Videoneuvottelut ja tiimityövälineet OSTAJAN OPAS

Videoneuvottelut ja tiimityövälineet OSTAJAN OPAS

Sisältö Johdanto 1 Aloita organisaatiosi tavoitteista ja tarpeista 2 Neljä erilaista tarvetta 5 1. Verkkoneuvottelu 6 2. Tiimiviestintä 7 3. Videoneuvottelu 8 4. Webinaari tai seminaari 9 Näin varmistat, että välineet tulevat aidosti käyttöön 10 Kumppanin valinnan merkitys 11 Kutsu: Tule demoon, näe mikä kaikki on mahdollista 12 Lopuksi 13 2

Johdanto Tämä opas on sinulle, joka etsit videoneuvottelu- ja tiimityöskentelyvälineitä yrityksesi toiminnan tueksi. Haluamme auttaa sinua hahmottamaan, mitkä asiat ovat tärkeitä, mitä mahdollisuuksia sinulla on käytettävissäsi sekä mihin sinun ostajana kannattaa keskittyä, kun olet yhteydessä ratkaisuja myyvään tahoon. Tärkein viestimme sinulle on: määrittele alussa yrityksesi tavoitteet hankinnalle ja pidä niistä kiinni viimeiseen asti. Teknologia on vain väline. Antoisia lukuhetkiä! Pidä näistä tavoitteista kiinni viimeiseen asti. Teknologia on vain väline. 1

Aloita organisaatiosi tavoitteista ja tarpeista Ennen kuin lähdet määrittelemään vaatimuksia työkaluille, aloita tavoitteista ja tarpeista. Mikä on se muutos, minkä haluat saada aikaan yrityksessäsi? Jos aloitat suoraan sovelluksista ja laitteista, saatat harhautua alkuperäisesti tarpeestasi - alat shoppailla tarpeettomia ominaisuuksia ja unohdat tärkeimmät asiat. Jokaisen yrityksen tavoitteet ovat yksilölliset, mutta yleensä tiimityövälineillä haetaan muun muassa näitä asioita: työnteosta halutaan tehdä paikkariippumatonta, tiimityöskentelyä pyritään helpottamaan, etätyö halutaan mahdollistaa, viestintää eri toimipaikkojen halutaan sujuvoittaa välillä sekä työntekoa ja työntekijöiden arkea halutaan helpottaa. Kun ylätason tavoitteet ovat selvillä, kannattaa selvittää tarpeet. Seuraavilla sivuilla luettelemme asioita, joita suosittelemme selvittämään yrityksesi sisällä. 2

Tässä asioita, joita suosittelemme kartoittamaan yrityksessäsi: KOKOUSTAMISTARPEET Mitä kokouksia ja tapaamisia yrityksessä pidetään, ja kuinka usein. Mitä kokouksissa halutaan saada aikaan? Miten välineillä voitaisiin parantaa kokousten laatua? Tukeeko teknologia kokouksia tällä hetkellä? Onko kokouksissa pakko olla fyysisesti paikalla? ETÄNEUVOTTELUT Halutaanko eri toimipisteiden välistä yhteydenpitoa helpottaa ja lisätä? Halutaanko etätyöskentelyä helpottaa? Voitaisiinko tapaamisista ja kokouksista tehdä paikasta riippumattomia? TIIMIEN VIESTINTÄTARPEET Millä tavoilla tiimien välistä viestintää halutaan helpottaa? Haluatteko vähentää sähköpostin määrää? Haluatteko mahdollistaa tehokkaampaa projektiviestintää? Haluatteko keskittää tiimien tai projektien viestintää yhteen työkaluun? 3

MATKUSTAMINEN Kartoita, mitkä ovat yleisimpiä syitä miksi työntekijöiden täytyy matkustaa? Mitä matkoja voitaisiin tehdä tarpeettomiksi toimivien työkalujen avulla? Haluatteko parantaa työntekijöiden ajankäyttöä? TIEDOTUSTARPEET Mitä tarpeita yrityksessä on sisäiseen tiedottamiseen liittyen? Voitaisiinko teknologialla helpottaa tiedottamista ja viestintää? APUA KARTOITUKSEEN? Me voimme halutessasi auttaa sinua yrityksesi tarvekartoituksessa, ilman sitoumuksia. Jätä yhteydenottopyyntö tästä. 4

Neljä erilaista tarvetta Kun tiedät tavoitteesi ja tarpeesi, on aika miettiä mitä välineitä tarvitaan. Työkaluja on tarjolla valtava määrä erilaisilta toimittajilta. Olemme jaotelleet neljä eritasoista tarvetta videoneuvottelu- ja tiimiviestintäratkaisuille, jotka ovat: 1. Verkkoneuvottelu 2. Tiimiviestintä 3. Videoneuvottelu 4. Webinaarit ja seminaarit Valintaasi helpottaaksemme esittelemme seuraavilla sivuilla nämä neljä tarvetta, tyypillisen käyttötilanteen sekä mainitsemme muutamia esimerkkejä tyypillisistä ratkaisuvaihtoehdoista. 5

1. Verkkoneuvottelu TARVE Verkkoneuvottelu sopii hyvin tilanteeseen, jossa haluat jakaa ruudullasi esimerkiksi Powerpoint-esityksen ja keskustella samalla äänen välityksellä - et siis tarvitse videoyhteyttä. Verkkoneuvottelu sopii hyvin erityisesti silloin, kun tilanteessa ei tarvitse nähdä toisen eleitä ja ilmeitä, esimerkiksi tutun henkilön tai tiimin kanssa. KÄYTTÖTILANTEITA Tiimipalaveri, presentaation näyttäminen kollegalle, tiedoston muokkaaminen yhdessä kollegan kanssa ESIMERKKIRATKAISU: Skype For Business Skype For Business soveltuu erityisen hyvin verkkoneuvotteluihin. Se mielletään usein videoneuvottelutyökaluna. Siihen sitä ei kuitenkaan ole alunperin suunniteltu. Skypessä ei esimerkiksi ole vakiona video-ominaisuutta päällä - ja syystä. 6

2. Tiimiviestintä TARVE Kun haluat pitää yllä chat-keskustelua sekä jakaa tiedostoja tiimiläisten kanssa, sopivat tiimiviestintätyökalut tilanteeseen. Lisäksi saatat todennäköisesti haluta myös ottaa videoyhteyden tiimikavereihisi samalla työkalulla. KÄYTTÖTILANTEITA Projektin eteenpäin vienti, mikä tahansa tiimityön edistäminen, päivittäinen viestintä sähköpostin sijasta, tiedottaminen ESIMERKKIRATKAISUJA: Cisco Spark, Slack, Microsoft Teams Tiimiviestintä on tällä hetkellä in, ja alalla tapahtuu paljon. Slack oli yksi ensimmäisiä alalla todella laajasti läpilyöneistä sovelluksista. Slackissa on tiimichat sekä tiedostojen jakamisominaisuus. Video- ja ääniominaisuus Slackista puuttuu. Spark on Ciscon ratkaisu, joka yhdistää joustavat videopuhelut Slackin keskustelu- ja tiedostonjako-ominaisuuksiin. Cisco Sparkin avulla tiimi työskennellä kätevästi yhdessä keskitetyssä paikassa: chatata, jakaa tiedostoja ja järjestää videopuheluita. Tuoteperheeseen kuuluu myös Spark Board, joka lisää Sparkiin älyä ja parempia videoneuvotteluominaisuuksia. Boardilla tiimi voi esimerkiksi piirtää yhdessä valkotaululle paikasta riippumatta. Microsoft kehittää vastaavan tyyppistä ratkaisua kuin edellämainittu Cisco Spark. Sen tavoitteena on yhdistää Microsoft Teams sekä Skype yhdeksi kokonaisvaltaiseksi tiimityökaluksi. Tällä hetkellä markkinoilla oleva Teams on ominaisuuksiltaan samankaltainen työkalu kuin Slack. 7

3. Videoneuvottelu TARVE Videoneuvotteluratkaisuja voit tarvita koska tahansa, kun haluat pitää kokouksen tai tapaamisen, jossa on vähintään kaksi osallistujaa. Kokouksen osallistujat voivat olla fyysisesti eri paikoissa sekä käyttää erilaisia laitteita: läppäreitä, videoneuvottelulaitteita, kännykköitä tai tabletteja. KÄYTTÖTILANTEITA Mikä tahansa kokous: johtoryhmä, tiimin viikkopalaveri, yrityksen kuukausipalaveri, projektiryhmä, myyntipalaveri, tiedotustilaisuus, videohaastattelu, myyntitapaaminen ja niin edelleen. ESIMERKKIRATKAISU: Videoneuvottelulaitteet ja -sovellukset Videoneuvottelulaitteissa on valtavasti valinnanvaraa sekä tarjoajien välillä, että niiden tuotevalikoimien sisällä. Alan johtavia tarjoajia ovat Cisco, Lifesize sekä Polycom. Modernit videoneuvottelupalvelut mahdollistavat laadukkaan kuvan ja äänen lisäksi eistysten jakamisen tarkalla resoluutiolla. Ratkaisut ovat entistä helppokäyttöisempiä, joustavampia ja niitä tarjotaan useimmiten pilvestä. Ratkaisut ovat entistä vähemmän riippuvaisia tietystä toimittajasta: yhdessä yrityksessä voidaan luontevasti ja luotettavasti hyödyntää useamman eri toimittajan ratkaisuja. Tyypillisesti videoneuvottelulaitteiden tarve jaotellaan huonekokojen mukaan: tuleeko laite pieneen neukkariin, isoon neukkariin, avotilaan ja niin edelleen. Muita muuttujia ovat mm. äänentoisto sekä erilaisten ominaisuuksien ja automatiikan määrä. 8

4. Webinaari tai seminaari TARVE Kun haluat pitää esityksen suurelle yleisölle livenä, verkossa tai yhdistelmänä. Tilanteessa kommunikoidaan joko yksisuuntaisesti eli one-to-many tai vuorovaikutteisesti. KÄYTTÖTILANTEITA Webinaari, seminaariesitys videon välityksellä, koulutus, tiedotustilaisuus ESIMERKKIRATKAISUJA: Cisco WebEx, Praecom REC -palvelu Online-webinaareihin löytyy paljon käteviä työkaluja. Esimerkiksi Ciscon WebEx-webinaarityökalu mahdollistaa lähetyksen pitämisen isolle joukolle. Siitä löytyy edistyneet ominaisuudet vuorovaikutukseen yleisön kanssa - esimerkiksi reaaliaikaisen äänestyksen tai kyselyn tekemiseen. Jos tarpeena on pitää seminaariesitys videoyhteyden kautta, yksisuuntainen tiedotustilaisuus tai koulutus, sopii tarpeeseen edellisessä kohdassa mainitut videoneuvotteluratkaisut live stream- ja tallennusominaisuuksilla höystettynä. Yksi esimerkki tallennus- ja suoratoistopalveluista on Praecomin oma REC-palvelu, joka on yhteensopiva kaikkien yleisimpien videoneuvottelupalvelujen kanssa. Sen käyttö onnistuu yhtä helposti kuin videopuhelun soittaminen. 9

Näin varmistat, että välineet tulevat aidosti käyttöön Kartoittaessasi yrityksesi tarpeita saatat kohdata paljon erilaisia toiveita ja tarpeita käyttäjiltä. Saatat kuitenkin olla skeptinen: käyttävätkö työntekijät välineitä sitten, kun ne tulevat saataville, vai jäävätkö toiveet puheiden tasolle? Välineet tulevat varmasti käyttöön, kun huolehdit kolmesta asiasta: 1. VIESTINTÄ JA JOHTAMINEN Viestinnän merkitystä ei voi ylikorostaa. Ensimmäisenä työntekijöiden on tiedettävä, että mitä välineitä heillä on käytettävissään. Alussa on aktiivisesti huolehdittava, että uusia työkaluja hyödynnetään. Johdon, esimiesten ja muiden kollegojen esimerkki. 2. KOULUTUS Tiiviisti edelliseen liittyen, käyttäjien on saatava opastusta työkalujen käyttöön, jotta he voivat käyttää niitä. Hyvät välineet ovat toki intuitiivisia käyttää, mutta kaiken uuden omaksuminen vie aikaa. Koulutus nopeuttaa omaksumista. 3. VÄLINEET, JOTKA AIDOSTI TÄYTTÄVÄT TARPEEN Huonot välineet jäävät aina hyllyyn, vaihtoehtoinen tapa hoitaa sama asia löytyy nopeasti. Kun välineet täyttävät sen aidosti tarpeen, mitä varten ne on ostettu, niitä myös käytetään. Toimiville välineille on käyttöä organisaatioissa aina enemmän kuin etukäteen luullaan. Toimiva teknologia poistaa työnteon 10

esteet ja mahdollistaa täysin uusia asioita. Sen ansiosta käyttöä on ennakoitua laajemmin. Silloin huomataan esimerkiksi, kuinka käytännössä mikä tahansa kokous voidaan pitää etänä, kun välineet toimivat luotettavasti ja helposti. Voit ottaa tämän huomioon kartoitusvaiheessa kysymällä, mihin kaikkeen välineitä käytettäisiin jos niihin voisi aidosti luottaa. Kumppanin valinnan merkitys Väitämme, että tänä päivänä teknologialla ei ole ratkaisevaa merkitystä toimittajaa tai valmistajaa valitessa. Välineet ovat helposti kaikkien saatavilla. Enemmän on kyse toimittajan lähestymistavasta asiakkuuteen teknologian valinnasta, käyttöönottoon sekä siihen, mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen. Omien kokemustemme mukaan alalla on paljon toimijoita, jotka toimivat tuotekeskeisesti. Kun sovellukset ja laitteet on asennettu, perävalot vilkkuvat. Tukea ei saa, eivätkä ratkaisut kehity ajan myötä. On erityisen tärkeää valita asiakaskeskeinen kumppani, joka auttaa kehittämään toimintaasi, antaa tukea ja pyrkii aidosti auttamaan. Vain näin saat myös ostamistasi työkaluista kaiken irti. 11

Kutsu: Tule demoon, näe mikä kaikki on mahdollista Tänä päivänä teknologia mahdollistaa sellaisia asioita, joihin ei ole aiemmin pystytty. Videoneuvotteluihin liittyy edelleen pinttyneitä käsityksiä, joiden mukaan ne ovat epäluotettavia, vaikeakäyttöisiä sekä huonolaatuisia ääneltään ja kuvaltaan. Mikään näistä ei oikeasti pidä paikkaansa. Nämä pinttyneet käsitykset estävät ostajia tekemästä parhaita mahdollisia valintoja, kun mahdollisuuksia ei ymmärretä. Siksi kutsumme sinut toimistollemme demoon, jossa saat itse nähdä mitä kaikkea nykyajan videoneuvotteluilla ja viestintäsovellukset mahdollistavat. Näytämme demon ilman sitoumuksia. Tilaa demo jättämällä yhteydenottopyyntö sivuiltamme. 12

Lopuksi Ratkaisuja ostaessasi pidä kiinni liiketoimintasi tarpeista: mikä on se muutos, jonka haluat nähdä? Se voi liittyä parempaan käyttökokemukseen, työkalujen parempaan toimivuuteen sekä koko organisaation jouhevampaan toimintaan. Moderni organisaatio ei pärjää ilman toimivia työkaluja. Ne mahdollistavat työnteon, joka on joustavaa ja paikkariippumatonta. Saat helposti yhteyden työkavereihisi mistä tahansa, millä laitteella tahansa, milloin vain. Välineitä on paljon, mutta vain kokonaisuus ratkaisee. Etsi kumppani, joka auttaa sinua rakentamaan aidosti toimivan kokonaisuuden, joka helpottaa organisaatiosi toimintaa joka päivä. 13

PRAECOM - 100% ONNISTUNUT KOKOUS Tutustu meihin tarkemmin osoitteessa: 14