D-LUOKAN ÖLJYNTORJUNTAVENE JA ÖLJYNKERÄYSLAITTEISTO Hankintamenettely Vaihtoehtotarjous Ei hyväksytä. Itä-Uudenmaan pelastuslaitos pyytää tarjoustanne D-luokan öljyntorjuntaveneestä sekä öljynkeräyslaitteistosta. Hankkeen toteuttaminen on sidottu öljysuojarahaston antamaan myönteiseen ennakkopäätökseen öljyntorjuntaveneen ja siihen liittyvän öljynkeräyslaitteiston hankinnasta. D-luokan öljyntorjuntaveneen ja siihen liittyvän öljynkeräyslaitteiston tekniset ja toiminnalliset vaatimukset ovat tarjouspyynnön liitteinä (liite 1). Yhteenvetolomake (liite 2) tulee palauttaa täytettynä tarjouksen kanssa. Hanke toteutetaan vuoden 2019 aikana. Hankintamenettely on avoin. Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-palvelussa osoitteessa hankintailmoitukset.fi, Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksen internetsivulla www.iupela.fi/linkkilista/tarjouspyynnöt, ja Porvoon kaupungin internetsivulla www.porvoo.fi / Asiointi & päätöksenteko / Hallinto ja talous / Hankintapalvelut / Tarjouspyynnöt, nimikkeellä Dluokan_öljyntorjuntavene_2019. Pakolliset osiot Tarjouksen on täytettävä pakolliset osiot (1 8). 1. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee vakuuttaa, että tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet on hoidettu liittämällä mukaan tilaajavastuu.fi-raportti tai vastaavat tiedot. Raportti tai tiedot eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjousten viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Taloudellisen suorituskyvyn varmistamiseksi edellytämme, että tarjoajan luottotietojen tulee olla häiriöttömät ja luottokelpoisuusvaatimuksen oltava vähintään AA+. Tarjoajalla tulee olla 1 M tai vähintään projektin arvoinen laivanrakentajan vastuuvakuutus. 2. Tarjoajan tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Toimittajalta vaaditaan, että Suomen olosuhteita vastaaviin olosuhteisiin on toimitettu viimeisen kolmen (3) vuoden aikana vähintään kolme (3) keräysjärjestelmällä varustettua öljyntorjuntavenettä. Tarjoukseen tulee liittää selvitys referenssitoimituksista (max. kolme (3) referenssiä/tarjoaja). Selvityksestä tulee ilmetä vähintään seuraavat tiedot: luettelo ja kuvaus to-
3. Laatujärjestelmä teutetuista referenssitoimituksista viimeisen kolmen vuoden ajalta toimitusajankohtineen, referenssikohteiden yhteyshenkilö ja -tiedot, joihin tilaaja voi ottaa yhteyttä. Tarjoaja sitoutuu järjestämään tilaajalle hankinnan kohdetta vastaavan D-luokan veneen esittelyn Suomessa. Esittelyvene saa olla enintään 3 vuotta vanha. Jos esittelyvenettä ei voida toimittaa Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksen edustajien tutustuttavaksi Porvooseen, niin tarjoaja sitoutuu järjestämään kustannuksellaan kuljetuksen esittelypaikalle Suomessa tilaajan kolmelle (3) arviointihenkilöille Tarjoaja sitoutuu järjestämään veneen esittelyn yhden (1) kuukauden kuluessa tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarkka päivämäärä sovitaan erikseen ja se voidaan tarvittaessa sopia myös ennen tarjousajan päättymistä. Mikäli esittelyä ei tarjoajasta johtuvasta syystä voida järjestää määräajan kuluessa, tilaaja varaa oikeuden sulkea tarjoajan tarjouskilpailusta. Toimittajalla on oltava käytössään sertifioitu ISO 9001 toiminnan- ja laadunohjausjärjestelmä sekä sertifioitu ympäristöjärjestelmä ISO 14001 tai vastaavat sertifioidut laatujärjestelmät. Käytettävät laatujärjestelmät tulee liittää tarjoukseen. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden tehdä toimittajalle laatuauditointi ennen sopimuksen hyväksymistä. 4. Takuu D-luokan öljyntorjuntaveneelle on annattava kirjallinen, vähintään kahden (2) vuoden takuu. Takuuehdot, takuun piiriin kuuluvat osat ja osa-alueet on ilmoitettava tarjouksessa selvästi rajoituksineen. 5. Huoltopalvelut Takuunantaja vastaa siitä, että veneen käyttökelpoisuus ja laatu säilyvät normaaleina takuuajan. Muuten öljyntorjuntaveneessä on virhe. Virhe on asiantuntevasti arvioitu poikkeama venemallin normaalista laadusta tai valmistajan antamista ohjearvoista ottaen huomioon veneen iän ja sillä ajetut käyttötunnit. Virheeksi katsotaan esimerkiksi valmistus- ja rakenneviat ja muut takuuaikana ilmenevät veneen käyttökelpoisuutta heikentävät viat ja puutteet. Virheenä ei pidetä vanhenemista, kulumista, korroosiota ja maalipinnan vanhentumista, eikä poikkeamaa normaalista laadusta, jos se aiheutuu ulkopuolisista tekijöistä, kuten poikkeuksellisesta laskeumasta tai muusta näihin verrattavasta syystä. Takuunantaja ei kuitenkaan vastaa virheestä, jos hän saattaa todennäköiseksi, että veneen laadun tai käyttökelpoisuuden poikkeaminen normaalista johtuu ostajan puolella olevasta syystä. Syy voi olla esimerkiksi tapaturma, käyttö- tai hoito-ohjeiden vastainen tai muu veneen vääränlainen käsittely tai veneen valmistajan tai maahantuojan laatima Suomessa voimassa olevan huolto-ohjelman mukaan tehtävien huoltojen laiminlyönti taikka puutteellinen toteuttaminen. Huollon ja teknisen tuen rungon ja moottoreiden sekä vetolaitteiden osalta on oltava tarjolla Suomessa veneen valmistajan toimesta. Veneen ensimmäinen vuosihuolto tehdään toimittajan toimesta. Mahdollisista kuljetuskustannuksista ensimmäiseen vuosihuoltoon liittyen vastaa toimittaja. Selvitys huoltopalveluiden järjestämisestä tulee sisältyä tarjoukseen.
6. Hinnoittelu 7. Alihankkijat 8. Toimitusehto Tarjouksessa tulee käyttää verotonta nettohinnoittelua (alv 0 %). Hinnan tulee olla kiinteä ja sisältää kaikki kulut käsittäen myös hyväksyntä- ja tarkastuskulut ja käynnit (neljä tarkastuskäyntiä a 4 hlö). Veneen ja keräysjärjestelmän hinnat tulee ilmoittaa erikseen. Alihankkijan käyttäminen edellyttää tilaajan hyväksyntää. Tarjoajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksesta kuten omastaan. Tarjoajan on ilmoitettava käyttämänsä alihankkijat tarjouksessa. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää tarjoajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tarjoajan tulee varmistua siitä, että alihankintaketju ei ole pidempi kuin kaksiportainen, eli tarjoajan alihankkija ei voi käyttää tilaajalle tarjotun palvelun tuottamiseen alihankkijaa. Öljyntorjuntaveneen vastaanottotarkastuksen ja luovutuksen tulee tapahtua tilaajan kanssa sovitussa paikassa Porvoossa. Öljyntorjuntavene on katsastettava ja rekisteröitävä toimittajan toimesta. Toimitusaika tulee ilmoittaa tarjouksessa. 9. Tarjoajan sulkeminen pois tarjouskilpailusta Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ennen tarjousten vertailua tarjouksen tekijä, jolla ei katsota olevan teknisiä, taloudellisia, toiminnallisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jonka tarjous ei täytä edellä lueteltuja, tarjoukselle määrättyjä pakollisia osioita (1-8). Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. 10. Tarjousten keskinäinen vertailu Toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Toisessa vaiheessa vertailusta suljetaan pois tarjous, jos se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin tarjottu tuote ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia Kolmannessa vaiheessa tarjouksista, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja tuotteiden laadulle asetetut vaatimukset tehdään valintaperusteiden mukainen vertailu hinnan, toimitusajan, huoltopalveluiden sekä takuun osalta. Tarjouksen tulee sisältää selvitykset arvioitavista seikoista.
11. Pisteytys ja niiden painoarvot Hintaedullisuus 65 % halvin tarjous saa 10 pistettä, muut tarjoukset; halvin hinta / vertailuhinta x 65 10 pistettä Toimitusaika 10 % alle 5 kuukautta 10 pistettä alle 6 kuukautta 8 alle 7 kuukautta 6 alle 8 kuukautta 4 alle 9 kuukautta 2 yli 9 kuukautta 0 Huoltopalvelut 10 % huoltopalvelut ja tekninen tuki heti tarjolla (24 h / 7 vrk) 10 pistettä huoltopalvelut ja tekninen tuki tarjolla vain arkipäivisin 8 pistettä (24 h) huoltopalvelut ja tekninen tuki tarjolla vain arkipäivisin 6 pistettä virka-aikana huoltopalvelut ja tekninen tuki tarjolla vain arkipäivisin 4 pistettä viikon viiveellä huoltopalvelua ja teknistä tukea ei tarjolla 0 pistettä Takuuehdot 5 % vähintään 36 kuukautta 10 pistettä vähintään 30 kuukautta 8 pistettä vähintään 24 kuukautta 6 pistettä vähintään 18 kuukautta 4 pistettä vähintään 12 kuukautta 2 pistettä Laatu referenssiveneen 10 % perusteella arvioituna. Pelastuslaitoksen asiantuntijaryhmä arvioi referenssiveneen Eniten yhteispisteitä saanut tarjoaja saa 10 pistettä, muiden pisteet; tarjoajan pisteet / korkeimmat pisteet x 10 10 pistettä toiminnalli- set ratkaisut ja niiden soveltuvuuden öljyntorjuntaan toimivuuden, kansi- ja ohjaamorakenteet: työturvallisuus (1-3), ergonomia (1-3), viimeistely (1-3). työergonomian ja turvallisuuden näkökulmasta luovutussuunnitelma (1-3) dokumentointi ja merkinnät (1-3). seuraavin yksityiskohdin keulakerääjän asennus ja käytettävyys (1-3) asteikolla 1-3:
12. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksentekoperusteet 13. Muut ehdot 14. Laskutus 15. Maksuehdot Hankintapäätöksen tekee pelastusjohtaja. Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Kokonaistaloudellinen edullisuus määritellään tarjousten keskinäisessä vertailussa käytetyllä pisteytyksellä em. perustein. Suurimman kokonaispistemäärän saanut tarjous voittaa tarjouskilpailun. Pisteiden mennessä tasan tilaaja pidättää itsellään oikeuden valita haluamansa toimittajan. Tarjouksen on oltava voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. Veneen ja sen mukana toimitettavien laitteiden on oltava EU:n ja Suomen lakien ja asetusten, viranomaismääräysten ja ohjeiden mukaisia. Öljynkeräyslaitteiston suunnitelma tulee hyväksyttää Suomen ympäristökeskuksessa. Muilta osin sovelletaan, julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Tavarat, tarkistettu huhtikuu 2017). Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden toteuttaa hankinnan määrärahojen puitteessa. Yhteydenpito öljyntorjuntaveneen hankintaan liittyen tulee tapahtua suomenkielellä. Laskutusohjeet löytyvät osoitteesta: www.porvoo.fi/hallinto/hankinnat/laskutus. Laskutusym. lisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko on korkolain 4 1 mom. mukainen. Toimitus laskutetaan kolmessa (3) erässä: 1. Ennakkomaksu, 30 % kokonaissummasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. 2. 30 % hinnasta, kun runkokatselmus on suoritettu. 3. Loppusumma, 40 %, kun vene on hyväksytysti vastaanotettu. 16. Tarjousasiakirjojen julkisuus 17. Luottamuksellisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjouksesta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Pelastuslaitos harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta. Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan siitä, että tietosuojaa tai muita salassapitoa koskevia säädöksiä ja viranomaisten antamia määräyksiä noudatetaan.
18. Tarjousten toimittaminen 19. Lisätiedot Suomenkieliset tarjoukset liitteineen on toimitettava suljettuna lähetyksenä 31.1.2019 klo. 15.00 mennessä osoitteeseen: Itä-Uudenmaan pelastuslaitos Ruiskumestarinkatu 2 06100 Porvoo Tarjouksen kuoreen merkintä D-luokan_öljyntorjuntavene_2019 sekä tarjoajan nimi ja yhteystiedot. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on toimitettava kirjallisesti osoitteeseen pelastuslaitos(at)porvoo.fi 15.1.2019 mennessä. Kysymyksiin vastataan yhteisesti kaikille 17.1.2019 mennessä. Vastaukset ja tilaajan mahdolliset tarkennukset tarjouspyyntöön julkaistaan osoitteessa www.porvoo.fi/hallinto/hankinnat/tarjouspyynnöt/kysymyksiä ja vastauksia. Tarjoajien tasapuolisen ja yhdenmukaisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa muulla tavoin esitettyihin tiedusteluihin. Tarjoajien tulee 17.1.2019 jälkeen tarkistaa em. osoitteesta, onko annetuilla vastauksilla tai tilaajan mahdollisilla tarkennuksilla vaikutusta jätettävän tarjouksen sisältöön. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti tarkennettuja tietoja tarjousta jättäessään. Tarjouskilpailu tullaan suorittamaan mahdollisten täsmennettyjen asiakirjojen perusteella. Peter Johansson vt. pelastusjohtaja Liitteet Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset (liite 1) Yhteenvetolomake (liite 2)