Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta Työkaluja puheenjohtajuuteen Muokannut Roosa Hänninen
Ohjelma 1. Puheenjohtajuudesta ja ryhmätyöskentelystä 2. Johtaja ja alainen? 3. Vastuunjako, ajankäyttö ja jaksaminen 4. Kokouskäytännöt 5. Ongelmatilanteet
Millainen on hyvä puheenjohtaja?
Millainen on hyvä puheenjohtaja? Organisointikykyinen Motivoitunut Innostava Hyvä tiimipelaaja Kokonaisuuksia ymmärtävä Neuvottelukykyinen Hyvä vastuunjakaja Hallituslaiset tunteva Vahvuudet ja heikkoudet itsessä/muissa Asioihin perehtyvä/asioista perillä oleva Kokouskäytännöt tunteva Jämäkkä Hyvän auktoriteetin omaava Stressinsietokykyinen
Ovatko muut hallituksen jäsenet alaisiasi vai vertaisiasi?
Muut alaisinasi - vai vertaisinasi Tarvittaessa molempia Puheenjohtaja pitää langat käsissä ja tietää, mitä muut tekevät Esim. aikataulut Välillä joutuu valitettavasti vähän patistamaan. Mieluummin vertaisena, ongelmatilanteissa alaisena Pyri olemaan aina mahdollisimman vertainen puheenjohdettaville Älä asemoi itseäsi aiheetta muiden yläpuolelle. Optimaalisessa tilanteessa hallitus itseohjautuva Puheenjohtajan tehtävä toimia koordinaattorina ja aktivaattorina Hallitustoiminta mielekkäämpää
Ryhmäytyminen Ryhmät edistyvät vain, jos joku uskaltaa ottaa ensimmäisen askeleen Ole valmis tutustumaan ja tutustuttamaan Johtajana sinun pitää olla valmis tekemään ensimmäinen virhe. Kaikkea ei tarvitsekaan osata alussa! Mitä paremmin hallitus tuntee toisensa, sitä yhtenäisempi hallitus on. Luottamus, luonnollisuus, rentous Kannattaa järjestää pitkin vuotta jonkinlaista ryhmäyttävää toimintaa Mökkiviikonloppu, yhteinen illallinen Nähkää toisianne siis myös vapaa-ajalla Auttaa jaksamaan yhdessä!
Hallituksen viestintä Pidä aina koko hallitus informoituna Motivoi hallituslaisia Moni ihminen muistaa varmemmin tärkeät asiat, kuin yksi Yhtenäistää Pyrkikää erottamaan vapaa-aika hallitustoiminnasta Suosikaa virallisessa viestinnässä virka-aikoja Viikonloppujen erottaminen vapaa-ajaksi Iltaisin voi hoitaa omia juttuja, mutta älä oleta muiden reagoivan kello 22.15. Älä koskaan oleta mitään, vaan varmista! Tieto, reagointi, muistaminen To do listat käyttöön
Vastuunjakaminen Hallitus toimii sitä paremmin, mitä enemmän vastuuta jaetaan. Hallituksen jäsenet ovat hallituksessa tehdäkseen jotain kyseisen järjestön hyväksi. Tehtävien tasapuolinen jakaminen Älä edes yritä tehdä kaikkea yksin, vaan delegoi asioita hallituksen jäsenille! Tunne puheenjohtamasi hallitus Hallituslaisten erityisosaaminen Jaa eri vastuita parhaiten kyseisiin tehtäviin sopiville jäsenille Älä kuitenkaan vie turhaan tehtäviä pois Pidä mielessä aikataulut ja deadlinet
Kokouskäytännöt Valmistaudu kokouksiin hyvin o Sovi kokousten ajankohdat ajoissa Esityslistat liitteineen ajoissa jakoon Asiat selkeässä ja johdonmukaisessa järjestyksessä esityslistalle Ole tasapuolinen ja jaa puheenvuoroja kaikille pyydetyssä järjestyksessä Rajoita tarvittaessa keskustelua ja pidä puheenvuorot tiiviinä Kukaan ei halua aina kokoustaa 4 tuntia! Huolehdi keskustelun etenemisestä kohti päätöksiä Johdattele keskustelua, mikäli keskustelu jää jumiutumaan paikalleen (esim. kahden henkilön keskinäiseksi väittelyksi)
Voimaa kokoustamiseen Toiminnan tavoitteellisuus Toimintasuunnitelma työkaluna Budjetti toimintasuunnitelman parina Vuosikello työkaluna Vähintään puheenjohtajalla itsellään oma hahmotelma Erilaiset kokoukset: Päätöksenteko, keskustelu, suunnittelu, ideointi Hajauta! Esityslista Tärkeät asiat alkuun, laajat keskustelut loppuun Priorisoi tarvittaessa tai siirrä keskustelua muihin kanaviin Pysy aikataulussa älä ahda liikaa asioita
Omasta jaksamisesta huolehtiminen Jossain vaiheessa varmasti stressaa ja on kiire Vaikka järjestötoiminta on kivaa, muista levätä ja huolehtia opinnoistasi Ainejärjestön ei pidä yrittää hypätä liian korkealle, vaan tehdä sen verran, mikä on aktiivien kannalta järkevää Mikään ainejärjestö ei ole uupumisen arvoinen! Muista, että myös puheenjohtaja voi avoimesti kertoa huolistaan hallitukselle! Huolehdi myös elämästä ainejärjestön ulkopuolella
Erilaisia kauhuskenaarioita Hallituksen jäsen väsyy Koko hallitus väsyy Hallituksen jäsen eroaa yllättäen hallituksesta Hallituksen jäsenten kesken syntyy suhde Joku ei hoida hommiaan kunnolla Suuri tapahtuma floppaa Joku mokaa ja koko hallitus kärsii
Ongelmatilanteiden ratkaisu Luo alusta asti luottamuksen ilmapiiri näin sinuun uskalletaan ottaa yhteyttä tilanteessa kuin tilanteessa Pyri ratkaisemaan ongelmat henkilötasolla Kannattaa tavata hallituslaisia kahden kesken Puheenjohtajana vastaat, että ongelmat ratkeavat Älä kuitenkaan pelkää pyytää apua Muissa järjestöissä on varmasti tullut vastaan ongelmia Ainejärjestöt, ISYY, muut järjestöt Ihmissuhteet hallituksen ulkopuolella Muista kuitenkin salassapito! Äärimmäisenä keinona ongelmatilanteen ratkaisuun voi olla ero joko puheenjohtaja tai hallituksen jäsen
Toisaalta Hallitus voi toimia koko vuoden kohtaamatta yhtään suurempaa ongelmaa Hallituksesta syntyy kaveripiiri Yhteisiä kokemuksia muistellaan vuosienkin päästä Ainejärjestötoiminnan on tarkoitus olla opettavaista ja mukavaa (ei liian vakavaa)! Muista, että virheitä saa ja pitääkin sattua. Puheenjohtajalla aina hallitus tukiverkkonaan
Kysymyksiä tai ajatuksia?
Kiitos!