Office 365 selainversion yhteystiedot ja ryhmät

Transkriptio

1 Office 365 selainversion yhteystiedot ja ryhmät Sisällysluettelo 1. Henkilöt-sivun toiminnot.2 2. Tietoa yhteistietokansioista Yhteystietojen luominen Yhteystietoluettelot.6 5. Yhteystietojen käsittely.7 6. Ryhmät...8 1

2 1. Henkilöt-sivun toiminnot Office365:n selainversiossa voit tarkastella, luoda, muokata, etsiä ja poistaa yhteystietoja Outlookin henkilöt -sivulla. Voit käyttää yhteystietoja omaa käyttöä varten, ja voit lisätä yhteystiedot automaattisesti vastaanottajiksi, kun luot uuden sähköpostiviestin Outlookin sähköpostissa. Kirjaudu Outlookin verkkoversioon ja valitse sovellusten käynnistyskuvake käynnistyksessä Henkilöt -ruutu. ja valitse sitten sovellusten Alla olevassa näyttökuvassa esitetään Henkilöt -sivun tiedot. 1. Etsi henkilöitä -ruutu, jota käytetään yhteystiedon tai yhteystietoluettelon hakemiseen 2. Työkalurivi, joka sisältää yhteystiedon ja yhteystietoluettelon luomiseen ja muokkaamiseen liittyvät valikot ja komennot kontekstin mukaan 3. Yhteystietokansioluettelo, joka sisältää kaikki yhteystietokansiot. Omat yhteystiedot sisältää itse luodut yhteystiedot, Hakemistossa ovat järjestelmän kaikki yhteystiedot ja Ryhmien alta löytyvät järjestelmään luodut ryhmät. Nimen vieressä olevaa nuolta klikkaamalla saa otsikon alla olevat kansiot näkyviin tai pois näkyvistä. 4. Keskimmäinen ruutu, jossa näkyvät yhteystiedot ja yhteystietoluettelot, jotka vasemmanpuoleisessa ruudussa valittu kohde sisältää 5. Suodatinvalikko, joka sisältää näytettävien yhteystietojen ja yhteystietoluetteloiden rajaamiseen ja lajitteluun liittyvät asetukset 2

3 6. Yhteystietokortti, jossa näkyvät lisätiedot yhteystiedosta tai yhteystietoluettelosta, joka on valittu keskimmäisessä ruudussa 2. Tietoa yhteystietokansioista Kun luot yhteystiedon tai yhteystietoluettelon alusta alkaen, se tallennetaan yhteystietokansioon, joka on valittu vasemmanpuoleisessa ruudussa. Sen vuoksi on hyvä tietää hieman enemmän yhteystietokansioista, ennen kuin lisäät yhteystietoja tai yhteystietoluetteloita. Kaikki yhteystiedot ja yhteystietoluettelot tallennetaan yhteystietokansioon. Voit pitää tietyt yhteystiedot tai yhteystietoluettelot yhdessä ja löytää ne helpommin luomalla yhteystietokansioita. Kun Omat yhteystiedot on laajennettu (nimen vieressä oleva nuoli osoittaa ylöspäin), Yhteystiedot-kansio näkyy suoraan sen alapuolella. Järjestelmä luo Yhteystiedot-kansion automaattisesti. Se sisältää kaikki paikalliset yhteystiedot, jollet luo muita kansioita ja lisää yhteyshenkilöitä niihin. Jos haluat luoda uuden yhteystietokansion, napsauta vasemmanpuoleisen ruudun Omat yhteystiedot - kohtaa hiiren kakkospainikkeella tai pidä sitä valittuna ja valitse sitten Uusi kansio.tästä voi olla hyötyä, jos yhteystietoja on paljon ja haluat lajitella niitä. Jos haluat nimetä uudelleen tai poistaa luomasi yhteystietokansion, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Nimeä uudelleen tai Poista. Hakemisto-kansiossa ovat järjestelmän omat osoitteet All rooms sisältää järjestelmään viedyt tilat, joita voidaan käyttää esim. kokouksia järjestettäessä. Älä käytä vielä All Users kaikki järjestelmän käyttäjät mukaan lukien tilaresurssit All Distribution lists järjestelmään tehdyt ryhmät ja vanhasta sähköpostista siirretyt yhteyskäyttötilit All contacts ei käytössä All Groups- järjestelmään tehdyt ryhmät Offline Global Address List- kokoaa kaikki em. resurssit yhteen Ryhmät-kansiossa ovat järjestelmään tehdyt ryhmät. Ryhmistä lisää sivulla Yhteystietojen luominen Yhteystietojen luominen alusta alkaen 1. Valitse vasemmanpuoleisen ruudun Omat yhteystiedot -kohdasta kansio, jonne haluat luoda yhteystiedon. Jos Omat yhteystiedot on valittu jonkun tietyn kansion sijaan, uusi yhteystieto luodaan Yhteystiedot-kansioon. 2. HUOMAUTUS Ennen kuin luot yhteystiedon, varmista, että valitset vasemmanpuoleisessa ruudussa kansion, jonne haluat luoda yhteystiedon. Kun olet luonut yhteystiedon, sitä ei voi siirtää 3

4 toiseen kansioon. Jos haluat tallentaa yhteystiedon toiseen kansioon yhteystiedon luonnin jälkeen, voit poistaa yhteystiedon ja luoda sen sitten uudelleen toiseen kansioon. 3. Valitse työkaluriviltä Uusi ja valitse Yhteyshenkilö. 4. Täytä haluamasi lisätiedot avautuvaan Lisää yhteystieto -lomakkeeseen. 5. Saat näkyviin lisää asetuksia napsauttamalla -kuvaketta. Jos esimerkiksi haluat lisätä puhelinnumeroita, valitse Puhelin-kohdan alapuolella. 6. Voit peruuttaa tekemäsi muutokset milloin tahansa valitsemalla Peruuta. Muussa tapauksessa, kun olet valmis, tallenna muutokset valitsemalla Tallenna. Yhteystiedon luominen sähköpostiviestistä Jos haluat lisätä nopeasti Yhteystiedot-kansioon minkä tahansa lähettäjän tai vastaanottajan, joka on sähköpostiviestissä, toimi seuraavasti: 1. Siirry tarvittaessa sähköpostiin valitsemalla sovellusten käynnistyskuvake ja valitse sitten sovellusten käynnistyksessä Sähköposti -ruutu. 2. Klikkaa haluttu viesti auki ja klikkaa lukuruudussa sen lähettäjän tai vastaanottajan nimeä, jonka haluat lisätä yhteystietoihin. 3. Valitse Lisää kyseisen henkilön yhteystietokortissa, joka tulee näkyviin. 4

5 4. Voit lisätä esiin tulevassa Lisää yhteystieto -lomakkeessa haluamasi lisätiedot yhteystiedosta. 5. Voit lisätä yhteystietokortin Yhteystiedot-kansioon valitsemalla Tallenna tai peruuttaa toiminnon valitsemalla Peruuta. 5

6 Jos valitset Tallenna, yhteystieto lisätään automaattisesti Yhteystiedot-kansioon. Jos luot yhteystiedon tällä tavalla, yhteystietoa ei voi tallentaa toiseen kansioon eikä sitä voi siirtää toiseen kansioon. 4. Yhteystietoluettelot Yhteystietoluettelo on kokoelma yhteystietoja. Sitä kutsutaan joskus myös jakeluluetteloksi. Voit määrittää yhteystietoluettelon vastaanottajaksi, kun luot sähköpostiviestin. Kun lähetät viestin, se lähetetään samanaikaisesti kaikille luettelossa oleville yhteystiedoille. Voit esimerkiksi luoda yhteystietoluettelon, jonka nimi on "Oma osasto", ja lisätä siihen kaikki osastosi jäsenet. Voit sitten lähettää sähköpostiviestin osastosi kaikille jäsenille kirjoittamalla vain Oma osasto viestin Vastaanottaja:-riville. Huomaa, että yhteystietoluettelo on aina henkilökohtainen. Se ei näy muille käyttäjille, eikä sitä voi lähettää muille selainversiossa. Yhteystietoluetteloa kannattaa käyttää aina silloin, kun tarvitset vain omaan käyttöösi tulevan ryhmän. Yleiskäyttöisistä ryhmistä katso lukua 6 (Ryhmät). Yhteystietoluettelon luominen 1. Valitse vasemmanpuoleisen ruudun Omat yhteystiedot -kohdasta kansio, jonne haluat luoda yhteystietoluettelon. Jos Omat yhteystiedot on valittu jonkun tietyn kansion sijaan, uusi yhteystietoluettelo luodaan Yhteystiedot-kansioon. Kun olet luonut yhteystietoluettelon, sitä ei voi siirtää toiseen kansioon. Jos haluat tallentaa yhteystietoluettelon toiseen kansioon yhteystietoluettelon luonnin jälkeen, voit poistaa yhteystietoluettelon ja luoda sen sitten uudelleen toiseen kansioon. 2. Valitse työkalurivillä Uusi-kohdan vieressä oleva alanuoli ja valitse sitten Yhteystietoluettelo. 3. Syötä esiin tulevaan tyhjään lomakkeeseen yhteystietoluettelon nimi, yhteystietoluettelon jäsenet ja halutessasi huomautukset. Jäsenet saat lisättyä kirjoittamalla muutaman merkin nimestä, järjestelmä ehdottaa omissa yhteystiedoissa olevia nimiä tai pyytää etsimään hakemistosta. 4. Voit peruuttaa tekemäsi muutokset milloin tahansa valitsemalla Peruuta. Muussa tapauksessa, kun olet valmis, tallenna muutokset valitsemalla Tallenna. Yhteystiedon tai yhteystietoluettelon muokkaaminen 1. Valitse keskimmäisessä ruudussa sen yhteystiedon tai yhteystietoluettelon vieressä oleva valintaruutu, jota haluat muokata, ja valitse sitten työkaluriviltä Muokkaa. 6

7 2. Tee haluamasi muutokset. 3. Voit peruuttaa tekemäsi muutokset milloin tahansa valitsemalla Peruuta. Muussa tapauksessa, kun olet valmis, tallenna muutokset valitsemalla Tallenna. 5. Yhteystietojen käsittely Yhteystietojen näytön rajaaminen ja lajitteleminen suodatinvalikon avulla Keskimmäisen ruudun oikeassa yläreunassa on avattava valikko, jonka avulla voit rajata ja lajitella ruudussa näkyvät yhteystiedot ja yhteystietoluettelot. Valikon nimi kuvaa käytössä olevaa lajittelujärjestystä. Valikon oletuslajittelujärjestys on Etunimen mukaan. Kun avaat valikon valitsemalla sen, näet, että se sisältää seuraavat kolme osiota: Näytä-osio, jossa voit valita Henkilöt, jos haluat tarkastella vain yhteystietoja, jotka ovat henkilöitä, tai voit valita Luettelot, jos haluat tarkastella vain yhteystietoja, jotka ovat yhteystietoluetteloita. 7

8 Näyttöjärjestys-osio, jossa voit hallita, miten kukin nimi näytetään, valitsemalla Etunimi Sukunimi tai Sukunimi Etunimi. Lajittelujärjestys-osio, jossa voit valita erilaisia asetuksia, kuten Sukunimi, Yritys tai Työkaupunki. Käytössä oleva lajittelujärjestys määrää valikon nimen. Jos esimerkiksi valikon nimi on Etunimi ja muutat lajittelujärjestystä valitsemalla Sukunimi-vaihtoehdon, valikon nimeksi muuttuu Sukunimi. 5.2 Yhteystiedon tai yhteystietoluettelon poistaminen Voit poistaa yhteystietoja tai yhteystietoluetteloita, jotka on luotu Outlookin verkkoversiossa Valitse yhteystieto tai yhteystietoluettelo. Valitse Poista. 6. Ryhmät Office 365:n selainversion uutena ominaisuutena ovat ryhmät. Ryhmän tarkoituksena on toimia keskustelualustana, jossa ryhmän jäsenet voivat lähettää viestejä, jakaa kalenterin sekä jakaa tiedostoja keskenään. Ryhmä voi olla julkinen tai yksityinen. Julkiset ryhmät ovat avoimia kaikille. Yksityinen ryhmä sen sijaan on avoin vain jäsenilleen. Sen sisältö ja keskustelut eivät ole kaikkien tarkasteltavissa. Yksityinen ryhmä on parempi vaihtoehto, kun tietoturva ja yksityisyys on tärkeää, esimerkiksi käsiteltäessä liikesalaisuuksia ja luottamuksellisia tietoja (kuten kaupungin toiminnassa yleensä). Vaikka yksityisen ryhmän nimen näkevät kaikki, sen sisältämät tiedot on suojattu niin, ettei niihin pääse käsiksi hakujen tai linkkien kautta tai muilla tavoin. Ryhmän jäseneksi pääseminen edellyttää ryhmän valvojan hyväksyntää. HUOMAUTUS Vaikka yksityisen ryhmän toimintaan voivat osallistua vain sen jäsenet, kuka tahansa voi lähettää yksityiselle ryhmälle sähköpostia ja vastaanottaa siltä sähköpostiviestejä. Viestintä on olennainen osa ryhmän toimintaa. Ryhmällä on oma postilaatikko, jossa voi selata ja hallita ryhmän sähköposteja. Ryhmän jäsenet voivat myös käydä keskusteluja Outlook Web Appin avulla lähettämällä lyhyitä viestejä ja vastaamalla niihin. Koko keskusteluhistoria tallennetaan, joten uudet jäsenet pääsevät nopeasti ajan tasalle jo käsitellyistä aiheista. Ryhmä ei ole kuitenkaan sama asia kuin jakelulista. Jos tarvitset selainversiolla listan, jonka avulla voit lähettää viestin usealle henkilölle samanaikaisesti, käytä yhteystietoluetteloa (ks. edellinen luku). Ryhmillä on myös muita rajoitteita. Ryhmälle lähetetyt sähköpostiviestit eivät automaattisesti näy Outlook-sähköpostiohjelmassa, joka ei tue ryhmiä (versio 2010). Ryhmien toimintaan kuuluva OneDrive-tiedostopalvelu ei myöskään sisälly kaikkiin kaupungin käytössä oleviin sähköpostitileihin. Toisaalta selainversiota käytettäessä ryhmät ovat ainoa keino luoda yhteistietoluetteloita (jakelulistoja), jotka ovat muidenkin käyttäjien käytettävissä. Koska ryhmät ovat melko uusi käsite Office 365:ssa eikä niiden yhteensopivuus Outlook-sähköpostiohjelman kanssa ole vielä joustava, suosittelemme että ryhmiä käytetään vain silloin, kun selainversiossa on tarve luoda usealle käyttäjälle tarkoitettuja jakelulistoja tai selainversiota käyttävien käyttäjien kesken esim. projektiluontoiseen yhteydenpitoon. Tehtävien ryhmien tulee liittyä työkäyttöön. 8

9 6.1 Ryhmän luominen 1. Kirjaudu sisään Office 365:een ja siirry kohtaan Outlook, Henkilöt, tai Kalenteri. Tuo tarvittaessa näkyviin Luo ryhmä -komento valitsemalla Lisää. VIHJE Lisää-komennon valitsemisen sijaan voit luoda ryhmän myös viemällä osoittimen ryhmän siirtymisruudun päälle ja napsauttamalla +-kuvaketta. 2. Tuo Luo ryhmä -ruutu näkyviin valitsemalla RYHMÄT-kohdassa Luo ryhmä. 3. Kirjoita Valitse nimi -ruutuun ryhmän nimi, joka kuvaa lyhyesti ryhmän käyttötarkoitusta. 4. Jos haluat muuttaa URL-osoitteen ja sähköpostiosoitteen oletusarvoista tunnusta, valitse Ryhmätunnusruudussa Muokkaa ja kirjoita ryhmän nimestä poikkeava tunnus. Ehkä haluat esimerkiksi lyhentää nimeä, jottei URL-osoitteesta ja sähköpostiosoitteesta tule liian pitkiä. Jos näyttöön tulee "ei käytettävissä" -sanoma, muuta ryhmän nimi tai tunnus yksilölliseksi. TÄRKEÄÄ Määritä ryhmän tunnus harkiten. Tunnusta ei voi muuttaa, kun ryhmä on luotu. 5. Kirjoita Lisää kuvaus -ruutuun ryhmän kuvaus, jonka perusteella muut ymmärtävät ryhmän käyttötarkoituksen. VIHJE Kuvauksen on hyvä olla mahdollisimman selkeä, koska se näkyy kaikkialla Office 365:ssä ja siten antaa muille kuvan ryhmästä ja sen käyttötarkoituksesta. Kuvaus näkyy myös tervetuloviestissä, joka lähetetään kaikille ryhmään liittyville. 6. Tee Tietosuoja-ruudussa jompikumpi seuraavista: Luo ryhmä, johon kuka tahansa voi liittyä ja jonka sisältö on kaikkien nähtävillä, valitsemalla Julkinen (ei suositeltava). Luo ryhmä, johon liittyminen vaatii ryhmän järjestelmänvalvojan hyväksynnän ja jonka sisältö on vain ryhmän jäsenten nähtävillä, valitsemalla Yksityinen. 7. Voit ottaa käyttöön sähköpostin sekä kalenteritapahtumien tilaukset valitsemalla ryhmäkeskustelujen lähettämisen omiin sähköposteihin jäsentilausten avulla. TÄRKEÄÄ Jos käytät mieluummin Outlookia kuin Outlook Web Appia, toiminto kannattaa ottaa käyttöön ja siten varmistaa, että saat ryhmän sähköpostit Outlookiin oikea-aikaisesti ja pysyt ajan tasalla ryhmän tapahtumista. Voit myös vastata keskusteluihin Outlookista. Vastaukset tulevat välittömästi näkyviin ryhmäkeskustelussa. 8. Kun olet valmis, valitse Luo ryhmä -ruudun ylälaidassa LUO. 9

10 9. Näkyviin tulee Lisää jäseniä -ruutu. Tee jompikumpi seuraavista: Lisää jäsenet heti Jos haluat lisätä jäsenet heti, kirjoita nimi tai sähköpostialias Lisää jäseniä -ruutuun. Voit hyödyntää kirjoituksen täydennystoimintoa, joten usein riittää, että kirjoitat kolme ensimmäistä kirjainta. Voit tarvittaessa etsiä yhteystiedon valitsemalla Etsi hakemistosta. Lisää yhteystieto Lisää jäseniä -ruutuun valitsemalla se luettelosta. Kun kaikki lisättävät jäsenet näkyvät Lisää jäseniä -kentän alapuolella, valitse ruudun ylälaidassa LISÄÄ. Lisää jäseniä myöhemmin Jollet halua lisätä jäseniä tässä vaiheessa, valitse EI NYT. Voit aina lisätä tai poistaa jäseniä myöhemmin. 10