Pöytäkirja. Pirkko Rautavirta OTTK Jari Saarela Erkki Saukkonen OM (saapui klo 14:05) Marjut Siintola TORI-hanke Reijo Tonteri

Transkriptio

1 Pöytäkirja JulkICT-toiminto OTTK - TORI-toimintosiirtoprojekti - ohjausryhmä Aika klo 13:35-16:05 Paikka OTTK Hämeenlinna, nh Studio ja videoneuvottelu Osallistujat Poissa Jukka Friman ORK Max Hamberg OM (saapui klo 14:05) TORI-hanke sihteeri Tuomo Kouhia OTTK puheenjohtaja Aarno Lankinen OTTK Kari Pessi TORI-hanke Pirkko Rautavirta OTTK Jari Saarela ORK Erkki Saukkonen OM (saapui klo 14:05) Marjut Siintola TORI-hanke Reijo Tonteri OTTK Ei ketään 1 Kokouksen avaus, tavoitteet ja asialistan hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13:35. Hyväksyttiin esitetty asialista kokouksen työjärjestykseksi. Sovittiin, että käsitellään KickOff-tilaisuudesta sopiminen ennen projektisuunnitelmaa. 2 KickOff-tilaisuudesta sopiminen Projektiryhmä esitti, että pidetään noin kahden viikon sisällä koko projektiorganisaation yhteinen KickOff-tilaisuus. Tilaisuuden tavoitteena on saada yhteinen ymmärrys projektin tavoitteista ja läpiviennistä sekä keskustella yhdessä face-to-face (tai videolla) projektin läpiviennistä ja riskeistä. Hyväksyttiin projektiryhmän esitys ja sovittiin KickOff-tilaisuuden ajankohdaksi klo ja paikaksi OTTK Hämeenlinna. Todettiin, että KickOff-tilaisuus on tarkoitettu projektiorganisaatioon nimetyille henkilöille. (P1, AP1) Projektipäälliköt kutsuvat KickOff-tilaisuuden koolle. Max Hamberg ja Erkki Saukkonen saapuivat klo 14:05, ennen kuin projektisuunnitelman käsittely aloitettiin. Valtiovarainministeriö Puh (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus Valtiovarainministeriö Puh tai (vai-

2 2 (5) 3 Projektisuunnitelma Asialistan liitteenä (liite 1) toimitettiin zip-paketti, joka sisälsi projektisuunnitelman liitteineen. Projektisuunnitelma oli käsitelty projektiryhmässä Projektiryhmä esitti suunnitelman ohjausryhmälle hyväksyttäväksi seuraavin huomioin: - Riskisuunnitelman (prosun liite 1) työstämistä jatkettaneen KickOff-tilaisuudessa, mutta sitä voidaan täydentää tässäkin vaiheessa. - Viestintäsuunnitelma (prosun liite 3) sekä vastuumatriisi (prosun liite 4) ovat TORIhankkeen pohjia, jotka ovat projektiryhmällä vielä työn alla. Ne eivät ole valmiita esityksiä mutta niistä on mahdollista keskustella. kertoi, että projektisuunnitelmaan on kokousmateriaalin lähettämisen jälkeen tehty seuraavat muutokset: - Lisätty OTTK:n henkilöstön edustajan ja varahenkilöt nimet. - Vaihdettu palveluryhmän vetäjäksi Anne Sandberg. Keskusteltiin projektisuunnitelmasta. Keskustelussa tuotiin esille seuraavia asioita ja sovittiin seuraavista muutoksista: 1 Johdanto - ei muutoksia 2 Projektin kuvaus - Kohdassa 2.3 (projektin lähtökohdat, reunaehdot ja linjaukset): - Keskustelussa tuotiin esille, että lähtökohtaisesti kaikki hallinnonalan TORItehtävät siirtyvät uuteen palvelukeskukseen. Kaikkien virastojen tehtävät ja siis myös henkilöt siirtyvät. - Kohdassa 2.5 (projektin vastuut): i. OM:n tietohallintoyksikkö ( ) vastaa hallinnonalan virastoille tiedottamisesta yhteistyössä siirtoprojektin ja TORI-hankkeen kanssa ( ). ii. OM:n tietohallintoyksikkö ( ) vastaa ( ) hallinnonalan virastoissa työskentelevien, TORI-tehtäviä tekevien henkilöiden mahdollisten siirtojen koordinoinnista ( ). iii. OTTK vastaa tietohallinnon toimintamallin määrittelystä ( ) yhteistyössä Oikeusrekisterikeskuksen kanssa. iv. Todettiin, että projektin kuluessa pitää täsmentää, kellä on valtuus antaa siirtolupa ja allekirjoittaa siirtosopimus. OTTK on virasto, jonka tehtävistä on annettu asetus, joten siirtosopimus edellyttänee ministeriön johdon päätöstä ja asetuksen kumoamista. Siirtosopimuksen yhteydessä ministeriön johto voisi valtuuttaa projektin ohjausryhmän antamaan siirtoluvan. (AP2) - Kohdassa 2.6 (huomioon otettavat erityiskysymykset): i. ( ) ICT-palvelujen tapahtuma- ja omaisuudenhallintajärjestelmä (Altiris), joka on sidoksissa hallinnonalan Windows-toimialueen palveluihin. ( ) Altirista käytetään ORK:ssa myös substanssijärjestelmien tukeen. ii. Hallinnonalan virastoissa, esimerkiksi hovioikeuksissa, työskentelee toimialariippumattomia ICT-tehtäviä tekeviä henkilöitä ( ). Projektin vastuulla on sopia ja Oikeusministeriön vastuulla on koordinoida näiden henkilöiden mahdollisia siirtoja uuteen palvelukeskukseen. Pro-

3 3 (5) jektin vastuulla oleva sopiminen tarkoittaa esimerkiksi siirtopäätösten (ehdot, käytännöt) ja siirtosopimusten valmistelua yhtenäisellä tavalla. iii. Poistettiin toimialariippumattomien ja toimialariippuvien tehtävien rajaa kuvaava lause. iv. ( ) tällä hetkellä virastot tai sektorit tilaavat myös suoraan OTTK:lta substanssitoimintaansa liittyviä teknisiä palveluja, kuten esimerkiksi ( ) vankien pantavalvontajärjestelmään liittyviä toimintoja. Projektin aikana selvitetään, miten OM:n hallinnonalan virastot ja sektorit jatkossa toimivat omien erityispalveluidensa kanssa. v. Lisättiin uutena kohtana: Konesali- ja kapasiteettipalvelujen puitesopimus ollaan ottamassa käyttöön hallinnonalalla. TORI-hankkeen edustajat tulevat mukaan kommentoimaan käyttöönottoa. (AP3) 3 Projektin organisaatio - Kohdassa 3.4 (asiantuntijaryhmät): i. Henkilöstö- ja talousryhmän tehtävänä on toteuttaa henkilöstöön ja talouteen liittyvät osat projektisuunnitelmasta ( ). ii. Pirkko Rautavirta luopuu projektiryhmän jäsenyydestä ja kutsutaan mukaan tarvittaessa. Hän on edelleen ohjausryhmän ja palveluryhmän jäsen. Projektisuunnitelman työmääräarviot muuttuvat vastaavasti. Tämä muutos sovittiin kokouksen jälkeen. 4 Projektin toteutussuunnitelma - Kohdassa 4.1 (vaiheistus ja aikataulu): i. Lisättiin maininta, että siirtolupa käsitellään ohjausryhmässä ii. Sovittiin, että ohjausryhmän kokoukset sovitaan mahdollisimman pian projektisuunnitelman päätöspisteiden mukaisesti. - Kohdassa 4.2 (resursointi): i. Korjattu Erkki Saukkosen organisaatio (kirjoitusvirhe). ii. Lisätty lause: Etenkin hallinnonalan virastoissa olevien henkilöiden muutoskeskustelut tulevat vaatimaan erityispanostusta, johon myös Oikeusministeriö osallistuu. - Kohdassa 4.3 (työmäärä- ja kustannusarviot) i. TORI-hankkeen henkilötyökuluiksi korjattu , kun laskelma on tehty projektiin nimettyjen henkilöiden laskennallisten päiväkustannusten perusteella. ii. Oikeusministeriön henkilötyökuluksi korjattu ja OTTK:n , kun laskelmat muutettu perustumaan oletukseen, että kaikki henkilötyö maksaa keskimäärin 550 euroa päivässä. OTTK ilmoitti tämän yksikköhinnan kokouksen jälkeen. iii. Keskusteltiin siitä, kuka rahoittaa OTTK:n ja ORK:n henkilötyön projektissa. Rahoitus edellyttää lisäkeskustelua, koska OTTK on nettobudjetoitu virasto, jossa ei ole budjetoituna tällaista määrärahaa. (AP4) 5 Liitteet - Riskisuunnitelma: i. Sovittiin, että ohjausryhmä yhdessä valvoo kaikkien riskien hallintaa. Yksittäisille riskeille etsitään vastuuhenkilö tai -henkilöt. Todettiin, että vastuuhenkilöt kirjataan riskisuunnitelmaan aakkosjärjestyksessä eikä vastuun suuruutta kuvaavassa järjestyksessä. ii. Tunnistettiin uusina riskeinä seuraavat:

4 4 (5) o Kun sopimuksia joudutaan jakamaan, tulee paljon työtä ja sopimista sopimuskumppanien kanssa. o Jos OTTK:n palvelujen tuotannossa tapahtuu poikkeustilanne, joudutaan projektiin nimettyjä resursseja käyttämään OTTK:n palvelutuotantoon eikä tähän projektiin. o OM:n rahoitus projektille puuttuu. iii. Tehtiin keskustellen muutoksia useiden riskien kirjaamistapaan, eliminointitoimiin ja vastuuhenkilöihin. Useiden riskien kohdalla ryhdytään eliminointitoimiin saman tien. (AP5, AP6) iv. Sovittiin, että riskisuunnitelmaa pohditaan yhdessä seuraavan kerran KickOff-tilaisuudessa. v. Riskisuunnitelma tuodaan seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen lisättynä kunkin riskin todennäköisyys, vakavuus ja vaikuttavuus (AP7). - Viestintäsuunnitelmaa, muutoslomaketta ja vastuumatriisia ei käsitelty. Hyväksyttiin projektisuunnitelma edellä mainituin muutoksin. Projektiryhmä jatkaa kesken olevien liitteiden valmistelua ja niiden hyväksymisestä ohjausryhmässä sovitaan erikseen. (P2, AP8) 4 Projektin asettaminen VM:n on mahdollista tehdä projektista asettamispäätös, jos sellaista kaivataan. Keskustelun jälkeen päätettiin, että asettamispäätös tehdään, koska se helpottaa projektin kustannuksiin liittyviä jatkokeskusteluja. valmistelee asettamispäätöksen TORI-hankkeen pohjan mukaisesti, minkä jälkeen se hyväksytään VM:ssa. (P3, AP9) 5 Seuraavat kokoukset Ohjausryhmän palaverit sijoittuvat projektin vaiheiden välisiin päätöspisteisiin. Kaikki ohjausryhmän kokousajat olisi mahdollista sopia projektin suunnitellun aikataulun pohjalta. Sovittiin ohjausryhmän kokoukset seuraavasti: - ke 2.10 klo kartoitusvaiheen tulosten hyväksyminen - to klo varakokousaika, peruutetaan jos ei tarvetta - ke klo siirtosopimuksen hyväksyminen - pe klo 13-15:30 - siirtoluvan antaminen - Loput kokoukset sovitaan myöhemmin. (P4, AP10) 6 Muut asiat Muita asioita ei ollut. 7 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16:05. Liitteet 1 Projektisuunnitelma liitteineen zip-pakettina - OTTK-TORI-ohry liite1- projektisuunnitelma.zip

5 5 (5) Päätökset (P) Nro Sisältö 1 KickOff-tilaisuus järjestetään , tilaisuuden kohderyhmä ja tavoitteet. 2 Hyväksyttiin projektisuunnitelma pöytäkirjassa mainituin muutoksin. 3 Projektista tehdään VM:n asettamispäätös. 4 Päätettiin neljän seuraavan ohjausryhmän kokouksen ajat ja aiheet. Avoimet asiat/toimenpiteet (AP) Nro Päiväys Avoin asia/toimenpide Vastuu Deadline Status KickOff-tilaisuuden suunnittelu, kalenterikutsut PP:t ja tilavaraukset Pitää täsmentää, kellä on valtuus antaa siirtolupa ja allekirjoittaa siirtosopimus. OTTK on virasto, jonka tehtävistä on annettu asetus, joten siirtosopimus edellyttänee ministeriön johdon päätöstä ja asetuksen kumoamista. Siirtosopimuksen yhteydessä ministeriön johto voisi valtuuttaa projektin ohjausryhmän antamaan siirtoluvan. Max Hamberg ja Kari Pessi TORI-hankkeen edustajat tulevat mukaan kommentoimaan konesali- ja kapasiteettipalvelujen puitesopimuksen käyttöön ottoa OM:n hallinnonalalla Projektin rahoitus edellyttää lisäkeskustelua, koska OTTK on nettobudjetoitu virasto, jossa ei ole budjetoituna tällaista määrärahaa Sellaiset tehtävät ja henkilöt nostetaan kartoituksessa esille, joiden kohdalla uuteen palvelukeskukseen siirtymiseen liittyy epäselvyyttä Sopimuksiin (sopimukset toimittajien ja asiakkaiden kanssa) liittyvät jakotarpeet nostetaan esille kartoituksessa Riskisuunnitelmaa työstetään KickOfftilaisuudessa ja projektiryhmässä ja se tuodaan seuraavaan ohjausryhmään niin, että riskien todennäköisyydet ja vakavuudet on täytetty Projektiryhmä jatkaa kesken olevien projektisuunnitelman liitteiden valmistelua. Niiden hyväksynnästä ohjausryhmässä sovitaan erikseen Asettamispäätös valmistellaan TORIhankkeen pohjan mukaisesti ja hyväksytään VM:ssa Lähetetään kalenterikutsut ja varataan tilat seuraaviin johtoryhmän kokouksiin. Anne Sandberg Max Hamberg ja Kari Pessi N/A N/A