Liikenne- ja viestintäministeriön toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti

Transkriptio

1 Raportti 1 (8) Liikenne- ja viestintäministeriön toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti

2 Raportti 2 (8) MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus Pia Ohra-aho Luonnos Pia Ohra-aho Hyväksytty ohjausryhmässä Sisällysluettelo 1 Projektin tausta ja lähtökohdat Tavoite ja sen toteutuminen Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen Aikataulu Työmäärä Kustannukset Projektihallinnon kuvaus Ohjausryhmä Projektiryhmä Asiantuntijaryhmät Laadunvarmistus Riskienhallinta Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet Projektikyselyn tulokset Projektikyselyn tulosten analysointi Projektin päättäminen ja arkistointi... 8

3 Raportti 3 (8) Loppuraportti 1 Projektin tausta ja lähtökohdat 2 Tavoite ja sen toteutuminen Valtiovarainministeriö asetti valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (ICT) kokoamishankkeen (TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on Hankkeen tehtävänä ovat sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen ja laitosten toimialariippumattomien ICT-tehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. n toimintaa ohjaava lainsäädäntö hyväksyttiin Eduskunnassa joulukuussa 2013 ja Valtorin toimintaa säätelevä asetus annettiin Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toiminta käynnistyi ICT-toimintasiirrot toteutetaan asiakaskohtaisissa siirtoprojekteissa. Ensimmäiset tehtävien siirrot Valtoriin toteutettiin Tämä loppuraportti kuvaa Liikenne ja viestintäministeriön toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin. Projektin asettamispäätös allekirjoitettiin Asettamispäätös on arkistoitu VM:n Hareen. Projektin tavoitteena oli toteuttaa Asiakkaan toimialariippumattomien icttehtävien siirto lle suunnitellussa aikataulussa ja suunniteluilla kustannuksilla siten, että Asiakkaan ict-palveluiden ja -tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana. Projekti toteutti siirron suunnitellussa aikataulussa. Projektissa ennen vastuunvaihtoa tehty asiakastyytyväisyyskyselyn tulos oli 4,5 pistettä (asteikolla 1-5). Projektin jälkeen seurataan asiakastyytyväisyyttä uusimalla as is -vaiheen lopussa kysely.

4 Raportti 4 (8) 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen 3.1 Aikataulu Projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet valmistumispäivät on kuvattu alla. Vaihe Lopputulos Suunniteltu valmistuminen Ohjausryhmän hyväksyminen 1. Käynnistysvaihe Alustava projektisuunnitelma Kartoitusvaihe Siirrettävät kohteet Määrittelyvaihe Siirtosopimus Siirtovaihe Palvelusopimus ja siirtolupa 5. Ylimenovaihe Loppuraportti, projektin hyväksymiskriteerit Työmäärä Suunniteltu työmäärä sekä toteutunut työmäärä on kuvattu alla: Organisaatio Suunniteltu Toteutunut työmäärä työmäärä Asiakas 68 htp 40 htp TORI / Valtori 37 htp 34 htp Yhteensä 105 htp 74 htp

5 Raportti 5 (8) 3.3 Kustannukset Suunnitellut kustannukset ja toteutuneet kustannukset on kuvattu alla: Kustannuslaji Asiakkaan henkilötyökustannus ( /htp) Suunnitellut kustannukset ei laskettavissa Toteutuneet kustannukset ei laskettavissa TORIn / Valtorin henkilötyökustannus (747 /htp) Matkustuskustannukset 0 0 Laitteisto- ja tietoliikennekulut Viestintä ja tapahtumakulut Konsultointi ja muut ulkopuoliset palvelut Yhteensä Projektihallinnon kuvaus 4.1 Ohjausryhmä Projektiorganisaatio muodostui ohjausryhmästä, projektiryhmästä sekä asiantuntijaryhmistä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi Pekka Plathan, LVM. Ohjausryhmän jäsenet olivat Juhani Damski, liikenneneuvos/ LVM, toimii varapuheenjohtajana Jaana Kuusisto, talousjohtaja/ LVM Päivi Viippola, hallintopäällikkö/ LVM Pekka Sinkkilä, tietohallintopäällikkö/ LVM, asiakkaan projektipäällikkö Pia Ohra-aho, projektipäällikkö/ Valtori Kari Pessi, toimitusjohtaja/ Valtori Marjut Siintola, hankejohtaja/ Valtori Timo Saastamoinen, hankepäällikkö/ VM Tuomo Pigg, neuvotteleva virkamies/ VM Ohjausryhmä kokoontui 6 kertaa: , , , , ,

6 Raportti 6 (8) 4.2 Projektiryhmä Projektiryhmän puheenjohtajana toimi TORIn / Valtorin nimeämä projektipäällikkö Pia Ohra-aho. Projektiryhmän jäsenet olivat Pekka Sinkkilä/ LVM Jari Huhtamäki/ LVM Jan Elho/ LVM 4.3 Asiantuntijaryhmät Henkilöstöryhmän vetäjänä toimi Tarja Malve Valtorista ja jäsenet olivat Pekka Sinkkilä, LVM Jussi Luomajärvi, LVM Pia Ohra-aho, Valtori Palveluryhmän vetäjänä toimi Matti Määttänen Valtorista ja jäsenet olivat Pekka Sinkkilä, LVM Jan Elho, LVM Jari Huhtamäki, LVM Pia Ohra-aho, Valtori Asiakashallintaryhmän vetäjänä toimi Risto-Matti Helminen ja jäsenet olivat Pekka Sinkkilä, LVM Jan Elho, LVM Jari Huhtamäki, LVM Pia Ohra-aho, Valtori 5 Laadunvarmistus Projektin laadunvarmistus on kiteytetty hyväksymiskriteereihin, jotka on hyväksytty projektin ohjausryhmässä - Kaikki projektin tuotokset on hyväksytty - Projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on suoritettu - TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille - Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti - Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti Edellä kuvatut hyväksymiskriteerit ovat toteutuneet.

7 Raportti 7 (8) 6 Riskienhallinta Palveluiden lähtötason mittaus: Asiakastyytyväisyyskysely lähetettiin 16 LVM:n valitsemalle henkilölle. Vastauksia kyselyyn tuli 2, vastausprosentti oli 12,5%. Näiden kyselyn keskiarvo palvelulle oli 4,5. Projektin alussa tunnistetuista riskeistä merkittävimmät olivat: - LVMn edellyttämä perustietotekniikkaan liittyvä kehitys hidastuu - TORIn myötä LVMn ict-kustannukset kohoavat (LVMn varat eivät riitä suunniteltuun ja joudutaan karsimaan perusresursseista) - Ei löydetä oikeanlaisia ja toimivia toimintamalleja riittävän pikaisesti Alla taulukko koko projektin aikaisista riskeistä ja niiden kriittisyysarvioinneista. Riskin kuvaus ja vaikutus LVMn resurssit kiinni muussa tekemisessä (aikataulu venyy) Projektin tehtävät työläitä eikä annettu aika riitä (aikataulu venyy, työmäärä + kustannukset kasvavat) Projektiin ilmaantuu töitä, joita ei ole tunnistettu (aikataulu venyy, työmäärä + kustannukset kasvavat) LVMn saamat ict-palvelut heikentyvät (LVMn liiketoiminta kärsii) LVMn edellyttämä perustietotekniikkaan liittyvä kehitys hidastuu TORIn myötä LVMn ict-kustannukset kohoavat (LVMn varat eivät riitä suunniteltuun ja joudutaan karsimaan perusresursseista) LVMn palvelutuotannon parhaat käytännöt eivät siirry TORIlle Ei löydetä oikeanlaisia ja toimivia toimintamalleja riittävän pikaisesti Palveluasiantuntijan puuttuminen projektista vaikuttaa palvelun laatuun siirtovaiheessa. Palvelutaso notkahtaa ja laskutus ei käynnisty ajallaan ellei Valtori saa CGI:n sopimusta nähtäväkseen ennen vastuunvaihtohetkeä

8 Raportti 8 (8) 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet 7.1 Projektikyselyn tulokset Projektikysely lähetettiin projektiin osallistuneille syyskuun alussa. Kyselyyn vastasi kolme henkilöä. Alla on taulukko kyselyn vastauksista. Avoimiin kysymyksiin ei annettu vastausta muiden kysymysten osalta kuin muut terveiset. Arvioitava kohde Keskiarvo/ Avoin vastaus Ohjausryhmätyöskentely 4,11 Projektiryhmän työskentely 4,11 Palveluryhmän työskentely 4,11 Asiakashallintaryhmän työskentely 4,5 Henkilöstöryhmän työskentely 4,33 TORI-projektipäällikön työskentely 4 Projektin läpivienti 3,94 Projektin lopputulosten keskiarvo 3,9 Projektin onnistuminen kokonaisuutena 4 Muut terveiset VNHY:n rooli olisi pitänyt huomioida alusta alkaen. 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi Projektia voidaan pitää onnistuneena. 8 Projektin päättäminen ja arkistointi Ohjausryhmä päättää projektin hyväksymällä tämän loppuraportin. Projektin ohjausryhmien pöytäkirjat ilman liitteitä on ohjausryhmän päätöksellä tallennettu Hareen. Muu aineisto on tallennettu vyviin. Hyväksytty ohjausryhmässä JULKAISTU Haressa