Microsoft PowerPoint EDISTYNYT KÄYTTÖ

Transkriptio

1 Microsoft PowerPoint EDISTYNYT KÄYTTÖ Kari Keinonen 2007

2 Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. Käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan opintomateriaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisesti kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen - Asiantuntijaosuuskunta Ornanet. Microsoft Office opintomateriaalit Olen tuottanut sähköisiä, PDF-tiedostomuotoisia materiaaleja myös seuraavista Microsoft Office -ohjelmista: Windows Vista - Käytön perusteet Microsoft Office Access Edistynyt käyttö Microsoft Office Excel Edistynyt käyttö Microsoft Office Word Edistynyt käyttö Microsoft Office Project Käytön perusteet Tutustu materiaalien sisältöihin Ajankohtaista-sivulla. Tilaa haluamasi materiaalit -osoitteesta kari.keinonen@ornanet.fi. Otan mielelläni vastaan materiaalien kehitysehdotuksia, lähetä ajatuksesi illa.. Kari Keinonen

3 Sisällysluettelo Johdanto... 1 Mikä on PowerPoint?... 2 Mitä on esitysgrafiikka?... 2 Esityksen tuottamisperiaate... 2 Esitysgrafiikka kuvana... 3 Millainen on hyvä esitys?... 4 Suunnittele esitys ajoissa... 4 Miten laaditaan hyvä esitys?... 4 Ohjelman käyttäminen... 5 PowerPointin avaaminen... 5 PowerPointin lopettaminen... 5 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä... 6 Ikkunan pääosat ja toiminnot... 7 Valintanauhan välilehdet... 8 Valintaikkunat Valikoimat Reaaliaikainen esikatselu Pikavalikot ja pikavalikoimat Näkymät Normaali-näkymä Muistiinpanosivu-näkymä Jäsennys-näkymä Dialajittelu-näkymä Diaesitys-näkymä Tiedoston luominen Uusi esitys Tiedoston avaaminen Avaa aiemmin luotu esitys mallina Tiedoston sulkeminen Tulostus ja tallennus Esikatselu Tulostus Tulostimen ominaisuudet Tulostuksen asetukset Tallennus Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Sisällön tuottaminen Tärkeää kirjoitettaessa Erikoismerkit Luettelomerkit Kari Keinonen

4 Tekstin valitseminen Tekstin poistaminen ja korvaaminen Ylä- ja alatunnisteen luominen Oikeinkirjoitus Tarkistus kirjoitettaessa Koko esityksen tarkistus Oikeinkirjoituksen asetukset Automaattisen korjauksen asetukset Synonyymisanasto Tavutus Tekstin muotoileminen Kirjasinten muotoilu Kappaleiden muotoilu Sisennysten asettaminen Tasauksen asettaminen Sarkainten asettaminen Palstat Rivi- ja kappaleväli Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä Muotoilun poistaminen Kumoa - Toista toiminnot Kumoa Toista Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Office Leikepöytä Kopioiminen Leikkaaminen Liittäminen eli sijoittaminen Etsi - Korvaa toiminnot Etsi Korvaa Korvaa fontit Valinta Teemat Perustyylin luominen Mikä on perustyyli? Miten perustyyliä muokataan? Perustyylin käyttäminen Objektien käyttäminen esityksessä Valokuvien lisääminen Valokuvan muokkaaminen ClipArt-kuvien lisääminen Piirroskuvan muokkaaminen Viivakuvan osien piilottaminen Piirrettyjen muotojen tuottaminen Objektin piirtäminen Kari Keinonen

5 Kuvakoon muuttaminen Kuvien järjestäminen Kuvaosien järjestys Kuvan rajaaminen Usean kuvaobjektin käsittely WordArt-kuvien tuottaminen Matemaattisten kaavojen tuottaminen Taulukot Taulukon luominen Taulukon muokkaaminen Taulukon poistaminen Laskentataulukon luominen Kaavioiden tuottaminen SmartArt-kuvien tuottaminen Organisaatiokaavio Internet-sivun objektien käyttäminen Pitkät esitykset Yhteenvetodia Kommentti Tekstitiedon tuominen Dian tuominen toisesta esityksestä Esityksen ja kuvien tiedostokoon pienentäminen Linkit Toimintopainikkeet Toimintopainikkeiden luominen Toimintopainikkeiden käyttäminen Hyperlinkit Hyperlinkin luominen Internet-sivulle Hyperlinkki sähköpostiosoitteeseen Muita PowerPointin ominaisuuksia Makrot Suojausasetukset Esityksen suojaus Animaatiot Kalvojen vaihtuminen Kaavion animaatiot Mukautetut animaatiot Ajastus Ajastuksen tekeminen Meta- ja tunnistetiedot Mallit Mikä tällainen malli on? Miksi malli? Missä mallia käytetään? Esitysmallin luominen Mallin tallentaminen Mallin käyttäminen Uusi esitys mallia käyttäen Kari Keinonen

6 Mallin muuttaminen Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Ohjelmistotason asetukset Ohjelman oletusasetukset Tiedostoasetukset Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen PowerPointin asetukset Pikatyökalurivin mukauttaminen Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Tilarivin mukauttaminen Näytön zoomaaminen Tiedostoasetusten mukauttaminen Esityksen pitäminen Miten pidät hyvän esityksen? Esiintymistaito Esittäminen PowerPointilla Videotykki Ohjelmien yhteiskäyttö Eri tallennusmuotojen avaaminen Eri tallennusmuotoon tallentaminen Linkitykset PowerPoint tiedostojen linkitys Linkitys muiden ohjelmien tiedostoihin Ohje-toiminto Hakemisto Kari Keinonen

7 Johdanto Kädessäsi on PowerPoint-koulutuksen opintomateriaali. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja, vaan voit kerrata PowerPointin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä monistetta. Moniste on suunniteltu oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta. Punaisella valintamerkillä on monisteessa merkitty kaikki todella tärkeät asiat, ne sinun on syytä omaksua. Ennen PowerPointin opiskelua sinun on syytä perehtyä Windowsin perusteisiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeätä, tätä varten monisteessa on tilaa tekstisivun viereisellä sivulla. Opiskellessasi PowerPointin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja korosta niitä alleviivaamalla tai käyttämällä korostuskynää. Moniste on tehty kulumaan käytössä. Tietokoneella kalvojen laatiminen ei vastaa tusseilla ja kalvoarkeilla tehtyä kalvojen piirtämistä! Esitysgrafiikkaohjelmalla on paljon helpompi muokata, lisätä, kopioida, poistaa ja jäsentää sisältöä tai korjata virheitä kuin muovikalvoilla. Opiskellessasi PowerPointia pyri siihen, että opit PowerPointin perusteet (Kuva 1 sivulla 2) ja saat kunnollisen kokonaiskuvan (Kuva 2 sivulla 3) ohjelman toiminnasta. Aseta tavoite oppimisellesi. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet -sivuihin perusteellisesti. PowerPoint -koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös Sinusta itsestäsi. Istu ja tutki PowerPointia, työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. PowerPoint on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari Keinonen Kari Keinonen Sivu 1

8 Mikä on PowerPoint? PowerPoint on esitysgrafiikkaohjelma jolla voit laatia kaikki itsellesi ja työyhteisöllesi tarpeelliset esityskokonaisuudet. Käytä kuvia esityksissä, ne vahvistavat puhuttua ja kirjoitettua kieltä. PowerPointissa sinun on mahdollista käyttää valmiita valokuvia, viivapiirroksia ja piirtää kuvia. Laadukkaan esityksesi tuottamista helpottavia lisätoimintoja ovat myös oikoluku, taulukko-ominaisuus, mallit sekä WordArt, SmartArt ja Clip- Art -grafiikka. Lisäksi PowerPointissa on oma makrojen ohjelmointikieli VBA. Mitä on esitysgrafiikka? Esitysgrafiikalla tarkoitetaan julkaisuja, joissa sanallinen viestintä on tiivistettyä ja graafisia objekteja käytetään paljon. Esitysgrafiikka PowerPointilla on esitystä tukevien materiaalien tuottamista, muotoilemista ja esittämistä. Esitysgrafiikkaohjelma on parhaimmillaan, kun tuotat usein toistuvia kalvosarjoja tai piirroksia. Kirjoittaminen ja kuvien laatiminen tapahtuu työarkille eli -pohjalle. Työarkki muistuttaa kalvoa ja tätä pohjaa käytät kuin kalvoa. Usean sivun esityskokonaisuus syntyy, kun yhdistät erilaisia tietojoukkoja kuten tekstiä, kuvia tai taulukoita ja tallennat ne lopuksi tiedostona. Tulostettujen kalvojen esittäminen voi tapahtua piirtoheittimellä. Nykyisin useimmat esitykset esitetään sähköisillä apuvälineillä kuten mikrotietokoneella ja videotykillä, diaprojektorilla, näytöllä tai televisioruudulla. Esityksen tuottamisperiaate PowerPointissa yhtä esityskalvoa kutsutaan diaksi, tässä monisteessa useimmiten kalvoksi. Esitysgrafiikkaohjelmalla luot kalvosarjan tarpeeseen. Kalvoille syötät tekstiä tai tuot valmista tekstiä muista tiedostoista. Muokkaat ja muotoilet tekstiä sekä jäsennät kirjoitetun tekstin haluamaasi järjestykseen. Aiemmin kirjoittamaasi tekstiä et kirjoita uudelleen, vaan kopioit sen haluttuun kalvoon tai kokonaan uuteen kalvosarjaan. Kuva 1 Kuvassa näet PowerPoint-objektit joilla toimiva esitys syntyy. Aluksi tuotat rakennusosat; merkit joista muodostuu sanoja, niistä virkkeitä ja niistä kokonaisia kalvoja. Sitten jäsennät tekstin helppolukuiseksi ja muotoilet selkeän ulkoasun. Lopuksi rakennat esitykseen tarvittavan automaation (makrot, aliohjelmat, hyperlinkit yms.) ja liität esitykseen kuvat. Kari Keinonen Sivu 2

9 Esitysgrafiikka kuvana Tarpeesta esitykseksi Ohjelmalla teet animaatiot, Slide Show t, esitykset ja piirrokset Työpöytä Työkalut Esitysmallin valinta tai oman perustyylin luominen Valmiin teeman ja kalvorakenteiden valinta Tekstin syöttäminen tai tuominen Kirjainten, erikoismerkkien ja numerojen lisäys, muotoilu ja poisto Jäsentely Tekstissä liikkuminen Tekstin valinta Kumoa ja Toista -toiminnot Kopiointi Leikkaaminen Liittäminen Jäsennys Dialajittelu Typografinen muotoilu Tasaukset Sisennykset Sarkaimet Rivi- ja kappalevälit Graafiset elementit Kuvien ja muotojen piirtäminen Kuvien tuonti ja käsittely Taustan värit ClipArt Taulukot Kaaviot SmartArt WordArt Kalvojen muotoilu Diat/Kalvot Viivain Toimintopainikkeet Kohdistusruudukko Kappaleet Palstat Ylä- ja alatunniste sekä muut esityksessä toistuvat elementit Muut toiminnot Oikoluku Etsi ja Korvaa -toiminnot Kirjasinleikkaukset Kirjasinkoko, -värit ja -välit Luettelomerkit Synonyymisanasto Animaatiot Ajastus Makrot Kaavaeditori Kuva-albumi Tulostus Esityskalvot tai diat Tiivistelmät Tallennus Tallennusmuodot Esittäminen Videotykillä Piirtoheittimellä Kuva 2 Kuvassa näet PowerPointin käytön kokonaiskuvan (orientaation), esityksen tuottaminen tapahtuu kuvassa ylhäältä alaspäin. Kari Keinonen Sivu 3

10 Millainen on hyvä esitys? Sinua on pyydetty esittämään esitys jostain aiheesta. Selvitä heti tarkemmin tuo aihe ja esitykselle asetetut rajaukset. Hyvä esitys on suunniteltu kuulijoilleen, selvitä siis heti kuulijakuntasi. PowerPointilla tekemäsi esityskokonaisuus on esitelmäsi oleellinen osa, jos esityksen voi pitää tietokoneella. PowerPoint-esityksesi runkona ovat kalvot. Hyvin laaditut kalvot tukevat esitystäsi ja sinua, pystyt helposti seuraamaan itselle suunnittelemaasi punaista lankaa. Suunnittele esitys ajoissa Esityksen pitäminen on aina aloitusaikaan sidottu. Laadi esitys hyvissä ajoissa ennen sovittua alkamisajankohtaa. Ajoissa tehtyä esitystä sinun on mahdollista tarvittaessa trimmailla. Esityksesi pituus on aina sovittu ja tuossa ajassa sinun on pysyttävä. Esityksesi kalvojen määrä määräytyy käytettävän ajan mukaan. Selvitä ennakkoon esityspaikan olosuhteet, käytettävissä olevat laitteet ja niihin asennetut ohjelmat sekä ohjelmien versiot. Tallenna esityksesi kahdelle eri medialle, polta CD-levylle tai kopioi levykkeelle ja muistitikulle. Voit myös lähettää esityksen ennakkoon omaan ja/tai tilaajan edustajana sähköpostiin, näin tiedosto on paikan päällä saatavissa. Tallenna esityksesi kahdessa eri tallennusmuodossa, vähintään CD-paketiksi. Miten laaditaan hyvä esitys? Edustaessasi jotain organisaatiota on sinulla oltava valtuutus siihen. Silloin myös käyttämiesi kalvojen teeman eli käytetyn ulkoasun tulee olla oman organisaatiosi mallin mukainen. Henkilökohtaisen esityksen voit suunnitella hieman vapaammin. Jokaisen esityksen tarkoitus tulee olla käsiteltävän asian kertominen, selventäminen ja/tai opettaminen. Hyvä esitys sisältää kohtuullisen määrän kalvoja. Kalvojen tulee olla yksinkertaisia ja vähäeleisiä, ettei esityksesi varsinainen sisältö huku erilaisiin oheistoimintoihin. Piirrä kalvoillesi yksinkertaisia orientaatiokuvia, niistä kuulija oivaltaa käsiteltävän asian ja saa kokonaiskuvan esityksesi aiheesta. Sisällytä esitykseesi muutakin kuin kalvoja, esimerkiksi poikkea välillä asiaan kuuluvilla Internet-sivuilla. Kalvolla on yleensä pääotsikko ja muutama aliotsake. Suosittelen aliotsikoiden määräksi kolmea. Älä kirjoita kalvoja liian täyteen. Käytä kappaleiden välissä tyhjää tilaa. Käytä riittävän suuria kirjasinkokoja. Pääotsikoissa kirjasinkoon tulee olla ja aliotsikoissa Älä käytä kalvoillasi pienempää kirjasinkokoa kuin Kari Keinonen Sivu 4

11 Ohjelman käyttäminen PowerPointin avaaminen Avaat kaikki Windows-ohjelmat samalla tavalla, napsauttamalla Käynnistä-valikosta löytyvää komentoriviä. Ellei valikossa ole ohjelman komentoriviä, ei ohjelmaa ole asennettu koneeseesi etkä sitä näin ollen voi käyttää. Laitteeseen asennetut ohjelmaryhmät Microsoft Office -ryhmään asennetut ohjelmat Kaikki ohjelmat / Takaisin -painike Kuva 3 PowerPointin avaat Kaikki ohjelmat -alivalikon Microsoft Office -ohjelmaryhmässä olevaa Microsoft Office -komentoa napsauttamalla. Kun avaat ohjelman, syntyy myös uusi tyhjä tiedosto. PowerPointin lopettaminen PowerPointin lopetat Office-valikon Lopeta PowerPoint -komennolla (Exit), napsauttamalla Otsikkorivin päässä olevaa Sulje-painiketta tai painamalla näppäimistöltä Alt + F4 -näppäinyhdistelmää. Office-painike Office-valikko Painike PowerPoint asetuksiin Kuva 4 PowerPointin lopettaessasi se kysyy vielä muutetusta tiedostosta, että Haluatko tallentaa tiedostoon Xxxx.xxx tehdyt muutokset, vastaa Kyllä. Kari Keinonen Sivu 5

12 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Office-painike Pikatyökalurivi Otsikkorivi Välilehtien valitsimet Valintanauha jossa Aloitus-välilehti Ikkunoiden hallintapainikkeet Ohje-painike Jäsennys-välilehden valintapainike Diat-välilehden valintapainike Dian tai kalvon pienkuva Nuoliosoitin Dia-ruutu Diat (kalvot) -luettelo Paikkamerkit Muistiinpano ruutu Sovita ikkunaan Tilapalkki Näkymä-painikkeet Zoomaus-liukusäädin Kuva 5 Kuvassa on esitelty PowerPoint-ohjelman käyttöliittymä, ohjelmaikkuna. Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan tehtäväkeskeistä työskentelyä. Käyttäjän huomio pyritään suuntaamaan esitykseen. Microsoftilla on pyritty luomaan työtila, jossa käyttäjät voivat mahdollisimman tehokkaasti ja keskeytyksittä keskittyä tuottavaan työhön. PowerPoint valintanauhassa on ohjelman avautuessa Aloitus-välilehti, jossa ovat kuvassa näkyvät painikkeet (komennot, toiminnot). Valintanauhan välilehti liittyy aina työn alla olevan esityksen luomiseen. Valintanauhassa olevaa välilehteä voit vaihtaa valitsinta napsauttamalla. Esiin tulee uusi välilehti ja sen toiminnot. Tilapalkki eli Tilarivi on eräs keskeisimmistä ohjelman apuvälineistä. Kari Keinonen Sivu 6

13 Ikkunan pääosat ja toiminnot Office-painike yhdistää Office-järjestelmän ominaisuudet yhdeksi käyttöliittymän aloituskohdaksi. Painikkeella esiin tuodussa valikossa on kaikki tiedostojen käsittelyyn tarkoitetut toiminnot, näin sinun on helppo löytää nämä hyödylliset ominaisuudet. Office-painike on ikkunan vasemmassa yläkulmassa. Pikatyökalurivi Luettelo viimeksi käytetyistä tiedostoista Painike alivalikkoon Kuva 6 Valikkokomennon vieressä oleva nuoli osoittaa alivalikkoa. Valikosta löydät myös Lopeta PowerPoint -painikkeen. PowerPointin asetukset -painikkeella taas siirryt muokkaamaan ohjelman käyttöön vaikuttavia asetuksia. Pikatyökalurivi sisältää eri työvaiheissa tarvittavia komentoja. Ohjelma-asennuksen jälkeen siellä ovat Tallenna, Kumoa ja Toista -komennot. Pikatyökaluriviä voit itse mukauttaa (sivu 89). Otsikkorivillä näet esityksen oletusnimen ja ohjelman nimen. Oletusnimi tarkoittaa sitä, että esitystä ei ole vielä tallennettu. Ikkunan hallintapainikkeilla voit pienentää tai suurentaa ikkunaa tai sulkea ikkunan. Ohjelman voit lopettaa ylemmällä Sulje-painikkeella tai Alt + F4 -näppäimillä. Valintanauhassa näet tilanteeseen sopivan välilehden ja komennot eli painikkeet. Kunkin välilehden komennot liittyvät tietyn tyyppiseen tehtävään, näin Windows Vistan lähestymistapa työhön onkin tehtäväkeskeinen. Diat ja Jäsennys -ikkunat ovat painikkeita, pikatoimintoja diaesityksen katseluun eri näkökulmista. Osoitin on ikkunan eri osiin hiirellä siirrettävä työkalu. Osoittimen ulkonäkö muuttuu sen sijaintikohdasta riippuen. Osoittimella voit valita objekteja sekä siirtää tai kopioida niitä. Paikkamerkit ovat niitä kohtia kalvossa johon laadit kalvojen sisällön. Vieritysjanat (eivät näy kuvassa) mahdollistavat ikkunan rullaamisen ylös, alas, vasemmalle tai oikealle. Tilapalkissa, tilarivillä näet ohjelman käyttöä helpottavia tietoja, seuraa siellä näkyviä viestejä. Tilarivin ohjausviestien määrä on käyttäjän mukautettavissa (sivu 90). Muistiinpano-ruutu on tarkoitettu esityksen huomautuksille ja lisämuistiinpanoille. Näkymä-painikkeilla pääset katselemaan esitystä eri näkökulmista. Kari Keinonen Sivu 7

14 Valintanauhan välilehdet Aloitus Kuva 7 Lisää PowerPointin avautuessa on valintanauhassa oletuksena Aloitus-välilehti, se sisältää toiminnot, jotka auttavat sinua esitystä laatiessa ja muokatessa. Kuva 8 Rakenne Kuvassa näet ohjelman Lisää-välilehden. Välilehti sisältää toiminnot joilla lisäät esitykseen graafisia objekteja, kaavioita tai ylä- ja alatunnisteen. Kuva 9 Animaatiot Kuvassa näet Rakenne-välilehden. Välilehti sisältää toiminnot, joilla vaikutat esityksen ulkoasuun, kuten teemaan ja sivun asetuksiin. Kuva 10 Kuvassa näet Animaatiot-välilehden, se sisältää toiminnot joilla lisäät esitykseen animaatioita ja ajastat esityksen. Diaesitys Kuva 11 Kuvassa näet Diaesitys-välilehden, se sisältää toiminnot joilla esität esityksen tai nauhoitat esitykselle selostuksen. Kari Keinonen Sivu 8

15 Tarkista Kuva 12 Kuvassa näet Tarkista-välilehden. Välilehti sisältää toiminnot, joilla tarkistat esityksen oikeinkirjoituksen, kommentoit tai suojaat esityksen. Näytä Kuva 13 Kuvassa näet Näytä-välilehden. Välilehti sisältää toiminnot, joilla käsittelet ja katselet näkymiä sekä järjestelet ikkunoita. Kehitystyökalut Kehitystyökalut-välilehti on näytöllä vain jos se on asetuksella Näytä kehitystyökalut valintanauhassa asetettu voimaan. Asetuksen löydät Office-valikon Power- Point-asetukset -valintaikkunasta Käyttäjän asetukset -välilehdeltä. Kuva 14 Kuvassa näet Kehitystyökalut-välilehden. Välilehti sisältää ohjelman kehittyneet toiminnot, kuten ohjelmointieditorin (VBE) ja makrotyökalut. Tilannekohtaiset välilehdet Eri objektien muokkaamiseen tarvittavat tilannekohtaiset lisävälilehdet näytetään valintanauhassa vasta, kun valitset kyseisen objektin ja/tai napsautat valintapainiketta. Kuva 15 Kun olet valinnut taulukon, näet Taulukkotyökalut-ryhmän Rakenne ja Asettelu -valintapainikkeet. Napsauttamalla haluamaasi painiketta, näet valintanauhassa joko taulukon käsittelyyn (Rakenne) tai muotoiluun (Asettelu) tarkoitetun välilehden toiminnot. Jotkin toimintopainikkeet jäävät voimaan niitä kaksoisnapsauttamalla, esimerkiksi Muotoilusivellin. Tämän jälkeen voit toistaa tehtyä toimintoa. Maalaa aluksi alue, jonka ulkonäön haluat periytyvän useaan alueeseen. Kaksoisnapsauta Muotoilusivellin-painiketta. Maalaa vuorottain ne alueet, joihin haluat kopioida muotoilun. Lopeta painikkeen (toiminnon) käyttö painamalla Esc-näppäintä. Kari Keinonen Sivu 9

16 Valintaikkunat Office ohjelmista löytyvät myös perinteiset Windows-valintaikkunat. Näissä valintaikkunoissa voit tehdä useita yksityiskohtaisempia, toimintoja ohjaavia asetuksia. Kuva 16 Viemällä osoittimen ryhmän alakulmaan avainpainikkeen kohdalle näet kuvauksen painikkeella avattavasta valintaikkunasta. Napsauttaessasi avainpainiketta pääset valintaikkunaan muokkaamaan asetuksia. Aktiivinen eli valittu välilehti Tehosteet-ryhmä ja sen asetukset Kuva 17 Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muokata asetuksia. Valintaikkunassa voi olla useampi välilehti. Tee mieleisesi valinnat ja hyväksy asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Ellet halua muokkausten astuvan voimaan, napsauta Peruuta-painiketta tai paina näppäimistöltä Esc-näppäintä. Kari Keinonen Sivu 10

17 Valikoimat Näet usein välilehtien toimintopainikkeiden vieressä oikealla painikkeen, jossa on musta kolmio kärki alaspäin. Kolmion napsautus tuo näkyviisi valikoiman. Valikoima sisältää valittavaksesi kyseisen toiminnon suorittamiseksi vaihtoehtoisia toimintoja. Valikoimat ovat olennainen osa uudistettua käyttöliittymää. Teeman fonttivalikoima Viimeksi käytetyt fontit Kaikki asennetut fontit Kuva 18 Napsauta valikoimasta (fontti) voimaan haluamasi asetus. Siirtäessäsi hiirellä osoitinta eri luettelokohtiin näet samaan aikaan valitussa kappaleessa asetuksen vaikutuksen. Tämä siksi, että PowerPointissa on oletuksena voimassa reaaliaikainen esikatselu. Asiasta saat lisätietoa sivulta 12. Kari Keinonen Sivu 11

18 Reaaliaikainen esikatselu Esitystä muotoillessasi on voimassa oletusasetus reaaliaikainen esikatselu. Siirtäessäsi osoitinta muotoilukomentojen päällä näet esityksessä heti "mahdollisen" valinnan muutoksen vaikutuksen. Pikatyylit-painike Osoitettu kohde Kuva 19 Osoittimen liikkuessa paletilla näet muutoksen valitun alueen ulkonäössä. Reaaliaikaisen esikatselun saat pois käytöstä PowerPointin asetukset -painikkeella esiin tulevasta ikkunasta Käyttäjän asetukset -välilehdeltä. Pikavalikot ja pikavalikoimat tuo mukanaan perinteisen pikavalikon ja uutena toimintona pikavalikoiman. Pikavalikon ja usein myös pikavalikoiman saat esiin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella esityksen objektia. Pikavalikko ja pikavalikoima ovat keskeisimpiä ohjelman työkaluja. Osoitin Aktiivinen teksti Kuva 20 Hiiren kakkospainikkeella saat esiin pikavalikoiman (ylempi painikerivi) ja pikavalikon. Pikavalikko sisältää valitun objektin käsittelytoimiin tarvittavia työkaluja. Pikavalikoima taas sisältää tekstimuotoiluissa tarvittavia perustyökaluja. Myös osoittaessasi jotain aktiivista tekstiobjektia, näkyy pikavalikoima läpikuultavana, siitä voit napsauttaa muotoilun voimaan. Kari Keinonen Sivu 12

19 Näkymät Normaali-näkymä Oletuksena PowerPoint käynnistyy Normaali-näkymään, se on tarkoitettu esityksen tarkasteluun ja tuottamiseen. Näkymässä näet miltä esitys näyttää tulostettaessa. Normaali-näkymässä näet koko esityksen vierittämällä näyttöä. Dia-ruutu Viivain (otettu näytölle Näytä-välilehden valinnalla) Vieritysruutu Diat (kalvot) -luettelo Paikkamerkit Kuva 21 Normaali-näkymään palaat napsauttamalla Normaali-painiketta. Kalvoja selaat napsauttamalla Diat-välilehdellä Diat-luettelossa kalvoa tai Dia-ruudussa vieritysruutua vetämällä. Paikkamerkit osoittavat käytössä olevan diarakenteen ja napsauttamalla kohdistimen merkkiin, voit kirjoittaa kyseiselle tasolle tarkoitetun asiasisällön. Kalvojen selaaminen näppäimistön avulla Viimeiseen kalvoon pääset End-näppäimellä. Esityksen alkuun pääset Home-näppäimellä. Seuraavaan kalvoon pääset Page Down-näppäimellä. Edellisen kalvoon pääset Page Up-näppäimellä. Kari Keinonen Sivu 13

20 Sivun asetukset -valintaikkuna Valintaikkunaan pääset Rakenne-välilehden Sivun asetukset -ryhmän Sivun asetukset -painikkeella. Ikkunan avulla voit määrittää sivun ulkonäköön vaikuttavia asetuksia, kuten sivun koon ja tulostussuunnan. Dian tulostussuunta Tiivistelmä- ja muistiinpanosivun tulostussuunta Kuva 22 Sivun asetukset -valintaikkunan välilehdillä pääset muokkaamaan kalvojen tulostusasetuksia. Leveys ja Korkeus -askelluspainikkeilla voit muuttaa tulostusarkin kokoa portaattomasti. Muistiinpanosivu-näkymä Muistiinpanot-näkymä on tarkoitettu esityksen pitäjän omille muistiinpanoille. Tällöin näyttölaitteita on usein kaksi, toisessa näkyy esitys ja toisessa muistiinpanot. Muistiinpanot voivat olla esittäjällä myös tulosteena. Muistiinpanot-näkymään pääset Näytä-välilehden Esitysnäkymät-ryhmän Muistiinpanosivu-painikkeella. Muistiinpanoruutu Kuva 23 Lyhyet muistiinpanot kannattaa kirjoittaa Normaali-näkymässä Muistiinpanoruutuun. Pidemmät muistiinpanot voit kirjoittaa Muistiinpanosivu-näkymässä arkin alaosassa olevaan muistiinpanotilaan. Kari Keinonen Sivu 14

21 Jäsennys-näkymä Jäsennys-näkymä on tarkoitettu esityksen jäsentämiseen. Jäsentäminen tarkoittaa tietojen siirtämistä loogiseen järjestykseen tiedon tuottamisen jälkeen. Näkymässä käsittelet tehokkaimmin kalvoja, kappaleita ja niiden alikappaleita. Jäsennyksen aikana epäolennaisen voit piilottaa kaksoisnapsauttamalla kalvon kuvaketta, näin on helppo järjestää keskeiset asiat. Jäsentäminen ja järjestäminen tapahtuvat vetämällä. Kalvon kuvake Kappaleen kuvake Kuva 24 Jäsennys-näkymään pääset napsauttamalla Jäsennys-painiketta. Tässä näkymässä sinun on helppo jäsentää ja järjestää esitystä. Työskentely Jäsennys-näkymässä Jäsennys-näkymässä voit tehdä hiirellä seuraavia jäsennystoimia: Kalvon kuvaketta napsauttamalla aktivoit koko kalvon sisällön. Kaksoisnapsauttamalla kalvon kuvaketta saat kalvon sisällön piiloon. Jos sisältö on piilotettu, saat sen kaksoisnapsauttamalla näkyviin. Kalvon tai kappaleen kuvaketta (luettelomerkkiä) ylös tai alas vetämällä voit siirtää otsikon uuteen kohtaan, muuttaa objektien järjestystä. Kalvon tai kappaleen kuvaketta vasemmalle tai oikealle vetämällä voit siirtää kappaleen tai kalvon sisällön uudelle otsikon jäsennystasolle. Näkymässä voit näppäimistön avulla tehdä seuraavia jäsennystoimia: Kappaleen sisennystasoa voit muuttaa pienemmäksi napsauttamalla kohdistimen kappaleen eteen ja painamalla Sarkain-näppäintä. Kappaleen sisennystasoa voit muuttaa suuremmaksi napsauttamalla kohdistimen kappaleen eteen ja painamalla Vaihto + Sarkain -näppäinyhdistelmää. Kari Keinonen Sivu 15

22 Dialajittelu-näkymä Dialajittelu-näkymä on tarkoitettu esityksen kalvojen järjestelemiseen. Järjesteleminen tarkoittaa tässä kalvojen siirtämistä loogiseen järjestykseen vetämällä. Näkymässä käsittelet tehokkaimmin kokonaisia kalvoja. Pienkuva kalvosta Kalvon sivunumero Kuva 25 Dialajittelu-näkymään pääset napsauttamalla Dialajittelu-painiketta. Tässä näkymässä sinun on helppo järjestää esityksen kalvoja, poistaa niitä ja ajastaa esitys sekä laatia animaatioita. Näytössä voit valita yhden kalvon sitä napsauttamalla. Monivalinnan teet joko Vaihto + napsauttamalla tai Ctrl + napsauttamalla. Kalvoja siirrät niitä vetämällä ja kopioit Ctrl + vetämällä. Aktiivisen kalvon poistat Delete-näppäimellä. Kari Keinonen Sivu 16

23 Diaesitys-näkymä Diaesitys-näkymä on tarkoitettu esityksen pitämiseen näyttölaitteena näyttö, diaprojektori tai videotykki. Näkymässä siirryt kalvosta toiseen, korostat esitettäviä asioita ja käytät luomiasi linkkejä. Tarkempaa tietoa esittämisestä saat sivulta 93 ja 94. Kuva 26 Diaesitys-näkymään pääset napsauttamalla Diaesitys-painiketta, painamalla F5-näppäintä tai napsauttamalla Diaesitys-välilehden Alusta-painiketta. Näillä keinoin esitys alkaa ensimmäisestä kalvosta. Diaesitys-välilehdellä on myös Nykyisestä diasta -painike, jolla voit aloittaa työn alla olevasta, käsiteltävästä kalvosta. Nykyisestä diasta esitys alkaa myös painamalla Vaihto + F5 -näppäinyhdistelmää. Mustan kalvon saat näkyviin näppäimistön b-painikkeella ja esitykseen palaat w-painikkeella. Korostus-valikko Esitys-valikko Esityspainikkeet Kuva 27 Tässä näkymässä pidät esityksen, käytät korostusvalikon työkaluja korostaaksesi tärkeää tietoa ja siirryt kalvoissa eteen - taakse. Kun olet esityksessä, et näe Tilariviä. Esityksen keskeytät Esc-näppäimellä tai Esitys-valikon Lopeta diaesitys -komennolla. Kalvojen selaaminen esityksen aikana Viimeiseen kalvoon pääset End-näppäimellä. Esityksen alkuun pääset Home-näppäimellä. Seuraavaan kalvoon eteenpäin pääset Page Down-näppäimellä, alas tai oikealle näyttävällä nuoli-näppäimellä tai välilyönti-näppäimellä. Eteenpäin liikkuminen onnistuu myös napsautuksella. Edellisen kalvoon taaksepäin pääset Page Up-näppäimellä, ylös tai vasemmalle näyttävällä nuoli-näppäimellä. Haluamaasi kalvoon pääset Esitys-valikon Siirry diaan - pudotusvalikosta. Kari Keinonen Sivu 17

24 Tiedoston luominen Uusi esitys Uuden esityksen luot helpoiten näppäinyhdistelmällä Ctrl + N. Tällainen uusi esitys saa ulkoasunsa ohjelman oletusteemasta. Teema on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu; toistuvaa vakiotietoa ja muotoiluja sisältävä esityksen muotoilukokonaisuus. Teemat on tallennettu malleina ja oletusmalli vastaa Käyttäjän asetuksissa annettuja määrityksiä. Mallien luomisesta ja käyttöönotosta saat lisätietoa sivulta 77, teemoista lisätietoa on sivulla 48. Malli on teemaakin laajempi kokonaisuus valmiita esitysosia. Uuden esityksen voit luoda myös käyttäen valmista mallia, se tapahtuu napsauttamalla Office-valikon Uusikomentoa. Uusi esitys -valintaikkunasta voit valita PowerPointin mukana asennetun mallin tai Microsoft Office Online -palvelusta löytyvän mallin. Omia malleja luotuasi saat ne käyttöön Omat mallit -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 28 Löydät Uusi esitys -valintaikkunan Asennetut mallit -välilehdeltä ohjelman asennuksen yhteydessä kovalevyllesi asennettuja malleja. Omat mallit -välilehdeltä löydät itse luomasi mallit. Asennetuista malleista voit valita haluamasi valitsemalla sen ryhmästä ja napsauttamalla Luo-painiketta. Oma malli tallennetaan yleensä käyttäjäprofiiliin tähän tarkoitukseen ohjelma-asennuksen aikana perustettuun oletuskansioon. Organisaation verkossa mallit pääsääntöisesti tallennetaan keskitetysti pääkäyttäjän asettamaan kohteeseen verkon palvelimelle. Mallin tallennusmuoto on PowerPoint-malli (tiedostotyypin tunniste.potx) tai Makrot salliva PowerPoint-malli (tiedostotyypin tunniste.potm). Kari Keinonen Sivu 18

25 Tiedoston avaaminen Avaat olemassa olevan esityksen helpoiten näppäinyhdistelmällä Ctrl + O. Esityksen voit avata myös napsauttamalla Office-valikon Avaa-komentoa. Kun olet muuttanut avattua esitystä muista; kun napsautat Tallenna-painiketta, korvaat uudella muutetulla tiedostolla aiemmin tallennetun. Voit myös avata aiemmin luodun esityksen pohjaksi eli malliksi (ohje sivulla 20), jolloin et muutoksia tehtyäsi vaikuta tallennuksessa aiemmin luotuun esitykseen. Kuva 29 Valintaikkunan avulla voit etsiä tiedostoa levyiltä kirjoittamalla tiedoston nimen Haku-kenttään ja napsauttamalla sitten Etsi-painiketta. Jos muistat tiedoston sijainnin, kannattaa sinun selailla levyjä napsauttamalla Kansiot-painiketta. Painikkeen alla näet hakemistorakenteen. Puurakenteesta avaat haluamasi levyn ja kansion. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa. Avaa-valintaikkunaa voit mukauttaa mieleiseksesi Järjestä ja Näkymät -painikkeilla. Voit myös tuoda PowerPointiin eri tallennusmuotoista (.DOC,.DOCX,.TXT,.RTF) tietoa, lisätietoa saat sivulta 71. Kari Keinonen Sivu 19

26 Avaa aiemmin luotu esitys mallina Vanhan esityksen voit ottaa uuden esityksen pohjaksi. Nyt näet avatun esityksen otsikkorivillä tallennusnimen, joka on lisänumerolla muutettu alkuperäisestä. Avoin esitys ja alkuperäinen ovat siis eri tiedostoja, näin levyllä oleva tiedosto säilyy muuttumattomana kun muutat uutta tiedostoa. Uuden esityksen, vanhaa mallina käyttäen voit luoda napsauttamalla Office-valikon Uusi-komentoa. Näkyviin tulee Uusi esitys -valintaikkuna (Kuva 28 sivulla 18). Kuva 30 Uusi esitys -valintaikkunassa (Kuva 28) on napsautettu Uusi aiemmin luodusta -painiketta. Esiin tulevassa valintaikkunassa sinun tulee etsiä tiedosto ja sen jälkeen napsauttaa Luo uusi -painiketta. Kuva 31 Uuden tiedoston ikkunassa, otsikkorivillä näet tiedostonimen, jossa on perässä numero. Kun tallennat esityksen Tallenna-painikkeella, on tallennus ensimmäinen kyseiselle tiedostolle. Esiin avautuu Tallenna nimellä -valintaikkuna, jossa sinun tulee etsiä tiedostolle sopiva kohde ja antaa sille looginen nimi. Lisätietoa tallenna nimellä toiminnosta saat sivulta 24. Tiedoston sulkeminen Tiedostoikkunan voit sulkea Office-painikkeen Sulje-komennolla, tiedostoikkunan Sulje-painikkeella tai painamalla Ctrl + F4 -näppäinyhdistelmää. Tiedostoikkunan sulkeminen ei lopeta ohjelmaa. Tallenna aina tiedostoa sulkiessasi ja ohjelmasta poistuessasi muuttunut tiedosto. Kari Keinonen Sivu 20

27 Tulostus ja tallennus Esikatselu Tulostus PowerPoint esityksen tulostaminen siististi paperiarkille aseteltuna on helppoa, ei kuitenkaan sellaisenaan suositeltavaa. Tee kalvojen tulostamisen vain, kun sinulla on tulostimessa muovikalvoja tai käytössäsi on diatulostin. Paperille taas kalvoista tulostetaan usein pienkuvakokoelma. Ennen tulostamista sinun kannattaa määrittää sivun asetukset, asiasta lisää sivulla 14. PowerPoint on ns. WYSIWYG -ohjelma, eli saat mitä näet ideologian tulisi toteutua tulostettaessa. Kuvaruudulla näkyvä ei aina kuitenkaan tulostu paperille tarkalleen samanlaisena. Tulostamisen helpottamiseksi ohjelmaan on tehty Esikatselu-toiminto. Esikatselussa voit vielä muokata esityksen ulkoasua ennen tulostamista. Esikatseluun pääset Office-valikon Tulosta-alivalikon Esikatselu-komennolla. Esikatselusta voit tulostaa esityksen suoraan napsauttamalla Tulosta-painiketta. Tulostuksen suoritat napsauttamalla Office-valikon Tulosta-alivalikon Tulosta-komentoa tai painamalla Ctrl + p -näppäinyhdistelmää. Valittu tulostin Ominaisuudet -painike Tulostettavien samansisältöisten sivujen määrä Kuva 32 Kuvassa näet komennolla esiin tulevan valintaikkunan ja siinä tehtävät tärkeimmät asetukset eli valinnat. Valintaikkunassa valitset oikean tulostimen (Nimi:), kirjoitat halutun tulostussivumäärän (Kopioiden määrä), ja haluamasi sivut (Sivualue). Esimerkissä tulostetaan esityksestä tiivistelmä, jossa on kolme kalvoa sivulla. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Muista Pikatulosta-komentoa käyttäessäsi, että tällä toiminnolla tulostuu koko esitys (kaikki sivut) oletustulostimella. Kari Keinonen Sivu 21

28 Tulostimen ominaisuudet Tulostimen ominaisuuksiin ja tulostusasetuksiin voit vaikuttaa Office-valikon Tulosta-alivalikon Tulosta-komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Tulostusjärjestys Esikatselu Kuva 33 Napsauta Ominaisuudet -painiketta, niin saat esiin kuvassa näkyvän valintaikkunan (tulostimena HP DeskJet 845C). Ominaisuudet-valintaikkunassa voit vaikuttaa tulostimen asetuksiin. Asettelu-välilehdellä vaihdat tulostusarkin suuntaa. Paperi ja laatu -välilehdellä valitset paperilähteen (paperilokeron) sekä väriasetukset. Lisäasetukset-painikkeen napsautuksella esiin tulevassa valintaikkunassa teet tulostimen asetuksiin lisää hienosäätöä. Tulostuksen asetukset Yleiset asetukset Tämän esityksen asetukset Kuva 34 Office-valikon PowerPoint asetukset -komennolla saat esiin valintaikkunan, jossa Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää tulostusta tarkemmin. Kuvassa näet oletusasetukset joita ei usein tarvitse muuttaa. Kari Keinonen Sivu 22

29 Tallennus Sinun kannattaa tallentaa tekemäsi esitys aina sähköiseen muotoon. Aiemmin tehtyä esitystä tarvitset mitä ilmeisimmin myöhemmin. Tallennettua tiedostoa voit käyttää uudestaan pohjana jossain muussa vastaavan sisällön omaavassa esityksessä. Näin toimien vähennät työmääräsi huomattavasti. Kotona tallennus tapahtuu paikalliselle kiintolevylle. Yrityksissä ja muissa organisaatioissa tallennus tapahtuu pääkäyttäjän tarkoitukseen luomalle verkkolevylle (usein K: tai H:). Tallentaminen tapahtuu napsauttamalla Office-valikon Tallenna-komentoa tai Pikatyökalurivin Tallenna-painiketta, onnistuu myös Ctrl + s -näppäinyhdistelmällä. Kuva 35 Ensimmäistä kertaa tallentaessasi ohjelma kysyy tiedostolle nimeä. Tallenna esitys oman Tietokoneen hakemistorakenteessa sopivalle levylle sellaiseen kansioon, jonka nimi on aihealuetta kuvaava. Anna tiedostolle sisältöä hyvin kuvaava looginen nimi. Näillä toimintatavoilla löydät esityksen myöhemminkin helposti. Seuraavalla kerralla napsauttaessasi Tallenna-painiketta tallentuvat tiedostoon tehdyt muutokset aiemmin antamallasi nimellä kansioon, johon sen alun alkaen tallensit. Näin korvaat aiemman samannimisen tiedoston alkuperäisessä sijainnissaan, eli saatat tiedostoon tehdyt muutokset voimaan (päivität ajantasalle). Tallennusmuoto on PowerPoint-esitys ja tiedoston tarkenne.pptx. tähän muotoon sinun kannattaa tallentaa kaikki esityksesi aina. PowerPoint-esitys tallennusmuotoista tiedostoa on helppo muokata ja tarvittaessa tallentaa se sitten muihin tallennusmuotoihin. Samassa kansiossa ei voi olla kahta samannimistä tiedostoa. Kari Keinonen Sivu 23

30 Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Kun avaat aiemmin luodun esityksen esimerkiksi malliksi (pohjaksi) uudelle esityksellesi, haluat varmasti tallentaa tiedoston uuteen sijaintiinsa uudella nimellä. PowerPointin Office-valikon Tallenna nimellä -komennolla teet sen helposti. Avatessasi aiemmin luodun esityksen pohjaksi uudelle esityksellesi, haluat varmasti tallentaa tiedoston uuteen sijaintiin uudella nimellä. Office-painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit suoraan napsauttaa Tallenna nimellä -komentoa. Kuva 36 Tässä näet mukautetun Tallenna nimellä -valintaikkunan. Kuvassa on korostettu tärkeitä tallennusasetuksia, jotka sinun tulee huomioida. Etsi tiedostolle aina sopiva levyasema ja sieltä sopiva kansio, sijainti. Ellei kansiota ole, perusta se napsauta Uusi kansio -painiketta. Anna kansiolle looginen, esityksen aihetta kuvaava nimi. Anna myös tiedostolle kuvaava nimi ja valitse sopiva tallennusmuoto. Lisää tallennusmuodoista kerrotaan sivulla 95 ja ohjelman oletustallennusmuodon muuttamisesta sivulla 90. Kun tallennat aiemman tiedoston uudella nimellä, säilyy aiemmin tallennettu alkuperäisessä sijainnissaan ilman muutoksia. Tallentaessasi esitystä jossa on aliohjelmia (makroja tai VBA-koodia) tulee tiedosto tallentaa muotoon PowerPoint-esitys (makrot käytössä) (.PPTM-tunniste). Jos tallennat esityksen makroja sisältävänä mallina, tulee esityksen tallennusmuodon olla Makrot salliva PowerPoint-malli (.POTM-tunniste). Kari Keinonen Sivu 24

31 Tallennus - PowerPoint-diaesitys PowerPointissa esityksen voi tallentaa suoraan esitystilassa aukeavana. Tällaisen esityksen etu se, että esitystä pitäessä ei tarvitse hallita lainkaan PowerPoint käyttöä. Huono puoli esityksellä on se, että sen pitäminen vaatii kuitenkin esityslaitteeseen asennettua PowerPointia. Kuva 37 PowerPoint-diaesitys -muotoon tallentaessasi sinun on ensin valittava tiedostolle tallennusmuodoksi PowerPoint-diaesitys. Valitse sitten tiedostolle sijainti, kansio josta sen helposti löydät. Anna tiedostolle esityksen aihetta kuvaava nimi ja napsauta Tallenna-painiketta. Tallennus tapahtui PowerPoint-diaesitys -muotoon ja tiedoston pääte on.ppsx. Voit avata kyseisen tiedoston kansiosta kaksoisnapsauttamalla tiedoston kuvaketta, näin saat esityksen suoraan käyntiin. PowerPoint-diaesitys -muotoon tallentamaasi esitystä pääset muokkaamaan kun napsautat tiedostokuvakkeen pikavalikosta Avaa-komentoa. Voit myös avata tiedoston PowerPoint-ohjelmasta Office-valikon Avaa-komennolla. Kari Keinonen Sivu 25

32 Tallennus CD-paketiksi Koskaan et tiedä, mitä ohjelmia ja niiden versioita esityksesi tilaaja käyttää. Power- Pointissa on mahdollista tallentaa esityskelpoinen esitys kansioon jonka myöhemmin voit polttaa CD- tai DVD-levylle tai kopioida muistitikulle. Tällaisen esityksen hyvänä puolena on se, ettet tarvitse esitystä pitäessäsi lainkaan PowerPointia. Esityspaketin teet Office-valikon Julkaise-alivalikon CD-paketti -komennolla. Kuva 38 Komentoa napsautettuasi saat ilmoituksen jossa kerrotaan, ettei CD-paketti toimi ellei kalvosarjaa tallenneta vanhempaan PowerPoint tallennusmuotoon. Napsauta OK-painiketta. Kansion nimi Poltto CD-levylle Kuva 39 Napsauta esiin tulevassa ikkunassa Asetukset-painiketta. Viewer-version korjaus Kuva 40 Napsauta esiin tulevassa ikkunassa voimaan asetus Upotetut TrueTypefontit ja napsauta sitten OK-painiketta. Napsauta vielä esiin tulevassa valintaikkunassa Kopioi kansioon -painiketta. Kari Keinonen Sivu 26

33 Tallennuskansion polku Kuva 41 Napsauta Selaa-painiketta ja etsi esiin tulevan valintaikkunan avulla esityksellesi sopiva tallennuskansio sekä valitse se. Napsauta molemmissa ikkunoissa OK-painiketta. Kuva 42 Saatat saada ilmoituksen siitä, että olet linkittänyt esitykseesi muita tiedostoja. Hyväksy ilmoitus Kyllä-painikkeella. Kuva 43 Saatat saada ilmoituksen vielä siitäkin, että olet lisännyt esitykseesi kommentteja. Hyväksy ilmoitus Jatka-painikkeella. Kuva 44 Eikä ne ilmoitukset vielä lopu, napsauta edelleen Jatka-painiketta. Painikkeella suoraan CD-levyn polttamiseen Kuva 45 Sulje viimeinen valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. Nyt määräämässäsi kansiossa on itsenäinen esitys ja kaikki siihen liittyvät tiedostot. Voit polttaa kansion CD-levylle tai kopioida sen muistitikulle ja pitää esityksen vaikkei tilaajan laitteelle olisi asennettu PowerPointia. Kari Keinonen Sivu 27

34 Tallennus PDF-muotoon Adoben kehittämä PDF-muoto on erittäin yleinen tiedostomuoto. PDF-tiedosto kuljettaa mukanaan asiakirjojen ulkoasun, fontit ja hyperlinkit muttei ohjelmoitua toiminnallisuutta. Näin tallennetuissa tiedostoissa ei siis voi olla viruksia. Tiedostoja voidaan kuitenkin katsella lähes kaikissa maailman laitteissa, koska niihin on todennäköisesti asennettu Adobe Reader lukuohjelma. PowerPoint-tallennusmuotoisen esityksen pitäminen tietokoneella vaatii koneeseen asennetun PowerPoint-ohjelman. PowerPoint-tallennusmuodosta riippumatta asia on näin, poikkeuksena ovat vain HTML-muotoon tapahtuva WEB-sivuna tallentaminen tai edellä kerrotun CD-paketin käyttäminen. Esitys voidaan tallentaa kuitenkin myös Adobe Reader -yhteensopivaan PDF-muotoon. PDF-muotoon tallentaminen tai tulostaminen vaatii oman apuohjelman jolla muunnos tehdään. Nyt Microsoftin sivustolla on ilmainen PDF-muotoon tallentavan apuohjelma Word, PowerPoint ja Excel-ohjelmille. Hae ohjelma Web-osoitteesta ja asenna se sivun ohjeiden mukaan. Kuva 46 Office-valikon Tallenna nimellä -komennon alivalikkoon tulee uusi PDF-komento. Komentoa napsauttamalla saat esiin valintaikkunan, jonka avulla voit etsiä tallennustiedostolle sijoituspaikan ja tallentaa tiedoston PDF-muotoon. Tämä ohjelman ei pidä sisällään vielä toiminnallisia ominaisuuksia suojata PDF-tiedostoa kopioinnilta, muokkaukselta ja tulostamiselta. Jos sinun on suojattava PDF-tiedosto, vaatii se kaupallisen ohjelman hankintaa. Kari Keinonen Sivu 28

35 Sisällön tuottaminen Esitysgrafiikkaohjelmassa syötät esitykseen tekstiä näppäimistöltä. Voit myös tuoda tekstiä kopioimalla toisista ohjelmista tai aiemmista PowerPoint-tiedostoista. Sen lisäksi voit avata valmiita tekstiasiakirjoja ja tallentaa ne PowerPoint-muotoon. Voit myös tuoda esitykseen tekstiä skannaamalla sitä paperilta, tämä vaatii kuitenkin maksullisen tekstintunnistusohjelman hankkimista, asentamista ja käytön opiskelua. Tärkeää kirjoitettaessa Sana on kahden välilyönnin väli. Virke on kahden pisteen väli. Kappale taas on kahden kappaleenvaihdon (Enter-painallus) väli. Et saa tehdä esitykseen ylimääräisiä välilyöntejä, sarkain- tai Enter-painalluksia. Riviä et saa päättää Enter-painallukseen. Rivin päättyessä jatkat kirjoittamista, sillä PowerPoint rivittää tekstin automaattisesti. Enter-painallus vaihtaa kappaletta. Erikoismerkit Kirjoittaessasi tarvitset usein joitain erikoismerkkejä. Suosittelen että haet erikoismerkit Windowsin Merkistö-apuohjelmasta. Merkistö Erikoismerkkejä löydät Windows-käyttöjärjestelmän Käynnistä-valikon Apuohjelmat-alivalikon Merkistö-apuohjelmasta. Merkistöstä voit tuoda erikoismerkit esitykseen Kopioi - Liitä -periaatteella. Oma merkistö löytyy myös -ohjelmasta Lisää-välilehden Merkit-ryhmän Merkki-komennolla. 1 - Fontin valinta 2 - Merkin valinta 3 - Napsauta Valitse 4 - Napsauta Kopioi Kuva 47 Windows-käyttöjärjestelmän Merkistö-apuohjelma on erinomainen väline, jolla saat erikoismerkit mihin hyvänsä ohjelmaan. Suorita kuvan vaiheet järjestyksessä. PowerPointiin palattuasi aseta osoitin kohtaan johon merkin haluat ja napsauta Liitä-painiketta tai paina Ctrl + v -näppäinyhdistelmää. Kari Keinonen Sivu 29

36 Luettelomerkit PowerPoint esityksessä kalvon sisältö paikkamerkissä, kappale aloitetaan automaattisesti luettelomerkein. Merkkien ulkonäkö periytyy käytettävästä teemasta (perustyylistä) ja eri otsikkotasoilla käytetään usein eri luettelomerkkiä. Luetteloksi aikomistasi kappaleista voit tehdä luettelon Luettelomerkit tai Numerointi -painikkeilla. Numerointi on kalvoissa harvinainen. Luettelomerkit teet siten, että aluksi valitset kyseiset tekstikappaleet ja seuraavaksi napsautat Luettelomerkit tai Numerointi -painiketta. Voit myös aloittaa luettelon napsauttamalla ensin painiketta. Kirjoita sitten sisältö ja paina Enter-näppäintä. Näin luettelo jatkuu paikkamerkin loppuun. Kuva 48 Kuvan luettelokappaleissa on käytetty Luettelomerkki-asetusta. Kun kirjoitat monitasoista luetteloa ja haluat sisentää tekstiä alemmalle tasolle, paina Enter-painalluksen jälkeen Sarkain-näppäintä. Nostaessasi luettelotasoa paina Vaihto + Sarkain -näppäimiä. Kuva 49 Kuvan luettelokappaleissa on käytetty Numeroitu-asetusta. Kun kirjoitat monitasoista numeroitua luetteloa ja haluat sisentää tekstiä alemmalle tasolle, paina Enter-painalluksen jälkeen Sarkain-näppäintä. Nostaessasi luettelotasoa paina Vaihto + Sarkain -näppäimiä. Kohdan kaksi alapuolella olevaa kappaletta on sisennetty seuraavalle, alemmalle otsikkotasolle. Tällainen monitasoinen numerointi ei toimi PowerPointissa aivan odotetusti. Kari Keinonen Sivu 30

37 Tekstin valitseminen Tekstiä voit valita eli aktivoida joko hiirellä tai näppäimistöllä. Tässä käsitellään hiirellä tapahtuvia valintatapoja. Merkin ja merkkijonon valitseminen Kuva 50 Merkin tai merkkijonon valitset vetämällä tekstiosoitinta merkkien ylitse. Sanan valitseminen Kuva 51 Sana on kahden välilyönnin väli, sanan valitset kaksoisnapsauttamalla. Luettelokappaleen valitseminen Kuva 52 Kappale on kahden Enter-painalluksen väli. Kappaleen valitset kolmoisnapsauttamalla kappaleen keskellä. Luettelokappaleen ja sen alikappaleiden valitseminen Kuva 53 Kappaleen ja kaikki sen alikappaleet voit valita napsauttamalla osoittimella ylemmän tason kappaleen luettelomerkkiä. Koko esityksen valitseminen Esityksen valitset Diat-välilehdellä napsauttamalla ensimmäistä kalvoa ja sitten Vaihto + Napsauttamalla viimeistä. Esityksen voit valita myös Dialajittelu-näkymässä painamalla Ctrl + a -näppäinyhdistelmää. Tekstin poistaminen ja korvaaminen Valitun tekstin voit poistaa painamalla Poisto tai Del -näppäintä. Teksti poistuu alkuperäisestä paikastaan myös, kun leikkaat sen leikepöydälle. Valitun tekstin korvaat joko kirjoittamalla valitun tekstin tilalle korvaavan merkkijonon tai liität kyseiseen kohtaan leikepöydällä olevan tekstin. Esityksestä poistat kokonaisia aktiivisia kalvoja Dia-välilehdellä tai Dialajittelu-näkymässä Del-näppäimen painalluksella. Kari Keinonen Sivu 31

38 Ylä- ja alatunnisteen luominen Ylä- ja alatunnisteeseen sinun tulee lisätä se tieto, jonka haluat toistuvan esityksen kaikissa näkyvissä kalvoissa. Tee tunnisteisiin haluamasi, kaikilla sivuilla toistuva tieto esimerkiksi päivämäärä, sivunumero ja oma nimesi. Kuva 54 Normaali-näkymässä siirryt ylä- ja alatunnisteeseen Lisää-välilehden Yläja alatunniste-painikkeella. Päivittyvä päivämäärä Dian juokseva sivunumero Alatunnisteen teksti Tunnisteita ei näytetä otsikkodissa Kuva 55 Tee Ylä- ja alatunniste -valintaikkunassa kuvaan merkityt valinnat. Aseta voimaan myös valinta Älä näytä otsikkodiassa. Tällä tavalla luot kaikille esityksen kalvoille, paitsi otsikkodioille, samanlaisena toistuvan ylä- ja alatunnisteen. Numerointisi alkaa toisesta kalvosta ja sen numero on nyt kaksi. Korjaa toisen kalvon numeroksi yksi. Kuvaruudulla katseltava esitys Kuva 56 Aloittavan kalvon numeroksi tulee asettaa nolla, jotta toisella kalvolla oleva numero olisi yksi. Aloittava kalvo on otsikkodia, jolla estit tunnistetietojen näkymisen. Asetuksen teet Rakenne-välilehden Sivun asetukset -valintaikkunassa korjaamalla Diojen aloitusnumero: -kohtaan arvoksi nolla. Ylä- ja alatunnisteen paikkamerkkejä voit siirtää, muokata tai käsitellä perustyylissä, siitä lisätietoa sivulla 49. Kari Keinonen Sivu 32

39 Oikeinkirjoitus Kieliasun tarkistus on PowerPoint-asetuksissa oletuksena määritetty automaattiseksi, eli kirjoitusvirheesi ilmaistaan punaisella alleviivauksella kirjoittaessasi tekstiä. Sinun ei tule poistaa tai korvata kerran oikein kirjoitettua tekstiä, ei ainoaakaan oikeaa merkkiä. Korjaa esityksessä olevat kirjoitusvirheet Oikeinkirjoitus-toiminnolla. Jos PowerPoint on asennettu suomenkielisenä, kieliasun tarkistus toimii kohtuullisen hyvin. Sanasto ei sisällä kuitenkaan kaikkia suomenkielen sanoja. Voit myös lisätä sanakirjaan tarvitsemiasi, sanakirjasta puuttuvia sanoja. Tarkistus kirjoitettaessa Virheellinen sana Oikean sanan lisääminen sanastoon Kuva 57 Napsauta virheellisen sanan kohdalla esiin pikavalikko. Jos valikossa on sanalle oikea vaihtoehto, voit vaihtaa sen väärän tilalle napsauttamalla oikeaa. Valikon komennoilla voit myös ohittaa virheen tai lisätä sanan sanastoon. Koko esityksen tarkistus Koko esityksen tarkistus kerralla on hyödyllinen tapa ja se on varmasti nopein tapa tarkastaa esitys. Voit etsiä mahdollisia kirjoitusvirheitä ja vahvistaa jokaisen korjauksen erikseen. Oikoluvun voit aloittaa Tarkista-välilehden Tekstintarkistus-ryhmän Oikeinkirjoitus-painikkeella. Kuva 58 Esiin tulee valintaikkuna Oikeinkirjoitus. Voit korvata väärin kirjoitetun sanan Ehdotukset-listalla olevalla oikealla sanalla. Voit korjata väärin kirjoitetun sanan Muuta muotoon: -kentässä. Napsauta sitten Muuta-painiketta. Voit käyttää myös Muuta kaikki -painiketta, mutta tee se varoen. Office-ohjelmien sanasto ei ole suomenkielen osalta täydellinen. Jos kirjoittamasi sana on varmasti oikeinkirjoitettu ja suomenkieltä, lisää se sanakirjaan Lisää-painikkeella. Asetukset-painikkeella pääset määrittelemään Oikeinkirjoitus-toiminnon asetuksia. Kari Keinonen Sivu 33

40 Oikeinkirjoituksen asetukset Oikeinkirjoituksen tarkistus auttaa esitystuotantoa monella tavalla, koska toiminto on monipuolinen. Oikeinkirjoituksen tarkistukselle voit määrittää paljon erilaisia asetuksia. Asetuksiin pääset Oikeinkirjoitus-ikkunasta Asetukset-painikkeella tai Office-valikosta PowerPointin asetukset -painikkeella. Oikolukuun vaikuttavat asetukset ovat Tarkistustyökalut-välilehdellä. Kuva 59 Esiin tulevassa valintaikkunassa voit tehdä perusasetukset. Automaattisen korjauksen asetukset -painikkeella pääset käsiksi kyseisten asetusten määrittelyyn. Mukautetut sanastot -painikkeella voit määrittää käyttöösi lisää sanakirjoja. Oletuksena on sanakirja Custom.dic, johon sanakirjaan lisäämäsi sanat tallentuvat. Kuva 60 Mukautetut sanastot -valintaikkunassa voit lisätä uusia sanakirjoja ja muokata sanakirjaan lisäämiäsi sanoja. Kari Keinonen Sivu 34

41 Automaattisen korjauksen asetukset Voit nopeuttaa ja helpottaa esityksen kirjoittamista asettamalla haluamasi automaattiset korjaustoiminnot voimaan. Automaattinen korjaus -toiminto tarkkailee kirjoittaessasi aikaansaamaasi ja korjaa automaattisesti joitakin kirjoitusvirheitä. Tärkeimmät työskentelyäsi nopeuttavista asetuksista löydät Automaattinen korjaus -välilehdeltä. Automaattinen korjaus Välilehdellä ovat asetukset, joilla määräät PowerPointin automaattisesti korjaamaan sille opetettuja kirjoitusvirheitä. Opetetut korjaustoimet toimivat jos olet vahingossa kirjoittanut sanalle kaksi isoa alkukirjainta, virkkeen Caps Lock -näppäin päällä tai virkkeen ensimmäisen kirjaimen pienellä. Korvaa teksti kirjoitettaessa -kohdassa on luettelo yleisistä kirjoitusvirheistä, jotka ohjelma korjaa automaattisesti kun sinä teet virhesyötön. Toimintoa voit itse käyttää hyödyksi lisäämällä sanastoon omia korvaavia tekstejä, tällaisia voivat olla nimesi, kotiosoitteesi tai organisaatiosi nimi. Automaattisen korjauksen asetuksia pääset muuttamaan Office-pudotusvalikosta PowerPointin asetukset -valintaikkunassa Tarkistustyökalut-välilehdellä napsauttamalla Automaattisen korjauksen asetukset -painiketta. Harkitse käyttöä Itse määrätty korvausmääre Poista painike Kuva 61 Kuvaan on merkitty suositeltavia asetuksia. Muodosta omalle etunimellesi Automaattinen korjaus -välilehdelle Korvaava teksti kirjoitettaessa -toiminnolla yksinkertainen allekirjoitus. Kirjoita Etsittävä: -kenttään etunimesi ja Korvaava: -kenttään koko nimesi. Napsauta vielä Lisää-painiketta ja hyväksy ikkuna OK-painikkeella. Kirjoita sitten PowerPoint-esitykseen etunimesi. Kirjoita nimikirjainten jälkeen välilyönti ja sen jälkeen ohjelma vaihtaakin etunimesi tilalle koko nimesi. Toimintotunnisteet-välilehden asetuksia sinun ei kannata muuttaa, tarvitset niitä harvoin ja oletusasetukset ovat riittävät. Kari Keinonen Sivu 35

42 Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa Valintaikkunassa voit muokata esityksen automaattisia muotoiluja. Ei merkitystä suomeksi kirjoitettaessa Oletusarvoina voimassa Kuva 62 Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -valintaikkunassa näet kehystettynä suositeltavat asetukset. Ota Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä -asetus pois, jos kirjoitat vain tulostettavaksi aiottua esitystä. Jätä muut oletusarvoasetukset voimaan, paitsi Yhdysmerkit ajatusviivalla. Kari Keinonen Sivu 36

43 Synonyymisanasto Synonyymisanasto on valikoima sanoja ja niiden synonyymejä (vastineita). Kirjoittaessasi tekstiä, voit tarkastella ja muuttaa sanoja synonyymeiksi. Tällä toiminnolla vältät samojen sanojen liian useaa toistumista kappaleissa. Synonyymisanastoon pääset valitsemalla ensin sanan ja napsauttamalla esiin pikavalikon tai painamalla näppäinyhdistelmää Vaihto + F7. Tavutus Kuva 63 Vaihto + F7 -painalluksella esiin tulevassa tehtäväruudussa voit helposti tarkastaa onko valitsemallesi sanalle annettu sanakirjaan synonyymiä. Jos haluat korvata valitsemasi sanan vastineella, valitse tehtäväruudun luettelosta vastinsana ja napsauta sen viereen ilmestyvästä pudotusvalikosta Lisää-komentoa. Näin korvaat vastineella aiemman kirjoitetun sanan. PowerPointissa ei ole automaattista tavutusta koska tavutusta käytetään esityksissä harvoin, vältä sinäkin tavuttamasta. Tarvitessasi tavutusta sinun on kirjoitettava tavumerkki. Jos viet itse tavuttamaasi tekstiä muihin ohjelmiin ja/tai tiedostoihin, tavumerkit kulkevat mukana ja harvoin osuvat uudessa esityksessä tai asiakirjassa tavutusalueelle, joten tavuviivat näkyvät tulosteissa keskellä riviä. Kari Keinonen Sivu 37

44 Tekstin muotoileminen Esityksen tekstiä voit muotoilla monella tavalla. Muotoilu voi kohdistua sanaan, kappaleeseen, sivuun tai koko esitykseen. Teemat ovat koko esityksen ulkoasuun vaikuttavia muotoiluja ja tyyleillä vaikutat kaikkiin samantasoisiin kappaleisiin. Kirjasinten muotoilu Voit halutessasi muuttaa kirjasimen tyyppiä (fontti, kirjasinperhe, kirjasinleikkaus) ja kirjasimen kokoa elävöittäen näin tekstin ulkoasua. Kun haluat korostaa jotain tärkeää sanaa tai lausetta voit lihavoida tai kursivoida merkkijonon. Lisäksi kirjasimen väri on vaihdettavissa. Teet kirjasimen muotoilutoimenpiteet valitulle tekstille Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän komennoilla. Fontti painike Fonttikokoon vaikuttavat painikkeet Muotoilun poistaminen Kirjasimen värit Korostukseen vaikuttavat painikkeet Kuva 64 Aktiivisen tekstin voit muotoilla kuvan Fontti-ryhmän painikkeilla. Avainpainiketta napsauttamalla pääset valintaikkunaan, jossa voit tehdä muotoiluille tarkempia lisäasetuksia. Älä käytä kovin usein tekstin lihavointia tai kursivointia, ne vain vaikeuttavat esityksen lukemista. Vältä alleviivauksen käyttöä, se on poissa muodista ja sen mahdollinen käyttö liittyy sähköisesti käytettävien esitysten hyperlinkkeihin. Windowsissa käytetään seuraavia kirjasintyyppejä: True Type fontti Erittäin hyvä tulostus- ja näyttöfontti. OpenType fontti (True Type fontti) Erittäin hyvä tulostus- ja näyttöfontti. Kirjoitinfontti (harvinainen nykyisin) Selkeä tulostettaessa, mutta näyttöruudulla usein rakeinen. Näyttöfontti (harvinainen nykyisin) Näytöllä selkeä, mutta tulostuksessa usein karkea. Kirjasimet jaetaan ulkoasun mukaan myös seuraavasti: Antiikva (Serif - malli vieressä) M Tarkoittaa päätteellistä kirjasinta (monisteen kertova teksti on antiikvaa). Groteski (SansSerif malli vieressä) M Tarkoittaa päätteetöntä kirjasinta (monisteen otsikot ovat groteskia). Kari Keinonen Sivu 38

45 Kappaleiden muotoilu Sisennysten asettaminen Esityksen helppolukuisuutta lisätäksesi PowerPoint sisentää automaattisesti luettelotoiminnolla tehtyjä tekstikappaleita hierarkkisesti. Omassa sisennyksessä apuna voit käyttää viivainta. Asetakin viivain näkyviin Näytä-välilehden Näytä tai piilota -ryhmän Viivain-valintaruutua napsauttamalla. Kohdistin Muokkaa-painike Jos-lause koodiin siirtymiseksi Makrojen järjestämiseen Kuva 65 Kuvassa näet tekstikappaleen automaattisen sisennysasetuksen. Otsikkotasolla kaksi oleva Toisella sisennystasolla on sisennetty kauemmas reunuksesta kuin yllä oleva otsikkotasoa yksi oleva kappale. Viivaimen kolmiot ovat sisennyskohdassa. Kappaleen vasemman reunan sisennyksen muutat viivaimen vasemmassa päässä olevilla kolmioilla. Ylempi kolmio sisentää kappaleesi ensimmäistä (ylintä) riviä ja alempi kolmio sisentää kaikkia muita kappaleen rivejä, paitsi ensimmäistä. Kolmioita siirrät vetämällä. Miten esityksen kappale sisennetään? Riippuva sisennys Esitystä tehdessäsi yleisin kappaleen sisennystapa on niin sanottu riippuva sisennys. Normaali tekstisisältö Kuva 66 Riippuvalla sisennys syntyy automaattisesti, kun teet paikkamerkkiin luettelokappaleita. Sisennystä voit itse muuttaa kolmioita siirtämällä. Ylemmän kolmion asetat siihen kohtaan, josta haluat kappaleen ensimmäisen rivin alkavan. Alemman kolmion asetat siihen kohtaan, josta haluat muiden kappaleen rivien alkavan. Kari Keinonen Sivu 39

46 Tasauksen asettaminen Kappaleen teksti tasataan Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän tasauspainikkeilla. Kuva 67 Kappaleiden tasaamiseksi käytä tasauspainikkeita. Vasemmalle tasattu kappale on kalvoissa yleisin ja se on oletuksena voimassa kaikissa paikkamerkeissä - käytä sinäkin sitä. Muut tasaukset ovat esityksissä harvinaisia. Sarkainten asettaminen PowerPointissa taulukot kannattaa tehdä taulukkotoiminnolla. Mutta, jos kirjoitat esitykseen taulukkotyyppisen pienen taulukon ja tiedot eivät ole varsinaisessa taulukossa, tasaa tiedot silloin sarkaimilla. Sarkaimien käyttö tapahtuu siten, että ensin asetat sarkainasetukset paikoilleen. Kirjoittaessasi luetteloa siirrät kirjoituskursorin sarkainkohtaan Sarkain-näppäimellä. Kuva 68 Sarkaimia käytät tekemällä viivaimelle sarkainasetukset. Asetuksen voit valita viivaimen vasemmassa päässä olevaa painiketta napsauttamalla. Oletuksena voimassa on Vasen sarkain. Kun napsautat mihin hyvänsä kohtaan viivainta, teet valitsemasi asetuksen. Sarkaimia voit hallita kaksoisnapsauttamalla mitä hyvänsä sarkainasetusta tai viivainta. Sarkaimia voit siirtää vetämällä. Sarkainasetukseen siirryt Sarkain-painikkeen painalluksella. Kari Keinonen Sivu 40

47 Palstat Käsite Palsta on jostain syystä Microsoftin toimesta PowerPointissa suomennettu käsitteellä Kaksi sisältökohdetta. Palstojen käyttö on suositeltavaa monen tyyppisissä esityskalvoissa, etenkin jos vertaillaan kahdessa luettelossa olevia sisältöjä keskenään. Palstan luominen Palstojen luonnin teet Aloitus-välilehden Diat-ryhmän Asettelu-valikoimasta napsauttamalla Kaksi sisältökohdetta tai Vertailu-komentoa. Vertailu-painike tuottaa myös kaksi palstaa kalvolle Kuva 69 Napsauta Kaksi sisältökohdetta -painiketta, saat kalvoon kaksi palstaa. Palstojen muokkaaminen Koonsäätökahva Koon muutos -osoitin Kuva 70 Valitun palstan kokoa muutat vetämällä paikkamerkin reunan koonsäätökahvasta. Rivi- ja kappaleväli Rivivälillä ja kappalevälillä vaikutat esityksen luettavuuteen. Tutkimusten mukaan riviväli yksi on nopein lukea ja se onkin oletuksena voimassa PowerPoint-kalvojen paikkamerkeissä. Riviväli-asetusta sinun tuleekin kasvattaa ja/tai muuttaa varsin harkitusti. Kappaleväli määräytyy PowerPointissa automaattisesti paikkamerkin otsikkotason mukaan. Kappaleväli-asetuksen muuttaminen kannattaa sekin tehdä harkitusti, sillä Microsoftin taiteilijat ovat luoneet teemoihin suht onnistuneet kappalevälit. Jätä kuitenkin tekstikappaleiden väliin riittävästi ilmavuutta lukemisen helpottamiseksi. Kappaleväliä en suosittele kasvattamaan kuitenkaan suuremmaksi kuin kappaleen kirjasinkoko pisteinä on. Kari Keinonen Sivu 41

48 Rivi- tai Kappaleväli-asetuksia voit muuttaa aktiivisen kappaleen pikavalikon Kappale-komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Painike rivivälin muuttamiseen Painike sarkainasetuksiin Kuva 71 Kappalevälin muuttaminen tapahtuu Ennen ja Jälkeen askelluspainikkeilla. Yksi ylimääräinen Enter-painallus kappaleiden välissä on esitysgrafiikan periaatteiden mukaan väärin. Jos kirjoittamasi teksti viedään sivuntaittoon tai tekstinkäsittelyasiakirjaan, niin sivun ulkoasun taittaminen hankaloituu ylimääräisistä Enter-painalluksista. Tyhjä rivi kappaleiden välissä on taiteilijoidenkin mielestä ulkoasullisesti aina liian suuri ja lisäksi se tutkimusten mukaan hidastaa lukemista. Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä Muotoilusivellin on oiva apuväline muotoilujen periyttämiseen (siirtämiseen) esityksen muihin alueisiin tai toisiin esityksiin. Työkalun löydät Aloitus-välilehdeltä Leikepöytä-ryhmästä. Muotoilusivellintä käytät seuraavasti: Valitse merkkijono tai kappale, jossa on mieleisesi muotoilu. Napsauta Muotoilusivellin-painiketta. Maalaa, vedä siveltimellä yli sen alueen tai kappaleen johon haluat valitun muotoilun periytyvän. Muotoilusivellintä voit käyttää usean erillisen alueen muotoiluun kun kaksoisnapsautat painiketta. Pois päältä sen saat joko napsauttamalla painiketta tai painamalla näppäimistöltä Esc-näppäintä. Muotoilun poistaminen Tekstikappaleisiin tekemäsi lisämuotoilut saat poistettua valitsemalla paikkamerkin ja napsauttamalla Poista kaikki muotoilu -painiketta. Muotoilun voit kumota heti kun sen olet tehnyt. Kumoamisen suoritat Pikatyökalurivin Kumoa-painikkeella tai näppäinkomennolla Ctrl + z. Kun olet tehnyt valitulle objektille muotoilutoimen, voit monistaa muotoilun uuteen samanarvoiseen valittuun objektiin Pikatyökalurivin Toista-painikkeella tai näppäinkomennolla Ctrl + y. Kari Keinonen Sivu 42

49 Kumoa - Toista toiminnot Kumoa Kaikkiin tietokoneohjelmiin on rakennettu Kumoa-toiminto. Kumoa-toiminto tekee tietokoneella suoritettavasta tietojenkäsittelystä huomattavasti nopeampaa ja kehittyneempää kuin kirjoituskoneella tai laskimella työskentely. Kumoa-toiminnon vaihtoehto- ja/tai vastatoimi on Toista-toiminto, sen käyttäminen edistää myös esitystuotantoa huomattavasti. Office-ohjelmissa voit kumota jopa sata edellistä toimintoa ja toistotoimintoja voit tehdä lähes rajattomasti. Kumoa ja Toista -komennoilla voit myös vertailla kahta vaihtoehtoista tilannetta. Tämän teet napsauttamalla vuoron perään Kumoa ja Toista -painikkeita. Tehtyäsi virhetoiminnon, voit kumota virhetoiminnon pikatyökalurivin Kumoa-painikkeella tai painamalla Ctrl + z -näppäinyhdistelmää. Paluu edelliseen tilanteeseen Toista Kuva 72 Kumoa-pudotusvalikon komennoilla voit palata edelliseen tai sitä edelliseen toimintoon napsauttamalla kyseistä valikkokomentoa. Pudotusvalikosta voit palata suoraan alkutilanteeseen napsauttamalla valikon alinta komentoa. Office-ohjelmissa voit suorittaa usean toiminnon kumoamisen askel kerrallaan myös painamalla toistuvasti Ctrl + z näppäinyhdistelmää. Kun olet kumonnut askeleen liian pitkälle, voit palata askeleen takaisin Tee uudelleen -komennolla tai Ctrl + y -näppäinyhdistelmällä. Tehtyäsi toiminnon jota haluat toistaa, voit tehdä sen napsauttamalla pikatyökalurivin Toista-painiketta tai suorittamalla Ctrl + y -näppäinpainalluksen. Viimeisen tekemäsi toiminnon voit toistaa useamman kerran uudelleen ja yhä uudelleen napsauttamalla Toista-painiketta tai painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + y. Kari Keinonen Sivu 43

50 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Tuottaessasi esityksiä muistat usein, että kyseinen asia on jo mainittu jossain aiemmin laatimassasi esityksessä. Saatat myös haluta siirtää jonkin tekstiosan toiseen kohtaan käsittelemässäsi esityksessä. Näiden toimenpiteiden suorittamiseksi tarvitset esitysgrafiikkaohjelmassa Kopioi - Leikkaa - Liitä -toimintoja. Nämä toiminnot vievät kopioidun tiedon (objektin) Windows-leikepöydälle. Näin vain viimeksi leikattu tai kopioitu objekti on palautettavissa uuteen paikkaan, tosin niin monesti kuin haluat. Windowsilla, kuten esitysgrafiikkaohjelmalla työskentely on toimimista erilaisten objektien kanssa. Mikä hyvänsä kerralla valittavissa oleva osa tai kokonaisuus on objekti, jos voit käsitellä kerralla sen ominaisuuksia. Objekteja ovat siis PowerPointohjelmaikkuna, kirjain, sana, virke, kappale, valintapainike, komento, kalvo ja moni muu ohjelmassa käsiteltävissä oleva kokonaisuus. Office Leikepöytä Voit säilyttää useita kopioituja tai leikattuja objekteja siten, että voit käyttää niistä mitä hyvänsä tarvitessasi. Tämä onnistuu Office-leikepöydän avulla. Office leikepöydän otat esiin Leikepöytä-ryhmän oikeassa alanurkassa olevalla avainpainikkeella. Tämä leikepöytä muistaa 24 viimeistä missä hyvänsä Office-ohjelmassa kopioitua objektia ja näin voit sen avulla palauttaa tietoja myös PowerPointista vaikka Exceliin. Liitä kaikki -painike Jos leikepöydällä on erityyppisiä objekteja (kuvia, tekstiä), ei niitä voi liittää kaikkia kerralla Liitä kaikki -painikkeella Office-leikepöydän tyhjentämiseen Office-leikepöydän sisältö Kuva 73 Office-leikepöydän ollessa esillä tallentuu sinne 24 viimeksi kopioimaasi objektia. Asetukset-pudotusvalikosta voit Kerää näyttämättä Officen leikepöytää -komennolla kerätä viimeksi kopioimasi objektit leikepöydälle niin, ettei leikepöytä näy näytöllä. Nyt asetus on voimassa ja koskee kaikkia Office-ohjelmia. Tarvittaessa voit Leikepöytä-avainpainikkeella tuoda leikepöydän esiin ja liittää sieltä haluamiasi objekteja esitykseen. On todella tärkeää oman ajankäyttösi kannalta, että et kirjoita tai tuota aiemmin tekemääsi objektia uudelleen, vaan kopioit sen sieltä missä se jo on. Kari Keinonen Sivu 44

51 Kopioiminen Leikkaaminen PowerPointissa on useita tapoja kopioida. Kopiointi on koko esitysgrafiikan, koko tietojenkäsittelyn tärkein yksittäinen toiminto. Kopioinnin hyvin hallitseva tekee vähemmän virheitä ja aiheuttaa näin harvoin vääriä odotuksia. Valitun kappaleen tai minkä hyvänsä objektin kopioit muistiin Aloitus-välilehden Kopioi-painikkeella tai näppäinten Ctrl + c painalluksella. Objekti menee Windowsin leikepöydälle (ja Office-leikepöydälle), josta voit sen halutessasi liittää eri kohtiin esityksessä niin monesti kuin haluat. Kopioi-toiminnolla monistat objektia. Ctrl kopioiminen Voit kopioida Office-ohjelmissa tietoa hiirellä. Ota kiinni objektista ja vedä se Ctrl-näppäin alhaalla toiseen kohtaan. Tässä tapauksessa objekti ei mene lainkaan leikepöydälle, mutta siitä syntyy kopio. Valitun kappaleen tai minkä hyvänsä objektin leikkaat muistiin Aloitus-välilehden Leikkaa-painikkeella tai näppäinpainalluksella Ctrl + x. Objekti menee muistiin Windowsin leikepöydälle (myös Office-leikepöydälle), josta voit sitä halutessasi liittää eri kohtiin esityksessä niin monesti kuin haluat. Leikkaa-toiminnolla muutat (siirrät) alkuperäisen objektin sijaintia. Siirtäminen hiirellä Tiedon siirtämisen voit tehdä myös hiirellä. Se tapahtuu niin, että otat kiinni esimerkiksi aktiivisesta kappaleesta ja vedät sen uuteen paikkaan. Tässä tapauksessa objekti ei mene lainkaan leikepöydälle, mutta siirtyy uuteen paikkaan. Liittäminen eli sijoittaminen Aloitus-välilehden Liitä-painikkeella tai näppäinpainalluksella Ctrl + v voit sijoittaa leikepöydän viimeisen objektin valitsemaasi kohtaan esitystä. Liitä-painikkeen alla olevaa nuolta napsauttamalla saat esiin pudotusvalikon. Pudotusvalikon Liitä määräten -komennon avulla voit tehdä muutaman erityyppisen objektin liittämistoimen. Normaali Liitä-komento Painike valitun objektin monistamiseen Kuva 74 Liitä määräten -komennolla saat esiin valintaikkunan, jossa on joukko lisätoimintoja objektin liittämiseen. Leikepöydälle kopioitu objekti monistuu ja leikattu siirtyy alkuperäisestä paikasta sinun valitsemaasi kohtaan. Muista Pikatyökalurivin Kumoa-painike, sillä peruutat eli kumoat viimeksi tekemäsi syötön tai muutoksen esityksessäsi. Komennolla voit kumota siis kopioinnin, leikkaamisen tai liittämisen. Kumoa-toiminnolla pääset palaamaan useita askelia takaisin, jos olet harhaillut jo jonkin aikaa alkuperäisestä suunnastasi. Kari Keinonen Sivu 45

52 Etsi - Korvaa toiminnot Aloitus-valilehdellä Muokkaaminen-ryhmässä on erinomaiset työkalut eri esityksen tietojen etsimiseen ja usein toistuvan kirjoitetun tiedon korvaamiseen, fonttien korvaamiseen sekä erilaisten valintojen tekemiseen. Etsi-komento Korvaa-pudotusvalikko Valitse-pudotusvalikko Etsi Kuva 75 Muokkaaminen-ryhmässä on Etsi, Korvaa ja Valitse -painikkeet. Näillä toiminnoilla voit selailla esityksen tietoja, etsiä tai korvata merkkijonoja ja fontteja sekä tehdä valintoja. Etsi-painikkeella valintaikkunan avulla voit nopeasti selailla läpi esityksessä ne kohdat, jossa haluamasi tieto on kirjoitettu. Painike korvauskomennon käyttöön siirtymiseksi Korvaa Kuva 76 Etsi -painiketta napsauttamalla pääset valintaikkunaan. Kirjoita Etsittävä:-kenttään haettava merkkijono. Napsauta muut asetukset voimaan. Napsauta lopuksi Etsi seuraava -painiketta, näin pääset selailemaan kohtia jossa sama merkkijono toistuu. Korvaa-pudotusvalikon Korvaa-komennolla voit nopeasti selailla ja korvata esityksessä toistuvat saman merkkijonon sisältävät kohdat haluamallasi uudella merkkijonolla. Etsi seuraava -painike Kuva 77 Korvaa -painiketta napsauttamalla pääset tähän valintaikkunaan. Kirjoita Etsittävä:-kenttään haettava merkkijono ja Korvaava:-kenttään haluamasi korvaava arvo. Aseta muut asetusvalinnat voimaan. Napsauta sitten Etsi seuraava -painiketta. Korvataksesi napsauta Korvaa-painiketta. Pääsääntöisesti kannattaa edetä yksi korvaus kerralla. Kari Keinonen Sivu 46

53 Korvaa fontit Korvaa pudotusvalikossa on toinen erinomainen korvaustoiminto, Korvaa fontti. Korvattava kirjasintyyppi Korvaava kirjasintyyppi Valinta Kuva 78 Valintaikkunassa voit valita yläosan pudotusvalikosta kirjasintyypin, jonka haluat korvata. Korvaavan kirjasimen valitset alemmasta pudotusvalikosta. Valitse-pudotusvalikosta löydät muutaman komennon, joiden avulla voit nopeasti valita esityksestä erilaisia objekteja. Valintatyökalun esiin tuominen Kuva 79 Pudotusvalikon Valitse kaikki -komennolla aktivoit koko valitun kalvon sisällön. Valitse objektit -komennolla saat käyttöösi valintaosoittimen, jolla voit valita esityksen päällä kelluvia objekteja. Valintaruutu -komennolla valitset kalvon osia. Usean piirto-objektin voit valita napsauttamalla ensimmäistä ja sitten Vaihto + napsauttamalla seuraavia. Monivalinnasta on se hyöty, että voit tasata tai ryhmittää objekteja. Kari Keinonen Sivu 47

54 Teemat Teemoja voit käyttää esitysten perusmuotoiluun. Microsoft kertoo teemoista ohjeessa muun muassa seuraavaa: Tiedoston teema on joukko muotoiluvalikoimia, jotka voivat sisältää teeman värijoukon, teeman fonttijoukon (joukko otsikko- ja leipätekstifontteja) sekä teeman tehostejoukon (joukko viivoja ja täyttötehosteita). Teeman voit ottaa käyttöön tiedostossa yhdellä valinnalla. Teeman avulla teet -esitykselle nopeasti ammattimaisen ja modernin ulkoasun. Ylisanoja ammattimaisesta ulkoasusta, jotka voivat olla totta USA:ssa jossa teemat on luotu. Suomalaisessa esitystuotannossa on käytössä omat tavat ja meillä mielihalut - niitä PowerPoint-teemat eivät mielestäni oikein hyvin toteuta. Jokaiseen -ohjelmassa luotuun esitykseen sisältyy aina oletusteema, myös uusiin tyhjiin esityksiin. Oletusteeman voit kuitenkin muuttaa ja se onkin suositukseni, siten esityksestäsi tulee oman näköisesi. Kuva 80 Rakenne-välilehdellä on Teemat-ryhmässä Teemat-painike, jolla saat esiin kaikki laitteelle asennetut teemat. Valikoimasta voit vaihtaa teeman, joka vaikuttaa koko työn alla olevaan esitykseen. Värit, Fontit ja Tehosteet -painikkeilla saat vaihdettua esityksen muita muotoiluja. Tässä esityksessä käytössä oleva teema, oletusteema Kaikki asennuksessa tulleet, käytössäsi olevat sisäiset teemat Kuva 81 Tästä valikoimasta voit ottaa käyttöön esityksen perusmuotoilun. Teema pitää sisällään suuren joukon valmiita muotoiluja ja rakenteita, jotka helpottavat esityksen luomista. Valitse mieleisin valmiista teemoista ja mukauta sitä esityksen perustyylissä. Näin saat aikaan helposti tyylikkään ja oman näköisesi esityksen joka myös toimii oikein. Muokatun teeman käyttö nopeuttaa seuraavan esityksesi luomista. Kari Keinonen Sivu 48

55 Perustyylin luominen Mikä on perustyyli? Perustyyli on kokoelma valmiita kalvorakenteita ja muotoiluja. Perustyyli käyttää kalvojen ulkoasua määrätessään ulkoasun lähteenä valittua teemaa. PowerPointin jokaiseen teemaan on tehty varsin kattava valikoima valmiita rakennejoukkoja ja oma perustyyli. Perustyylejä sinun on helppo käyttää ja käytät niitä kaikkien kalvojesi pohjana. Perustyylejä käyttämällä saat esityksellesi yhdenmukaisen tyylikkään ulkoasun. Miten perustyyliä muokataan? Valitse aluksi mieleisesi teema Rakenne-välilehden Teemat-ryhmän Lisää-pudotusvalikosta. Tätä teemaa voit muokata mieleiseksesi napsauttamalla Näytä-välilehden Esitysnäkymät-ryhmän Dian perustyyli-painiketta. Kuva 82 Valintanauhaan tulee Perustyylidia-välilehti ja siirryt työskentelemään Perustyyli-näkymään. Kuvaruudun vasempaan reunaan ilmestyy perustyylin rakennevaihtoehdot, joita muokkaamalla teet esityksestä itsesi näköisen. Jos muokkaat yhden dian perustyyliä, mukauta samalla ryhmän kaikki diat samalla periaatteella. Tässä valittu rakenne on otsikkodia. Perustyylidia-välilehden komennoilla muutat kalvon ulkonäköä, seuraavia asioita: taustan väri taustan graafiset elementit paikkamerkkien sijoittelu ja kirjasinvalinnat ylä- ja alatunnistetiedot Kari Keinonen Sivu 49

56 Kalvosarjan taustavärin muuttaminen Painike Sulje perustyylinäkymä Tarkempaan taustan muotoiluun Kuva 83 Napsauttamalla Perustyylidia-valintanauhassa Tausta-pudotusvalikosta Taustatyylit-painiketta saat näkyviin valikoiman josta voit vaihtaa koko kalvosarjan taustavärin. Kaikkiin kalvoihin vaikutat kerralla napsauttamalla valikoimassa valitsemasi värivaihtoehdon kohdalla pikavalikosta Käytä kaikissa asetteluissa -komentoa. Taustagrafiikkaan vaikuttaminen Olemassa olevaa kuviota voit muuttaa koon, värien ja sisällön osalta mieleiseksesi. Kuvion valitset napsauttamalla ja pikavalikon komennoilla voit tehdä muokkauksia. Kuva 84 Kuvio on yleensä ryhmitelty ja ennen grafiikan muokkausta ryhmitys kannattaakin purkaa. Puretusta ryhmästä voit poistaa joitain osia ja vaihtaa jonkin toisen osan väriä sekä siirtää osia. Poista kuvan kuviosta musta osa ja siirrä vaalean sininen lähemmäs tummansinistä. Kari Keinonen Sivu 50

57 Kuva 85 Edellisen kuvan mukaisesta tilanteesta on päästy tähän. Huomaa, että kuvioon tehdyt muutokset eivät periytyneet muihin esityksesi diarakenteisiin, niissä sinun on muokattava grafiikka erikseen. Kuva 86 Koska muokattavana on otsikkodia poista siitä alatunniste. Valitse alatunnisteen paikkamerkit ja poista ne Del-painikkeella. Paikkamerkkien fonttiin vaikuttaminen Kuva 87 Muuta vielä kaikkien paikkamerkkien kirjasimeksi Verdana. Valitse paikkamerkit ja kirjasin Muokkaa teemaa -pudotusvalikon Fontit-valikoimasta. Kirjasimen vaihtaminen periytyy kaikkiin esityksesi kalvoihin. Kari Keinonen Sivu 51

58 Lisätään kuva perustyyliin Tarvitset usein esityksesi jokaiseen kalvoon saman kuvan, esimerkiksi yrityksen logon. Kuva 88 Tuo otsikkodiaan yrityksen logo Lisää-välilehden Kuva-komennolla. Pienennä alempaa paikkamerkkiä ettei kirjoitettu teksti tulostu logon päälle. Muiden kalvojen perustyylin muokkaus Otsikkodiaa tarvitaan vain esityksen ensimmäisenä kalvona. Muokkaa muiden diojen perustyyliä, koska niitä enemmän käytät. Perustyylidia-näkymässä ylinnä oleva dian perustyyli on se pohja, jonka muokkaus vaikuttaa eniten muihinkin dioihin. Kuva 89 Mukauta ylintä dian perustyyliä. Muokkaa kuviota ja lisää perustyyliin yrityksen logo. Pienennä otsikon paikkamerkkiä. Muokkaa ylä- ja alatunnistetta Lisää-välilehden Ylä- ja alatunniste-painikkeella. Muista asettaa voimaan valinta Älä näytä otsikkodiassa. Numerointisi alkaa nyt toisesta kalvosta ja sen numero on kaksi, korjaa se numeroksi yksi, lisätietoa löydät sivulta 32. Napsauta lopuksi Sulje perustyylinäkymä -painiketta. Kari Keinonen Sivu 52

59 Perustyylin käyttäminen Kun eri rakenteiden perustyylit on muokattu itselle mieluisiksi, on aika käyttää tehtyjä rakenteita apuna kalvojen luomisessa. Esityksen luonti sinun kannattaa aloittaa Aloitus-välilehdellä. Otsikkodian rakenne Sisältödian rakenne Grafiikalle sopiva rakenne Kuva 90 Aloitus-välilehden Diat-ryhmässä löydät Uusi dia -painikkeen valikoimasta muokkaamasi perustyylirakenteet. Napsauttamalla valikoimasta haluamaasi syntyy kyseisellä rakenteella ja ulkoasulla varustettu uusi tyhjä dia. Kuva 91 Näytölle tulevassa kalvossa on paikkamerkit otsikolle ja sisällölle. Tekstiä haluamaasi paikkamerkkiin lisäät napsauttamalla merkkiä ja sitten kirjoittamalla. Paikkamerkissä on myös painikkeita eri objektien lisäämiseen. Painikkeita napsauttamalla voit lisätä taulukon, kaavion, SmartArt-kuvan, valokuvan, ClipArt-kuvan tai medialeikkeen. Kalvossa voit käyttää muitakin objektiohjelmia, niistä usean löydät Lisää-välilehden Teksti-ryhmän Objekti-painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Samassa ryhmässä löytyy WordArt-objektin tekemiseenkin oma työkalu. Kari Keinonen Sivu 53

60 Objektien käyttäminen esityksessä Tuota esitysgrafiikka aina suunnitellusti. Tue ja elävöitä esityksen tekstiin liittyvällä grafiikalla, yksinkertaiset kuvat ja kaaviot selkeyttävät esitystä. Hierarkkiset kuvat ja prosesseja kuvaavat kaaviot kertovat enemmän kuin tuhat sanaa. PowerPointissa on paljon objekteja, joita tuotetaan pienillä apuohjelmilla. Tällaisia objekteja ovat piirretyt kuvaelementit, arkille tuodut valmiit kuvat, lisätyt taulukot tai lukujen esittämiseen käytettävät kaaviot ja käyrästöt. Osa objekteista lisätään paikkamerkin painikkeilla. Valokuvien lisääminen PowerPoint-esitykseen tuot kuvan Lisää kuva tiedostosta -painikkeella esiin tulevan valintaikkunan avulla. Valokuvia löydät myös ClipArt-galleriasta, siitä lisätietoa löydät sivulta 55. Valokuvan muokkaaminen Valokuvat ovat aina pistegrafiikkaa, eli bittikarttakuvia. PowerPointissa on rajalliset keinot näiden valokuvien käsittelyyn, se kun ei ole varsinainen kuvankäsittelyohjelma. Siitä huolimatta voit muokata jonkin verran valitsemaasi. BMP,.JPEG,.GIF,.PNG tai.tiff -kuvaa kuvatyökaluissa olevilla Muotoile-välilehden painikkeilla. Kuva 92 Kuvassa näet Muotoile-välilehden, joka ilmestyy näytölle kun kaksoisnapsautat pistegrafiikkakuvaa. Välilehden toiminnoilla voit säätää kuvan valoisuutta ja kontrastia, voit muuttaa kuvatyyliä, kuvan muotoa, pakata esityksen kuvat tai tuoda kuvan toisen eteen tai viedä taakse. Voit myös rajata kuvaa tai muuttaa sen kokoa. Kuvaobjektin pikavalikosta taas voit siirtyä muotoilemaan kuvaa yksityiskohtaisemmin. Esiin tulevassa valintaikkunassa voit tehdä kuvasta vesileiman tai tarkentaa muita kuvaan liittyviä asetuksia. Yrityksen logon et useinkaan halua peittävän koko pinta-alallaan esityksen taustaa. Voit muuttaa kuvassa yhden värin (usein valkoisen taustan) läpinäkyväksi. Työkalun löydät Mukauta pikatyökaluriviä -valikon Lisää komentoja -komennon avulla. Valitse Mukauttaminen-välilehdellä Valitse komennoista -pudotusvalikosta Kaikki komennot. Etsi listasta Määritä läpinäkyvä väri -painike ja lisää se pikatyökaluriville napsauttamalla Lisää-painiketta. Napsauta Määritä läpinäkyvä väri -painiketta ja sitten läpinäkyväksi haluamasi kuvan sitä väriä, jonka haluat läpinäkyväksi. Kari Keinonen Sivu 54

61 ClipArt-kuvien lisääminen ClipArt on Microsoft Office ohjelma-asennuksessa laitteellesi asennettu ilmaiskuvia sisältävä kuvakirjasto, jossa on satoja valmiita piirros-, animaatio-, ääni-, elokuva- ja valokuvaleikkeitä. ClipArt-leikekuvia voit myös ladata ilmaiseksi Microsoftin Internetpalvelusta. ClipArt-kuvakokoelman saat käyttöösi napsauttamalla ClipArt-painiketta. ClipArt-kokoelman valinta Tiedostotyypin valinta Löydetty leikeluettelo Siirtyminen Clip Organizer -ohjelmaan Siirtyminen Internetkuvakokoelmaan Ohjetietoihin siirtyminen Kuva 93 Näytölle tulee ClipArt-tehtäväruutu. Kirjoita Etsi:-ruutuun hakemasi kuvan aihe ja/tai napsauta Siirry-painiketta. Päätä seuraavaksi haluatko etsiä kuvia myös Internet-palvelusta. Nopeampi toimintatapa on se, että selaat ensin laitteeseen asennettuja kuvia, etkä anna Internet- haulle lupaa. Kuvan toimintopudotusvalikon painike Komennot kuvan ominaisuuksien käsittelyyn Kuva 94 Vie osoitin kuvan kohdalle, näin sen oikeaan reunaan ilmestyy pudotusvalikko. Pudotusvalikon Lisää-komennolla voit lisätä kuvan esitykseen siihen kohtaan, jossa tekstiosoitin sillä hetkellä vilkkuu. Microsoft Clip Organizer on apuohjelma omien kuviesi selailuun järjestelyyn ja hallintaan. Organizer tunnistaa paljon eri kuvamuotoja. Tutustu ohjelmaan napsauttamalla ClipArt-tehtäväruudussa Järjestä leikkeet -painiketta. Kari Keinonen Sivu 55

62 Piirroskuvan muokkaaminen Jos tuomasi ClipArt-leike on valokuva (pistekarttakuva) muokataan sitä kuvankäsittelytyökaluilla, lisätietoa sivulla 54. ClipArt-kuvakirjastossa on myös paljon viivakuvia jotka ovat.wmf-muotoa. Tällaisia valitsemiasi leikkeitä käsittelet hieman eri tavalla. Voit muuttaa kuvan samaa väriä olevat yksittäiset väripinnat uudeksi väriksi. Viivapiirroksen voit myös purkaa ja näin poistaa siitä osia. Kuva 95 Vasemman kuvan pikavalikosta on valittu Ryhmitä-komennon alivalikosta Pura ryhmittely -komento, näin kuva muuntuu Office piirrosobjektiksi kun hyväksyt sitä kertovan ilmoituksen. Purkamisen joudut tekemään vähintään toisen kerran, jotta voit itse muokata hiirellä kuvaa joustavasti. Puretusta kuvasta voit valita kuvan yksittäiset elementit yksi kerrallaan. Voit poistaa haluamiasi piirto-objekteja (oikea kuva) näin uusi kuva käsitteleekin eri aihetta. Vasemman kuvan aihe on näönhuolto ja oikean hei seinällä on kärpänen. Kuvaan voit myös lisätä omia objekteja piirtämällä ne, jonka jälkeen kuvan aihe voisi olla kärpäsjahti. Kahden taustaobjektin värit on vaihdettu Henkilön pikkutakin eri kuvaobjektien värit on vaihdettu Kuva 96 Edellisen kuvan käsittelyä on jatkettu, kuvan pintojen värejä on vaihdettu. Tämän teet valitsemasi kuvaobjektin pikavalikosta Muotoile muotoa -komennolla. Valintaikkunassa voit valita sopivan värin objektille Värit-välilehdellä Väri-pudotusvalikosta. Kun olet muokannut kuvan mieleiseksesi, valitse koko kuva ja ryhmittä kuva yhdeksi objektiksi kuvan pikavalikon Ryhmitä-alivalikon Ryhmitä-komennolla. Kari Keinonen Sivu 56

63 Viivakuvan osien piilottaminen PowerPointissa on erinomainen toiminto viivakuvan turhien osien piilottamiseen. Edellisen sivun esimerkkikuvaa voidaan käsitellä seuraavastikin. Kuva 97 Valitse kuva ja pura se kerran Microsoft Office piirrosobjektiksi. Valitse Piirtotyökalut-ryhmästä Muotoile-välilehti ja napsauta Järjestä-ryhmän Valintaruutu-painike alas. Kuvaruudulle ilmestyy Valinta ja näkyvyys -tehtäväruutu, luettelo jossa näet kaikki dian osaobjektit(group 4). Tässä kuvassa on Freeform osaobjektit. Objekteja voit piilottaa napsauttamalla objektin nimen oikealla puolella olevaa Näytä/Piilota -painiketta. Näkyviin kuvassa on jätetty vain osat Freeform sekä 5 ja 6. Freeform 5 objekti on kuvan oikeassa reunassa olevan seinän suorakaide. Viivakuvan eri objektien värejä voit tässäkin tapauksessa muuttaa. Napsauta objektin pikavalikosta komento Muotoile muotoa ja tee haluamasi valinnat. Kari Keinonen Sivu 57

64 Piirrettyjen muotojen tuottaminen PowerPointin piirtotyökalut mahdollistavat yksinkertaisten kuvien eli valmiiden muotojen piirtämisen. Lisäät kuvaan piirretyn muodon tai piirrät kuvan Lisää-välilehden Muodot-pudotusvalikon työkaluilla. Viivatyökalut, myös tarttuvat viivat Piirtämisen perusmuodot Matemaattiset piirretyt merkit Puhekuplat ja tarttuvat selitekehykset Kuva 98 Muodot-painikkeen pudotusvalikossa on melkoinen määrä valmiita kuvioita. Valikon jokaisen kuvion voit piirtää ranneliikkeellä, hiirtä vetämällä. Piirrettyäsi kuvion aktivoituu valintanauhassa piirtoapuvälineitä sisältävä Muotoile -välilehti. Piirretyn muodon pudotusvalikon Muotoile muotoa -komennolla taas saat näkyviin valintaikkunan, jonka avulla voit tehdä useita lisäasetuksia muodolle. Kuva 99 Muotoile-välilehden painikkeilla voit käsitellä kuvaa melko monipuolisesti. Työkaluilla voit kiertää kuvaa, tasata useita muotoja, ryhmittää niitä tai kääntää ne omaksi peilikuvakseen. Työkaluilla voit myös muuttaa kuvan kolmiulotteisuusvaikutelmaa. Muotoile-välilehden piirtotyökaluilla voit jatkaa jonkin verran aiemmin luotua piirroskuvaa (ClipArt-vektorigrafiikka). Voit lisätä kuvaan erilaisia viivoja, suorakaiteita tai ellipsejä. Voit värittää ja varjostaa haluamiasi kuvan osia (piirto-objekteja). Voit purkaa kuvan ja ottaa siitä käyttöön vain osia. Voit kiertää ja kääntää kuvaa moneen suuntaan. Kari Keinonen Sivu 58

65 Objektin piirtäminen Piirtäessäsi valmista muotoa tai liikuttaessasi mitä hyvänsä objektia arkilla on Power- Pointissa oletuksena voimassa tarttuva ruudukko. Tämä ruudukko vetää magneettisesti puoleensa (ruutujen risteyskohtiin) sinun piirtämäsi muodon alku- ja loppupistettä. Ruudukon jako on kaksi millimetriä. Kuvia siirtäessäsi tai niiden kokoa muuttaessasi voit ohittaa tämän ruudukon Alt-näppäinta alhaalla pitäen. Piirtämiseen liittyviä toimenpiteitä teet seuraavasti: Valitse aluksi Lisää-välilehden Muodot-pudotusvalikosta oikea muoto. Piirrä muoto arkille seuraavasti: o Normaali piirtämisen teet vetämällä o Vaihto-näppäin alhaalla vetäen pakotat muodon oikean suuntaiseksi tai tasasuhteiseksi. Viiva piirtyy tasan 45 asteen kulmiin haluamaasi kulmaan, ellipsistä tulee tasasäteinen ympyrä ja suorakaiteesta neliö. o Ctrl-näppäin alhaalla vetäen voit aloittaa usean muodon piirtämisen keskeltä, jolloin vetämällä esimerkiksi ellipsin tai suorakaiteen kuva laajenee aloitus pisteestä yhtä kauas joka suuntaan. Valmiin muodon siirtämisen teet seuraavasti: o Vetämällä muotoa siirrät sitä arkilla. o Vaihto-näppäin alhaalla vetäen pakotat muodon siirtymään oikeaan suuntaan. Muoto siirtyy pysty- tai vaakasuunnassa samaan linjaan missä se alun perin oli. o Ctrl-näppäin alhaalla vetäen voit monistaa muotoa. o Voit siirtää valittua muotoa painamalla nuolinäppäintä, muoto siirtyy arkilla ruudukon askeleen kerralla tai Ctrl + nuolinäppäimellä muoto siirtyy pienempiä askelia nuolen suuntaan. Muodon kokoon vaikutat seuraavasti: o Vetämällä muodon koonsäätökahvasta kasvatat muodon kokoa. o Vaihto-näppäin alhaalla vetäen koonsäätökahvasta pakotat muodon pysymään samassa suhteessa kuin alkuperäinen muoto oli, ohukainen säilyy ohukaisena. o Ctrl-näppäin alhaalla koonsäätökahvasta vetäen muodon koko laajenee tai pienenee keskipisteestään. Muodon väreihin vaikutat seuraavasti: o Valitse muodon pikavalikosta Muotoile muotoa -komento. o Valintaikkunan eri välilehdillä voit asettaa reunaviivan värin, vahvuuden ja tyypin tai taustan värin ja tyypin. Voit jatkaa muodon muotoilua Piirtotyökalut-ryhmän Muotoile-välilehdellä olevilla muodon käsittelyyn sopivilla toiminnoilla. Työarkilla olevien piirrettyjen muotojen valinta voi olla välillä hankalaa hiiren avulla etenkin, jos ne on tullut piirrettyä lähekkäin tai päällekkäin. Voit siirtää valintaa arkin objektista toiseen Sarkain-näppäimen painalluksilla. Kari Keinonen Sivu 59

66 Kuvakoon muuttaminen Koonsäätökahva Kuva 100 Tee kuvakoon muutos siten, että kuvan ominaisuuksissa skaalauksella on voimassa Lukitse sivusuhde -asetus. Tämä siksi, että Ohukainen pysyisi venyttämisen jälkeenkin Ohukaisena. Toteutat tämän aina niin, että painat Vaihto-näppäimen pohjaan ja vedät oikean alakulman koonsäätökahvasta. Kuvien järjestäminen Viivapiirto- ja rasterikuvia voit järjestellä Kuvatyökalut-ryhmän Muotoile-välilehden Järjestä-ryhmän komennoilla. Viivagrafiikkakuva Kuva 101 Kuvassa viivapiirto- ja rasterikuvaa on kierretty, eli tässä käännetty vaakasuunnassa peilikuvaksi. Kuvan kääntämisen teet napsauttamalla Kierrä-pudotusvalikon Käännä vaakasuunnassa -komentoa. Ja ainahan ei voi onnistua, joten käännä logo oikeaan suuntaan ennen jatkamista. Vapaakierto-piste Kuva 102 Valittua kuvaa voit kiertää vapaasti Vapaakierto-pistettä vetämällä. Kuvaa voit siirtää kuvakehyksestä vetämällä. Kuvaosien järjestys Kun piirrät kuvan osia teet uusia ja uusia muoto-objekteja. Jokainen tällainen objekti piirretään seuraavalle uudelle tasolle, uusin yläpuolelle. Kuva 103 Vasemmalla kuvassa nuoliobjekti on päällimmäisenä. Siirrä nuoli ympyrän alle pikavalikon Vie taakse -alivalikon Vie taakse -komennolla. Sen jälkeen näet objektit kuten ne oikealla ovat. Kari Keinonen Sivu 60

67 Kuvan rajaaminen Viiva- ja rasterikuvan rajaaminen on myös erittäin usein tarpeellinen toimenpide. Rajaus vastaa kuvan leikkaamista, kuvasta poistetaan näkyvistä osa. Rajaa-työkalulla tehty rajaus eroaa kuitenkin kuvan leikkaamisesta siten, että rajatun kuvanosan informaatio säilyy kuvassa. Tämä vastaa tilannetta, jossa kuvan osan ylle vedetään verho. Rajauspiste Kuva 104 Kuvan rajauksen teet Kuvatyökalut-ryhmän Muotoile-välilehden Koko -ryhmän Rajaa-painiketta napsauttamalla ja sitten reunan rajauspistettä rajausosoittimella vetämällä. Usean kuvaobjektin käsittely Usean kuvaobjektin kokonaisuutta voit käsitellä valitsemalla ne ensin Vaihto + napsautuksella. Sen jälkeen voit tasata niiden keskinäisen välistyssuhteen tai tasata ne keskenään reunojen tai keskikohdan suhteen. Kuva 105 Tasaa kuvassa esitetyt objektit keskenään. Napsauta aluksi ensimmäistä elementtiä ja Vaihto + napsauta sitten vuorottain seuraavia. Napsauta Piirtotyökalut-ryhmän Muotoile-välilehden Järjestä-ryhmän Tasaa-painikkeella esiin tulevassa pudotusvalikossa Tasaa keskelle (vaakasuuntaan) -komentoa. Suorita samasta pudotusvalikosta vielä Jaa vaakasuunnassa - komento, näin objektit asettuvat yhtä kauas toisistaan. Kari Keinonen Sivu 61

68 WordArt-kuvien tuottaminen WordArt-apuohjelmalla voit luoda näyttäviä tekstikuvioita ja esimerkiksi oman vesileiman. Uuden objektin luot napsauttamalla Lisää-välilehden Teksti-ryhmän WordArt-pudotusvalikosta sopivan tekstityylin. WordArt-objektin kehys Kuva 106 Luo oma nimesi pyöreänä vesileimana. Valitse aluksi WordArt-pudotusvalikosta Täyttö - Tausta 1, Metalliviiste. Kirjoita objektin kehykseen sulku c sulku, eli -merkki ja oma nimesi. Valitse käyttöön mieleisesi fontti. Kuva 107 Lisättyäsi objektin kalvolle näet samalla Piirtotyökalut-ryhmän Muotoile-välilehden jonka komennoilla voit jatkaa muodon käsittelyä. WordArt-objekti Kuva 108 Napsauta Muotoile-välilehden WordArt tyylit -ryhmän Tekstitehosteetpudotusvalikon Muunna-alivalikko auki. Napsauta valikosta muotoa Ympyrä. Saat syntyneen kuvion pyöreäksi koonsäätökahvoista. Vesileimaksi objektin muutat Tekstitäyttö-pudotusvalikon komennoilla muokkaamalla kuvion värit vaaleiksi. WordArt-objekti on tavallinen upotettu objekti. Kari Keinonen Sivu 62

69 Matemaattisten kaavojen tuottaminen PowerPoint-ohjelmassa voit käyttää useita objektiohjelmia. Matemaattisten kaavojen kirjoittaminen on joissakin tapauksissa tarpeen. Tähän tarpeeseen löydät Lisäävälilehden Teksti-ryhmän Objekti-painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta Microsoft Equation 3.0 objekti-ohjelman. Kuva 109 Valitse valintaikkunassa Microsoft Equation 3.0, kaavaeditori. Kuva 110 Esiin tulee Kaavaeditori-apuohjelma. Komentopainikkeiden alta löytyvistä pudotusvalikoista voit valita kaikki matemaattiset merkit joilla kirjoitat kaavaa. Normaalit, näppäimistöltä löytyvät merkit kuten x, y, a, + ja =, kirjoitat näppäimistön avulla. Kun kaava on valmis, napsauta Tiedosto-valikosta Lopeta ja palaa: Exxxxxx.pptx Yksinkertainen matemaattinen yhtälö kuvana Karhennus kehyksen koonsäätöä varten Kuva 111 Kuvassa näet matemaattisen kaavan kalvolla. Matemaattinen kaava on tavallinen upotettu objekti, joten kuvaa kaksoisnapsauttamalla pääset Kaavaeditoriin tekemään kaavaan muutoksia. Koonsäädön voit tehdä kehyksen karhennetuista kohdista. Kari Keinonen Sivu 63

70 Taulukot Esitä taulukolla kaikki ne luettelot joissa on asiasisällöllisesti samalla otsikolla varustettuja sarakkeita ja samanarvoisia rivejä (yhden yksikön tietoja yhdellä rivillä). Lukuarvojen esittäminen taulukoissa tekee esityksen lukemisen helpommaksi ja paremmin ymmärrettäväksi (vertailu ja hahmottaminen). Taulukon luominen Taulukko on kokoelma rivejä ja sarakkeita joiden risteyskohtaa kutsutaan soluksi. Tehdessäsi taulukkoa, määritä heti aluksi oikea sarakemäärä, näin taulukon käyttäminen on helppoa. Rivimäärällä ei ole tässä vaiheessa niin väliä sillä uusia rivejä taulukkoon teet painamalla viimeisessä solussa Sarkain-painiketta. Sarakemäärä Rivimäärä Kuva 112 Napsauta Taulukko-painiketta ja esiin tulee valintaikkuna rivi- ja sarakemäärän määräämiseksi. Kuva 113 Tee PowerPointilla taulukko, jossa on viisi saraketta ja viisi riviä. Taulukko syntyy teeman mukaisella ulkoasulla. Syötä taulukkoon arvot ja siirry soluissa Sarkain-näppäimellä. Tasaa lukuarvoja sisältävät sarakkeet oikealle. Taulukon muokkaaminen Kuva 114 Kaksipäisellä pystyyn - alas näyttävällä nuoliosoittimella voit muuttaa taulukon rivikorkeutta ja kaksipäisellä vasen-oikea nuoliosoittimella voit muuttaa taulukon sarakeleveyttä. Taulukon poistaminen Taulukon poistaminenkin voi olla joskus tarpeen. Helpoimmin poistat valitun taulukon painamalla Del-näppäintä. Kari Keinonen Sivu 64

71 Laskentataulukon luominen PowerPointin taulukko ei ole varsinainen laskennallinen taulukko. Tee laskentaa vaativat taulukot esityksessä upotettuina Excel-objekteina. Upotettu Excel-taulukko PowerPoint-esitykseen luot laskentataulukon upottamalla siten, että ensiksi valitset ja kopioit Excelissä laskentataulukosta sen osan, jonka haluat PowerPoint kalvolle. Liitä taulukko PowerPointiin Liitä-pudotusvalikon Liitä määräten -komennolla esiin tulevan valintaikkunan avulla. Kuva 115 Liitä määräten -valintaikkunassa sinun on valittava Objekti: Microsoft Office Excel 2003 (2007) -laskentataulukko. Valintana on Liitä, napsauta lopuksi OK-painiketta. Käyttäessäsi upotettua objektia on sinun osattava käyttää lähdeohjelmaa, nyt Exceliä. Kun käsittelet objektin sisällä olevaa tietoa, näet PowerPointissa Excel-valintanauhan. Excel-ohjelma kelluu PowerPointissa. Kun napsautat taulukon ulkopuolella, siirryt takaisin kohdeohjelmaan. Siinä vaiheessa voit käsitellä taulukkoa kuin kuvaa. Kelluva objekti, Excellaskentataulukko Karhennus kehyksen koonsäätöä varten Kuva 116 Tee upotettuna objektina laskentataulukko PowerPointiin. Upotettuun objektiin pääset kaksoisnapsauttamalla objektia. Linkitetty Excel-taulukko Kuva 117 Liitä määräten -valintaikkunassa sinun on valittava Objekti: Microsoft Office Excel 2003 (2007) -laskentataulukko. Valintana on Liitä linkki. Kari Keinonen Sivu 65

72 Kaavioiden tuottaminen Tarvitset toisinaan esityksessä myös lukuja kuvaavia kaavioita. Tuotat kaavion Kaavio-painikkeella. Seuraavaksi pääset valitsemaan kaaviotyypin. Käytettävissä olevat kaaviotyypit Kuva 118 Kaaviotyypin voit valita esiin tulevasta valintaikkunasta. Painettuasi OK-painiketta saat kalvolle valitsemasi kaavion teeman oletusmuotoilulla. Jos Excel on asennettu, se aukeaa. Excelissä voit muuttaa kalvolla olevan kaavion tietoalueen kokoa, lähtöarvoja ja otsikoita. Kelluva kaavio-objekti Kuva 119 Vasemmalla näet PowerPointissa kelluvan kaavion ja oikealla Excelissä lähtöarvotaulukon. Muokkaa lähtöarvot kuntoon. Taulukossa voit toimia sen alla olevan ohjeen mukaan. Upotettu kaavio-objekti Selite Kuva 120 Palaa PowerPointiin ja muotoile pylväskaavio-objektia haluamallasi tavalla. Kaavio voi siis näyttää vaikka yllä kuvatulta. Kaaviossa on otettu käyttöön Vakiovirheen sisältävät virhepalkit. Kari Keinonen Sivu 66

73 SmartArt-kuvien tuottaminen tuo mukanaan vahvasti uusitun työkalun prosessi-, organisaatio- ja matriisikaavioiden luomiseen. Kaaviolaji valitaan Lisää SmartArt-grafiikkaobjekti -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 121 Valintaikkunasta voit valita melkoisen määrän grafiikkaobjektien piirtämiseen tarkoitettuja työvälineitä. Valittuasi luettelosta kaaviolajin ja napsautettuasi OK-painiketta pääset luomaan upotettua kaavio-objektia. Tuotettuasi kaavion valmiiksi kelluu kyseinen objekti sen jälkeen esityksessä kuin mikä hyvänsä kuva. Tällaista kuvaa voi suurentaa ja pienentää koonsäätökahvoista. Objektin sisältöä ja muotoiluja pääset muuttamaan ja muokkaamaan napsauttamalla SmartArt-objektia. Organisaatiokaavio Valitse SmartArt-objektin valitseminen -valintaikkunasta Hierarkia-ryhmästä mieleisesi organisaatiokaavion malli. Kuva 122 Näytölle ilmestyy valitsemasi organisaatiokaavio ja viereen tekstiruutu. Tekstiruudun eri kohtiin kirjoitat organisaation jäsenten nimet ja toimenkuvat. Tekstiruudussa [Teksti]-kohtaan pääset nuolinäppäimillä tai hiirellä. Kari Keinonen Sivu 67

74 Kuva 123 Henkilön aseman saat kirjoitettua samaan laatikkoon omalle riville Vaihto + Enter -painalluksen jälkeen. Voit muotoilla syötön osalta valmista kaaviota. Tee mieleisesi muokkaaminen SmartArt työkalut -ryhmän Rakenne- tai Muotoile-välilehden toimintopainikkeilla. Lisää uusi kuvio organisaatiokaavioon SmartArt työkalut -ryhmän Rakenne-välilehden Lisää muoto -painikkeen alivalikosta. Kuva 124 Organisaatiokaavio voi valmiina näyttää esityksessä vaikka tältä. Kari Keinonen Sivu 68

75 Internet-sivun objektien käyttäminen On tilanteita jolloin haluat käyttää Web-sivulta löytyvää kuvaa tai joitain muuta objektia omassa esityksessäsi. On tärkeää, että ensin selvität onko sinulla oikeus käyttää objektia (Tekijänoikeuslaki). Asiaa on usein kysyttävä suoraan kuvan tekijältä (kirjoittaja, piirtäjä, maalaaja, valokuvaaja tms.). Internetissä on muutama kuvakirjasto, joita voit vapaasti käyttää. Eräs tällainen vapaasti käytettävä kuvakirjasto on Microsoftin leikekirjasto, mutta sekin vain jos sinulla on laillisesti ostettu Microsoft-ohjelmisto. Kyseinen kuvakirjasto löytyy osoitteesta Kuva 125 Jos sinulla on lupa kuvan käyttämiseen voit kopioida sen pikavalikon Kopioi kuva -komennolla ja sitten liittää kuvan esitykseesi Liitä-komennolla. Voit myös tallentaa sen levylle ja lisätä sen sieltä esitykseesi. Kuva 126 Valitun tekstin voit kopioida pikavalikon Kopioi-komennolla ja sitten liittää sen esitykseesi Liitä-komennolla. Kari Keinonen Sivu 69

76 Pitkät esitykset Yhteenvetodia Kommentti PowerPoint-ohjelmalla voit luoda pidempiäkin esityksiä. PowerPoint on haavoittuva ohjelma, joten pyri pitämään esitykset alle 150 kalvoa pituisina. Tuottaessasi lyhyempiäkin esityksiä on erittäin tärkeää jatkuva esityksen tallentaminen, varmistaminen. Suosittelen automaattisen tallennuksen lisäksi esityksen tallentamista itse noin puolen tunnin välein kahdella eri nimellä. Tällä tavalla säästät varmuudella paljon aikaa ja vaivaa kun ohjelma jossain vaiheessa kaatuu. ei tuo mukanaan enää valmista toimintoa, jolla voit luoda yhteenvetodian; PowerPoint 2003 versiossahan sellainen toiminto oli. Ohjeesta löytyy kuvaus siitä, miten voit itse tehdä yhteenvetodian eli sisällysluettelon. Etenkin jos tuotat pitkiä esityksiä jaetussa tilassa, on kommentoinnin käyttö tarpeen. Voit lisätä huomautuksen kun haluat kiinnittää muiden esitystä selailevien ja sitä muuttavien huomion johonkin tiettyyn kohtaan. Kommentin lisäät esitykseen Tarkista-välilehden Kommentit-ryhmän Uusi kommentti -painikkeella. Esiin tulevaan kehykseen voit syöttää kommentin sisällön. Kommentin lisäämisen jälkeen syntyy kommenttimerkintä aktiivisen objektin oikeaan yläkulmaan. Kun napsautat kommenttimerkinnän oikean alakulman avainpainiketta, näet kommenttikehyksen sisällön. Pikavalikon komennoilla voit mukauttaa kommenttia. Ja muista, kommentti ei näy esityksen aikana. Kuva 127 Kalvolla näet kommenttimerkinnän, se on liitetty valokuvaan. Oikealla näet kommenttikehyksen, jossa on kommentin sisältö. Kun jatkat esityksen kirjoittamista etkä tarvitse enää kommenttia, voit poistaa kommentin Tarkista-välilehden Kommentit-ryhmän Poista kommentti -painikkeella. Valikossa on komennot yhden kommentin poistamiseksi tai kaikkien kommenttien kerralla poistamiseen. Kommentoidun esityksen tulostaminen Kun et halua esitystä selaillessa nähdä kommenttimerkintöjä, kannattaa sinun piilottaa kommentit näytöltä. Siirry Tarkista-välilehdelle ja napsauta Kommentit-ryhmän Näytä kommentit -painike pois voimasta. Jos tulostat esitystä tiivistelmänä tai kalvoja joita on kommentoitu etkä halua kommentteja tulosteeseen, on sinun Tulosta-valintaikkunassa otettava pois voimasta asetus Tulosta kommentit ja käsinkirjoitetut merkinnät. Kari Keinonen Sivu 70

77 Tekstitiedon tuominen Tekstitietoa voidaan kopioida normaalisti esityksen sisällä, esityksestä toiseen tai muilla ohjelmilla tuotetuista tiedostoista PowerPointiin. Valmiin tekstitiedon voit tuoda -esitykseen. Sopivia tiedostomuotoja on voitu tuottaa Microsoft Word asiakirjana (.doc), Word asiakirjana (.docx), tekstitiedostona (.txt) tai RTF-tiedostona (.RTF). Tiedostomuodon valinta Kuva 128 Tuo tiedosto napsauttamalla Aloitus-välilehden Diat-ryhmän Uusi dia -pudotusvalikosta Diat jäsennyksestä -komentoa. Etsi tiedosto Lisää jäsennys -valintaikkunassa ja kaksoisnapsauta sitä, se aukeaa PowerPointissa. Huomautuksia Office ohjeesta Jos lähdetiedostossa ei ole otsikkotyylejä (esimerkiksi tekstitiedosto, jossa on vain tekstiä), Office luo jäsennyksen, joka perustuu lähdetiedoston kappaleisiin. Kun lisäät jäsennellyn tekstin HTML-asiakirjasta, otsikot ja niiden sijainnit säilyvät samanlaisina kuin HTML-asiakirjassa. Koko teksti kuitenkin näkyy diassa yhdessä tekstikehyksessä. Dian tuominen toisesta esityksestä Valmiin dian kopioit Dialajittelu-näkymässä. Tämä edellyttää että molemmat esitykset ovat auki. Esitykset tulee myös avata dialajitteluun Näytä-välilehden Dialajittelu-painikkeella. Aseta esitysikkunat vierekkäin Järjestä kaikki -painikkeella. Kuva 129 Kopioi dia toiseen esitykseen Ctrl + vetämällä. Kopioinnin jälkeen voit Liittämisasetukset-painikkeella päättää periikö dia kohteen teeman vai säilyttääkö se lähdetiedoston teeman, oletusasetuksena on Käytä kohteen muotoilua -asetus. Kari Keinonen Sivu 71

78 Esityksen ja kuvien tiedostokoon pienentäminen Esityksesi tiedostokoko määräytyy pitkälti sen mukaan, kuinka suuria kuviesi tiedostokoot ovat. Kuviesi tiedostokoko taas määräytyy ensinnäkin siitä, onko kuva rasterivai viivapiirtokuva. Rasterikuvat ovat aina tiedostokooltaan huomattavasti suurempia kuin viivakuvat. Tiedostokoko rasterikuvissa taas määräytyy sen mukaan, mitä kuvamuotoa kuva on. TIFF-kuvat ovat pakkaamattomia ja siten tiedostoina erittäin suuria, joskin erinomaisia laadultaan. Tiedostokooltaan pienempiä ja huonompilaatuisia kuvia ovat valmiiksi pakatut kuvamuodot, kuten.jpeg,.gif ja.png. Esityksessä on harvoin tärkeää kuvan laatu. Näyttö, televisio tai videotykki ei pysty toistamaan kunnolla tarkkaa pistegrafiikkakuvaa. Tärkeämpää esityksessä onkin kalvojen vaihtumisnopeus ja vaihtumisen jouhevuus. Siksi esityksesi tiedostokoon pienentämiseksi sinun kannattaa kuviakin pienentää. PowerPointissa voit pienentää kuvien tiedostokokoa valitsemalla ensin yhden pistegrafiikkakuvan. Napsauta sitten Kuvatyökalut-ryhmän Muotoile-välilehden Säädä-ryhmän Pakkaa kuvat -painiketta. Kuva 130 Siirry Pakkaa kuvat -valintaikkunasta Asetukset-painiketta napsauttamalla Pakkaamisen asetukset -valintaikkunaan. Tee haluamasi valinnat ja hyväksy lopuksi ikkunoiden asetukset OK-painikkeilla. Yllä tehdyt asetukset sopivat tulostetavaksi tarkoitetulle esitykselle. Kun esitystä jaetaan Internetissä ja tarkoitus on että sitä katsellaan vain kuvaruudulta, on Tulostuskohde:-kentän viisas asetus alin valinta. Kari Keinonen Sivu 72

79 Linkit Toimintopainikkeet Toimintopainikkeet ovat esityksen aikana käytettäväksi tarkoitettuja linkitettyjä painikkeita, joita napsauttamalla voit siirtyä linkin osoittamaan kohteeseen. Voit tehdä jokaiseen kalvoon esimerkiksi painikkeen, jolla pääset palaamaan ensimmäiselle sivulle, kotikalvoon. Toimintopainikkeiden luominen Toimintopainikkeita luot Lisää-välilehden Kuvat-ryhmän Muodot-painikkeen pudotusvalikosta viimeisestä Toimintopainikkeet-ryhmästä tai Lisää-välilehden Linkit-ryhmän Toiminto-painikkeella. Valittu painike Kuva 131 Valitse Toimintopainikkeet-ryhmästä Toimintopainike: Koti. Piirrä painike kalvoon haluamaasi kohtaan. Valittu hyperlinkin kohde Kuva 132 Piirtämisen jälkeen avautuu Toimintoasetukset-valintaikkuna, jossa valittuna on Hyperlinkki-valintanappi ja pudotusvalikossa oletuksena siirtymisvalinta Ensimmäinen dia. Hyväksy asetukset OK-painikkeella. Kuva 133 Esitystä esittäessäsi kalvossa on kyseinen painike. Painiketta napsauttamalla pääset palaamaan ensimmäiselle sivulle eikä se toimi muulloin kuin esityksen aikana. Kopioi painike ja liitä se kaikkiin esityksen kalvoihin. Kari Keinonen Sivu 73

80 Toimintopainikkeiden käyttäminen Toimintopainikkeita kannattaa luoda etenkin jos haluat kesken esityksen hypätä esityksestä jollekin Internet-sivulle tai avata levyltä jonkin aiheeseen liittyvän tiedoston. Painikkeen laadit valitsemalla ensin Toimintopainikkeet-ryhmästä Toimintopainike: Mukautettu. Piirrä painike kalvoon haluamaasi kohtaan. Valittu hyperlinkin kohde URL URL-osoitteen syöttäminen Kuva 134 Piirtoliikkeen jälkeen avautuu Toimintoasetukset-valintaikkuna, jossa valittuna on Hyperlinkki-valintanappi. Valitse pudotusvalikosta URL -komento, niin esiin ilmestyy uusi valintaikkuna. Kirjoita Hyperlinkki URL-osoitteeseen -valintaikkunaan haluamasi Internet-osoite (URL). Hyväksy asetukset OK-painikkeella. Kuva 135 Valitse tekstikehys ja napsauta Lisää-välilehden Toiminto-painiketta. Esiin tulee valintaikkuna jonka avulla voit lisätä Hyperlinkki-kohtaan tiedostopolun kyseisen pudotusvalikon Muu tiedosto -valinnalla. Hyperlinkki ei toimi kuin esityksen aikana esitystilassa. Toimintopainikkeilla voidaan suorittaa kesken esitystä muita ohjelmia, ohjelmoituja aliohjelmia tai toistaa videoita ja ääniä. Kari Keinonen Sivu 74

81 Hyperlinkit Hyperlinkki on nimetty painike jota napsauttamalla voit avata tiedoston tai pääset siirtymään linkin osoittamaan kohteeseen, esimerkiksi Internet-sivulle. Hyperlinkin tunnistat alleviivauksesta ja tekstivärin vaihtumisesta (usein sininen). Oletusasetus PowerPointissa on voimassa oletusasetus joka aiheuttaa sen, että kirjoittaessasi webosoitteen tai sähköpostiosoitteen esitykseen syntyy niistä välilyöntinäppäilyn jälkeen automaattisesti hyperlinkkejä. Jos kirjoitat vain tulostamiseen tarkoitettua esitystä, ota Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -valintaikkunassa Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä -asetus pois voimasta (lisätietoa sivulla 36). Hyperlinkin luominen Internet-sivulle Kun haluat kesken esityksen poiketa jollakin Internet-sivulla, tee tarkoitukseen hyperlinkki. Tällainen hyperlinkki on ikään kuin kirjanmerkki kyseiseen osoitteeseen. Voit linkkiä napsauttamalla vierailla sivulla ja esityksesi pysyy silti avoimena, näin pääset helposti palaamaan esitykseen. Hyperlinkin Internet-osoitteeseen luot seuraavasti. Kirjoita teksti jota haluat käyttää hyperlinkin painikkeena. Valitse teksti ja paina joko Ctrl + k -näppäinyhdistelmää tai napsauta Hyperlinkki-painiketta. Hyperlinkki lisätietoihin Kuva 136 Kirjoita aluksi teksti jonka haluat hyperlinkiksi. Valitse teksti ja näppäile Ctrl + k -näppäinyhdistelmä. Kuva 137 Kirjoita esiin tulevassa valintaikkunassa Osoite:-kenttään URL-osoite. Hyperlinkki toimii esityksen aikana, voit suorittaa toiminnon napsauttamalla linkkiä. Kari Keinonen Sivu 75

82 Hyperlinkki sähköpostiosoitteeseen Kun teet esitystä jonka jakelu tapahtuu Internet-sivuilta, saatat tarvita hyperlinkkiä. Esitystäsi lukeva hyperlinkkiä napsauttava voi lähettää sinulle helposti viestin. Hyperlinkin sähköpostiosoitteeseen luot seuraavalla tavalla. Kirjoita teksti jota haluat käyttää hyperlinkin painikkeena. Valitse kirjoittamasi teksti ja paina joko Ctrl + k -näppäinyhdistelmää tai napsauta Hyperlinkki-painiketta. Kuva 138 Kirjoita esiin tulevassa valintaikkunassa Sähköpostiosoite:-kenttään oma sähköpostiosoitteesi. Aihe-kentässä voit antaa sinulle paluupostissa tulevalle sähköpostille otsikon, josta viestit tunnistat. Kari Keinonen Sivu 76

83 Muita PowerPointin ominaisuuksia Makrot PowerPoint-makrot ovat ohjelmoituja toimintokokonaisuuksia, jotka suoritat yhdellä komennolla, näppäinpainalluksella tai painiketta napsauttamalla. Makroja et voi tehdä nauhoittamalla, tuotat makroja vain ohjelmoimalla Visual Basic for Application (VBA) -koodia. Jos tunnet VBA-ohjelmointikielen, voit muokata nauhoitettua koodia haluamallasi tavalla. Tuon ohjelmoinnin opit muutaman kuukauden opiskelulla. Koska aihe on niin laaja, tässä materiaalissa ei siihen puututa. Suojausasetukset PowerPointin oletusasetukset estävät makrojen automaattisen suorittamisen. Makrosuojaus on asetettu Valvontakeskuksessa suojaustasolle Poista käytöstä kaikki makrot ja ilmoita. Kun oletusasetusta käytetään, voit päättää makrojen käyttämisestä tapauskohtaisesti. Saat makroja sisältävän esityksen avaamisen yhteydessä valintanauhan alapuolelle seuraavan ilmoituksen. Kuva 139 Napsauta Asetukset-painiketta ja esiin tulee valintaikkuna jossa voit ottaa makrot käyttöön kun olet varma niiden turvallisuudesta. Älä käytä suojausasetusta Ota käyttöön kaikki makrot - se on suuri tietoturvariski. Esityksen suojaus Joskus tuotat esityksiä, joiden avaamisen tai muokkauksen haluat estää muilta käyttäjiltä. Tallenna nimellä -komennon valintaikkunassa Työkalut-pudotusvalikossa on Yleiset asetukset -komento, jolla voit määrittää avaus- ja kirjoitussuojauksen. Näitä suojauksia et voi tehdä ilman salasanaa. Kuva 140 Voit suojata PowerPoint esityksen Avaussalasanalla tai Muokkaussalasanalla varustetuksi. Salasanaa tuntematon ei voi avata tai muuttaa tällaista tiedostoa. Suojauksen teet ennen tallentamista Työkalut -valikon Yleiset asetukset -komennolla esiin tulevassa valintaikkunassa. Käytä salasanaa todella harkiten. Salatun esityksen muokkaaminen ei onnistu sinulta, eikä keltään muultakaan, jos salasana unohtuu. Kari Keinonen Sivu 77

84 Animaatiot Animaatio on esityksen tehostekeino, jokin valo vilkkuu tai teksti liikkuu näytöllä. Erinomainen animaatio kalvolla voisi olla sellainen jossa nuoli ilmestyy korostamaan, liikkuu kohti jotain esityksen kuva- tai tekstiobjektia. Kalvojen vaihtumista voidaan myös tehostaa animaatioilla. Animaatioita luot Animaatiot-välilehden komennoilla. Kalvojen vaihtuminen Siirtymä tähän diaan -ryhmän komennoilla voit asettaa valitulle kalvolle tai koko esitykselle kerralla valmiin animaatiotyylin kalvojen vaihtumisen tehostamiseksi. Tällaisen animaation tekemiseksi suosittelen sinua siirtymään Dialajittelu-näkymään, jossa koko esityksen siirtymätehosteen tekeminen on helppoa. Oletusasetus, ei tehostetta Himmennys- ja hajontatehosteet Siirtymätehosteet Kuva 141 Valitse esityksen kaikki kalvot esimerkiksi painamalla Ctrl + a -näppäinyhdistelmää. Valitse Siirtymä tähän diaan -ryhmästä Vaihtumismalli-valikoimasta mieleisesi tehoste. Kalvon numero Kuva 142 Dialajittelu-näkymässä tunnistat kalvon vasemmassa alanurkassa olevasta ikonista ne kalvot, joille on määritelty siirtymätehoste. Kari Keinonen Sivu 78

85 Kaavion animaatiot Useisiin valmiisiin kaavioihin voit määrittää animaation myös siten, että kaavion eri osat ilmestyvät näytölle vuorollaan. Kun etenet esityksessäsi kaavio-osan ilmestyminen voi tapahtua ajastettuna tai napsautuksesta vaihtuvana. Painiketta napsauttamalla voit poistaa valitun objektin voimassa olevat animaatiot Kuva 143 Animaatiot-välilehden Animaatiot-ryhmän Animoi-komennon pudotusvalikosta voit määrätä graafisen kuvaajan ilmestyvän näytölle osa kerrallaan. Valitussa pylväskaaviossa toimii hyvin esimerkiksi valinta Sarjoittain. Kuva 144 Tehtyäsi valinnan edellisen kuvan mukaan esityksesi etenee napsautettaessa sarjoittain. Tässä näkyy tilanne esityksen aikana, kehyksen jälkeen napsauttamalla esiin tulee Tammi-sarja. Kari Keinonen Sivu 79

86 Mukautetut animaatiot Mukautetut animaatiot voivat olla varsin monimutkaisiakin, mutta yksinkertaisuus on yleensä kaunista. Animaation mukauttaminen ei onnistu Dialajittelu-näkymässä, siirrykin Normaali-näkymään. Animaation luot siten, että piirrät animaatiossa tarvitsemasi kuvaobjektin tai lisäät sopivan ClipArt-leikkeen. Aseta seuraavaksi objekti kohtaan, josta haluat liikkeen alkavan. Määritä sitten valitulle objektille tehoste. Kuva 145 Napsauta Normaali-näkymässä Animaatiot-välilehdellä Mukautetut animaatiot -painiketta, saat esiin animaation mukauttamiseen tarkoitetun tehtäväruudun. Vie kuvaobjekti kuva-alueen ulkopuolelle. Napsauta Lisää tehoste -painiketta. Kuva 146 Napsauta Lisää tehoste -pudotusvalikosta Liikeradat-alivalikosta Piirrä mukautettu liikerata -alivalikosta Viiva-komento. Piirrä viiva animaation liikesuuntaan ja tässä tapauksessa kalvon ulkopuolelta riittävän kaukaa toisen reunan ohi riittävän pitkälle. Napsauta tehtäväruudun Toista-painiketta, näet mitä juuri sait aikaan. Kari Keinonen Sivu 80

87 Ajastus Ajastus on keino laittaa tietokone töihin. Ajastusta käytetään esimerkiksi tilanteissa, joissa halutaan liikkuvaa tai vaihtuvaa kuvaa mutta esitystä ei vahdi kukaan. Tällaisia esityksiä voidaan pyörittää messuilla ja näyttelyissä, kun esittelijä on tauolla. Ajastettua esitystä kutsutaan myös Slide Showksi. Ajastuksen tekeminen Kalvojen vaihtumisen ajastuksen voit tehdä kokeilemalla sopivia aikoja. Ajastamisen aloittamiseksi siirry Dialajittelu-näkymään, jossa ajastuksen tekeminen on helppoa. Napsauta Diaesitys-välilehdellä Kokeile määräaikoja -painiketta. Esityksen kokonaisaika Kuva 147 Esitys alkaa harjoittelutilassa ja kalvon vasemmassa yläkulmassa on Harjoitus-työkalurivi. Työkalurivin painikkeilla voit hyväksyä kalvon esilläoloajan napsauttamalla oikealle näyttävää Nuoli-painiketta. Voit keskeyttää ajastuksen Keskeytä-painikkeella. Ajastuksen voit lopettaa Esc-painikkeella tai sulkemalla työkalurivin. Saman kalvon ajastamisen voit aloittaa uudelleen Toista-painikkeella. Kun lopetat ajastamisen, kysyy PowerPoint haluatko tallentaa harjoituksen ajastuksen, napsauta Kyllä-painiketta. Esityskalvo Dialajittelu-näkymässä Kuva 148 Kun olet keskeyttänyt ajastuksen näet pienkalvojen vasemmassa alakulmassa kalvon esittämiseen käytettävän ajan. Voit halutessasi ajastaa minkä hyvänsä animaation. Valitse ensin objekti ja tee ajastus Mukautettu animaatio -tehtäväruudussa animaation nimen perässä olevan painikkeen pudotusvalikon Ajastus-komennolla. Kari Keinonen Sivu 81

88 Meta- ja tunnistetiedot Tiedostoille annetaan niin sanottuja metatietoja erilaisten levy- ja Internet-hakujen helpottamiseksi. Kuva 149 Office-valikon Valmistele-alivalikon Ominaisuudet-komennolla saat valintanauhan alle Asiakirjan ominaisuudet -tehtäväruudun, jossa voit syöttää eri kenttien metatiedot. Kuva 150 Kirjaa metatietoina Tekijä-tieto ja asiakirjan Otsikko sekä Aihe ja Avainsanat-kokoelma. Kirjaa tarvittaessa myös Tila, Luokka ja Kommentit. Kari Keinonen Sivu 82

89 Mallit Mikä tällainen malli on? Yrityksessä tapahtuva esitysten luominen tulisi tapahtua organisaation omien mallien avulla. Malli (template) on pohja eli kokonainen ympäristö usein toistuvan esityksen tuottamiselle. Malliin tallentuu teema, perustyylit, rakenteet ja malliin voit tallentaa erilaisia asetuksia ja muotoiluja valmiiksi niin, että esitysten ulkoasu pysyy yhtenäisenä, kirjoittaminen on vaivatonta ja helpotat uuden samankaltaisen esityksen luomista. Hieman toisin asia ilmaistuna; malli on tiettyyn käyttötarkoitukseen luotu toistuvaan käyttöön suunniteltu, toistuvaa vakiotietoa ja muotoiluja sisältävä esityspohja. Malli sisältää esityksessä käytettävät asetukset, suojaukset, muotoilut, tyylit, toimintopainikkeet, makrot, automaattiset tekstit sekä vakiografiikan, kuten logon. Malli siis sisältää kaiken sivuilla toistuvaksi halutun tiedon, muttei muuta. Miksi malli? Esitysgrafiikan tuottaminen tietokoneella on usein samanlaisena toistuvaa. Tietokoneella esitystä tehtäessä työ hoituu nopeammin, etenkin jos osaat käyttää hyväksi tietotekniikkaa. Mallit ovat eräs esimerkki tietotekniikan onnistuneesta hyödyntämisestä. Malli on kokoelma valmiita esityksen osia, objekteja. Malleilla sinun on helppo luoda usein toistuviin esityksiin valmiiksi tunnistetiedot, lomakeobjektit, logot ja muu toistuva tieto. Esitäyttö säästää paljon aikaa ja vaivaa lopullisen esityksen laatijalta. Malli on sellaiseen tiedostomuotoon tallennettu esitys, että avatessasi mallin asianmukaisesti et esitystä muokatessasi vaikuta alkuperäiseen kovalevyllä olevaan tiedostoon. Teet siis muutokset vain avoimeen esitykseen ja tallentaessasi ohjelma kysyykin uutta nimeä tiedostolle. Missä mallia käytetään? Esitysmalliksi tehdään yrityksen henkilöstön perehdyttämisesitykset, asiakasesitykset, tekniset tuote-esittelyt ja monet muut toistuvasti pidettävät esitykset. Esityksiä käytetään paljon oppilaitoksissa opetuksen tukena. Myös markkinointiin on alettu laatia yhä useammin tueksi esityskokonaisuuksia. Kuka mallia käyttää? Kun yrityksessä käytetään hyvin suunniteltuja ja yhdenmukaisia esityksiä, on ne helposti tunnistettavissa organisaation omiksi. Yrityksessä luodut esitysmallit ovat pohjia, joita jokaisen organisaatiossa toimivan tuleekin käyttää - myös sinun. -ohjelmaa avatessasi näkyviisi aukeaa tyhjä esitys. Tämä uusi esitys perustuu oletusarvona aukeavaan, käyttäjän asetuksissa määrättyyn malliin ja teemaan. Tämä oletusmalli pitää sisällään joidenkin asetusten oletusarvot. Siis sinä käytät aina jotain mallia pohjana omalle esityksellesi. Kari Keinonen Sivu 83

90 Esitysmallin luominen Käynnistäessäsi PowerPointin käytät aina mallia. Avatessasi uuden esityksen se luodaan oletusmalliin pohjalta. Muuttaessasi PowerPointin oletusasetuksia, muokkaat oletusmallia. Uuden mallin luot seuraavasti: Laadi esitykselle mieleisesi perustyyli käyttäen apuna jotain teemaa. Laadi esitykseen haluamasi ylä- ja alatunnisteet, lisää toistuva teksti, toistuvat kuvat kuten logot ja määritä kohdat muuttuvalle tiedolle. Laadi rakenteet, oikeisiin kohtiin tarvittavat paikkamerkit, taulukot ja kuvat. Tee tarvittava ohjaus ja lisää tarpeelliset toimintopainikkeet sekä ohjelmoi niille toiminnallisuus. Tallenna esitys malliksi. Mallin tallentaminen Mallin tallennusmuoto on PowerPoint-malli (tiedostonimen tarkenne on.potx) tai Makroja käyttävä PowerPoint-malli (nimen tarkenne on.potm). Malliksi esitystä tallentaessasi käytä PowerPoint-mallille ohjelma-asennuksen yhteydessä luotua kansiota. Kansion polun saat selville PowerPointin asetukset -valintaikkunan Valvontakeskus-välilehden Valvontakeskuksen asetukset -painiketta napsauttamalla. Osoitteen näet Luotetut sijainnit -kohdasta. PowerPointia käytät esityksen pohjana esitysmallia joka on tallennettu kansioon: C:\Users\"Käyttäjätunnus \AppData\Roaming\Microsoft\Templates Mallin tallennuskansion polku Kuva 151 Tallentaessasi mallia käytä Tallenna nimellä -komentoa. Napsauta ensin Tallennusmuoto-pudotusvalikosta tallennusmuodoksi PowerPoint-malli tai Makroja sisältävä PowerPoint-malli. Anna tiedostolle mallin käyttötarkoitusta kuvaava nimi. Näin malli tallentuu mallien kansioon ja voit käyttää sitä kuten muitakin malleja. Kari Keinonen Sivu 84

91 Mallin käyttäminen Tallentamisen jälkeen sinun mallisi on käytettävissä PowerPointissa. Kun otat mallin käyttöön, liittää PowerPoint sen ominaisuudet tyhjään esitykseen. Muokatessasi avattua esitystä et muuta alkuperäistä mallia. Malli säilyy asetuksineen ja vakioelementteineen muuttumattomana ja voit käyttää sitä useita kertoja uuden esityksen pohjana. Uusi esitys mallia käyttäen Uuden esityksen voit luoda valmiin mallin pohjalta napsauttamalla Office-valikon Uusi-komentoa. Näkyviin tulee Uusi esitys -valintaikkuna. Ikkunasta voit valita PowerPointin mukana asennetun mallin tai Microsoft Office Online -palvelusta löytyvän mallin. Omia malleja luotuasi saat ne käyttöön Omat mallit -painikkeella esiin tulevasta valintaikkunasta. Kuva 152 Uusi esitys -valintaikkuna, josta löydät Omat mallit -painikkeella esiin tulevan ikkunan avulla itse luomasi mallit. Malliryhmästä voit valita haluamasi napsauttamalla sen nimeä ja sitten Luo-painiketta. Perustaessasi uuden tiedoston valmista mallia käyttäen, et tallennuksen yhteydessä vahingossa tallenna mallin päälle. Näin malli säilyy muuttumattomana seuraavaan käyttökertaan. Voit toki muokata mallia, mutta sen avaaminen näytölle vaatii hieman tavallisuudesta poikkeavia toimenpiteitä, joten et vahingossa muuta sitä. Kari Keinonen Sivu 85

92 Mallin muuttaminen Mallia voit muuttaa avaamalla aiemman mallin Office-painikkeen Avaa-komennolla. Mallien tallennuskansion polku Kuva 153 Valitse aluksi Tiedostomuoto-painikkeen pudotusvalikosta PowerPointmallit. Napsauta luettelossa mallia jota aiot mukauttaa. Napsauta lopuksi Avaa-painiketta. Mallin muuttaminen on normaalia työskentelyä PowerPointilla, esityksen tuottamista. Tee haluamasi muutokset malliin. Tallenna-painikkeella tallennat uuden mallin vanhan päälle. Mallin voit tallentaa uudella nimellä, tee kuten sivulla 84 on neuvottu. Kari Keinonen Sivu 86

93 Asetukset PowerPointia käyttäessäsi on sinun järkevää muuttaa ohjelman oletusasetuksia oman työskentelysi helpottamiseksi. Osa asetuksista vaikuttaa laitteessa, jonka äärellä ne teet. Tällaiset asetukset tallentuvat omaan käyttäjäprofiiliisi, ne eivät siirry esityksen mukana. Useat asetukset taas vaikuttavat aktiiviseen tiedostoon ja kulkevat sen mukana. Asetuksiin vaikuttaminen PowerPointissa on oletusasetuksia ainakin kolmella tasolla. Ohjelmistotaso Ohjelmataso Tiedostotaso Ohjelmistotaso on ohjelmoitu ohjelmaan, näitä asetuksia käyttäjä ei voi muuttaa. Ohjelmatasolla ovat ohjelman oletusasetukset, joita käyttäjä voi muuttaa. Nämä muutokset ohjelma tallentaa tiedostoon. Asetukset vaikuttavat kyseisellä laitteella käsiteltäviin uusiin tiedostoihin. Tiedostotason asetukset vaikuttavat käsiteltävään tiedostoon ja tallentuvat sekä kulkevat sen mukana Ohjelmistotason asetukset Työvälineohjelman ohjelmoija on tehnyt sovellukseen valmiita ohjelmistotason oletusasetuksia, joita käyttäjä ei voi muuttaa. Tällaisia ohjelmistotason asetuksia ovat: Office-painikkeen sijainti ja esiin tulevan valikon sisältö Välilehtien valintapainikkeiden nimet ja sijainti Valintanauhojen sisällöt ja valikoimat Pikavalikoiden ja valikoiden sisällöt Ohjelman oletusasetukset Ohjelmatason oletusasetukset ovat asetuksia joita käyttäjä voi muuttaa. Muutokset tallentuvat käytettävän laitteen levylle käyttäjän profiiliin. Nämä asetukset vaikuttavat lähinnä käyttöliittymään ja ovat käyttäjätunnuskohtaisia. Tällaisia ohjelmatason asetuksia ovat: Pikatyökaluriviin lisätyt yleiset painikkeet Valintanauhan pienentäminen, kohdeohjeiden näyttäminen tai piilottaminen Reaaliaikainen esikatselu (pois käytöstä - käytössä) Oikeinkirjoituksen korjausohjeiden asettaminen voimaan tai pois käytöstä Tilarivillä näkyvien ilmoitusten näyttäminen tai piilottaminen Tiedostoasetukset Organisaation omaan esitysmalliin on viisasta tallentaa yhteisössä yleisesti määriteltyjä sivun asetuksia, myös usein käytettäviä muotoiluja. Tällaiset Tiedostoasetukset vaikuttavat käsiteltävään tiedostoon ja kulkevat tiedoston mukana laitteelta toiselle. Tiedostoon vaikuttavia asetuksia ovat: Teema ja perustyyli Pikatyökaluriviin lisätyt esityksen omat painikkeet Ylä- ja alatunnisteet (sivunumerot yms.) Sivun asetuksissa tehdyt tulostusasetukset (reunusten suuruus, ei tulostin). Kari Keinonen Sivu 87

94 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Office-painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit valita PowerPointin asetukset -toiminnon. Esiin tulevilla välilehdillä näet ohjelman tärkeimmät oletusasetukset. Näitä asetuksia voit muokata tekemällä haluamasi valinnat. Asetukset tallentuvat ohjelmaa lopetettaessa joko käyttäjäprofiiliisi tai työn alla olevaan tiedostoon. PowerPointin asetukset Ohjelman asennuksen jälkeen PowerPointin asetukset -välilehdillä on voimassa niin sanotut oletusasetukset. Peruskäyttäjälle nämä asetukset yleensä sopivat, mutta osaavampi käyttäjä joutuu niitä usein muuttamaan. Kuva 154 PowerPointin asetukset on paloiteltu kahdeksalle eri välilehdelle. Tutustu huolella välilehtien asetuksiin ja mieti mitkä muutokset helpottavat omaa työskentelyäsi niin paljon, että oletusasetus kannattaa muuttaa. Kuvassa on korostettu aiemmin tekemäämme oletusasetuksista poikkeavaa asetusta. Jos haluat tekemäsi muutokset voimaan, napsauta lopuksi OK-painiketta. Kari Keinonen Sivu 88

95 Pikatyökalurivin mukauttaminen Pikatyökalurivillä on oletuksena muutama jatkuvasti tarvitsemasi toiminto, komentopainike. Tarvitset työskennellessäsi usein muitakin toimintoja, ne sinun kannattaa lisätä pikatyökaluriviin. Pikatyökalurivin sisällön mukauttaminen käy helposti Mukauta pikatyökaluriviä -painikkeen asetuksilla. Kuva 155 Tee yllä kuvassa näkyvät valinnat Pikatyökalurivin sisältöön. Pikatyökalurivin voit Näyttää valintanauhan alapuolella kyseisellä komennolla. Kuva 156 Voit lisätä enemmän toimintoja pikatyökaluriville napsauttamalla Mukauta pikatyökaluriviä -painiketta. Napsauta Lisää komentoja -komentoa. Napsauta Mukauttaminen-välilehdellä Valitse komento -pudotusvalikosta esiin Kaikki komennot -luettelo. Lisää vasemman puoleisesta luettelosta mieleisesi komento oikealla olevaan luetteloon Lisää-painikkeella. Kuva 157 Mukauttamisen jälkeen Pikatyökalurivi voi näyttää vaikka tältä. Kari Keinonen Sivu 89

96 Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Microsoft Office -ohjelman oletustallennusmuoto on Office XML -tiedostomuoto. Koska sovelluksen käyttö on vielä tällä hetkellä harvinaista, kannattaa aina epävarmassa tilanteessa tallentaa esitys PowerPoint esitys -muodossa. Kuva 158 Ohjelman käyttämän oletustallennusmuodon voit vaihtaa Office-painikkeen pudotusvalikosta napsauttamalla PowerPointin asetukset ja valitsemalla valintaikkunassa Tallentaminen-välilehden. Samalla välilehdellä voit vaihtaa tiedostolle uuden oletussijainnin tai jättää voimaan ohjelma-asennuksessa määrätyn. Tilarivin mukauttaminen Tilarivi näyttää käyttäjää auttavia ohjeita, näitä ohjeita sinun kannattaakin seurata. Tilapalkkia voit mukauttaa pikavalikon valinnoilla. Kuva 159 Napsauta Tilapalkkia kakkospainikkeella ja tee pikavalikosta valinnat asetuksille esimerkkikuvan mukaan. Kari Keinonen Sivu 90

97 Näytön zoomaaminen Näyttökuvan loitontaminen ja lähentäminen (zoomaus) helpottaa esityksen eri osien muokkausta ja tarkastelua. Piirtäessäsi tarkkaa kuvaa, kannattaa sinun tuoda kuva lähemmäs (suurentaa), zoomaa näyttötilaa yli 100 prosenttiin. Käsitellessäsi tekstiä, aseta zoomaus lähelle 50 prosenttia. Kuva 160 Halutessasi nähdä näytöllä koko kalvon kerralla napsauta Sovita dia nykyiseen ikkunaan -painiketta. Kuvassa on korostettu Zoomaustaso-painiketta ja sen vieressä oikealla on vielä Zoomaus-liukusäädin. Valittavissa olevat zoomausasteet Kuva 161 Esitykseen saat haluamasi zoomausasteen napsauttamalla Zoomaustaso-painiketta. Valitse esiin tulevassa ikkunasta sopiva Zoomausaste tai juoksuta Prosentteina-askeltimen arvoa sopivaksi ja hyväksy valinta. Dialajittelu-näkymän zoomaus Dialajittelu-näkymässä voit tarkastella pienkalvoja hieman vähemmillä zoomausvaihtoehdoilla. Portaaton zoomausasteen säätö Kuva 162 Dialajittelu-näkymän kalvoihin saat haluamasi zoomausasteen napsauttamalla Zoomaustaso-painiketta. Nyt valittavina ovat vain zoomausasteet alle 100 %. Valitse mieleisesi ja hyväksy valinta OK-painikkeella. Kari Keinonen Sivu 91

98 Tiedostoasetusten mukauttaminen Käsiteltävän tiedoston mukana kulkevia asetuksia voit muuttaa Office-painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta PowerPointin asetukset -toiminnon alta Lisäasetukset-välilehdellä. Kuva 163 Esitykselle, työn alla olevalle tiedostolle voit tehdä asetuksia vain kohdassa jossa lukee Esitys.pptx. Aseta tiedostoon voimaan haluamasi tiedostokohtaiset asetukset vaihtamalla, poistamalla tai lisäämällä valintamerkkejä. Kari Keinonen Sivu 92

99 Esityksen pitäminen PowerPointilla laadit esityksen jotta sinun on helpompi suorittaa osallesi langennut tehtävä. Tehtävän sait koska esitettävä asia on sinulle tuttu ja sinulla on siitä enemmän tietoa kuin muilla. Esityksen pitäminen on siis kunnia-asia, hoida se kunniakkaasti. Miten pidät hyvän esityksen? Hyvän esityksen tunnusmerkkejä ovat esittäjän innostuneisuus, esittäjä osaa - hän tietää mistä puhuu ja on uskottava. Esittäjällä on katsekontakti kuulijoihinsa. Kalvoja esityksessäsi ei saa olla liikaa, kalvoillasi on vähän tekstiä, värejä tai animaatiota ja kuvat sekä kaaviot ovat yksinkertaisia, mutta aihettasi tukevia. Esiintymistaito Amerikkalaisen tutkimuksen mukaan 41 % amerikkalaisista pelkää julkista esiintymistä. Esiintymisjännitys ei siis ole sinun yksinoikeutesi. Esiintymisjännitys on fysiologisesti positiivinen olotila ja se ei näy ulkopuolelle, siis kuulijoillesi. Mikä sitten tekee joistakin ihmisistä hyvän puhujan? Tuota on vaikea selittää, sillä niin monet asiat vaikuttavat esitykseen, esiintyjään ja kuulijaan. Eräs tärkeä asia on esiintyjän pukeutuminen. Pukeudu miellyttävästi ja siististi niin sinut otetaan esiintyjänä vakavammin kuin farmareihin pukeutuneena tai epäsiistinä. Puhujalle voidaan antaa seuraavia ohjeita: Vältä huutamista, kirkumista tai liian voimakkaalla äänellä puhumista. Vältä liian nopeasti ja turhaan puhumista. Vältä kuiskaamista esimerkiksi flunssaisena. Yritä puhua tällöin kevyesti ja vaivattomasti, anna äänesi levätä. Lopeta tupakointi, vältä oleskelua tupakansavuisessa ympäristössä. Opettele hengittämään nenän kautta. Opettele vaihtelemaan ääntäsi elävästi puhuessasi. Monotoninen äänenkäyttö rasittaa kurkunpäätä. Opettele ja etsi itsellesi luonteva ja hyvä ryhti. Äänenkäyttöä voi harjoitella toistaen vaikka lausahduksia: Vielä viemme hienot kielot Lievestuoreelle Pieni sieni kielon vieressä Nuori hieno työmies Medeken-bedeken-ledenen (lausutaan lallattaen) Kari Keinonen Sivu 93

100 Esittäminen PowerPointilla PowerPoint esityksen käynnistäminen tapahtuu joko painamalla F5-näppäintä tai Diaesitys-välilehden Alusta-painiketta. Näillä esitys alkaa ensimmäisestä kalvosta. Diaesitys-välilehdellä on myös Nykyisestä diasta -painike jolla voit aloittaa työn alla olevasta, käsiteltävästä kalvosta. Nykyisestä diasta voit aloittaa esityksen myös painamalla Vaihto + F5 -näppäinyhdistelmää. Esityksen pitämiseen tapahtuu Diaesitys-näkymässä, josta löydät lisätietoa sivulta 17. Videotykki Kuva 164 PowerPoint esitys valtaa kuvaruudun, olet esitystilassa. Näyttölaitteena on joko tietokoneen näyttö, televisio, diaprojektori tai videotykki. Esitystilassa pidät esityksen, siirryt kalvosta toiseen. Esityksen voit keskeyttää haluamasi kalvon kohdalla painamalla Esc-näppäintä. Voit jatkaa esitystä saman kalvon kohdalta napsauttamalla tilarivillä olevaa Diaesitys-painiketta. Kesken esityksen saat näytölle mustan kalvon painamalla b-näppäintä ja esityskalvoon palaat painamalla w-näppäintä. Esitysten ja koulutusten pitäminen on yleistynyt. Tietokone ja videotykki ovat yleisiä laitteita luento-, kokous- ja auditoriotiloissa. Videotykin lamppu on kallis lisäosa ja lampun käyttötunnit ovat rajalliset. Jatkuva lampun sytyttäminen ja sammuttaminen rasittaa myös lamppua. Lampun säästämiseksi onkin tärkeää, ettet sammuttele tykkiä jatkuvasti etkä pidä sitä pitkään päälläkään. Videotykkien kaukosäädöissä on kaksi hyvää toimintoa joilla voit hallita esitystäsi: Freeze-toiminnolla voit jäädyttää käsiteltävänä olevan kalvon tykin lähettämäksi. Samalla voit itse tehdä omia toimiasi tietokoneen näytöllä. Blank-toiminnolla tykki lähettää mustan sivun näyttökankaalle. Tällöin kuulijat keskittyvät sinun esitykseesi, eivätkä keskity kuvaan. Kari Keinonen Sivu 94

101 Ohjelmien yhteiskäyttö Microsoft Office kykenee tallentamaan ja avaamaan joitakin eri tallennusmuotoon tallennettuja tiedostoja. Sinun tulee huomioida eri tallennusmuotojen avaamisen tai tallentamisen tarve kuitenkin jo ohjelman asennuksen yhteydessä. Vieraiden tiedostomuotojen avaaminen vaatii tarvittavien suodattimien asentamisen käytettäväksi. Tee siksi ohjelmaa asentaessasi Mukautettu-asennus ja valitse Power- Pointin kaikki osat asennettavaksi kovalevyllesi, täysasennus. Tällä varmistat, että kaikki tarvittavat suodattimet ovat käytössäsi. Ellei tarvitsemaasi suodatinta tule ohjelma-asennuksen mukana, etsi Webistä yritys, joka tekee tiedostomuodon muuntimia sellaisia tallennusmuotoja varten, joita Power- Point ei oletus- tai täysasennuksella avaa. Eri tallennusmuotojen avaaminen, kuten monet muutkin ohjelmat, kykenee yleensä avaamaan omilla vanhemmilla versioilla tallennettuja tiedostoja. -ohjelma avaa vähintään Microsoft PowerPoint versiolla luodut omat tiedostomuotonsa. PowerPointilla et voi avata kuvamuotoisia (TIFF, JPEG tai GIF) tiedostoja. Kyseisten kuvamuotojen lisääminen esitykseen taas onnistuu. Käytä eri tallennusmuotoisten kuvien tuomiseen kalvon rakenteessa kelluvaa Kuva-painiketta. PowerPoint kykenee avaamaan myös.doc,.rtf ja.txt -muotoisia tekstitiedostoja sekä Web-sivuja. Eri tallennusmuotoon tallentaminen kykenee tallentamaan omille vanhemmille versioille sopivia tallennusmuotoja. -ohjelmalla tallennus onnistuu versioon Microsoft PowerPoint muotoon. -ohjelmasta tallennettaessa vanhempiin PowerPoint-tallennusmuotoihin on muistettava kuitenkin se, että jotkin uudet ohjelman ominaisuudet eivät tallennu vanhoihin tiedostomuotoihin. Kun tallennat esityksen muodossa ja siinä on makroja, tulee tällainen tiedosto tallentaa PowerPoint-esitys (makrot käytössä) -muotoon.pptm tiedostotunnisteella tai Makrot salliva PowerPoint-malli -muotoon.potm tiedostotunnisteella. PowerPoint diaesitys makroilla tallennetaan muotoon PowerPointdiaesitys (makrot käytössä) -muotoon.ppsm tiedostotunnisteella. Eräs parhaista tavoista varmistaa tiedoston toimivuus missä hyvänsä koneessa ja ohjelmassa on tallentaa esitys jäsennyksenä.rtf-muotoon. PowerPoint kykenee tallentamaan myös TIFF, JPEG, PNG, GIF, WMF tai EMF -kuvamuotoisia tiedostoja. PowerPointilla voit tallentaa lisäksi Web-sivuja (HTML). Kari Keinonen Sivu 95

102 Linkitykset Linkitys on tiedonsiirtoa esityksestä toiseen tai ohjelmasta (tiedostosta) toiseen. PowerPoint tiedostojen linkitys Valmis piirros sinun kannattaa toisinaan linkittää, kun tuot sen toisesta PowerPointesityksestä. Kun muutat alkuperäistä osaa lähdepiirroksessa, päivittyy (muuttuu) tieto haluttaessa myös kohde-esityksessä. Kuva 165 Linkittämisen PowerPoint esityksestä toiseen teet seuraavasti: Avaa kohde-esitys, se PowerPoint-tiedosto jossa haluat objektin näkyvän. Napsauta Lisää-välilehden Teksti-ryhmän Objekti-painiketta. Napsauta Lisää objekti -valintaikkunassa Luo tiedostosta valinta voimaan Napsauta Linkki-asetus voimaan. Napsauta Selaa-painiketta Etsi valintaikkunan avulla lähde-tiedosto ja avaa se, näin Tiedosto:-kenttään tulee näkyviin tiedoston polku, sen sijainti levyllä. Hyväksy asetukset lopuksi napsauttamalla OK-painiketta. Alkuperäisen lähdetiedoston avaat kaksoisnapsauttamalla linkitettyä objektia. Muutettuasi alkuperäistä esitystä voit päivittää kohde-esityksen, näin lähde-esityksessä tekemäsi muutokset näkyvät kohde-esityksessä. Linkin päivität kohde-esityksessä objektin pikavalikon Päivitä linkki -komennolla. Huomaa Linkitetyn tiedon käyttäminen toimii hyvin, jos alkuperäinen tiedostosi on piirretty samansuuntaiselle kalvolle (vaaka tai pysty). Jos taas piirros on pystyarkilla ja kohdeesitys vaakakalvoina, ei linkitys ole järkevää. Sellaisessa tilanteessa sinun kannattaakin tehdä esitykseen hyperlinkki, jolla avaat piirroksen ja piirrokseen vielä paluulinkki varsinaiseen esitykseen. Kari Keinonen Sivu 96

103 Linkitys muiden ohjelmien tiedostoihin PowerPoint-tiedoston voit linkittää muihin Windows-ohjelmien tiedostoihin ja niistä voit tehdä linkin PowerPointiin, näin ohjelmat vaihtavat tietoja keskenään. Yleisin PowerPointiin linkitettävä tieto on Excel laskentataulukko tai lukuja esittävä kaavio. Valitse Excel-taulukosta laskenta-alue tai lukuja esittävä kaavio ja kopioi se muistiin. Objekti: valittu, jotta linkitys onnistuu Kuva 166 Siirry PowerPoint esityksessä sopivaan kalvoon ja napsauta Aloitus-välilehden Liitä-pudotusvalikon Liitä määräten -komentoa. Linkin tehdäksesi sinun on valintaikkunassa valittava Liitä linkki -asetus. Hyväksy asetukset ja valinnat OK-painikkeella. Kuva 167 Kuvassa vasemmalla näet Excelillä tehdyn alkuperäisen taulukon, joka on sitten linkitetty PowerPoint-tiedostoon. Taulukkoa kaksoisnapsauttamalla avaat Excelin ja kyseisen tiedoston. Tee tiedostoon pieni muutos ja päivitä sen jälkeen linkki. Oikealla näet tilanteen muutosten ja linkin päivittämisen jälkeen. Kari Keinonen Sivu 97