Microsoft Word KÄYTÖN PERUSTEET

Transkriptio

1 Microsoft Word KÄYTÖN PERUSTEET 2009 Koulutus

2 Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. Yhteisölle luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan materiaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisesti kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright - Ornanet Koulutus. 2. painos huhtikuu 2009: ISBN Sähköiset opintomateriaalit Ornanet Koulutus on tuottanut seuraavia opintomateriaaleja sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista - Käytön perusteet ja Basic (englanninkielinen versio) Microsoft Office 2007 ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ohjelmista - Edistynyt käyttö Projektin suunnittelu - Tie tuloksiin Microsoft Project - Käytön perusteet (versiot 2000 tai 2003 vain SF kuvin) Microsoft Project Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1 tai 9.0) (vain SF kuvin) Tutustu materiaalien sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Tilaa suuremmat erät -osoitteesta kari.keinonen@ornanet-koulutus.fi. Yksittäiskappaleet on edullista hankkia osoitteesta: Harjoitus- ja ratkaisutiedostot Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta: Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän materiaaliin liittyvät tiedostot löydät Word-a-s-aputiedostot -kansiosta.

3 Sisällysluettelo Johdanto... 6 Mikä on Word?...7 Mitä on tekstinkäsittely?...7 Tekstinkäsittelyn perusperiaate... 7 Tekstinkäsittely kuvana...8 Syöttölaitteet... 9 Näppäimistö...9 Hiiritoiminnot (Mouse)...11 Ohjelman käyttäminen Wordin avaaminen...12 Wordin lopettaminen...12 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Ikkunan pääosat ja toiminnot...14 Valintanauha ja välilehdet Valintaikkunat Valikoimat Reaaliaikainen esikatselu Pikavalikko ja pikavalikoima Näkymät...20 Tulostusasettelu (Print Layout) -näkymä Jäsennys (Outline) -näkymä Tiedoston luominen Uusi asiakirja...24 Tiedoston avaaminen...25 Avaa aiemmin luotu asiakirja mallina Tiedoston sulkeminen...26 Tulostus ja tallennus Esikatselu (Print Preview)...27 Tulostus (Print)...27 Tulostimen ominaisuudet ja asetukset Tallennus (Save)...29 Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Tekstin tuottaminen Tärkeää kirjoitettaessa...31 Muotoilumerkit Lisäys- ja korvaustila Erikoismerkit Luettelomerkit Tekstissä liikkuminen...35 Tekstin valitseminen...35 Tekstin poistaminen ja korvaaminen...35 Ylä- ja alatunnisteen luominen...36 Kuva ylä- tai alatunnisteessa Päivämäärä ja sivunumero tunnisteessa Erilaisen ylä- ja alatunnisteen tekeminen... 39

4 Tavutus (Hyphenation)...42 Kieliasun tarkistus...43 Tarkistus kirjoitettaessa Koko asiakirjan tarkistus Kieliasun tarkistuksen asetukset Automaattisen korjauksen asetukset Tekstin muotoileminen Kirjasinten muotoilu...48 Fonttityyppi ja kirjasinkoko Merkkitason muuttaminen Kirjasinvärin muuttaminen Kappaleen muotoilu...50 Sisennysten asettaminen Tasauksen asettaminen Kappaleen korostaminen Leski- ja orporivi Sarkainten asettaminen Rivivälit (Line Spacing) Kappalevälit (Spacing) Muotoilujen kopioiminen muotoilusiveltimellä...55 Muotoilun poistaminen...55 Kumoa - Toista toiminnot Kumoa (Undo)...56 Tee uudelleen (Redo)...56 Toista (Repeat)...56 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Office Leikepöytä...57 Kopioiminen (Copy)...58 Leikkaaminen (Cut)...58 Liittäminen eli sijoittaminen (Paste)...58 Tekstin kopioiminen tai siirtäminen...59 Tekstien yhdistäminen...59 Etsi - Korvaa toiminnot Etsi (Find)...61 Korvaa (Replace)...62 Vakioasettelu Teemat Tyylit (Styles)...66 Mikä on tyyli? Tyylityypit Tyylien käyttäminen Esitysgrafiikka Valokuvien lisääminen...68 Valokuvan muokkaaminen Piirrettyjen muotojen tuottaminen...69 Muotojen piirtäminen ja järjestys Usean kuvaobjektin käsittely Muotojen ryhmittely... 71

5 Tekstikehyksen käyttäminen SmartArt-kuvien tuottaminen...72 Organisaatiokaavio ClipArt-kuvien lisääminen...74 Piirroskuvan muokkaaminen Kuvien järjestäminen Kuvakoon muuttaminen Kuvan rajaaminen Kuvan kopioiminen ja siirtäminen Kuvan asemointi tekstiin WordArt-kuvien tuottaminen...79 Taulukoiden tuottaminen...80 Taulukon luominen Taulukon muokkaaminen Taulukon kentät Taulukon muotoileminen Lajittelu (Sort) Solujen sävytys Taulukon poistaminen Kaavioiden tuottaminen...85 PDF-muunnos Mikä on PDF-tiedosto?...86 PDF-tiedoston tuottaminen...87 PDF-tiedostoksi tulostaminen Word-ohjelmasta...87 Tulostusasetukset PDF-tiedostoksi tallentaminen Word-ohjelmasta...89 Tallennusasetukset Postitus Joukkokirjeet...92 Joukkokirjeiden tuottaminen Tulosjoukon rajoittaminen - suodatus Tarrat...98 Tarrojen tuottaminen Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Ohjelmistotason asetukset Ohjelman oletusasetukset Tiedostoasetukset Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Wordin asetukset Pikatyökalurivin mukauttaminen Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Tilarivin mukauttaminen Näytön zoomaaminen Ohje-toiminto Hakemisto...109

6 Johdanto Kädessäsi on Word-koulutuksen opintomateriaali. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Wordin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä monistetta. Moniste on suunniteltu oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta. Punaisella väkäsellä (kuva vasemmalla) on monisteessa merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun on syytä omaksua. Mikrolla suoritettu tekstinkäsittely ei vastaa työskentelyä kirjoituskoneella! Tekstinkäsittelyohjelmalla on paljon helpompi muokata, lisätä, kopioida, poistaa ja siirtää (jäsentää) tekstiä sekä korjata virheitä, kuin kirjoituskoneella. Ennen Wordin opiskelua sinun on syytä perehtyä Windowsin perusteisiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeätä. Opiskellessasi Wordin käyttöä etsi tekstistä keskeisiä asioita ja merkitse ne muistiin. Tämä moniste on tehty kulumaan käytössä. Opiskellessasi Wordia pyri siihen että opit Wordin perusteet (sivu 7 Kuva 1) ja saat kunnollisen kokonaiskuvan ohjelman toiminnasta. Aseta tavoite oppimisellesi. Tutki seuraavaksi erityisen huolellisesti Tekstinkäsittely sivulle 8 piirrettyä kuvaa. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet -sivuihin perusteellisesti. Word -koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös Sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Wordia, työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Word on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Sivu 6