TORI-palvelukeskus toimialariippumattomien ICT-tehtävien [asiakkaan]siirtoprojektisuunnitelmamalli, versio 0.92
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 2 Versiohistoria Versio Pvm Tekijä Muutokset 0.9 9.4.2013 Sari-Anne Luonnoksen valmistelu ohjausryhmälle Hannula 0.92 17.5.2013 Kari Pessi Vähäisiä muutoksia AHTi-pilotoinnin aikana
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 3 Sisällysluettelo Versiohistoria...2 1 Johdanto...5 1.1 Projektin tausta ja lähtökohdat...5 1.2 TORI-palvelukeskuksen perustaminen ja ICT-toimintasiirrot...5 1.3 Asiakkaan TORI-tehtävien siirtoprosessi...5 2 Siirtoprojektin vaiheistus ja määritelmät...6 2.2 Projektin käynnistys...8 2.3 Projektin valmisteluvaihe...8 2.4 Projektin kartoitus-, määrittely- ja siirtovaihe...8 2.5 Ylimenovaihe...9 3 Projektin kuvaus...9 3.1 Projektin tehtävät ja tavoitteet...9 3.2 Projektin tuotokset...9 3.3 Projektin lähtökohdat ja reunaehdot... 10 3.4 Projektin rajaukset... 10 3.5 Projektin vastuut... 10 3.5.1 [Asiakas]... 10 3.5.2 TORI... 10 3.6 Erityiskysymykset ja linjaukset... 10 3.7 Muut huomioitavat asiat... 10 3.8 Projektin työmenetelmät... 10 3.8.1 Projektihallintamenettely... 10 3.8.2 Dokumentointi... 11 3.8.3 Projektin laadunvarmistus... 11 4 Projektin hallinto... 11 4.1 Projektin ohjausryhmä... 12 4.2 Projektiryhmä... 12 4.3 Asiantuntijaryhmät... 13 4.3.1 Henkilöstöryhmä... 13 4.3.2 Palveluryhmä... 13
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 4 4.3.1 Asiakashallintaryhmä... 14 4.4 Projektipäälliköt... 14 5 Projektin toteutussuunnitelma... 14 5.1 Vaiheistus... 14 5.1.1 Projektin päävaiheet... 14 5.1.2 Valmisteluvaihe... 14 5.1.3 Kartoitusvaihe... 15 5.1.4 Määrittelyvaihe... 15 5.1.5 Siirtovaihe... 15 5.1.6 Ylimenovaihe... 15 5.2 Aikataulu... 15 5.3 Tarkistuspisteet... 15 5.4 Resursointi... 16 5.4.1 [Asiakas]... 16 5.4.2 TORI... 16 5.5 Työmäärä- ja kustannusarvio... 16 5.5.1 Työmääräarvio... 16 5.5.2 Kustannusarvio... 16 5.5.3 Kustannusten jakautuminen... 17 6 Projektin riskit (alustavat)... 17 7 Projektin muutoshallinta... 18 8 Projektin päättäminen... 18
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 5 1 Johdanto 1.1 Projektin tausta ja lähtökohdat Valtiovarainministeriö asetti 16.5.2012 valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (ICT) kokoamishankkeen (TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on 7.5.2012 31.12.2014. Hankkeen tehtävänä ovat sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen ja laitosten toimialariippumattomien ICT-tehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. 1.2 TORI-palvelukeskuksen perustaminen ja ICT-toimintasiirrot TORI-palvelukeskus (TORI) perustetaan kesällä 2013 ja sen toimintaa ohjaava lainsäädäntö valmistuu syksyllä 2013. TORI-palvelukeskus käynnistää toimintansa vuoden 2014 alussa. TORI-palvelukeskukseen siirretään yli 80 valtionhallinnon yksikön toimialariippumattomat ICT-tehtävät (TORI-tehtävät) siirtoaikataulun mukaisesti. ICTtoimintasiirrot toteutetaan asiakaskohtaisissa siirtoprojekteissa. Tässä dokumentissa on kuvattu [Asiakkaan] toimialariippumattomien ICT-tehtävien yksittäinen siirtoprojekti, joka on osa TORI-palvelukeskukseen tehtävien siirtojen projektikokonaisuutta. 1.3 Asiakkaan TORI-tehtävien siirtoprosessi TORI-tehtävieniirtoprosessissa on kolme päävaihetta, jotka ovat valmisteluvaihe, siirtovaihe ja as is vaihe. Valmisteluvaiheessa tehdään yksikkökohtaisia siirtoja valmistelevia suunnitelmia ja dokumenttimalleja. Tämä siirtoprojektisuunnitelmanmalli sekä sen liitteet ovat osa valmisteluvaihetta. Siirtojen muutosjohtaminen aloitetaan jo valmisteluvaiheessa. Yksiköiden henkilöstön ja sidosryhmien kanssa käydään keskusteluja ja viestintää siirtojen aloittamisesta ja menettelytavoista. Valmisteluvaiheen aikana tehdään päätös siirron käynnistämisestä ja siitä alkaa siirtoprojekti. [asiakkaan] ict-palvelut toimivat entisellään koko valmisteluvaiheen ajan. Valmisteluvaihe päättyy, kun siirtoprojekti on perustettu ja sen suunnitelma on ohjausryhmässä hyväksytty. Siirtovaihe käynnistyy hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti. Siirtoprojektin vaiheet, organisoituminen ja tehtävät on kuvattu tässä dokumentissa. Siirtoprojektin kanssa yhtäaikaa [asiakkaan] tulevan toimintamallin, organisaation ja tehtävien uudelleenjärjestelyt käynnistyvät [asiakkaan] toimesta. Muutosjohtaminen keskittyy siirtoprojektin aikaiseen viestintään, YT-menettelyihin ja avainhenkilöiden sitouttamiseen. Siirtovaihe päättyy TORI-palvelujen vastuun siirtohetkeen. Sitä ennen käynnistetään toimenpiteet siirrettävän henkilöstön vastaanottoon ja organisoitumiseen TORI-palvelukeskuksessa. [asiakkaan] ict-palvelut toimivat entisellään koko siirtovaiheen ajan. As-is vaihe käynnistyy vastuunsiirrosta siirtohetkellä. [asiakkaan] ict-palvelut toimivat kuitenkin entisen toimintamallin ja tehtävien mukaisesti koko as-isvaiheen ajan, vaikka vastuu palveluntuottajasta on vaihtunut. As-is vaiheen päättyessä, kun siirrettävän [asiakkaan] tehtävät on vastaanotettu ja palvelujen sekä henkilöstön kehittäminen täyttävät asetetut kriteerit., otetaan käyttöön TORI-palvelukeskuksen yhtenäiset palvelut ja
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 6 hinnoittelu. As-is vaiheen aikana myös [asiakkaan] oma toiminta järjestetään toimimaan uuden mallin mukaisesti. 2 Siirtoprojektin vaiheistus ja määritelmät Siirtoprosessissa yksittäisen valtiohallinnon yksikön TORI-palvelukeskukseen siirtyvät TORI-tehtävät toteutetaan siirtoprojektin avulla. Siirtoprojektin päävaiheet ja tarkistuspisteet on esitetty oheisella aikajanalla.
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 7 Siirtoprojektin ohjausryhmä kokoontuu tarkistuspisteiden mukaisiinn vakiokokouksiin päättäämään projektin etenemisestä. Seuraavat asiat tulee käsitellä ja hyväksyä asiakaskohtaisen siirtoprojektin ohjausryhmässä: 1. Projektin käynnistys. Ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa perustetaan siirtoprojekti ja hyväksytään alustava projektisuunnitelma. 2. Projektisuunnitelman hyväksyminen. 3. Due diligence selvitystyksen hyväksyminen ja siirron kohteiden rajauksista päättäminen. Näiden asioiden käsitteleminen tapahtuu ohjausryhmässä tyypillisesti n. 2 kk projektin käynnistymisen jälkeen. YT-menettely on suoritettu. 4. Siirtosopimuksen hyväksyminen. Siirtosopimus voidaan käsitellä ja hyväksyä ohjausryhmässä, sitten kun siirron kohteet on rajattu ja as is vaiheen palvelut ovat selvillä. Siirtosopimuksessa kuvataan as is vaiheen palvelu ja veloitukset. Siirtosopimuksen hyväksyminen tapahtuu noin 4 kk projektin käynnistymisestä. 5. Siirtoluvasta päättäminen. Ohjausryhmä antaa lopullisen hyväksymisensä siirron suorittamiselle ennen lopullista siirtohetkeä. 6. Projektin päättäminen. Projektin ohjausryhmä päättää projektin, kun palvelusopimus on tehty ja siirtoprojektin ylimenovaiheen päättämiskriteerit täyttyvät.
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 8 2.2 Projektin käynnistys Yksikkökohtainen TORI-siirtoprojekti käynnistyy luovuttavan yksikön [asiakas] ja TORI-palvelukeskuksen yhteisellä tapaamisella, jossa sovitaan siirtoprosessin käynnistämisestä, alustavasta organisoinnista, resursoinnista ja aikataulusta (ohjausryhmän ensimmäinen kokous). Projektin ohjausryhmän ensimmäisen kokouksen tuloksena syntyy yhteinen tahtotila, joka dokumentoidaan joko aiesopimukseksi tai molempien osapuolien allekirjoittamaksi pöytäkirjaksi. Tilaisuudessa käsitellään myös TORIn valmistelema alustava projektisuunnitelma, joka on yhteinen toimintasuunnitelma jatkotoimenpiteille. 2.3 Projektin valmisteluvaihe Ensimmäisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen käynnistyy siirtoprojektin valmisteluvaihe, jonka kesto on tyypillisesti noin 1 kk. Valmisteluvaiheessa viimeistellään siirtoprojektin yksityiskohtainen projektisuunnitelma, käynnistetään due diligence toimenpiteet, muutosjohtamistoimenpiteet ja yt-menettelyt. Valmisteluvaihe päättyy, kun siirtoprojektin projektisuunnitelma hyväksytään ohjausryhmässä. 2.4 Projektin kartoitus-, määrittely- ja siirtovaihe Kartoitusvaiheessa kartoitetaan [asiakkaan] TORI-tehtävät, niitä suorittavat henkilöt ja muut tehtävien suorittamisessa käytettävät tuotannontekijät (due diligence). Due diligence (DD) tarkoittaa kaikkien siirrettävien tuotannontekijöiden (tilat, sopimukset, muu omaisuus) kuvaamista yksityiskohtaisesti. DDmateriaalin keräämistä varten on lomakkeisto, joka liitetään osaksi projektisuunnitelmaa ja siirtosopimusta. DD:n pohjalta laaditaan tarvittavat toimenpidesuunnitelmat siirtojen toteuttamiseksi. Lopputuotoksena valmistuu DD-raportti ja ICT-tehtävien ja palveluiden luettelelot. Määrittelyvaiheessa kuvataan ja rajataan [asiakkaalta] TORIlle siirtyvät ICT-palveluiden tuotannontekijät ja omaisuus sekä palvelut ja tehtävät. Vaiheen aikana nimetään TORIlle siirtyvät [asiakkaan] henkilöt. Määrittelyvaiheen lopputuloksena syntyy siirtosopimus. Siirtosopimuksella vahvistetaan siirron kohteet, as is vaiheen palvelut hinnoitteluineen, ylimenokauden mahdolliset erityisjärjestelyt, siirron aiheuttamat taloudelliset ja toiminnalliset muutokset sekä määritellään menettelyt valtionhallinnon yhtenäisten palvelujen käyttöönottamiseksi as is vaiheen päätyttyä. Siirron kohteet kuvataan DD-raportissa ja sitä täydennetään tarvittaessa esimerkiksi talouslaskelmilla. Siirtosopimuksen osapuolina ovat [asiakas] ja TORI-palvelukeskus. Siirtovaiheessa tehdään vastuuvaihdon suorittamiseksi tarvittavat toimenpiteet ja valmistelut. Vaiheen lopputuotoksena on siirtovalmiusraportti, jonka perusteella projektin ohjausryhmä päättää siirtoluvan myöntämisestä.
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 9 2.5 Ylimenovaihe Siirtoprojektin viimeinen vaihe ajoittuu siirtoprosessin as is-vaiheen alkuun. Siirtoprojekti vastaa siitä, että palveluiden ja tehtävien siirto tapahtuu onnistuneesti ja että uuden toimintamallin mukainen palvelutoiminta käynnistyy. Ylimenovaihe käynnistyy vastuunvaihtohetkestä, jolloin siirtyviksi sovittujen tehtävien ja palvelujen tuottamisvastuu ja niihin liittyvät kustannukset siirtyvät TORI-palvelukeskukselle. Ylimenovaiheessa samoin koko as is vaiheessa [Asiakkaalle] turvataan ennen vastuunsiirtohetkeä toiminnassa olleet palvelut ja tehtävät muuttumattomilla laatutasoilla ja palveluajoilla. Palvelujen hinnoittelu sovitaan siirtosopimuksessa ja se määräytyy siirtohetken kustannustason mukaisesti. Kustannuksiin lasketaan mukaan kaikki ict-tehtävien tuottamiseen liittyvät kustannukset. Projektin päättäminen tehdään ohjausryhmässä kun seuraavat keskeiset kriteerit täyttyvät: 1. Palveluiden ja tehtävien siirto on suoritettu ja tarvittavat erityisjärjestelyt on sovittu ja niiden mukainen toiminta on varmistettu. 2. Henkilösiirrot on toteutettu, henkilöstön asemaan liittyvät asiat on siirretty TORIpalvelukeskuksen vastuulle ja niiden toimivuus on varmistettu. 3. [asiakkaan] ja TORI-palvelukeskuksen välinen asiakasyhteistyö on käynnistynyt sovitusti ja siirtoprojekti on tehnyt tarvittavat vastuunvaihdot [asiakkaan] ja TORIpalvelukeskuksen kesken. 4. [asiakas] on määrittänyt TORI-palveluihin liittyvät toimintamallinsa ja niiden mukainen toiminta on käynnistetty. 5. Palvelusopimus palveluista ja niiden veloituksista on hyväksytty. 3 Projektin kuvaus 3.1 Projektin tehtävät ja tavoitteet Projektin tavoitteena on toteuttaa [asiakkaan] toimialariippumattomien ict-tehtävien siirto TORIpalvelukeskukselle suunnitellussa aikataulussa ja suunnitelluilla kustannuksilla siten, että [asiakkaan] ictpalveluiden ja -tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana. 3.2 Projektin tuotokset Projektin tärkeimmät tuotokset ovat: 1) Projekti on perustettu ja projektisuunnitelma on laadittu 2) Siirtyvät henkilöt ja muut siirtyvät tuotannontekijät on tunnistettu ja niiden siirron periaatteista on sovittu. 3) [asiakas] on määrittänyt tietohallintonsa toimintamallin: roolit, tehtävät ja vastuut uutta tilannetta vastaavaksi 4) siirtosopimus on allekirjoitettu 5) YT-menettely on suoritettu 6) Siirtovalmiusraportti on tehty ja siirtolupa myönnetty 7) Siirto on toteutettu
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 10 8) TORI-palvelukeskuksen palvelut asiakkaalle on käynnistyneet 9) Palvelusopimus on allekirjoitettu 10) Projektin ohjausryhmän ja projektiryhmän kokousten pöytäkirjat 3.3 Projektin lähtökohdat ja reunaehdot Asiakkaan ICT-toiminnan lyhyt kuvaus. Siirtoprojektissa erityisesti huomioitavat asiat esimerkiksi meneillään olevat suuret ICT-kehityshankkeet. 3.4 Projektin rajaukset Siirron ulkopuolelle rajattavat asiat. 3.5 Projektin vastuut Tehtäväkohtaiset vastuut on kuvattuna tehtävittäin omissa kohdissaan. Osapuolten vastuut projektissa yleisellä tasolla ovat: 3.5.1 [Asiakas] [asiakkaan] YT-menettelyn suorittaminen [asiakkaan] tietohallinnon toimintamallin määrittely ja käyttöönotto Projektissa tarvittavien resurssien [asiakkaan] käytettävyydestä ja nimettyjen tehtävien suorittamisesta Viestintä [asiakkaan] organisaatiossa ja ulkoinen viestintä 3.5.2 TORI Siirtoprojektin valmistelusta ja läpiviennistä sovitussa aikataulussa vastaaminen. Projektissa tarvittavien [TORI] resurssien käytettävyydestä ja nimettyjen tehtävien suorittamisesta 3.6 Erityiskysymykset ja linjaukset Kirjataan [asiakkaan] ympäristössä huomioitavat erityiskysmykset, esim. käynnissä olevat muut merkittävät ICT-hankkeet. 3.7 Muut huomioitavat asiat Toiminnanohjausjärjestelmän käyttö as-is vaiheessa 3.8 Projektin työmenetelmät 3.8.1 Projektihallintamenettely Projekti totetutetaan tämän projektisuunnitelmamallin mukaisesti ja hyödyntäen liitteenä olevia siirtokohteiden DD-mallia ja siirtojen tehtävätason projektimallia.
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 11 3.8.2 Dokumentointi Kaikki projektin tuotokset sekä projektihallinnan pöytäkirjat dokumentoidaan ja dokumentit tallennetaan projektin työtilassa [Työtila]. Projektin päätyttyä projektin asiakirjat arkistoidaan [TORI-hankkeen arkistointikäytännön] mukaisesti. 3.8.3 Projektin laadunvarmistus Projektiryhmä valmistelee ja käsittelee kaikki projektin dokumentit ja tuotokset. Projektin ohjausryhmä hyväksyy kaikki dokumentit ja tuotokset. Kuvaus projektin hyväksymiskriteereistä: Kaikki projektin tuotokset on hyväksytty Projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on suoritettu TORI-tehtävät ovat siirtyneet TORI-palvelukeskukselle Palvelut toimivat palvelusopimuksen mukaisesti [asiakas] toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti 4 Projektin hallinto Siirtoprojektien raportointisuhteet on kuvattu oheisessa kuvassa.
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 12 Yksittäinen siirtoprojekti raportoi edistymisestään siirtoprojektin ohjausryhmälle, joka raportoi TORIpalvelukeskuksen johdolle. TORI-palvelukeskuksen johto raportoi kaikkien siirtoprojektien kokonaisedistymisestä TORI-hankkeelle. 4.1 Projektin ohjausryhmä Osapuolet nimeävät projektille ohjausryhmän, joka on projektin ylin päättävä elin. Ohjausryhmä ohjaa, tukee ja seuraa projektin toteutumista, hyväksyy tuotokset, varmistaa projektin toimintaedellytykset ja projektin toteutumisen suunnitellusti sekä tekee tarvittavat projektiryhmän valmistelemat muutoshallintapäätökset. Projektin asettaminen, virallinen asettamispäätös? Projektin ohjausryhmä päättää ainakin seuraavista asioista: - projektisuunnitelma - projektin resursointi - projektin aikataulu - projektin budjetti ja kustannukset - siirron kohteet ja dd-raportti - siirtosopimuksen sisältö - siirtoaikataulu ja siirtolupa - riskienhallinnan linjauspäätökset - muutokset, koskien em. asioita - muut projektin kannalta merkittävät asiat - projektin päättäminen. Projektiryhmä raportoi projektin etenemisestä säännöllisesti ohjausryhmälle. Ohjausryhmä raportoi projektin etenemisestä TORI-palvelukeskuksen johdolle. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii [Henkilönimi] Ohjausryhmän jäsenet ovat [Henkilönimi-1] [Henkilönimi-2] [Henkilönimi-n] 4.2 Projektiryhmä Projektiryhmä vastaa projektin suunnitelmien laadinnasta ja suunnitelmien mukaisten toimenpiteiden toteutuksesta. Projektiryhmän muodostavat [asiakkaan] ja TORIn edustajat. Projektiryhmän tehtävänä on:
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 13 - valmistella projektipäällikön johdolla ohjausryhmän käsiteltäväksi menevät asiat - päättää projektin käytännön toimintaa koskevista asioita - ohjata ja tukea projektipäällikön työskentelyä - päättää projektisuunnitelmaa, aikataulua ja resursointia koskevista muutoksista, jotka eivät edellytä ohjausryhmän päätöstä - seurata säännöllisesti projektin edistymistä - eskaloida ongelmatilanteet välittömästi ohjausryhmälle - kutsua ohjausryhmä koolle tarvittaessa - DD-tehtäviin liittyvät asiat Projektin projektiryhmän puheenjohtajana toimii TORIn nimeämä projektipäällikkö [Henkilönimi] Projektiryhmän jäsenet ovat [Henkilönimi-1] [Henkilönimi-2] [Henkilönimi-n] 4.3 Asiantuntijaryhmät Tarvittaessa projektiryhmän alaisuuteen voidaan perustaa asiantuntijaryhmiä, jotka voivat toimia myös erillinä aliprojekteina. 4.3.1 Henkilöstöryhmä Henkilöstöryhmän tehtävänä on projektipäällikön ohjauksessa toteuttaa henkilöstöön liittyvät osat projektisuunnitelmasta ja projektin tehtävistä. Henkilöstöryhmän vastuullisena vetäjänä toimi TORIn HR-asiantuntija [Henkilönimi]. Henkilöstöryhmän jäsenet ovat: [Henkilönimi-1] [Henkilönimi-2] [Henkilönimi-n]. 4.3.2 Palveluryhmä Palveluryhmän tehtävänä on projektipäällikön ohjauksessa selvittää siirrettäviin palveluihin liittyvät osat, kuten teknologiat ja laitteet, hankintasopimukset, prosessit ja toimintamallit sekä suunnitella niiden siirrot TORIpalvelukeskukseen. Palveluryhmän vastuullisena vetäjänä toimii TORIn tekninen asiantuntija. Palveluryhmän jäsenet ovat:
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 14 [Henkilönimi-1] [Henkilönimi-2] [Henkilönimi-n]. 4.3.1 Asiakashallintaryhmä Asiakashallintaryhmää käytetään, kun siirretään tehtäviä nykyisistä ICT-palvelukeskuksista, joilla on useita asiakkaita. Ryhmän tehtävänä on projektipäällikön ohjauksessa toteuttaa siirrettäviin asiakkuuksiin liittyviä tehtäviä, esimerkiksi sopimukset ja asiakkuushallinnan prosessit. Asiakashallintaryhmän vastuullisena vetäjänä toimii TORIn asiakkuudenhallinnasta vastaava päällikkö. Asiakashallintaryhmän jäsenet ovat: [Henkilönimi-1] [Henkilönimi-2] [Henkilönimi-n]. 4.4 Projektipäälliköt Projektin kokonaisvastuullisena projektipäällikkönä toimii TORIn [Henkilönimi] [asiakkaan] projektipäällikkönä toimii [Henkilönimi]. 5 Projektin toteutussuunnitelma 5.1 Vaiheistus 5.1.1 Projektin päävaiheet Projektin päävaiheet ovat: 1. Valmisteluvaihe 2. Kartoitusvaihe 3. Määrittelyvaihe 4. Siirtovaihe 5. Ylimenovaihe 5.1.2 Valmisteluvaihe Valmisteluvaiheessa viimeistellään projektisuunnitelma, käynnistetään DD-selvitys, muutoshallinta ja ytmenettelyt. Tärkein lopputuotos vaiheesta on viimeistelty projektisuunnitelma.
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 15 5.1.3 Kartoitusvaihe Kartoitusvaiheessa päähuomio on DD-selvityksessä ja [asiakkaan] toimialariippumattomien ICT-palveluiden ja tehtävien kartoittamisessa. Lopputuotoksena valmistuu DD-raportti ja ICT-tehtävien ja palveluiden luettelelot. 5.1.4 Määrittelyvaihe Määrittelyvaiheessa kuvataan ja rajataan [asiakkaalta] TORIlle siirtyvät ICT-palveluiden tuotannontekijät ja omaisuus sekä palvelut ja tehtävät. Vaiheen aikana nimetään TORIlle siirtyvät [asiakkaan] henkilöt. Määrittelyvaiheen lopputuloksena syntyy siirtosopimus. 5.1.5 Siirtovaihe Siirtovaiheessa tehdään vastuuvaihdon suorittamiseksi tarvittavat toimenpiteet ja valmistelut. Vaiheen lopputuotoksena on siirtovalmiusraportti, jonka perusteella projektin ohjausryhmä päättää siirtoluvan myöntämisestä. 5.1.6 Ylimenovaihe Ylimenovaiheessa projektin tehtävänä on varmistaa TORIn-palvelutuotannon käynnistyminen sovitulla tavalla ja henkilöstösiirtojen onnistuminen. Lisäksi projektin tehtävänä on varmistaa [asiakkaan] ja TORIn yhteistoiminnan käynnistyminen sovitusti uuden toimintamallin mukaisesti. Lisäksi tehtäviin kuuluu varmistaa, että kaikilla [Asiakkaan] ict-palvelut toimivat sovitusti. Vaiheen tärkein tuotos on projektin loppuraportti. 5.2 Aikataulu Projektin päävaiheiden aikataulu on seuraava: VAIHE KÄYNNISTYY (VKO/VV) VALMIS (VKO/VV) Valmisteluvaihe XX/201X XX/201X Kartoitusvaihe XX/201X XX/201X Määrittelyvaihe XX/201X XX/201X Siirtovaihe XX/201X XX/201X Ylimenovaihe XX/201X XX/201X 5.3 Tarkistuspisteet Projektin tarkistuspisteinä toimivat ovat kohdassa 2 kuvatut projektin ohjausryhmän vakiokokoukset, joissa tarkistetaan kunkin vaiheen lopputulokset.
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 16 5.4 Resursointi 5.4.1 [Asiakas] [asiakkaalta] projektiin osallistuvat seuraavat henkilöt [Henkilönimi-1] [Rooli] [Työmäärä(htpv)] [Henkilönimi-2] [Rooli] [Työmäärä(htpv)] [Henkilönimi-n] [Rooli] [Työmäärä(htpv)] 5.4.2 TORI TORIlta projektiin osallistuvat seuraavat henkilöt [Henkilönimi-1] [Rooli] [Työmäärä(htpv)] [Henkilönimi-2] [Rooli] [Työmäärä(htpv)] [Henkilönimi-n] [Rooli] [Työmäärä(htpv)] 5.5 Työmäärä- ja kustannusarvio 5.5.1 Työmääräarvio Kokonaistyömääräarvio on seuraava: [asiakas] TORI xxx htpv xxx htpv 5.5.2 Kustannusarvio Projektin kokonaiskustannusarvio on: [asiakkaan] henkilötyökustannus xx.xxx TORIn henkilötyökustannus xx.xxx Matkustuskustannukset x.xxx Laitteisto- ja tietoliikennekulut x.xxx Viestintä- ja tapahtumakulut x.xxx Konsultointi- ja muut ulkopuoliset palvelut x.xxx Yhteensä xx.xxx
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 17 5.5.3 Kustannusten jakautuminen Siirtoprojektin kustannustent jaosta [asiakkaan] ja TORIn kesken sovitaan käynnistyskokouksessa. Kustannusten jako noudattaa seuraavia periaatteita: 1. Kumpikin osapuoli vastaa oman projektihenkilöstönsä kustannuksista mukaan lukien mahdolliset matkustus-, työväline-, yms. kustannukset. 2. TORI vastaa siirtyvän henkilöstön kaikista kustannuksista siirtohetkestä alkaen 3. [Ehto 3] 6 Projektin riskit (alustavat) Osana siirtoprojektin projektisuunnitelmaa tehdään riskianalyysi ja riskienhallintasuunnitelma. Riskianalyysiä päivitetään projektin aikana ja riskianalyysi käsitellään ohjausryhmässä säännöllisesti. Riskianalyysi: Tunnistettu riski Varautumissuunnitelma Todennäköisyys Vakavuus Vaikutus Vastuutaho Projektin aikataulu ei pidä Resurssien riittävyyden varmistaminen, X Y Z Projektipäällikkö päätöksenteon suunnitelmallisuus ja toteutus, keskitytään olennaisiin tehtäviin. Projektin resursointi epäonnistuu Projektin valmistelut aloitetaan ajoissa. X Y Z TORI-hanke Rekrytoinnin tehostaminen. Ostopalveluiden käyttö. Osapuolten päätökset viivästyvät Projektisuunnitelmassa huomioidaan X Y Z Ohjausryhmä päätöksenteon menettelyt ja niille varattava ajankäyttö. Eskalointimenettely. Asiakkaan henkilöiden sitoutuminen Asiakkaan johdon ja esimiesten kautta X Y Z Asiakas muutoshallinnan keinoin varmistetaan henkilöstön sitoutuminen. Projektissa säännöllinen seuranta ja nopeat eskalointitoimenpiteet tarvittaessa. Siirtymävaiheen vastuujako on epäselvä DD-kartoitus ja siirtosopimus laaditaan X Y Z Ohjausryhmä yksityiskohtaisesti. Osaamisen siirto ei onnistu DD-kartoitus laaditaan huolellisesti ja X Y Z Asiakas tarkistetaan oikeellisuus. Sovitaan yhteistyö ja -osaamisentukikäytännöistä osapuolen kesken. Asiakkaalle jää TORI-tehtäviä Asiakkaan ja TORI-palvelukeskuksen välisten X Y Z TORI-palvelukeskus prosessien yksityiskohtainen suunnittelu ja toteutus Todennäköisyys (1-5) Vakavuus (1-5) Lähes varma Erittäin merkittävä 5 Todennäköinen Merkittävä 4 Kohtalainen Kohtalainen 3 Mahdollinen Vähäinen 2 Epätodennäköinen Merkityksetön 1 Taulukko ja hallintamenettely
Valtiovarainministeriö TORI-siirtojen suunnitelma Sivu 18 Tunnistettu riski Varautumissuunnitelma Varautumistoimenpide Vastuuhenkilö Projektin aikataulu ei pidä Projektin resursointi epäonnistuu Osapuolten päätökset viivästyvät Asiakkaan henkilöiden sitoutuminen Siirtymävaiheen vastuujako on epäselvä Osaamisen siirto ei onnistu Asiakkaalle jää TORItehtäviä Resurssien riittävyyden varmistaminen, päätöksenteon suunnitelmallisuus ja toteutus, keskitytään olennaisiin tehtäviin. Projektin valmistelut aloitetaan ajoissa. Rekrytoinnin tehostaminen. Ostopalveluiden käyttö. Projektisuunnitelmassa huomioidaan päätöksenteon menettelyt ja niille varattava ajankäyttö. Eskalointimenettely. Asiakkaan johdon ja esimiesten kautta muutoshallinnan keinoin varmistetaan henkilöstön sitoutuminen. Projektissa säännöllinen seuranta ja nopeat eskalointitoimenpiteet tarvittaessa. DD-kartoitus ja siirtosopimus laaditaan yksityiskohtaisesti. DD-kartoitus laaditaan huolellisesti ja tarkistetaan oikeellisuus. Sovitaan yhteistyö ja - osaamisentukikäytännöistä osapuolen kesken. Asiakkaan ja TORI-palvelukeskuksen välisten prosessien yksityiskohtainen suunnittelu ja toteutus Toimenpide 1 Henkilö 1 Toimenpide 2 Henkilö 2 Toimenpide n Henkilö n Toimenpide 1 Henkilö 1 Toimenpide 2 Henkilö 2 Toimenpide n Henkilö n Toimenpide 1 Henkilö 1 Toimenpide 2 Henkilö 2 Toimenpide n Henkilö n Toimenpide 1 Henkilö 1 Toimenpide 2 Henkilö 2 Toimenpide n Henkilö n Toimenpide 1 Henkilö 1 Toimenpide 2 Henkilö 2 Toimenpide n Henkilö n Toimenpide 1 Henkilö 1 Toimenpide 2 Henkilö 2 Toimenpide n Henkilö n Toimenpide 1 Henkilö 1 Toimenpide 2 Henkilö 2 Toimenpide n Henkilö n 7 Projektin muutoshallinta Mahdolliset muutokset projektin laajuuteen, lopputuotoksiin, aikatauluun ja budjettiin tulee hyväksyttää ohjausryhmässä.projektiryhmä valmistelee projektipäällikön johdolla muutosesitykset projektin ohjausryhmälle. 8 Projektin päättäminen Projektista laaditaan loppuraportti. Projekti päättyy, kun kohdassa 3 määritellyt lopputulokset ja kohdassa 5 kuvatut tehtävät ovat valmiit, dokumentoitu sovitusti ja hyväksytty projektin ohjausryhmässä. LIITTEET 1 Siirtokohteiden DD-malli 2 Siirtojen tehtävätason projektimalli