1 YLEISTÄ Etelä-Savon sairaanhoitopiirin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä täydentävää asetusta (614/2007). Etelä-Savon sairaanhoitopiirissä noudatettavat hankintaohjeet koostuvat tästä ohjeesta ja Suomen Kuntaliiton julkaisusta Kuntien yleiset hankintaohjeet 2010. Kuntaliiton yleisissä hankintaohjeissa on kuvattu kattavasti kunnallisissa hankinnoissa lain perusteella noudatettavat yleiset periaatteet ja menettelytavat. Sairaanhoitopiirin talousohjeessa on kirjattu seuraavasti: tulosyksikköjen on noudatettava kaikessa toiminnassaan tarkoituksenmukaista säästäväisyyttä tulosyksikön johtajan/esimiehen on seurattava yksikkönsä hyväksyttyjen määrärahojen riittävyyttä ja valvottava, ettei vahvistetussa talousarviossa myönnettyjä määrärahoja ylitetä. Sairaanhoitopiirin hallituksen toimintaohjeessa toiminnan ja talouden ohjausta ja johtamista varten on kirjattu seuraavasti: kullakin tulosyksiköllä/useamman tulosyksikön muodostamalla ryhmällä on vastuullinen vetäjä, jonka nimeää toimialajohtaja ja jonka tehtävänä on johtaa tulosyksikkönsä toimintaa ja taloutta toimialajohdon ja tulosalueen johdon antamien ohjeiden mukaisesti. Tässä hankintaohjeessa ohjeistetaan, Kuntaliiton yleisiä ohjeita täydentäen, ne menettelytavat joita sovelletaan Etelä-Savon sairaanhoitopiirin kaikissa hankinnoissa. Hankintaohjeen noudattamisen valvonta kuuluu normaaliin esimiestyöhön. 2 MÄÄRITELMIÄ Tässä ohjeessa hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden tai palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa tai urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan. tilaamisella tarkoitetaan tilauksia kilpailutetulta sopimustoimittajalta tai kilpailutetun sopimustoimittajan puuttuessa hankintapalvelujen hyväksymältä toimittajalta erikseen määritellyn euromäärän tai talousarvion puitteissa. 3 HANKINTOJEN JAKAUTUMINEN JA KYNNYSARVOT Julkiset hankinnat jakaantuvat hankintalain mukaisesti taloudellisen arvonsa perusteella kolmeen ryhmään: Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Kynnysarvot löytyvät osoitteesta http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/kynnysarvot Tätä ohjetta sovelletaan kaikkiin edellä mainittuihin hankintoihin. 1 (5)
Hankintalain soveltamisalaan kuuluvat kansallisen kynnysarvon ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalainsäädäntöä ja näitä ohjeita. Hankinnan ennakoitu arvo perustuu markkinaselvityksen perusteella tehtyyn arvioon ja arvoa laskettaessa perusteena on koko sopimuskauden (ml. optiot) aikana tehtävien hankintojen arvonlisäveroton yhteisarvo. Hankinnat tehdään toiminnan tehokkuuden kannalta tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina (tuote- ja palveluryhmät). Sopimuskauden pituus määritellään toiminnan luonne ja hankinnan toistuvuus huomioiden tarkoituksenmukaiseksi. 4 TARJOUSKILPAILUJEN HOITAMINEN JA TEHTÄVIEN VASTUUNJAKO 4.1 Hankintapalvelun tehtävät Sairaanhoitopiirin hankintapalvelut huolehtii hankinnan arvosta riippumatta sairaanhoitopiirin kaikkien hankintojen kilpailuttamisesta yhteistyössä hankkivan yksikön kanssa. Hankintapalvelut vastaa - yhteistyöstä muiden hankintaorganisaatioiden kanssa - tarjouspyynnön laatimisesta - hankinnasta ilmoittamisesta - hankintamenettelyn valinnasta - tarjousten käsittelystä - hankintapäätöksen valmistelusta - tilauksen tekemisestä (kalusto, lääkinnälliset laitteet, investoinnit) - hankintasopimuksen laadinnasta. Sopimus laaditaan käyttäen hyväksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja. - yli 5.000 (alv 0 %) suuruisen hankinnan päätösvalmistelusta Dynasty-järjestelmään - kalusto- ja lääkinnällisten laitteiden tilausluettelon ylläpitämisestä - tilaamiensa tuotteiden laskujen asiatarkastuksesta ja hyväksynnästä - hankintaprosessin mahdollisen keskeytyksen ilmoituksista Hankintapäätöksen allekirjoittaa toimivaltainen viranomainen. Päätöksestä tiedotetaan asianosaisille muutoksenhakuohjeineen ja se asetetaan kuntalain mukaisesti julkisesti nähtäville. Hankintapalvelut tekee kilpailutuksen lisäksi keskitetysti myös sairaanhoitopiirin irtaimistotilaukset. Irtaimistot pyritään hankkimaan samankaltaisina siten, että mahdollisen muuton yhteydessä irtaimistoa ei tarvitse siirtää. 4.2 Hankkivan yksikön tehtävät 4.2.1 Hankinnan valmistelu Ennen varsinaisen hankintaprosessin käynnistämistä hankkivan yksikön on varmistuttava käytettävissä olevista määrärahoista ja selvitettävä hankinnan tarpeellisuus sekä ennakoitu arvo. Hankintoja on kahdenlaisia; käyttötaloudesta tehtävät hankinnat ja investointihankinnat. Käyttötaloushankinnat: - kulutustavaroiden, kalusteiden, alle 10.000 euroa maksavien laitteiden ja palveluhankintojen määrärahavaraukset tehdään yksikön budjettiin (käyttötalous) - tarvittavat ohjelmistot/lisenssit, työasemat (kannettavat ja pöytäkoneet) ja tulostimet sekä monitoimilaitteet hankitaan keskitetysti tietohallintopalvelujen kautta Investointihankinnat 2 (5)
- yli 10.000 euroa maksavat laitehankinnat, sovellushankinnat ja rakentamishankkeet luokitellaan investointihankinnoiksi, joiden rahoitus hoidetaan investointimäärärahojen kautta tulosalueiden tekemien esitysten ja hallituksen/valtuuston tekemän päätöksen pohjalta Hankkiva yksikkö tekee kilpailutuspyynnön hankintapalveluille. Pyyntö on tehtävä riittävän ajoissa: - kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta vähintään 3 kk ennen suunniteltua hankinta-ajankohtaa (sovelletaan myös kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin) - EU-kynnysarvon ylittävä hankinta vähintään 6 kk ennen suunniteltua hankintaajankohtaa Teknisten palvelujen vuosisopimusten laatimisesta ja neuvotteluista vastaa teknisten palvelujen tulosalue. 4.2.2 Tarjouspyynnön asiasisältö Hankkivan yksikön asiantuntijat vastaavat tarjouspyynnön sisällöllisistä määrittelyistä. Hankkiva yksikkö määrittelee tarjouspyynnössä esitettävät, tuotetta koskevat vähimmäisvaatimukset sekä toivottavat lisäarvoa tuovat ominaisuudet yhdessä hankintapalvelujen kanssa. Hankintaprosessissa tarjouspyyntö on tärkein asiakirja. Tarjouspyynnössä ilmoitettuja tuotteen ominaisuuksia tai muita ehtoja ei tarjouspyynnön lähettämisen jälkeen enää voida muuttaa ja saatuja tarjouksia voidaan vertailla ainoastaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen vaatimusten ja ominaisuuksien perusteella. Myöskään laatuominaisuuksien ylikorostamisella ei voida lisätä valinnan vapautta päätöstilanteessa, koska myös laatutekijöiden yksityiskohtaiset kriteerit on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä. Mikäli harkittavaksi tulee leasing-rahoituksen käyttö, on se tuotava esiin tarjouspyynnön valmistelun yhteydessä. Lääkintälaitteiden hankinnoissa on tarjouspyyntöä laadittaessa otettava yhteyttä teknisten palvelujen huoltoon (lääkintälaitehuolto) sekä tietohallintopalveluihin tarjouspyynnön teknisen ja huollollisen vaatimusmäärittelyn riittävyyden varmistamiseksi. Hankintapalvelut huolehtii keskitetysti tarjouksien vastaanottamisesta, avauspöytäkirjan tekemisestä ja tarjouksien avaamisesta. 4.2.3 Laitteiden ja tarvikkeiden ottaminen koekäyttöön Hoitotarvikkeiden ja laitteiden koekäyttö on tärkeää, jotta saadaan käyttökokemuksia erilaisista työvälineistä. Koekäytöstä saadut käyttökokemukset ovat tärkeitä tehdessä vertailua tarjouksien välillä ja tehdessä hankintapäätöstä. Koekäyttöön otettaessa on tehtävä suunnitelma ja aikataulutus koekäytöstä ja sovittava koekäytön vastuuhenkilö. Koekäyttöön ottoa varten on laadittu lomake Suunnitelma ja aikataulutus koekäytöstä, joka on täytettävä ja allekirjoitettava (ylilääkäri/budjetista vastaava) jokaisesta koekäytöstä. Avuksi koekäyttöjen hallintaan on luotu sähköisesti täytettävä lomake, joka tulee ottaa käyttöön välittömästi kaikissa koekäytöissä (hoitotarvikkeet ja -välineet sekä lääkintälaitteet, tutkimus- ja hoitokojeet). Ohje ja lomake löytyy Intranetin etusivun kautta Ohjeet -> Koekäyttöön ottaminen. 4.2.4 Hankinnan keskeyttäminen Hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä ja samanaikaisesti menettelyn on oltava tasapuolista ja syrjimätöntä. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankintaprosessin esimerkiksi, jos tarjouspyyntö on virheellinen tai puutteellinen, eikä sen perusteella ole mahdollista saada hankintayksikön tarkoittamia tarjouksia, hankintamenettelyssä on tapahtu- 3 (5)
nut virhe tai hankinnan tarve tai rahoitustilanne on muuttunut kesken prosessin. Mikäli hankinta keskeytetään, on tästä annettava asianosaisille kirjallinen, perusteltu päätös ja tieto siitä, kuinka oikeusturvakeinot ovat käytettävissä. 4.2.5. Hankintaesitys ja -päätös Hankintapäätöstä tehtäessä hankkivan yksikön esityksen on perustuttava tarjouspyynnössä mainittuihin valintaperusteisiin ja erittelyihin, joko hinnaltaan halvimpaan tai kokonaistaloudellisesti edullisimpaan vaihtoehtoon. 4.2.6. Kulutustarvikkeet, niiden tilaaminen ja laskujen käsittely Materiaalipalvelut huolehtivat tarvittavien sovittujen tuotteiden varastoinnista, tilaamisesta ja toimittamisesta yksiköihin. Varastoinnin apuna on WebMarela -varastohallintaohjelma. Varastojen taloudellinen arvo pyritään pitämään mahdollisimman pienenä. Yksiköiden tulee ilmoittaa materiaalipalveluihin mahdolliset käytöstä poistettavat tuotteet. Yksiköt huolehtivat kulutustarviketilauksista OSTI Materiaalitilaukset -tilausjärjestelmän kautta. Kaikki yksiköiden tarvitsemat tuotteet eivät ole varastohallintaohjelmassa. Kyseessä on joko uusi tuote, harvoin tarvittava tuote tai yhden yksikön käyttämä tuote. Mikäli tarvittava tuote ei löydy tilausjärjestelmästä, tilaus on tehtävä sähköpostitse osoitteeseen materiaaliyksikko@esshp.fi. Tilaus on tehtävä yksiselitteisesti määriteltynä sisältäen seuraavat tiedot: tilattava tuote, tuotteen toimittaja, valmistajan tuotenumero sekä tilaajan nimi, puhelinnumero, kustannuspaikka Materiaalipalvelut ja tilaava yksikkö sopivat yhdessä siitä, että lisätäänkö tuote varastotuotteeksi vai tilaako yksikkö tuotteet suoraan toimittajalta. Suoraan toimittajalta tilattaessa yksikön tulee käyttää hankintapalvelujen laatimaa excel-tilauskaavaketta. Tilauskaavakkeessa on mainittava tilaajan nimi, puhelinnumero, kustannuspaikka, sairaanhoitopiirin asiakasnumero ja laskutuksen yhteystiedot. Yksiköt voivat käyttää tavaroiden suorahankinnoissa poikkeustapauksissa myös First Cardluottokorttia ja vain erityisissä poikkeustapauksissa hankinnan voi tehdä laskulle. Aina kun lasku vastaa tehtyä tilausta, tilaus katsotaan myös laskun hyväksymiseksi eikä lasku kierrä hyväksyttävänä. OSTI tilausjärjestelmän käyttöoikeuksista ja käyttäjätunnuksien antamisesta vastaa varastonhoitaja. 4.2.7 Lahjoitusvaroin suoritettavat hankinnat Mikäli lahjoittaja on selkeästi ilmoittanut lahjoitusvarojen käyttötarkoituksen, niin lahjoittajan tahto toteutetaan. Näissäkin tapauksissa yksiköt tekevät kuitenkin hankinta-aloitteen hankintapalveluille tämän ohjeen mukaisesti. Lahjoituksena saadut tavarat sekä lahjoitusvaroin hankitut tavarat ovat aina sairaanhoitopiirin omaisuutta. 5 YMPÄRISTÖNÄKÖKULMAN HUOMIOIMINEN HANKINNOISSA 4 (5)
Hankintoja suoritettaessa otetaan mahdollisimman kattavasti huomioon hankinnan ympäristövaikutukset. Hankittavan tuotteen tai palvelun valintaperusteita määriteltäessä sovelletaan elinkaariajattelua ja pyritään suosimaan ympäristöä säästäviä vaihtoehtoja. Tällöin valintaperusteissa voidaan painottaa esim. tuotteiden kestävyyttä, korjauspalveluita ja vähän jätteitä tuottavia vaihtoehtoja. 6 LEASING-RAHOITUKSEN KÄYTTÖ Leasing-rahoitusta on verrattava omarahoitukseen ja rahoitusmallien vertailulaskelmat on esitettävä hankinnan elinkaareen suhteutettuna. Leasing-rahoituksen käyttämisestä on aina tehtävä erillinen päätös, jonka tekee kehitysjohtaja. 7 ERINÄISET MUUT MÄÄRÄYKSET Muilta kuin sopimustoimittajilta tai hyväksytyiltä toimittajilta ostaminen on kielletty. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa. Esteellisyyden toteamisesta vastaa henkilö itse. Esteellisenä toimiminen hankintaprosessissa on menettely- ja virkavirhe ja se voi johtaa hankinnan kumoutumiseen muutoksenhaussa. 5 (5)