Microsoft Excel KÄYTÖN PERUSTEET

Transkriptio

1 Microsoft Excel KÄYTÖN PERUSTEET 2009 Koulutus

2 KJK Käyttöoikeustiedot Excel 2007 Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. Yhteisölle luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan materiaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisesti kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright - Ornanet Koulutus. 2. painos huhtikuu 2009: ISBN Microsoft Office opintomateriaalit Ornanet Koulutus on tuottanut seuraavia opintomateriaaleja sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista - Käytön perusteet ja Basic (englanninkielinen versio) Microsoft Office 2007 ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ohjelmista - Edistynyt käyttö Projektin suunnittelu - Tie tuloksiin Microsoft Project - Käytön perusteet (versiot 2000 tai 2003 vain SF kuvin) Microsoft Project Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1 tai 9.0) (vain SF kuvin) Tutustu materiaalien sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Tilaa suuremmat erät -osoitteesta kari.keinonen@ornanet-koulutus.fi. Yksittäiskappaleet on edullista hankkia osoitteesta: Harjoitus- ja ratkaisutiedostot Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta: Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän materiaaliin liittyvät tiedostot löydät Excel-a-s-aputiedostot -kansiosta.

3 KJK Sisällysluettelo Excel 2007 Johdanto... 6 Mikä on Excel?... 7 Mitä on taulukkolaskenta?... 7 Taulukkolaskennan perusperiaate...7 Ohjelman käyttäminen... 9 Excelin avaaminen... 9 Excelin lopettaminen... 9 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Ikkunan osat ja toiminnot Valintanauhan välilehdet Valintaikkunat Valikoimat Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) Pikavalikot ja pikavalikoimat Näkymät Normaali (Normal) -näkymä Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymä Tiedoston käsitteleminen Uusi työkirja Tiedoston avaaminen Avaa aiemmin luotu työkirja mallina Tiedoston sulkeminen Tulostus Määritä tulostusalue Esikatselu (Preview) Tulostus (Print) Tulostuksen asetukset Tallennus Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Keskeiset perusteet Solu Työarkilla liikkuminen ja solun valinta Soluosoite Tiedon syöttäminen ja muuttaminen solussa Solun sisällön poistaminen ja korvaaminen Alue ja sen valinta Koko taulukko Rivi Sarake Erillisten alueiden valinta... 37

4 Excel 2007 KJK Solun ja alueen muotoileminen Teemat (Themes) Solutyylit Kirjasimen muotoilu Lukujen esitysmuodon muotoileminen Solun ja alueen muotoileminen Solun ja alueen taustaväri ja reunaviiva Sisennyksen tekeminen soluun Muotoilun kopioiminen muotoilusiveltimellä Muotoilun poistaminen Kumoa - Tee uudelleen toiminnot Kumoa (Undo) Tee uudelleen (Redo) Toista (Repeat) Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Kopiointi (Copy) Kaavojen tuottaminen kopioimalla Leikkaaminen (Cut) Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Arvosarjojen tuottaminen Etsi - Korvaa toiminnot Etsi (Find) Korvaa (Replace) Valinta (Select) Kaavat Kaavojen kirjoittaminen Funktiot Funktioiden käyttäminen Tärkeimmät funktiot Yhteenlasku Määrän laskeminen Minimi ja maksimi Keskiarvon laskeminen...61 Jos-vertailufunktio Huolellisuus ja tarkistaminen Ajatteleminen ja huolellisuus ovat tärkeintä Jatka ajattelemista... 63

5 Excel 2007 KJK Esitysgrafiikka Kuvan lisääminen Piirretyt kuvat Luvuista kaavioita Pylväskaavion luominen Pylväskaavion muokkaaminen Kaavion sijainti Ympyräkaavionluominen Ympyräkaavion muokkaaminen Viivadiagrammin luominen Palkkikaavion luominen Kaaviolajin muuttaminen Kaavion kopioiminen Kaavion siirtäminen Kaavion tulostaminen Taulukko-toiminto, tietokanta Miksi tietokantoja tehdään? Excel tietokannat Miten tietokantoja luodaan? Taulukon perustaminen Tiedon syöttäminen taulukkoon Taulukon muotoileminen Tiedon poistaminen taulukosta Taulukon pikasuodatus Taulukon lajitteleminen Otsikkorivin tulostaminen kaikille sivuille PDF-muunnos Mikä on PDF-tiedosto? PDF-tiedoston tuottaminen PDF-tiedostoksi tulostaminen Excel-ohjelmasta PDF-tiedostoksi tallentaminen Excel-ohjelmasta Tallennusasetukset Usean taulukon käsittely Taulukkovälilehdet Laskentaa useassa taulukossa Taulukkovälilehtien piilottaminen Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Ohjelmistotason asetukset Ohjelman oletusasetukset Tiedostoasetukset Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Excelin asetukset Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Näytön zoomaaminen Ohje-toiminto Hakemisto... 96

6 Excel 2007 KJK Johdanto Kädessäsi on Excel -koulutuksen opintomateriaali. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Excelin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä materiaalia. Materiaali on suunniteltu noin oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta. Punaisella väkäsellä (kuva vasemmalla) on materiaaliin merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun on syytä omaksua. Ennen Excelin opiskelua sinun on syytä perehtyä Windows-perusteisiin. Kun opiskelet Excelin käyttöä etsi tekstistä keskeisiä asioita ja kirjaa ne muistiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeää. Tämä materiaali on tehty kulumaan käytössä. Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Exceliä pyri siihen että opit Excelin perusteet ja saat kunnollisen kokonaiskuvan ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin. Excel-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Exceliä, työskentele ohjelman avulla niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän opintomateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Excel on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Sivu 6