HALLITUS Aihe HALLITUKSEN KOKOUS nro 2/2009 Aika Tiistai 6.10.2009 kello 9.15 Paikka Hallituksen kokoushuone HR 144 Asialistat Hallintojohtaja A 8 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus A 9 Rehtorin valinta toimikaudelle 1.1.2010 31.12.2014 A 10 Vararehtoreiden valinta A 11 Oulun yliopiston harjoittelukoulujen hallinnollisen aseman muutos A 12 Oulun yliopiston laatujärjestelmän eli Toiminnan kehittämisen malli Talousjohtaja B 1 Oulun yliopiston maksuliikennepankki (salainen JulkL 24 20-k) B 2 Oulun yliopiston testamentti- ja lahjoitusrahastojen yhdistäminen B 3 Syksyn 2009 tulosneuvottelut B 4 Valtion perusrahoituksen kohdentamisperiaatteet vuodelle 2010 B 5 Toiminnanohjauksen kehittämisen tilanne
HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 8/2009 Kokous n:o 2, 6.10.2009 kello 9.15 Hannu Pietilä, 553 4080 Jäsenet Läsnä lisäksi Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Hans Söderlund, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, lehtori Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Hannu Pietilä, hallintojohtaja 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Oulun yliopiston johtosäännön mukaan hallintoelin on päätösvaltainen kun puheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Kutsu monijäsenisen hallintoelimen kokoukseen on lähetettävä viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta, ellei hallitus ole toisin päättänyt. Hallitus päätti kokouksessaan 17.8.2009, että kokouskutsu lähetetään sähköisesti. Kutsu kokoukseen on lähetetty 30.9.2009. Päätösesitys: Päätös: Hallitus toteaa kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Hallituksen puheenjohtaja Vice president Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä
HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 9/2009 Kokous n:o 2, 6.10.2009 kello 9.15 Hannu Pietilä, 553 4080 Jäsenet Läsnä lisäksi Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Hans Söderlund, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, lehtori Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Hannu Pietilä, hallintojohtaja 2 Rehtorin valinta toimikaudelle 1.1.2010 31.12.2014 Uuden yliopistolain tullessa voimaan 1.1.2010 rehtoreiden toimikaudet päättyvät. Yliopistolain 18 :ssä säädetään rehtorin valinnasta ja kelpoisuudesta seuraavaa: 18 Julkisoikeudellisen yliopiston rehtorin valinta Julkisoikeudellisen yliopiston hallitus valitsee rehtorin enintään viiden vuoden määräajaksi. Rehtoriksi valittavalta vaaditaan, että hän on suorittanut tohtorin tutkinnon ja että hänellä on rehtorin tehtävien hoitamiseksi tarvittava kyky ja ammattitaito sekä käytännössä osoitettu hyvä johtamistaito. Oulun yliopiston johtosäännön 12 :ään sisältyy rehtorin valinnan ja tehtävien osalta mm seuraavat määräykset: 12 Rehtori, tutkimusrehtori ja koulutusrehtori Yliopistossa on rehtori ja enintään kolme vararehtoria, joista yhtä vararehtoria kutsutaan tutkimusrehtoriksi ja yhtä koulutusrehtoriksi.
Rehtorin ja vararehtoreiden toimikausi on viisi vuotta, josta voidaan erityisestä syystä poiketa. Heidät voidaan valita tehtäviinsä enintään kahdeksi peräkkäiseksi toimikaudeksi. Rehtori johtaa yliopiston toimintaa ja päättää niistä yliopistoa koskevista asioista. joita ei ole säädetty tai määrätty muun toimielimen tehtäväksi. Rehtori vastaa yliopiston tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta. Rehtorin tehtävistä on säädetty yliopistolain 17 :ssä. Hallitus päätti kokouksessaan 17.8.2009 ilmoittaa rehtorin tehtävän avoimeksi. Rehtorin valintaa valmistelemaan asetettiin samalla työryhmä, jonka muodostavat hallituksen puheenjohtaja Hans Söderlund, varapuheenjohtaja Leena Mörttinen sekä professori Markku Savolainen. Sanomalehdissä Kaleva ja Helsingin Sanomat julkaistiin 23.8.2009 liitteen mukainen kuulutus (liite 1, HA 9/2009). Hakukuulutus julkaistiin myös yliopiston www-sivulla. Tehtävään ilmoittautui määräaikaan 14.9.2009 mennessä seuraavat henkilöt: MMT Jalo Aminoff Dr.Eng., TkT Pekka Kess FT Lauri Lajunen LKT Heikki Ruskoaho FT Rauli Svento LT Osmo Tervonen TkT Anna-Maija Ylimaula. Tehtävän täyttöä valmistelemaan asetettu työryhmä päätti kutsua haastatteluun tehtävään ilmoittautuneista FT Lauri Lajusen, LKT Heikki Ruskoahon, FT Rauli Sventon sekä TkT Anna-Maija Ylimaulan. Haastattelut toteutettiin 24. 25.9. 2009. Työryhmän esitys rehtorin valinnaksi tullaan esittämään hallituksen kokouksessa. Liitteenä 2, HA 9/2009 hallintopalveluissa laadittu yhteenveto rehtorin tehtävään ilmoittautuneiden hakemusasiakirjoista, jossa ansiot on jaoteltu rehtorin tehtävän kannalta keskeisten kriteerien mukaan: - akateemisen asiantuntijayhteisön johtaminen ja perehtyneisyys yliopistohallintoon; - yliopistolaitoksen tuntemus, koulutus ja tutkimus; - yhteiskunnallinen vuorovaikutus sekä muut ansiot. Työryhmä on omassa haastattelussaan täydentänyt ansioiden selvittämistä siltä osin kuin ne eivät ole ilmenneet hakemusasiakirjoista.
Tehtävään ilmoittautuneiden hakemusasiakirjat on toimitettu hallituksen jäsenille jo aikaisemmin sähköpostitse. Liitteenä myös luonnos rehtorisopimukseksi (liite 3, HA 9/2009), joka on käsitelty SYTY:n (Suomen yliopistojen työnantajayhdistys ry. Finlands universitets arbetsgivarförening ry.) hallituksessa. Päätösesitys: Hallitus suorittaa rehtorin valinnan ja valtuuttaa puheenjohtajan käymään neuvottelut valitun henkilön kanssa rehtorisopimuksesta. Päätös: Hallitus päätti yksimielisesti valita rehtoriksi toimikaudeksi 1.1.2010 31.12.2014 filosofian tohtori Lauri Lajusen. Hallituksen puheenjohtaja valtuutettiin käymään rehtorin kanssa neuvotteluja rehtorisopimuksesta. Rehtorisopimukseen otetaan erillinen liite, jossa määritellään rehtorille asetettavat tavoitteet. Rehtorisopimuksen allekirjoittavat hallituksen puheenjohtaja ja rehtori. Hallituksen puheenjohtaja Vice president Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä
HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 10/2009 Kokous n:o 2, 6.10.2009 kello 9.15 Hannu Pietilä, 553 4080 Jäsenet Läsnä lisäksi Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Hans Söderlund, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, lehtori Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja 3 Vararehtoreiden valinta Yliopistolain 17 :n 4 momentin mukaan yliopistolla voi olla vararehtoreita sen mukaan kuin johtosäännöllä määrätään. Vararehtoreita koskevat yleiset määräykset on sijoitettu yliopiston johtosäännön 12 :ään, jossa on määräyksiä myös rehtorista sekä rehtorin ja vararehtoreiden välisen toimivallan määräytymisestä. Oulun yliopiston johtosäännön 12 :ssä todetaan rehtorin sekä vararehtoreiden osalta: 12 Rehtori, tutkimusrehtori ja koulutusrehtori Yliopistossa on rehtori ja enintään kolme vararehtoria, joista yhtä vararehtoria kutsutaan tutkimusrehtoriksi ja yhtä koulutusrehtoriksi. Hallitus valitsee vararehtorit rehtorin esityksestä sekä päättää heidän tehtävistään. Hallitus voi vapauttaa vararehtorit tehtävistään, jos siihen on tehtävän luonne huomioon ottaen hyväksyttävä ja perusteltu syy. Rehtorin ja vararehtoreiden toimikausi on viisi vuotta, josta voidaan erityisestä syystä poiketa. Heidät voidaan valita tehtäviinsä enintään kahdeksi peräkkäiseksi toimikaudeksi.
Rehtori johtaa yliopiston toimintaa ja päättää niistä yliopistoa koskevista asioista. joita ei ole säädetty tai määrätty muun toimielimen tehtäväksi. Rehtori vastaa yliopiston tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta. Rehtorin tehtävistä on säädetty yliopistolain 17 :ssä. Rehtori asettaa johtamisen tueksi yliopiston johtoryhmän. Johtoryhmän tehtävänä on tukea rehtoria yliopiston johtamisessa ja kehittämisessä sekä strategian toimeenpanossa. Rehtori voi siirtää toimivaltaansa kuuluvan asian yliopiston muun toimielimen tai henkilön ratkaistavaksi. Rehtori on vapautettu vakinaiseen toimeensa kuuluvista tehtävistä. Vararehtorit voidaan vapauttaa vakinaiseen toimeensa kuuluvista tehtävistä. Rehtorin ollessa estynyt hänen tehtäviään hoitavat vararehtorit hallituksen päättämällä tavalla. Ennen kuin rehtori ryhtyy valmistelemaan hallitukselle esitystä vararehtoreiden valinnasta, asiasta on syytä käydä linjakeskustelu hallituksessa. Ratkaistavia asioita on mm. vararehtoreiden lukumäärä vararehtoreiden tehtävät vararehtoreiden vapauttaminen osittain tai kokonaan vakinaiseen toimeen kuuluvista tehtävistä rehtorin tehtävien hoitaminen rehtorin ollessa estynyt hoitamaan tehtäväänsä. Päätösesitys: Päätös: Hallitus käy linjakeskustelua vararehtoreiden valinnasta sekä heidän tehtävistään. Hallitus kävi keskustelua vararehtoreiden valinnasta. Rehtori tekee hallitukselle esityksen vararehtoreiksi ja heidän tehtävikseen. Hallituksen puheenjohtaja Vice president Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä
HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 11/2009 Kokous n:o 2, 6.10.2009 kello 9.15 Hannu Pietilä, 553 4080 Jäsenet Läsnä lisäksi Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Hans Söderlund, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, lehtori Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Rauli Svento, vararehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja 4 Oulun yliopiston harjoittelukoulujen hallinnollisen aseman muutos Uuden yliopistolain 88 :ssä säädetään harjoittelukoulusta seuraavaa: 88 Harjoittelukoulu Yliopistoon, jossa järjestetään opettajankoulutusta, kuuluu opetusharjoittelua ja opettajankoulutuksen kehittämistä varten tarpeellinen määrä harjoittelukouluja, joissa voidaan järjestää perusopetusta ja esiopetusta sekä lukiokoulutusta. Harjoittelukoulun oppilaat eivät ole yliopistoon kuuluvia opiskelijoita. Edellä 1 momentissa tarkoitetun opetuksen järjestämisessä ja toiminnan lopettamisessa noudatetaan, mitä muualla säädetään perusopetuksesta, esiopetuksesta ja lukiokoulutuksesta valtion oppilaitoksessa. Samoja säännöksiä noudatetaan päätettäessä harjoittelukoulun laajentamisesta käsittämään entistä useammille ikäkausille tarkoitettua opetusta ja koulutusta sekä koulun toiminnan vastaavasta supistamisesta. Toimintaa voidaan supistaa tai se voidaan lopettaa, kun tarve koulutuksen järjestämiseen vähenee tai loppuu.
Harjoittelukoulussa on yliopiston asettama toimielin, jonka jäseninä voi olla myös yliopistoon kuulumattomia jäseniä. Harjoittelukoulussa on myös johtava rehtori, joka vastaa koulun toiminnasta. Harjoittelukoulun toiminnasta ja hallinnosta määrätään tarkemmin yliopiston johtosäännössä. Oulun yliopiston johtosäännön 2 :ssä todetaan: Sen lisäksi mitä harjoittelukouluista on säädetty yliopistolaissa ja -asetuksessa, harjoittelukoulun asemasta, hallinnosta ja toiminnasta määrätään harjoittelukouluja koskevassa johtosäännössä. 2 Harjoittelukoulua koskevan johtosäännön valmistelu on parhaillaan meneillään ja se on tarkoitus hyväksyä viimeistään hallituksen joulukuun kokouksessa. Johtosäännön valmistelussa on eräs keskeinen asia, toimivatko Oulun ja Kajaanin harjoittelukoulut yhtenä kokonaisuutena vai onko Oulun yliopistossa kaksi erillistä harjoittelukoulua kuten nykyisin. Harjoittelukoulujen rakenne linkittyy keskeisesti myös opettajankoulutuksen kokonaisorganisointiin. Kajaanin opettajankoulutus on muodostanut aikaisemmin oman tulosyksikön. Hallituksen hyväksymässä johtosäännössä tulosyksikköjako Oulun ja Kajaanin opettajankoulutuksen välillä on poistettu ja näin Oulun yliopiston opettajankoulutus muodostaa 1.1.2010 alkaen hallinnollisesti yhden kokonaisuuden. Hallinnollisen aseman muutos sisältyy myös Oulun yliopiston uuteen strategiaan vuosille 2010 2012. Kasvatustieteiden tiedekunta on käsitellyt kokouksessaan 15.9.2010 harjoittelukoulujen asemaa huomioiden opettajankoulutuksen tuleva muutos ja tehnyt seuraavan päätöksen: Kasvatustieteiden tiedekunta esittää yliopiston uudelle hallitukselle, että Oulun normaalikoulu ja Kajaanin normaalikoulu yhdistetään ja niistä muodostetaan yksi hallinnollinen, kasvatustieteiden tiedekuntaan suoraan kuuluva yksikkö; Oulun yliopiston harjoittelukoulu. Oulussa ja Kajaanissa toimivat harjoittelukoulun osat tulevat käyttämään nykyisiä nimiään: Oulun normaalikoulu ja Kajaanin normaalikoulu. Normaalikoulujen toiminta jatkuu käytössä olevien voimavarojen puitteissa nykyisessä laajuudessaan. Uudessa Oulun yliopiston harjoittelukoulussa on kaksi päätoimista rehtorin työsuhteista tehtävää (nykyiset viranhaltijat Seija Blomberg ja Timo Lappi), joista toinen nimetään yliopistolain 88 :n mukaisesti koko harjoittelukoulun johtavaksi rehtoriksi
Edellä esitetyt asiat sisällytetään hallitukselle myöhemmin esitettävään harjoittelukoulun johtosääntöön. Ennen yliopiston hallituksen käsittelyä tulee asiasta käydä yt-neuvottelu. Päätösesitys: Päätös: Hallitus päättää, että Oulun normaalikoulu ja Kajaanin normaalikoulu yhdistetään ja niistä muodostetaan yksi hallinnollinen, kasvatustieteiden tiedekuntaan suoraan kuuluva yksikkö; Oulun yliopiston harjoittelukoulu. Päätös otetaan huomioon johtosääntövalmistelussa. Hallitus hyväksyi päätösesityksen. Hallituksen puheenjohtaja Vice president Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä
HALLITUS PÖYTÄKIRJA A 12/2009 Kokous n:o 2, 6.10.2009 kello 9.15 Hannu Pietilä, 553 4080 Jäsenet Läsnä lisäksi Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Hans Söderlund, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, lehtori Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Rauli Svento, vararehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja Suvi Eriksson, suunnittelija 5 Oulun yliopiston laatujärjestelmän eli Toiminnan kehittämisen malli Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien kehittämistä on ohjannut korkeakoulutuksen laadunvarmistusta pohtineen opetusministeriön työryhmän muistio. Muistiossa korostettiin, että päävastuu tieteellisen tutkimuksen, koulutuksen ja muun toiminnan laadusta on korkeakouluilla itsellään. Työryhmä esitti, että korkeakoulut päättävät itse kaikki toiminnot kattavan laadunvarmistusjärjestelmänsä tavoitteista, menetelmistä sekä järjestelmän kehittämisestä. Työryhmän esityksen mukaisesti Suomessa on otettu käyttöön korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien arviointi eli auditointi, jonka toteuttamisesta vastaa Korkeakoulujen arviointineuvosto (KKA). Auditointi on tarkoitus toteuttaa ensimmäisen kerran jokaisessa korkeakoulussa vuoden 2011 loppuun mennessä. Oulun yliopiston laatujärjestelmä auditoidaan marraskuussa 2009. KKA:n asettama auditointiryhmä vierailee yliopistolla 25. 27.11.2009. Yliopiston hallitus hyväksyi kaikki toiminnot kattavan Toiminnan kehittämisen mallin yliopiston laatujärjestelmäksi kokouksessaan 4/2008. Laatujärjestelmän valmistelusta on vastannut laatutyön ohjausryhmä TOPQA vararehtori Rauli Sventon johdolla. Toiminnan kehittämisen malli muodostuu kaikkien toimintojen laadunvarmistuksen systemaattisista, riittävän yhdenmukaisista ja dokumentoiduista
rakenteista, vastuun määrittelyistä ja menettelytavoista. Toiminnan kehittämisen mallin laatukäsikirjassa (http://www.oulu.fi/laatutyo/laatukasikirja.pdf) määritellään laatutyön tavoitteet, periaatteet ja käsitteet sekä ydintoimintojen kriittiset tehtäväkokonaisuudet ja keskeiset vastuut. Vuonna 2009 TOPQA päätti toteuttaa laatujärjestelmää arvioivan kaksiosaisen sisäisen auditoinnin. KKA:n ulkoista auditointia mukaileva sisäinen auditointi sekä tutkimuksen kehittämistoiminnan arviointi tuottivat arvokasta tietoa yliopiston auditointivalmiudesta, laatujärjestelmän ominaispiirteistä sekä tarvittavista kehittämistoimenpiteistä. Auditointien keskeisiä tuloksia on käsitelty koko yliopistoyhteisölle avoimessa seminaarissa, TOPQAssa, tiedeneuvostossa, koulutusneuvosto KOTKAssa sekä yliopiston johtoryhmässä. Sisäisen auditointiryhmän esittämät laatujärjestelmän kehittämistoimenpiteet löytyvät kootusti osoitteesta http://www.oulu.fi/laatutyo/sisainen_auditointi/index.html#auditointiryhm an_havainnot Päätösesitys: Päätös: Hallitus keskustelee yliopiston valmistautumisesta Toiminnan kehittämisen mallin marraskuiseen ulkoiseen auditointiin sekä tarvittavista kehittämistoimenpiteistä sisäisen auditoinnin havaintojen perusteella. Hallitus kävi keskustelua Toiminnan kehittämisen mallista. Hallitus piti tärkeänä laatujärjestelmää ja yliopistoyhteisön sitoutumista sen edelleen kehittämiseen. Hallituksen puheenjohtaja Vice president Hans Söderlund Hallintojohtaja Hannu Pietilä
HALLITUS PÖYTÄKIRJA B 2/2009 Kokous n:o 2, 6.10.2009 kello 9.15 Sami Klemola, 553 4130 Jäsenet Läsnä lisäksi Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Hans Söderlund, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, lehtori Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Rauli Svento, vararehtori Hannu Pietilä, hallintojohtaja Sami Klemola, talousjohtaja 2 Oulun yliopiston testamentti- ja lahjoitusrahastojen yhdistäminen Oulun yliopisto hallinnoi seuraavia testamenttien tai lahjoitusten perusteella perustettuja rahastoja: Oulangan rahasto Ida ja J. A. Räisenin stipendirahasto Lehtori Anna Vuorion rahasto Raili Korkan rahasto FM Tyyni Tanin rahasto Anna Timolan rahasto Lehtori Anna Hoikkalan rahasto Yliopiston Apteekin rahasto Hallituksen vararahasto Professori Pentti Kaiteran rahasto Brita Granitin rahasto (uusi rahasto 1.1.2010 alkaen) Edellä mainittujen rahastojen taseen loppusumma oli yhteensä 4 006 396,87 euroa 31.12.2008. Tässä selvityksessä on jätetty Professori Pentti Kaiteran rahasto tarkastelun ulkopuolelle. Myös hallituksen vararahasto jää nyt perustettavaksi esitetyn Oulun yliopiston apuraharahaston ulkopuolelle.
Kunkin rahaston kirjanpito pidetään erillään yliopiston tiliviraston kirjanpidosta. Jokaisesta rahastosta laaditaan oma tilinpäätös, jonka yliopiston hallitus hyväksyy. Uudessa yliopistolaissa ei ole erillisiä määräyksiä lahjoitettujen ja testamentattujen varojen käsittelystä. Rahastojen kirjanpidollisessa käsittelyssä noudatetaan 1.1.2010 lähtien kirjanpitolakia. Yliopiston kirjanpidossa nyt erillisinä käsiteltävien rahastojen testamenttien ja lahjoitusten ehdot eivät kiellä rahastojen yhdistämistä. Yhdessäkään testamentissa ei ole ehtoa varojen erillään pidosta. Nyt erillisinä käsiteltävien rahastot on tarkoituksenmukaista yhdistää. Yhdistetyn rahastojen varat mahdollistavat taloudellisesti tehokkaamman sijoitustoiminnan harjoittamisen ja sijoitusten riskit pystytään paremmin hallitsemaan, kun sijoitettavat varat ovat suurempina kokonaisuuksina. Yhdistetyn rahaston varat on kuitenkin tarkoituksenmukaista pitää erillään yliopiston varoista, jotta lahjoitettujen ja testamentattujen varojen erityismääräykset voidaan ottaa huomioon. Erilläänpito ei edellytä erillisen tilinpäätöksen laatimista rahastosta. Liitteenä HB 2/2009 on muistio Oulun yliopiston testamentti- ja lahjoitusrahastojen yhdistämisestä, laskelma rahastojen sijoitusosuuksista ja Oulun yliopiston apuraharahaston säännöt. Päätösesitys: Päätös: 1. Hallitus hyväksyy Oulun yliopiston testamentti- ja lahjoitusrahastojen yhdistämisen uudeksi rahastoksi, jonka nimi on Oulun yliopiston apuraharahasto. 2. Hallitus hyväksyy Oulun yliopiston apuraharahaston säännöt. 3. Hallitus hyväksyy Brita Granitin rahaston perustamisen ja sen liittämisen Oulun yliopiston apuraharahaston sisälle nimikkorahastoksi 1.1.2010 alkaen. Hyväksyttiin päätösesitys. Hallituksen puheenjohtaja Vice president Hans Söderlund Talousjohtaja Sami Klemola
HALLITUS PÖYTÄKIRJA B 3/2009 Kokous n:o 2, 6.10.2009 kello 9.15 Sami Klemola, 553 4130 Jäsenet Läsnä lisäksi Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Hans Söderlund, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, lehtori Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Rauli Svento, vararehtori Sami Klemola, talousjohtaja 3 Syksyn 2009 tulosneuvottelut Nykyiset ohjauskäytännöt Yliopiston rehtori käy vuosittain opetusministeriön kanssa tulosneuvottelut. Neuvottelut käydään etukäteen sovitun asialistan (agendan) pohjalta. Tulosneuvotteluja koskeva yliopiston ja opetusministeriön välinen valmisteleva vuoropuhelu tapahtuu KOTA-portaalin välityksellä. Yliopiston hallitus käsittelee keskeiseltä osin yliopiston tulosneuvotteluehdotukset. Yliopiston ja opetusministeriön yhdessä sopimat keskeiset tavoitteet, resurssit ja kehittämishankkeet kirjataan tulossopimukseen. Tulossopimuksen toteutumisesta raportoidaan vuosittain tilinpäätös- ja toimintakertomusraportoinnilla. Opetusministeriö antaa vuosittain kesäkuussa kirjallisen palautteen edellisen vuoden toiminnasta yliopistolle. Palaute käsitellään hallituksessa ja toimitetaan tulosyksiköille niiden valmistelussa ja päätöksenteossa huomioon otettavaksi. Yliopiston rehtori käy vuosittain tulosneuvottelut tulosyksiköiden kanssa. Tulosyksiköt valmistautuvat neuvotteluihin laatimalla tulossopimusehdotuksen liiteaineistoineen (mm. henkilöstösuunnitelmat). Ennen tulosneuvottelua rehtori tekee tulossopimustarjouksen, joka sisältää tulosyksikön voimavaraehdotuksen. Voimavaraehdotus perustuu hallituksen hyväksymän rahanjaon periaatteita koskevaan päätökseen suunnitelmakaudelle sekä opetusministeriön kanssa käytyihin neuvotteluihin seuraavan vuoden rahoituksesta. Neuvottelu tulosyksiköiden kanssa tapahtuu etukäteen
sovitun asialistan pohjalta. Neuvotteluiden ja hallituksen hyväksymän pohjalta rehtori tekee vuoden lopulla yliopiston rahanjakopäätöksen. Toiminnanohjauskäytännöt tulevat uudella kaudella muuttumaan mm. siten, että strategian merkitys ohjauksessa korostuu entisestään, rahanjakopäätöksistä siirrytään yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelmiin ja budjetteihin, taloussuunnittelu monipuolistuu (mm. täydentävän rahoituksen osalta). Neuvottelukäytännöt säilyvät, mutta allekirjoitettavia sopimuksia ei laadita vaan neuvottelutulokset otetaan huomioon suoraan suunnitelmadokumenteissa ja budjeteissa. Suunnitelmakautta 2010 2012 koskeva valmistelu Oulun yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelu uuden toimintakauden osalta perustuu opetusministeriön ohjeisiin (19.12.2008), kevään 2009 aikana yliopiston ja opetusministeriön kanssa käytyyn ohjeiden mukaiseen vuoropuheluun uuden sopimuskauden toiminnallisista ja määrällisistä tavoitteista, Oulun yliopiston alustavaan strategiaan (hallitus 17.8.2009) ja yliopiston sisäisiin valmisteluohjeisiin (19.8.2009; ks. http://www.hallinto.oulu.fi/suunnit/toiminta/toimohj_uusi.html ). Yliopisto käy neuvottelut opetusministeriön kanssa 22.10.2009. Yliopiston sisäiset tavoite- ja tulosneuvottelut käydään 26.10. 6.11.2009. Päätösesitys: Päätös: Hallitus käy keskustelun tulosneuvotteluista ja linjaa niiden painotuksia. Hallitus keskusteli lokakuussa opetusministeriön kanssa pidettävistä tulosneuvotteluista. Päätettiin, että tulosneuvotteluihin osallistuvat hallituksen puheenjohtaja (etäyhteyden kautta), rehtori, 1. vararehtori, hallintojohtaja, talousjohtaja ja suunnittelupäällikkö. Hallituksen puheenjohtaja Vice president Hans Söderlund Talousjohtaja Sami Klemola
HALLITUS PÖYTÄKIRJA B 4/2009 Kokous n:o 2, 6.10.2009 kello 9.15 Sami Klemola, 553 4130 Jäsenet Läsnä lisäksi Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Hans Söderlund, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, lehtori Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Rauli Svento, vararehtori Sami Klemola, talousjohtaja 4 Valtion perusrahoituksen kohdentamisperiaatteet vuodelle 2010 Oulun yliopiston valtionrahoituksen sisäisessä kohdentamisessa mallin pohjalta määräytyvä valtionrahoitus jakautuu valtakunnallisen mallin mukaisesti 1) koulutus- ja tieteenalarakenneosioon, 2) strategiseen osioon ja 3) toiminnan laajuuden ja laadun perusteella laskennallisesti määräytyvään osioon. 1) Koulutus- ja tieteenalarakenne otetaan kalibrointitekijänä rahoituksen jakomalliin mukaan sen jälkeen kun alustava laskelma on tehty. Tavoitteena on huomioida karkealla tasolla koulutusalakohtaiset kustannuserot ottaen kuitenkin huomioon pyrkimys välttää merkittäviä rahoituksen painopisteen muutoksia tiedekuntien välillä. Aikaisemmin yhteiskunnallisen palvelutehtävän rahoituksella rahoitettuja luonnontieteen koulutusinfraan kuuluvia kasvi- ja eläinmuseoita, kenttäasemia, jne. rahoitetaan edelleen yhteisesti. 2) Strategisen osion kohdentamisen lähtökohtana ovat a) ne perusteet, joilla yliopisto on opetusministeriön päätöksessä saanut kyseistä rahoitusta. Näiden lisäksi tämän osion jaossa otetaan huomioon myös b) strategiaan sisältyvät toimenpideohjelmat: tutkimuksen kehittäminen (ml. tutkimusinfra, tutkijatohtorit, yhteisvirat, tutkimuksen sisäiset huippuyksiköt, tutkimusneuvoston rooli kohdentamisessa huomioiden);
koulutuksen kehittäminen (laatu, koulutuksen sisäiset laatuyksiköt, koulutusneuvoston rooli kohdentamisessa huomioiden); yhteistyörakenteiden kehittäminen (sektoritutkimusyhteistyö ja innovaatiokeskukset) c) tulosyksiköiden tekemät ehdotukset päätetään harkinnalla, uusiin avauksiin ja strategisiin kohteisiin, myös schoolien tukirahoitus tästä osiosta. 3) Laskennallisesti määräytyvässä osassa noudatetaan samoja perusteita kuin opetusministeriön uudessa yliopistojen välisessä rahoitusmallissa. Tilakustannukset käsitellään aiemman käytännön mukaisesti. Valtion perusrahoituksen kohdentamisperiaatteita ja laskennallisen mallin eri osioita on kuvattu laajemmin liitteessä 1, HB 4/2009 ja liitteessä 2, HB 4/2009. Valtion perusrahoituksen lopullinen määrä vuodelle 2010 selviää lokakuun lopussa käytävissä yliopiston ja opetusministeriön välisissä tulosneuvotteluissa. Päätösesitys: Päätös: Hallitus keskustelee valtion perusrahoituksen kohdentamisperiaatteista. Hallitus keskusteli valtion perusrahoituksen kohdentamisperiaatteista. Hallitus hyväksyi kohdentamisperiaatteet vuodelle 2010. Hallitus ohjeisti toimivaa johtoa varmistamaan sen, että strategisen rahan osuuden tulee jatkossa nousta vähintään opetusministeriön rahoitusmallin mukaiselle suhteelliselle tasolle kokonaisrahoituksesta. Hallitus kiinnitti huomiota myös siihen, että tilakustannukset tulee jatkossa kohdentaa täysimääräisesti yksiköille tilankäytön tehokkuuden parantamiseksi. Hallitus keskusteli yliopiston taloudellisesta tilasta ja näkymistä vuodelle 2010. Hallitus ohjeisti toimivaa johtoa ryhtymään toimenpiteisiin rakenteellisen kehittämisen ja profiloinnin aloittamiseksi sekä valtuutti toimivan johdon ryhtymään tarpeellisiin toimenpiteisiin yliopiston talouden tasapainottamiseksi. Hallituksen puheenjohtaja Vice president Hans Söderlund Talousjohtaja Sami Klemola
HALLITUS PÖYTÄKIRJA B 5/2009 Kokous n:o 2, 6.10.2009 kello 9.15 Sami Klemola, 553 4130 Jäsenet Läsnä lisäksi Pekka Erkkilä, Executive Vice President Lea Kauppi, pääjohtaja Leena Mörttinen, johtaja Erkki Ormala, Vice President Hans Söderlund, Vice President Sanna Järvelä, professori Markku Mäkivuoti, lehtori Markku Savolainen, professori Milja Seppälä, fil. yo. Raija Ukkola, ylivirastomestari Lauri Lajunen, rehtori Rauli Svento, vararehtori Sami Klemola, talousjohtaja 5 Toiminnanohjauksen kehittämisen tilanne Oulun yliopistossa lähdettiin kehittämään/uudistamaan toiminnanohjauksen periaatteita ja prosesseja syksyllä 2008. Kehittämisen taustalla ovat useat yhtäaikaiset kehittämis- ja muutoshankkeet, jotka toivat esille yhtenäisten toimintatapojen tarpeellisuuden yliopiston toiminnan ohjaamisessa ja johtamisessa. Kehittämis- ja muutoshankkeista voi mainita esim.: valmistautuminen uuteen yliopistolakiin uuden talousjärjestelmän käyttöönotto valmistautuminen uuteen strategiakauteen toiminnan tehostaminen ja tuloksellisuuden parantaminen toiminnan ohjauksen ja johtamisen kehittäminen sisäisten hallintorakenteiden uudistaminen (palvelupisteet) talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien laajamittainen ulkoistaminen Certiaan. Tavoitteeksi asetettiin kehittää ja ottaa käyttöön Oulun yliopiston koko organisaation kattava yhteinen toiminnanohjausmenettely ja sitä tukeva sähköinen välineistö. Yhteisellä toiminnanohjausmenettelyllä tarkoitetaan niitä yliopistolle yhteisiä periaatteita ja siihen liittyvää työn- ja vastuunjakoa, jotka ohjaavat yliopiston tapaa: asettaa toiminnalleen tavoitteita laatia tavoitteiden toteuttamiseksi suunnitelmia resursoida suunnitelmien toteuttamista
seurata ja raportoida suunnitelmien toteutumista arvioida toiminnan laatua ja tuloksellisuutta. Tavoitteen saavuttamisen keskeiset toimenpiteet: toiminnanohjauksen käsitteestä ja liittymäpinnoista sopiminen (tehty) yhteisten toiminnanohjausperiaatteiden kehittäminen ja hyväksyminen (tehty, käsitelty johtoryhmässä) toiminnanohjauksen prosessien harmonisointi organisaation kaikilla tasoilla (alussa, uusi johtosääntö tukee tätä) toiminnanohjauksessa käytettävien asiakirjojen ja niiden sisällön arviointi ja kehittäminen (osittain tehty ja otettu käyttöön) toiminnanohjausta tukevien järjestelmäratkaisujen kehittäminen (aloitettu, yliopiston oman johtamista tukevan tietovaraston rakentaminen tehtävä) keskeisten toimijoiden osaamisen ja asenteen kehittäminen uusien toimintatapojen suunnitelmallinen ja vaiheittainen käyttöönotto (aloitettu vuosisuunnittelulla). Toiminnanohjauksen periaatteet (liite HB 5/2009) on laadittu ja käsitelty johtoryhmässä keväällä 2009. Tämän pohjalta on prosesseja lähdetty viemään vaiheittain käytäntöön. Päätösesitys: Päätös: Hallitus keskustelee toiminnanohjauksen kehittämisen tilanteesta. Hallitus päätti siirtää asian käsittelyn seuraavaan kokoukseen. Hallituksen puheenjohtaja Vice president Hans Söderlund Talousjohtaja Sami Klemola