LAITOSKÄSIKIRJA TEKNILLINEN KORKEAKOULU INSINÖÖRITIETEIDEN JA ARKKITEHTUURIN TIEDEKUNTA ENERGIATEKNIIKAN LAITOS
VERSION HALLINTA versio pvm laatija selitys ver 0.1 25.11.2008 Siren alustava versio ver 0.2 16.12.2008 Siren, Kiiski, sisältöä täydennetty Seppälä, Eklund ver 0.3 30.12.2008 Siren, Kiiski, sisältöä täydennetty Seppälä, Eklund Ver 0.4 22.3.2009 Sarjovaara Sisältöä täydennetty Ver 0.5 15.9.2009 Sarjovaara Sisältöä täydennetty auditointipalautteen perusteella Ver 1.0 28.9.2009 Sarjovaara Sisältöä täydennetty Ver 1.1 1.10.2009 Sarjovaara Sisältöä täydennetty 1
1. ENERGIATEKNIIKAN LAITOS... 3 1.1 Johdanto... 3 1.2 Laitoksen toimenkuva... 3 1.3 Visio... 3 1.4 Strategia... 3 2. JOHTAMINEN... 4 2.1 Laitoksen organisaatio... 4 2.2 Johtoryhmä... 4 2.3. Laitoksen toimintaa ohjaavat mittarit... 5 3. VOIMAVARAT... 5 3.1 Henkilöstö... 5 3.1.1 Laitoskokoukset... 6 3.1.2 Henkilöstön perehdyttäminen ja koulutus... 6 3.1.3 Työsuojelu... 7 3.1.4 Seuranta... 8 3.2 Rahoitus... 8 3.3 Tilat... 8 3.4 Laitteet... 8 4. TOIMINNAN KUVAUS... 9 4.1 Koulutus... 9 4.1.1 Jatkotutkinnot... 9 4.1.2 Opintojen ohjaus ja tuutorointi... 9 4.2. Tutkimus... 9 4.3 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus... 10 5. TOIMINNAN LAADUN VARMISTAMINEN JA JATKUVA PARANTAMINEN... 11 5.1 Laadunvarmistusjärjestelmä... 11 5.1.1. Opetuksen laadun varmistaminen... 11 5.1.2 Tutkimuksen laadun varmistaminen... 11 5.1.3 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja laadunvarmistus... 12 6. TUKITOIMINNOT... 12 6.1 Taloushallinto ja hankinnat... 12 6.2 ATK... 12 6.3 Laatujärjestelmän dokumentointi... 13 Liite 1 ENERGIATEKNIIKAN LAITOKSEN ORGANISAATIO... 14 Liite 2 ENERGIATEKNIIKAN LAITOKSEN VUOSIKELLO... 15 Liite 3 ENERGIATEKNIIKAN LAITOKSEN VASTUUHENKILÖT... 18 2
1. ENERGIATEKNIIKAN LAITOS 1.1 Johdanto Energiatekniikan laitos perustettiin Teknillisessä korkeakoulussa vuoden 2008 alussa toteutetun organisaatiouudistuksen yhteydessä, yhdistämällä silloisen Energiatekniikan ryhmän neljä laboratoriota yhdeksi yksiköksi sekä lisäämällä tähän vahvuuteen vielä Polttomoottoritekniikan laboratorio. Energiatekniikan laitos kuuluu Insinööritieteiden ja arkkitehtuurin tiedekuntaan. Tämä toimintokäsikirja kuvaa Energiatekniikan laitoksen ydinprosessit ja laadunvarmistusjärjestelmän, jonka tavoitteena on toiminnan ja sen tulosten jatkuva parantaminen. Laitoksen koko henkilöstö osallistuu laadunvarmistusjärjestelmän kehitysprosessiin. 1.2 Laitoksen toimenkuva Energiatekniikan laitos harjoittaa tieteellistä tutkimusta sekä antaa siihen yhdistyvää ylintä opetusta energia- ja LVI-tekniikan aloilla. Energiatekniikan laitoksen tekemä tutkimus palvelee maamme elinkeinoelämää ja edistää energian puhdasta tuotantoa ja tehokasta käyttöä sekä kestävää kehitystä. Kaikki laitoksen antama perus- ja jatkokoulutus tähtää hyvään perusteiden hallintaan ja tieteellisen näkemyksen ja metodiikan omaksumiseen. 1.3 Visio Vuonna 2015 Energiatekniikan laitos on kansallisesti johtava energiatekniikan yliopistollinen tutkimus- ja opetusyksikkö sekä kansainvälisesti tunnettu ja tunnustettu toimija. 1.4 Strategia Energiatekniikan laitoksen arvot ja strategia perustuvat Teknillisen korkeakoulun hallituksen vahvistamaan strategiaan ja strategian toimeenpanosuunnitelmaan. http://www.tkk.fi/fi/yleista/strategiat/index.html Vuosittain päivitettävät Energiatekniikan laitoksen tulostavoitteet ja toimintasuunnitelma (valmistuu 15.4.2009 mennessä) on sisällytetty Insinööritieteiden ja arkkitehtuurin tiedekunnan tulossopimukseen, joka löytyy TKK:n verkkosivuilta http://unel.tkk.fi. 3
2. JOHTAMINEN 2.1 Laitoksen organisaatio Laitoksen organisaatiorakenne perustuu korkeakoulun hallintojohtosääntöön ja laitostyöryhmän mietintöön ( 28.11.2007). Laitoksella on lisäksi oma johtosääntö, joka on saatavissa laitossihteeriltä. Laitos on jaettu viiteen tutkimusryhmään: Energiatalous ja voimalaitosoppi (EVO), Energiatekniikka ja ympäristönsuojelu (ENY), LVI-tekniikka (LVI), Polttomoottoritekniikka (POMO) ja Sovellettu termodynamiikka (SOTE). Laitoksella on myös Hallinto- ja tekniikkaryhmä joka tuottaa palveluja koko laitokselle. Energiatekniikan laitoksen toimintaa johtaa laitoksen johtaja yhdessä johtoryhmän kanssa. Laitoksen johtajan tehtävänä on johtaa ja kehittää laitoksen toimintaa ja vastata sen toiminnan tuloksista Tutkimusryhmät toimivat itsenäisinä tutkimusyksiköinä, vastaten tutkimuksen valmistelusta, suunnittelusta, toteutuksesta ja taloudesta, toteuttaen johtoryhmän hyväksymää strategiaa ja toimintasuunnitelmaa. Tutkimusryhmät myös tuottavat yhdessä energiatekniikan laitoksen vastuulle kuuluvan opetuksen. Hallinto- ja tekniikkaryhmän (HATE) tehtävänä on tuottaa laitoksen tutkimusryhmille niiden tarvitsemat hallintopalvelut sekä tekninen tuki niiltä osin kuin se ei ole tutkimusryhmien itsensä tuotettavissa. Lisäksi hallinto- ja tekniikkaryhmä vastaa erityisesti laitoksen atk-tuesta, tutkimuslaitteista, työkoneista, yhteishankinnoista sekä laitoksen tiloista ja työturvallisuudesta. Laitoksen organisaatiokaavio on toimintakäsikirjan liitteenä (liite 1). Laitoksen organisaatio ja päätöksenteko on esitetty selvemmin laitoksen johtosäännössä. 2.2 Johtoryhmä Laitoksen johtoryhmään kuuluu laitoksen johtajan lisäksi kaikki laitoksen professorit, tekniikka- ja hallinto-ryhmän esimies, laboratorioinsinöörien edustaja, tutkijoiden edustaja sekä muun henkilökunnan edustaja. Laitoksen johtaja toimii johtoryhmän puheenjohtajana. Varapuheenjohtajana toimii laitoksen varajohtaja. Johtoryhmän toimikausi on kolme vuotta. Johtoryhmä kokoontuu kerran kuussa ja lisäksi tarpeen niin vaatiessa puheenjohtajan kutsusta tai milloin vähintään kolme johtokunnan jäsentä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti pyytää. Johtoryhmän tehtävänä on, yhdessä laitoksen johtajan kanssa 1) päättää laitoksen toimintastrategiasta 2) hyväksyä laitoksen taloutta ja toimintaa koskevat sekä muut laajakantoiset suunnitelmat 3) päättää määrärahojen jakamisen suuntaviivoista 4) hyväksyä toimintamenorahan jakoesitykset 5) hyväksyä laitoksen toimintasuunnitelmat 4
6) toimittaa laitosjohtajan ja varajohtajan vaali ja esittää valitsemaansa johtajaa ja varajohtajaa nimettäväksi rehtorille Johtoryhmä käsittelee ja valmistelee myös laitoksen virkanimityksiin (lukuun ottamatta professorinvirkoja) liittyvät asiat tiedekunnan päätettäväksi. 2.3. Laitoksen toimintaa ohjaavat mittarit Laitoksen toimintaa ohjaavat, määrällisiä tavoitteita kuvaavat indikaattorit ovat: Hankittu rahoitus kokonaisrahoituksesta Toimintamenoraha / DI tutkinto Toimintamenoraha / opintopiste DI-tutkintoja / kaikki opettajat Opintopisteet / kaikki opettajat Tohtorin tutkintoja / professorit Kv-referee julkaisut / professorit Johtoryhmä määrittää näille tavoitteille lukuarvot kolmen vuoden jaksoille ja tavoitteiden toteutumista seurataan vuositasolla. Määrällisten tavoitteiden lisäksi pyritään ottamaan käyttöön laadullisia tavoitteita, erityisesti opetuksessa. Opetuksen laatua tarkkaillaan mm. ylläpitämällä rekisteriä opetushenkilökunnan pedagogisesta koulutuksesta. Tutkimuksen laatutavoitteet toteutuvat kansainvälisen julkaisutoiminnan referee käytänteiden kautta. 3. VOIMAVARAT 3.1 Henkilöstö Laitoksen henkilöstöjohtamisessa noudatetaan TKK:n henkilöstöstrategiaa ja henkilöstöstrategian toimenpidesuunnitelmaa. TKK:n strategia nostaa osaavan, motivoituneen ja yliopiston tavoitteisiin sitoutuneen henkilöstön yhdeksi korkeakoulu tärkeimmistä voimavaroista. Erityistä huomiota laitoksella on kiinnitetty yhteisyllisyyteen ja yhteistyöhön laitoksen sisällä. http://www.tkk.fi/fi/yleista/strategiat/alastrategiat/tkk_henkilosto_06-10_fin.pdf Laitoksen Hallinto- ja tekniikkaryhmä hoitaa henkilöstöasiat yhdessä tiedekunnan henkilöstöhallinnon kanssa TKK:n henkilöstöhallinnon ohjeistuksen mukaan. 5
Vuosittain pidettävä lähiesimiehen ja työntekijän välinen kehityskeskustelu on yksilöjohtamisen tärkein työväline. Keskustelussa arvioidaan mennyttä työvuotta ja sovitaan seuraavan työvuoden tavoitteista ja työnkuvasta. http://www.tkk.fi/yleista/henkilokunta/koulutus/koulutus/kehityskeskustelut.htm Laitoksella on toiminnassa ns. tutkijapooli, jonka tarkoituksena on tasata laitoksen tutkijaresurssitarpeiden vaihtelua sekä mahdollistaa pidempikestoiset työsuhteet. Tutkijapoolin kautta tutkimusryhmät voivat hyödyntää toisten tutkimusryhmien vapaita tutkijaresursseja laitoksen sisällä. 3.1.1 Laitoskokoukset Laitoksen johtaja järjestää hallintojohtosäännön 25.2 :n mukaisesti laitoskokouksia toiminnan kannalta merkittävien asioiden käsittelemiseksi, tiedon välittämiseksi ja henkilökunnan kuulemiseksi. Henkilökunta voi esittää asioita kokouksen asialistalle. Laitoskokouksia järjestetään vähintään kolme kertaa vuodessa ja yksi niistä on virallinen yhteistoimintalain mukainen kokous. Laitoksella järjestetään laitoskokouksien lisäksi myös tutkijatapaamisia, joissa laitoksen tutkijat voivat tutustua muissa tutkimusryhmissä tehtävään tutkimustyöhön sekä keskustella tutkimusympäristön kehitystarpeista. 3.1.2 Henkilöstön perehdyttäminen ja koulutus Perehdyttämisen tarkoituksena on uuden henkilön tutustuttaminen Energiatekniikan laitokseen, tiedekuntaan ja TKK:n. Perehdyttämistä varten laitokselle on valittu omat perehdyttäjät. TKK:n koulutusyksikkö järjestää perehdyttämiskoulutusta 4-5 kertaa vuodessa. Laitoksella on yhteinen perehdyttämismateriaali perehdyttäjien tueksi. http://hel.tkk.fi/fi/henkilostoopas/perehdyttaminen/index.html http://www.tkk.fi/henkilokunta/tervetuloatkklle.pdf. Henkilökohtainen koulutustarve arvioidaan vuosittaisissa kehityskeskusteluissa. TKK:n koulutusyksikön tarjoama sisäinen koulutus on erittäin monipuolista ja kattaa mm. johtamis- opetus-, kieli-, ATK- ja projektikoulutusta. Jokaisella työntekijällä on oikeus ja velvoite osallistua henkilöstökoulutukseen. Tutkimusryhmien esimiesasemassa oleville suositellaan johtamiskoulutukseen osallistumista. Vuoden kestävä yliopisto-opetuksen opintokokonaisuus (YOOP) on suunnattu opetushenkilöstölle. YOOP-koulutus rakentuu osallistujan oman opetustyön kehittämisen ympärille. Pääteemat ovat opetuksen ja oppimisen suunnittelu, toteuttaminen ja opetukseen liittyvät ja vaikuttavat taustaoletukset. Vastuu professorit suosittelevat opetushenkilökunnalle YOOP koulutukseen osallistumista. http://www.dipoli.tkk.fi/ok/p/yoop/. 6
3.1.3 Työsuojelu Työsuojelutoiminnan tavoitteena on parantaa työympäristöä ja työoloja työntekijöiden työkyvyn turvaamiseksi ja ylläpitämiseksi. Olennaista on ennalta ehkäistä ja torjua työtapaturmia, ammattitauteja ja muita työstä johtuvia työntekijöiden fyysisen ja henkisen terveyden haittoja. Tavoitteeseen päästään yhteistyöllä, joka perustuu keskinäiseen luottamukseen ja yhteiseen käsitykseen työsuojelusta ja turvallisuudesta. Työsuojelulla pyritään parantamaan fyysistä työympäristöä (ergonomia, työtilojen terveellisyys ja turvallisuus, siisteys ja ympäristö), sosiaalista työympäristöä (arvostus, kohtelu, johtaminen ja työilmapiiri), psyykkistä työympäristöä (työ hyvinvointi, motivaatio ja viihtyminen), työmäärän sopivuutta, työntekijän kehittymisja vaikuttamismahdollisuuksia sekä palvelussuhdeturvaa. Käytännön toimenpiteinä huolehditaan työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä, otetaan huomioon työhön, työolosuhteisiin ja muuhun työympäristöön samoin kuin työntekijän henkilökohtaisiin edellytyksiin liittyvät seikat, tarkkaillaan työympäristöä, työyhteisön tilaa ja työtapojen turvallisuutta sekä toteutettujen toimenpiteiden vaikutusta työn turvallisuuteen ja terveellisyyteen, kouluttaudutaan (esim. työturvallisuuskortti, tulityökortti, ensiapukurssi, johtajuusvalmennus, jne.), seurataan että laitoksen henkilöstö ja opiskelijat noudattavat lakisääteisiä että korkeakoulun työsuojelu- ja turvallisuusohjeita: http://www.tyoturva.fi/julkaisut/ekirjat/tyoturvalaki.pdf http://www.tkk.fi/yleista/tyosuojelu/ Lisäksi selvitetään ja tunnistetaan järjestelmällisesti työstä, työtilasta muusta työympäristöstä ja työolosuhteista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät sekä, milloin niitä ei voida poistaa, arvioidaan niiden merkitys työntekijän turvallisuudelle ja terveydelle. Tehdään riskiarviokartoitus ja tarkistetaan arviointi olosuhteiden muututtua: http://www.tkk.fi/yleista/tyosuojelu/riskinarvio/, verkostoidutaan tarpeen mukaan. Käytetään hyväksi TKK:n työsuojelu organisaation, henkilöstöhallinnon ja Terveystalon asiantuntemusta. TKK:n työsuojelua kehittää työsuojelutoimikunta, joka toimii valtion työsuojelun yhteistoimintasopimuksen mukaisesti. http://www.tkk.fi/yleista/tyosuojelu/valtion-tyosuojelusopimus-20071001.pdf Riskiarvioiden laatimisprosessi on vielä osittain kesken laitoksella. Erityisesti toimistotyön riskikartoitus vaatii vielä panostusta ja ohjeistusta. Työterveydenhuollosta vastaa Terveystalo Oyj Terveystalo Espoo Työterveys Otaniemi Sähkömiehentie 3, 02150 Espoo Ajanvaraus 030 633 2500 http://www.terveystalo.com/etusivu/ajanvaraus/paakaupunkiseutu Laitos tukee ja edistää aktiivisesti henkilöstön liikunta ja kulttuuri toimintaa. Esimerkkinä tästä on laitoksen aktiivinen osallistuminen TKK:n Liiku ja harrasta hankkeen pilotointiin. Toiminnan koordinoimisesta ja tiedottamisesta laitoksella vastaa HATE:n johtaja. 7
3.1.4 Seuranta Henkilöstön työviihtyvyyttä ja työhyvinvointia seurataan säännöllisesti. Seurantaa tehdään sekä laitoksen sisäisesti että ulkopuolisten arvioitsijoiden toimesta. Johtoryhmä päättää seurannan tulosten perusteella tarvittavista toimenpiteistä. Työviihtyvyysasioita käsitellään myös koko henkilökunnan laitoskokouksissa. Tärkeimmät seurantatavat ovat vuosittaiset lähiesimiehen kanssa käytävät kehityskeskustelut sekä koko TKK:n laajuiset työviihtyvyyttä ja työhyvinvointia koskevat selvitykset. 3.2 Rahoitus Vuoden 2008 alussa laitoksen budjetista OPM:n rahoitus kattoi 49,63 % ja ulkopuolinen rahoitus 50,37 %. Tutkimustoiminnan ulkopuolisen rahoituksen suurimpia rahoittajia olivat Tekes 54 %, yritykset 32 %, Suomen Akatemia 7,5 % ja EU-rahoitus 6,5 %. 3.3 Tilat Energiatekniikan laitoksen tilat sijaitsevat kolmessa eri rakennuksessa ( Otakaari 4, Sähkömiehentie 4 sekä Puumiehenkuja 5). Kokeellisen tutkimuksen hallitilat sijaitsevat Konetekniikka 3 ja 4 rakennuksissa. Kullakin rakennuksella on oma talovastaavansa. Laitoksen tila-asioista vastaavat laitoksen johtaja sekä hallinto- ja tekniikkaryhmän esimies yhteistyössä TKK:n tila- ja turvallisuusasioiden ja Senaattikiinteistön kanssa. 3.4 Laitteet Laitoksella on monipuolinen, joskin ikääntynyt laitekanta tutkimus- ja opetuslaitteistoja. Laitoksella on eri tutkimusaloille sopivia mittaus- ja tutkimusvälineitä, esim. PIV/LIF laitteisto (osakkaana useampia TKK:n laitoksia), Vaihe Doppler-anemometri sekä Malvern laser-hiukkasmittauslaitteisto. Laitteistot on lähtökohtaisesti hankittu eri tutkimusyksiköiden käyttöön, mutta niiden yhteiskäyttöä koko laitoksella pyritään edistämään. Keskeiset laitekokoonpanot on listattu korkeakoulun laiterekisterissä. Uusien laitteiden hankinta hoidetaan korkeakoulun palvelukeskuksen laatimien ohjeiden mukaisesti. http://www.tkk.fi/fi/henkilokunnalle/ohjeet/hankintaohjeet/hankintaohjeet-200208.pdf 8
4. TOIMINNAN KUVAUS 4.1 Koulutus Laitos vastaa Energia- ja LVI-tekniikan tutkinto-ohjelmassa annettavasta opetuksesta. Laitoksen professorit vastaavat opetusalojensa opetuksesta. Opetussuunnitelmien ja kurssien laadinnassa noudatetaan TKK:n ja tiedekunnan ohjeistusta. http://www.tkk.fi/yksikot/opintotoimisto/lait/ts muutokset2006/ts suomi 111206.pdf Käytännön opetustyössä käytetään informaation ja materiaalien jakamiseen TKK:n elektronisia järjestelmiä Oodi (https://oodi.tkk.fi/w/)ja Noppa (https://noppa.tkk.fi/). Tutkimusryhmien esimiehet vastaavat kurssien asianmukaisen tiedottamisen toteutumisesta. Tiedotuksen toteutumista seurataan kursseilta kerättävän kurssipalautteen avulla. Opetuksen kehittämistä ohjataan laitoksen opintotoimikunnassa. Tiedekunta tukee laitosten opetuksen kehittämistä kohdennetuilla määrärahoilla. 4.1.1 Jatkotutkinnot Tohtorikoulutus on laitoksen strategiassa tärkeällä sijalla. Tavoitteena on tuottaa tohtoritutkintoja asetettujen määrällisten tavoitteiden mukaisesti. Jatko-opiskelijat työskentelevät tutkimusryhmissä ja laativat tutkimus- ja opintosuunnitelmansa vastaavan professorin tai tutkijatohtorin ohjauksessa. Välitutkintona pyritään aina suorittamaan lisensiaatintutkinto, mutta lopullinen tavoite on tohtorintutkinto. Tutkimusryhmät tekevät aktiivisesti jatko-opiskelijoiden rekrytointia. Jokaisella tutkimusryhmällä on oma jatkokoulutusoppaansa, ensisijaisesti englanniksi mutta tarvittaessa myös suomeksi, jotka löytyvät laitoksen internetsivuilta. 4.1.2 Opintojen ohjaus ja tuutorointi Opintojen ohjausta tekee laitoksen koko opetushenkilökunta. 1-2 vuosikurssin opiskelijoiden tuutoreina toimivat tehtävään osoitetut nuoremmat opettajat. Tuutorointi tapahtuu ryhmissä. Pääaineen valinnan jälkeen oppilaan tuutorointivastuu siirtyy pääaineen vastaavalle opettajalle. Vastaava opettaja joka pyrkii tapaamaan oppilaat henkilökohtaisesti kerran vuodessa, tarvittaessa useammin. Laitoksen opettaja tutoreille järjestetään kerran vuodessa tapaaminen, jossa käydään läpi saatuja kokemuksia ja keskustellaan mahdollisista kehittämisideoista. Laitoksen varajohtaja toimii koolle kutsujana. 4.2. Tutkimus Laitoksen tavoitteena on ylläpitää ja kehittää korkeatasoista tutkimusta sekä harjoittaa aktiivista yhteistyötä kotimaisten ja kansainvälisten yliopistojen, 9
tutkimusinstituuttien, ministeriöiden ja yritysten kanssa. TKK:n strategian mukaisesti laitoksen johdolla on vapaus päättää tutkimuksen suuntaamisesta. Laitoksen tutkimustoiminta on jakaantunut seuraaviin tutkimusryhmiin ja -alueisiin: energiatekniikka ja ympäristönsuojelu energiatalous ja teollisuuden energiatekniikka rakennusten energia- ja LVI-tekniikka polttomoottoritekniikka sovellettu termodynamiikka Tutkimustoiminta jakaantuu useisiin itsenäisiin projekteihin. Hankkeiden päärahoittajia ovat TEKES, Suomen Akatemia, EU ja yritykset. Tutkimushankkeen projektipäällikkö vastaa projektisuunnitelman toteuttamisesta yhdessä projektin johtoryhmän kanssa. Projektipäällikkö vastaa myös projektin kirjanpidosta ja dokumentoinnista. Projektien taloustilanne käydään läpi tutkimusryhmissä vähintään kaksi kertaa vuodessa. Tutkimusyhteistyötä tehdään useiden ulkomaisten yliopistojen, korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten kanssa. Laitoksen jatko-opiskelijoita kannustetaan kansainväliseen tutkijanvaihtoon sekä osallistumaan kansainvälisiin konferensseihin. Tavoitteena on, että jokainen jatko-opiskelija on vaihto-oppilaana vähintään puoli vuotta ulkomaisessa yliopistossa tai tutkimuslaitoksessa. Laitoksella noudatatetaan TKK:n yleisiä projektitoiminta ohjeita (http://www.tkk.fi/fi/henkilokunnalle/ohjeet/projektitoiminta). 4.3 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Laitoksen professoreiden ja tutkijoiden toiminta asiantuntijoina kansallisissa ja kansainvälisissä työryhmissä, tutkimusohjelmissa ja teknisissä toimikunnissa vaikuttaa hyvin laajalle yhteiskunta-alueelle mm. energia- ja rakennusteollisuuteen. Merkittävä osa yhteiskunnallista vaikuttavuutta on myös yhteistyössä toteutettujen kehityshankkeiden avulla tapahtuva tutkimustulosten ja teknologian siirto elinkeinoelämään sekä tieteellisen tiedon välittäminen. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus on nostettu TKK:n strategiassa yhdeksi pääteemaksi koko korkeakoulutasolla tiedekunta- ja yksikkörajat ylittäen. Rehtori on nimennyt ohjausryhmän, jonka tehtävänä on suunnitella tämän pääteeman tavoitteet ja määritellä tavoitteiden toteutumisen mittarit. http://laatu.tkk.fi/fi/yhteiskunnallinen_vuorovaikutus/strategiateemojen johtoryhmat.pdf 10
5. TOIMINNAN LAADUN VARMISTAMINEN JA JATKUVA PARANTAMINEN 5.1 Laadunvarmistusjärjestelmä Laitoksen laadunvarmistusjärjestelmä on integroitu johtamis- ja toimintakäytäntöihin. Tavoitteena on toiminnan jatkuva parantaminen kaikilla osa-alueilla. Tässä työssä hyödynnetään TKK- ja tiedekuntatasolla kehitettyjä yhteisiä työkaluja ( tieto- ja palautejärjestelmät, ohjeet ja koulutus ) ja yhteistyötä sidosryhmien kanssa. Erilaisten palautejärjestelmien ja arviointimenetelmien avulla tuotettu tieto vaikuttaa nykytilaan ja sen pohjalta kehitetään toimintaa kohti asetettuja tavoitteita. Opetukseen, tutkimukseen ja tukitoimintoihin liittyviä kehitystoimenpiteitä toteutetaan ryhmätyönä. Laitoksen opintotoimikunta vastaa opetuksen kehittämisestä ja johtoryhmä muusta kehittämisestä. Tärkeimmät laadunvarmistuksen palautejärjestelmät ovat TKK:n sisäiset LVJ-auditoinnit, ulkopuolisten (esim. SA) tekemät arvioinnit sekä jatkossa Aalto yliopiston tutkimuksen ja opetuksen arvioinnit. 5.1.1. Opetuksen laadun varmistaminen Opetuksen kehittämistä varten Insinööritieteiden ja arkkitehtuurin tiedekunnassa kerätään kurssipalaute opettajan käyttöön kaikista järjestetyistä kursseista. Vastuu kurssipalutteen keräämisestä on tutkimusohjelmien vastaavilla opettajilla. Laitoksen opetushenkilökunnalle tiedotetaan säännöllisesti palautteen keräämisen tärkeydestä. Tutkimusryhmien esimiehet valvovat, että heidän tutkimusryhmissään kurssipalaute kerätään asianmukaisesti. Laitos tulee hyödyntämään palautteen keräämisessä TKK:n sähköistä kurssipalautejärjetelmää heti järjestelmän valmistuttua. Laitoksen opetuksen kehittämisen tukena tulee jatkossa olemaan myös laitoksen koko opetustarjonnasta säännöllisin väliajoin tehtävä ydinaineanalyysi, jonka avulla pyritään selkeyttämään opetustarjontaa sekä hyödyntämään paremmin laitoksen opetusresursseja. Laitoksella järjestetään myös 1-2 kertaa vuodessa opetuksen kehittämispäivä. 5.1.2 Tutkimuksen laadun varmistaminen Tutkimushankkeiden rahoittajaorganisaatioiden (SA, TEKES, EU, ja yritykset) projektit ovat erittäin kilpailtuja. Ennen rahoitusmyöntöä kotimaiset ja kansainväliset asiantuntijat arvioivat projektisuunnitelmat. Sen lisäksi rahoittajat arvioivat erilliset tutkimusraportit projektin aikana ja sen päätyttyä. Myös referee tason kansainvälisissä lehdissä julkaistut tutkijoiden ja tutkimusryhmien tulokset ovat osa laadunvarmistusprosessia. Korkeakoulun laaturyhmä on laatinut ohjeistuksen, jonka tavoitteena on edistää tutkimusprojektien valmistelua, toteutusta ja raportointia http://laatu.tkk.fi/fi/tkktoimintaohjeistus/tutkimus/projektitoiminta. Lisäksi projektien hallinnoin tukemiseksi on kehitetty korkeakoulujen tietojärjestelmä halli http://etkk.tkk.fi/fi/halli/. 11
5.1.3 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja laadunvarmistus Kansallisen ja kansainvälisen tiedeyhteisön palkinnot ja tunnustukset laitoksen professoreille ja tutkijoille ovat osoituksena toiminnan yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta. Myös laitoksen pitkäaikaiset hankkeet ja hankkeiden jatkosopimukset yritysten, ministeriöiden ja tutkimuslaitosten kanssa ovat laadukkaan toiminnan tuloksia. 6. TUKITOIMINNOT 6.1 Taloushallinto ja hankinnat Laitoksen hallinto- ja tekniikkaryhmä tuottaa laitoksen tutkimusryhmille niiden tarvitsemat hallintopalvelut niiltä osin kuin se ei ole tutkimusryhmien itsensä tuotettavissa. Laitoksen käytännön talousasioista vastaa laitoksen talousvastaavaa. Laitoksen talousvastaava laatii laitoksen vuosibudjetin sekä vastaa määrärahojen seurannasta ja raportoinnista. Tutkimusryhmät vastaavat tulevien (Rondo, Travel) laskujen oikeellisuuksista ja tutkimusryhmän vastuuhenkilö hyväksyy laskut. Toiminnassa noudatetaan Teknillisen korkeakoulun taloussääntöä ja palvelukeskus PAVE:n toimintaohjeita. Laitoksen hankintavastaava vastaa hankintoihin liittyvästä tiedottamisesta laitoksen sisällä ja osallistuu kilpailuttamista vaativiin hankintoihin. Hankinnoissa noudatetaan valtion hankintalain mukaisia menettelyjä ja TKK:n hankintaohjeistusta. Laitoksen tutkimusryhmät ylläpitävät hankinnoissaan omaa tilausrekisteriä. http://www.tkk.fi/fi/henkilokunnalle/ohjeet/hankintaohjeet/index.html 6.2 ATK Laitoksen ATK- tuki hoitaa ja valvoo laitoksen verkkoympäristöä, palvelimia, työasemia ja oheislaitteita. Sille kuuluu myös laitoksen web-sivujen ylläpito, ATKlaitteiden ja ohjelmistojen hankinnat sekä niiden asennus, uusien laitteiden käyttöönotto / opastus ja laitteiden liittäminen laitoksen tietoverkkoon. ATK- vastaavat huolehtivat siitä, että TKK:n järjestelmien käyttösäännöt ja niihin liittyvät ohjeet ovat käyttäjien saatavilla sekä siitä, että järjestelmiin tehtävistä muutoksista tiedotetaan ja annetaan tarvittaessa riittävästi opastusta. ATK-tuki huolehtii myös laitoksen tietoturvasta. Näissä tehtävissä noudatetaan TKK:n hallinnon ja IT- palvelukeskuksen antamia turvallisuus, yhdenmukaisuus ym. ohjeita. Tietojärjestelmien ylläpidosta, ylläpitäjän vastuista ja oikeuksista tietojärjestelmän toiminnan ja käytön hallintaan sekä sen tietoturvasta huolehtimiseen määrätään tarkemmin erillisessä ylläpitosäännössä: http://www.tkk.fi/atk/tietoturva/saantopaketti/yllapito.html 12
6.3 Laatujärjestelmän dokumentointi Toimintokäsikirja on laatujärjestelmän päädokumentti. Sitä täydentävät työ- ja toiminta-ohjeet, jotka löytyvät laitoksen verkkosivuilta. Ohjeiden nimeämisessä noudatetaan korkeakoulun ohjeistusta http://www.laatu.tkk.fi. Laitoksen laatujärjestelmävastaava ylläpitää laatuasiakirjoja ja tiedostoja. 13
Liite 1 ENERGIATEKNIIKAN LAITOKSEN ORGANISAATIO Johtoryhm ä Laitoksen johtaja Hallinto ja tekniikka - ryhm ä Energiatalous ja voimalaitostekniikka Energia - tekniikka ja ymp ä rist ö n - suojelu LVI - tekniikka Polttomoottori - tekniikka Sovellettu termodyna - miikka 14
Liite 2 ENERGIATEKNIIKAN LAITOKSEN VUOSIKELLO Kuukausittain 1) Ainakin yksi uutinen kotisivuille 2) Lähetetään tarvittavat tiedotukset koko henkilöstölle ja eri ryhmille 3) Kirjaukset (vierailut, matkat, esitelmät, tapahtumat, julkaisut ym) 4) Halli-muistutus Tammikuu 1) TKKtoimii/TKKtutkii/TKKjulkaisee-päivitykset 2) Edellisen vuoden kirjanpito ja tilastointi valmiiksi; tilastojen analyysi 5) Inventaario (todetaan mm. tarve päivityksille) 6) VPJ-arvioinnit alkavat 7) ABI-päivä 8) Tenttikausi Helmikuu 1) Laitoskokous No1 2) Kesäteekkarien rekrytointi 3) Inventaarioluettelon päivitys 4) Opinto-ohjelman laadinta 5) Laitosinfo ja teollisuuviikko sekä laboratoriokierrokset 6) Tilinpäätös 7) Toimintamenorahan jaon valmistelu 8) Opetussuunnitelman tietojen kerääminen Maaliskuu 1) Tenttikausi 2) TKK Avoimet ovet 3) Kesäretken suunnittelu 4) Toimintamenorahan jako 5) TKK:n naisten päivä Huhtikuu 1) Lomalistojen laadinta 2) Osaston budjetointi 3) Jatko-opiskelija haku Toukokuu 1) Lomalistat hallintoon 2) Johdon katselmus ja laatujärjestelmän päivitys 3) Kesäteekkareiden työtehtävien määrittely 15
4) Tenttikausi 5) Resurssikirjakommentit 6) Ilmoitukset syksyn kurssikirjoista Otaniemen Yliopistokirjakauppaan Kesäkuu 1) Laitoskokous No2 2) Kesäteekkarien koulutus 3) Lukujärjestys opintoasioista vastaaville 4) Tenttijärjestys valmiiksi 5) Opettajien työsuunnitelmien teko Heinäkuu 1) Lomakuukausi Elokuu 1) Yhteydenotot syksyn opettajiin 2) Kurssi-ilmoitusten teko, webtopi (tai vastaava), kurssien kotisivut 3) Osa-aikaiset työsopimukset teekkareille 4) Lomake 4 niille teekkareille, jotka eivät jatka syksyllä 5) Laitoksen budjetointi Syyskuu 1) Kurssi-ilmoitukset ilmoitustauluille / Noppa 2) Tenttikausi 3) Pikkujoulun (ja seminaarin) suunnittelu ja tilojen varaus 4) Strategia ja vuosisuunnitelma 5) Pääaineinfo: laitos informoi opiskelijoita Lokakuu 1) Laatukäsikirjan päivitys 2) TKK Avoimet ovet 3) Jatko-opiskelija haku 4) Kone- ja energiatekniikan yö Marraskuu 1) Tenttikausi 2) Kevään lukujärjestys 3) Laitoskokous No3 ja pikkujoulu 4) Joulukorttiosoitelistat 5) Tilinpäätösasioiden valmistelu 6) Seuraavan vuoden työsopimusten suunnittelu ja laadinta 16
Joulukuu 1) Tilinpäätös mahdollisimman pitkälle 2) Projektien laskutus ja raportointi (Tekes) 3) Joulukorttien lähettäminen 4) Julkaisujen ja muiden mittareiden kirjaaminen 5) Tenttikausi 17
Liite 3 ENERGIATEKNIIKAN LAITOKSEN VASTUUHENKILÖT Laitoksen johtaja - Kai Siren Tutkimusryhmien johtajat - Carl-Johan Fogelholm (ENY) - Markku Lampinen (SOTE) - Martti Larmi (POMO) - Pekka Ahtila (EVO) - Kai Sirén (LVI) Hallinto- ja tekniikkaryhmän johtaja - Pertti Kiiski Laitossihteeri - Mirka Seppälä Talousvastaava - Helena Eklund (Mirka Seppälä) Henkilöstöhallinto - Terhi Kujala (Helena Eklund) Matkayhdyshenkilö - Seija Erander-Luukkanen (Maritta Sievi) Hankintavastaava - Ilkka Hippinen Laatuyhdyshenkilö - Teemu Sarjovaara LVJ-koulutettavat - Teemu Sarjovaara, Henrik Holmberg Opintoyhdyshenkilö - Voitto Kotiaho Perehdyttäjät - tutkimusryhmien sihteerit 18