Microsoft Excel EDISTYNYT KÄYTTÖ

Transkriptio

1 Microsoft Excel EDISTYNYT KÄYTTÖ Kari J Keinonen 2009 Koulutus

2 Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. Yhteisölle luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan materiaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisestikin kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaalista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus. ISBN Microsoft Office opintomateriaalit Ornanet Koulutus on tuottanut PDF-muotoisia materiaaleja seuraavista ohjelmista: Windows Vista - Käytön perusteet Microsoft Access - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft PowerPoint - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft Word - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft Project - Käytön perusteet (versio 2000) Microsoft Project Käytön perusteet Microsoft Project Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1) Tutustu materiaalien sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Tilaa suuremmat erät -osoitteesta kari.keinonen@ornanet-koulutus.fi. Yksittäiskappaleet on edullista hankkia osoitteesta Harjoitus- ja ratkaisutiedostot Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta: Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän materiaaliin liittyvät tiedostot löydät Excel-aputiedostot -kansiosta. Kari Keinonen Sivu 2

3 Sisällysluettelo Johdanto... 7 Mikä on Excel?... 8 Mitä on taulukkolaskenta?... 8 Taulukkolaskennan perusperiaate... 8 Taulukkolaskenta kuvana... 9 Ohjelman käyttäminen Excelin avaaminen Excelin lopettaminen Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Ikkunan osat ja toiminnot Valintanauhan välilehdet Valintaikkunat Valikoimat Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) Pikavalikot ja pikavalikoimat Näkymät Normaali (Normal) -näkymä Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymä Tiedoston käsitteleminen Uusi työkirja Tiedoston avaaminen Avaa ja korjaa tiedosto Avaa aiemmin luotu työkirja mallina Tiedoston sulkeminen Tulostus Määritä tulostusalue Esikatselu (Preview) Tulostus (Print) Tulostuksen asetukset Tallennus Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Keskeiset perusteet Solu Työarkilla liikkuminen ja solun valinta Soluosoite Tiedon syöttäminen ja muuttaminen solussa Solun sisällön poistaminen ja korvaaminen Alue ja sen valinta Koko taulukko Rivi Sarake Erillisten alueiden valinta Alueiden nimeäminen Aluenimien käyttäminen Syötön ohjaus - kelpoisuustarkistus Kari Keinonen Sivu 3

4 Solun ja alueen sisällön muotoileminen Teemat (Themes) Solutyylit Kirjasimen muotoilu Lukujen esitysmuodon muotoileminen Solujen tasauksenmuotoileminen Muotoilun poistaminen Muotoilun kopioiminen muotoilusiveltimellä Sisennyksen tekeminen soluun Ehdollinen muotoilu Kumoa - Toista toiminnot Kumoa (Undo) Toista (Redo) Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Kopiointi (Copy) Kaavojen tuottaminen kopioimalla Leikkaaminen (Cut) Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Arvojen kääntäminen taulukossa Lähtöarvojen kasvattaminen kertoimella Arvosarjojen tuottaminen Oman luettelon luominen Etsi - Korvaa toiminnot Etsi (Find) Korvaa (Replace) Valinta (Select) Tekstitiedosto Exceliin Kaavat Kaavojen kirjoittaminen Funktiot Lisäfunktioiden asentaminen Funktioiden käyttäminen Huolellisuus ja tarkistaminen Ajatteleminen ja huolellisuus ovat tärkeintä Jatka ajattelemista Virheentarkistamisen työkalut Esitysgrafiikka Kuvan lisääminen Piirretyt kuvat SmartArt-grafiikkaobjektit Luvuista kaavioita Pylväskaavion luominen Pylväskaavion muokkaaminen Kaavion sijainti Ympyräkaavion luominen Ympyräkaavion muokkaaminen Kaavion arvot kahdella kuvaajalla Oman kuvan käyttäminen pylväissä Kaavio toisessa työkirjassa Kari Keinonen Sivu 4

5 Malli Mikä tällainen malli on? Miksi malli? Missä mallia käytetään? Laskentamallin luominen Mallin tallentaminen Mallin käyttäminen Uusi työkirja mallia käyttäen Mallin muuttaminen Syöttölomake Mikä on syöttölomake? Lomakeobjektit Lomakeobjektien käyttämisen edellytys Lomakeobjektien käyttäminen Suojaustoimet Työkirjan avaaminen Työkirjan rakenne Taulukon suojaus Lukitun taulukon osan vapauttaminen suojauksesta Makrot Suojausasetukset Nauhoitetut makrot Funktion ohjelmoiminen Aliohjelman ohjelmoiminen Tavoitteen haku ja ratkaisija Tavoitteen haku (Goal Seek) Ratkaisija (Solver) Skenaariot (Scenarios) Taulukko-toiminto, tietokanta Miksi tietokantoja tehdään? Excel tietokannat Miten tietokantoja luodaan? Taulukon perustaminen Tiedon syöttäminen taulukkoon Taulukon muotoileminen Tiedon poistaminen taulukosta Taulukon pikasuodatus Taulukon lajitteleminen Tietueduplikaattien poistaminen Kyselyt, raportit ja poiminta Erikoissuodatus Usean taulukon käsittely Taulukkovälilehdet Taulukkovälilehtien käsittely Laskenta useassa taulukossa Taulukkovälilehtien piilottaminen Kari Keinonen Sivu 5

6 Muita Excelin ominaisuuksia Kommentointi Oikoluku Synonyymisanasto Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Ohjelmistotason asetukset Ohjelman oletusasetukset Tiedostoasetukset Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Excelin asetukset Pikatyökalurivin mukauttaminen Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Tilapalkin mukauttaminen Automaattinen korjaus Näytön zoomaaminen Tiedostoasetusten mukauttaminen Asiakirjojen yhteiskäyttö Eri tiedostomuotojen avaaminen Eri tiedostomuotoon tallentaminen Linkitys Solun linkitys toiseen Taulukoiden välinen linkitys Excel tiedostojen linkitys Excel tietojen linkittäminen Wordiin Ohje-toiminto Hakemisto Kari Keinonen Sivu 6

7 KJK Johdanto Kädessäsi on Excel -koulutuksen opintomateriaali. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Excelin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi kuvaruudulta tätä materiaalia. Opintomateriaali on suunniteltu noin oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta. Materiaali toimii myös erinomaisesti apuna itseopiskelussa. Punaisella väkäsellä (kuva vasemmalla) on materiaaliin merkitty kaikki todella tärkeät asiat, jotka sinun on syytä omaksua. Ennen Excelin opiskelua sinun on syytä perehtyä Windows-perusteisiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on järkevää. Kun opiskelet Excelin käyttöä etsi tekstistä keskeisiä asioita ja kirjaa ne muistiin. Tämä materiaali on tehty kulumaan käytössä. Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Exceliä pyri siihen, että opit Excelin perusteet ja saat kunnollisen kokonaiskuvan ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä, jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin. Excel-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Exceliä, työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Excel on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari Keinonen Kari Keinonen Sivu 7