Raportoinnilla tehoa toimintaan

Transkriptio

1 Raportoinnilla tehoa toimintaan ValueFramen käyttäjäpäivät Harri Kanerva, ValueFrame Oy

2 Esityksen sisältö Raportoinnin edellytyksiä Raportointirakenteet Raportoinnin käsitteitä Projektien seuranta Asiakas- ja liiketoiminta-alueen kannattavuus Laskutusennuste, laskutettavuusaste ja kuormitus Oma raportointikehitys ValueFramen Tietovaraston avulla Sivu 2

3 Raportoinnin edellytyksiä Jalkauttamisen ja toiminnan seuranta ja analysointi, korjaavat toimenpiteet Lähtötilanteen tunnistaminen: tunnusluvut, kustannusrakenne ja prosessit Tavoitteisiin tähtäävien uusien toimintatapojen ja toimintakulttuurin jalkauttaminen Tavoitetilan ja strategioiden määrittely: mihin pyrimme ja miten Sivu 3

4 Raportointirakenteet ja vastuualueet Suunnittelutoimisto Oy Toimitusjohtaja keskittyy kokonaisuuteen Suunnittelu Liiketoiminta-alueet Suunnittelu Rakennesuunnittelu Arkkitehtisuunnittelu Ympäristösuunnittelu Sisustussuunnittelu Liiketoimintaalue-ryhmät Suunnittelu yhteensä Sisustussuun. yhteensä Toimitus Toimitus Projekti X Liiketoiminta-alueen / palvelukokonaisuuden seurantavastuu palvelu-johtajilla Omien projektien seurantavastuu jalkautettu projektipäälliköille Sivu 4

5 Lähtötilanteen tunnusluvut Liikevaihto Alihankinta Myyntikate Palkat Sivukulut Muut kulut Liiketulos Liiketulos-% 0,98% Työtunteja vuodessa Yrityksen vuosikapasiteetti (h) Laskutusaste 70% Laskutettava kapasiteetti Laskutettava keskituntihinta (EUR) 46,63 Sivu 5

6 Laskutusasteen ja keskituntihinnan vaikutus tulokseen Laskutusaste Tuloksen lisäys Min/Pv/Hlö 71 % ,5 72 % % ,5 74 % % ,5 Keskituntihinta Tuloksen lisäys Eur/Pv/Hlö , , , , ,25 Sivu 6

7 Selkeät, mitattavat tavoitteet Laskutusasteen parantaminen 2% Keskituntihinnan nostaminen 3 EUR EUR lisää tuottoa = Liikevoitto 9,29% Sivu 7

8 Raportoinnin käsitteitä Keskeisiä käsitteitä Omakustannushinta: Tuntikirjauksen aikaansaama kustannus. Omakustannushinnan laskentaan tulee kiinnittää huomiota, koska sen avulla voidaan ohjata projektien seurantaa. Raporttien tulkinnan kannalta yrityksellä täytyy olla selkeä ja dokumentoitu tapa omakustannushinnan laskentaan. Omakustannushintaan sisällytetään välittömien palkka- ja sivukulujen lisäksi tyypillisesti myös yrityksen yleiskuluja tai kaikki yleiskulut. Suosittelemme että omakustannushinta määritetään täyskatteellisena. Projektihinnaston hinta: Projektihinnaston hinta on ns. vaihtoehtoiskustannus: miten paljon projektilta olisi kertynyt laskutettavaa, jos työstä olisi veloitettu tuntiperusteisesti käyttäen projektin hinnastoa. Hyödyllinen esim. kiinteähintaisia projekteja tarkastellessa Tavoitehinnaston hinta: Tavoitehinnasto voidaan laskea, kun tunnetaan yrityksen kulurakenne, henkilöstömäärä sekä tavoiteltu voitto. Näiden perusteella voidaan määrittää tavoiteltu tuntihinta. Vertaamalla tavoitehinnaston mukaista hintaa laskutettuun keskituntihintaan, projektipäälliköt pystyvät helposti tunnistamaan sellaiset projektit joiden kannattavuus on alittanut yrityksen asettaman tavoitteen. Keskituntihinta: Keskituntihinnan avulla voidaan seurata paljonko kustakin kirjatusta tunnista on kyetty laskuttamaan. Laskentakaava: Laskutus Ostot ja matkat / Tunnit. Sivu 8

9 Projektien seuranta Sivu 9

10 Projektikohtainen katelaskenta Huomioitavia asioita Resursoidut-sarakkeen avulla voidaan tarkastella projektin suunniteltua kannattavuutta Tehdyt-sarake kertoo projektin kertyneiden tuntien ja kustannusten sekä myyntien mukaan lasketun kannattavuuden Laskutetut-sarakkeessa muutoin kuten edellä, mutta myynneissä ainoastaan laskutetut Kiinnitä huomiota erityisesti: Kate tavoitehinnasto Keskituntihinta Laskuttamaton myynti Sivu 10

11 Projektipäällikön resurssien kuormitus Tarkastelunäkökulmia: Omien projektien resurssien kuormitus Riittääkö resurssit? Onko resursoitu oikein? Mistä löydän lisää resursseja? Sivu 11

12 Projektipäällikön sivu Tarkastelunäkökulmia: Omien projektien tilanne vs. arvioitu kunnossa? Onko tunnit / ostot hyväksytty? Onko laskuttamattomia tapahtumia? Ovatko kirjaukset ajan tasalla? Sivu 12

13 Projektien laskutusseuranta Tarkastelunäkökulmia: Laskutuksen ajantasaisuus Projektikohtaiset laskutusvolyymit Laskuttamatta jäävien projektien tunnistus Prosessin vastainen toiminta, laskutus aukot Laskutuskertymät Sivu 13

14 Projektipäälliköiden seuranta Tarkastelunäkökulmia: Projektipäälliköiden vertailu esim. EUR/h mukaan Keskituntihinnan merkittävät poikkeamat Kate / h Tavoitetuntihinta vs. keskituntihinta Projektikohtainen laskutus Projektipäälliköiden kuormitus Sivu 14

15 Asiakas- ja palvelukohtainen kannattavuus Sivu 15

16 Asiakaskannattavuus Tarkastelunäkökulmia: Ketkä ovat TOP 10 asiakastamme? Onko panos/tuotos suhde kunnossa? Asiakaskohtainen tavoitehinta vs. keskihinta Asiakaskohtaiset kannattavuudet Koko yrityksen kannattavuus Muista huomioida: Referenssiarvo Kehittymisarvo Volyymiarvo Asiakkuuden kesto Sivu 16

17 Palveluiden kannattavuus Tarkastelunäkökulmia: Eri palveluiden kannattavuus Kannattavuuden kehitys, hintapäätökset Strategisten ydinpalveluiden kehitys Palvelukohtaiset keskituntihinnat vs. Tavoitehinnat Palvelut asiakkaittain: lisämyyntimahdollisuudet! Sivu 17

18 Laskutusennuste, laskutettavuusaste ja kuormitus Sivu 18

19 Laskutusennuste Tarkastelunäkökulmia: Tavoite vs. toteutuma Laskuttamattomat työt Laskutusennuste / Tilauskanta Myyntikate Reaaliaikainen tavoitevertailu Sivu 19

20 Henkilöstön kuormitusaste Tarkastelunäkökulmia: Laskutettavuusasteen toteutuma ja ennuste Käytettävissä olevat resurssit Vapaana olevat resurssit Onko työmäärät osattu arvioida oikein? Mihin asiakkaisiin/projekteihin työt jakaantuvat? Sivu 20

21 Laskutettavuusaste Tarkastelunäkökulmia Asiakastyö vs. muut työt Laskutettavuusaste Sairaspoissaolot Huom! Keskeinen raportti kannattavuuden kannalta! Sivu 21

22 Oma raportointikehitys ValueFramen Tietovaraston avulla Sivu 22

23 ValueFrame Tietovaraston arkkitehtuuri ValueFrame Slave 2 SSL-salattu ODBC-yhteys ValueFrame Tietovarasto 3 4 Asiakkaan ohjelmisto Palomuuri ValueFrame tuotanto 1 Tietokanta Sivu 23

24 ValueFrame Tietovarasto yleinen ratkaisukuva Asiakkaan operatiivinen VFkanta Valittujen taulujen DW-kanta VF:n DW-hallintatyökalu jolla MySQL ODBC-ajurin asennus määritetyille käyttäjille, joilla on oikeus DW-tietojen hakuun a) määritetään haettavat taulut b) määritetään haettavat kentät c) ajetaan haluttaessa päivitysajo manuaalisesti ajastettujen ajojen lisäksi d) tarkistetaan ajojen tapahtumaloki Accessiin linkitetyt taulut ValueFrame DW:stä lisäksi mahdollisuus tehdä omia tauluja! Access-kyselyillä määritetään pääkäyttäjän kanssa tarvittavat tietokantakyselyt Tietojen linkitys loppukäyttäjille Exceliin esim. Pivot- raporteihin, graafisiin esityksiin tai perusdatan hakemiseen ja muokkaamiseen omaan käyttöön tarvittaessa ajantasaisena! Sivu 24

25 ValueFrame Tietovarasto palvelun etuja ValueFrame Tietovarasto palvelun avulla asiakkaalla on mahdollisuus tehdä itse monimuotoisia ja itselleen sopivia raportteja eri käyttötarkoituksiin. Tämän ansiosta tarve erillisille, ValueFramelta tilattaville täsmäraporteille vähenee. Oma raporttituotanto mahdollistaa myös organisaation eri jäsenille erilaisia raportteja eri tarkoituksiin seurannan ja päätöksenteon tueksi. Office-paketin ohjelmat tehokäyttöön mahdollisuus hyödyntää Accessia ja Exceliä tehokkaasti eri tietolähteiden yhteenliittämistä ja yhdistämistä päätöksenteon tueksi ei tarvetta useisiin erikoisraportteihin pääkäyttäjillä mahdollisuus tutustua ja hyödyntää ValueFramen tietokantaa monipuolisesti ValueFrame tietovarastoratkaisun käyttöönotto edellyttää, että... asiakas on hankkinut käyttöoikeudet ValueFrame Tietovarastoon. asiakkaalla on käytössä MS Office paketista MS Access ja MS Excel, sekä tarvittaessa riittävät käyttöoikeudet asentaa työasemalleen ns. Add-In ohjelmia. asiakkaalle voidaan asentaa mysql ODBC ajuri. Sivu 25

26 Kysymyksiä? Harri Kanerva Sivu 26