Microsoft Outlook 2007 1
Outlook 2007 koulutuksen sisältö Outlook tänään Uusi sähköposti Allekirjoitus Yhteystiedot ja jakeluluettelot Saapuneet sähköpostit Ulkona-tilan hallinta Viestien hallinta Outlook 2007 kalenteri Tehtävät 2
Uusi sähköposti 4
Viestin lähettäminen 1. Napsauta valintanauhan New- (Uusi) painiketta. 2. Tyhjä sähköposti aukeaa 3. Vastaanottajan voi lisätä joko napsauttamalla To-, Cc- tai Bcc-painiketta, jolloin osoitekirja aukeaa tai kirjoittamalla vastaanottajan sähköpostiosoitteen 1. Kertaalleen käytetty sähköpostiosoite tallentuu Outlookin muistiin, joten jos olet joskus lähettänyt vastaanottajalle sähköpostia, Outlook ehdottaa vastaanottajan osoitetta 2. Oikean osoitteen voit valita nuolinäppäimilla ja enterillä tai napsauttamalla hiirellä 5
Liitetiedoston lisäys Jos haluat liittää viestiin tiedoston, valitse Attach File / Liitä Tiedosto. Jos haluat liittää sähköpostiviestin, valitse Attach Item / Liitä kohde 6
Bcc- / piilokopio-kentän lisäys Piilokopio-kentän saa näkyviin valitsemalla sähköpostin Options / asetukset Fields / kentät Show Bcc / Näytä piilokopio Kenttä tulee jatkossa näkyviin kaikkiin uusiin sähköposteihin 7
Tekstin muotoilu Outlook 2007 käyttää tekstin muotoilussa Wordin tekstieditoria. Tekstin muotoilu siis tapahtuu samoin kuin Wordissä 8
Oletustekstityylien muotoilu Voit muotoilla oletuskirjasimet Uusille viesteille Vastatuille / välitetyille viesteille Valitaanko vastattuihin / välitettyihin viesteihin uusi väri omille teksteille Merkki muokatulle tekstille 9
Oletus tekstityylien muotoilu Valitse Tools / Työkalut Options / Asetukset Mail Format / Sähköpostin muoto Stationery and Fonts / Taustamalli ja fontit Personal Stationery / Oma viestipohja 10
Hyperlinkin lisäys Voit lisätä viestiin tai allekirjoitukseen hyperlinkin. Valitse Insert / Lisää Links / Linkit Hyperlink / Hyperlinkki Valitse Existing file or Web Page / Aiemmin luotu tiedosto tai web-sivu Browsed Pegas / Selatut sivut 11
Hyperlinkin lisäys Kirjoita hyperlinkin osoite Address / osoite kenttään tai etsi se listalta Text to display / Näytettävä teksti kenttään voit määritellä tekstin, joka hyperlinkissä näkyy 12
Viestien seuranta 1 / 2 Voit määritellä kaikille lähettämillesi viesteille luku- tai toimituskuittauksen Valitse Tools / Työkalut Options / Asetukset E-mail Options / Asetukset Tracking Options / Seurannan asetukset Toinen Outlook-serveri toimittaa sinulle kuittauksen kun viesti on toimitettu vastaanottajan saapuneet-laatikkoon 13
Viestien seuranta 2 / 2 Jos pyydät viestistä lukukuittauksen, viestin vastaanottajalta kysytään haluaako hän lähettää lukukuittauksen ja halutessaan voi kieltää kuittauksen toimituksen Kuittaus ei siis ole täysin luotettava Kuittaus voidaan pyytää myös viestikohtaisesti sähköpostiviestissä Options / Asetukset Tracking / Seuranta 14
Viestin merkitseminen seurantaan Voit merkitä viestin seurantaan (muistutus) joko vain itsellesi, vain vastaanottajalle tai molemmille Valitse viestissä Options / Asetukset Follow Up / Seuranta Add reminder / Lisää muistutus. Valitse merkinnän tyyppi Flag to / Merkintä luettelosta. Oletusasetusten mukaan muistutus liitetään tehtävään. Jos haluat käyttää merkintää ilman muistutusta, poista Reminder / Muistutus -valintaruudun valinta. Saapuneen viestin voi merkitä itselleen muistutukseksi napsauttamalla viestiä hiiren kaksoispainikkeella 15
Äänestyspainikkeet Äänestyspainikkeet löytyvät viestin Options / Asetukset -välilehdeltä. Jos haluat tehdä omat vastausvaihtoehdot, valitse Custom / Mukautettu Vastausvaihtoehdot erotellaan puolipisteellä. 16
Vastaaminen äänestyspainikkeilla Viestin vastaanottaja löytää äänestyskohteet viestin vasemmasta yläreunasta Äänestysvastausten vastaanottaja saa vastaukset sähköposteina 17
Ajastetut lähetykset Voit lähettää sähköpostin ajastetusti Valitse lähetettävän viestin Options / asetukset More Options / Lisää asetuksia Delay delivery / Viivästä toimitusta Valitse haluamasi ajankohta Do not deliver before / Älä toimita ennen kohdasta. Huom! Jos sinulla ei ole yhteyttä sähköpostipalvelimeen kun viestin lähetysaika tulee, se ei lähde. 18
Allekirjoitus 19
Allekirjoituksen lisäys 1 / 4 1. Kun olet luomassa allekirjoitusta, avaa uusi viesti ja napsauta Signatures / Allekirjoitus painiketta. Valitse vielä Signatures / Allekirjoitukset. 20
Allekirjoituksen lisäys 2/4 2. Nimeä allekirjoitus. 3. Kirjoita yhteystietosi. Jos haluat lisätä allekirjoitukseen hyperlinkin, napsauta hyperlinkkisymbolia. 21
Allekirjoituksen lisäys 3/4 5. Tallenna allekirjoituksesi napsauttamalla OK 6. Valitse lopuksi haluatko allekirjoitukseen kaikkiin lähettämiisi viesteihin. 22
Allekirjoituksen lisäys 4 / 4 Jos haluat vaihtaa sähköpostiin jonkin muun kuin oletusallekirjoituksen, valitse avoimessa sähköpostissa Include / Sisällytä Singantures / Allekirjoitus ja valitse pudotusvalikosta allekirjoitus, jonka haluat liittää viestiin 23
Yhteystiedot ja jakeluluettelot 24
Yhteystietojen näkymä Yhteystiedot saat näkyviin napsauttamalla Outlookin vasemmalla alareunassa Contacts / yhteystiedot Yhteystietonäkymää voit muuttaa valitsemalla View / Näytä Current view / Nykyinen näkymä 25
Yhteystietojen lisäys 1 / 2 Uuden yhteystiedon voi lisätä saapuneesta tai lähetetystä sähköpostista napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella henkilön sähköpostiosoitteen päällä ja valitsemalla Add to Outlook contacts / Lisää Outlook yhteystietoihin 26
Yhteystietojen lisäys 2 / 2 Uusi yhteystieto lisätään osoitekirjan puolella valitsemalla New / Uusi Täytä yhteystiedon tiedot ja valitse Save and close / Tallenna ja sulje 27
Yhteystietojen haku osoitekirjasta Omat yhteystiedot löytyvät Outlook address book / Outlook-osoitteisto Contacts 28
Jakeluluettelon luonti Aloita jakeluluettelon luonti valitsemalla New / Uusi Distribution List / Jakeluluettelo. Anna jakelulistalle nimi. Jakelulistan henkilöt voi lisätä kahdella tavalla Jos yhteystiedot löytyvät jostain Outlookin osoitekirjasta valitse henkilöt napsauttamalla Select Members / Valitse jäsenet. Mikäli yhteystietoja ei löydy mistään osoitekirjasta, valitse Add New / Lisää uusi. 29
Saapuneet sähköpostit 30
Otsikkokentät 1 / 2 Otsikkokenttien paikkaa voi muuttaa siirtämällä otsikkokenttä haluttuun kohtaan. Tartu hiirellä kiinni siirrettävään otsikkokenttään ja vedä ja pudota se haluttuun paikkaan. Punaiset nuolet näyttävät mihin kohtaan kyseinen otsikkokenttä on siirtymässä 31
Otsikkokentät 2 / 2 Otsikkokenttien leveyttä voi muuttaa viemällä hiiren osoittimen kahden otsikkokentän väliin niin, että hiiren osoitin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi Paina hiiren ykköspainike alas ja venytä / kavenna otsikkokenttä haluamasi levyiseksi 32
Otsikkokenttien lisäys ja poisto Voit lisätä ja poistaa otsikkokenttiä valitsemalla View / Näytä Current view / Nykyinen näkymä Customize current view / Mukauta nykyinen näkymä Fields / Kentät Kaavio 1d Kaavio 1e Kaavio 1f 33
Viestien lajittelu Voit järjestää viestit haluamasi otsikkokentän mukaan napsauttamalla kyseistä kenttää hiirellä. Ensimmäinen napsautus järjestää viestit laskevassa järjestyksessä, toinen nousevassa Kaavio 1d Kaavio 1e Kaavio 1f 34
Ilmoitus saapuneesta sähköpostista Valitse Tools / Työkalut Options / Asetukset E-mail Options / Sähköpostin asetukset Advanced E-mail Options / Sähköpostin lisäasetukset When new items arrive in my inbox / Uuden viestin saapuessa Saapuneet-kansioon Määrittele miten sinulle ilmoitetaan uudesta sähköpostia: Äänimerkki Hiiren osoittimen muutos Kirjekuvake ilmoitusalueella Uusi sähköposti työpöytäilmoitus 35
Väriluokittelu Väriluokkien avulla voit helposti tunnistaa ja ryhmitellä toisiinsa liittyviä kohteita. Valitse viesti, johon haluat lisätä väriluokittelun ja napsauta hiiren kakkospainikkeella. Valitse Categories / Luokittele ja valitse viestille oikea väriluokka 36
Väriluokan näkyminen 37
Ulkona-tilan hallinta 38
Ulkona-tilan hallinta Kun otat ulkona-tilan käyttöösi lähetetään henkilöille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia sähköpostivastaus, jossa näkyy kirjoittamasi viesti Viesti lähetetään vain kerran / lähettäjä 39
Ulkona-tilan hallinta Valitse Tools / Työkalut Out of Office Assistant / Ulkona-tilan hallinta. Mikäli haluat aktivoida Ulkona-tilan, napsauta hiirellä kohtaa I am currently out of the office / Olen poissa Kirjoita haluamasi poissaoloviesti ja valitse OK Jos haluat poistaa Ulkona-tilan käytöstä napsauta hiirellä kohtaa I am currently in the office / Olen paikalla 40
Viestien hallinta 41
Kansioiden arkistointi Voit arkistoidan kansioita manuaalisesti. Valitse File / Tiedosto Archive / Arkistoi. Määrittele arkistoitava kansio Arkistokansiot tulevat näkyville kansioluetteloon. 42
Viestien järjestely Viestejä voi järjestellä myös luomalla ja siirtämällä viestejä alikansioihin. Valitse kansio, jonka alle haluat luoda alikansion. Napsauta kakkospainiketta Valitse New Folder / Uusi kansio ja nimeä kansio. 43
Pikahaku Voit myös käyttää pikahakua Aktivoi kansio, johon haluat kohdistaa haun Kirjoita Search / Haku kenttään hakuehto Haku käynnistyy ns. geneerisenä hakuna välittömästi Jos hakuehto esiintyy viestin otsikossa, se korostetaan 44
Hakukansio 1 / 2 1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Search Folders / Hakukansiot päällä. 2. Valitse New search Folder / Uusi hakukansio 3. Jos haluat rajata hakukansion sisältöä tarkemmin, valitse Choose / Valitse. 45
Hakukansio 2/2 4. Anna hakukansiolle nimi ja valitse rajaus valitsemalla Criteria / Ehdot 5. Luotu hakukansio tulee kansioluetteloon Search Folders / Hakukansio -kansion alikansioksi. 6. Hakukansion voi poistaa, kansiossa olevat viestit säilyvät alkuperäisessä kansiossaan 46
Outlook 2007 Kalenteri 47
Kalenteri Kalenteri löytyy Outlookin vasemmasta alareunasta 48
Kalenterimerkinnän tekeminen Aloita kalenterimerkinnän teko kaksoisnapsauttamalla hiirellä kalenterin oikeassa ajankohdassa Kalenterimerkinnän voit määritellä olemaan Private / Yksityinen Recurrence / Toistuva Määrittele kalenterimerkinnälle Subject / Aihe, Location / Sijainti ja End time / Päättymisajankohta 49
Kalenterimerkinnän määritykset Jos merkitset kalenterimerkinnän yksityiseksi, aika näkyy muille varattuna aikana, mutta he eivät näe tapaamisen aihetta, paikkaa tai tekstikentän sisältöä Voit määritellä kalenterimerkinnän näkymään Free / Käytettävissä Busy / Varattu Tentative / Alustava Out of office / Poissa Myös väriluokat, Categorize / Luokittele ovat käytettävissä kalenterimerkinnälle 50
Varauskutsu Jos haluat kutsua kalenterivaraukseen muita osallistujia, napsauta Invite attendees / Kutsu osallistujat Osallistujien sähköpostiosoitteet lisätään kuten sähköpostiin Huomioi kutsuttavissa mahdolliset resurssit, kuten neuvotteluhuoneet ja tai laitteet. Resurssit on lisättävä kutsuun resursseina, jotta varaus menisi järjestelmään oikein Resurssi-valikon saat auki napsauttamalla To / Vastaanottaja -painiketta Lähetä kutsu napsauttamalla Send / Lähetä 51
Osallistujien saatavuus Osallistujien saatavuus on helpointa tarkistaa Scheduling / Aikataulu -välilehdeltä Seuraavan kaikille kutsuttaville yhteisen vapaan ajan löydät napsauttamalla AutoPick Next / Valitse seuraava 52
Lähetetyn kalenterikutsun seuranta Pystyt seuraamaan vastausten tilannetta kahdella eri tavalla Kun joku lähettää sinulle hyväksynnän / hylkäyksen kalenterikutsusta ja avaat sen, näet viestissä myös muiden vastanneiden vastaukset Kokonaisuuden näet kun avaat kalenterikutsun ja valitset Tracking / Seuranta -välilehden 53
Kalenterikutsuun vastaaminen Kalenterikutsuun vastaat valitsemalla Accept / Hyväksy Tentative / Alustava Decline / Kieltäydy Purpose new time / Ehdota uutta aikaa Samasta domainista (@samaorganisaatio.fi ) tulleisiin kalenterikutsuihin ei tarvitse lähettää vastausta, vaan tiedot rekisteröityvät kutsujalle Tracking / Seuranta välilehdelle automaattisesti 54
Oman kalenterinäkymän jakaminen Valitse Share My Calendar / Jaa oma kalenteri ja hae osoitekirjasta henkilö jonka kanssa haluat jakaa kalenterinäkymäsi. 55
Jaetun kalenterinäkymän haku Kun olet ensimmäistä kertaa hakemassa toisen henkilön kalenterinäkymää, valitse Open a Shared Calendar / Avaa jaettu kalenteri ja hae henkilö. Saat toisen henkilön kalenterinäkymän ja löydät kalenterin vasemmasta valikosta. 56
Päällekkäiset kalenterinäkymät Voit tarkastella useampaa kalenteria yhtä aikaa asettamalla ne päällekkäin Jokaisen avatun kalenterin merkinnät näkyvät kyseisen kalenterin värikoodilla 57
Viikkonumeroiden näkyminen Viikkojen numerot näkyvät vain kuukausinäkymässä. Viikkonumerot saa lisättyä Valitsemalla Tools / Työkalut Options / Asetukset Calendar Options / Kalenterin asetukset Show week numbers in the month view and date navigator / Näytä viikkojen numerot kuukausinäkymässä ja päiväyskaaviossa Samassa valikossa pääset lisäämään kalenteriisi tarvitsemasi pyhäpäivät. Valitse Add Holidays / Lisää pyhäpäivät ja valitse avautuvasta listasta ne valtiot, joiden pyhäpäivät haluat lisätä kalenteriisi 58
Tehtävät 59
Tehtävän lisäys Tehtävät / Tasks löytyvät Outlookin vasemmasta alanurkasta Lisää tehtävä napsauttamalla Type a new task / Kirjoita uusi tehtävä kenttää ja kirjoita tehtävälle otsikko 60
Tehtävän lisäys Kaksoisnapsauttamalla tehtävää pääset määrittelemään sille mm. Aloitus- ja määräpäivän (Start date / Due date) Tehtävän tilan (Status) Tärkeyden (Priority) Valmiusasteen (% complete) Muistutusajankohdan (Reminder) 61