Cloudia Sopimus Ii Tarjous
2 (8) Cloudia Oy kiittää Iitä mielenkiinnostanne Cloudian tarjoamia palveluita kohtaan. Tässä tarjouksessa vastataan Iin tavoitteeseen sähköistää sopimushallinta prosesseja ja siten tehostaa toimintaa sopimusten hallittuun valmisteluun, analysointiin sekä elinkaarihallintaan. Cloudia tarjoaa Iin kunnalle sähköisen sopimustenhallintaan tarkoitetun työkalun, jonka avulla Ii saa sopimusohjauksen ja hallinnoinnin kuntoon helposti, tehokkaasti ja laadusta tinkimättä. Hankintaprosessia ajatellen Cloudia Sopimus toimii yhteen Cloudia Kilpailutuksen kanssa, jolloin hankintasopimusten laadinta/hallinta on pitkälle automatisoitua. Iin kunnalla on mahdollisuus ottaa järjestelmä käyttöönsä hyödyntämällä KL-kuntahankintojen puitesopimusta numero: KLKH41. Tähän Iin kunta onkin jo liittynyt Tarjouksen sisältö Palveluratkaisu Palveluiden integroitavuus Cloudia Sopimus yleisesti Optiot Hinnoittelu Muut Ehdot Näemme Cloudian ratkaisuiden tukevan tavoitettanne kunnan sopimustenhallinnan kokonaisuuden sähköistämisessä ja toiminnan tehostamisessa. Vastaan mielelläni kysymyksiinne. Ystävällisin Terveisin Sami Helander Sales Manager Cloudia Oy +358 40 481 8825 sami.helander@cloudia.com
3 (8) Palveluratkaisu Cloudian palvelut on auditoitu Viestintäviraston ja KPMG toimesta. Viestintävirasto on VAHTIauditoinut Cloudian palvelut ja palvelun tuottamiseen käytettävät prosessit ja järjestelmät seuraavin perustein: VAHTI2/2010 - Ohjeita tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetun asetuksen täytäntöönpanosta VAHTI 3/2010 Sisäverkko-ohje VAHTI 3/2012 Teknisen ICT-ympäristön tietoturvaohje VAHTI 2/2013 Toimitilojen tietoturvaohje Lisäksi Cloudia Oy:lle on myönnetty tietoturvasertifikaatti ISO 27001, ympäristö ISO 14001 sekä laatusertifikaatti ISO 9001. Nämä on auditoinut Bureau Veritas. EU:n yleinen tietosuoja-asetus, GDPR, astui voimaan jo toissa vuonna, mutta siirtymäaika päättyy tämän vuoden toukokuussa. Me Cloudialla olemme jo hyvissä ajoin tehneet selvityksen siitä, että toimintamme ja palvelumme vastaavat uuden EU-direktiivin vaatimuksia. Kaikki Cloudian palvelut ovat selainpohjaisia pilvipalveluita, jotka eivät vaadi asiakkaalta mitään teknisiä laiteinvestointeja tai ohjelmistolatauksia. Lisäksi pilvipohjaisten palveluiden erityispiirteisiin kuuluu se, että kaikilla Cloudia-käyttäjillä on käytössään aina sama ajan tasalla oleva ohjelmistoversio. Järjestelmän käyttöönotto on yksinkertaisen ja virtaviivainen. Palvelumme ovat modulaarisia, skaalautuvia ja integroitavissa asiakkaan nykyisiin ja tuleviin järjestelmiin. Lisäksi eri moduulit toimivat itsenäisesti tai yhdessä muiden Cloudian tuotevalikoiman moduulien kanssa. Palvelumme integroitavuus Liittymät ja integraatiot yrityksesi muihin tietojärjestelmiin ovat helppoja toteuttaa avoimen ja joustavan rajapinta-arkkitehtuurin kautta. Olemme toteuttaneet useita integraatioita mm. asianhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmiin Käyttäjäystävällisesti suunnitellut, tietoturvalliset ratkaisumme ovat myös täysin yhteensopivia muiden palveluidemme kanssa. Integraatiossa asiakkaan palvelin muodostaa yhdeyden Cloudian integraatioalustaan yksinkertaisen API-sovelluksen (Application Program Interface) avulla, ja voi näin pyytää erilaisia toimintoja hankintaprosessien suorittamiseen. Varmistamme aina, että integraation jälkeen järjestelmien yhteentoimivuus sujuu ongelmitta ja voit saada palvelumme vaivatta käyttöön.
4 (8) Cloudia Sopimus yleisesti Yksi tärkeä osa organisaation ohjausta on sopimusten ja koko sopimusprosessin hallinta. Sopimusprosessin sähköistäminen auttaa organisaatiota virtaviivaistamaan sopimusten luomisprosessia ja seurantaa. Sopimuksen seuranta on tärkeää koko sopimuskauden aikana: tehokkaan seurannan avulla voidaan hyödyntää sopimus täysimääräisesti ja käyttää siihen neuvotellut oikeudet. Cloudia Sopimus on selainkäyttöinen, joka mahdollistaa keskitetyn sopimusajan elinkaaren ohjauksen, hallinnan ja seurannan sähköisesti. Palvelu on täysin integroitu kilpailutusjärjestelmään, jolloin esimerkiksi sopimusluonnos voidaan viedä tarjouspyynnölle liitteeksi. Kun hankintapäätös on tehty, saadaan sopimus kaikkine tietoineen siirrettyä Cloudia Sopimukseen sopimuskokonaisuudeksi. Cloudia Sopimuksen avulla organisaatio voi tehokkaammin kontrolloida ja ohjata sopimusprosessejaan, tehostaa käytännön sopimustyöskentelyä ja vähentää virheitä sekä helpottaa seurantaa sopimusten koko elinkaaren aikana. Palvelu edistää myös sopimuksiin liittyvää kommunikaatiota ja yhteistyötä sidosryhmien kanssa. Palvelun avulla voidaan varmistaa, että organisaation kaikissa osissa kullakin käyttäjällä on oikeat ja asianmukaiset oikeudet sopimuksiin. Uusi rakenteinen sopimus luodaan jotain sopimuspohjaa tai aiempaa sopimusta hyödyntäen. Myös dokumenttimuodossa oleva valmis sopimus voidaan tuoda palveluun. Sopimukselle voidaan määritellä perustiedot, lisätiedot (metatiedot), vastuuhenkilö ja varahenkilöt, sopimuksen käyttöoikeudet, sopimusliitteet, sopimuksen arvo ja seurantakohteet. Jos sopimuksia halutaan koostaa yhtenäiseksi sopimusasiaksi, esim. puitejärjestely, voidaan luoda sopimuskokonaisuus. Sopimuskokonaisuudelle määritellään perustiedot ja siihen voidaan liittää haluttu määrä pääsopimuksia (esim. toimittajasopimukset) ja alasopimuksia (esim. toimitussopimukset). Valmisteilla oleva sopimus voidaan määritellä voimassa olevaksi. Voimassa oleva sopimus voidaan tarvittaessa purkaa, irtisanoa tai päättää. Myös perustettuja optiokausia voidaan ottaa
5 (8) käyttöön. Sopimuksen tilaa voidaan vaihtaa hallitusti ja palvelu pitää yllä automaattista muutoslokia. Sopimuksiin liittyen voidaan tehdä reklamaatioehdotuksia tai reklamaatioita ja käydä sähköisiä, automaattisesti tallentuvia keskusteluja niihin liittyen. Kaikki reklamaatiohistoria on haettavissa. Sopimuskauden aikaiset muutokset ja niistä tiedottaminen voidaan hoitaa hallitusti muutosprosessin hallinnan avulla. Sopimusten elinkaaren vaiheiden seurantaa voidaan helpottaa automaattisilla muistutuksilla sekä sopimuskohtaisilla seurantakohteilla ja välietapeilla. Sopimustietoja voidaan hakea ja muodostaa niistä omia raportteja. Sopimuskäyttäjät (mm. tilaajat, asiakkaat, tarkastajat) voivat löytää sopimukset helposti käytettävän sopimuskäyttäjien liittymän kautta. Tarvittaessa voidaan myös tukea sähköistä yhteistyötä sopimustoimittajien kanssa (esim. sopimusraportointi, osallistuminen seurantaan ja reklamaatioihin). Sähköinen allekirjoitus Cloudia Kilpailutuksen ja Sopimuksen muodostamat asiakirjat liitteineen voidaan allekirjoittaa sähköisellä palvelulla. Cloudia sähköinen allekirjoituspalvelu nopeuttaa ja tehostaa allekirjoitusprosessia. Sähköistä allekirjoitusta voidaan käyttää oman organisaation allekirjoituksissa ja prosessiin saadaan mukaan myös toinen osapuoli. Allekirjoitus suoritetaan tutuilla tunnistusmenetelmillä; Tupas-pankkitunniste, Mobiilivarmenne tai toimikortti. Tilaajavastuuliittymä Palvelun aktivointi käynnistää automaattisen tarkistuksen sopimustoimittajista. Tilaajavastuutiedot tarkistetaan automaattisesti uudelleen, kun tiedot tilaajavastuupalvelussa vanhentuvat. Palvelumme ilmoittaa käyttäjälle sopimusnäytöllä ja/tai sähköpostiviestillä, kun tiedot muuttuvat. Cloudia Sopimuksen Sopimuskäyttäjien työpöytäliittymä ja reklamaatioehdotuksen tekeminen Sopimuskäyttäjien työpöytäliittymä (Sopimusluettelo) Cloudia Sopimuksen lukukäyttäjille. Sisältää haun, listauksen ja tiedotteet. Reklamaatio prosessi sopimuskäyttäjien liittymästä suoraan sopimusvastuuhenkilölle. Tieto liikkuu järjestelmässä ja jää talteen sopimuksen taakse. Cloudia Sopimuksen sopimusten massalataustyökalu sopimusmigraatioon Nykyisten/voimassa olevien sopimusten massalataus. Toiminnallisuus mahdollistaa sen, että sopimuskokonaisuuksia ja sopimuksia voidaan tuoda järjestelmään massasiirtona (määrämuotoista tiedostoa hyödyntäen).
6 (8) KAUPALLISET EHDOT Cloudia Sopimus Sisältää sopimushallintajärjestelmän Iin kunnan kaikille sopimuksille (ei käyttäjäkohtaisia lisenssejä, ei käyttäjämäärän rajoitusta) Hinta SaaS ylläpitomaksu 15 000 / vuosi 6900 / vuosi Cloudia Sopimuksen käyttöönottopaketti Cloudia Sopimuksen käyttöönottopaketti on suunniteltu julkisille organisaatioille. Käyttöönottopaketti varmistaa järjestelmän tehokkaan käyttöönoton koko organisaation käyttöön. Projektipäällikkötyönä: Aloituspalaveri etätyönä, 2 h. Projektisuunnitelma Aikataulutus Projektin ohjausmallista sopiminen Projektipäällikkötyönä WS-työpajat WS1 WS 5, yhden WS tilaisuuden kesto 4h. WS1, käyttäjähallinta ja organisaatiomalli WS2, sopimusasetukset WS3, sopimusten luonti ja tuonti WS4, sopimusten elinkaaren toiminnot WS5, yhteenveto työpaja Koulutukset 2 kpl: käyttöönottokoulutuspäivä klo 9-15 ja kertauspäivä klo 9-15. Toteutus- ja kytkentätyö 9 500 / kertamaksu / etätyönä +2 000 WS1-WS5 paikan päällä ja koulutukset paikanpäällä OPTIOT: Sähköinen allekirjoitus Sisältää: Sähköinen allekirjoitus Cloudia Sopimus hallinnalla tehdyille dokumenteille. Allekirjoitus osapuolia voi olla kaksi, tilaaja ja toimittaja. Kummallakin osapuolella voi olla 1-2 allekirjoittajaa. Allekirjoitustavat Tupas, mobiilivarmenne tai PKI-Kortti. Toteutus- ja kytkentätyö Palvelurajapinnan vuosiylläpito- Sopimus 4 900 / kertamaksu 980 / vuosi (12 kk)
7 (8) Transaktioiden hinnat: Tupas 0,81 / transaktio, mobiilivarmenne 0,28 /transaktio, PKI-kortti 0,81 / transaktio Tilaajavastuuliittymä Sisältää avaus, kytkentä ja ylläpitomaksut Palvelurajapinnan vuosiylläpito 950 / vuosi/ liittymä (12 kk) Cloudia Sopimuksen Sopimuskäyttäjien työpöytäliittymä ja Reklamaatioehdotuksen tekeminen Sopimuskäyttäjien työpöytäliittymä (Sopimusluettelo) Cloudia Sopimuksen lukukäyttäjille sekä reklamaatio ehdotuksen tekeminen. Rajoittamaton käyttäjämäärä. Toteutus- ja kytkentätyö Palvelurajapinnan vuosiylläpito 6 750 / kertamaksu 3 900 / kertamaksu 1350 / vuosi (12 kk) Cloudia Sopimuksen sopimusten massalataustyökalu Sisältää sopimusten massalataustoiminnallisuuden kytkennnän. Toteutus- ja kytkentätyö 7 800 / kertamaksu 2 800 / kertamaksu Sopimus KL kuntahankintojen puitesopimus Sopimusnumero KLKH41. Verollisuus Kaikkiin hintoihin lisätään alv 24 %. Verokannan muuttuessa muutetaan veron osuutta verokantaa vastaavaksi. Muut mahdolliset kulut Matka-, majoitus- ja päivärahakustannukset laskutetaan erikseen voimassa olevan sopimuksen mukaisesti. Maksuehdot 30 päivää netto, viivästyskorko 8 %. Toimitusaika
8 (8) Palvelun käyttöönotto sovitaan erikseen asiakkaan kanssa. Tarjouksen voimassaoloaika 30.6.2018 asti. Luottamuksellisuus Tämä tarjous kuuluu Cloudia Oy:n liike- ja ammattisalaisuuden piiriin, eikä niitä saa luovuttaa kolmannen osapuolen käyttöön ilman Cloudia Oy:n lupaa. Joensuussa Sami Helander Cloudia Oy puh. 040 481 8825 sami.helander@cloudia.fi