Microsoft Word EDISTYNYT KÄYTTÖ Kari J Keinonen 2009 Koulutus
Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. Yhteisölle luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan materiaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisesti kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus. 2. painos huhtikuu 2009 - ISBN 978-952-5753-30-1 Sähköiset opintomateriaalit Ornanet Koulutus on tuottanut seuraavia opintomateriaaleja sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista - Käytön perusteet ja Basic (englanninkielinen versio) Microsoft Office 2007 ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ohjelmista - Edistynyt käyttö Projektin suunnittelu - Tie tuloksiin Microsoft Project - Käytön perusteet (versiot 2000 tai 2003 vain SF kuvin) Microsoft Project 2007 - Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1 tai 9.0) (vain SF kuvin) Tutustu materiaalien sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Tilaa suuremmat erät e-mail-osoitteesta kari.keinonen@ornanet-koulutus.fi. Yksittäiskappaleet on edullista hankkia osoitteesta: http://www.ellibs.com/fi?oldpath=fin/ Harjoitus- ja ratkaisutiedostot Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta: http://ornanet-koulutus.fi/secure/aputiedostot.zip Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän materiaaliin liittyvät tiedostot löydät Word-aputiedostot -kansiosta. Kari J Keinonen Sivu 2
Sisällysluettelo Johdanto... 7 Mikä on Word?... 8 Mitä on tekstinkäsittely?... 8 Tekstinkäsittelyn perusperiaate...8 Tekstinkäsittely kuvana... 9 Ohjelman käyttäminen... 10 Wordin avaaminen... 10 Wordin lopettaminen... 10 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä... 11 Ikkunan pääosat ja toiminnot... 12 Valintanauha ja välilehdet... 13 Valintaikkunat... 15 Valikoimat... 16 Reaaliaikainen esikatselu... 17 Pikavalikko ja pikavalikoima... 17 Näkymät... 18 Tulostusasettelu (Print Layout) -näkymä... 18 Jäsennys (Outline) -näkymä... 21 Tiedoston luominen... 22 Uusi asiakirja... 22 Tiedoston avaaminen... 23 Avaa ja korjaa tiedosto... 23 Avaa aiemmin luotu asiakirja mallina... 24 Tiedoston sulkeminen... 24 Tulostus ja tallennus... 25 Esikatselu (Print Preview)... 25 Tulostus (Print)... 25 Tulostuksen ominaisuudet ja asetukset... 26 Tallennus (Save)... 28 Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon... 29 Tekstin tuottaminen... 30 Tärkeää kirjoitettaessa... 30 Muotoilumerkit... 30 Erikoismerkit... 31 Luettelomerkit... 32 Anfangi... 33 Tekstissä liikkuminen... 34 Tekstin valitseminen... 34 Tekstin poistaminen ja korvaaminen... 34 Ylä- ja alatunnisteen luominen... 35 Kuva ylä- tai alatunnisteessa... 35 Päivämäärä ja sivunumero tunnisteessa... 36 Erilaisen ylä- ja alatunnisteen tekeminen... 38 Kenttien ja linkkien käyttäminen... 41 Hyperlinkki... 41 Kirjanmerkit ja ristiviitteet... 42 Kentät (Field)... 43 Kari J Keinonen Sivu 3
Tavutus (Hyphenation)... 46 Sanamäärän laskeminen... 46 Kieliasun tarkistus... 47 Tarkistus kirjoitettaessa... 47 Koko asiakirjan tarkistus... 48 Kieliasun tarkistuksen asetukset... 49 Automaattisen korjauksen asetukset... 50 Synonyymisanasto... 52 Tekstin muotoileminen... 53 Kirjasinten muotoilu... 53 Kappaleen muotoilu... 54 Sisennysten asettaminen... 54 Tasauksen asettaminen... 55 Kappaleen muotoilu... 56 Leski- ja orporivi... 56 Sarkainten asettaminen... 57 Palstat (Columns)... 58 Rivivälit (Line Spacing)... 59 Kappalevälit (Spacing)... 60 Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä... 60 Muotoilun poistaminen... 61 Kumoa - Toista toiminnot... 62 Kumoa (Undo)... 62 Toista (Repeat)... 62 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot... 63 Office Leikepöytä... 63 Kopioiminen (Copy)... 64 Leikkaaminen (Cut)... 64 Liittäminen eli sijoittaminen (Paste)... 64 Etsi - Korvaa toiminnot... 65 Etsi (Find)... 65 Korvaa (Replace)... 66 Siirry (Go To)... 67 Valinta (Select)... 67 Vakioasettelu... 68 Teemat... 70 Tyylit (Styles)... 71 Mikä on tyyli?... 71 Tyylityypit... 72 Tyylien käyttäminen... 72 Tyylien luominen... 74 Tyylien muokkaaminen... 76 Tyylien hallinta... 77 Esitysgrafiikka... 78 Valokuvien lisääminen... 78 Valokuvan muokkaaminen...78 SmartArt-kuvien tuottaminen... 79 Organisaatiokaavio... 79 Kari J Keinonen Sivu 4
ClipArt-kuvien lisääminen... 81 Piirroskuvan muokkaaminen...82 Kuvien järjestäminen... 83 Kuvakoon muuttaminen... 84 Kuvan rajaaminen... 84 Kuva vesileimana... 85 WordArt-kuvien tuottaminen... 86 Matemaattisten kaavojen tuottaminen... 86 Piirrettyjen muotojen tuottaminen... 87 Muotojen piirtäminen ja järjestys... 88 Usean kuvaobjektin käsittely... 88 Muotojen ryhmittely... 89 Tekstikehyksen käyttäminen... 90 Taulukoiden tuottaminen... 92 Taulukon luominen... 92 Taulukon muokkaaminen...93 Taulukon kentät... 94 Taulukon muotoileminen... 94 Lajittelu (Sort)... 95 Taulukon poistaminen... 96 Sisäkkäiset taulukot... 96 Laskentataulukon luominen... 97 Upotettu Excel-taulukko... 97 Linkitetty Excel-taulukko... 98 Kaavioiden tuottaminen... 99 Pitkät asiakirjat...100 Viittaukset (References)...100 Sisällysluettelo (Table of Contents)... 100 Hakemisto (Index)... 103 Alaviite (Footnote)... 105 Loppuviite (Endnote)... 106 Kommentit (Comment)... 106 Kuvatekstit... 107 Perus- ja aliasiakirjat...108 Asiakirjan kokoaminen useista asiakirjoista... 108 Perusasiakirjan tallentaminen... 111 Tekstitiedon tuominen...112 Tekstitiedoston avaaminen...112 Tekstitiedon muuntaminen taulukoksi...113 Postitus...114 Joukkokirjeet...114 Joukkokirjeiden tuottaminen... 114 Tulosjoukon rajoittaminen - suodatus... 116 Tarrat...120 Tarrojen tuottaminen... 120 Mallit...125 Mikä tällainen malli on?...125 Miksi malli?... 125 Missä mallia käytetään?... 125 Asiakirjamallin luominen...126 Mallin tallentaminen...126 Kari J Keinonen Sivu 5
Mallin käyttäminen...127 Uusi asiakirja mallia käyttäen... 127 Mallin muuttaminen...128 Syöttölomakkeet...129 Mikä on syöttölomake?...129 Lomakkeen luonnin lyhyt oppimäärä... 129 Objektien käyttäminen... 130 Suojaus...136 Asiakirjan avaaminen...136 Asiakirjan osien suojaus...136 Makrot...137 Suojausasetukset...137 Makron toteuttaminen...138 Makron nauhoittaminen... 138 Makron suorittaminen... 139 Makropainikkeen luominen... 139 Makron ohjelmakoodia... 142 Aliohjelman ohjelmoiminen...142 Muita Wordin ominaisuuksia... 143 Muutosten jäljittäminen...143 Vertaa asiakirjoja...144 Meta- ja tunnistetiedot...145 Ominaisuudet... 145 Asetukset...146 Asetuksiin vaikuttaminen...146 Ohjelmistotason asetukset... 146 Ohjelman oletusasetukset... 146 Tiedostoasetukset... 146 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen...147 Wordin asetukset... 147 Pikatyökalurivin mukauttaminen... 148 Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen... 149 Tilarivin mukauttaminen... 149 Näytön zoomaaminen... 150 Tiedostoasetusten mukauttaminen...151 Asiakirjojen yhteiskäyttö... 152 Eri tallennusmuotojen avaaminen...152 Eri tallennusmuotoon tallentaminen...152 Linkitykset...153 Word tiedostojen linkitys... 153 Linkitys muiden ohjelmien tiedostoihin... 154 Ohje-toiminto...155 Hakemisto...156 Kari J Keinonen Sivu 6
Johdanto Kädessäsi on Word-koulutuksen opintomateriaali. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja, vaan voit kerrata Wordin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä monistetta. Moniste on suunniteltu 35 80 oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta. Punaisella väkäsellä (kuva vasemmalla) on monisteessa merkitty kaikki todella tärkeät asiat, jotka sinun on syytä omaksua. Mikrolla suoritettu tekstinkäsittely ei vastaa työskentelyä kirjoituskoneella! Tekstinkäsittelyohjelmalla on paljon helpompi muokata, lisätä, kopioida, poistaa ja siirtää (jäsentää) tekstiä, sekä korjata virheitä, kuin kirjoituskoneella. Ennen Wordin opiskelua sinun on syytä perehtyä Windowsin perusteisiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeätä, tätä varten kirjasessa on tilaa tekstisivun viereisellä sivulla. Opiskellessasi Wordin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja korosta niitä alleviivaamalla tai käyttämällä korostuskynää. Tämä moniste on tehty kulumaan käytössä. Opiskellessasi Wordia pyri siihen, että opit Wordin perusteet (Kuva 1 sivu 8) ja saat kunnollisen kokonaiskuvan ohjelman toiminnasta. Aseta tavoite oppimisellesi. Tutki seuraavaksi erityisen huolellisesti Tekstinkäsittely sivulle 9 piirrettyä kuvaa. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä, jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet -sivuihin perusteellisesti. Word -koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös Sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Wordia, työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Word on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Kari J Keinonen Sivu 7