Aika: 24.6.2014 klo 13.06 14.53 Paikka: Forssan kaupungintalo (kaupunginhallituksen huone 2. kerros), Turuntie 18, Forssa



Samankaltaiset tiedostot
Projektiryhmän puheenjohtajaksi valittiin Sami Sulkko.

Kuntarakennelain mukainen selvitys

Aika: klo Paikka: Forssan kaupungintalo (kaupunginhallituksen huone 2. kerros), Turuntie 18, Forssa

Aika: klo Paikka: Forssan kaupungintalo (kaupunginhallituksen huone 2. kerros), Turuntie 18, Forssa

Kuntarakennelain mukainen selvitys

Kuntarakenneselvitys Oulun seudulla

Työpaja 3: ICT-tuen jatkovaihe tavoitetila ja kehittämiskohteet

Jyväskylän kaupunkiseudun erityisen kuntajakoselvityksen toteutus

qwertyuiopåasdfghjklöäzxcvbnmqwe rtyuiasdfghjklöäzxcvbnmqwertyuiop åasdfghjklöäzxcvbnmqwertyuiopåas dfghjklöäzxcvbnmqwertyuiopåasdfgh

KESKI-SATAKUNNAN SELVITYSPROSESSIN ETENEMINEN

Asialista. Aika klo 11:35-13:00. Paikka Jokioisten kunnantalo. 1. Pj. avasi kokouksen klo

KESKI-SATAKUNNAN KUNTAJAKOSELVITYS

Pohjois-Satakunnan kuntarakenneselvitys

Kuntajakoselvityksen tausta ja toteutus. Kuntajakoselvittäjä Ossi Repo

Kuntien talous- ja toimintatietojen, tilastoinnin ja tietohuollon kehittäminen (Kuntatieto ohjelma)

VIESTINTÄSUUNNITELMA

Aika: klo Paikka: Forssan kaupungintalo (kaupunginhallituksen huone 2. kerros), Turuntie 18, Forssa

Porin selvitysalueen kuntajakoselvitys Työvaliokunnan 6. kokous

Suunnitelma kuntarakenneselvityksen toteuttamiseksi. Forssan kaupunki, Humppilan kunta, Jokioisten kunta, Tammelan kunta

Porin seudun kuntarakenneselvitys

Espoon kaupunki Pöytäkirja 231. Kaupunginhallitus Sivu 1 / 1

Lausunnon antaminen Keski-Uudenmaan kuntien yhdistymisselvityksen väliraportista

Porin seudun kuntien ICT ympäristöjen kartoitusprojekti. Toteutussuunnitelma

Kuopion kaupunki Pöytäkirja 27/ (1) Kaupunginhallitus Asianro 7127/ /2013

Kuntajakoselvittäjä Jarmo Asikainen avasi kokouksen. Jarmo Asikainen toimii selvitysryhmän kokousten puheenjohtajana.

KESKI-SATAKUNNAN SELVITYSPROSESSIN JATKOAIKATAULU. Ari Reunanen

Kuntarakennelain sisältö - Varkauden seudun kuntarakenneselvitys

ERITYINEN KUNTAJAKOSELVITYS JOENSUU, KONTIOLAHTI, LIPERI, OUTOKUMPU JA POLVIJÄRVI JOENSUUN KOKEMUKSET

Varkauden seudun kuntien (Heinävesi, Joroinen, Leppävirta, Varkaus) ICT-muutostuen toteutusprojekti. Toteutussuunnitelma

Nurmeksen kaupunki Valtimon kunta Muistio 1. Kuntaliitosselvitystoimikunta

Jyväskylän seudun kuntien ICT muutostuen toteutusprojekti. Toteutussuunnitelma

Puheenjohtaja avasi kokouksen toivottaen osanottajat tervetulleiksi.

Sisällysluettelo. Aika: Keskiviikko klo Paikka: Lahden kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone

Kuopion kaupunki Pöytäkirja 27/ (1) Kaupunginhallitus Asianro 1950/ /2013

KIHNIÖN KUNTA ESITYSLISTA / KOKOUSPÖYTÄKIRJA Nro 5

POLVIJÄRVEN KUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2018 1

Kokous helmikuuta :05

Lausunto Varsinais-Suomen terveydenhuollon järjestämissuunnitelmasta

Porin seudun kuntajako-selvitys

Kuntien ICT tuki - suunnitelma - JUHTA Tommi Oikarinen

Helsinki-Vantaa-selvityksen toteutus ja eteneminen

Keski-Uudenmaan kaupunki Yhdistymisselvityksen ohjausryhmä

MUISTIO 5/2014 Aika klo Paikka Nikkilän uusi terveysasema, Jussaksentie 14, Sipoo, iso kokoustila, 3. kerros

Lavia Pori erityinen kuntajakoselvitys. Kuntajakoselvittäjä Arto Saarinen

Lausunto Varsinais-Suomen terveydenhuollon järjestämissuunnitelmasta

Kuntien ICT-muutostukiohjelma. Kunta- ja palvelurakennemuutostuen ICT-tukiohjelman uudelleen asettaminen

Ministeriöt ovat jättäneet mennessä selvityshenkilö Lauri Tarastille selvityksensä

Jyväskylän kaupunkiseutu 1. kuntajakoselvityksen aikataulu 2. Tavoitteet ja toimenpiteet. Selvitysryhmän kokous

1 KOKOUKSEN AVAUS 2 2 EDELLISEN KOKOUKSEN MUISTIO 2 3 VISIO JA STRATEGIA 2 4 YHDISTYMISSELVITYKSEN PROSESSI JA ERI RAPORTTIEN SISÄLTÖ 2

Keski-Uudenmaan kaupunki Yhdistymisselvityksen ohjausryhmä

Tarja Miettinen, pj ( - ) Tuomo Pekkarinen, vpj ( x ) Sari Korhonen ( x ) Pauli Kuosmanen ( x ) Jan Blomberg ( - ) Mikko Korhonen ( x )

ICT muutos kunta- ja palvelurakennemuutoksessa. Selvitysvaiheen tehtävät

VIII/09 IX/09 X/09 XI/09 XII/09 I/10 II/10 III/10 IV/10 V/ Kjs:n esitys to 18.2.

TEHTÄVÄKUVA

Varajäsenet Jouko Yläjääski varajäsen Hamina. Poissa Jaakko Koskinen jäsen Hamina

Etelä-Karjalan kuntarakenneselvitys

YLEISÖTILAISUUS KLO 18-20

ORIVESI-JUUPAJOKI KUNTALIITOSSELVITYS. Viestintäsuunnitelmassa selkeytetään Juupajoki-Orivesi kuntaliitosselvitykseen liittyvää viestintää.

Keski-Uudenmaan kaupunki Yhdistymisselvityksen ohjausryhmä

Sisällysluettelo. Aika: Keskiviikko klo Paikka: Lahden kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone

Kuntien ICT-muutostukiohjelma VM139:00/2013 Ohjelman päättäminen

Keski-Uudenmaan kaupunki Yhdistymisselvityksen ohjausryhmä

MIKKELIN SEUTU PÖYTÄKIRJA 3/2015 sivu 1 Vapaa-ajanasukasvaltuuskunta

TAHE-projekti Kymenlaaksossa

Aika klo Paikka Kaupunginhallituksen kokoushuone, kaupungintalo, Seinäjoki

PORIN SEUDUN YHDISTYMISSELVITYS

Työvaliokunnan kokous

<<PALVELUN NIMI>> Palvelukuvaus versio x.x

Kuntarakenneselvityksistä

SEINÄJOEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1

Cursor Oy, Kyminlinnantie 6, 3. krs. kokoushuone Kehitys, Kotka. 59 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus...3

Nurmes-Valtimo kuntaliitosselvitys. Esittelyä henkilöstölle ja kuntalaisille Kunnanjohtaja Leena Mustonen Kaupunginjohtaja Asko Saatsi

TYÖSUUNNITELMA TEUVAN KUNNAN JA KAUHAJO- EN/KURIKAN KAUPUNKIEN YHDISTYMISSELVITYKSESTÄ

Sote-ICT Alustavia arvioita kustannuksista ja resurssitarpeista

Varkauden seudun kuntarakenneselvitys

KUNTA- JA PALVELURAKENNEMUUTOSTEN ICT-TUEN ASIANTUNTIJAPALVELUIDEN RAHOITUS KUNNILLE

Maakuntauudistuksen valmistelu Etelä-Savossa. Maakuntajohtaja Pentti Mäkinen

muutostuki Kuntauudistuksen muutostukiohjelma

Multian kunnanhallitus ja Keuruun kaupunginhallitus, valtuustojen puheenjohtajat ja johtoryhmät

ICT-selvitykset kuntajakoselvittäjän näkökulmasta

Lausunto Varsinais-Suomen terveydenhuollon järjestämissuunnitelmasta

1) Muistio : PALVO I hankkeen toteuttaminen oikeusministeriössä, jonka liitteenä:

Yhdistymisselvityksen tavoitteet

Aika: klo Paikka: Forssan kaupungintalo (kaupunginhallituksen huone 2. kerros), Turuntie 18, Forssa

1. Dokumentin tarkoitus Aikataulu ja projektin läpivienti Aikataulu Työmäärä ja kustannukset... 4

Esivalmistelun sote-tiimi

Sisällysluettelo. Aika: Keskiviikko klo Paikka: Lahden kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone

JUHTA:n kokous Sote- ja aluehallintouudistus

Kuntarakenneselvitys Maisemajärjestelmän

MIKKELIN SEUTU PÖYTÄKIRJA 1/2016 sivu 1 Vapaa-ajanasukasvaltuuskunta

Kuntauudistuksen ajankohtaiset asiat. Henna Virkkunen Hallinto- ja kuntaministeri Lahti

Jyväskylän kaupunkiseudun erityisen kuntajakoselvityksen toteutus

Valtion erityinen kuntajakoselvitys

Seudun palvelu- ja kuntarakenneselvitys

Sote-Satakunnan johtoryhmän kokous nro 5/2016

Esitys valtiovarainministeriölle erityisen kuntajakoselvityksen tekemiseksi ja esiselvityksen käynnistäminen. Kunnanhallitus

Raahen seudun uusi ammatti-ja aikuisopisto -ehdotus. Toimintasuunnitelmarunko Jari Haapaniemi

Ajankohtaista kunta-asiaa

1 KOKOUKSEN AVAUS 2 3 EDELLISEN KOKOUKSEN MUISTIO 3 4 YHTEENVETO KUNTIEN LAUSUNNOISTA 3

Kunta- ja palvelurakennehanke Esityslista 2/2013

Transkriptio:

KOKOUSPÖYTÄKIRJA 2/2014 Forssan seudun kuntarakennelain mukaisen selvityksen ohjausryhmä Aika: 24.6.2014 klo 13.06 14.53 Paikka: Forssan kaupungintalo (kaupunginhallituksen huone 2. kerros), Turuntie 18, Forssa Osallistujat: Kaisa Lepola, Forssa, kaupunginvaltuuston pj, ohjausryhmän pj Mika Penttilä, Forssa, kaupunginhallituksen pj Sami Sulkko, Forssa, kaupunginjohtaja Kaija Romppainen, Humppila, kunnanvaltuuston pj Anja Syrjälä, Humppila, kunnanhallituksen pj Marko Järvenpää, Humppila, kunnanjohtaja Jorma Hacklin, Jokioinen, kunnanvaltuuston pj Antero Suonpää, Jokioinen, kunnanhallituksen pj Jarmo Määttä, Jokioinen, kunnanjohtaja Esa Ryhtä, Tammela, kunnanvaltuuston pj (poistui klo 14.37, kohdan 9 aikana) Harri Kaunisto, Tammela, kunnanhallituksen pj (poistui klo 14.37, kohdan 9 aikana) Matti Setälä, Tammela, kunnanjohtaja 1. Kokouksen avaus Esko Tonteri, kuntarakenneselvityksen projektipäällikkö Anna Tonteri, Etocon Oy, sihteeri Leena Järvenpää, Forssa, talousjohtaja Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.06 ja toivotti osallistujat tervetulleiksi. 2. Talous- ja painelaskelmat - tilattu Perlacon Oy/Eero Laesterä Sopimus kuntien talous- painelaskelmien tilaamisesta Perlacon Oy:ltä on tehty ja kaikkia kuntia on pyydetty lähettämään niiden tekemiseen tarvittavat vuoden 2013 tiedot Perlocon Oy:lle. Eero Laesterä tulee esittelemään ensimmäisiä laskelmia kuntien valtuutettujen yhteiseen seminaariin 6.8.2014. 3. Työryhmien tilanne - työryhmät perustettu ja tehtävät annettu - määräaika 15.9.2014 - lisäkysymyksiä tullaan antamaan talous- ja painelaskelmien edetessä - työryhmät ovat: hallinto, sosiaali- ja terveyspalvelut, sivistyspalvelut, yhdyskuntarakenteen kehittäminen, elinkeinopalvelut ja työllisyys sekä tietohallinto - keskeisenä kaikkia ryhmiä yhdistävänä ja läpileikkaavana teemana on alueen elinvoiman lisääminen ja kilpailukyvyn parantaminen suhteessa kilpaileviin seutuihin

Käytiin läpi työryhmien tilanne. Osa työryhmistä on jo kokoontunut ensimmäisen kerran, ja projektipäällikkö on osallistunut tapaamisiin. Työryhmät kuvaavat ensin oman sektorinsa nykytilan ja sen jälkeen alkavat miettiä tulevaisuutta. Päätettiin ohjeistaa ryhmiä kirjoittamaan lyhyt tiedote jokaisen tapaamisen jälkeen. Tiedote laitetaan FSHKY:n verkkosivuille, ja lisäksi jokainen kunta jakaa sitä tahollaan. 4. Valtuutettujen seminaari Eerikkilässä 6.8.2014 klo 14.45 - seminaari varmistunut (liite) Kaikkien kuntien valtuutettujen yhteinen seminaari pidetään 6.8.2014 Eerikkilässä. Seminaarin ohjelma on pöytäkirjan liitteenä 1. Yhteistä kuljetusta ei järjestetä. Kuntien johtoryhmien jäsenet ja muut kuntarakenneselvitysprosessissa mukana olevat ovat myös tervetulleita seminaariin. Projektipäällikkö lähettää seminaarista vielä muistutusviestin, jonka jokainen kunta välittää omille valtuutetuilleen. Lisäksi projektipäällikkö selvittää, josko tilaisuuden ohjelmaan saataisiin vielä lisättyä lyhyt katsaus kuntarakenne-, sote- ja kuntalain uudistuksen etenemiseen valtakunnan tasolla. 5. ICT-selvitys ja avustuksen hakeminen - liitteenä valtionvarainministeriön asiaa koskeva kirje - asiaa koskeva valmistelu ja sen esittely Päätettiin toteuttaa ICT-selvitys osana kuntarakenneselvitystä ja hakea siihen valtion ICTselvitysavustusta liitteenä olevan hakemuksen ja projektisuunnitelman mukaisesti. Hakijana toimii Forssan kaupunki. Valtiovarainministeriön kirje on pöytäkirjan liitteenä 2, hakemus liitteenä 3 ja projektisuunnitelma liitteenä 4. 6. Henkilöstöjärjestöjen edustus ohjausryhmässä - käytyjen neuvottelujen perusteella projektiryhmä esittää, että ohjausryhmään nimetään seudullisesti yksi jäsen kustakin kolmesta pääsopijajärjestöstä siten, että varsinaiset edustajat ovat eri kunnista ja kaksi varaedustajaa kunnasta, joka ei saa varsinaista edustajaa Todettiin, että järjestöt ovat nimenneet ohjausryhmään seuraavat varsinaiset edustajat ja varaedustajat: Kaija-Leena Niemi/JHL (varsinainen edustaja) Jari Isotalo/JUKO (varsinainen edustaja) Jasu Markkanen/JUKO (varaedustaja) Jukka Suonpää/KTN (varaedustaja) 7. Tiedottaminen ja keskustelufoorumi - FSHKY:n nettisivuille avattu oma sivu kuntarakenneselvitykselle - keskustelufoorumi avataan oikeusministeriön ylläpitämälle otakantaa.fi-sivustolle Keskustelufoorumi on avattu otakantaa.fi-palveluun, ja se löytyy otsikolla Forssan seudun kuntarakenneselvitys. Projektipäällikkö ottaa yhteyttä kuntien atk-vastaaviin keskustelun

linkin lisäämisestä kuntien verkkosivuille. Forssan Lehti tekee vielä kuluvalla viikolla jutun kuntalaisten osallistumisesta. 8. Kuntalaistilaisuuksien järjestäminen - viikko 33 (11. 15.8.2014) Päätettiin pitää kuntalaisten kuulemis- ja keskustelutilaisuudet seuraavina ajankohtina: Forssa 11.8. klo 18.30 Jokioinen 12.8. klo 18.00 Tammela 13.8. klo 18.00 Humppila 14.8. klo 18.00. Kutsussa tullaan mainitsemaan, että kuntalaiset voivat osallistua minkä kunnan tilaisuuteen tahansa. Elokuun tilaisuuksien lisäksi tullaan jokaisessa kunnassa järjestämään toiset tilaisuudet myöhemmin syksyllä. Tilaisuuksien ajankohdat päätetään myöhemmin. Mikäli tarvetta ilmenee, voidaan järjestää lisää tilaisuuksia. 9. Muut asiat Forssan kaupunki on ilmoittanut valtiovarainministeriöön, että Forssan seudulla on käynnissä vapaaehtoinen kuntajakoselvitys. Kaupunginhallitus ei ole vielä käsitellyt erityisen kuntajakoselvityksen peruuttamista. Todettiin, että kaikki seudun kunnat eivät ole vielä tehneet päätöstä osallistumisestaan Hamkin biotalouden alan tutkijayliopettajan palkkaamiseen. Ohjausryhmän tiedoksi tuotiin Terveydeksi Forssan seutu -mobiilisovellus, jonka jokainen voi ladata älypuhelimeensa. 10. Seuraava kokous - 22.8.2014 klo 13.00 Forssan kaupungintalo - syyskuun kokouksen ajankohta Ohjausryhmän seuraavat kokoukset päätettiin pitää: 22.8.2014 klo 13.00 Forssan kaupungintalossa 16.9.2014 klo 13.00 Forssan kaupungintalossa. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.53 ja toivotti mukavaa kesää. Puheenjohtaja Kaisa Lepola Sihteeri Anna Tonteri

Ohjausryhmän kokous 2/2014 LIITE 1 Kutsu Forssan kaupungin, Humppilan kunnan, Jokioisten kunnan ja Tammelan kunnan valtuutettujen yhteinen seminaari Eerikkilän Urheiluopistolla keskiviikkona 6.8.2014 klo 14.45, Eerikkilä salissa Ohjelma Tulokahvi 14.45 Seminaarin avaus 15.10 Ohjausryhmän puheenjohtaja Kaisa Lepola Näkemyksiä tulevaisuuden muutoksista ja haasteista 15.20 Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen kehitysjohtaja Olli Hietanen Kuntarakenneselvitysalueen tilanne numerojen valossa 16.00 Perlacon Oy:n toimitusjohtaja Eero Laesterä Kuntarakenneselvityksen tilanne ja tulevat toimenpiteet 16.40 Projektipäällikkö Esko Tonteri Keskustelu ja kuntarakenneselvityksessä huomioon otettavaa Päivällinen, ravintolasalissa 17.30 Sitovat ilmoittautumiset projektipäällikkö Esko Tonterille esko.tonteri@etocon.fi tai puh. 0500-482320 viimeistään 25.7.2014 mennessä. Myös mahdolliset allergia- ym. erityistoiveet ruokailuun samassa yhteydessä

19.6.2014 Forssan seudun (mukana 4 kuntaa) kunta- ja palvelurakennemuutosten selvitysvaiheen ICT-tuki Projektisuunnitelma Versio 0.2 19.6.2014

Forssan kaupunki 2 (11) Projektisuunnitelma 19.6.2014 Sisällys Sisällys... 2 Dokumentin versiohistoria... 2 Projektin sisältö... 3 1.1. Projektin tausta... 3 1.2. Projektin kohde ja tehtävät... 3 1.3. Lopputulokset... 4 1.4. Toteutuksen osapuolet... 4 2. Toteutus... 5 2.1. Läpiviennin yleiset periaatteet... 5 2.2. Aikataulu ja vaiheistus... 5 2.3. Vaiheet... 5 2.3.1. Tietohallintojen nykytilan kartoitus (08/2014)... 5 2.3.2. Nykytilan analysointi (08/2014)... 6 2.3.3. Nykytilan analyysin yhteenveto (08/2014)... 6 2.3.4. Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu, selvityksen loppuraportti (09/2014)... 6 3. Projektin organisointi... 7 3.1. Projektin hallinnollinen organisointi... 7 3.2. Roolit, vastuut ja velvollisuudet... 8 3.3. Tehtäväkohtaiset erityisvastuut... 8 4. Työmääräarvio ja tehtäväjako... 10 5. Kustannusarvio... 10 Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus 0.1 13.6.2014 SB Ensimmäinen versio 0.2 19.6.2014 SB Projektin aikataulua ja työmääriä muokattu TILA:

Forssan kaupunki 3 (11) Projektisuunnitelma 19.6.2014 Projektin sisältö 1.1. Projektin tausta Neljä Forssan-seudun kuntaa Forssa, Humppila, Jokioinen ja Tammela ovat päättäneet tehdä kuntarakennelain mukaisen selvityksen, ja se tehdään ajalla 12.5. - 31.10. 2014. Selvitys kattaa kuntarakennelain mukaisesti suunnitelman hallinnon ja palvelujen järjestämisestä ja tuottamisesta, selvityksen yhdistymisen vaikutuksista kuntien yhteistoimintaan, selvityksen taloudellisesta tilanteesta, arvion asukkaiden osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksien sekä lähidemokratian toteutumisesta. Selvitys kattaa lisäksi yksityiskohtaisen arvion kuntien yhdistymisen eduista ja haitoista. Selvitystyö on organisoitu siten, että kuntien valtuustot vastaavat kokonaisuudesta. Ohjausryhmä ohjaa ja johtaa työtä, ja se päättää erikseen mahdollisista eri alojen asiantuntijatyöryhmistä. Ohjausryhmän ohjauksessa toimii projektiryhmä, joka tukee käytännön työtä (käyttää tarvittaessa asiantuntijoita), selvityksen tekijät sekä avustava henkilökunta. 1.2. Projektin kohde ja tehtävät Tämän projektin tehtävänä on tehdä tietohallintojen nykytilan kartoitus ja laatia kuvaukset Forssan seudun kuntien ICT ympäristöistä, ICT-palvelujen järjestämismalleista, kustannuksista ja resursseista. Näiden pohjalta määritellään tavoitetila, ja laaditaan suunnitelma tunnistettujen kehittämiskohteiden toteutuksesta ja synergiaetujen saavuttamisesta sekä muutoksen toteuttamisesta ja organisoinnista. Projektin keskeisimmät tehtävät ovat: Selvityskuntien tietohallinnon ja ICT toiminnan nykytilan kuvaaminen o Tietojen keruu kunnista. o Tietojen yhtenäistäminen ja yhteenveto. Nykytilan analyysi o Keskeisten haasteiden ja kehittämiskohteiden tunnistaminen. o Tunnistetaan hyödyt ja synergiaedut, jotka ovat saavutettavissa keskeiset haasteet ratkaisemalla ja toteuttamalla tunnistetut kehittämiskohteet. Tietohallintojen ja/tai tietoteknisten ratkaisujen yhdistämisen kustannusvaikutusten ja hyötyjen arviointi karkealla tasolla (kuntaliitostilanteessa). Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu TILA:

Forssan kaupunki 4 (11) Projektisuunnitelma 19.6.2014 o Suunnitellaan, millainen yhteisen tietohallinnon tavoitetila voisi olla, ja tarkastellaan ylätason konseptien kautta, miten kuntien yhteistä tietohallintoa edistetään ja kehitetään o Luodaan karkea tiekartta tavoitetilan saavuttamiseksi. 1.3. Lopputulokset Projektin tuloksia ovat: Nykytilan kuvaus o Tuotetut ICT-palvelut ja niiden arvo. o Palvelujen järjestämismalli. o Organisointi ja resursointi. o Päätöksenteko- ja ohjausrakenteet. o ICT ympäristöjen kartoitus. Nykytilan analyysi o ICT-palvelujen kysynnän ja tarjonnan vastaavuuteen liittyvät haasteet. o Haasteet ICT-palvelutuotannon järjestämisessä. o Järjestämisvastuun organisointiin ja ohjaukseen liittyvät haasteet. o Hyödyt ja synergiavaikutukset, jotka ovat saavutettavissa. Nykytilan kartoituksen ja analyysin loppuraportti o Yhteenveto nykytilan kuvauksesta ja analyysistä. Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu o Yhteisen tietohallinnon tavoitetila ja kehittämissuunnitelma o Karkea tiekartta tavoitetilan saavuttamiseksi. 1.4. Toteutuksen osapuolet Organisaatio Forssa Humppila Jokioinen Tammela Kuntien Tiera Oy Rooli toteutuksessa Selvitykseen osallistuva kunta, selvityksen vastuukunta, selvitysryhmän puheenjohtaja Selvitykseen osallistuva kunta Selvitykseen osallistuva kunta Selvitykseen osallistuva kunta Projektissa ja selvitystyössä avustava konsultti TILA:

Forssan kaupunki 5 (11) Projektisuunnitelma 19.6.2014 2. Toteutus 2.1. Läpiviennin yleiset periaatteet Projektin läpiviennistä vastaa kuntien nimeämä projektipäällikkö sekä Kuntien Tiera Oy:n projektipäällikkö. Projektia ohjaa sille nimettävä ohjausryhmä. Projektin aikana sen ohjausryhmä ja projektipäällikkö (projektipäälliköt) kokoontuvat säännöllisesti valvomaan projektin kulkua ja tekemään sitä koskevia päätöksiä. Mahdollisuuksien mukaan kokoukset toteutetaan virtuaalikokouksina. Valtiovarainministeriön edustaja osallistuu tarvittaessa projektiryhmän kokouksiin. 2.2. Aikataulu ja vaiheistus Projektin toteutus on jaettu seuraaviin vaiheisiin: 1. Tietohallintojen nykytilan kartoitus. 2. Nykytilan analysointi. 3. Nykytilan analyysin yhteenveto (loppuraportti). 4. Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu. 5. Projektihallinta. Projekti viedään läpi aikavälillä 08-09/2014. Projektin vaiheistus ja läpivienti on seuraava: 2.3. Vaiheet Alla on kuvattu projektiin sisältyvät päävaiheet ja niiden keskeiset tehtävät. 2.3.1. Tietohallintojen nykytilan kartoitus (07-08/2014) Kunnat laativat selvityksen tietohallintonsa nykytilasta. TILA:

Forssan kaupunki 6 (11) Projektisuunnitelma 19.6.2014 Vaiheessa syntyvät tuotokset: Tuotetut ICT-palvelut ja niiden arvo. Palvelujen järjestämismalli. Organisointi ja resursointi. Päätöksenteko- ja ohjausrakenteet. 2.3.2. Nykytilan analysointi (08/2014) Kunnat tarkastelevat nykytilan kartoitusvaiheessa koottuja tietoja. Täydennetään ja muunnetaan tiedot vertailukelpoisiksi. Todetaan olemassa olevat rakenteet, palvelut ja päällekkäisyydet. Tunnistetaan keskeiset haasteet ja kehittämiskohteet sekä hyödyt, jotka ovat saavutettavissa kuntarakenteen muutoksen kautta. Vaiheessa syntyvät tuotokset: ICT-palvelujen kysynnän ja tarjonnan vastaavuuteen liittyvät haasteet. Haasteet ICT-palvelutuotannon järjestämisessä. Järjestämisvastuun organisointiin ja ohjaukseen liittyvät haasteet. Tuottavuuden parantamiseen liittyvät haasteet. Hyödyt ja synergiavaikutukset, jotka ovat saavutettavissa haasteet ratkaisemalla. 2.3.3. Nykytilan analyysin yhteenveto (08/2014) Nykytilan analyysin pohjalta laajasta aineistosta tuotetaan tiivistetty yhteenveto kuntien johdolle. Vaiheessa syntyvät tuotokset: Yhteenveto nykytilan kuvauksista ja analyysistä. 2.3.4. Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu, selvityksen loppuraportti (08-09/2014) Määritellään kuntien yhteisen tietohallinnon tavoitetila. Suunnitellaan tavoitetilan toteutus tiekartan muodossa. Vaiheessa syntyvät tuotokset: TILA:

Forssan kaupunki 7 (11) Projektisuunnitelma 19.6.2014 Yhteisen tietohallinnon tavoitetila sekä suunnitelma yhteisen tietohallinnon edistämiseksi ja kehittämiseksi. Karkea tiekartta tavoitetilan saavuttamiseksi. Projektin loppuraportti esitellään VM:lle viimeistään joulukuussa 2014. 3. Projektin organisointi 3.1. Projektin hallinnollinen organisointi Ohjausryhmä: projektin ohjausryhmänä toimii kuntarakenneselvityksen ohjausryhmän asettama projektiryhmä (koostuu kuntajohtajista). Kokoonpano on seuraava: Sami Sulkko, Forssa Marko Järvenpää, Humppila Jarmo Määttä, Jokioinen Matti Setälä, Tammela Esko Tonteri, kuntaselvityksen projektipäällikkö Projektiryhmänä toimii tietopalvelut-työryhmä ja kokoonpano on seuraava: Jarmo Määttä, Jokioinen Lea Jaakkola, Humppila Päivi Korkalainen, Jokioinen Jouni Karhe, Tammela Soile Haavisto, Loimijoen Kuntapalvelut Oy Johanna Tulander-Välkki, Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymä Eija Haonperä, Forssa TILA:

Forssan kaupunki 8 (11) Projektisuunnitelma 19.6.2014 sekä Ossi Korhonen, VM, ohjelmapäällikkö tai Hanna Majurinen, VM, projektipäällikkö. 3.2. Roolit, vastuut ja velvollisuudet Ohjausryhmän tehtävät ja vastuut ovat seuraavat: Vastaa projektin onnistumisesta ja tärkeimmistä päätöksistä Hyväksyy muutokset Hyväksyy lopputulokset Päätöksenteko (muissa) ohjausryhmälle eskaloiduissa kysymyksissä Ohjaa projektia Tunnistaa ja nimeää sopivat resurssit projektiin. Projektipäällikön/projektipäälliköiden (+Projektihallinnan) tehtävät ja vastuut ovat seuraavat: Koordinoi, ohjaa ja hallinnoi projektia käytännön tasolla Varmistaa tavoitteiden saavuttamisen ohjausryhmän määrittelemän laajuuden ja ajan puitteissa Johtaa projektiryhmän päivittäisiä toimenpiteitä Toimii asiakasrajapinnassa Raportoi projektin etenemisestä ohjausryhmälle Valmistelee ohjausryhmän kokoukset. 3.3. Tehtäväkohtaiset erityisvastuut Projektipäällikkö Erityisvastuut: Projektipäällikkö vastaa projektin toteutuksesta annettujen sisällöllisten, ajallisten, taloudellisten ja laadullisten tavoitteiden puitteissa. Projektipäällikkö vastaa projektin aikana tekemistään tehtävien ajoitukseen, työjärjestelyihin ja resursseihin liittyvistä päätöksistä. Projektipäälliköllä on valtuudet toteuttaa projekti hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti. Vastaa tarkennetun projektisuunnitelman laatimisesta, ylläpitämisestä ja muutoshallinnasta. Vastaa projektiryhmän muodostamisesta. Järjestää projektin työtavat ja osallistujien roolit. Jakaa ja koordinoi projektiryhmän tehtävät. Valvoo tehtävien edistymistä ja analysoi poikkeamat. Ennakoi potentiaalisia ongelmia ja toimii aktiivisesti niiden poistamiseksi. TILA:

Forssan kaupunki 9 (11) Projektisuunnitelma 19.6.2014 Raportoi projektin edistymisestä projektin johtoryhmälle. Esittää ongelmatilanteessa ratkaisuehdotuksia. Pyrkii poistamaan ongelmat välittömästi niiden ilmaannuttua. Pitää yhteyttä kaikkiin osapuoliin ja sidosprojekteihin. Välittää tietoa projektin osapuolten kesken. Vastaa projektin jäsenten motivoinnista. Luo projektin henkilöstöstä tiimin. Vastaa siitä, että projektin toimitettavaksi sovitut asiat projektissa toteutetaan hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti. Hän vastaa myös johtoryhmässä päätettyjen tehtävien läpiviennistä. On ensisijainen yhteyshenkilö projektissa. Vastaa projektin raportin laatimisesta. Osaamisvaatimukset: Projektipäällikkökokemus kansallisen tason julkisen hallinnon tai kuntasektorin kehittämisprojekteissa, viisi vuotta tai enemmän. Kuntien asiantuntijajäsenet Erityisvastuut Antaa asiantuntemuksensa projektin käyttöön työpajatyöskentelyn, katselmointien ja aktiivisen kommentoinnin muodossa. Osaamisvaatimukset: o Riittävän pitkä kokemus tietohallinnon vastuullisista tehtävistä ja kehittämisestä o Kuntien toimintamallin ja toimintaympäristön tuntemus, kokemus kuntatyöstä. TILA:

Forssan kaupunki 10 (11) Projektisuunnitelma 19.6.2014 4. Työmääräarvio ja tehtäväjako Projektin vaihekohtainen työmääräarvio henkilötyöpäivinä on seuraava: ICT-Selvitystyön vaiheet Tietohallintojen nykytilan kartoitus Nykytilan analysointi Nykytilan yhteenveto Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu Projektihallinta htp:t yhteensä Forssa 3 3 2 5 2 15 Humppila 1 1 1 2 5 Jokioinen 1 1 1 2 5 Tammela 1 1 1 2 5 Kunnat yht. 6 6 5 11 2 30 Tiera 5 5 4 8 3 25 5. Kustannusarvio Selvitykseen osallistuvien kuntien oman sisäisen työn määrä muodostuu seuraavasti: a' euroa euroa yht. Forssa 350 5 250 Humppila 350 1 750 Jokioinen 350 1 750 Tammela 350 1 750 Kunnat yht. 10 500 Selvitystyössä avustavan Kuntien Tiera Oy:n työpanos on 25 htp, yhteensä 27.250 euroa. Muihin mahdollisiin kustannuksiin (esim. matkakustannukset) varataan 2.000 euroa. TILA:

Forssan kaupunki 11 (11) Projektisuunnitelma 19.6.2014 Kustannusten jakomalli ja rahoitusosuudet Jokainen kunta vastaa omista kustannuksistaan. Ulkoisen työn eli Kuntien Tiera Oy:n osuuteen haetaan rahoitusta Valtiovarainministeriöstä. TILA: