White Paper Raportointi 11. Sisällysluettelo Thinking Business. Hankesalkku -strategisen tason johtamisväline

Transkriptio

1 White Paper 2010 Sisällysluettelo Hankesalkku -strategisen tason johtamisväline Salkunhallinta: Prosessi ja viitekehys Thinking Portfolio päänäkymät Hankesalkun rakennusaineet - Widgetit 5 Projektiriskit 5 Projektiresurssit 6 Projektiloki 6 Budjettiseuranta 7 Rahoitus 8 Liiketoiminnan näkökulmat 9 Asiakaskohtaisuus 9 Mukauttaminen 10 Raportointi 11 Sovelluksen käyttöönotto Thinking Business

2 White Paper 2010 Salkunhallinta on johtamismalli, jossa hankkeita, kehitysideoita ja omaisuutta koskevia päätöksiä tehdään konaisvaltaisesti ja strategiaan perustuvin kriteerein. Hankesalkku - strategisen tason johtamisväline Thinking Business Thinking Portfolio on strategisen tason johtamisen käytännön työväline. Salkunhallintamalli tukee liiketoimintalähtöistä, kokonaiskuvaan perustuvaa suunnittelua ja päätöksentekoa. Thinking Portfolio koostuu ns. Widget-näkymistä. Widgetit jäsentävät ja visualisoivat strategiseen suunnitteluun ja päätöksentekoon tarvittavat tiedot. Salkun sisältö jäsentyy sivuiksi, jotka koostuvat 2-4 Widgetistä. Kehitystyön lähtökohtana ovat olleet projektityön ja salkunhallinnan kansainväliset viitekehykset kuten mm. PMBOK. Thinking Portfolio 2 hyödyntää toimialariippumattomia liiketoiminnallisten hyötyjen ja kypsyyden määrittelymalleja, kuten IT Value Barometeria. Ottamalla käyttöön Thinking Portfolion organisaatio saa lähtökohdat nopeaan päätöksentekoon, ketterään muutoshallintaan, liiketoimintalähtöisyyteen sekä riskien analysointiin. Thinking Portfolion visuaalinen esitystapa sekä selainpohjainen käyttöliittymä helpottavat sen omaksumista. Järjestelmän käyttö ei edellytä teknisiä kursseja tai käsikirjoja. Thinking Portfolio on kehitetty hyödyntämällä viimeisintä Web-teknologiaa ja.net-arkkitehtuuria. Selainliittymä toimii mm. Internet Explorer-, Firefox- ja Safariselainten uusimmilla versioilla. Tekninen ratkaisu mahdollistaa erilaisten salkunhallinnan sovellusten toteuttamisen. Tässä julkaisussa esitellään hankesalkkusovellus, joka on tarkoitettu kehittämishankkeiden strategisen tason johtamisvälineeksi Thinking Business

3 THINKINGPORTFOLIO White Paper 2010 Salkunhallinta: prosessi ja viitekehys Case ICT Salkunhallinta menetelmänä ICT-salkunhallinta on jatkuva prosessi ja systematiikka liiketoimintavaatimusten mukaisten teknologiapäätösten tekemiseen. ICT-salkku on luokiteltu joukko projekteja tai ICT-resursseja. ICT-salkunhallinnan perustekijät ovat seuraavat: 1. Prosessi ja viitekehys salkkujen suunnitteluun, luontiin, arviointiin, tasapainottamiseen ja viestintään. 2. Yhteinen liiketoimintakäsitteistö ja hallintatapa, jonka mukaisesti salkkujen sisältö muodostetaan ja jonka mukaisesti päätösten tuloksia kontrolloidaan ja niistä viestitään. 3. Työvälineet, joilla pystytään arvioimaan liiketoiminta-arvoa, riskejä, kustannuksia, hyötyjä, suhdetta ICT- arkkitehtuuriin sekä liiketoimintastrategiaan. Menetelmän mukaisesti esim. ICT-projektit kuvataan sovitun arviointikehyksen mukaisesti. Kaikille projekteille yhteisen kriteeristön avulla määritellään mm. investoinnin strateginen merkitys, suorat liiketoimintahyödyt, riskit ja vaaditut panostukset. Kun kaikkien projektien vastaavat tiedot kootaan yhteen, saadaan ICT-investointisalkku. Salkkuun otetaan uusia projekteja tai siitä poistetaan niitä salkutusstrategian mukaisesti. Salkutusstrategia määrittelee tasapainottamisen keinot. Tasapainoa haetaan esim. seuraavilla akseleilla : Suuret riskit - pienet riskit Suuret panostukset - pienet panostukset Ylläpitävä - uutta luova Paikallinen - globaali Keskitetty - hajautettu Nopeat tulokset - pitkän tähtäimen tulokset ICT-elinkaaren hallinta ICT-salkunhallinta kattaa laajimmillaan koko ICT- ratkaisun tai -palvelun elinkaaren. Salkunhallinta kohdistuu tällöin kolmelle aikatasolle: nykyhetkeen, lähitulevaisuuteen ja pitkään tähtäimeen. Vastaavat salkut ovat tällöin resurssi-, projekti- ja kehittämissalkku. Kehittämis- tai ideasalkkua hyödynnetään uusien mahdollisuuksien, ideoiden ja konseptien liiketoiminnallisuuden arviointiin, priorisointiin ja tasapainottamiseen. Onnistunut ICTkehittämissalkutus edellyttää erittäin kiinteää suhdetta liiketoiminnan ja ICT:n johtamisen välillä. Ideaalitapauksessa kaikkea liiketoiminnan uudistamista tarkastellaan kehittämissalkun avulla. Projektisalkku (tai hankesalkku) sisältää käynnistyvät, käynnistyneet ja väliaikaisesti keskeytetyt investointi- ja kehittämisprojektit. Kaikki projektit on luokiteltu yhdenmukaisilla kriteereillä, jotka ilmaisevat mm. projektin hyödyt, riskit, laajuuden ja resurssitarpeen. ICT-resurssisalkku (englanniksi mm. Assets Portfolio) sisältää projektien ja investointien tulokset, jotka on otettu käyttöön. Tyypillistä salkutettavaa ei-aineellista tai aineellista omaisuutta ovat sovellukset ja tietojärjestelmät, henkilöt ja osaaminen, prosessit ja palvelut sekä data ja tietovarastot. Thinking Portfolio -ratkaisu on rakennettu edellä kuvattuihin johtamistarpeisiin. Se tarjoaa työvälineet ICT-omaisuuden, hankkeiden ja kehittämisideoiden salkunhallintaan. Salkutusmalli Thinking Business

4 THINKINGPORTFOLIO White Paper 2010 Thinking Portfolio -päänäkymät Sisältö Projektiluettelo on yleisnäkymä hankesallkkuun (ks. sivu 9). Se näyttää projektit, joihin sovelluksen käyttäjällä on katselu- tai muokkausoikeus. Värikoodatut kentät osoittavat yhdellä silmäyksellä esim. projektit, joiden aikataulu tai budjetti ovat ylittymässä. Otsikkorivi mahdollistaa luettelon järjestelyn tai suodatuksen valittujen kriteerien mukaisesti. Projektit järjestyvät esimerkiksi kriittisyyden tai budjetin koon mukaan yhdellä klikkauksella. Käyttäjä pystyy lisäksi suodattamaan näkyviin vain häntä kiinnostavat projektit usean yhtäaikaisen kriteerin mukaisesti. Tehdyt valinnat ovat voimassa vaikka käyttäjä poistuisi välillä sovelluksesta. Salkkunäkymä voi olla myös hierarkkinen. Tällöin luettelossa näkyvät esim. hankkeet ja niiden alaisuudessa olevat projektit. Laatu Thinking Portfolion laatusivu kertoo värikoodien avulla projekteista tallennetun tiedon statuksen: Onko projektille määritelty tarvittavat tiedot, kuten budetti ja aikataulu? Onko riskianalyysi tehty? Minkä projektien tietoja ei ole päivitetty kuukauteen? Aika Aikanäkymä on projektiluettelo, jonka jokaisella rivillä on ao. projektin aikataulu janakaaviona. Projektin vaiheet ja päätöspisteet erottuvat selvästi. Aikajana Laatunäkymä Thinking Business

5 THINKINGPORTFOLIO White Paper 2010 Salkun rakennusaineet Widgetit Projektiriskit Risk Widget Risk Widget mahdollistaa investointeihin ja kehityshankkeisiin liittyvien riskien nopean analyysin. Riskit jäsentyvät hankkeen toteutumiseen liittyviin ja hankkeen liiketoimintaan kohdistamiin riskeihin. Tunnistamalla ja salkuttamalla toiminnalliset ja teknologiariskit voidaan määritellä hankesalkun projektien riskitase, päättää hyväksyttävä liiketoiminnallinen riskitaso ja arvioida helposti keskeytyksen tai tekemättä jättämisen vaikutukset liiketoimintaan. Riskianalyysi Projektiresurssit Resource Widget Thinking Portfolio visualisoi hankesalkun projektien ja kehitysohjelmien eri vaiheissa tarvitsemat avainresurssit sekä niiden kuormitusasteen määritellyissä hankkeissa. Tavoitteena on optimoida organisaation kannalta arvokkaiden resurssien käyttöä ja yhdistää oikea osaaminen oikeaan vaiheeseen. Salkun tasapainottaminen, tulevien hankkeiden ja projektien vaatimien resurssien ja käynnissä olevien aktiivisten hankkeiden välillä on hyvän salkunhallinnan yksi tärkeimmistä tavoitteita. Thinking Portfolio havainnollistaa hankkeiden ja projektien optimaalisen vaiheistuksen suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin. Tarvittavat kehityspanoksen määritellään hankkeen tai projektin laajuuden, henkilöstötarpeet ja ohjauksen mukaan. Avainresurssien käyttöaste Aikataulu ja avainresurssien hallinta Thinking Business

6 Projektiloki Diary Widget Diary Widget on yksinkertainen tapa kirjata muistionomaisesti projektin historiatiedot, kuten kokousten päätökset projektissa tapahtuneet muutokset tavoitteiden seurantatiedot Projektiloki voi sisältää linkkejä esim. intranetsivuille tai projektidokumentteihin. Projektiloki tulostuu projektikirja-dokumenttiin, kuten kaikki muutkin widgettien tiedot. Budjettiseuranta Budgeting Widget Budgeting Widget esittää projektin budjetin euromääräisenä. Budjetti kirjataan projektin käynnistyttyä. Se voi sisältää sekä henkilötyötä (oma työ, ostopalvelut) sekä hankintoja/ investointeja. Projektipäällikkö päivittää toteutumatietoja esim. kuukausittain. Toteutuma kertoo todellisen tilanteen raportointihetkellä. Projektipäällikkö arvioi liikennevaloilla budjetin toteutumisen raportointihetkestä projektin loppuun. Projektiloki Budjetti ja seuranta Thinking Business

7 Rahoituksen näkökulmat Finance Widgets Finance Widgetit kuvaavat liiketoiminnallisen perustelun kannattavuuslaskelmien informaatiota kuten Kassavirtalaskelma Diskonttokorko Sisäinen korkokanta Takaisinmaksuaika Rahoitussuunnitelma Kassavirtalaskelma Kassavirtalaskelma on taulukkomainen esitys projektin aikaisesta ja käyttövaiheen tuotoista ja kustannuksista. Esitetyt luvut ovat nykyarvoja. Rahoitussuunnitelma Hankkeen tai projektin rahoitustilanne ja lyhyt kuvaus rahoitussuunnitelmasta on esitettävissä omassa Widgetissään. Laskelmat ja muut liitteet Thinking Portfolio esittää talouslaskelmat yhteenvedonomaisina. Tarkempi erittely ja perustelu on yleensä erillisissä dokumenteissa esim. Exceltaulukkoina. Linkit ao. liitteisiin kirjataan dokumenttikenttään. Kassavirtalaskelmassa esitetään projektin käynnistymisestä alkaen viiden ensimmäisen vuoden kassavirta. Jos laskenta ulotetaan pidemmälle, loppuvuosien luvut esitetään yhteenvetona viimeisessä sarakkeessa. Tunnusluvut Liiketoiminnallinen perustelu tuottaa joukon tunnuslukuja, jotka esitetään omassa Widgetissään. Näitä ovat esim. sisäinen korkokanta ja takaisinmaksuaika. Tunnusluvut ja rahoitus Kassavirta Thinking Business

8 Liiketoiminnan näkökulmat Business View Widgets Thinking Portfolio Business View Widgetit jäsentävät liiketoiminnallista kohdennusta ja panostuksia. Salkunnäkymässä jäsennetään ja visualisoidaan mm. Hyödyntämisen laajuus Kehittämisen aste Ennakoidut hyödyt ja toteuttamiskeinot Vaikutukset kehittämisalueisiin Hyödyntämisen laajuus Hyödyntämisen laajuuden määrittelyssä lähtökohtana ovat yrityksen toiminnot ja niihin kytkeytyvät prosessit. Toiminnot ja prosessit määritellään asiakkaan organisaation tarpeiden mukaisesti salkunhallinnan käyttöönottovaiheessa. Kehittämisen aste Kehittämisen asteen jäsennyksenä ovat näkemykset siitä luodaanko hankkeella organisaatiolle jotain uutta, laajennetaanko olemassa olevaa vai onko projektin tavoitteena korvata vanhaa. Kehittymisen mahdollisuudet liittyvät uuden liiketoiminnan mahdollistamiseen, nykyisen kasvattamiseen tai vahvistamiseen. Liiketoimintaarkkitehtuurinmukaisuus Ehdotettu hanke tai projekti voi saada aikaan muutoksia liiketoiminta-arkkitehtuurissa tai se voi tukea sitä. Liiketoiminta-arkkitehtuuritarkastelu ottaa kantaa seuraaviin tasoihin: Yritysarkkitehtuuri Informaatioarkkitehtuuri Sovellusarkkitehtuuri Teknologia-arkkitehtuuri Toteutuskeinoina ja kehittämisen painopisteenä voivat olla 1. Johtaminen 2. Prosessit 3. Osaaminen 4. Informaation hallinta 5. Teknologiaratkaisu 6. Tuotannolliset ratkaisut Vaikutukset Vaikutukset kehitysalueisiin jäsentyvät organisaation määrittelemien strategisten tavoitteiden mukaisesti. Kehitysalueita voivat olla esimerkiksi Kannattavuus Kasvu Asiakastyytyväisyys Prosessien tehokkuus Oppiminen Liiketoiminnan näkökulmia projektiin Thinking Business

9 Asiakaskohtaisuus Parameters Thinking Portfolio mukautuu asiakkaan salkutustarpeisiin sekä salkunhallintaprosesseihin ja -käsitteistöihin. Käyttöliittymä voi olla esim. suomen- ja englanninkielinen. Thinking Portfolio tietokantarakenteen lähtökohtana käsiteriippumattomuus ja parametroitavuus. Erilaisten käyttöliittymässä näkyvien luettelokenttien ylläpitoon on työkalu, jolla asiakas voi muokata niitä itse. Mukauttaminen Customization Thinking Portfolion peruskomponentit Widgetit mahdollistavat erilaisten salkkumallien rakentamisen. Widgetien sisältö on parametroitavissa asiakkaan käyttämin käsittein. Sovelluksen tietokantaratkaisu on tehty joustavaksi. Asiakaskohtainen räätälöinti ei edellytä tietokannan rakenteen muuttamista. Rakenneratkaisunsa ansiosta sovelluksen asiakaskohtainen mukauttaminen esim. pilottikäyttöä varten on nopeaa. Räätälöintityön toteuttaa Thinking Business Group yhteistyössä asiakkaan kanssa Luettelonäkymä salkkuun Hankesalkkusivu, jolla on neljä Widgettiä Thinking Business

10 THINKINGPORTFOLIO White Paper 2010 Raportointi: näkymiä salkkuun Thinking Portfolion raportit kiteyttävät johdolle salkun tilanteen ja tulevaisuuden. Raporttien näkökulma ja esitystapa riippuu käyttötarkoituksesta ja ne määritellään asiakaskohtaisesti. Jokaisesta projektista on tulostettavissa ns. Projektikirja. Se sisältää yhdessä raportissa kaikki projektista järjestelmään tallennetut tiedot. Esimerkkeinä salkunhallinnan muista mahdollista raporteista ovat mm. Kehittämisen painopisteet Projektiriskit Ennakoidut hyödyt suhteessa tavoitteisiin Vaikutukset kehitysalueisiin Budjettiennuste tavoite suhteessa toteumaan Kehityspanostukset Aikataulut Thinking Business

11 THINKINGPORTFOLIO White Paper 2010 Sovelluksen käyttöönotto: hallinta ja teknologiat Käyttäjähallinta User Widget Thinking Portfolion käyttöoikeudet määritellään roolipohjaisesti. Hankesalkussa rooleja voivat olla esim. johtoryhmän jäsen, ohjausryhmän jäsen, projektipäällikkö jne. Roolinimikkeistö määritellään asiakaskohtaisesti. Salkkusovelluksella on yksi tai useampi ylläpitokäyttäjä, jolla on laajimmat oikeudet esim. uusien projektien perustamisoikeus. Ylläpitokäyttäjä voidaan nimetä koko sovellukselle tai esim. tietyn liiketoimintayksikön salkulle. Projektikohtaisessa työnkulkumallissa kuvataan kunkin käyttäjäroolin oikeudet projektin tietyssä vaiheessa. Kirjauduttuaan järjestelmään käyttäjä saa kussakin projektissa roolinsa mukaan joko vain selata ja raportoida, muokata tai hyväksyä projektivaiheen tulokset. Käyttäjätunnistus User Authentication Sovellus tukee kahta eri käyttäjien tunnistustapaa: Windows-tunnistusta ja sisäistä käyttäjätunnussalasana -tunnistusta. Windows-tunnistuksessa järjestelmän käyttäjänimi on sama kuin ActiveDirectoryssä. Perinteisiä käyttäjätunnuksia voidaan käyttää esim. silloin, kun sovelluksella on ulkopuolisia Internetkäyttäjiä. Liittymät muihin järjestelmiin ThinkLink Thinking Portfolioon on rakennettavissa liittymiä ulkoisiin järjestelmiin, esimerkiksi projektinhallintaohjelmistoihin tai dokumenttienhallintajärjestelmiin. Ratkaisut toteutetaan Web Servicesteknologialla (SOAP Interface). Palvelumallit SaaS tai palvelinasennus Thinking Portfolion saa käyttöönsä kahdella tavalla. Thinking Business tarjoaa vaivatonta hosting-ratkaisua yhteistyössä Crescom Oy:n kanssa. Tällöin asiakkaan ei tarvitse asentaa mitään sovelluksen osia omaan ympäristöönsä ja käytössä on aina tuorein versio sovelluksesta. Käyttö ja ylläpito hoituvat selaimella SSLsuojattua yhteyttä pitkin. Asiakas saa käyttöönsä oman tietokantansa, joten eri asiakkaiden tiedot eivät missään vaiheessa voi sekoittua. Sovelluksen asentaminen asiakkaan omaan ympäristöön on myös mahdollista. Jos käyttö on aloitettu hosting-palveluna, siirrämme asiakkaan tietokannan ja dokumentit omalle palvelimelle. Molempiin palvelumalleihin sisältyy puhelinja sähköpostituki asiakkaan pääkäyttäjälle. Yhteystiedot Thinking Business Sovellusarkkitehtuuri Microsoft.NET Thinking Portfolio on toteutettu Microsoftin.NET-teknologialla. Käytettävä WWW-palvelin on IIS 5.0 tai uudempi. Sovelluksen data ja käyttöliittymän parametrit tallennetaan SQL Server -tietokantaan. Käyttöliittymänä on moderni WWW-selain (Internet Explorer, Firefox, Opera, Safari). Selaimeen ei tarvitse asentaa mitään plugin-ohjelmia tai lisäkomponentteja. Sovelluksella tallennettavat dokumenttitiedostot sijaitsevat hakemistorakenteessa tiedostoina. Tarvittaessa dokumentit voidaan tallentaa ulkoiseen dokumentinhallintajärjestelmään, jos siihen on mahdollista järjestää liittymä salkkusovelluksesta. AE Thinking Business Group Insinöörinkatu 3 B Helsinki Aarni Heiskanen, puh aarni.heiskanen@thinking-business.net Esa Toivonen, puh esa.toivonen@thinking-business.net Thinking Business