Helsingin kaupungin hankintakeskus. Tarjouspyyntö H063-15HEL Päiväys

Transkriptio

1 1/9 TARJOUSPYYNTÖ H063-15HEL Pitkäaikaisen laitoshoidon asiakkaiden parturikampaamopalvelujen hankinta 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkö: Riitta Hintikka Suomi puh fax Tarjoukset lähetettävä: Tarjous tai osallistumishakemus lähetettävä Tarjouspalvelu.fi:n kautta Hankintayksikön luonne: Kunta tai kuntayhtymä Hankintayksikön esittely: vastaa tarjouskilpailun käytännön järjestelyistä ja tarjousten vastaanottamisesta. Hankintapäätöksen asiassa tekee Helsingin kaupungin sosiaalija terveysvirasto. 2. Hankinnan kohde Hankinnan nimi: Pitkäaikaisen laitoshoidon asiakkaiden parturikampaamopalvelujen hankinta Hankinnan tunniste- tai viitenumero: H063-15HEL Hankinnan kuvaus: Tämä tarjouspyyntö koskee Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston pitkäaikaisella laitospaikalla olevien potilaiden hiusten perusleikkauspalvelua. Sosiaali- ja terveysviraston PYSY-ohjeen mukaan kaupunki maksaa hiusten perusleikkauksen pitkäaikaisella laitospaikalla olevalle potilaalle kolmen (3) kuukauden välein. Vuonna 2014 hiustenleikkausasiakkaiden ja -leikkauskertojen määrät olivat seuraavat: 1) Kohderyhmä 1: Kivelän monipuolinen palvelukeskus: - noin 130 asiakasta, joilla noin 500 hiusten leikkauskertaa vuodessa 2) Kohderyhmä 2: Koskelan monipuolinen palvelukeskus - noin 200 asiakasta, joilla noin 800 hiusten leikkauskertaa vuodessa 3) Kohderyhmä 3: Myllypuron monipuolinen palvelukeskus - noin 110 asiakasta, joilla noin 440 hiusten leikkauskertaa vuodessa

2 2/9 Tarjouspyynnössä esitetyt arvioidut hankintamäärät perustuvat edellisen vuoden ostoihin eivätkä sido Helsingin kaupunkia. Hankinnan kohteesta on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnön liitteenä olevassa palvelukuvauksessa (liite 1). Hankinnan ennakoitu arvo (ilman ALV): Hankinta ylittää hankintalain 15 :n kynnysarvon tai eritysalojen hankintalain 12 :n pykälän kynnysarvon Päänimikkeistö: (Kampaamo- ja kauneudenhoitopalvelut) Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: Lisähankintamahdollisuuksien kuvaus: Hankintaan sisältyy enintään kahden (2) vuoden optiokausi. 3. Hankintalaji ja -menettely Hankintalaji: Palvelut Hankintamenettely: Avoin menettely Osatarjoukset hyväksytään: Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään: Ei Käytetään kahden kuoren menettelyä: Ei Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso kohta Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot:

3 3/9 Tarjouskilpailun perusteella valitaan kolme (3) palveluntuottajaa kohderyhmittäin. Kohderyhmä 1: Kivelän monipuolinen palvelukeskus Kohderyhmä 2: Koskelan monipuolinen palvelukeskus Kohderyhmä 3: Myllypuron monipuolinen palvelukeskus Osatarjoukset ovat sallittuja siten, että voi tarjota vain yhteen, kahteen tai jokaiseen kolmeen kohderymään. Osatarjoukset kohderyhmän sisällä eivät ole sallittuja eli on tarjottava sekä hiusten leikkaus enintään 20 minuuttia että hiusten leikkaus yli 20 minuuttia. Tarjouskilpailun perusteella palveluntuottajat listataan hinnan perusteella ensisijaisuusjärjestykseen. Palvelua hankitaan ensisijaiselta palveluntuottajalta. Toiseksi tai kolmanneksi sijoittuneelta hankitaan palvelua mikäli ensisijainen palveluntuottaja ei voi tarjota palvelua sovitussa tai vaaditussa ajassa palvelukeskuksen toiminnan ja toiminta-ajan puitteissa. Ensisijaisuusjärjestyksestä voidaan sopimusaikana poiketa myös siinä tapauksessa, että palveluntuottajalla on reklamointeihin perustuen todettu olevan toistuvia laatu- tai toimituskykyongelmia ammattitaidon tai henkilökohtaisen soveltuvuuden suhteen. Poikkeaminen jatkuu kunnes palveluntuottaja pystyy palvelun järjestämistoimillaan ja käytännön toiminnallaan osoittamaan, että kykenee noudattamaan palvelun laatuvaatimuksia. Ensisijaisuusjärjestyksestä poikkeamisesta ilmoitetaan palveluntuottajalle erikseen. Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä: Pisteytys kohderyhmittäin Tarjouksen valintaperuste: Halvin hinta Sähköistä huutokauppaa käytetään: Ei 4. Hankinnan kohteen kriteerit 1. Kivelän monipuolinen palvelukeskus: Kampaamo ja parturipalvelu, hiusten perusleikkaus (Osatarjoukset kohderyhmän sisällä ei sallittu) Hiusten leikkaus enintään 20 minuuttia Kohderyhmän yhteishinnan maksimipisteet pienin annettu arvo * maksimipisteet tarjottu arvo Hiusten leikkaus yli 20 minuuttia Ryhmän yleiset kriteerit Arvio palveltavasta asiakasmäärästä / kuukausi Syötettävä Kohderyhmän pisteet yhteensä

4 4/9 2. Koskelan monipuolinen palvelukseskus: Kampaamo ja parturipalvelu, hiusten perusleikkaus (Osatarjoukset kohderyhmän sisällä ei sallittu) Hiusten leikkaus enintään 20 minuuttia Kohderyhmän yhteishinnan maksimipisteet pienin annettu arvo * maksimipisteet tarjottu arvo Hiusten leikkaus yli 20 minuuttia Ryhmän yleiset kriteerit Arvio palveltavasta asiakasmäärästä / kuukausi Syötettävä Kohderyhmän pisteet yhteensä Myllypuron monipuolinen palvelukeskus, kampaamo- ja parturipalvelut, hiusten perusleikkaus (Osatarjoukset kohderyhmän sisällä ei sallittu) Hiusten leikkaus enintään 20 minuuttia Kohderyhmän yhteishinnan maksimipisteet pienin annettu arvo * maksimipisteet tarjottu arvo Hiusten leikkaus yli 20 minuutta Ryhmän yleiset kriteerit Arvio palveltavasta asiakasmäärästä / kuukausi Syötettävä Kohderyhmän pisteet yhteensä Hinta ja kaupalliset ehdot Tarjoushinta tulee ilmoittaa kiinteänä ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinta sisältää palvelukuvauksen mukaisen hiusten perusleikkauksen sekä leikkauksessa tarvittavat ja käytettävät materiaalit ja välineet. Vertailuhintoina on yhden asiakkaan yksi hiusten perusleikkaus. Hinnat ovat kiinteät kahden (2) vuoden ajan sopimuskauden alkamisesta laskettuna. Sen jälkeen hintoja voidaan muuttaa Jyse 2014 Palvelut ehdoissa säännellyllä tavalla. 6. Laskutus ja maksuehto Laskutuksesta on kerrottu tarkemmin palvelukuvauksessa (liite 1). 7. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset

5 5/9 Hankintayksikkö pyytää alla mainitut viranomaistodistukset ja selvitykset vain siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tarjouskilpailun. Tarjoajan tulee olla varautunut esittämään selvitykset pyydettäessä kaikista tarjospyynnössä esitetyistä vaatimuksista koko kilpailutusprosessin sekä sopimuskauden ajan. 1. Viranomaistodistukset ja rekisteritiedot Tarjoajan ja hänen alihankkijansa ovat maksaneet verot ja sosiaaliturvamaksut Tarjoaja ja hänen alihankkijansa ovat maksaneet lakisääteiset eläkevakuutusmaksut. Tarjoajalla ja hänen alihakkijallaan on voimassa oleva vastuuvakuutus ennen sopimuskauden alkamista. Kaupparekisteriote Lisätietoa Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava itsestään ja alihankkijoistaan veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Jollei tarjoajan sijoittautumismaassa anneta edellä tarkoitettuja otteita tai todistuksia, niiden sijasta näytöksi hyväksytään tarjoajan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus, joka on käännetty suomen kielelle. Ulkomaisen tarjoajan, jolla on suomalainen yritys- ja yhteisötietotunnus, on kuitenkin pyydettäessä toimitettava yllä vaaditut tiedot mahdollisista veroveloista. Verotodistus tai selvitys saa olla enintään kolme (3) kuukautta vanha. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava itsestään ja alihankkijoistaan työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Jollei tarjoajan tai alihankkijan sijoittautumismaassa anneta edellä tarkoitettuja otteita tai todistuksia, niiden sijasta näytöksi hyväksytään tarjoajan edustajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus, joka on käännetty suomen kielelle. Ulkomaisen tarjoajan lähetetyistä työntekijöistä on esitettävä E101/A1-todistus (EU:n tai ETA:n alueelta lähetetyt työntekijät) tai vastaava todistus (sosiaaliturvasopimusmaat) tai eläkevakuuttamista koskeva muu selvitys (sopimuksettomat kolmannet maat). Todistukset ja selvitykset saavat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava itsestään ja ilmoittamistaan alihankiijoista vakuutusyhtiön todistus voimassaolevasta vastuuvakuutuksesta ja maksetuista maksuista tai selvitys vastuuvakuutuksen ottamisesta ja voimassaolosta ennen sopimuskauden alkamista Tarjoajan on toimitettava hankintayksikölle pyynnöstä itsestään ja ilmoittamistaan alihankkijoista kaupparekisteriote.

6 6/9 Tarjoaja ja hänen alihankkijansa on merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin Ennakkoperintärekisteri Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava hankintayksikölle selvitys omasta ja alihankkijoidensa rekisteröitymisestä ennakkoperintä-, työnantaja- sekä arvonlisäverovelvollisuusrekisteriin. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava pyynnöstä vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella, joka on käännetty suomen kielelle. Ulkomaisen tarjoajan, jolla on suomalainen yritys- ja yhteisötietotunnus, on kuitenkin pyydettäessä toimitettava yllä vaaditut selvitykset ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin merkitsemisestä. Työnantajarekisteri Arvonlisäverovelvollisten rekisteri Mikäli vastaus on EI johonkin edellä oleviin, annetaan tässä selvitys rekisteröimättömyyden perusteista. (esim. ei ole työnantajarekisterissä koska ei ole työntekijöitä). Tarjoajan ja hänen alihankkijansa tiedot on saatavissa tilaajavastuu.fipalvelusta Tarjoajan työntekijöillä on lakisääteinen työterveyshuolto Valittava Edellä mainittuja todistuksia ei tarvitse toimittaa, jos toimittajan tai ilmoittamiensa alihankkijoiden tiedot ovat saatavissa tilaajavastuu.fi -palvelusta Tarjoajalla ei ole työntekijöitä Mikäli tarjoajalla on työntekijöitä niin tässä annetaan selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. 2. Tarjoajan taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen Pyynnöstä toimitamme edellisen tilikauden tilinpäätösasiakirjat Tarjoajan on pyydettäessä esitettävä voimassa oleva työterveyshuoltosopimus tai muu kirjallinen selvitys siitä millä tavalla tarjoaja järjestää työntekijöidensä lakisääteisen työterveyshuollon Tarjoajalla on oltava hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen.tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella.tarjoajan on pyynnöstä toimitettava tilinpäätösasiakirjat edelliseltä tilikaudelta. Mikäli tarjoaja ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, tarjoajalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan ja maksukyvystään muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla.lisäksi hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden tarkistaa tarjoajan luottotiedot näitä tietoja ylläpitäviltä yrityksiltä 3. Alihankinta Tarjoaja voi hankkia tarjouksessaan määrittelemänsä osan palvelusta alihankintana. Tarjoaja vastaa alihankkijansa tominnasta kuin omastaan. Alihankinnasta on ilmoitettava, minkä osan sopimuksesta tarjoaja aikoo antaa alihankintana kolmannelle taholle sekä kuvattava alihankkijan em. osuus yksityiskohtaisesti ja nimettävä ehdotetut alihankkijat (yhteystiedot ja y-tunnus).

7 7/9 Alihankinnan käyttäminen Mikäli käytetään alihankintaa, niin tässä annetaan selvitys alihankinnasta. Annetun selvityksen myötä tarjoaja vastaa alihankkijasta kuin omasta toiminnasta 4. Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyyts Palvelun vastuuhenkilö ja selvitys palveluun osallistuvasta työvoimasta. Palvelua suorittavalla henkilöstöllä tulee olla suoritettuna hiusalan perustutkinto. 5. Muuta Ladattava Tarjoajalla on oltava hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi ammattitaitoista työvoimaa hankinnan toteuttamiseen sopimuksen mukaisena Palvelun vastuuhenkilön nimi, koulutus- ja yhteystiedot sekä selvitys palvelua suorittavan henkilöstön tutkinnosta: palvelua suorittavan henkilön nimi, tutkinnon nimike, valmistumisvuosi ja oppilaitos. Tähän ei tarvitse liittää tutkintotodistusta, tarjoajan on kuitenkin oltava varautunut esittämään se pyydettäessä. Selvitys tulee toimittaa jokaisesta palveluun osallistuvasta henkilöstä. Olemme lukeneet ja hyväksymme tarjouspyynnön liitteenä olevan palvelukuvauksen (liite 1) Olemme lukeneet ja hyväksymme tarjouspyynnön liitteenä olevan sopimusluonnoksen sopimusehdot (liite 2) Yhteystiedot Ladattava Yhteystiedot: Yrityksen ja/tai yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, y-tunnus. 8. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa saakka. 9. Päätöksenteon perusteet Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja selvitykset otetaan mukaan vertailuun. Vertailun perusteena on alin hinta kohderyhmittäin. Tarjotun palvelun on oltava tarjouspyynnön mukainen. Mikäli tarjottu palvelu ei ole tarjouspyynnön mukainen tarjoajan tarjous hylätään eikä sitä huomioida tarjousvertailussa. Katso tarkat hankinnan kohteen kriteerit kohdasta Hankinnan kohteen kriteerit. 10. Hylkäämisperusteet Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 53 :n pakollinen poissulkemisperuste. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa ei ole merkitty kaupparekisteriin (hankintalain 57 ). Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos hän tai hänen alihankkijansa ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia.

8 Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen Helsingin poissulkemisperuste. kaupungin hankintakeskus 8/9 Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, Päiväys jos hän tai hänen alihankkijansa ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. 11. Sopimusmenettely Sopimusehdot on määritelty sopimusluonnoksessa (liite 2). Sopimuskausi on kaksi vuotta ja se on suunniteltu alkavaksi Hankintaan sisältyy enintään kahden (2) vuoden optiokausi. Optiokausi voidaan ottaa käyttöön osittain tai yksi vuosi kerrallaan tai koko kaksivuotinen kerrallaan. Optiokauden käyttöönotosta päättää Tilaaja viimeistään ennen kuin kolme vuotta on kulunut sopimuksen solmimisesta. Tilaajalla on oikeus jatkaa optiokautta vain osan sopimuksen (palvelun tai tuotteiden) osalta. Optiokaudella sovelletaan hankintasopimusta entisin ehdoin, sen mukaisesti kuin ne ovat voimassa perussopimuskauden päättyessä kuin ne ovat voimassa perussopimuskauden päättyessä. Hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset sosiaali- ja terveysviraston ja valitujen palveluntuottajien kesken. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuksen perusteella Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston yksiköt hankkivat tarvitsemansa palvelun valituilta palveluntuottajilta erillisillä tilauksilla. 12. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankintaasiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajan on merkittävä liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Mikäli tarjousten jättämisessä ladattava liite on liikesalaisuus, on suositeltavaa lisätäladattavan liitteen nimeen sana Liikesalaisuus, vaikka itse liitteessäkin on maininta luottamuksellinen tai vastaava. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 13. Muut asiat Sopimuskumppanit voivat itse markkinoida ja tarjota: - sopimukseen kuuluville pitkäaikaisen laitoshoidon asiakkaille hiusten leikkauksen lisäksi muita parturi- ja kampaamopalveluja ja - parturi- ja kampaamopalveluja monipuolisen palvelukeskuksen muille asiakkaille. Asiakkaat tilaavat ja maksavat itse nämä muut sopimuksen ulkopuoliset parturi- ja kampaamopalvelut. Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot ja ohjeet: Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Helsingin kaupunki ei sitoudu mihinkään erityisiin hankintamääriin. Hankintayksikkö ilmoittaa valitun tarjoajan nimi- ja yhteystiedot sekä verovirastolle neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y-tunnus, tililaji ja euromäärä.

9 9/9 Yksittäisen ladattavan tiedoston enimmäiskoko on 30 MB. Tarjousportaalin teknisen tuen yhteystiedot: puh: Asian valmistelija: palvelupäällikkö Riitta Hintikka. 14. Lisätiedot Lisätietokysymykset on lähetettävä klo 14:00 mennessä. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset klo mennessä. 15. Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava viimeistään: klo 12:00 Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteessa Allekirjoittajat Noora Fils, hankintapäällikkö Jorma Lamminmäki, hankintajohtaja 17. Liitteet ja linkit H063-15HEL Palvelukuvaus liite 1.pdf H063-15HEL Sopimusluonnos liite 2.pdf