Sähköisten aineistojen välityspalvelu (Liite 2) 1. Nykytila...2 1.1 Ostolaskut...2 1.2 Myyntilaskut (tulostuspalvelu)...2 1.3 Palkkalaskelmat (tulostuspalvelu)...2 2. Tavoitetila...2 2.1 Sähköisten ostolaskujen (verkkolaskujen) vastaanotto...2 2.2 Sähköisten myyntilaskujen välityspalvelu ja tulostuspalvelu sekä laskuttajailmoituksen ja vastaanottajailmoituksen välityspalvelu...3 2.2.1 Tilaajan näkemys sähköisestä kuluttajaverkkolaskun (e-laskun) välityspalvelusta:...3 2.2.2 Tilaajan näkemys verkkolaskun välityspalvelusta yrityksille...3 2.3 Verkkopalkkapalvelu ja palkkalaskelman tulostuspalvelu...4 3. Siirrot...5 1
1. Nykytila 1.1 Ostolaskut Tällä hetkellä Seutukeskus Oy Hämeen asiakasorganisaatiot vastaanottavat verkkolaskuja (Finvoice-standardi). Asiakasorganisaatioiden operaattoreina toimivat pankit (OKO, Nordea ja Sampo). Asiakasorganisaatioiden verkkolaskuosoitteina ovat IBAN-tilinumerot. Verkkolaskut noudetaan Baswaren maksuliikeohjelmalla ajastetusti pankeista ja siirretään automaattisesti ajastetusti Rondo-ostolaskujen käsittelyohjelmaan (Lociga). Verkkolaskujen sisään luvusta syntyy Rondon siirtolistat-kansioon kolmenlaisia raportteja. Raportit ovat Import-, Virhe- ja Lokilista. Paperisena tulevat laskut skannataan Seutukeskus Oy Hämeessä asiakasorganisaatioiden ostolaskun käsittelyjärjestelmään (Rondo, Logica). 1.2 Myyntilaskut (tulostuspalvelu) Tällä hetkellä kaikki myyntilaskut lähetetään tulostuspalveluun tulostettaviksi, kuoritettaviksi ja postitettavaksi edelleen asiakkaille. Laskut lähetetään 2. postina. Laskutusjärjestelmänämme on ProE-laskutusjärjestelmä. 1.3 Palkkalaskelmat (tulostuspalvelu) Seutukeskus Oy Häme huolehtii keskitetysti asiakasyhteisöjensä palkkahallinnon päivittäispalvelujen tuottamisesta ja näin Seutukeskuksen palkkahallinnon tehtävä on myös toimittaa palkansaajille työsopimuslain 2 luvun 16 määräämä palkkalaskelma. Tällä hetkellä palkanlaskenta järjestelmänä on Populus-palkanlaskentajärjestelmä, josta palkkalaskelma-aineisto siirtyy automaattisesti tulostuspalveluun jokaisen palkka-ajon jälkeen. Palkkalaskelmat tulostuspalvelusta eteenpäin tulee olla mahdollista lähettää sekä 1. luokan että 2. luokan postina. Palkansaajat saavat palkkalaskelmansa paperitulosteena postin välityksellä. Tulostuspalvelu lähettää palkkalaskelma-aineiston saatuaan kuittauksen aineiston vastaanottamisesta ja kuorittamisesta palkkaosastolle. 2. Tavoitetila 2.1 Sähköisten ostolaskujen (verkkolaskujen) vastaanotto Tavoitteena on edelleen tehostaa ostolaskujen käsittelyä lisäämällä vastaanotettavien verkkolaskujen määrää. - Rondo ostolaskujen käsittelyjärjestelmään voidaan vastaanottaa Finvoicestandardin mukaisia ostolaskuja. Operaattorin tulee pystyä muuntamaan saapuvat ostolaskut yleisimmistä verkkolaskustandardeista Finvoice-standardiin ja välittämään ne Seutukeskus Oy Hämeen noudettavaksi. - Aineiston välittäjän tulee visualisoida laskun kuva, jos laskun lähettäjä tai lähettäjän operaattori ei ole sitä pystynyt muodostamaan - Verkkolaskujen siirtäminen/noutaminen Rondo-ostolaskun käsittelyjärjestelmään tullee olla automaattinen ja se tulee voida ajastaa esim kerran päivässä 2
tapahtuvaksi. Verkkolaskujen siirto/nouto tulee voida haluttaessa käynnistää myös manuaalisesti - Ostolaskut arkistoidaan tilaajan laskujen käsittelyjärjestelmään (Rondo) Paperisena tulevat laskut skannataan edelleen Seutukeskus Oy Hämeessä (tarjouspyyntö ei siis sisällä skannauspalvelua) 2.2 Sähköisten myyntilaskujen välityspalvelu ja tulostuspalvelu sekä laskuttajailmoituksen ja vastaanottajailmoituksen välityspalvelu Tavoitteena on sähköistää myyntilaskuprosessi aloittamalla myyntilaskujen välitys verkkolaskuina sellaisille yritys- kuin kuluttaja-asiakkaille, joilla on verkkolaskutus käytössä. Ne laskut, joita asiakas ei voi vastaanottaa verkkolaskuna, välitetään paperisena tulostuspalvelun kautta asiakkaille. Käytössämme on Pro elaskutusjärjestelmä (Logica) 2.2.1 Tilaajan näkemys sähköisestä kuluttajaverkkolaskun (e-laskun) välityspalvelusta: 1. Laskutusjärjestelmässä (Pro elaskutusjärjestelmässä) luodaan laskulajikohtainen ilmoitussanoma laskutusjärjestelmän valmiudesta lähettää verkkolaskuja. 2. Operaattori (aineiston välittäjä) välittää ilmoitussanoman pankeille 3. Pankit julkaisevat sähköisten laskujen lähettäjän tiedot laskulajeittain 4. Verkkopankin käyttäjä (laskutusasiakas) valitsee laskut (laskulajit), joista hän haluaa saada verkkolaskun (e-laskun) ja antaa laskuttajan haluaman tunnistautumistiedon 5. Pankit muodostavat aineiston (vastaanottoilmoitussanoman) verkkolaskun haluavista asiakkaista (suositus: 1 vastaanottajailmoitus per sanoma, ei kaikki samassa tiedostossa). 6. Operaattori kerää ja välittää vastaanottoilmoitussanoman laskuttajalle (Seutukeskus Oy Hämeelle) suoraan Pro elaskutusjärjestelmään tai käyttöönottoprojektissa yhteisesti sovittuun paikkaan, josta tiedonsiirto-ohjelma (SecretNet) siirtää ne laskutusjärjestelmään 7. Laskuttaja (Seutukeskus Oy Häme) päivittää sanomat Pro elaskutusjärjestelmään 8. Laskuttaja lähettää jatkossa laskut ko asiakkaille sähköisesti 9. Operaattori välittää sähköisen laskun asiakkaan nähtäville esim verkkopankkiin ja jossa kuluttaja voi halutessaan nähdä laskun kuvana. 2.2.2 Tilaajan näkemys verkkolaskun välityspalvelusta yrityksille 1. Verkkolaskun haluavan yrityksen asiakastietoihin tallennetaan Seutukeskus Oy Hämeessä yrityksen verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus Pro e- Laskutusjärjestelmään 2. Yrityksille lähtevä aineisto lähtee samassa tiedostossa kuin yksityisasiakkaille lähtevät laskut 3. Ne yrityksille lähtevät laskut, joissa ei ole verkkolaskutunnusta operaattori (aineiston välittäjä) tulostaa ja lähettää paperisina Itellan kautta postitse. 2.2.3 Välityspalvelun edellytykset - Pro ellaskutusjärjestelmä (Logica) tuottaa aineiston Finvoice-muodossa 3
- Seutukeskus Oy Häme toimittaa laskuaineiston välityspalvelun haluamaan paikkaan SecretNet-tiedonsiirtojärjestelmän avulla tai operaattori voi noutaa aineiston suoraan Pro elaskutusjärjestelmästä - Laskun kuvia ei lähetetä, vaan palvelun tarjoaja tekee laskun kuvan visualisoinnin. - Tavoitteena on yksi peruslaskupohja, jossa logot ja yhteystiedot ovat kuitenkin kaikilla Seutukeskus Oy Hämeen asiakasorganisaatioilla erilaiset (Seutukeskuksen asiakasorganisaatioilla on jokaisella oma ovt- ja y-tunnus) - Verkkoon tehtävässä visualisoinnissa logot esitetään värillisinä, paperitulostus musta-valkoinen - Palvelu sisältää esilläpitopalvelun (laskun kuvan katselumahdollisuuden), siltä osin kuin vastaanottava järjestelmä ei kykene näyttämään laskun kuvaa - Lasku voi sisältää liitteitä ja ne välitetään laskun mukana (Pro e- Laskutusjärjestelmän laskuissa tieto laskuun liittyvistä liitteistä) - Viivakoodien tulostus paperille tulostettaviin laskuihin (musta-valkoinen) - Samassa aineistossa on sekä yrityksille/yhteisöille että kuluttajille meneviä laskuja - Aineistossa on laskun saajan verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus silloin kun asiakas (yksityishenkilö tai yritys) haluaa laskun verkkolaskuna - Mikäli verkkolaskuosoite puuttuu, lasku toimitetaan vastaanottajalle joko operaattorin tai alihankkijan tulostuspalvelun toimesta - Kaikkia operaattori- ja pankkiyhteyksiä ei vaadita ehdottomana. Tarjouksessa tulee antaa selvitys, mitkä yhteydet ovat käytössä ja miten ne vaikuttavat laskuja lähettävän organisaation kustannuksiin mukaan lukien eri välitystapojen edellyttämät muuntopalvelut. - Välittäjä antaa kuittauksen (päivämäärä ja kpl-määrä) laskuaineiston saatuaan ja mahdollisesti kuittauksen myös lähettäessään aineiston eteenpäin - Operaattoreiden tarjoamaa säilytyspalvelua ei tarvita, koska Seutukeskus Oy Häme arkistoi myyntilaskut omaan tietojärjestelmäänsä (Rondo, Logica). - Asiakasorganisaatioiden sisäinen laskutus ei kuulu kokonaisuuteen 2.3 Verkkopalkkapalvelu ja palkkalaskelman tulostuspalvelu Tavoitteena on tarjota uusi palvelu yhteisöjen palkansaajille paperisten ansioerittelyiden vaihtoehdoksi. Operaattorin tulee tarjota ratkaisu, jossa verkkopalkkalaskelma toimitetaan sähköisesti esilläpidon tai arkistoinnin avulla palkansaajan nähtäville verkkopankkiin. Tätä perustellaan sillä, että muilla ratkaisuilla ei saavuteta sitä verkkopalkkakattavuutta, jota tällä hankkeella tavoitellaan (palkansaajilla tulee olla käytössään helppo tapa todeta palkkalaskelmansa normaalien pankkirutiiniensa yhteydessä). Palkansaajan tulee myös olla mahdollista tulostaa oma verkkopalkkalaskelma palvelusta. Suurin osa henkilökunnasta on kolmen suurimman pankin Nordea, Sampo ja OKO asiakkaita. Verkkopalkkapalvelun käyttäjäksi siirtyminen on henkilökunnalle vapaaehtoista. Käytössämme on Populus-palkkajärjestelmää (Logica) - Seutukeskus Oy Häme toimittaa palkkalaskelma-aineiston SecretNettiedonsiirtojärjestelmän avulla välityspalvelun tarjoajan kanssa sovittuun paikkaan, josta välityspalvelun tarjoaja välittää verkkopalkkalaskelmat edelleen esilläpitopalveluun ja paperille tulostettavat palkkalaskelmat palkansaajille postitse - Samassa aineistossa on sekä verkkopalkkalaskelmia että paperille tulostettavia ja kuoritettavia palkkalaskelmia 4
- Aineiston välittäjän tulee voida poimia aineistosta paperille tulostettavat palkkalaskelmat, tulostaa ne ja lähettää palkansaajille Itellan välityksellä kirjeenä - Välityspalvelun tulee pystyä vastaanottamaan tiedostot Populuspalkanlaskentajärjestelmän tuottamassa XML-tiedostomuodossa - Aineistossa mukana palkansaajakohtainen tieto verkkopalkkalaskelman vastaanotto-osoitteesta - Palvelun tarjoaja visualisoi verkkopalkkalaskelman ja tulostettavan palkkalaskelman Populus-palkkajärjestelmän tuottaman palkkalaskelman mukaiseksi. Tavoitteena on yksi peruspalkkalaskelma (lomakepohja), jossa kuitenkin ovat asiakasorganisaatiokohtaiset logot yms tunnistetiedot - Tiedon välityksen ja selailun tulee olla turvallista ja tietosuojattua - Aineiston välittäjän tulee voida vastaanottaa useita toimituseriä vuorokaudessa - Välityspalvelun tulee voida antaa palkkahallintoon kuittaus (pvm ja kappalemäärä) tai muu tarkiste aineiston vastaanottamisesta ja mahdollisesti myös jatkokäsittelystä (esim palkansaajalle lähetetyt kpl) asiakasorganisaatiokohtaisesti eriteltynä - Palkansaajien tiedottamisesta vastaavat Seutukeskus Oy Hämeen asiakasorganisaatiot itse 3. Siirrot Tarjouspyyntö ei sisällä tietoliikenneyhteyksiä ja tiedonsiirtovälineitä. 5