöt Muut asiakasvirastosta Palkeiden henkilöt Valtiokonttorin henkilöt 21