Muutosviestintätiimi. Tiimillä on oikeus käyttää asiantuntijajäseniä tarpeen mukaan. S i v u 1 5

Transkriptio

1 Aika: , klo: 12:00 Paikka: Satakunnan ELY-keskus, kokoustila Areena (Valtakatu 12, C-porras, 6. krs) Etäyhteys: ELY virtuaalihuone 05 (PIN #, pj #, puh ) Paikalla: Puheenjohtaja Vesiluoma Timo, Satakuntaliitto Varapuheenjohtaja Mäkilä Jukka, Satakuntaliitto Sihteeri Leino Tiina, Satakuntaliitto Hietala Kari / Vähäsantanen Saku, Satakuntaliitto, sihteeri valmisteluryhmästä Aluekehitys ja strateginen suunnittelu Jortikka Anne, Satakunnan ELY-keskus, yrityspalvelut, sihteeri valmisteluryhmästä Elinkeino- ja työllisyyspalvelut/kasvupalvelut Pukkila Timo, Satakunnan ELY-keskus, maaseudun kehittäminen, sihteeri valmisteluryhmästä Maaseutupalvelut Savola Anne, Satakuntaliitto, alueidenkäyttö ja liikennesuunnittelu, sihteeri valmisteluryhmästä Alueiden käyttö, luonnonvarat ja liikenne Torvinen Mirva, Satapelastus, sihteeri valmisteluryhmästä Turvallisuus ja varautuminen Oja Outi, Satakuntaliitto, sihteeri valmisteluryhmästä Talous- ja henkilöstöhallinto, ICT, tilat ja sopimukset Pohjavirta Tuula Satakunnan Satakunnan ELY-keskus viestintä Torvinen Mirva Satapelastus viestintä Haliseva-Soila Merja Varsinais-Suomen ELY-keskus viestintä Kynäsniemi Taina Satakunnan TE-toimisto viestintä Soini Riikka Lomituspalvelut viestintä Rajala Salla, Satasoten viestintäryhmän puheenjohtaja, puhe- ja läsnäolo-oikeus kokouksissa Lehtonen Kristiina, Satasoten viestintäryhmän varapuheenjohtaja, puhe- ja läsnäolo-oikeus kokouksissa Tiimillä on oikeus käyttää asiantuntijajäseniä tarpeen mukaan. S i v u 1 5

2 1 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja avaa kokouksen. 2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen ja sopiminen muistiokäytännöistä Sovitaan, että muistiot tarkastetaan sähköpostimenettelyllä siten, että kommentointiaikaa on kaksi päivää. Kommenttien perusteella tarkistetut muistiot siirretään tämän jälkeen maakuntauudistuksen nettisivuille. Hyväksytään esitetty muistioiden tarkistusmenettely. 3 Esiselvitysvaiheen tehtävien esittely Maakuntauudistuksen esivalmisteluvaiheen tavoitteet Satakunnassa ovat hankesuunnitelman (versio 0.7) perusteella: 1) Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaiheen tavoitteena on luoda pohjaa maakuntauudistukselle ja tuottaa maakuntauudistuksen väliaikaisen valmistelutoimielimen, valtion ja muiden sidosryhmien käyttöön riittävän yksityiskohtaiset kuvaukset uuteen maakuntaan siirtyvien tehtävien nykytilanteesta. 2) Lisäksi tavoitteena on varmistaa Satakunnan maakuntauudistuksen osallistava suunnittelu, mukana olevien organisaatioiden, sidosryhmien ja henkilöstön välinen riittävä vuorovaikutus sekä kattava muutosviestintä. Tavoitteet ja tehtävät täydentyvät kansallisen tiekartan perusteella. Puheenjohtaja esittelee esiselvitysvaiheen tehtävät viestintätiimille. 4 n organisoituminen sekä viestinnän vastuut ja periaatteet n kokoonpano on todettu kokouskutsun kansilehdellä. Tiimin puheenjohtajana toimii projektipäällikkö Timo Vesiluoma ja varapuheenjohtajana Jukka Mäkilä. Tiimin sihteerinä toimii Tiina Leino. Satakunnan maakuntauudistuksen kokonaisviestintävastuu on maakuntauudistuksen projektipäälliköillä Jukka Mäkilä ja Timo Vesiluoma. Valmisteluryhmien puheenjohtajat ovat viestintävastuussa omasta ryhmästään. S i v u 2 5

3 Muutosviestintää suorittavat esiselvitysvaiheessa myös johtoryhmä ja valmisteluryhmien sihteerit sekä muutosorganisaatioiden tiedottajat. kokoaa kaikki valmisteluryhmät ja edesauttaa siten ryhmien keskinäistä vuorovaikusta. n tehtävät esiselvitysvaiheessa ovat (hankesuunnitelman versio 0.7): 1. Tiedottaa valmisteluprosessin etenemisestä 2. Huolehtia maakuntauudistukseen liittyvien nettisivujen päivittämisestä ja infotilaisuuksien järjestämisestä Viestintätiimin tehtävänä on myös tukea johto- ja valmisteluryhmiä sekä projektipäälliköitä viestinnässä ja vuorovaikutuksen ylläpidossa. Tiekartta määrittää maakuntauudistuksen askelmerkit. Myös viestintä tulee mukaan tiekarttaan. Tehtäviin lisätään julkaistun kansallisen tiekartan mukainen viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelman laatiminen. Valtiovarainministeriö valmistele viestintäaineistoja eli tukimateriaalia on tulossa. Materiaalia valmistellaan yhteisenä jatkossa eli STM:n tai VM:n yhteisenä sote- ja maakuntauudistuksena. Viestintäryhmän toimenkuva täsmentyy lopulliseen hankesuunnitelmaversioon mennessä (käsittely ohjausryhmässä ) 1) Todetaan muutosviestintätiimin kokoonpano. Todetaan myös, että tiimi voi tarvittaessa kutsua tiimin kokouksiin asiantuntijoita. 2) Keskustellaan siitä, miten muutosviestintätiimin olisi hyvä työskennellä ja organisoitua, jotta toiminta olisi tehokasta ja toimivaa: - Kuka, miten ja milloin? Milloin julkaistaan tiedote, milloin Facebook-päivitys tms., - Tiedottaminen liittyen ohjausryhmän, johtoryhmän ja valmisteluryhmien kokouksiin sekä järjestettäviin tilaisuuksiin, uutisiin, tutkimuksiin ja muuhun? 6 Muutosviestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma julkaistun kansallisen maakuntauudistuksen tiekartan mukaan laaditaan muutosviestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma. Sen laatii muutosviestintätiimi. Suunnitelma voi sisältää mm. seuraavat kohdat: Viestintäperiaatteet Työnjako ja resurssit Brändiohjeistus Viestintäkanavat (mm. Facebook, Twitter) Tuotettavat aineistot (lomakepohjat, esite, roll-up tms.) Asiakirjat (esityslistat, pöytäkirjat, raportit jne.) S i v u 3 5

4 Kriisiviestintäsuunnitelma Jakelut Tilaisuudet o valmisteluryhmäkohtaiset henkilökuntainfot, ryhmän pj ja sihteeri (päivämäärät, sisältö, työnjako) o sidosryhmätilaisuudet (päivämäärät, sisältö, työnjako) Päätetään laatia Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaiheen käyttöön muutosviestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma ja keskustellaan alustavasti sen sisällöstä. 7 Tiedossa olevat mediayhteydet Suunnitteilla on mediatapaaminen klo 13 ennen johtoryhmän kokousta. Paikalle kutsutaan maakunnan mediat / päätoimittajat. Keskustellaan maakuntauudistuksesta ja siihen liittyvästä viestinnästä sekä yhteistyöstä median kanssa. Päätös Merkitään mediatapaaminen tiedoksi. 8 Muutosviestintäryhmän kokoukset ja seuraava kokous Laaditaan muutosviestintätiimin kokouskalenteri. Luonnosta tarkennetaan työn kuluessa. Päivämäärä XX / Teema: -sivuston lanseeraus Päivämäärä xx / Teema: muutosviestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma, työpaja 1 Päivämäärä xx / Teema: muutosviestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma, työpaja 2 Päivämäärä xx / Teema: Väliraportointi johtoryhmälle. Kevään toiminnan suunnittelu 9 Muut asiat 9.1. Satasoten tekemä viestinnän nykytila-analyysi Satasote teki syksyllä 2016 kyselyn kuntiin ja muihin sidosorganisaatioihinsa aiheena viestinnän nykytila organisaatiossa. Tärkeimpinä kohtina esiin nousivat: S i v u 4 5

5 - pääteemat ajankohtaisuus, avoimuus ja muutos - viestinnän vahvuus on alueen tuntemus ja läheisyys - resurssien niukkuus (henkilöt ja raha) - viestinnän mittarit puuttuvat - viestinnän systemaattisuus ja suunnitelmallisuus vaihtelevat paljon - tulevaisuuden ihanneviestinnän tärkeimmät painopisteet: o viestinnän suora yhteys organisaation johtoon ja johtoryhmään o viestinnän resursointi omana toimintonaan o viestinnän osaamisen ja tekemisen saaminen osaksi jokaisen ihmisen arkipäiväistä työtä o nopeus, vuorovaikutteisuus ja välineiden laaja valikoima koettiin toimintatavoissa tärkeäksi Merkitään selvitys tiedoksi Mahdolliset muut asiat 10 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Tervetuloa! Timo Vesiluoma Puheenjohtaja Satakuntaliitto Tiina Leino Sihteeri Satakuntaliitto Liite: Hankesuunnitelma S i v u 5 5