Teknisen lautakunnan valvontajaosto 10 13.02.2013 VUODEN 2013 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET JA KÄYTTÖSUUNNITELMIEN TARKISTAMINEN VALVJAOS 10 Toimialan vs. esimies 5.2.2013 Kaupunginvaltuusto on 18.12.2012 :ssä 111 hyväksynyt vuoden 2013 ta lous ar vion. Vuoden 2013 alussa voimaan tulleen hallintosäännön 33 :n mukaan val tuusto hy väksyy talousarviossa toimielimelle tavoitteiden edellyttämät mää rärahat ja tu loarviot. Kaupunginhallitus, lautakunta tai johtokunta hyväksyy talousarvioon perus tu vat käyttösuunnitelmat. Käyttösuunnitelmalla tarkistetaan asianomaisen toi mi elimen talousarvioehdotukseen sisältynyt alustava käyttösuunnitelma. Toi mi elin päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen käytöstä. Kuntalain 65 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on nou datettava talousarviota, millä turvataan valtuuston valta ohjata kunnan taloutta ja asettaa tavoitteita ja rajoja alempien toimielinten ja henkilöstön toi min nalle. Talousarvion sitovuus Käyttötalous Talousarviossa vastuualueille myönnettyjen määrärahojen ja tulojen erotus = nettomenot. Mikäli määrärahat ovat pienentyneet ehdotetusta, lautakunnan ja muun käyt tö suunnitelmista päättävän viranomaisen tulee tarvittaessa tarkistaa esittämänsä ta loudellisuustavoitteet ja muuttaa ne vastaamaan määrärahoja ja suo ri te ta voit tei ta. Investoinnit Talonrakennus * hankekohtainen poikkeuksena kohta pienet korjauskohteet, jossa sitovuustaso on hankeryhmit täinen Julkinen käyttöomaisuus * hankeryhmittäinen
Kaukolämpölaitos * hankeryhmittäinen Vesi- ja viemärilaitos * hankeryhmittäinen Irtain omaisuus * talousarvion numero-osassa ja perusteluissa mainitulla tasolla Rahoitusosa Rahoitusosassa, joka on esitetty rahoituslaskelman muodossa, sitovuustaso on ri vikohtainen. Tuloslaskelma Sitovuustaso on rivikohtainen. Toimielimellä on valtuutus käyttää sille osoitettu määräraha. Talousarviolla ei kui tenkaan perusteta kunnan viranomaiselle oikeutta päättää sen käyttöön osoi tetun määrärahan käyttämisestä, vaan tähän on oltava lakiin tai sään töön pe rustuva toimivalta. Vaikka viranomaisella on asianmukainen toimi valta, se ei voi sitoa kaupunkia menoon, jollei talousarviossa ole varattu tar koitusta varten mää rärahaa. Talousarvioon tehtävät muutokset (sekä määrärahoja että tavoitteita kos ke vat muu tokset) on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Määrä rahan muu tosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toimin nal lisiin ta voit teisiin ja tuloarvioihin. Samoin toiminnallisia tavoitteita ja tuloarviota kos ke vassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Mikäli lautakunnalle hyväksytty kokonaisnettomeno on riittävä, on tulos aluei den määrärahalisäykset esitettävä sisäisinä määrärahamuutoksina. Myös tällaisia ta lousarviomuutoksia esitettäessä on suoritettava toiminnallisten ja ta lou del lis ten tavoitteiden uudelleen tarkastelu. Samalla kaupunginhallitus toteaa oh jee naan, että sisäisiltä menokohdilta ei voida suorittaa määräraha siirtoja ul kois ten, kassasta maksettavien menojen suorittamiseen. Kaupunginhallitus korostaa, että kaupungin toimielimillä ja henkilöstöllä on vel vollisuus noudattaa talousarviota toiminnassaan ja talouden hoi dos saan. Ta lous arviomäärärahoja voidaan käyttää ainoastaan talousarviossa suunniteltujen toi menpiteiden toteuttamiseen ja asetettujen tavoitteiden saa vuttamiseen. Tä män vuoksi talousarviovuoden toiminta on suunniteltava siten, että myönnetyt mää-
rärahat riittävät koko vuodeksi ja tulot toteutuvat suunnitellulla tavalla. Mää rärahojen lisääminen tai tuloarvion pienentä mi nen kesken vuoden ei ole on gelmatonta, koska lisääntyvä rahoitustarve jou du taan kattamaan talous ar vio vuo den aikana. Lisäksi kaupunginhallitus edellyttää, että kaikessa toiminnassa tehdään toimialojen kesken tii vistä yh teistyötä ja ennen tavaran tai palvelun hankin taa selvitetään, onko vastaava tavara tai palvelu ostettavissa kaupunki or ga ni saatiosta. Mikäli on, lähtökohtana on, ettei vastaavaa hankintaa mak seta uudelleen suo rittamalla osto organisaation ulkopuolelta. Talousarvion toteutumisen seurannan tulee olla jatkuvaa ja mahdollisiin ta lous arviomuutoksiin tulee reagoida välittömästi talousarviovuoden aikana. Ra port tien tulostamisessa pääperiaatteena on, että itse kukin tulostaa talouden seu rannassa tarvittavat raportit Sap BI:n kautta. Käyttösuunnitelma Alustavat talousarvioon sisältyvät käyttösuunnitelmat tulee tarkistaa. Hyväk sy tyt käyttösuunnitelmat ja niihin liittyvä lautakunnan pöytäkirjanote on toi mi tet tava talousjohtajalle 15.2.2013 mennessä. Kaupunginhallituksella on oikeus ot taa ratkaistavakseen lautakunnan tekemä käyttö suunnitelma pää tös. Kaupunginhallitus muistuttaa, että myös muulloin talousarviovuoden ai ka na on käyttösuunnitelmaa tarvittaessa tarkistettava, jotta talousarvion toteu tuma vas taa menojen ja tulojen osalta mahdollisimman hyvin talousarviota. Henkilöstö Avoimiksi joko luontaisen poistuman kautta tai muutoin tulevat virat/toimet jäte tään pää sääntöisesti täyttämättä. Mikäli talousarviossa on kuitenkin varattu mää rä ra ha ko. viranhaltijan palkkaukseen, voi viran täyttää ilman lupame net telyä enin tään talousarviovuodeksi. Tätä pidemmäksi ajaksi viran voi täyttää ainoastaan kau punginhallituksen päätöksellä. Lupakäytäntö ei koske kui ten kaan perus ope tuk sen opettajanvirkoja. Ilman lupamenettelyä kaupungin viranomaisilla on lisäksi oikeus täyttää si jai suu det ja ottaa määräaikaiseen työsuhteeseen, mikäli talousarviossa palk kauk seen varatut määrärahat ovat riittävät. Pääperiaatteena kuitenkin on, että va pau tuvat tehtävät hoidetaan sisäisin siirroin tai tehtäviä muutoin uudelleen jär jes telemällä. Viranhaltijoiden ratkaisuvallasta henkilöstöasioissa määrätään kaupun-
gin val tuus ton 18.12.2012 hyväksymän hallintosäännön :ssä 28. Kaikissa edel lä mai ni tuissa tapauksissa on ensin selvitettävä mahdollisuus hoitaa tehtävät si säi sin jär jestelyin joko tehtäviä uudelleen järjestelemällä tai sisäisin siirroin. Määräaikaisten työsuhteiden ketjutuksia tulee välttää ja määräaikai selle työ suh teel le on aina oltava peruste. Kaupunginhallitus pyytää, että silloinkin, kun määräaikaiseen tehtävään ote taan jo kaupungin vakinaisessa tai määräaikaisessa palveluksessa oleva henki lö, on asia ennen toimenpiteisiin ryhtymistä saatettava tiedoksi hallinto joh tajalle. Niissä tapauksissa, joissa tehtäviä ei voida hoitaa sisäisin järjestelyin, mää rä ai kai sen henkilön palkkaamiseen on saatava hallintojohtajan lupa. Edellä mai ni tut lupamenettelyt eivät koske koulutoimen henkilöstöä. Henkilöstölle suositellaan vapaaehtoisten virka- tai toimivapaiden hakemista siten, että haetun vapaaviikon palkasta pidätettäisiin 5/7 päivän osuus ja palkan pidätys toteutettaisiin lomarahojen maksukuun aikana. Vapaista tulee neuvotella ja ne tulee hakea sen esimiehen tai päättävän elimen kanssa, joka niistä kaupungin ohjeiston mukaan päättää. Investoinnit Talousarvion toteuttamisen ehtona on, että ennen jokaisen hankkeen aloit ta mis ta selvitetään käytettävissä olevan määrärahan riittävyys. Jos määräraha osoit tautuu riittämättömäksi, on ennen töiden aloittamista tehtävä asian omai set viranomaispäätökset. Hankkeet saa toteuttaa ainoastaan päätösten mukaisessa laajuudessa. Hank kei ta, joiden toteuttamisen ehtona on valtionavun saaminen, ei saa aloittaa ennen kuin päätös valtionosuudesta on tullut. Mikäli kaupunginhalli tuk sen/ kau pun gin valtuuston edellyttämiä valtionosuuksia ei saada tai päätök senmukainen val tion osuus on odotettua pienempi, taikka muut talous ar viossa päätetyt ehdot ei vät täyty, on asia saatettava ennen toimenpiteisiin ryhtymistä uudelleen kau pun ginvaltuuston harkittavaksi. Hankinnat Samaa tai samaksi katsottavaa investointimenoa ei voida muuttaa käyttö ta lous me noksi jakamalla lasku 8.409 euron suuruisiin laskuihin tai hajautta mal la han kinta useaksi hankinnaksi. Myöskään investoinnin menojen kir jaaminen se kä investointi- että käyttötalousosaan ei ole mahdollista.
Hankinnan suorittamisen on määrärahavarauksesta huolimatta aina perus tut ta va tarpeeseen, joka on pystyttävä pyydettäessä perustelemaan. Hankintoja koskevat ratkaisuvallan rajat vuonna 2013: Tekniikka- ja ympäristöpalvelut Vastuu- ja palvelu- Toimialan yksikön Lautakunta esimies esimies - kokonaiskustannus % talousarviosta 0,5 0,1 0,025 - euroa 363.776,76 72.755,35 18.188,84 Sivistyspalvelut - kokonaiskustannus % talousarviosta 0,25 0,05 0,0125 - euroa 181.888,38 36.377,68 9.094,42 Vuoden 2013 aikana laadittavaan uuteen taloussääntöön kootaan ja tarkistetaan eri hallinto- ja johtosäännöistä hankintoja koskevat ratkaisuvallan rajat. Samalla kerätään kokemuksia uudesta rajoja yhtenäistävästä käytännöstä. Maksujen perintä Saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja viipymättä. Las ku tus on suoritettava välittömästi sen jälkeen, kun sen toimittamisen edelly tykset ovat olemassa. Tulojen ajantasaisen perinnän lähtökohtana on, että vuodelle 2013 kohdistuvat tulot saadaan kaupungin kassaan jo talous arvio vuoden ai ka na. Talouden tasapainottaminen Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan 18.12.2012 :ssä 110 hyväksynyt ta lou den tasapainottaminen toimenpideohjelman 2013 2019. Kaupunginhallitus ko ros taa, että talouden tasapainottamisohjelmassa ase tet tujen tavoitteiden saa vut taminen edellyttää muun muassa koko palvelu tuotannon ja toimintatapojen uudelleen tar kas telua. Ostolaskut Rondoon Ostolaskujen käsittelyssä lähtökohtana on, että laskut maksetaan eräpäivänä ja että mahdolliset alennukset hyödynnetään. Asiatarkastaja
ja vii me kädessä hy väk syjä vastaa tositteen tai laskun oikeellisuudesta. Hyväk sy tyn laskun erillistä ti liöintitarkastusta ei enää ole ostoreskontrassa. Tavaran, työsuorituksen tai muun palvelun vastaanottajan on varmistettava, että laskun tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu. Laskun hy väksyjä puolestaan vastaa siitä, että laskun maksamiseen on käytettävissä riit tä vä määräraha. Laskujen maksaminen ajallaan edellyttää, että vuosilomien ja muiden poissa olo jen ajaksi tehdään asianmukaiset poissaolo- ja sijaisuusmerkinnät Ron doon. Ohjeiden täydentäminen Kaupunginhallitus antaa tarvittaessa tätä ohjetta täydentäviä ohjeita ja mää räyk siä. Lisätietoja antaa toimialan vs. esimies Harri Piirainen, puh 044 7255257 tai harri.piirainen@kuhmo.fi. Toimialan vs. esimiehen päätösehdotus: Valvontajaosto merkitsee tietoonsa saatetuiksi ja noudatettaviksi kaupunginhallituksen antamat vuoden 2013 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet ja hyväksyy käyttösuunnitelmansa vuoden 2013 talousarvion mukaisiksi. Päätös: Valvontajaosto yksimielisesti hyväksyi päätösehdotuksen.