KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: Hankkeen talous vuonna 2018 hyväksytyille hankkeille
Erasmus+ taloussäännöt kumppanuushankkeille (1/2) Hakuvaiheessa Erasmus+ Programme Guide (2018): Kumppanuushankkeet: Kululuokat, rahoitussäännöt ja tukisummat s. 104-127* Yleistietoa kumppanuushankkeista s. 289-300* EU-rahoituksen periaatteet (Principles applying to EU grants) s. 249-252* Hankkeelle tehtävien maksujen periaatteet s. 256* (*sivunumerot Version 3 (2018) 10.08.2018 päivätyn mukaiset) 2
Erasmus+ taloussäännöt kumppanuushankkeille (2/2) (1) Grant Agreement (hankkeen sopimus) Article I.3. Maximum amount and form of the grant Article I.4 Reporting and payment arrangements Article 1.5 Bank account for payments (=ANNEX VI) (2) Annex I General conditions Part A: Legal and administrative provisions Part B: Financial provisions (3) Annex II Decription of the project, Estimated budget, List of participating organisations (4) Annex III: Financial and contractual rules (5) Annex IV: Applicable rates 3
Yleiset kulujen kelpoisuuskriteerit 1. Rahoitetaan Erasmus+ ohjelmaoppaan mukaisia toimintoja (Erasmus+ Programme guide) 2. Hankesopimuksessa (hakemuksessa) hyväksyttyjä toimintoja (Annex II description of the project) 3. Rahoitetaan hankesopimuksen (Annex II Estimated budget) kululuokkien mukaisia kuluja rajoituksia kululuokkien välisissä siirroissa 4. Raportoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja 24 kk: 1.9.2018-31.8.2020 36 kk: 1.9.2018-31.8.2021 tai muu sopimuksessa määritelty ajanjakso. 4
Maksut hankkeelle Erasmus+ kansallisesta toimistosta (Suomessa Opetushallitus) 1. Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen (1. pre-financing payment) Grant Agreement: Article I.4 Reporting and payment arrangement 2. Hankkeen puolivälissä väliraportin (interim report) jälkeen (2. pre-financing payment) 3. Loppuraportin (final report) hyväksymisen jälkeen (Balance payment) 5
Maksut hankkeelle kansallisesta toimistosta Toiminto Sopimuskauden pituus Maksuerät Yleissivistävä (KA201) Ammatillinen (KA202) Korkeakoulutus (KA203) Aikuiskoulutus (KA204) 24 kk 25 kk - 36 kk 80 % + 20 % 40 % + 40 % + 20 % Grant Agreement: Article I.4 Reporting and payment arrangement Nuoriso (KA205) (lyhyet ja pienet hankkeet) (isot ja pidemmät) 80 % + 20 % 40 % + 40 % + 20 % 6
Vastuut hankkeessa Sopijaorganisaatio hallinnoi koko projektin budjettia ja vastaa hankkeesta kokonaisuudessaan. o esim. raportointi koko partneriryhmän puolesta OPH:lle Hakuvaiheessa partneri on siirtänyt vastuun mandaattikirjeellä hakijaorganisaatiolle. Hankkeen alussa: Partnerin oikeudet/velvollisuudet määritellään tarkemmin partnerin ja sopijan välisessä sopimuksessa (contract between partner and contractor) o esim. hankkeen sisäiset maksu- ja raportointikäytännöt ja aikataulut Annex I, General Conditions: Article II: II.2.1 General obligations and role of the beneficiaries II.2.2 General obligations and role each beneficiaries II.2.3. General obligations and role of the coordinator 7
Maksut partnereille: partnerisopimus 1/2 Sopijaorganisaatio hallinnoi koko projektin budjettia ja vastaa hankkeesta kokonaisuudessaan Partnerien oikeudet/velvollisuudet määritellään partnerin ja sopijan välisessä sopimuksessa (contract between partner and contractor) Partnerisopimuksessa sovitaan maksuaikataulu ja hankkeen sisäiset raportointikäytännöt. Maksuissa partnereille useita käytäntöjä, suositellaan maksuja useammassa erässä o yleensä maksetaan pieni ennakko partnerisopimuksen allekirjoituksen jälkeen ja muut maksut (hyväksyttäviä) kuluja vastaan, eli raporttia ja tuloksia vastaan OPH maksaa sopijaorganisaatiolle esim. 80 % + 20 % tai 40 % + 40 % + 20 % o Eri partnereille voidaan maksaa eri tahdissa 8
Maksut partnereille: dokumentointi 2/2 Rahansiirrot partnereille tehtävä pankkisiirtona (bank transfer) Grant Agreement: Article I.4 I.4.8 Payments from the coordinator to the other beneficiaries Todiste partneriorganisaatiolle tehdystä maksusta: pankin tiliote ja merkintä kirjanpidossa 9
Kirjanpidon järjestäminen Hankkeen koordinaattori ja jokainen partneri seuraavat omia kulujaan oman organisaationsa kirjanpidossa. Kirjanpitoon oma kustannuspaikka (tunniste tai projektinumero) hankkeelle. Suositellaan, että kukin organisaatio laatii sisäisen kirjausohjeen projektin kulujen kirjaamisesta ja dokumentoinnista. Hankkeen koordinaattori kokoaa partnereilta saaduista tiedoista hankkeen yhteisen raportin MobilityTool (MT+) -alustalla 10
Omarahoitus EU-tuki ei kata kaikkia hankkeelle syntyviä kustannuksia. Oletus on, että hankkeella on myös omarahoitusta. o o o Syytä seurata organisaatiossa, vaikka ei raportoida kansalliselle toimistolle. Ennakoi mahdolliset EU-tuen ulkopuoliset kustannukset Selvitä, miten organisaatiossasi EU-tuen ulkopuoliset kulut katetaan. Erasmus+ -ohjelmassa raportoidaan ainoastaan EU-tuen käyttö (EU grant). Omarahoitusta ( tai %) ei ole merkitty hankkeen budjettiin tai eikä sitä raportoida kansalliselle toimistolle. 11
Raportointi hankkeissa: Mobility Tool+ Hankkeen kaikkien kulujen ja sisällön raportointi tapahtuu onlinena webin kautta käytettävässä Mobility Tool+:ssa (MT+). Hankkeen koordinaattori vastaa Mobility Tooliin tietojen viemisestä ja niiden oikeellisuudesta. o o o Partnerille voi luoda oikeuden syöttää raportointitietoja suoraan Mobility Tooliin. Tietoja voi kerätä myös määrämuotoisella Excelillä, jonka pohjalta koordinaattori syöttää tiedot Mobility Tooliin. OPH on tehnyt tietojenkeruuta varten Excel-pohjia, joita voi hyödyntää. Koordinaattorin tulee tarkistaa partnerien raportoimat tiedot. (Koordinaattori vastaa myös partnereiden raportoimista tiedoista.) Grant Agreement: Article I.9 I.9.1 Mobility Tool + 12
Kululuokat 13
Kustannustyypit Unit cost = yksikkökustannus Toteutunut määrä x taulukossa määritelty yksikön hinta. raportoidaan yksiköiden määrät + tarvittavat todisteet (Mobility Tool laskee eurot automaattisesti) Raportoidut yksikkömäärät pitää pystyä pyydettäessä yksilöimään ja todentamaan kirjanpito + tositteet + dokumentointi Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään toteutuneet eurot ( ), tarkastuksissa tarkastetaan kulun kelpoisuus hankkeelle (ei euroja). Actual (real) cost = todellinen kulu raportoidaan toteutuneet eurot + tarvittavat todisteet kirjanpito + tositteet + dokumentointi 14
Kumppanuushankkeen kululuokat (KA2) Unit cost = yksikkökustannus 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3. Tuotteiden tekeminen (palkkakulu) (Intellectual outputs) 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 5. Opinto-/koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) Actual (real) cost = todellinen kulu 6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 7. Erityistuki (Special needs support) Annex III Financial and Contractual Rules: I.2 Calculation and supporting documents for unit contributions Annex III Financial and Contractual Rules: II.2 Calculation of actual costs 15
1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation, PMI) 1/2 Tuki hankkeen hallinnointiin ja toteutukseen o mm. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereihin, pienimuotoinen aineiston tuottaminen, taloushallinto, raportointi o verkkokokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot, työskentely opiskelijoiden kanssa esim. valmistautuminen kv-työpajoihin) o levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbi, some) Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk 6 000 /vuosi Partnerin hallintotuki 250 /kk 3 000 /vuosi Rahanjako konsortion sisäinen asia asia kuitenkin sovittava kaikkien osapuolten kesken. 16
1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation, PMI) 2/2 Grant Agreement: Article I.9 I.9.2 Project Results Platform Dokumentointi: 1) Hankkeen toiminta ja tuotokset on toteutettu sopimuksen mukaisesti ja raportoitu asianmukaisesti (proof of activities undertaken and outputs produced) 2) Hankkeen tulokset on saatavilla hankkeiden tulosten levitysalustalla (Erasmus+ Projects Results Platform) viimeistään loppuraportoinnin yhteydessä. Lopullisen tuen määräytyminen: sopimuksessa määritellyn hankkeen keston mukaan Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk 6 000 /vuosi Partnerin hallintotuki 250 /kk 3 000 /vuosi 17
2. Hankekokoukset (Transnational project meetings, TPM) 1/4 Matkat hankekokouksiin, summa kattaa myös oleskelu- ja asumiskustannukset Perustuvat matkojen pituuksiin, kaksi kategoriaa: o short distance travel: 575 (100-1999 km) o long distance travel : 760 (2000 km ) o Alle 100 km:n matkoille ei tukea Matkan tai hankekokouksen kestoa ei ole rajoitettu. Transnational project meeting -kohdasta voi käyttää myös kotimaassa toteutettavan hankkeen kansainvälisen (transnational) hankekokouksen matka- ja oleskelukuluihin, mikäli matka on yli 100 km yhteen suuntaan ja osallistujia vähintään kahdesta maasta. 18
2. Hankekokoukset (Transnational project meetings, TPM) 2/4 Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator -välimatkalaskinta: http://ec.europa.eu/programmes/eras mus-plus/tools/distance_en.htm Matkan pituus (distance band) merkitään Mobility Tooliin. Lähtöpaikkaoletus on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste Jos joku muu, selitys Mobility Tooliin. 19
2. Hankekokoukset (Transnational project meetings, TPM) 3/4 Hankekokouksiin voivat osallistua ainoastaan partneriorganisaatioiden jäsenet esim. henkilökunta, tai (aikuiskoulutus- ja nuorisosektorin) organisaatiossa vapaaehtoistyötä tekevät. Jos opiskelijat osallistuvat partnerikokoukseen, heillä pitää olla selkeästi määritelty rooli tai tehtävä kokouksessa. Muodollinen linkki (esim. työsuhde) henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan (hanketarkastukset, audit). 20
2. Hankekokoukset (Transnational project meetings, TPM) 4/4 Dokumentointi: 1) Vastaanottaneen organisaation allekirjoittama osallistumistodistus tai kokouksen osallistujien allekirjoittama osallistujalista (sis. väh. kokouksen tarkoitus, määränpää, kokouksen alkamis- ja päättymisajankohta; osallistujan nimi, lähettävä organisaatio). 2) Kokouksen ohjelma, kokousmuistiot ja muut kokouksessa jaetut asiakirjat Jos matka alkaa muualta kuin lähettävästä organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin vastaanottava organisaatio ja välimatkakategoria (distance band) muuttuu, silloin tarvitaan myös selite sekä matkaliput ja laskut. 21
2. Hankekokoukset (Transnational project meetings, TPM) Malli kokoukseen (tai opinto- ja koulutustilaisuuteen) osallistuvalle annettavasta osallistumistodistuksesta (certificate of attendance). VINKKI: Osallistujalle annettu allekirjoitettu versio kannattaa kopioida hankemappiin tai skannata sähköiseen hankemappiin talteen. Jos partneriorganisaatio on tilaisuuden järjestäjä, pyydä heitä tekemään samoin. 22
2. Hankekokoukset (Transnational project meetings, TPM) Malli kokouksen osallistujalistasta VINKKI: allekirjoitettu lista kannattaa skannata talteen hankekansioon. 23
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs, IO) 1/3 Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tekemiseen. Palkkakategoria määräytyy henkilön tuotoksen kehittämiseen liittyvän tehtävän mukaan: käytännössä suurin osa kuuluu teacher/researcher/.. tai technician -kategorioihin. Huom. tässä kululuokassa ei voi raportoida projektihallintoon, -talouteen tai levitykseen liittyviä tehtäviä. Jos Manager- ja Administrative staff -luokkiin ei ole myönnetty tukea, niin sitä ei voi myöskään käyttää raportoinnissa. Johtajista ja hallintohenkilöistä aiheutuvat kustannukset katetaan hankkeen hallintoa ja toteutusta koskevasta budjettikohdasta. Käytössä 4 palkkakategoriaa ja neljä maaryhmää. 1) Manager 2) Teacher/trainer/researcher /youth worker 3) Technician 4) Administrative staff 24
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs, IO) 2/3 Henkilön suhde organisaatioon Hankkeen tuotteita voivat tehdä (raportoida) ainoastaan partneriorganisaatioiden jäsenet esim. henkilökunta tai nuorisosektorin organisaatiossa vapaaehtoistyötä tekevät. Muodollinen linkki henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan esim. työsopimus. HUOM: Intellectual outputin tekoa ei voi ostaa alihankintana eikä raportoida tässä kohdassa (vrt. Exceptional costs). 25
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs, IO) 3/3 Dokumentointi: 1) Hankkeen tulokset on saatavilla hankkeiden tulosten levitysalustalla (Erasmus+ Projects Results Platform) viimeistään loppuraportoinnin yhteydessä, ja julkaistujen tuotteiden laatu on hyväksyttävä 2) Työaikaseuranta (time sheet per person): Seurataan ja raportoidaan hankkeen tuotteiden tekemiseen tehtävää työpäivien määrää. Työajanseurantalomakkeessa tulee näkyä: henkilön nimi, palkkakategoria, työn ajankohta (pvm), työpäivien määrä, työtehtävä (mikä hankkeen tuote) MT+:aan viedään toteutunut työpäivien määrä tuotteittain per organisaatio. 3) Muodollinen linkki (esim. työsuhde) henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan pyydettäessä (hanketarkastukset, audit). 26
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs, IO) Malli työajanseurantalomakkeesta. Työajanseurantalomakkeessa tulee näkyä: henkilön nimi, palkkakategoria, työn ajankohta (pvm), työpäivien määrä, mihin tuotteeseen työtehtävä liittyy. Selkeintä on raportoida yksi tuote yhdellä lomakkeella. 27
4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events, ME) 1/3 Hankkeen järjestämä tilaisuus, joka on tarkoitettu intellectual outputs -tuella tehtyjen tuotosten/tuotteiden levitykseen ja kokemusten jakamiseen. (Jos hankkeessa ei ole intellectual outputtia, tilaisuuttakaan ei voi järjestää.) Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/ käyttäjille. Partneriorganisaatioiden jäsenet voivat osallistua tilaisuuksiin, mutta heidän osallistumisia ei lasketa tukeen oikeuttaviin määriin mukaan. Tuki lasketaan hyväksyttävän osallistujamäärän mukaan ja se on tarkoitettu esim. tilaisuuden järjestämiskuluihin, kuten tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matkaja majoituskulut 28
4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events, ME) 2/3 Jos tilaisuus järjestetään osittain tai kokonaan verkossa, verkkoseminaariin osallistujia ei lasketa tukeen oikeuttaviin määriin mukaan. Verkkoseminaarin kustannukset voi kattaa Project management ja implementation kululuokasta. Muiden järjestämiin konferensseihin/seminaareihin/tilaisuuksiin osallistumisia ei voi kattaa tästä budjettikategoriasta, vaan siihen voidaan käyttää Project management and implementation tukea. 29
4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events, ME) 3/3 Tuen ehtona on, että tilaisuus on toteutettu ja se on laatutasoltaan hyväksyttävä. Tilaisuuden dokumentointi: 1) Osallistujalista, jossa näkyy tilaisuuden nimi, päivämäärä ja paikka tilaisuuden järjestäneen organisaation nimi kunkin osallistujan nimi ja allekirjoitus sekä osallistujan lähettäneen organisaation nimi ja osoite. 2) Tilaisuuden ohjelma ja kaikki muut tilaisuudessa jaetut materiaalit 30
4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events, ME) Malli tilaisuuden osallistujalistasta 31
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities, LTT) 1/6 Opinto- ja koulutustilaisuuden sisältö on oltava hankesuunnitelman mukaista. Liikkuvuusjaksolle osallistuvien kelpoisuus vaihtelee Erasmus+ -ohjelman toiminnon ja hankkeen sisällön mukaan. o Yleisperiaate: muodollinen linkki henkilön ja organisaation välillä pitää pystyä osoittamaan. (esim. oppilaitoksen kirjoilla oleva opiskelija, henkilökuntaan kuuluva) Liikkuvuusjakson vähimmäiskesto määräytyy aktiviteettityypin (esim. Short-term joint staff training events, Blended mobility of pupils, learners and young people, Short-term exchanges of groups of pupils, Intensive Study Programmes) ja liikkujaryhmän mukaan (esim. pupil/student/staff) mukaan. o Vähimmäiskesto tarkoittaa jakson ohjelmaa/toimintaa, jonka lisäksi voi saada tukea kahta matkapäivää varten. 32
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities, LTT) 2/6 Erasmus+ Programme Guide: 2. Training, teaching and learning embedded in Strategic Partnerships, s. 293 Esimerkkejä vähimmäiskestoista: Lyhytkestoiset opiskelijoilla (blended mobility) 5-60 pv Lyhytkestoiset ryhmävaihdot oppilailla 3-60 pv Lyhytkestoiset henkilökunnalla 3-60 pv (v. 2014-2016 hyväksytyillä minimikesto 5 pv) Korkeakouluilla: Intensive Study Programmes/ Teaching staff 1 pv - 2 kk Pitkäkestoiset opiskelijoilla: 61 päivää - 12 kk Tarkista vähimmäiskestot: Erasmus+ Programme Guide: Additional Eligibility Criteria, s. 116 33
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities, LTT) 3/6 Koordinaattori syöttää kaikkien osallistujien tiedot Mobility Tooliin (myös oman organisaation osallistujat). Kolme eri kululuokkaa / matkustaja: A. Matkatuki (Travel) B. Yksilötuki (Individual support): C. Kielivalmennustuki (Linguistic support) vain pitkäkestoisessa (61 pv -12 kk) liikkuvuudessa. MT+ auttaa laskelmien teossa. Tukea voi käyttää myös järjestävän maan osallistujille, jos - osallistujan lähtö- ja toiminnon järjestämispaikan välinen matka on vähintään 10 km yhteen suuntaan - tilaisuudessa osallistujia vähintään 2 eri ohjelmamaasta 34
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities, LTT) 4/6 A. Matkatuki, perustuu yhdensuuntaisen matkan pituuteen Etäisyyksien mittaamisessa käytetään Distance calculator -välimatkalaskinta: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm Matkan pituus merkitään Mobility Tooliin. Matkakululaskelman oletus: lähtöpaikka on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste. Jos joku muu, selitys Mobility Tooliin. 35
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities, LTT) 5/6 B. Yksilötuki Asumis- ja oleskelukustannukset Jakson keston (= ohjelma/toiminta) mukaan Lisäksi voi saada tuen kahta matkustuspäivää varten. Short term mobility 1-60 pv: päiväkohtainen tuki Long term mobility 61 pv - 12 kk: kuukausiapuraha 1 kk = 30 pv C. Kielivalmennustuki (ainoastaan long term mobility): 150 /hlö 36
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities, LTT) 6/6 A) Matkatuen ja B) yksilötuen dokumentointi Osallistujan tiedot rekisteröidään Mobility Tooliin, joka laskee tuen keston ja matkan pituuden mukaan. Vastaanottaneen organisaation kirjoittama osallistumistodistus, josta käy ilmi matkan tarkoitus ja sisältö, määränpää, alkamis- ja päättymisajankohta ja osallistujan nimi. Jakson ohjelma Jos matka on alkanut muualta kuin omasta organisaatiosta ja/tai matkan kohde on muu kuin partneriorganisaatio ja välimatkakategoria muuttuu, silloin tarvitaan myös kopiot matkalipuista ja laskuista. C) Kielivalmennustuki (long term mobility): Kielikurssin osallistumistodistus tai kuitti kieltenoppimismateriaalista 37
5. Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities, LTT) Malli (kokoukseen tai) opinto- ja koulutustilaisuuteen osallistuvalle annettavasta osallistumistodistuksesta (certificate of attendance). Voi käyttää myös yhteistä osallistujien allekirjoittamaa osallistujalistaa. VINKKI: Osallistujalle annettu allekirjoitettu versio kannattaa kopioida hankemappiin ja skannata sähköiseen hankekansioon talteen. Jos partneriorganisaatio on tilaisuuden järjestäjä, pyydä heitä tekemään samoin. 38
6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) 1/2 Työsuunnitelmassa ja myönnetyssä budjetissa hyväksytyt kustannukset: Esim. ulkoinen arvioija tai muu (asiantuntija)työ, jota ole saatavilla hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta. Perustelluista syistä laitteet, ei kuitenkaan perusinfraa tai partneriorganisaation tavanomaisia laitteita. 75 % todellisista kustannuksista, max. 50 000 (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta) Raportointi todellisten kulujen mukaan huomioiden ALV-käytäntö. 39
6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) 1/2 Tätä budjettiluokkaa voi käyttää ainoastaan silloin, jos myönnetty tukea tähän kululuokkaan Poikkeuksellisten kustannusten budjetti ei voi kasvaa. Poikkeuksellisista kustannuksista on sallittua siirtää varoja muihin kululuokkiin (20 % sääntö) ilman sopimusmuutosta. Dokumentointi: Raportoituun kuluun liittyvät dokumentit loppuraportin liitteeksi. Tällaisia ovat esim. alihankintasopimus, kuittikopio, tosite maksusta jne. 40
7. Erityistuki (Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt voivat saada lisätukea 100 % todellisista kustannuksista Raportointi todellisten kulujen mukaan. Dokumentointi: kuittikopio tai muu dokumentti, mistä näkyy toteutunut maksu Budjettimuutos eli siirto toisesta kululuokasta on mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta. 41
Muuta hankkeen taloushallinnossa huomioitavaa Valuuttakurssi Arvonlisävero Dokumenttien säilytys Budjettimuutokset 42
Vaihtokurssit ei euromaat Euroalueen ulkopuolisia ohjelmamaita: Iso-Britannia Islanti Norja Ruotsi Tanska Puola Unkari Tšekin tasavalta Romania Bulgaria Kroatia Turkki 43
Valuuttakurssin muuntaminen Koskee KA2-hankkeiden raportoinnissa vain Exceptional costs - ja Special needs support -kululuokkia, joissa raportoidaan todellisia kuluja (actual costs). Eurotiliä käyttävä maksaa muissa valuutoissa kuin euroissa olevat maksut oman maksujärjestelmän käytäntöjen mukaisesti. Partnerimaat, joissa ei ole käytössä euro, muuntavat raportointivaiheessa muussa valuutassa kuin euroissa syntyneet kulut euroiksi käyttämällä Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistujen päiväkohtaisten vaihtokurssien kyseessä olevan raportointikauden kattavaa keskiarvoa. Euroopan keskuspankin vaihtokurssilaskuri on osoitteessa: www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html 44
Esimerkki Euroopan keskuspankin valuuttalaskurista 05/09/2018 Opetushallitus 45
Arvonlisävero ALV (VAT) Koskee KA2-hankkeiden raportoinnissa vain Exceptional costs- ja Special needs support -kululuokkia, joissa raportoidaan todellisia kuluja (actual costs). Arvonlisäveron voi raportoida hankkeelle ainoastaan silloin, jos se jää organisaation lopulliseksi kuluksi. Erasmus+ Programme Guide, s. 253 46
Dokumenttien säilytys Dokumenttien säilytysaika yli 60 000 :n hankkeissa on 5 vuotta hankkeen loppumaksun jälkeen. Pienissä alle 60 000 hankkeissa dokumenttien säilytysaika on 3 vuotta hankkeen loppumaksun jälkeen. Esimerkki: Hankkeen sopimuskausi 24 kk: 1.9.2018-31.8.2020 Loppuraportti kansalliseen toimistoon 30.10.2020 Loppuraportti tarkastettu ja hyväksytty sekä viimeinen erä maksettu 31.12.2020. Dokumenttien säilytys 5 v. >> 31.12.2025 saakka Annex I, General conditions, PART B, II.27.2 Duty to keep documents The beneficiaries must keep all original documents, especially accounting and tax records, stored on any appropriate medium, including digitalised originals when they are authorised by their respective national law and under the conditions laid down therein, during a period of five years starting from the date of payment of the balance. The period during which documents must be kept is limited to three years if the maximum amount of the grant is not more than EUR 60 000. 47
Budjettimuutokset 1/2 Jos kululuokka ylittyy 20 % budjetoidusta, sopimusmuutos on anottava kirjallisesti NA:lta. Alle 20 % muutoksista ei tarvitse tehdä sopimusmuutosanomusta seuraavissa kululuokissa: Partnerikokoukset (Transnational project meetings) Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) o Huom. kululuokan sisällä ei saa kuitenkaan siirtää Manager ja Administrative staff luokkiin. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) Opinto- ja koulutustilaisuudet (Transnational learning/teaching/training activities) Grant Agreement: Article 1.3 I.3.3 Budget transfers without amendments 48
Budjettimuutokset 2/2 Budjettimuutos ( budjetin lisäys ) ei ole sallittua: Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) siirrot Manager ja Administrative staff luokkiin. Budjettimuutos mahdollista, vaikka ei olisi alun perin budjetoitukaan, ei % -rajoitetta: Erityistuki (Special needs support) 49
Budjettivälilehti Mobility Toolissa 05/09/2018 Opeushallitus 50
Ohjeistus ja tukimateriaali käynnissä oleville KA2-hankkeille KA201 = KA2 yleissivistävälle koulutukselle www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/yleissivistav alle_koulutukselle Avaintoimi_2_strategiset_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA202 = KA2 ammatilliselle koulutukselle www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ammatillisel le_koulutukselle Avaintoimi_2_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA204 = KA2 aikuiskoulutukselle www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/aikuiskoulutuk selle Avaintoimi_2_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA205 = KA2 nuorisotoimialalle www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/nuorisotoimial alle Avaintoimi_2_yhteistyohankkeet Strategiset_kumppanuudet Raportointi KA203 = KA2 korkeakoulutukselle www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/korkeakoulu tukselle Avaintoimi_2_hankkeet Strategiset_kumppanuushankkeet Osallistujalle 51