Sovellussalkku White Paper 2012

Transkriptio

1 Sovellussalkku White Paper 2012 Sisältö 2 Thinking Portfolio - strategisen tason johtamisväline 3 Salkunhallinta: Prosessi ja viitekehys 2012 Thinking Portfolio 4 Thinking Portfolio päänäkymät 5 Sovelluskohtainen informaatio - Esimerkkejä 10 Raportointi 12 Sovelluksen käyttöönotto

2 Thinking Portfolio strategisen salkkujohtamisen väline Thinking Portfolio on strategisen tason johtamisen käytännön työväline. Salkunhallintamalli tukee liiketoimintalähtöistä, kokonais- kuvaan perustuvaa suunnittelua ja päätöksentekoa. Kehitystyömme lähtökohtana ovat salkunhallinnan kansainväliset viitekehykset kuten mm. PMBOK. Thinking Portfolio hyödyntää toimialariippumattomia liiketoiminnallisten hyötyjen ja kypsyyden määrittelymalleja, kuten IT Value Barometeria. Ottamalla käyttöön Thinking Portfolion organisaatio saa valmiudet nopeaan päätöksen- tekoon, ketterään muutoshallintaan, liiketoimintalähtöisyyteen sekä riskien analysointiin. Safari- selainten uusimmilla versioilla, myös ipad- tabletilla. Tekninen ratkaisu mahdollistaa erilaisten salkunhallinnan sovellusten toteuttamisen. Tässä julkaisussa esitellään sovellussalkku, joka on tarkoitettu ICT- sovellusten ja palveluiden johtamisen välineeksi. Thinking Portfolion visuaalinen esitystapa sekä selainpohjainen käyttöliittymä helpottavat sen omaksumista. Järjestelmän käyttö ei edellytä teknisiä kursseja tai käsikirjoja. Thinking Portfolio on kehitetty hyödyntämällä viimeisintä Web- teknologiaa. Selainliittymä toimii mm. Internet Explorer-, Firefox- ja 2

3 Salkunhallinta ideat, hankkeet ja omaisuus Salkunhallinnan tarkoituksena on tuoda johtamiseen ja päätöksentekoon johdonmukaisuutta, tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä. Miksi salkunhallintaa tarvitaan? Laajojen ja monitahoisten organisaatioiden johtamista vaikeuttavat asiakasvaatimusten ja - odotusten ristiriitaisuus, tiedonkulun ongelmat ja osaajapula. Tuloksena on päällekkäisiä ja samoista resursseista kilpailevia hankkeita, joiden ajoitusta tai sisältöä ei ole mitenkään optimoitu. Tekemisen linkki ydintoiminnon strategiaan on usein epäselvä. Salkunhallinta on toimintamalli, joka yrittää vähentää nopearytmisen ja moniulotteisen johtamisen ongelmia. Se luo toiminnalle puitteet, jotka parhaimmillaan tehostavat valmistelua, päätöksentekoa ja toteutusta (Kuva 1). Salkunhallinta koostuu tiedosta, prosesseista ja rooleista. Salkut ovat määrämuotoinen tapa kuvata resursseja ja hankkeita, joilla organisaatio toteuttaa strategiaansa. Johtamissalkkuja on kolmea päätyyppiä (Kuva 2): 1. Kehittämissalkku sisältää kuvaukset organisaation tulevaisuuteen tähtäävistä kehittämisehdotuksista, ideoista ja skenaarioista (esim. kehittämis- ohjelmat). 2. Hankesalkku sisältää käynnistystä odottavia, käynnistyneitä ja valmistuneita hankkeita ja niihin kuuluvia projekteja. 3. Omaisuus- tai resurssisalkku sisältää esim. sovelluksia, osaamista tai prosesseja, joita organisaatio on saanut käyttöönsä kehittämishankkeilla ja investoimalla. Salkut kytkeytyvät toisiinsa: Hankesalkkuun tulee perusteltuja hanke- ehdotuksia kehittämis- salkusta. Hankesalkku tuottaa omaisuutta. Omaisuuden vanheneminen tai huono suorituskyky saavat aikaan kehittämistarpeita jne. Salkkujohtamisen periaate Salkkujohtamisessa on yksinkertaisimmillaan kysymys tuoton, panostusten ja riskien hallinnasta ja tasapainottamisesta. Tuotto voi olla esim. kustannus- Kuva 1. Salkunhallinnan periaatteet 3

4 Liiketoimintastrategia Kuva 2. Salkut Kehittämissalkku Tutkimukset, ideat, skenaariot Projektisalkku (Hankesalkku) Omaisuussalkku Toiminnan kehittämisen ja investointiprojektit Infrastruktuuri, sovellukset, data, ihmiset, prosessit Nykyhetki Lähitulevaisuus Pitkä tähtäin Operatiivinen toiminta säästöä, tuottavuuden kasvua, uusien asiakkuuksien syntymistä tai liikevaihdon kasvua. Panostuksia ovat paitsi investoinnit, myös ajan ja rahan käyttämistä mm. projektityöhön, koulutukseen, käyttöönottoon ja ylläpitoon. Projektiriskejä on monia, mutta myös olemassa olevaan omaisuuteen liittyy riskejä, esim. ICT- sovellusten tai järjestelmien skaalautuvuus liiketoiminnan kasvussa tai supistumisessa. hyvin organisaation strategiaa, mutta se saattaisi olla ristiriidassa nykyisen sovellus- ja teknologia- arkkitehtuurin kanssa. Salkunhallinnan menestystekijät Salkunhallinnan käyttöönotto voi olla projekti, mutta sen saaminen osaksi organisaation arkea vaatii määrätietoista sitoutumista ja omaa esimerkkiä johdolta. Salkunhallinta on liitettävä osaksi organisaation johtamista, esim. johtoryhmä- työskentelyä. Salkkujen kytkentä strategiaan ja arkkitehtuuriin Salkut kytkeytyvät organisaation strategiaan kriteerien ja luokitusten kautta. Johto määrittää strategian menestystekijät ja avaintulokset, jotka se kuvaa salkkuihin erilaisina kriteereinä. Kriteerit arvottavat idean, projektin tai sovelluksen strategiasta käsin. Salkuissa on tärkeää tunnistaa hankkeen tai omaisuuden vastaavuus liiketoiminta-, tieto-, sovellus- ja teknologia- arkkitehtuuriin. Esim. tietty uusi asiakkuustietojärjestelmä voisi tukea Organisaation kypsyystasolla on merkitystä salkunhallinnan onnistumiselle. Jos johtamisessa tai projektitoiminnassa on merkittäviä puutteita, salkunhallinta jää ilman perustaa. Salkuista ei ole hyötyä, jos organisaatiolta puuttuu kyky toimia niiden edellyttämällä tavalla. Salkunhallinta vaatii tuekseen työvälineitä. Välineet eivät tässäkään tapauksessa ole ratkaisu, vaan ne tukevat ajattelutavan muutosta. 4

5 Thinking Portfolio -päänäkymät Luettelot Sovellusluettelo on yleisnäkymä salkkuun (Kuva 3). Se näyttää sovellukset, joiden tietoihin käyttäjällä on katselu- tai muokkaus- oikeus. Värikoodatut kentät osoittavat yhdellä silmäyksellä esim. sovellusten SLA- luokan ja prioriteetin tai kriittisyyden. Otsikkorivi mahdollistaa luettelon järjestelyn tai suodatuksen valittujen kriteerien mukaisesti. Sovellukset järjestyvät esimerkiksi kriittisyyden tai omistajan mukaan yhdellä klikkauksella. Käyttäjä pystyy lisäksi suodattamaan näkyviin vain häntä kiinnostavat sovellukset usean yhtäaikaisen kriteerin mukaisesti. Tehdyt valinnat ovat voimassa vaikka käyttäjä poistuisi välillä sovelluksesta. Aika Aikanäkymä visualisoi sovellusten elinkaaren tärkeät päivämäärät, esim. versiopäivitykset ja erilaiset auditoinnit. Laatu Thinking Portfolion laatusivu kuvaa värikoodien avulla kuinka kattavaa ja ajantasaista tietoa salkussa olevista sovelluksista on saatavana. Kuva 3. Salkun luettelo-, aika- ja laatu-näkymät 5

6 Sovelluskohtainen informaatio Esimerkkejä Kuva 4. Esimerkki perustietosivusta Sovelluskortti ja widgetit Jokaista sovellusta tai palvelua koskevaa tietoa ylläpidetään ns. sovelluskortilla (kuva 4). Se koostuu välilehdistä, jotka jäsentävät tiedon eri näkökulmiin. Välilehdet sisältävät widget- paneeleja, jotka ryhmittelevät tiedon visuaalisesti ja loogisesti. Seuraavassa on esimerkkejä tyypillisistä widgeteistä. Liiketoiminnallinen asemointi Sovelluksen asemointi määrittää sovelluksen liiketoiminnallisen merkityksen. Asemointiin käytetään nelikenttää (kuva 5): Tukisovellukset tuottavat liiketoiminnallista arvoa välillisesti. Ne eivät ole kriittisiä toiminnan jatkuvuuden kannalta. Niiden määrää ja niiden tuottamia kustannuksia on pyrittävä minimoimaan. Liiketoimintakriittiset sovellukset ovat operativiisia välttämättömyyksiä, joiden jatkuvuus ja toimintavarmuus ovat tärkeitä. Kuva 5. Liiketoiminnallinen asemointi 6

7 Strategiset sovellukset ovat niitä, jotka tuottavat yritykselle kilpailuetua nyt ja lähitulevaisuudessa. Niitä on pyrittävä vahvistamaan ja kehittämään edelleen, jotta etumatka säilyisi. Potentiaaliset sovellukset ovat mahdollisia tulevia kilpailuvaltteja, mutta eivät ole vielä laajamittaisessa käytössä. Sovelluksen asema palveluarkkitehtuurissa Widget (kuva 6) kuvaa miten sovellus tukee organisaation palveluita (rivit) ja yksiköitä (palstat; esim. konserni ja eri liiketoimintayksiköt). Käyttäjä klikkaa matriisissa olevia valintaruutuja, jolloin syntyy linkki ao. palveluun ja organisaatioon. Kuva 6. Sovelluksen asema palveluarkkitehtuurissa Palvelu- ja organisaationimikkeet määrittelemme aina asiakaskohtaisesti. Kriittisyys ja riskit Sovelluksen riskinhallinnan kannalta on tärkeää hahmottaa sovelluksen kriittisyys ja riskilähteet. Tämä widget esittää graa[isesti kuinka hyvin sovellukseen liittyvät riskit on hallittu suhteessa kriittisyyteen (kuva 7). Riskitason määritys sisältää oletusarvoina seuraavat kuusi näkökulmaa: 1. Käytön henkilöriskit 2. ICT- henkilöriskit 3. Informaatioriskit 4. Tekniset riskit 5. Toimittajariskit 6. Jatkuvuusriskit Käyttäjä määrittää niiden tasot omaan ikkunaansa avautuvalla lomakkeella, joka sisältää arviointiväittämät. Widget määrittää kriittisyystason automaattisesti Liiketoiminnallinen asemointi - widgetin tiedoista. Kuva 7. Budjetti ja tilannekatsaus 7

8 Vaatimustenmukaisuus Sovellusten ja palveluiden kyky vastata liiketoiminnan, käyttäjien ja teknisiin vaatimuksiin muuttuu ajan kuluessa. Koska eri osapuolilla voi olla erilaiset käsitykset vaatimusten täyttymisestä sama widget on esitetty sovelluskortissa kunkin osapuolen omalla välilehdellä (kuva 8). Widgetin asteikko on neliportainen. Lisäksi tässä, kuten muissakin widgeteissä, käyttäjä voi tarkentaa arviotaan kirjoittamalla lyhyen kommentin widgetin muistiinpano- kortille. Se avautuu klikkaalla oikeassa alanurkassa olevaa nuoli- ikonia. Jos widgetiin liittyy muistiinpano, ikonin nuoli muuttuu huutomerkiksi, kuten esimerkkikuvassa. Kuva 8. Vaatimustenmukaisuus Muutostarve Edellä kuvattujen widgetien tieto auttaa hahmottamaan sovelluksen tai palvelun muutostarvetta. Sen viestintään on tarkoitettu Muutostarve- widget (kuva 9). Widget muodostuu nelikentästä, jonka ulottuvuuksia ovat Liiketoiminta- arvo ja Toiminnallinen/tekninen laatu. Käyttäjä arvioi sovelluksen nykytilan näistä näkökulmista ja sijoittaa punaisen indikaattorin oikealle kohdalleen. Tämä sinänsä yksinkertainen arvio tuottaa mielenkiintoisen yhteenvedon kun kaikkien sovellusten tilanne raportoidaan samaan kuvaajaan. Kuva 9. Muutostarve Kuva 10. Liittymät ja niiden kriittisyys 8

9 Liittymät ja niiden kriittisyys Harvat tietojärjestelmät ovat enää saarekkeita. Liittymät- widget (kuva 10 edellisellä sivulla) auttaa kuvaamaan tietyn sovelluksen liittymät toisiin järjestelmiin. Liittymää kuvaavaa tietoa on mm. onko liittyvä järjestelmä sisäinen vai ulkoinen, mikä liittymän kriittisyys on, ja mihin suuntaan data liitoksessa siirtyy. Aikataulut Sovellukseen liittyy erilaista aikasidottua tietoa. Aikatiedon kirjaamiseen on oma widgetinsä (kuva 11). Sen avulla käyttäjä voi määritellä erilaisia tapahtumia, kuten versio- päivityksiä tai kehityskeskusteluja, joita tietohallinto käy sovelluksen omistajan kanssa. Päivämäärät ja tapahtumakuvaukset tallentuvat päiväkirjaan (kuva 12). Taloustiedot Kassavirta- widget (kuva 13) kuvaa sovelluksen elinkaaritaloutta. Näkymässä on eritelty viiden vuoden kulutiedot, mutta widget pystyy tallentamaan tiedot pidemmältäkin jaksolta. Muita widgettejä Muilla widgeteillä hallitaan mm. käyttäjä- ja ylläpitäjätietoja, sopimustietoja ja sovelluksen palvelimien tietoja (kuva 16). Kuva 11. Tapahtumien tallennus Kuva 12. Päiväkirja Kuva 13. Kassavirta 9

10 Raportointi Thinking Portfolio - raportit kiteyttävät johdolle salkun nykytilanteen ja tulevaisuuden. Jokaisesta sovelluksesta on tulostettavissa ns. Järjestelmäkirja (kuva 14). Se sisältää yhdessä raportissa kaikki sovelluksesta tallennetut tiedot. Raporttien sisältö ja esitystapa riippuvat käyttötarkoituksesta, ja siksi määrittelemme raportit aina asiakaskohtaisesti. Esimerkkeinä salkunhallinnan muista mahdollista raporteista ovat mm. Järjestelmien vaatimusten- mukaisuus (kuva 15) Sovellusten riskitasot Kehittämistarpeiden ennuste Budjettiennuste Kehityspanostukset Aikataulut: sopimukset, päivitykset jne. Kuva 14. Järjestelmäkirja Kuva 15. Esimerkkiraportti 10

11 Mukauttaminen Mukauttaminen Thinking Portfolio mukautuu asiakkaan salkunhallinta- prosesseihin ja - käsitteistöihin. Käyttöliittymä voi olla suomen- tai englanninkielinen. Thinking Portfolio tietokanta- rakenne on käsiteriippumaton ja parametroitava. Erilaisten käyttöliittymässä näkyvien luettelo- kenttien ylläpitoon on työkalu, jolla asiakas voi muokata niitä itse. Eri salkkumallit Sovelluksen tietokantaratkaisu on tehty joustavaksi. Asiakaskohtainen räätälöinti tai uusien widgetien käyttöönotto ei edellytä tietokannan rakenteen muuttamista. Rakenneratkaisunsa ansiosta sovelluksen asiakaskohtainen mukauttaminen Proof of Concept - projektissa on nopeaa. Kuva 16. Esimerkki sovelluskortin ICT-välilehdestä 11

12 Käyttöönotto ja käyttö Käyttöliittymä Thinking Portfolio on täysin selainkäyttöinen sovellus. Se toimii uusimmilla IE- (6 tai uudempi), Firefox- ja Safari- selaimilla sekä ipad- ja iphone- Safarilla. Käyttäjähallinta Thinking Portfolion käyttöoikeudet määritellään roolipohjaisesti (Kuva 17). Rooleja voivat olla esim. CIO, pääkäyttäjä, järjestelmävastaava jne. Roolinimikkeistö määritellään asiakaskohtaisesti. Salkulla on yksi tai useampi ylläpitokäyttäjä, jolla on laajimmat oikeudet esim. uusien sovellusten perustamisoikeus. Ylläpitokäyttäjä voidaan nimetä koko salkulle tai esim. tietyn liiketoimintayksikön salkulle. Kirjauduttuaan järjestelmään käyttäjä saa roolinsa mukaan joko vain selata ja raportoida tai muokata tiettyjä sovelluksen tietoja. Käyttäjätunnistus Sovellus tukee kahta eri käyttäjien tunnistustapaa: Windows- tunnistusta ja sisäistä käyttäjätunnus- salasana - tunnistusta. Windows- tunnistuksessa järjestelmän käyttäjänimi on sama kuin ActiveDirectoryssä. Perinteisiä käyttäjätunnuksia voidaan käyttää esim. silloin, kun sovelluksella on ulkopuolisia Internet- käyttäjiä. Liittymät ulkoisiin järjestelmiin ThinkLink Thinking Portfolioon on rakennettavissa liittymiä ulkoisiin järjestelmiin, esimerkiksi laitteistojen hallinnan tai dokumenttienhallintajärjestelmiin. Ratkaisut toteutetaan Web Services- teknologialla (SOAP Interface). Sovelluksen tekstialuekenttiin kirjoitetut URL- osoitteet esim. dokumentteihin muuttuvat automaattisesti hyperlinkeiksi. Palvelumallimme Thinking Portfolio tarjoaa vaivatonta hosting- ratkaisua yhteistyössä Crescom Oy:n kanssa. Tällöin asiakkaan ei tarvitse asentaa mitään Kuva 17. Roolikohtaisten käyttöoikeuksien hallnta 12

13 sovelluksen osia omaan ympäristöönsä ja käytössä on aina tuorein versio sovelluksesta. Käyttö ja ylläpito hoituvat selaimella SSL- suojattua yhteyttä pitkin. Myös käytön rajaaminen vain tiettyihin IP- osoitteisiin on mahdollista. Palvelumalliin sisältyy puhelin- ja sähköpostituki asiakkaan pääkäyttäjälle. Proof of Concept Suosittelemme asiakkaille nopean Proof of Concept - projektin (PoC) toteuttamista kanssamme. Muutaman työpalaverin jälkeen toteutamme asiakaskohtaisesti mukautetun sovelluksen, joka on käytettävissä palvelimeltamme yhden kuukauden koekäytön ajan. Kuva 18. Salkku ipad-selaimessa Yhteystiedot Esa Toivonen Tel Aarni Heiskanen Tel AE Thinking Business Group Aleksanterinkatu 15 B FI Helsinki Finland