MUUTOS 4! - Onnistu ohjausryhmän kanssa!

Transkriptio

1 MUUTOS 4! - Onnistu ohjausryhmän kanssa! Projektointitehtävä; teemat, ideat, toimenpiteet, mittarit Vetäjänä kehittämiskonsultti, valmentaja Terhikki Rimmanen, Humap Oy

2 Enemmän keskustelua ja ideointia, puheeksiottamista (11) -Kokeillaan, sitä projektit on eli uusien ideoiden testausta - Aitoa kuuntelua kuulemisen sijaan - Näkökulmia ohjausryhmän ulkopuolelta - Puheeksiottamista ohjausryhmän jäseniltä (ei projektihenkilöstön aloite) - Asialistan virallisuus pois, ryhmän vetäjä ei tiukasti siinä kiinni - Pois rooleista - Jäsenet voisivat vuorotellen toimia vetäjinä joissakin osioissa - Kokemusten vaihtoa - Kipeistä asioista oppimista -> onnistumiseen - Herättävät kysymykset - Virheiden kautta onnistumiseen, ei pelätä virheitä Toimenpiteet Mittarit -Kriittinen tarkastelu - Ohjausryhmältä pyydetään kolme päällimmäistä ajatusta sähköpostilla ennen ohjausryhmän kokousta (nimetön) -> käsitellään ohjausryhmässä - Miten kommentoitu, käsitelty? - Onko dokumentoitu? - Mitä opittu? - Montako vastausta saadaan (määrällinen) - Onko johtanut toimenpiteisiin? - Minkälaisia ajatuksia? + / - - Vastuullistaminen - Osallistuminen (konkreettinen osallistuminen läsnäolon lisäksi) - Ulkopuoliset asiantuntijat - Sopiva suhde - Onko käytetty määrä? - Onko johtanut toimenpiteisiin? - Onko syntynyt mitattavia tuloksia?

3 Sitoutuminen(9) 1(2) -Tavoite kirkas - Vaihtoehtojen pohtiminen, ei yhtä totuutta - Jokaisen asiantuntijuus käyttöön - Hyvä, vastuullinen puheenjohtaja - Vaihtuva, kiertävä puheenjohtajuus - Kokouksen avaus kukin vuorollaan n. 5 min, riittävä tutustuminen toisiinsa - Ilo olla mukana! - Ulkopuolinen alustaja ko. sisällön avaajana ja konsulttina kokoukseen Toimenpiteet Mittarit - Ulkopuolinen asiantuntija alustamaan ja konsultoimaan keskustelua - Käyntikerrat - Asiantuntijan vaikuttavuutta mitataan - Ammattitaidon hyödyntäminen ryhmän käyttöön - Asian työstäminen ohjausryhmässä - Seurantakäynti - Huolella valmisteltu ja mielenkiintoa herättävä esityslista, jossa etukäteen esitetty kysymys pohdittavaksi - Esityslista mahdollistaa rikkaan kokouksen etenemisen - Kysymykset / vastaukset etukäteen - Sitoutuminen - Hyvä lopputulos - Vastuullistaminen -Läsnäolo - Tuo etukäteen esille ajatukset ja ideat - Sovitut tehtävät tulevat tehdyksi - Jokaisen asiantuntijuus käyttöön - Ryhmään oikeat henkilöt - Ryhmäytyminen - Asiantuntijuus / moniammatillisuus - Puheenjohtajan rooli - Kaikilta puheenvuorot, alustukset - Materiaalin jako

4 Sitoutuminen(9) 2(2) Toimenpiteet Mittarit - Sitouttaminen - Kokouksiin osallistuminen ja asioihin valmistautuminen - Ohjausryhmän rikastuttaminen omalla osaamisella - Yhteinen keskustelu - Riittävä tutustuminen toisiinsa, ryhmäytymiseen lisäpanosta -Esittely - Yhteinen opintoretki - Oman näkemyksen esillä pitäminen - Yhteinen toiminta -Keskustelu ohjausryhmän sisällä, miten ohjausryhmä toimii - Miksi kutsuttu ja mitä tavoitellaan?

5 Ohjausryhmän ryhmäytyminen (8) -Ohjausryhmään henkilöt, jotka todella tietävät asiasta (ei pomoa), sisällön osaajat, ei pakoteta työntekijää ohjausryhmään -Aidosti projektista kiinnostuneet henkilöt ohjausryhmään, oikeat persoonat! - Jokainen kertoo taustansa ja missä on asiantuntija -Ohjausryhmän puheenjohtajan persoona ja kokouksen johtaminen oltava hyviä! - Ryhmäläisten tutustuminen ja tavoitteista, projektista ym. keskustelu - Vapaamuotoinen ensimmäinen kokous, tunnelma - Ryhmäläisten tutustuminen toisiinsa, ei liian iso ryhmä - Jäsenen taustayhteisön omat kiinnostukset ryhmässä oloon - Mitä annetaan mitä saadaan? -Uudelle jäsenelle tarpeeksi tietoa Toimenpiteet Mittarit -Toiminnallinen tutustuminen projektiin ja ohjausryhmäläisiin -Aidosti kiinnostuneet ohjausryhmään -Projektiin liittyvät kontaktit ohjausryhmätyön ulkopuolella -Tutustunut hankkeeseen - Tiedottaa projektista - Tuo uusia ideoita -Jokaisella vastuu projektin etenemisestä -Ryhmäläisten tutustuminen toisiinsa - Ilmapiiri (rento, innostava) - Palaute (määrä -> lisääntyy, rakentavaa) - Vuorovaikutus (avoimuus, virallinen ja epävirallinen, osallistuminen) - Vapaamuotoinen aloitus, kokouspaikka, tunnelma -Tapaaminen ei olisi kokous - Teemamatkat - Osallistumiskerrat - Eri kokouspaikkoja - Myönteinen ja iloinen asenne ohjausryhmätyöskentelyä kohtaan, positiivinen ja innostava tunnelma -Itsearviointikysely ja palautekysely - Projektin toiminnan tehostuminen - Puheenjohtajan rooli

6 Yhteinen päämäärä ja sen tukeminen (7) -Ohjausryhmän tunnistaminen kehittämisryhmäksi - Vaatii toistuvaa tarkennusta - Ohjausryhmä on projektin käyntikortti - Kaikilla yhteinen päämäärä, jota mietitään ja suunnataan tarvittaessa uudelleen ympäristön ja olosuhteiden muutosten vuoksi - Etsitään ratkaisuja ja ideoita hyvällä vuorovaikutuksella (esim. projektipäällikkö sähköpostilla lähettää pohdittavan asian koko ohjausryhmälle) -> löytyy yhteinen ratkaisu -> mennään kohti yhteistä päämäärää -Menetelmäosaaminen - Selkeyden luominen reflektion lomaan - Yhteinen kieli auttaa yhteisen päämäärän määrittelyä

7 Menneestä tulevaisuuteen (5) -Asiantuntijuuden lisääminen arviointiin - Jäsenten osallistuminen, sitoutuminen - Katse eteenpäin, ei pelkkä tilannekatsaus - Puheenjohtajan rooli? Kuka toimii puheenjohtajana? Projektinvetäjä VAI valitaanko puheenjohtaja joka kokouksessa erikseen? - Ohjausryhmän jäsenten koulutus - Projektin elinkaari -> ohjausryhmän tehtävässä ja roolissa huomioitava - Ohjausryhmä-nimi kertoo tavoitteen -> ei ole valvontakomissio - Uudet, erilaiset vaikuttamisen keinot - Missä roolissa nimetty ohjausryhmään aseman vai asiantuntijuuden perusteella. Voidaanko valita? - Yhteiskunnassa tapahtuvien muutosten nostaminen keskusteluun -> tavoitteiden uudelleen painottaminen - Miten hyväksi havaitut tulokset saadaan muiden tahojen mm. päättäjien tietoon ja käytännöksi

8 Kriittinen reflektio (4) -Halu olla mukana ryhmässä - Avoimuus - Luottamuksellisen ilmapiirin luominen -> Kaikille mielipiteille on tilaa ja tarvetta - Ei olla laumassa, vaan uskalletaan sanoa eriävät ajatukset - Huomioidaan kulttuurierot - Pyydystetään mielipiteitä myös kritiikkiä keskusteluun - Osallistujien vastuuttaminen ja sitouttaminen (ei vapaamatkustajia) - Aikaa, luottamusta, aitoa kuuntelua

9 Kokemus, ammattitaito ja näiden hyödyntäminen (2) -Mitä voin antaa? - Epäviralliset keskustelut kokouksen jälkeen ja kahvilla virallisiksi = ovat usein antoisampia - Vastuullistaminen - Miksi olen ryhmässä mukana? - Asiantuntijaorganisaatiot = projektit -> kaikki asiansa experttejä - Aito läsnäolo - Miten paljon jätän sanomatta? Miksi jätän sanomatta? - Mitä enemmän annan, sitä enemmän myös saan - Heittäytymisen rohkeus - Aito kiinnostus valintakriteeri ohjausryhmään

10 Tiedottaminen etukäteen, yhteen teemaan keskittyminen (1) -Projektipäällikön huolellinen valmistautuminen - Pelkän esityslistan sijaan intoa -> etukäteen mietittäväksi kysymyksiä / teemoja - Esityslista + tärkeät raportit etukäteen ohjausryhmän jäsenille tutustuttavaksi (varsinkin asiat, joista toivoo päätöksiä), jäsenten toivotaan keskustelevan etukäteen oman tahonsa kanssa vielä asiasta - Projektin kannalta ydinkysymyksiin / haasteisiin keskittyminen - Eri aiheita eri kerroilla - Yksi kehittämiskohde / asia kullakin kerralla - Mitä jätetään lukemisen varaan ja mitä valitaan ohjausryhmässä käsiteltäväksi - Sähköinen kommentti-/keskusteluryhmä ohjausryhmäläisille -> tieto välittyy myös kokousten välillä, voidaan pohtia jo sähköisesti