Osallistava sisäinen viestintä Lahden kaupungissa Kuntamarkkinat 15.9.2011 Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia Maarit Pedak KTM ja VTM, tutkija maarit.pedak@helsinki.fi 9/15/2011 1 OSVI: Osallistava sisäinen viestintä tutkimus- ja kehittämishanke Jatko-opiskelijat Maarit Pedak (KM ja VTM) ja Pasi Pekkola (VTM) Lahden Palmenian sekä Viestinnän tutkimuskeskuksen (CRC) yhteisprojekti. Rahoittajina Työsuojelurahasto ja Lahden kaupunki Tutkimuskohde: Lahden kaupungin työntekijät ja lähiesimiehet Aineisto: survey sekä fokusryhmä- ja asiantuntijahaastattelut. Tutkimus toteutettiin 1.10.2009-31.12.2010 välisenä aikana, pilottitutkimus1.1. 31.3.2011. RAPORTTI: Pekkola, Pedak & Aula 2011. Hyvinvointiviestintä. Osallistava sisäinen viestintä kuntaorganisaation työhyvinvointia rakentamassa. 9/15/2011 2 1
Mitä on sisäinen viestintä? Tiedottaminen on vastaanottamista, viestintä vastavuoroista toimintaa Tiedon vaihtoa ja ymmärtämisen lisäämistä esimiesten ja alaisten välillä sekä työtovereiden ja kollegoiden kesken Työyhteisön kaiken toiminnan edellytys Myös palvelut ja ulkoinen viestintä edellyttää tehokasta sisäistä viestintää Mitä on osallistaminen? Esimies osallistaa, henkilökunta osallistuu Luottamusta, vallan delegointia ja kokemustiedon keräämistä Tavoitteena on sekä yksilön että organisaation hyvinvointi Viestinnällä merkittävä rooli henkilöstön osallistamisessa Edellyttää riittävää tietoa, jonka avulla voidaan luoda perusteltu mielipide Tiedon panttaaminen osallistumisen suurin este: väärä vallankäytön väline. 2
Hyvinvointiviestintä Hyvinvointiviestinnällä tarkoitetaan niitä työhyvinvoinnin osa-alueita, joihin viestinnällä voidaan erityisesti vaikuttaa Osallistuminen Yhteisöllisyys Kannustaminen Luottamus Hyvinvointiviestinnän osat ovat yhteydessä toisiinsa, ne vaikuttavat kokonaisuutena Henkilöstön kuunteleminen Vaikuttamismahdollisuudet Henkilöstön osallistuminen päätöksissä Tiedon jakaminen Tiedon hankkiminen Osallistuminen Yhteisöllisyys Hyvinvointiviestintä Luottamus työtovereihin Yhteishenki Ilmapiiri Solidaarisuus Luottamus Henkilöstön rohkaisu Palaute Kannustus vuorovaikutukseen Ongelmatilanteiden ratkaiseminen Kannustaminen Luottamus tietoihin Luottamus esimieheen Luottamus johtoon 3
Osallistuminen Kasvokkain tapahtuva viestintä osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksien kannalta tärkeää. Kokemus siitä että henkilöstöä kuullaan ja mielipiteillä on vaikutusta toimintaan. Lähiesimiehille tärkeää, että henkilöstö haluaa osallistua ikävänkin muutoksen toimeenpanon suunnitteluun. Osallistuminen sitouttaa päätökseen. Tieto haluttiin kuulla ensin talon sisältä, ei mediasta. Huhut koettiin erityisen haitallisina. Kun tietoa ei riittävästi, huhut kiertävät. Yhteisöllisyys Yhteisöllisyys ennen kaikkea kasvokkain viestinnässä. Virallisilla ja epävirallisilla foorumeilla Tärkeää oman työyksikön yhteisöllisyys: tietolähteet lähipiiristä. Työyksikön kokoukset Koulutustilaisuudet Henkilöstölehti ja julkaisut: kuvat ja kertomukset työstä Työpaikan yhteiset juhlat Yhteiset tilat: ruokala, kahvihuoneet. 4
Yhteisöllisyyden rakentuminen (Eräsaari 2007 muokaten) Ihmisillä on aikaa toisilleen Yhteinen paikka ja aika Ihmiset ovat läsnä Pysyvyys ja rutiinit Luottamus Luottamus Kasvokkain ja verkkoviestinnällä: Tiedot eivät saa olla ristiriidassa Luottamus syntyy viestinnän rutiineista ja niistä kiinni pitämisestä. Kerrotaan rehellisesti myös päätöksen ikävistä puolista. Luottamus rakentui etenkin virallisilla foorumeilla Yksisuuntaiset, perinteiset viestintätavat eivät lisää luottamusta: Tiedotteet, kirjeet, tiedotustilaisuudet. Huhut ja ristiriitaiset tiedot söivät luottamusta Tiedon panttaaminen koetaan epäluottamukseksi 5
Kannustaminen Henkilökohtainen kannustus ja työyhteisön kannustaminen yhtä tärkeää. Kaivattiin monitasoista kannustamista: Työkaverit, esimies, yksikön johtaja ja ylin johto Kannustamisen ohella myös kriittinen ja rakentava palaute tärkeä Koulutuksen tarjoaminen koettiin työnantajan kannustuksena. Viestintävälineet ja foorumit (OSVI-tulokset 2011) Viestintävälineet pitäisi helpottaa työn tekoa eikä kuormittaa sitä. Intranet on päivittäistiedon arkisto jos se on selkeä ja helppokäyttöinen. Sähköposti on nopea, jos viestitys on taloudellista Johdon tiedotustilaisuudet suuren joukon: kun asia on erityisen tärkeä, näkee johtajan kehon kielen. Kehityskeskustelut arvokkaita silloin kun niillä on vaikutusta työn tekemiseen. Hyvät kokoukset edellyttävät hyviä kokouskäytäntöjä 6
Johtamisviestintä (OSVI 2011) Viestintäkulttuuri hyvin pitkälle johdon asenteen, tahtotilan ja päätösten sekä käyttäytymisen tulosta. Viestintä parhaimmillaan johdon tehokas työväline, jolla tuetaan työnteon arkea. Viestinnän avulla johto saa työntekijöiltä asiantuntijatietoa. Millä tavoin kerätään ja välitetään organisaatiossa olemassa olevia hyviä käytäntöjä? 7
Lähiesimies muutosviestinnän solmukohdassa Kuormittava sijainti johdon ja tiiminsä välissä. Osallistuminen muutoksen suunnitteluun tarjoaa tietoa, jolla muutoksen välttämättömyyttä voi perustella. Strateginen johto hyötyy lähiesimiehen käytännön tiedon välittäjän roolista. Lähiesimiehen kanssa voi tarkentaa ja vahvistaa saatua tietoa. Dialogi lähiesimiehen kanssa: strategisten päätösten jalkauttaminen ja jalostaminen. Viestinnän vastuut ja perusasioista huolehtiminen (OSVI 2011) Sovitaan kirjallisesti keillä on oikeus päivittää intranetia ja velvollisuus pitää sähköpostin postituslistat ajan tasalla. Tarkistetaan että tehtävänimikkeet ovat yhtenäiset. Viestintäsuunnitelmiin lauseet: Jokaisella on oikeus kertoa omasta työstään ja tiedottaa siitä. Jokaisella työntekijällä vastuu ottaa selvää työhönsä liittyvistä asioista. Johtoryhmän käsittelevistä asioista tiedotetaan viipymättä. 8
Kiitos mielenkiinnosta! 9