Tarjouspyyntö 1 (11) Hattulan kunta Sivistysyksikkö Käyntiosoite Puhelin Sivistystoimisto Myllytie 33 13720 Parola Vaihde 03 67311 Juteinikeskuksen koulun ensikertainen kalustus Sisällys 1 Hankinnan kohde ja laajuus... 3 1.1 Käänteinen kilpailutus... 3 1.2 Toimittajan projektiin osallistuminen... 4 1.3 Toimitusaika... 4 1.4 Takuu... 4 1.5 Sopimusaika... 4 1.6 Alihankinta... 4 1.7 Kestävä kehitys... 4 2 Hankintamenettely... 4 3 Osatarjous tai vaihtoehtoinen tarjous... 5 3.1 Rinnakkaistarjoukset... 5 4 Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset... 5 4.1 Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset... 5 4.1.1 Vaatimus 1... 6 4.1.2 Vaatimus 2... 6 4.1.3 Vaatimus 4... 6 4.2 Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset... 6 4.2.1 Vaatimus 6... 6 4.2.2 Vaatimus 7... 6 5 Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset... 7 6 Tarjoushinta... 7 7 Laskutus ja maksuehto... 8 8 Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuus ja tarjousten vertailu... 8 8.1 Tarjousten käsittely... 8 8.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi... 8
8.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen... 8 8.4 Tarjousten vertailu ja valinta... 9 9 Päätöksestä ilmoittaminen... 9 10 Hankinnassa noudatettavat asiakirjat... 9 11 Asiakirjojen julkisuus... 10 12 Sopimus... 10 13 Hankintaan liittyvät kysymykset... 10 14 Tarjouksen jättäminen... 11 Liitteet Liite 1 Pohjakuvat (1 ja 2-kerros) Liite 2 Arkkitehdin värityssuunnitelma Liite 3 Huoneohjelma: tilojen toiminnot ja henkilömäärät Juteinikeskuksen koulun ensikertainen kalustus Hattulan kunta pyytää tarjoustanne Juteinikeskuksen koulun ensikertaisesta kalustuksesta.
1 Hankinnan kohde ja laajuus Juteinikeskuksen koulu valmistuu vuoden 2016 kesäkuussa Hattulan kunnan Parolan taajamaan. Koulu on laajuudeltaan noin 6600 m2 ja toiminta aloitetaan viikolla 31/2016. Koulussa tulee työskentelemään noin 350 lasta luokkatasoilla 0-6 ja henkilökuntaa tiloissa toimii noin 30. Juteinikeskuksen koulu tulee toimimaan pedagogisesti yhtenä kokonaisuutena asettamatta toiminnallisia rajoja esiopetuksen tai perusopetuksen välille. Juteinikeskus on avointen oppimisympäristöjen koulu. Tavoitteena on, että oppimisympäristöt muodostavat pedagogisesti monipuolisen ja joustavan kokonaisuuden. Oppimisympäristöjen tulee tarjota mahdollisuuksia luoviin ratkaisuihin sekä asioiden tarkasteluun ja tutkimiseen eri näkökulmista. Paikkaan ja aikaan sitomaton oppiminen ja osaaminen tehdään mahdolliseksi tarkoituksenmukaisella tavalla oppimisympäristön kehittämisessä. Kalusteratkaisujen toteutuksessa tulee ottaa huomioon ergonomia, ekologisuus, esteettisyys, esteettömyys ja akustiset olosuhteet sekä tilojen viihtyisyys, järjestys ja siisteys. Koulun tilaratkaisuilla kalusteineen, varusteineen ja välineineen on mahdollista tukea opetuksen pedagogista kehittämistä ja oppilaiden aktiivista osallistumista. Tieto- ja viestintäteknologia on olennainen osa oppimisympäristöä. Sen avulla vahvistetaan oppilaiden osallisuutta ja yhteisöllisen työskentelyn taitoja sekä tuetaan oppilaiden henkilökohtaisia oppimispolkuja. Kalustettavien tilojen toiminnot ja tiloissa toimivien henkilöiden määrät on kuvattu liitteessä 1. 1.1 Käänteinen kilpailutus Hankinta toteutetaan käänteisenä kilpailutuksena eli ns. ranskalaisena urakkana. Hankittavan kalustuksen ja siihen liittyvän muun tarjoukseen sisältyvän sisustuksen tulee olla hinnaltaan 420 000 (alv 0%). 1.2 Toimittajan projektiin osallistuminen Tarjoajan tulee nimetä projektihenkilöstö joka huolehtii ja avustaa koulun henkilökuntaa kalustuksen lopullisen tilauksen yhteydessä. Valitun palveluntuottajan projektihenkilöstön tulee lainvoimaisen hankintapäätöksen jälkeen, yhdessä tilaajan nimeämän työryhmän kanssa, viimeistellä lopullinen tilaus / kalustus. Tilaajalla on oikeus täydentää tai supistaa tilattavien kalusteiden määrää + - 20%, tarjotusta määrästä. Lopullisessa tilauksessa tilaaja pidättää itsellään oikeuden vaihtaa yksittäisiä tuotteita, värimaailmaa ja / tai verhoilumateriaaleja mikäli katsoo siihen olevan asianmukaiset perustelut. 1.3 Toimitusaika Kalustus tulee toimittaa koululle siten että kalustuksen lopputarkastus on suoritettavissa viikolla 24 /2016. Tarkemmat toimituspäivät sovitaan tilauksen yhteydessä. 1.4 Takuu Kaikilla kalusteilla ja niihin käytetyillä materiaaleilla tulee olla vähintään 60 kk takuu. Takuun tulee koskea kaikkia tuotevirheitä sekä kuljetus- ja laatuvirheitä. Toimittajalla tulee olla takuuaikainen huolto-organisaatio sekä toimiva prosessi takuunaikaisten tuote- tai laatuvirheiden korjaus toimenpiteille. 1.5 Sopimusaika Sopimus on määräaikainen ja kertaluonteinen. Sopimus päättyy kun kalustus on tilauksen mukaisesti ja hyväksytysti toimitettu, asennettu ja vastaanottotarkastettu. 1.6 Alihankinta Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, vastaa tarjoaja alihankkijoidensa työstä ja lopputuloksen laadusta kuin omastaan. Tarjoaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan tarjoajalle asetettuja velvoitteita. Mahdollinen alihankkijoiden osuus on mainittava tarjouksessa. 1.7 Kestävä kehitys Hattulan kunta pyrkii käyttämään luonnonvaroja viisaasti ja tehokkaasti sekä kannustamaan kestävään kulutukseen ja tuotantoon. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi pyrimme tekemään kestäviä hankintoja.
Tarjouksessa tulee mainita tuotteiden laatu- ja ympäristötekijät. 2 Hankintamenettely Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla Hattulan kunnan sivistystoimistossa tai osoitteessa www.hattula.fi/hankinnat. 3 Osatarjous tai vaihtoehtoinen tarjous Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä 3.1 Rinnakkaistarjoukset Tarjoaja voi toimittaa korkeintaan kaksi rinnakkaistarjousta. Tarjousten tulee kuitenkin olla täydellisiä eli kokonaan omia tarjouskokonaisuuksia. 4 Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajalla tulee olla riittävät rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, suorituskykyä, ammatillista pätevyyttä ja laatua koskevat edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa kunkin vaatimuksen kohdalla mainittu selvitys. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan soveltuvuuttaan koskevia tietoja tai joka laiminlyö vaadittavien tietojen antamisen. Hattulan kunta voi halutessaan pyytää tarjoajia täydentämään tai täsmentämään tarjoajan soveltuvuutta koskevia selvityksiä ja muita asiakirjoja sekä oma-aloitteisesti hankkia tarjoajia koskevia selvityksiä yhteisötietojärjestelmästä tai luottotietojärjestelmästä. 4.1 Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Esitetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöajasta lukien. Lisäksi sopimuksessa tarjoaja voidaan velvoittaa toimittamaan todistukset erikseen sovittuina aikoina. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava vaatimuksissa 1 ja 4 tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. 4.1.1 Vaatimus 1 Tarjoajalla on Y-tunnus. 4.1.2 Vaatimus 2 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma.
Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen seuraavat asiakirjat: Veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty 4.1.3 Vaatimus 4 Tarjoaja on merkitty koko sopimuskauden ajan kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: Kaupparekisteriote Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, yhdistys-, säätiö-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. 4.2 Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoajalla on oltava hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden kokemusta ja näyttöä vastaavan tyyppisistä kalustetoimituksista. 4.2.1 Vaatimus 6 Tarjoajalla tulee olla laadukkaita referenssejä vastaavan tyyppisistä oppimisympäristöjen kokonaisvaltaisista kalustuksista, vähintään kolme viimeisen viiden vuoden aikana. Tarjoukseen liitettävä selvitys: Tarjoajan referenssiluettelo vastaavan kokoluokan oppimisympäristöjen ensikertaisista kalustuksista, tilaajan yhteystietoineen. Referenssit tulee olla todennettavissa. 4.2.2 Vaatimus 7 Tarjoajalla tulee olla käytettävissään asianmukaiset ja riittävät resurssit hankinnan toteuttamiseksi sekä asianmukainen asennus ja huolto-organisaatio käytettävissä sekä kalustuksen toimitus vaiheessa, että koko takuuajan. Takuuajan tulee olla vähintään 60 kk. tuotteiden toimituksesta. Tarjoukseen liitettävä selvitys: Selvitys tarjoajan resursseista ja toimintatavasta asennus- ja huoltotoimenpiteisiin. Selvityksen tulee sisältää takuu-aika ja takuuehdot sekä takuun aikaisten huolto- ja korjauskäyntien vasteaika, lisäksi takuun aikaisen huolto- tai korjauskäynnin prosessin kuvaus. 5 Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksen hintatiedot ja sitoumukset tulee antaa tarjouslomakkeella Tarjouksen tulee sisältää: 1. huonekohtaiset realistiset tilakuvat 2. numeroidut kalustekortit joista selviää tuotteiden ominaisuudet ja materiaalit
3. kalustetut pohjakuvat 4. Kalusteiden yksikköhinnat, tilakohtaisesti jaoteltuina 5. tarjouspyynnössä pyydetyt todistukset ja selvitykset 6. tarjouslomake Tarjoajan tulee järjestää tarjousten arviointiryhmälle mahdollisuus tutustua tarjouksessa esitettyihin kalusteisiin / kalusteratkaisuihin käytännössä, mikäli arviointiryhmä tutustumista pyytää. Tutustumismahdollisuus tulee järjestää viikon sisällä esitetystä pyynnöstä Etelä-Suomen alueella. Tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan tarjouspyynnössä ja liitteenä olevissa asiakirjoissa olevia ehtoja sekä Julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE Tavarat 2009 Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. 6 Tarjoushinta Tarjoushinta on 420 000 (alv 0%). Tarjoushinnan tulee sisältää kalustussuunnittelu, tarjoukseen sisältyvät ja tilakuvissa sekä tarjoajan toimittamissa kalustepohjissa olevat tuotteet sekä toimitus sisältäen kuljetusvakuutuksen, asennuksen, pakkausmateriaalien poiskuljetuksen, käytön opastuksen, dokumentoidun vastaanottotarkastuksen yhdessä tilaajan kanssa, lisäksi kaikki takuun aikaiset huolto- ja korjaustoimenpiteet, takuuehtojen mukaisesti. 7 Laskutus ja maksuehto Laskutus tapahtuu hyväksytyn vastaanottotarkastuksen jälkeen. Maksuehto 30 pv netto. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. 8 Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuus ja tarjousten vertailu 8.1 Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3 Tarjousten vertailu ja valinta
8.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua tuotteiden toimittamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tätä arvioidaan lakisääteisillä, taloudellisilla ja toiminnallisilla vaatimuksilla, jotka on ilmoitettu tässä tarjouspyynnössä. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ennen tarjousten vertailua ehdokkaat, joilla ei ole teknisiä, taloudellisia, toiminnallisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Edellytykset arvioidaan tarjoajalle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa mainituin perustein. Tarvittaessa edellytysten täyttymisestä voidaan pyytää lisäselvityksiä. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. 8.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin ja määriin, joita ostettavilta tuotteilta edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 8.4 Tarjousten vertailu ja valinta Tarjoukset vertaillaan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaan. Koska kyseessä on käänteinen kilpailutus = ranskalainen urakka, tarjousten hinnan tulee olla 420 000 (alv 0%). Laadun ja määrän osalta vertailu suoritetaan seuraavin perustein: Kalusteiden riittävyys huonekohtaisesti ja kokonaisuutena. Miten tarjoaja on varmistanut kalusteratkaisuilla erilaisten toimintojen toteuttamisen tiloissa. Maksimipisteet 20 Kalusteiden muunneltavuuden helppous. Korkeussäätöjen helppokäyttöisyys ja laajuus. Kalusteiden siirreltävyys, minkälaisia toimenpiteitä kalustuksen uudelleen ryhmittely tiloissa aiheuttaa. Kuinka kalusteet telakoituvat toisiinsa. Maksimipisteet 25 Miten tarjoaja on huomioinut lasten koko- ja ikäerot ja ergonomian kalusteratkaisuissaan. Miten on huomioitu hoito- ja opetushenkilökunnan ergonominen työskentely. Maksimipisteet 25 Sisustuksen kokonaisuus. Yhtenäinen ilme ja perustarpeiden lisäksi tarjoukseen sisältyvät lisäelementit, kuinka ratkaisut vaikuttavat melua vaimentavasti, sekä muut leikkiä ja opiskelua aktivoivat sekä työskentelyä helpottavat kalusteratkaisut. Maksimipisteet 30 9 Päätöksestä ilmoittaminen Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella ilmoittaa sähköpostiosoite, johon päätös voidaan toimittaa. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintapäätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. 10 Hankinnassa noudatettavat asiakirjat
Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus sisältäen Julkisten tavarahankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Tavarat) ja muut liitteet 2. Tarjouspyyntö 29.01.2016 liitteineen 3. Tarjous liitteineen. 11 Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on ne esitettävä erillisellä liitteellä, jonka tulee olla selkeästi merkitty, merkinnällä SALAINEN. Kokonaishinta ei ole salassa pidettävä liike- tai ammattisalaisuus. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. 12 Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Osapuolia sitova sopimus hankinnan kohteesta syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. 13 Hankintaan liittyvät kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee toimittaa viimeistään 12.02.2016 sähköpostitse osoitteeseen marko.seppala@hattula.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Hattulan kunta, Sivistystoimisto Myllytie 33 13720 Parola Sähköpostiviestiin tai kuoreen merkintä lisätietopyyntö: Juteinikeskus. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään osoitteessa www.hattula.fi/hankinnat. Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista muutoksista tarjouspyyntöön. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. 14 Tarjouksen jättäminen Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa paperisena sekä sähköisenä (muistitikulle tallennettuna, mikäli paperisen ja sähköisen tarjouksen välillä on eroavaisuuksia, paperinen tarjous on pätevämpi) suljettuna lähetyksenä viimeistään 15.03.2016 klo 14:00 osoitteeseen: Hattulan kunta Sivistystoimisto Myllytie 33, 13720 Parola Kuoreen merkintä Tarjous: Juteinikeskus Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Postin kuljetettavaksi jätetyn tarjouksen tulee olla perillä määräaikaan mennessä.
Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Hattulan kunta pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. Hattulan kunta ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Hattulan kunta Sivistystoimi Jari Wihersaari Sivistysjohtaja