AJANHALLINTA JA SÄHKÖISET TYÖYMPÄRISTÖT 7.10.2010 10.8.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 1
TEEMAT, JOTKA NOUSIVAT VIIME KERRASTA 1 AMMATTIMAINEN YHTEISTYÖ Tiedon ja ideoiden jakaminen Sisäinen asiakkuus Yhteistyön edellytykset Verkosto & roolit Verkostotyön arvot 3 AJANHALLINTA & SÄHKÖISET TYÖYMPÄRISTÖT Osallistumisen foorumit Palaverikäytännöt Erilaiset työympäristöt 5 OSALLISTAVAT FOORUMIT JA MENETELMÄT Aktivoivat osallistavia työtapoja verkostotyöhön 2 LUOTTAMUKSEN RAKENTAMINEN Arvot Asenne Miten luottamusta luodaan tai ollaan tilannetietoisia siitä Mahdollisuuksien näkeminen 4 VUOROVAIKUTUS VERKOSTOSSA Arvostaminen Kuunteleminen Kysyminen 10.8.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 2
TAVOITTEET 7.10.2009 TYÖSKENTELYLLE TEEMA Ammattimainen yhteistyö moniammatillisessa asiantuntijatyössä Tiedon ja ideoiden jakaminen TAVOITTEET PÄIVÄLLE Palaverirakenteiden ja menetelmien tarkastelua Toimivien toimintatapojen tunnistaminen ja kehittäminen 09.00 09.45 Paluu viime kertaan ja ennakkotehtävien purku 09.45 10.45 11.00 11.45 Yhteinen arvokas aika Erilaiset ihmiset erilaiset työympäristöt/foorumit 11.45 12.30 Palaverirakenne ja kokoukset jatkumona Loppurefletio 10.8.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 3
ROOLIODOTUKSIA VERKOSTON RAKENTAJALLE kuuntelija: kuuntelee minun huoleni ja kysymykseni huolehtija: varmistaa että perustehtävä tulee tehdyksi ja asiakas saa palvelunsa puolustaja: pitää meidän puolta tässä mylläkässä toimeenpanija: toteuttaa johdon haluamat muutokset innostaja: auttaa oppimaan ja katsomaan tulevaisuuden mahdollisuuksiin Muutostilanteessa verkoston jäseneen kohdistuvia rooliodotuksia messias: valmistelee ja ratkaisee puolestamme asiat, kertoo mitä tehdään lähetti: tuo meille koko ajan faktoja muutoksen etenemisestä pysäyttäjä: rauhoittaa ja kokoaa ihmiset yhteen tutkimaan tilannetta avittaja: auttaa meitä ajattelemaan tilannetta rakentavasti VÄLITEHTÄVÄ Pohdi ennen seuraavaa jaksoa : Mitä edellisistä rooliodotuksista olet eniten vähiten kokenut verkostosi rakentamisessa? Mikä rooleista on vahvuutesi? Mitä roolia sinulta odotetaan? Millaisen roolin haluat verkostossa ottaa? ( Mitä tarvittaisiin ) 10.8.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 4
VÄLITEHTÄVÄN PURKU MITÄ SINULTA ODOTETAAN: -Mikäs se verkosto onkaan? (valintaa tehty) -Messias -Huolehtija 2 -Vaikea erottaa joustavuus -Lähetti (od. Arvo) -Kuuntelija (huoli asak) MIKÄ ROOLIN HALUAT OTTAA (=Verkosto tarvitsisi tätä) -Puutarhuri (siemenet, ohjeet, -leikataan, kastelu, uusi kasvu) -Toimeenpanija 2 (liikkeelle laittaja asioille) -Pysäyttäjä 2 (palataankos tähän) -Huolehtija (varm. Perustehtävä, oma tontti) -Avittaja/kysyjä 3 (auttaa ajattelemaan rakentavasti utelias kuuntelija) -Kuuntelija (asiakkaasta pidetään huolta) -Messias (kun kaikki pieleen) -Innostaja 3 (usko kykyihin, uteliaisuus, itsensä likoon, vaatii aikaa) VÄLITEHTÄVÄ Pohdi ennen seuraavaa jaksoa : Mitä edellisistä rooliodotuksista olet eniten vähiten kokenut verkostosi rakentamisessa? Mikä rooleista on vahvuutesi? Mitä roolia sinulta odotetaan? Millaisen roolin haluat verkostossa ottaa? (Mitä tarvittaisiin ) 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 5
YHTEINEN ARVOKAS AIKA 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 6
YHTEISEN AJAN HALLINTA Aktiivinen aika Sosiaalinen aika Reflektiivinen aika MUODOLLINEN SUUNNITELTU ->SATTUMA<-ONNELLINEN EPÄMUODOLLINEN Välillä on pysähdyttävä päästäkseen eteenpäin 6.6.2007; 21.10.2009 v.1.0 Humap Oy, www.humap.com sivu 7
MONIMUOTOINEN AJANKÄYTTÖ ERILAISET ASIAT VAATIVAT ERILAISTA AIKAA Aktiivinen aika on aikaa työlle : suunnittelulle ja suunnitelmien toteuttamiselle. Suurin osa kokousajoista käytetään yleensä työtehtävien tekemiseen & toteuttamiseen. MENETELMÄ - Tutkikaa omaa ajankäyttöänne Reflektiivinen aika on tarkoitettu arvioimaan sitä, kuinka työyhteisö on onnistunut, mikä onnistui, mikä oli vaikeaa, mitä pitäisi jatkossa tehdä toisin onnistuaksemme tiiminä paremmin. Reflektiivinen aika tähtää tulosten parantamiseen ja usein sillä on myös positiivinen vaikutus työyhteisön henkeen. Sosiaalinen aika on tarkoitettu työyhteisön jäsenten tapaamiseen ilman agendaa; tutustumiseen ihmiseen: kahvitauot, lounaat, illanvietot, urheilu, kulttuuririennot tai mikä tahansa muu yhteinen aika. Sosiaalisen ajan avulla työyhteisön jäsenet oppivat tuntemaan toisensa paremmin ja se kehittää tiimin yhteishenkeä. Sosiaaliset tapahtumat auttavat lisäämään energiaa, kasvattavat yhteenkuuluvuutta ja vahvaa pohjaa yhteistyölle, mutta kehittääksemme työyhteisön tuloksia, tarvitaan investointia reflektiiviseen; arvioivaan aikaan 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 8
MITEN KÄYTÄMME AIKAA NYT (%)? AKTIIVINEN AIKA -Raportit -Palaverit -Rutiinityö REFLEKTIIVINEN AIKA -Pysähtymiset -Oman työn arviointi -Puhutaanko oikeista asioista SOSIAALINEN AIKA -Kuulumiset (kahvihetket, aito kiinnostus) -Tutustuminen -> haastavien tilanteiden kohtaaminen -Ryhmien kiinnostus toisista 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 9
MIKÄ VIE JA MIKÄ TUO VOIMAVAROJA? SAAN ENERGIAA -Jaettu vastuu -Jakaminen -Yhteinen ideointiaika (no agenda) -Yhdessä tekeminen -Muiden ihmisten innostus asiasta -Uusista näkökulmista -Viestin muotoilu /SP -Puhutaan asioista -Onnistuneet yhteiset keskustelut -Kuunteleminen (keskinäinen) -Oma ajoitus/priorisointi -Asioiden eteenpäin meno -Asiakastyö -Reflektiivinen aika VIE ENERGIAA -Yhteisen ajan etsiminen -Aikataulujen yhteensovittaminen (ajan puute -Aikataulujen ja yhteisen ajan vääntäminen eli sovittaminen -Laaja verkosto -Muod. /viralliset palaverit -Jatkuva muutos verkostossa -VM/SP yhteyden saaminen -Kuuntelemattomuus -(puhun seinille) -Ei kuunnella oikeasti -Sälä -En tiedä kuka on esimieheni?? -Ristiriidat -Yhteistyön haluttomuus 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 10
AJATUKSIA & IDEOITA YHTEINEN ARVOKKAANA AJAN KÄYTTÄMISEEN SÄHKÖISISSÄ YMPÄRISTÖISSÄ -Kerran viikossa perjantaipalaveri. Luovaa suunnitteluaikaa todella vähän. Sähköiset ympäristöt kuormittavat. -Mahdollistaa yhteydenpidon muihin. Haaste; tulee paljon tietoa -> miten löytää oleellisen. -Liian monet asiat kuormittaa, vaikea löytää oleellinen. -Hlökohtainen tapaaminen minkälaiset resurrssit käytettävissä - kuka on verkoston osaaja tässä. -Mihin kohdennetaan (minkäl. Asiakkaille). -Mistä yhteinen aika ->miten tulisi rajata. -Stressaa; nyt esim liian monta emailia. Mieluummin soitan ensin. Määrä kuormittaa. Kasvokkain tärkeää. -Email parempi, puhelin olisi haasteellisempi. -Verkostomaisuus rakenteilla olevaa. -Ensimmäiset yhteydenotot ja koht tärkeitä. -Onko kasvokkain parempi aloittaa. 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 11
MILLAISTEN RAKENTEIDEN VARASSA SYSTEEMISET ORGANISAATIOT TOIMIVAT Rakenteiden tavoitteena on luoda mahdollisuuksia erilaisille organisaation tehtäville. Systeemisen organisaation rakenteisia näkyy prosessimaiset toimintatavat, joilla organisaatio luo tietoa itsestään ja jäsentää ymmärrystään ympäristöstä. Yhteinen aktiivinen aika, kuten kokoukset, on tyypillisin tapa tehdä yhteistä työtä. Aktiivisen työajan lisäksi aikaa tarvitaan reflektiiviselle työlle (Miten teemme työtämme? Mitä opimme työstämme?), arvotyölle (Mikä tässä työssä on arvokasta ja energisoivaa?) ja sosiaaliselle työlle (esim. millaisina näemme itsemme?), jotta paremmin ymmärrämme työkavereiden toimintatapoja. Nämä tehtävät rytmittyvät rakentamaan organisaation tuotannollista perustehtävää. Yhtä tärkeää kuin rakenteiden ennakoiva organisoiminen, on vapauden antaminen yksilöille ja syntyville ryhmille. Jokainen kokee luottamusta ja saa mahdollisuuden ansaita sitä lisää, kun tarjotaan vapautta synnyttää työmielenkiinnon mukaisia ryhmiä, prosesseja ja projekteja. Kannattelevien rakenteiden sisäisiin toimintatapoihin kuuluu pyrkimys siirtyä suunnitteluajattelusta valmistautumisajatteluun. Kun asialista tai projekti on etukäteen suunniteltu valmiiksi, jäljelle jää vain suorittamisen "riemu". Suunniteltu ohjaa jokaisen oletuksia ja siitä seuraa muuttuvassa maailmassa yleensä pettymyksiä. Miten huomaan, etten ole ikänä ollut juuri tässä tilanteessa (kontekstissa) ja käytän kaikkia aistejani ainutlaatuisen huomaamiseen ja uskallan toimia havaitsemani mukaan intuitiolla. AIKA-RAKENTEET ITSEOH- JAUTUVUUS VALMISTAUTUMINEN LÄSNÄOLO AINUTLAATUISUUS 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 12
PALAVERIKARTTA MENETELMÄ RAKENTEEN SKARPPAMISEKSI Ajattelun aikasyklit AKTIIVINEN REFLEKTIIVINEN SOSIAALINEN Viikko Kuukausi Kvartaali 6 kuukautta Vuosi 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 13
YHTEISTYÖN EDELLYTYKSET Miksi ryhmä kokoontuu? Mitkä ovat sille aitoja, oikeita asioita? Millaisilla rooleilla palaverissa työskennellään? Paljonko yhteistä aikaa on? Miten käytämme sitä? Miten valmistaudumme kokouksiin? Mitä niistä seuraa? Yhteisen ajan käyttäminen Yhteisten tehtävien ymmärtäminen Yhteistyön edellytykset Miten toimia fiksusti? Erilaisuus Mitä erilaisuutta on asiantuntemuksena ja persoonina meidän palaverissamme? Miten tunnistamme ja kuulemme erilaisia näkökulmia? Mikä on näkökulmien vaikutus päätöksentekoon? Missä asioissa yhteiset tavat toimia ovat menestymisen edellytys? Missä suurempi vapaus on mahdollista? Autonomia Yhteinen suunta Luottamus Kuinka hyvin tavoitteet on käännetty toiminnaksi? Miten se näkyy yhteisenä taktiikkana? Voiko kokouksessa olla eri mieltä asioista? Miten erimielisyys vaikuttaa? Miten vastuut määritellään ja miten jakautuvat? Kuinka läpinäkyvää päätöksenteko on? Pidänkö kokonaisuudesta huolta? 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 14
TULEVAISUUDEN FOORUMIT 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 15
ERILAISET PALAVERIT ERILAINEN AIKA PALAVERIN TARKOITUS ( menneisyys, nyt-hetki, tulevaisuus) TYÖTILA AIKASYKLIT KUKA TEKEE YHTEISTYÖTÄ? Vastuuttaminen PALAVERIRA- KENNE KESKUSTELU- RAKENNE Palaverityyppi Status palaveri Innovaatiofoorum Ad hoc palaveri Päätöksen teko Reflektoiva palaveri Onnistumisen huomioiminen / palaute Työtapa Verkkotyöpaja SharePoint Verkkokansiot Puhelinpal. e-mail Puhelinkesk. Kasvokkain tapaaminen Vuosisykli Päivittäin Viikottain Kuukausittain Kvartaaleittain Vuosittain Joka 2. vuosi Osallistujat: Yritys taso Ylin johto Liik.toim. alueet Työyhteisöt Tiimit Yksilöt Metodit & keskustelurakenteet Lämmittely Asia Reflektointi Kysymykset Roolit Osallistaminen 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 16
KÄYTÄNNÖT JA ARKIJOHTAMINEN Kokoukset ja palaverit tulevaisuusorientoituneiksi vuorovaikutustilanteiksi. Muutos on mahdollinen, kun suhtaudutaan kriittisesti kokouksessa käytettyyn aikaan ja siellä käsiteltäviin asioihin. Puheenjohtajan rooli on nähtävä fasilitointina eli työskentelytilojen avaajan, ohjaajan ja sulkijan roolina. Minkä asian huolellinen käsittely antaisi eniten lisäarvoa? Miten sitä silloin pitäisi käsitellä? Organisaatio menestyy, jos ihmiset pystyvät luomaan yhteisiä merkityksiä ja löytämään oman osansa kokonaisuudessa. Yhteinen merkitys löytyy, kun organisaation eri puolilla puhutaan kukin omalla tavallaan tavoitteena kuitenkin ymmärtää sama iso kuva. Ylhäältä alaspäin valutetut, jalkautetut tai implementoidut arvot taikka strategiat ovat tuomittu epäonnistumaan. Niillä menetelmillä saadaan yleensä aikaan tehokkaasti kyynisyyttä ja negatiivisia tulkintoja. Toimivassa organisaatiossa tärkeimmät asiat täytyy laittaa metaforiseen hissiin, joka kulkee organisaatiotasojen välillä. Hissin täytyy myös olla lasinen, jotta kaikki sinne kulkeva ja poistuva on läpinäkyvää. Hissin liikkeen tulee myös olla jatkuvaa, nykyisinhän monen strategiahissin vaijeri katkaistaan ylhäällä, se ohittaa keskijohdon hirmuisella vauhdilla ja alhaalla syntyvästä ryskeestä ja jäljelle jääneistä murusista kukaan ei piittaa. Tarvitaan - uskallusta laittaa keskeneräisiä ajatuksia liikkeelle organisaatioon osata olla kiinnostunut sen synnyttämistä ajatuksista. isommissa organisaatiossa tarvitaan työkäyttöön sovitettuja web 2.0 työkaluja - tasa-arvoinen vastuullinen vuorovaikutus on mahdollista sekä yksilöiden ja eri ryhmien kesken. 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 17
ERILAISET TAVAT TYÖSKENNELLÄ VIRTUAALIPROSESSIT ERI AIKAISUUS Eri paikka Eri aika Sama paikka Eri aika Asynkroninen tiedonjakaminen Sähköposti Asynkroninen yhteistyö Tietopankkiforum Paperit/dokumentit Intra/keskustelu ERI- PAIKKAISUUS Eri paikka - Sama aika Reaaliaikainen yhteistyö ja kommunikaatio Puhelin Facebook Sama paikka Sama aika Reaaliaikainen yhteistyö ja palaute Kasvokkain tapaamiset Palaverit Vapaa aika SAMA- PAIKKAISUUS SAMA- AIKAISUUS 21.10.2009 6.6.2007; v.1.0 Humap Oy, www.humap.com sivu 18
KOMMUNIKAATIO KANAVAT & TILAT ERI AIKA Erikainen tiedon jakaminen Teksti sähköposti Visuaalinen Eriaikainen yhteistyö SharePoint Tietopankki Visuaalinen Teksti Kinestinen ERI PAIKKA Reaaliaikainen yhteistyö ja kommunikaatio Webkokoukset Puhelin / BT meet me Visuaalinen Teksti Auditiivinen Kinestinen F2F; läsnäolo Visuaalinen Teksti Auditiivinen Kinestinen SAMA PAIKKA Pienet asiat ovat tärkeitä Pienet asiat saavat isot asiat tapahtumaan SAMA AIKA 21.10.2009 6.5.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 19
ERI VIESTINTÄ- & YHTEISTYÖVÄLINEET SAMANAIKAISUUS SOSIAALISET SUHTEET LÄSNÄOLON TUNNE KASVOKKAIN TAPAAMISET SAMA AIKA JA PAIKKA VAHVAT VAHVA DOKUMENTIT SAMA AIKA JA PAIKKA KOHTALAISET HEIKKO PUHELIN SAMA AIKA ERI PAIKKA KOHTALAISET KOHTALAINEN SÄHKÖPOSTI ERI AIKA ERI PAIKKA HEIKOT HEIKKO VIDEO- JA WEB- KONFERENSSIT SAMA AIKA ERI PAIKKA MELKO VAHVAT KOHTALAINEN HAJAUTETUN TYÖN RYHMÄ- TYÖKALUT SAMA TAI ERI AIKA ERI PAIKKA KOHTALAISET KOHTALAINEN JA VAHVA soveltaen M. Vartiainen 21.10.2009 6.6.2007; v.1.0 Humap Oy, www.humap.com sivu 20
TULEVAISUUDEN FOORUMIT- MITEN MEIDÄN TULISI KÄYTTÄÄ AIKAAMME JATKOSSA AKTIIVINEN -? REFLEKTIIVINEN -Kysymystori keruu sähköisesti, käsittely kasvokkain -Etukäteistieto aiheesta jota käsitellään - Pissipylväs -Piipahduspaikka, aamukahvit torilla -Luonto -Draamatyöskentely jonkin teeman ympärillä -Neutraali puolueeton paikka -Liikuntaa -Teatteri tms tilanteen yhteydessä SOSIAALINEN -Teemallinen verkostojen toimintapäivä 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 21
KOHTAAMISET JATKUMONA 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 22
IDEAALI RAKENNE PALAVERILLE Tehokas Palaveri max. 1,5h Höyryt ulos, epävirallinen keskustelu, 5-10 min. Tavoite, Agendan rakentaminen, pelisäännöt & roolit; 10 min. Yhdessä työskentely Reflektointi ja arviointi; 5-10 min. Seuraavat stepit, tehtävät, seuraavan kokouksen Teemat, 5-10 min. MENETELMÄ 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 23
AVAAMINEN MIKÄ RAKENTAA MIELEKKYYTTÄ? 1 ODOTUKSET SUURIN ONNISTUMISEEN VAIKUTTAVA TEKIJÄ Mitä odotuksia meidän on tärkeää tänään kuulla, jotta tämä kokous onnistuisi? (Lyhyt pariporina/lumipallo) 2 3 KONTEKSTI MIHIN VIRITETÄÄN PUITTEIDEN JÄRJESTÄMISELLÄ (Tila, ajankohta,henkilöt, sisällöt, ennakkotieto, puhumisen tapa) Miten järjestämme tilan? Mitä ihmiset kuulevat siitä, mitä sanotaan? Mihin käytämme aikaa tässä? Miten puhumme niin,että olemme arvostavia toisiamme kohtaan? Meillä on nyt 10 minuuttia aikaa, miten käytämme sen? KUULUMISET IHMISEN PERUSTARVE ON TULLA KUULLUKSI Mikä on fiiliksesi? Mitä sinulle kuuluu? Mitä kuuluu työyhteisöllesi? MENETELMIÄ 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 24
KOKOUKSET JATKUMONA - TYÖKALUJA 1 2 3 4 5 ENNAKKOVALMISTAUTUMINEN : VAADI SITÄ; MITÄ KOHTI OLETTE MENOSSA Muistakaa toimia niin, että ihmiset ovat valmistautuneet jämäkkänä oloa. TARPEET ERI FOORUMEILLA mm. tiedotus, ajankäytön organisointi, ideointi, työnjako, mielipidekartoitus, kehittäminen TAITO TUNNISTAA Informoitavat (10%) Keskusteltavat (60%) ja Päätöstä vaativat asiat (30%) KIRJATAAN PUHETTA JA ASIAA KOKOUKSEN AIKANA Muistio tai pöytäkirja ei aina ole erillinen prosessi, vaan työkalu ohjata palaveria KOHINASÄÄDIN (6 min.) Mistä on puhuttu paljon Mistä puhuttu vähän? Mistä ei ole puhuttu? Palaverin loppuun, arviointiin MENETELMIÄ 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 25
DIALOGUE LIFE KYKY TULOKSELLISEEN KESKUSTELUUN DIALOGUE TOOLS Team Performance Inquiry / Advocacy Positivity / Negativity Other / Self High-performance teams 1.143 5.614 0.935 Medium performance teams 0.667 1.855 0.622 Low-performance teams 0.052 0.363 0.034 Example team s performance 0.276 3.804 0.933 Tiimin keskustelua mitataan kolmella ulottuvuudella: 1. Kysyminen, toisten ajatuksen tutkiminen Oman asian ajaminen 2. Positiivinen asenne Negatiivinen asenne 3. Puhe suuntautuu ulkopuolelle Puhe suuntautuu sisäpuolelle 21.10.2009 October 21, 2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 26
KYKY TULOKSELLISEEN KESKUSTELUUN Mittaus osoittaa mm. tutkivan puheen/kysymysten vaikutuksen luovan puheen syntyyn/ positiivisuuteen. Esimerkistä nähdään kuinka avoimet kysymykset (inquiry) luovat positiivisen kierteen (positivity). 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 27
LOPPUREFLEKTIO ARVIOI OMAN VERKOSTOSIPUHEEN TUOTTAVUUTTA: 21.10.2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 28
ETÄTEHTÄVÄ Havainnoi valmennuspäivää edeltävä viikko kokouksia ja palavereita, joita vedät tai joihin osallistut. Tee havaintopäiväkirja vähintään kolmesta. Palaverin aihe Osallistujamäärä Käytetty aika Oma rooli 1 Kuvaa palaverin kokonaistoimintaa piirtämällä rasti jatkumolla kohtaan, joka kuvaa palaveria parhaiten. Myönteinen henki Kriittinen henki Puhutaan sisäisistä prosesseista Puhutaan ulkopuolisista vaikuttajista Oman asian edistäminen Puhuminen jakautuu tasaisesti Yhteisten asioiden tutkiminen Puhuminen jak. epätasaisesti October 21, 2009 Humap Oy, www.humap.com sivu 29