Sähköisen kilpailuttamisen hyödyt 15.11.2012 PTCS Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumi Sähköisen kilpailuttamisen hyödyt 1
Keskitettynä hallittavampi kokonaisuus Kaikki kilpailutukset, sopimukset ja prosessit hallittavissa - yhdessä ja samassa paikassa Tiedot ja dokumentit eivät katoa kaikki löytyy aina samasta paikasta Aina ajan tasalla autom. tilan mukainen arkistointi, kilpailutuskohtaiset tietokoosteet Tieto ja toimenpiteet oikeilla henkilöillä roolipohjainen käyttöoikeushallinta Pilvipalvelu hallinnoi hankintoja missä vain ja milloin vain Lainsäädännön mukaisia kilpailutuksia Helpottaa hankintalain ja direktiivien noudattamista vähentää niihin liittyviä virheitä Valmiit hankintatyypin (pien-, kansallinen- tai EUhankinta) mukaiset pakolliset asetukset ilmoitusta ei voi julkaista puutteellisena Valmiit prosessit ohjaavat valitun hankintamenettelyn mukaista toimintaa Valmiit prosessit ohjaavat valitun valintaperusteen mukaista evaluointia Automaattinen hankintatyypin mukainen määräaikojen huomiointi Automaattiset viestintäominaisuudet eivät unohda tiedottaa lain vaatimia asianosaisia 2
Merkittäviä säästöjä prosessikustannuksissa Hallittavuus, prosessin ohjaus, määrämuotoisuus ja automatiikka tehostavat päivittäistä työtä Rutiinitehtävät helpottuvat työskentely nopeutuu Enemmän kilpailutuksia samoilla resursseilla Inhimillisten virheiden määrä vähenee Tarjousten käsittely nopeutuu Turhien hylkäysten aiheuttama lisätyö minimoituu Tulostus ja postituskulut minimoituvat Vähentää fyysisten palaverien tarvetta ja niistä johtuvaa vaivaa ja kustannuksia Esimerkiksi: tarjouspyyntö- kriteeri- ja lausekirjastot dynaamiset kohteet ja kriteeristöt automatisoidut viestintäprosessit automaattinen vertailutaulukko ja pistelaskenta automaattisesti muodostuvat dokumentit mm. tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, hankintapäätös ja -sopimus Entistä laadukkaampia hankintoja Rutiineista vapautunut aika voidaan käyttää tehokkaammin olennaiseen hankintojen laadun kehittämiseen Dynaaminen kriteeristö tehokas keino hankinnan kohteiden laadun ohjauksessa ja kontrolloinnissa Ne myös ohjaavat ja auttavat huolellista ja täsmällistä hankinnan suunnittelua Määrämuotoisuus helpottaa tulkintaa ja vähentää epäselvyyksiä ja tuo laadukkaampia tarjouksia Asiantuntijoiden hyödyntäminen kommentointityökalujen avulla Aiemman hankintadatan hyödyntäminen tulevien hankintojen kehittämisessä 3
Laadukkaampia tarjouksia parempia hintoja Helppo, nopea ja turvallinen tapa jättää tarjoukset - täytä vain kaksi lomakesivua Määrämuotoisuuden ansiosta tarjouspyynnöt ovat selkeämpiä ja yksiselitteisempiä Edistää toimittajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua minimoi tahallaan tai vahingossa tapahtuvat väärinkäytöt Ei vaadi atk:n tai hankinta-alan erityisosaamista Palvelu huomauttaa automaattisesti virheistä ja puutteista Madaltaa kynnystä osallistua - enemmän kilpailua parempia hintoja ostajalle Toimittaja voi keskittyä olennaiseen eli antamaan mahdollisimman hyviä tarjouksia Luontoystävällisempiä hankintoja Vihreämpiä hankintoja: o dynaamisten kriteerien avulla hankinnat helpompi profiloida ja kontrolloida vihreämpään suuntaan o lisävaiva ympräristökriteerien määrittelyksi vähenee o mallipohjien ja kriteerikirjaston avulla ympäristökriteerit helposti hallittavissa Vihreämpää toimintaa: o tulostaminen minimoituu o fyysinen postittaminen minimoituu o matkustelu palavereihin vähenee o etätyömahdollisuus vähentää liikkumista Vihreämpi toimittaja: o Cloudian yhteiskäyttöiset pilvipalvelimet kuluttavat vähemmän energiaa kuin omat palvelimet ja aiheuttavat siten vähemmän muuta välillistä ympäristön kuormitusta 4
Tehokkaampaa yhteistyötä Yhteistyötä milloin vain, missä vain - ilman fyysisistä palavereista aiheutuvaa ajanhukkaa ja vaivaa Viestintä- ja kommunikointiominaisuuksien automatiikka pitää huolen, että viestintä ei unohdu ja kaikki asianosaiset saavat viestit esimerkiksi kysymys/vastausprosessi, tarjouspyynnön korjaukseen liittyvät viesti, keskeytysviestit, hankintapäätöksen tiedoksiannot, hinta/tuotemuutoskeskustelut, reklamaatiokeskustelut yms. Yhteistyö asiantuntijoiden kanssa tehostuu kommentointityökalujen avulla Sisäinen tiedon ja hyvien käytäntöjen levittäminen /kommentointi, template-kirjasto) Toimittajaportaali ja tilaajaliittymä kaikki ajantasalla, tehokasta itsepalvelua Hyödynnettävää tietoa Kaikki tieto ja dokumentit säilyvät järjestelmässä dynaamisessa muodossa tallessa ja ovat uudelleenhyödynnettävissä tai jatkojalostettavissa Tiedon uudelleen käyttö ja levittäminen mallipohjien, kriteerikirjaston ja lausekirjaston avulla sekä aiempien kisojen hyödyntäminen Tietoa voi käyttää seurannassa, tulevien hankintojen kehittämisessä ja hankintojen johtamisessa Integraatioiden avulla voidaan hyödyntää myös muista järjestelmistä saatavaa tietoa 5
Yhteenveto Tutkimusten mukaan aiheutuvat kustannukset eivät ole riippuvaisia hankinnan arvosta. Hankinnan arvosta riippumatta, pääosin samat toimenpiteet on tehtävä ja velvoitteet hoidettava. Ja ennen kaikkea haluatteko tehdä tämän: vaivaa säästäen? työaikaa säästäen? virheitä vähentäen? kustannuksia säästäen? laatua kehittäen? ympäristöä säästäen? Jos haluat, ratkaisuna on hankintojen sähköistäminen. KIITOS! Are Saarinen are.saarinen@cloudia.fi 0500-424 268 Lisätietoja www.cloudia.fi tai info@cloudia.fi 6