Sisäministeriön hallinnonalan toimialariippumattomien

Transkriptio

1 Raportti 1 (10) Sisäministeriön hallinnonalan toimialariippumattomien ICT-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti

2 Raportti 2 (10) Sisällysluettelo 1 Projektin tausta ja lähtökohdat Tavoite ja sen toteutuminen Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen Aikataulu Työmäärä Kustannukset Projektihallinnon kuvaus Ohjausryhmä Projektiryhmä Asiantuntijaryhmät Laadunvarmistus Riskienhallinta Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet Projektikyselyn tulokset Projektikyselyn tulosten analysointi Projektin päättäminen ja arkistointi... 10

3 Raportti 3 (10) Loppuraportti 1 Projektin tausta ja lähtökohdat 2 Tavoite ja sen toteutuminen Valtiovarainministeriö asetti valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (myöhemmin: TORItehtävien) kokoamishankkeen (myöhemmin: TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on Hankkeen tehtävänä on sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen ja laitosten TORItehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. n (myöhemmin: Valtori) toimintaa ohjaava lainsäädäntö valmistui syksyllä Valtori käynnisti toimintansa vuoden 2014 alussa. Siihen siirretään yli 80 valtionhallinnon yksikön TORI-tehtävät siirtoaikataulun mukaisesti asiakaskohtaisissa siirtoprojekteissa. Tämä loppuraportti kuvaa sisäministeriön hallinnonalan (myöhemmin: SM HA) TORI-tehtävien siirtoprojektin. Projektin asettamispäätös allekirjoitettiin Asettamispäätös on arkistoitu VM:n hanketietopalvelussa 1. Projektin tavoitteena oli toteuttaa SM:n HA:n TORI-tehtävien siirto Valtorille suunnitellussa aikataulussa ja suunniteluilla kustannuksilla siten, että SM:n HA:n ICT-palveluiden ja -tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana. Projekti toteutti siirron suunnitellussa aikataulussa ja myös muilta osin tavoitteet saavutettiin hyvin. 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen 3.1 Aikataulu Projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet valmistumispäivät on kuvattu alla. Vaihe Lopputulos Suunniteltu valmistuminen Ohjausryhmän hyväksyminen 1. Käynnistysvaihe Projektisuunnitelma Kartoitusvaihe Siirrettävät

4 Raportti 4 (10) kohteet 3. Määrittelyvaihe Siirtosopimus Siirtovaihe Palvelusopimus ja siirtolupa 5. Ylimenovaihe Loppuraportti, projektin hyväksymiskriteerit (osin ) Työmäärä Suunniteltu työmäärä sekä toteutunut työmäärä on kuvattu alla: Organisaatio Suunniteltu Toteutunut työmäärä työmäärä Asiakas TORI / Valtori Yhteensä Kustannukset Suunnitellut kustannukset ja toteutuneet henkilötyökustannukset on kuvattu alla: Kustannuslaji Asiakkaan henkilötyökustannus ( /htp) TORIn / Valtorin henkilötyökustannus ( /htp) Suunnitellut kustannukset Toteutuneet kustannukset Yhteensä

5 Raportti 5 (10) 4 Projektihallinnon kuvaus 4.1 Ohjausryhmä 4.2 Projektiryhmä 4.3 Asiantuntijaryhmät Projektiorganisaatio muodostui ohjausryhmästä, projektiryhmästä sekä asiantuntijaryhmistä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi Tapio Aaltonen (tietohallintojohtaja, SM). Ohjausryhmän jäsenet olivat Tapio Aaltonen SM puheenjohtaja Ilkka Haataja HALTIK varalla Eila Neitola Stina Huovinen Valtori sihteeri varalla, asti HALTIK Mikael Jokela Valtori sihteeri Iiris Karlsson HALTIK henkilöstön edustaja Kaija Martiskainen SM puheenjohtaja varalla Tuomo Pigg TORI-hanke Timo Saastamoinen TORI-hanke Mikko Vuorikoski Valtori varalla Marjut Siintola Ohjausryhmä kokoontui 10 kertaa: , , , , , , , , , Projektiryhmän puheenjohtajana toimi TORI-hankkeen ja Valtorin nimeämä projektipäällikkö Mikael Jokela. Projektiryhmän jäsenet olivat Henri Aalto HALTIK varalla Hannu Naumanen ja Jani Mattila Anu Arhippainen HALTIK Stina Huovinen Valtori puheenjohtaja varalla, asti HALTIK Mervi Jaukkuri HALTIK Mikael Jokela Valtori puheenjohtaja Kaija Martiskainen SM Projektiryhmän sihteereinä toimivat Helena Urpanen ja Raili Anttila Valtorista ( asti HALTIKista). YPA henkilöstöryhmä YPA henkilöstöryhmän jäsenet olivat Stina Huovinen Valtori asti HALTIK

6 Raportti 6 (10) Mervi Jaukkuri HALTIK Mikael Jokela Valtori sihteeri varalla Marika Kolehmainen Valtori sihteeri, puheenjohtaja varalla Mirja Kontio-Kilponen Valtori asti HALTIK Tarja Malve Valtori puheenjohtaja Sanna Sahramo SM Jaana Sankilampi Valtori asti HALTIK, henkilöstön edustaja YPA palveluryhmä YPA palveluryhmän jäsenet olivat Henri Aalto HALTIK Stina Huovinen Valtori asti HALTIK Kati Huusko Valtori asti HALTIK Mikael Jokela Valtori sihteeri Mirja Kontio-Kilponen Valtori asti HALTIK Nanna Nevatalo Valtori puheenjohtaja Outi Rautio Valtori asti HALTIK YPA asiakashallintaryhmä YPA asiakasryhmän jäsenet olivat Raili Anttila Valtori asti HALTIK Stina Huovinen Valtori asti HALTIK Mikael Jokela Valtori sihteeri Heli Parkkonen Valtori puheenjohtaja, ryhmässä mukana asti Anne Sandberg Valtori puheenjohtaja, alkaen SM:n HA:n muut TORI-tehtävät -ryhmä SM:n HA:n muut TORI-tehtävät -ryhmän jäsenet olivat Jesse Fågel Hätäkeskuslaitos Satu Iivonen Poliisiammattikorkeakoulu Mikael Jokela Valtori Petri Kujala Maahanmuuttovirasto Ari Laaksonen Rajavartiolaitos Paula Lehtisaari Valtori ryhmässä mukana asti Mervi Lehtola Joutsenon vastaanottokeskus Heikki Makkula Poliisihallitus Kaija Martiskainen SM puheenjohtaja Riku Pammo HALTIK asti Poliisihallitus Antti Rissanen Pelastusopisto Maarit Sarkkinen Oulun vastaanottokeskus Jouni Tiainen Valtori ryhmässä mukana alkaen

7 Raportti 7 (10) 5 Laadunvarmistus 6 Riskienhallinta SM:n HA:n oppilaitosryhmä SM:n HA:n oppilaitosryhmän jäsenet olivat Satu Iivonen Poliisiammattikorkeakoulu Mikael Jokela Valtori Marika Kolehmainen Valtori Tarja Malve Valtori Kaija Martiskainen SM puheenjohtaja Sonja Pyykönen Rajavartiolaitos Antti Rissanen Pelastusopisto Timo Rissanen Pelastusopisto Jussi Saine Poliisiammattikorkeakoulu Jouni Tiainen Valtori Projektin laadunvarmistus on kiteytetty hyväksymiskriteereihin, jotka on hyväksytty projektin ohjausryhmässä osana projektisuunnitelmaa (kohta 2.5): - Kaikki projektin tuotokset on hyväksytty (viimeistään ohjausryhmässä ). - Projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on suoritettu. - TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtorille. - Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimusten mukaisesti. - SM HA toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti. Projektin alussa merkittävimmät riskit olivat: - Osapuolten päätökset viivästyvät, koska asioista on erilaisia näkemyksiä projektiorganisaatiossa tai sidosryhmien keskuudessa. (Puitesopimusta ei saada ajoissa voimaan. Palvelu- ja turvallisuussopimuksista on eriäviä näkemyksiä.) - Kartoitusvaiheessa ilmenee tehtäviä, joita SM:ssa on ajateltu TOSItehtäviksi mutta ovat TORI-hankkeen/Valtorin näkemyksen mukaan TORI-tehtäviä. - Projektin aikataulu ei pidä SM:n hallinnonalan muiden virastojen [kuin HALTIKin YPA] osalta. - TORI-siirron jälkeen YPAssa havaitaan edelleen tarvetta käyttää TUVE-työasemia, vaikka henkilöillä olisi vain Valtorin työasemat. - Asiantuntijaryhmiin osallistuvilla kertyy tuotannollisen työn lisäksi työtunteja, joita ei kuitenkaan pystytä siirtämään Valtoriin ja jotka jäisivät pitämättä. - SM:n hallinnonalan henkilöiden sitoutuminen projektin tavoitteisiin ja tehtäviin on puutteellista. Puitesopimuksen hyväksyminen jäi palvelusopimusten kannalta melko viime tippaan, mutta Valtorin asiakasvastaavan, SM:n projektihenkilöi-

8 Raportti 8 (10) den ja SM:n virastojen aktiivisella yhteistyöllä se saatiin voimaan eikä se viivästänyt palvelusopimusten hyväksymistä. TORI- ja TOSI-tehtävien välistä rajausta käytiin läpi asiantuntijaryhmissä ja TORI-tehtävät saatiin rajattua siirron kannalta riittävässä aikataulussa. Jotkut TORI/TUVE-tehtävät johtivat TORI-lain soveltamisen poikkeamapäätöksen tekemiseen ja joitakin tehtäviä päätettiin siirtää Valtorin sijasta HALTIKiin, koska HALTIK on kyseisten organisaatioiden perustietotekniikan toimittaja ja integraattori. SM:n hallinnonalan osalta ainoastaan oppilaitosten kohdalla siirtyvän kokonaisuuden päättäminen jäi jälkeen projektisuunnitelman mukaisesta aikataulusta, mutta toimintosiirrot päästiin kuitenkin tekemään suunnitellusti YPAn palvelutuotantoa päätettiin jatkaa TUVE-työasemilla siirtymävaiheen ajan, jolloin palvelutuotannon jatkuvuuden riskit saatiin minimoitua. Asiantuntijaryhmien jäsenten työmäärät onnistuttiin tasapainottamaan niin, että siirron yhteydessä nollattavia työtunteja ei jäänyt merkittäviä määriä. SM:n hallinnonalan henkilöiden sitoutuminen projektiin oli vähintäänkin hyvää sen jälkeen, kun projekti oli saatu käyntiin ja tarvittava yhteinen luottamus ja ymmärrys saavutettu. 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet 7.1 Projektikyselyn tulokset Kyselyyn vastasi 22 henkilöä. Keskeiset tulokset (asteikolla 1-5): - Projektin onnistumisen kokonaisarvosana on 3,5 eli hyvä, vain vähän parantamisen varaa. - Osa-alueittain arvosanat ovat: Ohjausryhmän työskentely 3,65 Projektiryhmän työskentely 3,57 YPA palveluryhmän työskentely 4,13 YPA asiakashallintaryhmän työskentely 4,57 YPA henkilöstöryhmän työskentely 4,41 SM:n HA:n muut TORI-tehtävät -ryhmän työskentely 3,60 SM:n HA:n oppilaitosryhmän työskentely 3,10 TORI-projektipäällikön työskentely 4,01 Projektin läpivienti 3,58 Projektin lopputulokset 3,69 - Onnistuneina asioina nousevat vahvimmin esille: o Projektin tulokset saavutettiin hyvin. o Projekti pysyi aikataulussa.

9 Raportti 9 (10) o Kaikista hankalistakin asioista päästiin lopulta yhteisymmärrykseen (esim. TORI/TOSI-rajaukset, Muuttoilmoituspuhelinpalvelu). o YPAn asiantuntijaryhmien työskentely kokonaisuutena oli hyvää. o Valtorin henkilöstöasiantuntijoiden työskentely YPA henkilöstöryhmässä sai erityisen paljon kiitosta. o Valtorin projektipäällikön työskentely oli hyvää ja ammattitaitoista. - Parannettavina asioina nousevat esille: 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi o Muuttoilmoituspuhelinpalvelun siirtymisestä päättäminen kesti liian pitkään, mikä aiheutti epävarmuutta ja aikatauluhaastetta. o Tiukan aikataulun vuoksi projektissa ei ollut mahdollisuutta tutustua ja analysoida kunnolla luovuttavien virastojen ICTtarpeita ja -tehtäviä. o Pakolla tekemisen tunne ei ollut motivoivaa. o o Oppilaitostyöskentelyyn liittyvä viestintä oli puutteellista. HALTIKin sisäiset tehtävä- ja viestintävastuut olisi pitänyt suunnitella ja varmistaa paremmin. Kokonaisuutena projekti onnistui hyvin ja suhteessa projektin aikaansaannoksiin parantamisen varaa jäi vain vähän. Yhteistyö mukana olevien organisaatioiden ja henkilöiden kesken oli pääosin hyvää ja työskentelyn henki oli aktiivinen ja rakentava. Toimintosiirto ei aiheuttanut häiriöitä tai asiakkaille näkyviä muutoksia palvelutuotantoon. Onnistuneita toimintatapoja: - Kokousten varaaminen etukäteen pitkälle ajalle helpottaa ajanhallintaa ja videoneuvottelutilojen saantia. Kokousprosessi oli muutenkin toimiva, esimerkiksi määräpäivien ja vastuiden kirjaaminen muistioon. - Projektiorganisaation Kumppani-Sharepoint-työtila toimitti tarkoituksensa ja hallinnonalalle avoimen Sharepointin kautta myös viestintä muutoksen piirissä olevalle henkilöstölle pääosin onnistui. - Valtorin projektipäällikön tapa vetää projektia oli systemaattinen ja selkeä. Parannettavia toimintatapoja: - Tehtäviä delegoitaessa on myös varmistettava, että tehtävät tulevat tehdyksi oikein ja ajallaan. Jotta tehtäviä voidaan seurata projektikokouksissa, on varmistukset suoritettava ennen kokouksia. - Projektiorganisaation jäsenten tehtävät ja vastuut pitäisi sopia ja viestiä vielä paremmin - sekä vastuut projektiorganisaatiossa että oman organisaation edustajan rooliin liittyvät vastuut. - Siirron laajuutta koskevat linjaukset pitäisi tehdä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa projektia.

10 Raportti 10 (10) 8 Projektin päättäminen ja arkistointi Ohjausryhmä päättää projektin hyväksymällä tämän loppuraportin. Projektin ohjausryhmien pöytäkirjat ilman liitteitä on ohjausryhmän päätöksellä tallennettu valtioneuvoston hankerekisteriin. Muu aineisto on tallennettu TORI-hankkeen VYVI-ryhmätyötilaan. Hyväksytty ohjausryhmässä JULKAISTU valtioneuvoston hankerekisterissä