Auli Lepistö Säkylä Digineuvos - hanketyökalu

Transkriptio

1 Auli Lepistö Säkylä Digineuvos - hanketyökalu 1

2 Digiteekki Oy Verkkopalveluiden suunnittelu ja -toteutus Tietotekniikkakoulutus Hankkeiden hallinta Kahden hengen yritys Lännen kyläyhdistyksen alueella Satakunnassa Digineuvos - hanketyökalu 2

3 Työkalu hankkeen hallintaan Vapauttaa hankevetäjän resursseja hankkeen tavoitteiden toteuttamiseen Digineuvos - hanketyökalu 3

4 Työkalu hankkeen hallintaan Syntynyt tarpeesta Leader-rahoitus Osat 1. Talouden suunnittelu ja seuranta 2. Kylien liiketoiminta-analyysi Saman hallintasivun kautta voi ylläpitää myös: 1. Kotisivut- ulkoiseen tiedottamiseen Helposti itse päivitettävät 2. Intranetti sisäiseen tiedottamiseen Hankkeen asiakirjat ovat yhdessä paikassa kaikkien toimijoiden saatavilla Digineuvos - hanketyökalu 4

5 Mihin tätä työkalua käytetään? Hankkeen talouden suunnitteluun ja seurantaan Hankkeen menot, tulot, talkoot ja rahallinen omarahoitus kirjataan järjestelmään voidaan merkata toteutuneeksi tai vasta suunnitteilla olevaksi Voidaan vertailla kuluvan maksatuskauden rahoituksen (rahallinen ja talkoot) riittävyyttä syntyneisiin kuluihin. Järjestelmä ehdottaa, miten paljon pitää vielä rahoitusta / talkootyötä hankkia, jotta kulut saadaan katettua päätöksen mukaisesti. Tallennetuista tiedoista saadaan maksuhakemus suoraan oikealle lomakkeelle nappia painamalla. Digineuvos - hanketyökalu 5

6 Taloudenhallintaohjelman osia Hankkeen tiedot Hanketietolomake Päätöksestä hanke- ja hakijatiedot Maksatuskausien hallinta Kustannuslajikohtaisen budjetin suunnittelu ja seuranta Omarahoituksen maksajien kirjaaminen ja maksujen seuraaminen Budjetin suunnittelu Menot Tulot Rahallinen omarahoitus Talkookirjanpito, tunnit suoraan oikealle lomakkeelle Vertailua (menot ja rahoitus ja vastikkeetta tehtävä työ) tietojen vienti maksuhakemuslomakkeelle Luodut lomakkeet (maksuhakemukset, talkootunnit ja tuntikirjapito (Word, Excel) Raportit esim. koulutuskulut halutulla aikavälillä Digineuvos - hanketyökalu 6

7 Hanketietolomake / Hankkeen hakijan tiedot - kirjataan Digineuvos - hanketyökalu 7

8 Hanketietolomake / hankkeen budjetti kirjataan päätöksestä Digineuvos - hanketyökalu 8

9 Budjetin suunnittelu / Menojen kirjaus ja tilanteen seuranta Digineuvos - hanketyökalu 9

10 Miten hankkeen tilannetta seurataan? Työkalu pitää huolta budjetista Laskee koko ajan todellisen tilanteen (dia 10, 1) Kertoo vetäjälle, mitä on kulutettu ja mitä budjetista on jäljellä Kertoo budjetin tilanteen myös kustannuslajikohtaisesti, jos budjetin on jakanut kustannuslajeihin (dia 10, 3) Ei tarvitse laskea itse (esim Excel) Ei tarvitse odotella kirjanpidon tulosteita Myös muut näkevät kokonaistilanteen Digineuvos - hanketyökalu 10

11 Miten hankkeen tilannetta seurataan? 1 2 Digineuvos - hanketyökalu 11

12 Budjetin suunnittelu / Menojen ja rahoituksen vertailu omarahoitusta puuttuu 1 2 Digineuvos - hanketyökalu 12

13 Budjetin suunnittelu / Menojen ja rahoituksen vertailu rahoitus kattaa menot Digineuvos - hanketyökalu 13

14 Lopputulos: Tallennetuista tiedostoista tulostettu maksuhakemus nappia painamalla Digineuvos - hanketyökalu 14

15 Seuranta Raportteja ja yhteenvetoja Digineuvos - hanketyökalu 15

16 Raportit / yhteenvedot - seuranta Hankkeen toiminnasta voidaan tehdä erilaisia yhteenvetoja Esim. ohjausryhmän päätösten tueksi Saadaan myös hienojakoisia yhteenvetoja taloudesta Esim. voidaan seurata miten paljon on käytetty tiedotukseen vuoden aikana miten paljon on käytetty lehtimainoksiin halutulla aikavälillä Digineuvos - hanketyökalu 16

17 Tuntikirjanpito Digineuvos - hanketyökalu 17

18 Tuntikirjanpito - hyötyjä Hankkeessa on useita työntekijöitä Jokainen kirjaa omat tuntinsa ja jokainen näkee vain omat kirjauksensa Hankkeen vetäjä näkee kaikki tuntikirjaukset Tuntikirjanpitoa voi tehdä missä vain netin kautta. Kuukauden lopussa tunnit saadaan oikealle tuntikirjanpitolomakkeelle napin painalluksella Tuntiseuranta järjestelmän avulla Hankkeen vetäjä voi tehdä erilaisia yhteenvetoja Jonkun työntekijän esim. hallintoon käyttämät tunnit halutulla aikavälillä Digineuvos - hanketyökalu 18

19 Työkalu hankkeen hallintaan Hyötyjä eri näkökulmista Digineuvos - hanketyökalu 19

20 Hanketyökalun edut ja hyödyt Selainpohjainen Tietoja voi lisätä ja katsoa milloin vain ja missä vain Useampi henkilö pääsee samaan paikkaan muokkaamaan tai katsomaan samoja tietoja Hankkeen tiedot eivät ole kenenkään omalla koneella Suomalainen tuote ja suomenkielinen Käyttöönotto: Järjestelmän voi ottaa käyttöön kokonaan Hallinta samasta käyttöliittymästä Tai vain osia järjestelmästä. Vain halutulle ajalle Erilaisia käyttöoikeuksia Tietojen vientioikeus jollekin henkilölle Joillekin henkilöille taas vain lukuoikeus eri kohtiin järjestelmään Digineuvos - hanketyökalu 20

21 Hyötyjä hankkeen vetäjälle Vapauttaa resursseja hallinnosta hankkeen tavoitteen toteuttamiseen Työkalun kehittämisessä on pyritty vastaamaan niihin kohtiin, jotka yleisesti koetaan haasteellisiksi Ajan tasalla pysyminen, ja raportoinnit ja maksuhakemukset Vetäjä on aina tietoinen hankkeen todellisesta taloudellisesta tilanteesta Kirjanpitäjältä tulee yhteenvedot menoista ja omarahoitusosuuksien maksuista kirjallisesti vetäjän ei tarvitse laskea itse (esim. Excel tms) rahoituksen riittämistä Järjestelmään kirjatuista tiedoista (menot, tulot, talkoot, rahallinen omarahoitus) Järjestelmä laskee yhteen ja vertailee ja ehdottaa vaihtoehtoja Valmiit tiedot suoraan oikeille Maksuhakemuslomakkeille talkookirjanpitolomakkeelle Digineuvos - hanketyökalu 21

22 Hyötyjä toimintaryhmälle / rahoittajalle Säästää toimintaryhmien neuvojien työtä Mahdollisesti ei tarvitse korjailla niin paljon maksuhakemuksia Esim. järjestelmä ottaa huomioon automaattisesti talkoiden (vastikkeetta tehtävä työ) merkityksen kuluissa. Tai talkoiden vaikutuksen hankkeen kuluihin. Järjestelmä tarjoaa aina ajan tasalla olevia lomakkeita (tuntikirjanpito, talkookirjanpito ja maksuhakemus) Vetäjän ei tarvitse kysyä neuvojilta oikeaa lomaketta Tasalaatuisia maksuhakemuksia rahoittajalle Voisi sopia myös toimintaryhmien hankkeiden hallinnointiin Digineuvos - hanketyökalu 22

23 Ohjausryhmä / Projektipäällikkö - Hyötyjä Hankeen viestintä paranee Päätöksentekoa varten saadaan ajan tasalla olevaa tietoa Hankkeen ohjausryhmälle / työryhmälle lukuoikeus Valmistautumiseen kokouksiin ja erityisesti sähköpostikokouksiin Todellinen tilanne näkyvissä (Taloudenhallinta) Uusimmat tiedostot ja tiedotteet yhdestä paikasta saatavilla (intra) Projektipäällikkö, jolla on useita hankkeita Yhdestä paikasta voi seurata eri hankkeita Eri hankkeiden tiedot eivät ole ko hankesihteerin omalla koneella Digineuvos - hanketyökalu 23

24 Kylien liiketoiminta - analyysi Kohdennettua kyläsuunnittelua, jossa pyritään tunnistamaan kylän sillä hetkellä tärkein ja motivoivin toimenpide. (Lähde: Kuisma, Kylien liiketoimintaopas 2013) Digineuvos - hanketyökalu 24

25 Liiketoiminta-analyysin kysymyksiä Mikä on se tarve, johon kylän tärkeimmäksi seuraavaksi toimenpiteeksi tunnistettu asia vastaa? Millaista kysyntää siihen kohdistuu? Mitkä ovat kylän fyysiset lähtökohdat uuden asian aikaansaamiseksi Miten kylän ihmisissä on tunnistettuun asiaan liittyvää osaamista Mikä on kylän talkoovoima kylän oman käsityksen mukaan? Paljonko kyläyhdistyksellä on omaa rahaa Ketkä voivat olla asian toteuttamisessa kyläyhdistyksen kumppaneita ja liittolaisia Mitä tunnistetun kehitystoimenpiteen toteuttaminen noin maksaisi Mikä on yhdessä valitun asian ns. "tuotekonsepti" Perustelu valitulle toimenpiteelle. Nimetään asiaan kylän työryhmä ja sille vetäjä. Digineuvos - hanketyökalu 25

26 Kylien liiketoiminta-analyysi työkalussa Kysymykset analyysiä varten: Valmiilla kysymyksillä ohjataan käyttäjää täyttämään kaikki kentät, jotka tarvitaan analyysissa Ohjeissa malleja yms. Analyysin katsominen Tiedot jäävät talteen järjestelmään ja muutkin voivat sitä katsoa Tiedot voi tulostaa Kotisivuille Linkki suunnitelmaan Suunnitelmatiedoston lisääminen Digineuvos - hanketyökalu 26

27 Kysymyksiin vastaamisen tueksi (ideointia) Suunnitteluosio Rahoituksen suunnittelu Miten paljon tarvitaan omarahoitusta ja talkoita yms. Sisällön suunnittelu Kylien osaamis-/ asiantuntijapankki Kylien osaamisportfolio Mitä osaamista kylältä löytyy Mitä työvälineitä kylältä löytyy Digineuvos - hanketyökalu 27

28 Kylien hankeprosessi ja työkalun käyttö Liitetoiminta-analyysi Liiketoiminta-analyysi käynnistää hankkeen hakemisen Hankehakemus ja päätös Hankkeen toteutus ja hankkeen hallinta Maksatukset Tiedottaminen Loppuraportti Hankkeen tulokset käytäntöön Hyvien käytäntöjen jakaminen Uusi liiketoiminta-analyysi Digineuvos - hanketyökalu 28

29 Kehitteillä Digineuvos - hanketyökalu 29

30 Kehitystä Ohjattu loppuraportin tekeminen Loppuraportti kirjoitetaan valmiina oleviin kenttiin. Jokaisessa kentässä on raportin täyttöä varten valmiita kysymyksiä, joilla ohjataan käyttäjää pohtimaan niitä asioita, joita kenttiin tulisi lisätä. Tuloksena: Loppuraportit ovat suunnilleen samassa muodossa Voisivat mennä samaan järjestelmään ja samaan tietokantaan Helppo vertailla Helppo etsiä tietoa Digineuvos - hanketyökalu 30

31 Kehitystä Hyvät käytännöt Kirjataan ohjatusti valmiiden kysymysten avulla Saadaan Hyvien käytäntöjen tietokanta samalla Ongelmien kirjaaminen Saadaan ongelmatietokanta Sosiaalisen media ja kohdennettu viestintä Tekstiviestillä voi lähettää järjestelmään Tehdyt työtunnit Tehdyt talkootunnit Digineuvos - hanketyökalu 31

32 Kehitystä päiväkirja Ohjattu hankkeen päiväkirjan toteutus Tehdyt toimenpiteet heti järjestelmään Valmiita kysymyksiä päiväkirjan täyttämisen tueksi Mahdollisesti vertailua hankesuunnitelmaan Helppo tehdä väli- ja loppuraporttia, kun tiedot ovat jo kirjattuina Tarjousten pyytämisprosessi sekä palvelun tuottajan valitsemisprosessi Valmiit mallilomakkeet ja tietojen tulostus niihin Digineuvos - hanketyökalu 32

33 Kiitos Työkalu hankkeen hallintaan Auli Lepistö Digineuvos - hanketyökalu 33