KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: Hankesopimus vuonna 2017 hyväksytyille hankkeille Outi Jäppinen 5.9.2017
Hankesopimus Grant Agreement (hankkeen sopimus) + LIITTEET (1) Annex I General conditions Yleiset ehdot Part A: Legal and administrative provisions Part B: Financial provisions (2) Annex II Hankkeen kuvaus, alustava budjetti, lista muista edunsaajista (3) Annex III: Financial and contractual rules Rahoitus- ja sopimussäännöt (4) Annex IV: Applicable rates- Sovellettavat korvausmäärät (5) Annex V: Mandate Letters - Partnereiden antamat mandaattikirjeet (6) Annex VI: Maksatuslomake Tulosta/talleta verkkosivun liitteet osaksi sopimuspakettia 2
Hankesopimuksen pääsisältö (Special Conditions) I.1 Sopimuksen kohde I.2. I.3. I.4. Sopimuksen voimaantulo ja toteuttamisaika Tuen enimmäismäärä ja muoto Raportointi- ja maksujärjestelyt (I.5. Pankkitili maksujen suorittamista varten -> LIITE VI) I.6. I.7. I.8. I.9. Rekisterinpitäjä ja sopimuspuolten yhteystiedot Osallistujien suojelu ja turvallisuus Tulosten käyttöä koskevat lisäehdot Tietotekniikkatyökalujen käyttö
Hankesopimuksen pääsisältö I.10 Alihankintaa koskevat lisäehdot I.11 Takaisinperinnän taloudellista vastuuta koskevat erityisehdot I.12 Unionin rahoituksen näkyvyyttä koskevat lisäehdot I.1XXX Tuki osallistujille Vanhempien/huoltajien lupa Seurantaa ja arviointia koskevat lisämääräykset Poikkeukset liitteeseen I: yleiset ehdot Allekirjoitukset: sopija ja Opetushallitus (Kansallinen toimisto)
Sopimusnumero 2017-1-FI-KA202-000384 KA201 = KA2 yleissivistävälle koulutukselle KA202 = KA2 ammatilliselle koulutukselle KA203 = KA2 korkeakoulutukselle KA204 = KA2 aikuiskoulutukselle KA205 = KA2 nuorisotoimialalle
Koordinaattorin rooli Sopijaorganisaatio (koordinaattori) hallinnoi hanketta ja vastaa hankkeesta kokonaisuudessaan Partnerisopimukset - Maksatukset partnereille yms. Hankkeen seuranta Hankkeen raportointi Yhteydenpito kansalliseen toimistoon - Tuloksista / kehityksestä kertominen - Muutoksista ilmoittaminen - Vaadittujen tietojen ja dokumenttien toimittaminen - Tarkastuksissa kerättävien asiakirjojen toimittaminen - Jne. Yhteydenpito partnereihin Koordinaattorin vastuita ei voi siirtää ulkopuolisille eikä muille partnereille Partnerit siirtäneet vastuun koordinaattorille mandaattikirjeessä Annex I, General Conditions: Article II: II.2.3. General obligations and role of the coordinator
Partnerisopimus - Sopijaorganisaation ja partnereiden välillä Contract between partner and contractor Mandaatit Partnerisopimukset Vastuut/tehtävät projektissa Raportointikäytännöt Maksatusaikataulu Mallisopimus kansallisen toimiston www-sivuilta + oman organisaation käytännöt Kannattaa käydä läpi ensimmäisessä kokouksessa
EU-rahoituksesta kertominen Sopimus velvoittaa hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta tiedottamisen tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi Sopimus: artikla I.12.: visibility of Union funding http://eacea.ec.europa.eu/about-eacea/visual-identity_en Käytä viestinnässä ja viestintämateriaaleissa EU-lippua kerro saadusta EU-rahoituksesta muista vastuuvapauslauseke
EU-rahoituksesta kertominen Ohjeet kansallisen toimiston verkkosivuilla: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus_ohjelma-osio/logot_ja%20viestintaohjeet_erasmusplus Viestintäopas Erasmus+ hankkeille: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus_ohjelmaosio/logot_ja%20viestintaohjeet_erasmusplus/ideoita_hankeviestintaan huolehdi siitä, että esimerkiksi sanoma- tai aikakauslehtiin kirjoittavalla toimittajalla on tiedossaan hankkeen rahoittaja ja rahoitusohjelman nimi oikeassa muodossa!
Rahoitussopimuksen muutokset
Muutoksia sopimuksiin? Partnerit tiedottavat sopijalle muutoksista - mahdollisesti muuttavat omaa sopimustaan sopijan kanssa Neuvottelut partnerin ja/tai CIMOn kanssa - vrt. esim. hakemuksessa luvatut tuotteet Perustaavaa laatua olevat muutokset eivät mahdollisia Tarvittaessa sopija hakee muutosta pääsopimukseen
Muutokset, joista ei tarvitse erikseen ilmoittaa kansalliselle toimistolle Pienet aikataulumuutokset työsuunnitelmassa Yksittäiset osallistujamäärät, kesto/kohdemaa muuttuu Pienet siirrot kululuokkien välillä (Artikla I.3.3) Alle 20% budjettisiirrot. HUOM! Ei siirtoja kululuokkiin Project management and implementation costs tai Exceptional costs.
Budjettimuutokset 1/2 Jos kululuokka ylittyy 20 % budjetoidusta, sopimusmuutos on anottava kirjallisesti NA:lta. Alle 20 % muutoksista ei tarvitse tehdä sopimusmuutosanomusta seuraavissa kululuokissa: Grant Agreement: Article 1.3 I.3.3 Budget transfers without amendments Partnerikokoukset (Transnational project meetings) Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) Huom. kululuokan sisällä ei saa kuitenkaan siirtää Manager ja Administrative staff luokkiin. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) 13
Budjettimuutokset 2/2 Budjettimuutos ( budjetin lisäys ) ei ole sallittua: Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) siirrot Manager ja Administrative staff luokkiin. Budjettimuutos mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta: Erityistuki (Special needs support) 14
Muutokset, joista tulee ilmoittaa kansalliselle toimistolle Yhteystiedot muuttuvat edunsaajaorganisaatiossa yhteystietojen muutosilmoituslomake sähköpostitse Organisaatiolle uudet yhteystiedot Laillinen edustaja muuttuu Hankkeen yhteyshenkilö muuttuu Pankkitilin numero muuttuu yhteys Opetushallitukseen, uusi pankkitieto- ja maksatuslomake Yhteystietojen muutokset partneriryhmässä tiedot sähköpostitse yhteyshenkilölle
Muutokset, jotka edellyttävät kansallisen toimiston hyväksyntää Muutokset, jotka tehdään kirjallisesti Muutoksia tuotteissa ja tuloksissa Keskeisiä muutoksia työsuunnitelmissa Muutoksia partneriryhmässä Muutoksia hankkeen kestossa Muutoksia hankkeen budjetissa Muut muutokset Jos muutoksia 1. tiedustelu sähköpostilla yhteyshenkilöltä 2. muutosanomus sopimusmuutoslomakkeella
Kirjallinen muutosanomus Sopimusmuutoslomake www-sivuilta Kuvaus muutoksen tarpeesta Perustelut muutokselle Yhteyshenkilön allekirjoitus, paikka ja päiväys Skannaus ja lähetys sähköpostilla
Kiitos Outi Jäppinen Ohjelma-asiantuntija Erasmus+ korkeakoulutukselle Etunimi.sukunimi@oph.fi