HYVÄ POTKU -SUUN TERVEYDENHUOLLON KEHITTÄMISTYÖN TULOKSET-

HYVÄ POTKU -SUUN TERVEYDENHUOLLON KEHITTÄMISTYÖN TULOKSET-

SISÄLLYS 1 JOHDANTO 3 2 LÄHTÖTILANNE 5 3 TAVOITTEET 5 4 MITTAUKSET 6 4.1 Tasapainolaskuri 6 4.2 Tulokset tasapainolaskurista 6 4.3 Muuta mittauksista 8 5 MUUTOKSET 10 5.1Pienryhmät 10 5.2 Ryhmien satoa 10 5.3 Peruuttamattomat poisjäännit ja sähköinen ajanvaraus 11 6 POHDINTA 12 RAPORTTI 10.5.2013 2

1 JOHDANTO Rovaniemi on maantieteellisesti yksi Euroopan suurimmista kaupungeista. Kansallisella tasolla Rovaniemi lukeutuu keskisuuriin kaupunkeihin (16. suurin kaupunki Suomessa). Rovaniemen väestöpohja on noin 60 000 ja väestöennusteen mukaan kasvava kaupunki lähitulevaisuudessakin. Rovaniemi on merkittävä koulutuskaupunki. Vuonna 2013 korkeakouluissa oli noin 8 000 opiskelijaa, joista vain osan kotikunta oli Rovaniemi. Rovaniemestä on sijaintinsa ansiosta luontevasti kasvanut Lapin pääkaupunki, jolla on oma rytminsä: sopivan rauhoittava, mutta silti sykähdyttävä - Lapin sykkivä sydän. Täällä on mahdollisuus nauttia kahdeksasta uskomattoman erilaisesta ja kauniista vuodenajasta. Luonnosta voi parhaimmillaan saada voimaa ja inspiraatiota. Rovaniemeläisyys on virkeää kaupunkilaisuutta ja positiivista lappilaisuutta. (http://www.rovaniemi.fi/suomeksi/palveluhakemisto/kuntainfo.) Suun terveydenhuollon vastaanottotoiminta on jakautunut viiteen eri toimipisteeseen. Kaupunkitaajamassa toimii kolme hammashoitolaa: Vaaranlammen hammashoitola (neljä työparia, suuhygienisti, terveyskasvatustyötä tekevä hammashoitaja), Pienteollisuustalon hammashoitola (kahdeksan työparia, kaksi oikomishoitoa tekevää hammaslääkäriä, kolme suuhygienistiä, ajanvaraus, toimistosihteeri, osastonhoitaja ja ylihammaslääkäri) ja Saarenputaan hammashoitola (kuusi työparia, kaksi suuhygienistiä, ajanvaraus). Noin kahdenkymmenen kilometrin välimatkan päässä kaupungin ydinkeskustasta toimivat Muurolan hammashoitola (1 työpari, suuhygienisti osa-aikaisesti) sekä Sinetän hammashoitola (1 työpari, suuhygienisti osa-aikaisesti). Vastaanottotoiminta on ajanvarauksellista hoidontarpeen arvioon perustuvaa perusterveydenhuollon palvelua. Suun terveydenhuollon ammattilaisten tuottamissa palvelukokonaisuuksissa tehdään ennalta ehkäisevää sekä terveyttä edistävää työtä yksilöllisellä sekä ryhmissä toteutettavalla terveysneuvonnalla. Hammaslääketieteellistä hoitoa tarjotaan yleisesti hyväksytyin lääketieteellisin hoitomenetelmin. Tukipalveluista hankitaan keskitetyn välinehuollon palvelut (paitsi etäpisteissä) sekä osa röntgenpalveluista. Virka-aikana päivystyspalvelut tuotetaan omana toimintana. Viikonloppuisin ja arkipyhinä päivystys on järjestetty yhteistyössä Lapin alueen kuntien kesken. Muina aikoina kuntalaisia on ohjeistettu ottamaan yhteyttä kiireellisis- RAPORTTI 10.5.2013 3

sä tapauksissa lääkäripäivystykseen. Virka-ajan ulkopuolinen päivystys ei siis vielä ole päivystysasetuksen mukaisesti järjestetty. Suun terveydenhuollon henkilöstörakenne muodostuu ylihammaslääkärin virasta, osastonhoitajan virasta, 21 terveyskeskushammaslääkärin virasta, syventävää käytännön harjoittelua tekevän hammaslääkärin virasta, 7 suuhygienistin toimesta ja 26 hammashoitajan toimesta. Kaikki virat ja toimet ovat olleet pääsääntöisesti täytettyinä ja vakituisten työntekijöiden saatavuus on ollut hyvä, joskin keväällä 2015 on ollut pula sekä hammaslääkärin että suuhygienistin sijaisista. Erikoishammaslääkäritasoista hoitoa tuotetaan omana toimintana (oikomishoito) ja yhteistyössä erikoissairaanhoidon kanssa. Rovaniemen terveyskeskuksen suun terveydenhuollossa heräsi kiinnostus Hyvä vastaanottotoimintaan syksyn 2011 aikana. Lopullisen vahvistuksen asia sai kevään Hyvä vastaanotto festivaaleilla kuultujen tulosten vakuutettua meidät siitä, että tämä on malli, josta saisimme kehittämistarpeillemme tukea. Hyvävastaanoton aikana toiminnan kehittäminen jäi jotenkin kesken ja henkilöstön laajempi osallistuminen toiminnan kehittämiseen vajaaksi, niinpä kun kuulimme Hyvästä Potkusta, päätimme lähteä mukaan. Toiminnan kehittämiseen oli kaikilla mahdollisuus lähteä mukaan. Hyvä Potku alkoi osaltamme syksyllä 2014. Ydinryhmämme koostuu seuraavista henkilöistä: Merja Palokangas, ylihammaslääkäri Katariina Kettunen, osastonhoitaja Ulla Pelttari, hammaslääkäri Eeva-Riitta Ylikärppä, hammaslääkäri, ylihammaslääkärin varahenkilö Tiina Lindfors, hammashoitaja/ajanvaraus, osastonhoitaja varahenkilö Terttu Patonen, hammashoitaja Susanna Sevón, suuhygienisti Pirjo Pietarinen, suuhygienisti RAPORTTI 10.5.2013 4

2 LÄHTÖTILANNE Hyvää Potkua aloitellessamme oli tilanne Rovaniemen suun terveydenhuollossa haastava. Aikuisten kiireettömän hoidon jono oli noin 5,5 kuukauden mittainen. Puolikiireellisiä aikoja pystyttiin antamaan 2 viikon kuluessa. Päivystykseen aika voitiin pääsääntöisesti antaa samalle päivälle, joskin alkuviikosta aika saattoi mennä seuraavallekin päivälle. Henkilökuntaa kuormittavana tekijänä on hoitotakuujonon lisäksi ollut jatkohoitoaikojen kohtalaisen huono saatavuus ja siten hoitojaksojen venyminen pitkälle aikavälille. Luonnollisesti tämä ei ole asiakkaan hoidon kannalta toivottavaa, eikä asiakastyytyväisyyttä parantava seikka. Rovaniemen suun terveydenhuollossa toimii keskistetty ajanvaraus, jossa säännöllisesti työskentelee kaksi ajanvaraajaa. Henkilöstötilanteen salliessa pyrimme irrottamaan hammashoitajia ajanvaraukseen. Puhelinvastausprosentti on noin 60, mutta 2013 saadun takaisinsoittopalvelun ansiosta puhelinsaatavuus on 100 %. Tekstiviestimuistutus ja kansalaisen ajanvaraus suunnitellaan käyttöönotettavaksi vuoden 2015 aikana. Edellisen Hyvä Vastaanotto kierroksen jälkeen meillä otettiin käyttöön uusia ajantarkoituksia: jono ja sub, joilla haluttiin turvata puolikiireellisten sekä jonosta tarkastukseen tulevien ajan saanti kohtuullisessa ajassa. Tässä onnistuttiinkin suhteellisen hyvin, vaikka sitoutuminen toimintaohjeisiin oli vaihtelevaa. Hyvä Potku toimintaa esiteltiin koko henkilökunnan kokouksessa. Vastaanotto oli ja on edelleenkin vaihtelevaa. 3 TAVOITTEET Alkutilanteessa suurin haasteemme oli edelleen aikuisten kiireettömän hoidon jono. Tavoitteiksemme kirjasimmekin seuraavaa: testattu menetelmä jonon purkuun 01.02.15, jonon purku aloitettu 05.2015, puolikiireellinen aika viikossa, jono purettu 1.1.2016 mennessä, T3 mi- RAPORTTI 10.5.2013 5

tattavaksi kevään 2015 aikana. Lisäksi halusimme muokata ajanvarauskirjoja paremmin kysyntää vastaavaksi huomioiden myös juhlapyhät ja niitä ympäröivät lyhyemmät työviikot. 4 MITTAUKSET 4.1 Tasapainolaskuri Tasapainolaskurimittaus rajattiin vain perustyötä tekeviin hammaslääkäreihin ja se toteutettiin viikoilla 40 ja 43 syksyllä 2014. Mittauksessa kartoitettiin hammaslääkäriaikojen ulkoista ja sisäistä kysyntää ja siihen osallistui koko henkilökunta. Mittauksen pohjana käytettiin jo Hyvän Vastaanoton aikana käytettyjä kaavakkeita, joita testattiin ensin 2 hammaslääkärin sekä ajanvaraajien toimesta. Esitestauksen perusteella muokattiin ohjeistusta kaavakkeiden täytöstä. Aiemman tiedon perusteella voitiin olettaa kahden viikon mittauksen antavan meille riittävän luotettavaa tietoa sen hetkisestä tilanteesta. 4.2 Tulokset tasapainolaskurista Tasapainolaskuriin tarvittavat mittaukset onnistuivat hyvin ja koko henkilökunta oli kiitettävästi mukana. Mittauksen aikana hammaslääkärien vakansseista oli täytettynä 20, joista mittaukseen osallistui 18 hammaslääkäriä. Mittaustuloksissa huomioitiin ajanjaksolle suunnitellut lomat ja muut poissaolot. Mittaustuloksista havaitsimme suunnitellun vastaanottokapasiteetin ja kysynnän olevan yhtä suuria (taulukot 1 ja 2). Taulukossa 3 on kuvattu eri aikatyyppien suunniteltu ja toteutunut kapasiteetti. Mittaus kertoi myös ulkoisen kysynnän päiväkohtaisesta suuresta vaihtelusta. Hoitoaikojen kysyntä oli suurinta tiistaisin (taulukko 4). Myös särkyaikojen kysyntä vaihteli suuresti päivästä toiseen (taulukko 5). RAPORTTI 10.5.2013 6

Käyntien kysyntä % aika Ulkoinen kysyntä 52% 451 Sisäinen kysyntä 48% 419 Kokonaiskysyntä 100% 870 Vastaanottokapasiteetti 100% 871 yhteensä 0% 0 Taulukko 1: Käyntien kysyntä ja suunniteltu vastaanottokapasiteetti Käyntien kysyntä % Tid Ulkoinen kysyntä 52 % 451 Sisäinen kysyntä 48 % 419 Kokonaiskysyntä 100 % 870 Vastaanottokapasiteetti 74% 642 Yhteensä -26% -229 Taulukko 2: Käyntien kysyntä ja toteutunut vastaanottokapasiteetti Taulukko 3: Suunniteltu ja toteutunut vastaanottoaika käyntilajeittain, suunniteltu ja toteuma RAPORTTI 10.5.2013 7

Särky Sub Tarkastus Jonoon Kutsutut muut Jatkokäynti Taulukko 4: Kysyntä eri viikonpäivinä vastaanottolajeittain suunniteltu toteuma Taulukko 5: Särkyaikojen suunniteltu ja toteutunut vastaanottokapasiteetti eri viikonpäivinä RAPORTTI 10.5.2013 8

4.3 Muuta mittauksista Kiireettömien aikojen saatavuutta on mitattu T3-mittauksin sekä hammaslääkärien että suuhygienistien osalta viikoilta 37 ja 38 lähtien (taulukot 6 ja 7). Joskaan hammaslääkärien T3 ei kerro koko totuutta aikuisten kiireettömän hoidon jonon vuoksi. Henkilökunnan työtyytyväisyyttä ja työssä viihtyvyyttä on myös alettu mittaamaan. Ensimmäisen mittauksen perusteella työfiiliksen keskiarvo koko henkilökunnan osalta oli 7,8. Lisäksi olemme kartoittaneet kysyntää ja kysynnän muutosta joulun poikkeusviikoilla. Tällöin havaitsimme lähinnä puoliakuuttiaikojen kysynnässä piikin, mikä selittynee pitkillä pyhillä, mutta koska myös tarjonta on pyhien vuoksi vähäisempää on tähän jatkossa pyrittävä varautumaan paremmin. Syksyn mittausviikoista jäi sellainen tuntuma, että särkypäivystysaikoja kysyttiin normaalia vähemmän, joten särkyaikojen kysynnän osalta toteutettiin uusintamittaus viikoilla 6 ja 7. 45 40 35 30 25 20 15 hll shg 10 5 0 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Taulukko 6: T3 vko 37-52, 2014 hammaslääkärit ja suuhygienistit RAPORTTI 10.5.2013 9

40 35 30 25 20 15 hml shg 10 5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Taulukko 7: T3 vko 1-18, 2015 hammaslääkärit ja suuhygienistit 5 MUUTOKSET 5.1 Pienryhmät Muun henkilökunnan muukaan saamiseksi päätimme jakaa henkilökunnan pienryhmiin miettimään kehitettäviä asioita oman aiheensa osalta. Aiheet olivat nousseen esille kehityskeskusteluissa tai Hyvästä Potkusta. Aiheinamme oli: osaaminen, jononpurku, työnjako, päivystys, varaudu vaihteluun sekä potilaiden jakautuminen. Ryhmätöihin oli varattu aluksi neljä tapaamista, jotka aloitettiin yhteisellä pohjustuksella. Viimeisellä tapaamiskerralla kaikki pääsivät tutustumaan muiden ryhmien aikaansaannoksiin ja esittämään omat parannus tai muutosehdotuksensa, minkä jälkeen ryhmä vielä mietti, miten kommentit huomioidaan ja vasta sen jälkeen asiat esitettiin muille lopullisesti. 5.2 Ryhmien satoa Osaamisryhmässä päädyttiin tekemään koko henkilökunnalle osaamis- ja koulutustarve kartoitus, jota varten laadittiin kyselylomake. Kysely tullaan toteuttamaan C&Q -menetelmällä, jossa pilotoinnin kautta saamme myös kyselyn tulosten analysoinnin. RAPORTTI 10.5.2013 10

Jononpurkuryhmässä päädyttiin kokeilemaan aikuisten tarkastuksia monihuonemallina hammaslääkärin ja kolmen suuhygienistin tiimityöskentelynä. Monihuonemallia kokeiltiin ensimmäisen kerran 22.4.2015. Kokeilua jatketaan pienin muutoksin touko-kesäkuussa 2015. Lisäksi päädyttiin esittämään lisätöiden tekemistä, mikä on edennyt hitaasti, mutta syksyllä 2015 päästään todennäköisesti töihin. Työnjakoa pyritään vahvistamaan tehostamalla lähetekäytäntöjä erityisesti suuhygienistien lähetteiden osalta sekä tarkentamalla hoitosuunnitelman kirjaamiskäytäntöjä. Päivystyksen osalta päädyttiin siihen, että päivystäjä aloittaa potilastyöt klo 8.30 entisen 8.00 sijaan ja jatkaa työaikaa vastaavasti iltapäivällä. Puhelinlinjat aukeavat klo 8.00, jolloin asiakas ei ehdi päivän ensimmäiselle ajalle. Näin maanantain ensimmäinen aika jäi lähes poikkeuksetta käyttämättä. Toisaalta, jos maanantaiaamun ensimmäinen aika olisi annettu jo aiemmin, ei kyseessä olisi oikeasti akuuttiaika. Lisäksi maanantaipäivän kysyntä ylittää tarjonnan huomattavasti, joten jatkossa maanantaille tullaan lisäämään päivystyskapasiteettia. Miten me sitten pystyisimme varautumaan vaihteluun niin kysynnässä kuin tarjonnassakin? Lomien porrastus kesällä 2015, sekä hyvä sijaistilanne auttavat tulevan kesän osalta. Lisäksi puolikiireellisiä aikoja sekä akuuttiaikoja on lisätty kirjoille aikoina, jolloin on pitkät pyhät tai paljon lomia (mm. pääsiäisen seutu). Puskuripäivää on suunniteltu, mutta sitä ei vielä ole kirjoille lisätty. Ajanvarauskirjojen keskitettyä luontia mietitään myös. Potilaiden jakautuminen on tällä hetkellä suuri ongelma. Saatavuus etäpisteissä on pääasiassa hyvä, joskin näistäkin Muurolassa kysyntää enemmän kuin Sinetässä. Lisäksi keskustan alueen hoitoloissa on suuria eroja saatavuudessa sekä hammaslääkäri että hoitolakohtaisesti. Tähän vielä haetaan ratkaisua, mutta kunnolla tähän ongelmaan päästään puuttumaan vasta, kun jonoista on päästy eroon ja jatkohoitoajat ovat siedettävän pituisia. 5.3 Peruuttamattomat poisjäännit ja sähköinen ajanvaraus Peruuttamattomien poisjääntien ja viimehetkellä peruttujen aikojen vähentämiseksi olemme ottamassa käyttöön tekstiviestimuistutusta ja kansalaisen ajanvarausta. Näistä tekstiviestimuistutus saadaan toivon mukaan käyttöön kevään 2015 aikana ja kansalaisen ajanvaraus viimeistään syksyn aikana. Peruuttamattomia poisjääntejä syksyn mittausviikoilla oli 67 kpl, viimehetkellä peruttuja aikoja, jotka jäivät käyttämättä oli 53 kpl ja ajanvaihtoja 160 kpl. RAPORTTI 10.5.2013 11

6 POHDINTA Muutosten läpivieminen on haastavaa, sillä hoitoloita on useita ja informaation jakaminen tapahtuu pääosin sähköpostitse tai hoitolapalavereissa ja koko henkilökunnan kokouksissa. Lisäksi luonnollisesti yksilöistä johtuvia näkemyseroja on. Rovaniemen kaupungin suun terveydenhuollon yksikössä on ollut suhteellisen lyhyellä aikavälillä useita suuria muutoksia. Vuonna 2012 keväällä alkaneeseen työparikiertoon liittyivät viimeisimmät parit syksyllä 2014. Alun suurienkin hankaluuksien jälkeen keskitetty välinehuolto toimii pääsääntöisesti hyvin ja toimintaa kehitetään edelleen Lapin keskussairaalan toimesta, jonka alaisuuteen se siirtyi kokonaisuudessaan vuoden 2014 alusta. Vuoden 2012 keväällä kaupungin keskustaan perustettu uusi suuri hammashuoltoyksikkö laajeni edelleen syksyllä 2014, jolloin siihen siirtyi saman kadun varrelta lopetettu hammashoitola. Esimiesten vaihtuminen, uusien varahenkilöiden mukaan tulo ja yhteisen toimintakulttuurin muotoutuminen hakevat olemustaan työyhteisötyöskentelyn kautta. Nämä kaikki ovat osaltaan voineet laimentaa työntekijöiden innostuksen määrää Hyvää Potkua kohtaan. Toisaalta Hyvä vastaanoton aikaisesta työskentelystä opittiin, että osallistaminen vaatii aktiivista toimintaa. Verkostokonsulttien vetämät pienryhmätyöskentelyt, johon koko henkilökunta osallistui, tähtäsi kaikkien äänten kuuluville saamiseen ja yhteiseen työn kehittämiseen. Suun terveydenhuollossa asenneilmapiiri on edelleen jossain määrin jakautunut entisen vanhan kuntajaon mukaan, jolloin Rovaniemen maalaiskunta ja Rovaniemen kaupunki olivat kaksi eri kuntaa. Yhdistyminen on tapahtunut vuonna 2006. Päivittäisissä toimissa käytänteissä on hoitoloiden kesken eroja, mutta edistystäkin on tapahtunut esimerkiksi kutsujärjestelmän käytössä, joka yhtenäistettiin vuoden 2014 lopulla. Muutoksien myötä osa henkilökunnasta tuntee olevansa voimattomia uusiin muutoksiin ja osa henkilökunnasta puolustaa totuttuja rutiinejaan, mikä kertoo muutosjoustavuuden ja -valmiuden vajeesta. Muutosvastarinnan määrä on ollut hankkeen aikana suuri haaste, mutta ei pelkästään negatiivinen asia, sillä sen avulla asioita on tuotu esille. Muutosten ja asenteiden lisäksi tämän päivän töiden tekemistä hankaloittaa suuresti kiireettömän hoidon potilasjono, joka on jopa kasvanut kevään 2015 aikana. Tämä selittynee ham- RAPORTTI 10.5.2013 12

maslääkäreiden sijaisten puutteella. Jonon purkamiseksi on käynnistetty paikallisneuvottelut lisätöiden mahdollistamiseksi. Yhteisissä kokouksissa on esiin noussut yhteisten pelisääntöjen sopiminen sekä niiden noudattaminen. Edelleen vaikuttaa siltä, että osalle henkilökuntaa on hankala sopeutua toimimaan sovittujen pelisääntöjen mukaisesti. Tämä luonnollisesti aiheuttaa mielipahaa sääntöjä noudattavan henkilökunnan keskuudessa sekä hankaloittaa muiden työyhteisön työntekijöiden tehokasta työntekoa. Yhteisten pelisääntöjen määrittämistä, kertaamista ja merkityksen korostamista tullaan ylläpitämään. Haluamme kiittää koko henkilökuntaa osallistumisesta ja kehittämistyön mahdollistamisesta. Jatkuvan kehittämisen polku on avattu ja tästä on hyvä jatkaa yhteistä matkaa. Työsarkaa riittää ja valtavasti potentiaalia ja osaamista on vielä hyödyntämättä. Sinnikkyydellä, sitkeydellä ja sisulla suuntana parempi suun terveydenhuolto! RAPORTTI 10.5.2013 13