Oppilaan pikaopas. Project 2013 käyttöliittymä ja näkymät

Transkriptio

1 1 Oppilaan pikaopas Project 2013 käyttöliittymä ja näkymät Kun avaat Project ohjelman, näet ensimmäisenä pelkistetyn näkymän. Uusi Project 2013 voi auttaa projektinhallinnassa kuten esim. projektitietojen esitteleminen kokonaan uudella valikoimalla mukautettavia raportteja. Tätä ei löydy vanhimmista versioista. Lisäksi voit myös ryhmän kanssa keskustelusta poistumatta projektista ohjelman sisäisillä Lync-ominaisuuksilla tai tehtäväpolkujen jäljittäminen monimutkaisen Ganttkaavion selvittämiseksi. Käyttöliittymä perustuu valintanauhaan Ribbon Valintanauha, jossa komennot on jaettu ryhmiin Tabs Välilehdet avulla. Project 2013:ssa valintanauhaa voidaan myös muokata: sinne voidaan lisätä uusia välilehtiä tai standardivälilehdiltä voidaan poistaa tai lisätä komentoryhmiä. Sen sijaan standardista ei voi poistaa yksittäisiä komentoja, joka tekee ohjeiden laatimisen helpommaksi.

2 2 Yleisiä välilehtiä: File tab Tiedosto välilehti avaa Office Backstagen, jossa ovat tiedostonhallintaan liittyvät komennot. Task tab Tehtävä välilehti sisältää tehtäväkohtaiset välilehdet ja asiayhteyden mukaan järjestetyt valikot sisältävät tehokkaita toimintoja. Niiden avulla voit aloittaa käytön ja saada tuloksia aikaan helposti. Resource tab Resurssi välilehdeltä lisätään resurssit. Report tab Raportti välilehdellä voit ottaa erilaisia raportteja. Tämä välilehti on tullut uutena Project Project tab Projekti välilehdellä voit mm. määritellä projektin aloituksen ja lisätä aliprojektin. View tab Näytä välilehdeltä voi vaihtaa eri näkymiä ja asettaa näyttöasetuksia. Tällä välilehdellä voit myös vaihtaa näkymästä toiseen. Format tab Muotoilu välilehdeltä saat näkyviin eri näkymien työkalut ja voit niitä tarvittaessa muotoilla. Kuvassa on Gantt-kaaviotyökalut näkyvissä. Käyttäjän määrittämä ajoitus Project ohjelmassa oli jo uudistunut ajoituksen määrittelyjen osalta. Näiden muutosten myötä aikataulujen hallinta on helpompaa ja tehokkaampaa. Microsoft Excel- tai Word-ohjelmassa luotujen alustavien tehtäväluetteloiden liittäminen Projectiin on nyt mahdollista ilman uudelleenmuotoilua. Toimintojen myötä joustavuus lisääntyy käyttäjän määrittämässä ajoituksessa. Vaihtoehtoinasi on tehtävien ajoittaminen manuaalisesti käytettävissä olevien tietojen perusteella tai automaattisesti laskettujen päivämäärien ja kestojen mukaisesti.

3 3 Työryhmän työsuunnitteluapuohjelma Yksinkertaisessa ja intuitiivisessa resurssinäkymässä esitetään sopiva resurssien ja tehtävien yhdistelmä visuaalisesti. Voit suunnitella ja optimoida resursseja koko työryhmää ja projektia varten vetämällä ja pudottamalla. Tehtävät, joita ei ole annettu tai ajoitettu, voi havaita nopeasti. Näin ongelmat voi ratkaista etukäteen. Tehtävätason tietoja voi tarkastella siirtämällä osoittimen tehtävän kohdalle, mikä helpottaa suunnittelua.

4 4 Projektin yleinen työaika sekä kalenterimääritykset Jotta laadittava projektisuunnitelma vastaisi mahdollisimman hyvin todenmukaista tilannetta tulisi aina aloituksen yhteydessä varmistaa ja tarvittaessa asettaa niin yleinen työaika kuin projektikalenterin määritykset mahdollisimman oikeiksi. Yleinen työaika Yleisen työajan määrityksiin päästään File tab Options Schedule Tiedosto välilehti Asetukset Aikataulu kautta. Vinkki Erilaiset työaikamuutokset tulee tehdä huolella siten, niiden välille ei jää ristiriitoja.

5 5 Kalenteriasetukset Kalenterimäärityksiä tehdään valitsemalla Project tab Properties group Change Working Time Projekti välilehti Ominaisuudet ryhmät Muuta työaikaa. Haluttu kalenteri valitaan k0hdasta For Calendar Kalenteri. Exeptions Poikkeukset - välilehdelle merkitään ei-työaikaan kuuluvat ajat. Alkaminen voidaan kirjoittaa suoraan asianomaisiin kenttiin tai aikoja voidaan tarkentaa Details Tarkenna - painikkeen takaa avautuvasta ikkunasta. Työviikko määritetään Workweek Työviikko -välilehdellä. Oletuksena on viikko nimeltä Default Oletus. Tämän tai muun halutun viikon työaikoja päästään muuttamaan Details Tarkenna - painikkeen takaa avautuvasta ikkunasta. On suotavaa ohjelman toimivuuden kannalta, että kalenteriin merkittävä työpäivän asetukset vastaavat Options Asetukset ikkunassa olevia määrittelyjä niin aloitus-ja päättymisaikojen kuin eri työjaksojen yhteenlasketun työpäivän pituuden suhteen. Asetusten määrittäminen yleisiksi asetuksiksi Kuten aiemmin todettiin, niin edellä tehdyt projektikohtaiset asetukset voidaan määrittää ohjelman yleisiksi asetuksiksi.

6 6 Yleinen työaika Yleinen työaika määritellään File tab Option Schedule Tiedostot välilehti Asetukset Aikataulu. Kalenteri Kalenterille ei vastaavan kaltaista mahdollisuutta ole. Kalenteri voidaan kuitenkin asettaa yleiseksi kopioimalla se yleiseen tyhjään mallipohjaan Global.mpt nimiseen tiedostoon. Tämä tiedosto sisältää kaikki uuden tyhjän projektin aloitukseen liittyvät tiedot mm. yleisen kalenterin. Jostakin projekitiedostosta, jossa käyttäjä on tehnyt muutoksia kalenteriin, voidaan muutettu kalenteri kopioida pysyvästi tähän yleiseen mallipohjaan Global.mpt mallitiedostoon. Kopiointi tehdään Organizer Järjestäminen työkalulla. 1. Valitse ensin File tab Info Organizer Tiedosto välilehti Tiedot Arkistointi ja saat näytöllesi alla olevan lomakkeen. 2. Valitse sitten lomakkeesta välilehti Calendars Kalenterit, jotta voit kopioida kalenterin tiedot. 3. Valitse sitten esimerkiksi oikeaan ikkunaan se projektitiedosto, josta kopioit ja vasempaan ikkunaan kohteeksi Global.mpt. 4. Paina sitten Copy Kopioi ja vastaa Yes Kyllä ruudulle tulevaan vahvistukseen kysymykseen.