UUTTA! Timesheet - Resurssiraportointi White Paper Sisältö 2 Projektisalkku -strategisen tason johtamisväline 3 Salkunhallinta: Prosessi ja viitekehys 4 Thinking Portfolio päänäkymät 5 Projektisalkun rakennusaineet - Widgetit 10 Timesheet - Resurssiraportointi 11 Raportointi 14 Sovelluksen käyttöönotto
Thinking Portfolio strategisen johtamisen väline Thinking Portfolio on strategisen tason johtamisen käytännön työväline. Salkunhallintamalli tukee liiketoimintalähtöistä, kokonaiskuvaan perustuvaa suunnittelua ja päätöksentekoa. Kehitystyön lähtökohtana ovat olleet projektityön ja salkunhallinnan kansainväliset viitekehykset kuten PRINCE2 ja PMBOK. Thinking Portfolio hyödyntää lisäksi toimialariippumattomia liiketoiminnallisten hyötyjen ja kypsyyden määrittelymalleja. Ottamalla käyttöön Thinking Portfolion organisaatio saa valmiudet nopeaan päätöksen- tekoon, ketterään muutoshallintaan, liiketoimintalähtöisyyteen sekä riskien analysointiin. Safari- selainten uusimmilla versioilla, myös ipad- tabletilla. Tekninen ratkaisu mahdollistaa erilaisten salkunhallinnan sovellusten toteuttamisen. Tässä julkaisussa esitellään projektisalkkusovellus, joka on tarkoitettu kehittämishankkeiden strategisen tason johtamisvälineeksi. Thinking Portfolion visuaalinen esitystapa sekä selainpohjainen käyttöliittymä helpottavat sen omaksumista. Järjestelmän käyttö ei edellytä teknisiä kursseja tai käsikirjoja. Thinking Portfolio on kehitetty hyödyntämällä viimeisintä Web- teknologiaa. Selainliittymä toimii mm. Internet Explorer-, Firefox- ja 2
Salkunhallinta ideat, projektit ja omaisuus Salkkujen käyttäminen johtamisen välineenä on vielä melko uutta. Sen tarkoituksena on tuoda johtamiseen ja päätöksentekoon johdonmukaisuutta, tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä. Miksi salkunhallintaa tarvitaan? Laajojen ja monitahoisten organisaatioiden johtamista vaikeuttavat asiakasvaatimusten ja - odotusten ristiriitaisuus, tiedonkulun ongelmat ja osaajapula. Tuloksena on päällekkäisiä ja samoista resursseista kilpailevia hankkeita, joiden ajoitusta tai sisältöä ei ole mitenkään optimoitu. Tekemisen linkki ydintoiminnon strategiaan on usein epäselvä. Salkunhallinta on toimintamalli, joka yrittää vähentää nopearytmisen ja moniulotteisen johtamisen ongelmia. Se luo toiminnalle puitteet, jotka parhaimmillaan tehostavat valmistelua, päätöksentekoa ja toteutusta (Kuva 1). Salkunhallinta koostuu tiedosta, prosesseista ja rooleista. Salkut ovat määrämuotoinen tapa kuvata resursseja ja hankkeita, joilla organisaatio toteuttaa strategiaansa. Johtamissalkkuja on kolmea päätyyppiä (Kuva 2): 1. Kehittämissalkku sisältää kuvaukset organisaation tulevaisuuteen tähtäävistä kehittämisehdotuksista, ideoista ja skenaarioista (esim. kehittämis- ohjelmat). 2. Projektisalkku sisältää käynnistystä odottavia, käynnistyneitä ja valmistuneita hankkeita ja niihin kuuluvia projekteja. 3. Omaisuus- tai resurssisalkku sisältää esim. sovelluksia, osaamista tai prosesseja, joita organisaatio on saanut käyttöönsä kehittämishankkeilla ja investoimalla. Salkut kytkeytyvät toisiinsa: Projektisalkkuun tulee perusteltuja projektiehdotuksia kehittämis- salkusta. Projektisalkku tuottaa omaisuutta. Omaisuuden vanheneminen tai huono suorituskyky saavat aikaan kehittämistarpeita jne. Salkkujohtamisen periaate Salkkujohtamisessa on yksinkertaisimmillaan kysymys Kuva 1. Salkunhallinnan periaatteet 3
alkutusmallit Liiketoimintastrategia Kuva 2. Salkut Kehittämissalkku Omaisuussalkku Projektisalkku (Hankesalkku) Toiminnan kehittämisen ja investointiprojektit Tutkimukset, ideat, skenaariot Infrastruktuuri, sovellukset, data, ihmiset, prosessit Nykyhetki Lähitulevaisuus Operatiivinen toiminta Pitkä tähtäin 0 Thinking Business tuoton, panostusten ja riskien hallinnasta ja tasapainottamisesta. Tuotto voi olla esim. kustannus- säästöä, tuottavuuden kasvua, uusien asiakkuuksien syntymistä tai liikevaihdon kasvua. Panostuksia ovat paitsi investoinnit, myös ajan ja rahan käyttämistä mm. projektityöhön, koulutukseen, käyttöönottoon ja ylläpitoon. Projektiriskejä on monia, mutta myös olemassa olevaan omaisuuteen liittyy riskejä, esim. ICT- sovellusten tai järjestelmien skaalautuvuus liiketoiminnan kasvussa tai supistumisessa. Salkkujen kytkentä strategiaan ja arkkitehtuuriin Salkut kytkeytyvät organisaation strategiaan kriteerien ja luokitusten kautta. Johto määrittää strategian menestystekijät ja avaintulokset, jotka se kuvaa salkkuihin erilaisina kriteereinä. Kriteerit arvottavat idean, projektin tai sovelluksen strategiasta käsin. Salkuissa on tärkeää tunnistaa hankkeen tai omaisuuden vastaavuus liiketoiminta-, tieto-, sovellus- ja teknologia- arkkitehtuuriin. Esim. tietty uusi asiakkuustietojärjestelmä voisi tukea hyvin organisaation strategiaa, mutta se saattaisi olla ristiriidassa nykyisen sovellus- ja teknologia- arkkitehtuurin kanssa. Salkunhallinnan menestystekijät Salkunhallinnan käyttöönotto voi olla projekti, mutta sen saaminen osaksi organisaation arkea vaatii määrätietoista sitoutumista ja omaa esimerkkiä johdolta. Salkunhallinta on liitettävä osaksi organisaation johtamista, esim. johtoryhmä- työskentelyä. Organisaation kypsyystasolla on merkitystä salkunhallinnan onnistumiselle. Jos johtamisessa tai projektitoiminnassa on merkittäviä puutteita, salkunhallinta jää ilman perustaa. Salkuista ei ole hyötyä, jos organisaatiolta puuttuu kyky toimia niiden edellyttämällä tavalla. Salkunhallinta vaatii tuekseen työvälineitä. Välineet eivät tässäkään tapauksessa ole ratkaisu, vaan ne tukevat ajattelutavan muutosta. 4
Thinking Portfolio -päänäkymät Projektiluettelo Projektiluettelo on yleisnäkymä projektisalkkuun (Kuva 3). Se näyttää projektit, joihin sovelluksen käyttäjällä on katselu- tai muokkaus- oikeus. Väri- koodatut kentät osoittavat yhdellä silmäyksellä esim. projektit, joiden aikataulu tai budjetti ovat ylittymässä. Otsikkorivi mahdollistaa luettelon järjestelyn tai suodatuksen valittujen kriteerien mukaisesti. Projektit järjestyvät esimerkiksi kriittisyyden tai budjetin koon mukaan yhdellä klikkauksella. Käyttäjä pystyy lisäksi suodattamaan näkyviin vain häntä kiinnostavat projektit usean yhtäaikaisen kriteerin mukaisesti. Tehdyt valinnat ovat voimassa vaikka käyttäjä poistuisi välillä sovelluksesta. Salkkunäkymä voi olla myös hierarkkinen. Tällöin luettelossa näkyvät esim. hankkeet ja niiden alaisuudessa olevat projektit.laatu Laatu Thinking Portfolion laatusivu kertoo värikoodien avulla projekteista tallennetun tiedon statuksen: Onko projektille määritelty tarvittavat tiedot, kuten budetti ja aikataulu? Onko riskianalyysi tehty? Minkä projektien tietoja ei ole päivitetty kuukauteen? Aika Aikanäkymä on projektiluettelo, jonka jokaisella rivillä on ao. projektin aikataulu janakaaviona. Projektin vaiheet ja päätöspisteet erottuvat selvästi. Timesheet Timesheet on henkilökohtainen, projektiin käytetyn työajan kirjaus- ja raportointinäkymä. Kuva 3. Salkun päänäkymät: projektiluettelo, projektityön kirjaus, aikataulu ja laatu 5
Salkun päänäkymät Widgetit Widgetit Thinking Portfolion rakennusosia ovat ns. widgetit. Niitä on luettelossamme lähes 500 erilaista. Seuraavassa on esimerkkejä usein käytetyistä widgeteistä. Kuva 4. Riskiarviointi Projektiriskit Riskit- widget (Kuva 4) mahdollistaa investointeihin ja kehi- tyshankkeisiin liittyvien riskien nopean analyysin. Riskit jäsentyvät hankkeen toteutumiseen liittyviin ja hankkeen liiketoimintaan kohdistamiin riskeihin. Tunnistamalla ja salkuttamalla toiminnalliset ja teknologiariskit voidaan määritellä projektisalkun projektien riskitase, päättää hyväksyttävä liike- toiminnallinen riskitaso ja arvioida helposti keskeytyksen tai tekemättä jättämisen vaikutukset liiketoimintaan. Kuva 5. Aikataulu ja avainresurssit Projektiresurssit Thinking Portfolio visualisoi hankkeiden eri vaiheissa tarvitsemat avainresurssit sekä niiden kuormitusasteen määritellyissä hankkeissa (Kuva 5). Tavoitteena on optimoida arvokkaiden resurssien käyttöä ja yhdistää oikea osaaminen oikeaan vaiheeseen. Salkun tasapainottaminen, tulevien hankkeiden ja projektien vaatimien resurssien ja käynnissä olevien aktiivisten hankkeiden välillä on hyvän salkunhallinnan yksi tärkeimmistä tavoitteita. Thinking Portfolio havainnollistaa hankkeiden ja projektien optimaalisen vaiheistuksen suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin (Kuva 6). Tarvittavat kehityspanoksen määritellään hankkeen tai projektin laajuuden, henkilöstötarpeet ja ohjauksen mukaan. Kuva 6. Henkilökuormitukset kuukausittain 6
Päiväkirja Päiväkirja- widget on yksinkertainen tapa kirjata muistionomaisesti projektin historiatiedot, kuten kokousten päätökset projektissa tapahtuneet muutokset tavoitteiden seurantatiedot (Kuva 7). Projektiloki voi sisältää linkkejä esim. intranet- sivuille tai projektidoku- mentteihin. Projektiloki tulostuu projektikirja- dokumenttiin, kuten kaikki muutkin widgettien tiedot. Budjetti Budgeting Widget esittää projektin budjetin euromääräisenä (Kuva 8). Budjetti kirjataan projektin käynnistyttyä. Se voi sisältää sekä henkilötyötä (oma työ, ostopalvelut) sekä hankintoja/investointeja. Kuva 7. Projektipäiväkirja Projektipäällikkö päivittää toteutumatietoja esim. kuukausittain. Toteutuma kertoo todellisen tilanteen raportointihetkellä. Projektipäällikkö arvioi liikennevaloilla budjetin toteutumisen raportointihetkestä projektin loppuun. Taloudelliset laskelmat Talous- widgetit kuvaavat liiketoiminnallisen perustelun kannattavuuslaskelmien informaatiota kuten Kuva 8. Budjetti ja tilannekatsaus Kassavirtalaskelma Diskonttokorko Sisäinen korkokanta Takaisinmaksuaika Rahoitussuunnitelma Kassavirtalaskelma Kassavirtalaskelma on taulukkomainen esitys projektin aikaisesta ja käyttövaiheen tuotoista ja kustannuksista (Kuva 9). Esitetyt luvut ovat nykyarvoja. Kassavirtalaskelmassa esitetään projektin käynnistymisestä alkaen viiden ensimmäisen vuoden kassavirta. Kuva 9. Kassavirtalaskelma 7
Jos laskenta ulotetaan pidemmälle, loppuvuosien luvut esitetään yhteenvetona viimeisessä sarakkeessa. Kuva 10. Hankkeen painotus tuloskortissa Tunnusluvut Liiketoiminnallinen perustelu tuottaa joukon tunnuslukuja, jotka esitetään omassa widgetissään. Näitä ovat esim. sisäinen korkokanta ja takaisin- maksuaika. Rahoitussuunnitelma Hankkeen tai projektin rahoitustilanne ja lyhyt kuvaus rahoitussuunnitelmasta on esitettävissä omassa widgetissään. Laskelmat ja muut liitteet Thinking Portfolio esittää talouslaskelmat yhteenvedonomaisina. Tarkempi erittely ja perustelu on yleensä erillisissä dokumenteissa esim. Excel- taulukkoina. Linkit ao. liitteisiin kirjataan dokumenttikenttään. Kuva 11. Vaikutusten kohdentuminen Kuva 12. Projektiidean profilointi Liiketoiminnalliset vaikutukset Thinking Portfolio Business View Widgetit jäsentävät liiketoiminnallista kohdennusta ja panostuksia (Kuvat 10-13). Salkunnäkymässä jäsennetään ja visualisoidaan mm. Hyödyntämisen laajuus Kehittämisen aste Ennakoidut hyödyt ja toteuttamiskeinot Vaikutukset kehittämisalueisiin Hyödyntämisen laajuus Hyödyntämisen laajuuden määrittelyssä lähtökohtana ovat yrityksen toiminnot ja niihin kytkeytyvät prosessit. Toiminnot ja prosessit määritellään asiakkaan organisaation tarpeiden mukaisesti salkunhallinnan käyttöönottovaiheessa. Kehittämisen aste Kehittämisen asteen jäsennyksenä ovat näkemykset siitä luodaanko hankkeella organisaatiolle jotain uutta, laajennetaanko olemassa olevaa vai onko projektin tavoitteena korvata vanhaa. Kehittymisen mahdollisuudet liittyvät uuden liike- toiminnan Kuva 13. Kehittämisen aste 8
mahdollistamiseen, nykyisen kasvattamiseen tai vahvistamiseen. Liiketoimintaarkkitehtuurinmukaisuus Ehdotettu projekti tai projekti voi saada aikaan muutoksia liiketoiminta- arkkitehtuurissa tai se voi tukea sitä (Kuva 14). Liiketoiminta- arkkitehtuuritarkastelu ottaa kantaa seuraaviin tasoihin: Yritysarkkitehtuuri Informaatioarkkitehtuuri Sovellusarkkitehtuuri Teknologia- arkkitehtuuri Kuva 14. Vaikutus strategisiin linjauksiin Kuva 15. Muutoksen toteutuskeinot Kuva 16. Vaikutus strategisiin linjauksiin Toteutuskeinoina ja kehittämisen painopisteenä voivat olla (Kuva 15) Johtaminen Prosessit Osaaminen Informaation hallinta Teknologiaratkaisu Tuotannolliset ratkaisut Vaikutukset Vaikutukset kehitysalueisiin jäsentyvät organisaation määrittelemien strategisten tavoitteiden mukaisesti (Kuva 16). Kehitysalueita voivat olla esimerkiksi Kannattavuus Kasvu Asiakastyytyväisyys Prosessien tehokkuus Oppiminen 9
Thinking Portfolio Timesheet resurssien käytön kirjaus ja raportointi Thinking Portfolion uusi Timesheet- lisätoiminnallisuus tekee tuntien kirjaamisesta ja raportoinnista helppoa (Kuva 17). Thinking Portfolio Timesheet tarjoaa jokaiselle projektiin osallistuvalle oman tuntikirjaussivun (Kuva 18). Käyttäjä valitsee projektin, tehtävän ja käytetyt tunnit valintaluetteloista ja työ kirjautuu omaan tuntilistaan. Kirjaukset voi tehdä www- tai mobiililiittymällä. Projektipäällikkö näkee kaikki projektille tehdyt tuntikirjaukset omalla sivullaan, jolla hän muutamalla klikkauksella hyväksyy tehdyt työt. Hyväksytyt kirjaukset siirtyvät automaattisesti projektin toteutumatietoihin Thinking Portfoliossa. Kuva 17. Projektiin osallistuva kirjaa projektikohtaisesti työtuntinsa yksinkertaisella lomakkella Kuva 18. Projektiin osallistuva näkee oman ajankäyttönsä eri projekteille 10
Raportointi näkymät salkkuun Thinking Portfolion raportit kiteyttävät johdolle salkun tilanteen ja tulevaisuuden (Kuvat 19-22). Raporttien näkökulma ja esitystapa riippuu käyttötarkoituksesta ja ne määritellään asiakaskohtaisesti. Jokaisesta projektista on tulostettavissa ns. Projektikirja. Se sisältää yhdessä raportissa kaikki projektista järjestelmään tallennetut tiedot. Esimerkkeinä salkunhallinnan muista mahdollista raporteista ovat mm. Kehittämisen painopisteet Projektiriskit Ennakoidut hyödyt suhteessa tavoitteisiin Vaikutukset kehitysalueisiin Budjettiennuste tavoite suhteessa toteumaan Kehityspanostukset Aikataulut Kuva 19. Esimerkkejä graafisista raporteista Kuva 20. Yhden sivun projektiraportti 11
Raporttiesimerkkejä Kuva 21. Hankkeiden tilannekuvaraportti Kuva 22. Projektisalkun taloudellisen ennusteen kuvaajat 12
Mukauttaminen Mukauttaminen Thinking Portfolio mukautuu asiakkaan salkutustarpeisiin sekä salkunhallintaprosesseihin ja - käsitteistöihin. Käyttöliittymä voi olla suomen-, ruotsin-, englannin- tai hollanninkielinen (Kuva 23). Thinking Portfolio tietokantarakenteen lähtökohtana käsiteriippumattomuus ja para- metroitavuus. Erilaisten käyttöliittymässä näkyvien luettelokenttien ylläpitoon on työkalu, jolla asiakas voi muokata niitä itse. Eri salkkumallit Thinking Portfolion peruskomponentit, widgetit, mahdollistavat erilaisten salkkumallien rakentamisen. Widgetien sisältö on parametroitavissa asiakkaan käyttämin käsittein. Sovelluksen tietokantaratkaisu on tehty joustavaksi. Asiakaskohtainen räätälöinti ei edellytä tietokannan rakenteen muuttamista. Rakenneratkaisunsa ansiosta sovelluksen asiakaskohtainen mukauttaminen Proof of Concept - käyttöa varten on nopeaa. Kuva 23. Esimerkkejä projektisalkkusivuista 13
Käyttöönotto ja käyttö Käyttöliittymä Thinking Portfolio on täysin selainkäyttöinen sovellus. Se toimii uusimmilla IE- (7 tai uudempi), Firefox- ja Safari- selaimilla ja ipad- selaimilla. Käyttäjähallinta Thinking Portfolion käyttöoikeudet määritellään roolipohjaisesti (Kuva 24). Projektisalkussa rooleja voivat olla esim. johtoryhmän jäsen, ohjausryhmän jäsen, projektipäällikkö jne. Roolinimikkeistö määritellään asiakaskohtaisesti. Salkkusovelluksella on yksi tai useampi ylläpitokäyttäjä, jolla on laajimmat oikeudet esim. uusien projektien perustamisoikeus. Ylläpitokäyttäjä voidaan nimetä koko sovellukselle tai esim. tietyn liiketoimintayksikön salkulle. Projektikohtaisessa työnkulku- mallissa kuvataan kunkin käyttäjäroolin oikeudet projektin tietyssä vaiheessa. Kirjauduttuaan järjestelmään käyttäjä saa kussakin projektissa roolinsa mukaan joko vain selata ja raportoida, muokata tai hyväksyä projektivaiheen tulokset. Käyttäjätunnistus Sovellus tukee kahta eri käyttäjien tunnistustapaa: Windows- tunnistusta ja sisäistä käyttäjätunnus- salasana - tunnistusta. Windows- tunnistuksessa järjestelmän käyttäjänimi on sama kuin ActiveDirectoryssä. Perinteisiä käyttäjätunnuksia voidaan käyttää esim. silloin, kun sovelluksella on ulkopuolisia Internet- käyttäjiä. Liittymät ulkoisiin järjestelmiin ThinkLink Thinking Portfolioon on rakennettavissa liittymiä ulkoisiin tietojärjestelmiin, kuten SAP, M- Files, Kronodoc, Reptronic, Sharepoint ja Efecte. Sovelluksen tekstialuekenttiin kirjoitetut URL- osoitteet esim. dokumentteihin muuttuvat automaattisesti hyperlinkeiksi. Kuva 24. Käyttäjähallinta 14
Palvelumallimme Thinking Portfolio tarjoaa vaivatonta hosting- ratkaisua yhteistyössä Crescom Oy:n kanssa. Tällöin asiakkaan ei tarvitse asentaa mitään sovelluksen osia omaan ympäristöönsä ja käytössä on aina tuorein versio sovelluksesta. Käyttö ja ylläpito hoituvat selaimella SSL- suojattua yhteyttä pitkin. Myös käytön rajaaminen vain tiettyihin IP- osoitteisiin on mahdollista. Palvelumalliin sisältyy puhelin- ja sähköpostituki asiakkaan pääkäyttäjälle. Proof of Concept Suosittelemme asiakkaille nopean Proof of Concept - projektin (PoC) toteuttamista kanssamme. Muutaman työpalaverin jälkeen toteutamme asiakaskohtaisesti mukautetun sovelluksen, joka on käytettävissä palvelimeltamme 1 kk:n koekäytön ajan. Kuva 25. Projektisalkku ipad-selaimessa Yhteystiedot Esa Toivonen Tel. +358 40 733 6670 esa.toivonen(at)thinkingportfolio.com Aarni Heiskanen Tel. +358 40 730 4812 aarni.heiskanen(at)thinkingportfolio.com www.thinkingportfolio.com AE Thinking Business Group Aleksanterinkatu 15 B FI-00100 Helsinki Finland www.thinkingportfolio.com/fi/