Kirkkonummen kunta Kuntakeskushanke 1(7) KIRKKONUMMEN KUNTAKESKUS Kunnallistekniikan suunnittelu ja toteutus Projektisuunnitelma Sisältö: 1 Yleistä sekä lopputuloksen kuvaus 2 Aikataulu ja työkokonaisuudet 3 Kustannusseuranta 4 Projektiorganisaatio ja pääosapuolet 5 Viestintä ja tiedonvälitys 6 Laadun varmistus Liitteet
Kirkkonummen kunta Kuntakeskushanke 2(7) 1 YLEISTÄ SEKÄ LOPPUTULOKSEN KUVAUS Tehtävänä on Kirkkonummen kuntakeskuksen kunnallistekniikan suunnittelu ja toteutus lainvoimaisten suunnitelmien mukaisesti. Alueellisesti hanke sisältää Kirkkolaakson, Ervastintien ja Asemanseudun ensimmäisen vaiheen asemakaavat, karttaote liitteenä. Tässä suunnitelmassa ja sen liitteissä on kuvattu Kirkkonummen kuntakeskushanketta konkreettisesti operatiivisen projektitoiminnan näkökulmasta. Suunnitelma on rakennettu siten, että tekstiosa pysyy staattisena ja muuttuvat tiedot ovat liitteissä. Terminologiaa: (A) Projekti tarkoittaa ehdotusta tai suunnitelmaa. Projekti on joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää. Projektilla on selkeä tavoite tai joukko tavoitteita, se on loogisesti määritelty kokonaisuus ja sillä on oma aikataulu sekä budjetti. Siten projekti on ennalta määritelty kokonaisuus, jolla on alku- ja loppupiste. (B) Hanke on usein käytetty synonyymi projektille, hankkeella viitataan tässä yhteydessä projektia laajempaan työkokonaisuuteen, joka voi koostua useita projekteista. (Lähde: Kai Ruuska, 2007/talentum, ISBN 978-952-14-1230-1) 2 TYÖKOKONAISUUDET JA AIKATAULU Kirkkonummen kuntakeskushanke on jaettu seuraaviin työkokonaisuuksiin, jotka sisältävät kunnallistekniikan suunnittelun ja toteuttamisen. 1. Jolkbyn joen uoman siirto 2. Kirkkolaakson puisto 3. Sillat (Jolkbyn joki) 4. Galleriakäytävä ja kevyenliikenteen alikulut 5. Hermaisenpuisto ja Limnellin puistikko 6. Limnellinaukio 7. Kirkkonummentie ja Saloviuksentie 8. Ervastinpuistikko 9. Haagantie 10. Liikennesuunnittelu 11. Valaistus 12. Ervastintie 13. Asemankulma 14. Asemankaari 15. Matkakeskus.
Kirkkonummen kunta Kuntakeskushanke 3(7) Suunnittelu- ja rakentamisosuuksien tavoiteaikataulu on liitteenä. Rakentamisen osalta aikataulua päivitetään tarvittaessa. 3 KUSTANNUSARVIO JA KUSTANNUSSEURANTA Suunnitelun kustannusarviot on esitelty liitteessä ja rakentamisen kustannusarviot täydennetään suunnitelmien valmistuttua. Ohessa yhteenvetotaulukko kunnan arvioiduista kustannuksista sisältäen suunnittelun ja kunnallistekniikan toteuttamisen ml. vesihuolto. Vuosi 2008 2009 2010 Yhteensä kustannukset 6,6 7,5 3,6 17,7 (milj. ) Kustannusseurannassa ja laskujen hyväksymisessä noudatetaan Kirkkonummen kunnan voimassa olevia menettelyjä. Osa kustannuksista katetaan maankäyttösopimusten tuloista. 4 PROJEKTIORGANISAATIO JA PÄÄOSAPUOLET Kaaviossa 1 on esitetty kuntakeskusprojektin organisointi. Varsinaisen operatiivisen projektiorganisaation osat on merkitty tummennettuina. Yhdyskuntatekniikan lautakunta Ohjausryhmä = SUTO Seurantaryhmät (Kirkkolaakso, Kortteli 108) Kuntakeskuksen kehittämisyhdistys Projektipäällikkö Muut sidosryhmät Suunnittelu (SITO) Rakentaminen (urakoitsijat) Viestintä Kaavio 1: Kirkkonummen kuntakeskusprojektin organisaatio
Kirkkonummen kunta Kuntakeskushanke 4(7) Ohjausryhmä Hankkeen ohjausryhmänä toimii suunnittelu- ja toteuttamisryhmä (myöh. SUTO-ryhmä) seuraavalla kokoonpanolla: Jari Ikonen, projekti-insinööri ja Keskusta-hankkeen projektipäällikkö, esittelijä ja puheenjohtaja Jonna Harju, elinkeinosihteeri, sihteeri Ewa Forstén, toimialajohtaja Seppo Kuivasniemi, maanrakennuspäällikkö Rea Kahila, vesihuoltopäällikkö Hans-Eric Sjöblom, kunnan puutarhuri Erkki Nivalainen, SITO Oy:n projektipäällikkö, asiantuntija Ohjausryhmän kokouksiin osallistuu tarvittaessa myös muita asiantuntijoita. Ohjausryhmä koordinoi ja valvoo hankkeen etenemistä talousarviossa asetettujen tavoitteiden mukaisesti sekä vastaa hankkeen toimintaedellytyksistä. Ohjausryhmä kokoontuu säännöllisesti kerran kuukaudessa sekä tarvittaessa. Koollekutsujana toimii projektipäällikkö. Ohjausryhmän kokouksissa noudatetaan kuntakeskusprojektin osalta seuraavaa esityslistaa: Edellisen kokouksen päätökset (toimeenpanotilanne) Hankkeen yleistilanne Tilannekatsaus osaprojekteittain: poikkeamat suunnitelmiin nähden odotettavissa olevat poikkeamat toimenpiteet poikkeamien vaikutusten minimoimiseksi Riskiluettelon ja avoimien kysymysten läpikäynti Yhteenveto tehdyistä päätöksistä ja sovituista toimenpiteistä Seuraavat kokoukset. Projektipäällikkö Kuntakeskusprojektin projektipäällikkö on projekti-insinööri Jari Ikonen. Projektipäällikön tehtävänä on ohjata hanketta kokonaisuutena ja valvoa, että osaprojektit etenevät kokonaistavoitteiden ja voimassa olevien työsuunnitelmien mukaisesti. Osaprojektien vastuuhenkilöt huolehtivat oman projektiryhmänsä päivittäisohjauksesta. Projektipäällikkö laatii hankkeesta kuukausittain tilannekatsauksen, joka käsitellään ohjausryhmän kokouksessa.
Kirkkonummen kunta Kuntakeskushanke 5(7) Operatiiviset osaprojektit Suunnittelu Vastuuhenkilö: SITO Oy:n projektipäällikkö Erkki Nivalainen Ryhmä koostuu SITO Oy:n nimeämistä asiantuntijoista Rakentaminen Vastuuhenkilö: Jari Ikonen Ryhmän organisointia tarkennetaan sitä mukaa, kuin rakentamisprojektit käynnistyvät. Viestintä Vastuuhenkilö: Jonna Harju Ritva Ikkelä, asianhallintapäällikkö Irma Karjalainen, suunnitteluavustaja Maria von Knorring, viestintäpäällikkö, asiantuntija Matti Laitsaari, Viestintäpalvelu Laitsaari Oy, ulkopuolinen asiantuntija. Osaprojektien vastuuhenkilöt ja projektipäällikkö pitävät pääsääntöisesti viikottain viikkokokouksen, jossa käydään läpi käynnissä olevien työkokonaisuuksien tilanne ja seuraavan viikon tehtävät. Kokouksiin kutsutaan tarvittaessa ulkopuolisia asiantuntijoita. Yhteistyö- ja sidosryhmät Ohjausryhmästä Ewa Forstén ja Jari Ikonen vastaavat yhteydenpidosta hankkeelle nimettyjen sidos- ja yhteistyöryhmien kanssa: Kirkkolaakson seurantaryhmä, johon kunnan edustajina kuuluvat Ewa Forstén, puheenjohtaja Seppo Kuivasniemi Jari Ikonen, sihteeri. Kortteli 108 seurantaryhmä, johon kunnan edustajina kuuluvat Ewa Forstén Seppo Kuivasniemi Ilkka Tiihonen Jari Ikonen Kirkkonummen kuntakeskuksen kehittämisyhdistys, KIDE ry hallituksen pj Lauri Jouppi toiminnanjohtaja Jonna Harju Muut yhteistyö- ja sidosryhmät
Kirkkonummen kunta Kuntakeskushanke 6(7) 5 VIESTINTÄ JA TIEDONVÄLITYS Sisäinen viestintä Hankkeelle perustetaan sähköinen projektikansio, johon tallennetaan kaikki hankkeen ohjaukseen liittyvä asiakirjamateriaali (mm. suunnitelmat, muistiot, tilannekatsaukset). Osaprojektien vetäjät vastaavat siitä, että projektikansiosta löytyvät kunkin osaprojektin ajan tasalla olevat työsuunnitelmat. Asiakirjojen ylätunnisteeseen merkitään dokumentin tekijä, päiväys, tunnistetiedot (mitä työ- tai tehtäväkokonaisuutta asiakirja koskee) ja sivunumerointi. Automaattista, työaseman kellosta otettavaa päiväystä ei dokumenteissa saa käyttää. Työversioita tai keskeneräisiä dokumentteja ei viedä projektikansioon. Dokumenttien vanhat versiot arkistoidaan erilliseen kansioon. Dokumenteista ja kuvauksista on selvittävä niiden muutoshistoria (esim. etusivulla oleva luettelo). Projektikansioon vietävät dokumentit nimetään siten, että nimestä selviävät dokumentin laatimisajankohta ja sisältö. Esimerkki: 2008_02_15_Hankesuunnitelma.doc Kaikki osaprojektien suunnittelu-, työ- ja projektikokouksissa tehdyt päätökset ja ratkaisut dokumentoidaan (esim. muistio tai lista ranskalaisia viivoja harkinnan mukaan). Dokumentti toimitetaan osallistujille ja tiedoksi projektipäällikölle sekä viedään projektikansioon. Sama menettely pätee sidosryhmäkokouksiin. Mikäli tehtäviä delegoidaan (mm. tukipyynnöt, toimeksiannot, kommenttipyynnöt) sähköpostitse, on vastaanottajalta saatava asiaan liittyvä palaute tai kuittaus tehtävän hyväksymisestä. Vastaamattomuutta ei saa tulkita myöntymisen tai hyväksymisen merkiksi. Sähköpostinvaihdossa aihe-kenttään merkitään, mitä osaprojektia ja työkokonaisuutta viesti koskee. Kaikista osaprojekteissa järjestettävistä kokouksista ja palavereista on kutsu toimitettava aina tiedoksi myös projektipäällikölle riippumatta siitä, odotetaanko hänen osallistuvan kokoukseen vai ei. Ulkoinen viestintä Ulkoisen viestinnän suunnittelu- ja toimeenpanovastuu on Viestintä-osaprojektilla, jonka vastuuhenkilö raportoi projektipäällikölle. Viestinnän suunnittelu sidotaan teknisten osahankkeiden etenemiseen siten, että tarvittavat viestinnälliset toimenpiteet voidaan suunnitella ja toteuttaa oikea-aikaisesti, ts. mitä viestitään, kenelle, milloin ja millä tavalla. 6 LAADUN VARMISTUS Tulosten hyväksymismenettely ja muutosten hallinta Osaprojektien rajauksiin tai työnjakoon tehtävät muutokset pitää hyväksyttää projektipäälliköllä. Osaprojektien väli- ja lopputulosten tarkastamisessa ja hyväksymisessä noudatetaan seuraavien asiakirjojen mukaisia menettelyjä:
Kirkkonummen kunta Kuntakeskushanke 7(7) - Kirkkonummen kuntakeskuksen laatu- ja ympäristösuunnitelma - KSE 1995 - YSE 1998 - INFRA RYL Suunnitelmat, rakentamisurakat ja muut hankkeeseen liittyvät toimenpiteet vastaanotetaan voimassa olevien sääntöjen edellyttämällä tavalla. Teknisten suunnitteludokumenttien taltioinnissa ja arkistoinnissa noudatetaan Kirkkonummen kunnan voimassa olevia standardeja. Teknisten dokumenttien päivityksen yhteydessä projektipäällikölle on aina toimitettava viimeisin versio dokumentista. Riskien hallinta Projektin riskikartoitus on liitteenä. Riskiluettelo käydään kuukausittain läpi ohjausryhmän kokouksessa. Projektipäällikkö vastaa riskiluettelon ylläpidosta. Ohjausryhmän on kokouksessaan projektipäällikön esittelyn pohjalta otettava kantaa siihen miten kuhunkin riskiin varaudutaan ja kenen kautta riskiä voidaan hallita mitä välittömiä toimenpiteitä varautuminen edellyttää kenen vastuulla riskin hallinta projektissa on. Hankkeen katselmointi Hanke katselmoidaan kolme kertaa vuodessa raportoinnin yhteydessä. Katselmoinnissa todetaan projektin etenemistilanne suhteessa hankesuunnitelmaan ja välitavoitteisiin projektiorganisaation toiminta, aikataulut, kustannusarviot ja resursointi projektin hallinnan käytännöt riskiluettelon ajantasaisuus. Katselmointitulokset dokumentoidaan ja niiden perustella ohjausryhmä tekee tarvittavat päätökset korjaustoimenpiteistä sekä projektisuunnitelmaan tehtävistä muutoksista. Edistymiskatselmukset pidetään vuosittain tilanteissa 30.4, 31.8. ja 31.12. LIITTEET - Tavoiteaikataulu ja kustannusarvio - Viestintäsuunnitelma - Riskiluettelo - Kartta kohdealueesta