Tilastokeskus toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti

Transkriptio

1 Raportti 1 (10) Tilastokeskus toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti

2 Raportti 2 (10) MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus A.Hallikainen Projektiryhmän katselmointikappale A.Hallikainen Ohjausryhmän katselmointikappale, jossa huomioitu projektiryhmän palaute A.Hallikainen Ohjausryhmän hyväksymä loppuraportti Sisällysluettelo 1 Projektin tausta ja lähtökohdat Tavoite ja sen toteutuminen Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen Aikataulu Työmäärä Kustannukset Projektihallinnon kuvaus Ohjausryhmä Projektiryhmä Asiantuntijaryhmät Laadunvarmistus Riskienhallinta Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet Projektikyselyn tulokset Projektikyselyn tulosten analysointi Projektin päättäminen ja arkistointi... 10

3 Raportti 3 (10) Loppuraportti 1 Projektin tausta ja lähtökohdat 2 Tavoite ja sen toteutuminen Valtiovarainministeriö asetti valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (ICT) kokoamishankkeen (TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on Hankkeen tehtävänä ovat sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen ja laitosten toimialariippumattomien ICT-tehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. n toimintaa ohjaava lainsäädäntö hyväksyttiin Eduskunnassa joulukuussa 2013 ja Valtorin toimintaa säätelevä asetus annettiin Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toiminta käynnistyi ICT-toimintasiirrot toteutetaan asiakaskohtaisissa siirtoprojekteissa. Ensimmäiset tehtävien siirrot Valtoriin toteutettiin Tämä loppuraportti kuvaa Tilastokeskuksen toimialariippumattomien icttehtävien toimintosiirtoprojektin. Projektin asettamispäätös allekirjoitettiin Asettamispäätös on arkistoitu VM:n Hareen. Projektin tavoitteena oli toteuttaa Tilastokeskuksen toimialariippumattomien ict-tehtävien siirto lle suunnitellussa aikataulussa ja suunniteluilla kustannuksilla siten, että Tilastokeskuksen ict-palveluiden ja -tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana. Projekti toteutti siirron suunnitellussa aikataulussa. Projektissa tehty asiakastyytyväisyyskyselyn tulos oli 3,46 pistettä (projektin lopputuloksien arviointi /5). Projektin jälkeen seurataan asiakastyytyväisyyttä as is -vaiheen jälkeisillä kyselyillä.

4 Raportti 4 (10) 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen 3.1 Aikataulu Projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet valmistumispäivät on kuvattu alla. Vaihe Lopputulos Suunniteltu valmistuminen Ohjausryhmän hyväksyminen 1. Käynnistysvaihe Alustava projektisuunnitelma Kartoitusvaihe Siirrettävät kohteet Määrittelyvaihe Siirtosopimus Siirtovaihe Palvelusopimus ja siirtolupa 5. Ylimenovaihe Loppuraportti, projektin hyväksymiskriteerit Työmäärä Suunniteltu työmäärä sekä toteutunut työmäärä on kuvattu alla: Organisaatio Suunniteltu Toteutunut työmäärä (htp) työmäärä (htp) Asiakas TORI / Valtori Yhteensä Tilastokeskuksen toteutunut työmäärä sisältää sekä valmisteluvaiheen 33 htp että varsinaisen siirtoprojektin 237 htp.

5 Raportti 5 (10) 3.3 Kustannukset Suunnitellut kustannukset ja toteutuneet kustannukset on kuvattu alla: Kustannuslaji Asiakkaan henkilötyökustannus ( /htp) TORIn / Valtorin henkilötyökustannus ( /htp) Suunnitellut kustannukset Toteutuneet kustannukset Matkustuskustannukset - - Laitteisto- ja tietoliikennekulut Viestintä ja tapahtumakulut Konsultointi ja muut ulkopuoliset palvelut Yhteensä Projektihallinnon kuvaus 4.1 Ohjausryhmä Tilastokeskuksen toteutunut henkilöstökustannus sisältää sekä valmisteluvaiheen että varsinaisen siirtoprojektin Projektiorganisaatio muodostui ohjausryhmästä, projektiryhmästä sekä asiantuntijaryhmistä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi tietotekniikkajohtaja Riitta Eiskonen, Tilastokeskus. Ohjausryhmän jäsenet olivat Jarmo Hyrkkö, ylijohtaja, Tilastokeskus Pasi Henriksson, hallintojohtaja, Tilastokeskus Markku Huttunen, tietopalvelupäällikkö, henkilöstön edustaja, Tilastokeskus (varalla yliaktuaari Tuomas Paavola) Kari Lehto, projektipäällikkö, tietohallintopäällikkö, Tilastokeskus Mikko Vuorikoski, hankintajohtaja, Valtori (varalla Marjut Siintola, hankejohtaja) Timo Saastamoinen, VM, TORI-hankkeen hankepäällikkö (varalla Tuomo Pigg) Aaro Hallikainen, projektipäällikkö, Valtori

6 Raportti 6 (10) 4.2 Projektiryhmä Ohjausryhmä kokoontui 7 kertaa: , , , , , ja Projektiryhmän puheenjohtajana toimi TORIn / Valtorin nimeämä projektipäällikkö Aaro Hallikainen. Projektiryhmän jäsenet olivat Kari Lehto, projektipäällikkö, tietohallintopäällikkö, Tilastokeskus, sihteeri Matti Määttänen, palveluryhmän vetäjä, Valtori (työparina Pekka Hartikainen, Valtori) Tarja Malve, henkilöstöryhmän vetäjä, Valtori Pekka Nykänen, asiakashallintaryhmän vetäjä, Valtori Harri Kiema, IT-kehittämispäällikkö, palveluryhmä, palvelut, Tilastokeskus Tenho Vastaranta, IT-kehittämispäällikkö, palveluryhmä, sopimukset, Tilastokeskus Sanni Jormakka, henkilöstösuunnittelija, henkilöstöryhmä, Tilastokeskus Jaana Sandqvist, tiedottaja, viestintävastaava, Tilastokeskus Arto Miettinen, yliaktuaari, henkilöstön edustaja, Tilastokeskus (varalla yliaktuaari Laura Hulkko) 4.3 Asiantuntijaryhmät Henkilöstöryhmä Henkilöstöryhmän vastuullisena vetäjänä toimi Valtorin HR-asiantuntija Tarja Malve. Henkilöstöryhmän jäsenet olivat: Sanni Jormakka, henkilöstösuunnittelija, Tilastokeskus Jouni Louhi, järjestelmäasiantuntija, siirtyvien henkilöiden edustaja, Tilastokeskus (varalla järjestelmäasiantuntija Juha Kytö) Palveluryhmä Palveluryhmän vastuullisena vetäjänä toimi Valtorin asiantuntija Matti Määttänen (työparina Pekka Hartikainen, Valtori). Palveluryhmän jäsenet olivat: Kari Lehto, tietohallintopäällikkö, Tilastokeskus Harri Kiema, IT-kehittämispäällikkö, Tilastokeskus Tenho Vastaranta, IT-kehittämispäällikkö, Tilastokeskus

7 Raportti 7 (10) Asiakashallintaryhmä Asiakashallintaryhmän vastuullisena vetäjänä toimi Valtorin asiakasvastaava Pekka Nykänen. Asiakashallintaryhmän jäsenet olivat: Kari Lehto, tietohallintopäällikkö, Tilastokeskus 5 Laadunvarmistus 6 Riskienhallinta Projektin laadunvarmistus on kiteytetty hyväksymiskriteereihin, jotka on hyväksytty projektin ohjausryhmässä - Kaikki projektin tuotokset on hyväksytty - Projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on suoritettu - TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille - Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti - Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti Projektin vaihetuotteet on hyväksytty projektin ohjausryhmässä ja projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on suoritettu projektin aikana. Toimintosiirron vastuunvaihtopäivä oli , jolloin siirtyvä henkilöstö aloitti työskentelyn Valtorissa. Palvelusopimuksen mukaiset palvelut ovat jatkuneet Valtorista käsin ja niiden laskutus sekä seuranta ovat alkaneet tammikuussa Projektin alussa top 5 -riskit olivat - Projektin aikataulu ei pidä projektin aikana (mutta vastuunvaihtoaikataulu pitää) - Päätökset viivästyvät - TK:n henkilöt eivät sitoudu riittävästi - Osaamisen siirto ei onnistu - Kustannusten mitoitus epäonnistuu Riskien tilannetta seurattiin ohjausryhmän kokouksissa. Riskeihin varauduttiin seuraavasti. Aikataulun pitäminen: Varmistetaan resurssien käytettävyys ja päätöksenteon oikea-aikaisuus. Tehdään kalenterivaraukset ajoissa. Keskitytään olennaisiin tehtäviin. Haetaan tarvittaessa priorisointiapua johdolta. Päätöksen teko: Suunnitellaan päätöksenteon menettelyt ja niille varattava ajankäyttö. Tarvittaessa eskaloidaan nopeasti.

8 Raportti 8 (10) Henkilöstön sitoutuminen muutokseen: Muutosjohtaminen ja informointi. Projektissa säännöllinen seuranta ja nopeat eskalointitoimet tarvittaessa. Osaamisen siirtäminen: Muutosjohtaminen, huolellinen DD-kartoitus ja vastuunjaosta sopiminen. Sovitaan yhteistyö- ja tukikäytännöistä osapuolten kesken. Tilastokeskus varmistaa, että tehtäviä tekevät henkilöt siirtyvät. Kustannukset: Tehdään tarkka DD-kartoitus ja selvitys lähiaikojen investoinneista. Projektin aikana ei ilmennyt uusia riskejä. Riskit pysyivät hallinnassa. 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet 7.1 Projektikyselyn tulokset Numeerisesti projektia arvioitiin seuraavasti (5 erinomainen 1 heikko, vastaajia 7 edustaen kaikkia kohderyhmiä). Teema /5 Ohjausryhmän työskentely 4,44 Projektiryhmän työskentely 3,87 Palveluryhmän työskentely 3,67 Asiakashallintaryhmän työskentely 4,5 Henkilöstöryhmän työskentely 4,21 TORI-projektipäällikön työskentely 4,08 Projektin läpivienti 3,81 Projektin lopputulokset 3,46 Projektin onnistuminen kokonaisuutena 4 Valtori olisi voinut olla "valmiimpi." Projektityön ongelmaksi koettiin, ettei Valtorilla ollut valmista vastausta moneen asiaan ja kannan muodostus kesti kauan ja joissain tapauksissa myös kanta muuttui myöhemmin projektin aikana. Liian monta yhtäaikaista siirtoa kulutti Valtorin puolella työpanosta liikaa. Pääosin yhteydenpidon projektin sisällä koettiin toimineen oikein hyvin, mutta väliin tuli jakso, jolloin Valtorin henkilöt olivat kiinni muissa siirroissa ja yhteydenpito Tilastokeskukseen jäi silloin niukaksi.

9 Raportti 9 (10) 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi Koska siirrosta on kulunut vasta vähän aikaa, niin varsinaisia siirron lopputuloksia ei vielä voi arvioida. Kyseessä oli asiakasviraston puolelta hyvin voimavaroitettu tehtävä, jonka onnistumisella oli selkeä asiakkaan johdon tilaus ja joka koski jo hyvin hallinnoitua tietohuoltoa. Tilastokeskuksen toimintosiirron onnistumisen elementit olivat seuraavat. Asiakasvirasto asetti projektipäällikön, jolla oli päätehtävänä hoitaa siirron asiat Asiakas asetti riittävästi työvoimaa siirron kaikkiin tehtäviin Asiakkaan johto ilmaisi selvästi, että virasto tahtoo siirron onnistuvan ja viesti tahtotilan henkilöstölleen Asiakkaan tietohallinto oli lähtötilanteessa hyvin hallinnoitu. Tiedonkulussa asiantuntijaryhmistä projektiryhmään koettiin olevan kehitettävää. Tähän kannattaa jatkossa kiinnittää huomiota ja selkeyttää mikä on projektiryhmän funktio. Siirtyvän henkilöstön edustajien valintaan kannattaa siirroissa kiinnittää huomiota, että he edustavat siirtyvää henkilöstöä kattavasti. Henkilöstön edustajien henkilöstölle viestintä on tärkeää. Palveluryhmän työ oli väliin liian epätarkkaa. Ongelmana oli, ettei Valtorilla vielä ollut kantaa kaikkien ohjelmistojen, lisenssien ja sopimusten siirtymiseen eikä kannanottoja saatu kohtuuajassa. Kehityskohteeksi tunnistetaan Valtorin palvelutuotannon tuki ja osin myös hankinnan tuki. Vastuunvaihdon valmistelu sujui pääosin hyvin, mutta vielä vastuunvaihdon jälkeenkin oli epäselvyyttä, miten esimerkiksi hankintoja tehdään uudessa tilanteessa. Valtorin palvelukonsepti tulee selkeyttää. Asiakas koki, että valtorilaisilla oli liikaa yhtäaikaisia projekteja, joka näkyi Valtorin edustajien läsnäoloissa ja materiaaleissa. Siirtojen henkilöstöryhmien tueksi Valtori rekrytoikin sitten henkilöstöasiantuntijalle assistentin. Jatkossa työpanosta kannattaa yleisemminkin jakaa niin, että Valtorin edustajat pystyvät keskittymään siirtoihin kunnolla. Asiakkuudenhallintaryhmät kannattaa tulevissakin siirroissa järjestää tässä siirrossa käytössä olleella konseptilla. Asiakasviraston henkilöstöhallinto toimi aikataulun mukaan ja piti aktiivisesti yhteyttä Valtoriin. Henkilöstöryhmän asiat kannattaa muissakin projekteissa hoitaa kuten tässä projektissa.

10 Raportti 10 (10) Esimerkiksi järjestettiin tilaisuuksia keskustella kahden kesken siirtoon liittyvistä kysymyksistä. Henkilöstöön liittyviin kysymyksiin tulee vastata mahdollisimman pikaisesti, tulivatpa ne mitä viestintäkanavaa pitkin tahansa. Siirtyvän henkilöstön esimiehen siirtyminen ryhmän mukana Valtoriin on erittäin hyvä asia siirron kaikenpuolisen onnistumisen kannalta. Siirtyneen henkilöstön tuntemukset siirron onnistumisesta kannattaa koota toimintosiirron jälkeen Valtorissa esimerkiksi henkilöstökyselyllä. Henkilöstösiirrossa Palkeiden osuus henkilöstötietojen siirrossa tuntui turhan työläältä siirtävän viraston kannalta. Palkeiden henkilöstösiirron palveluprosessia parantamalla työmäärä vähenisi kaikissa jäljellä olevissa TORI-siirroissa sekä muissa vastaavissa organisaatio muutoksissa. 8 Projektin päättäminen ja arkistointi Ohjausryhmä päätti projektin hyväksymällä tämän loppuraportin. Projektin ohjausryhmien pöytäkirjat ilman liitteitä on ohjausryhmän päätöksellä tallennettu Hareen. Muu aineisto on tallennettu VYVIin ja arkistoidaan TORI-hankkeen arkistointikäytäntöjen mukaan. Valtorin toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot kopioidaan Valtorille. Hyväksytty ohjausryhmässä JULKAISTU Haressa