Parikkalan kunta Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kh 12.6.2018 / 96 Voimaan 1.1.2018
2 Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI... 3 1.1. Yleistä... 3 1.2. Asiakirjahallinnon tehtävät ja tavoitteet... 3 1.3. Hyvä tiedonhallintatapa... 3 2. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISAATIO, TEHTÄVÄT JA VASTUUT... 4 2.1. Organisaatio... 4 2.2. Kunnanhallituksen tehtävät ja vastuut... 4 2.3. Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät... 4 2.4. Arkistosihteerin tehtävät... 5 2.5. Lautakunnan/tulosalueen asiakirjahallinnon tehtävät... 5 2.6. Arkistonmuodostajan tehtävät ja vastuut... 5 3. ARKISTONMUODOSTUS... 6 3.1. Arkistonmuodostus-/Tiedonohjaussuunnitelma... 6 4. ARKISTOJEN LUETTELOINTI JA JÄRJESTÄMINEN... 6 4.1. Kirjaaminen ja rekisteröinti... 7 4.2. Asiakirjojen säilytysajat ja -tavat... 7 4.3. Tietosuojaselosteet ja henkilörekisterit... 7 5. ASIAKIRJOJEN SEULONTA JA HÄVITTÄMINEN... 8 6. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON... 8 7. ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU... 8 7.1. Asiakirjojen arkistokelpoisuus... 8 7.2. Arkistotilat... 9 7.3. Asiakirjojen suojelu poikkeusoloissa... 9 8. ASIAKIRJOJEN TIETOPALVELU JA LAINAAMINEN... 9
3 1. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 1.1. Yleistä Toimintaohje ohjaa Parikkalan kunnan asiakirjojen käsittelyä, asiakirjahallintoa ja arkistonhoitoa. Ohjeessa annetaan kunnan toimialoille yhteiset asiakirjahallinnon sekä arkiston järjestämistä ja hoitoa koskevat määräykset. 1.2. Asiakirjahallinnon tehtävät ja tavoitteet 1.3. Hyvä tiedonhallintatapa Parikkalan kunnan asiakirjahallinnon tulee noudattaa arkistolakia, muita voimassa olevia lakeja ja määräyksiä (mm. henkilötietolaki, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, EU:n tietosuoja-asetus), kunnan hallintosääntöä (voimassa 1.5.2018 alkaen), tätä toimintaohjetta sekä muita erillisohjeita. Parikkalan kunnanhallitus on hyväksynyt tämän ohjeen 12.6.2018, ja se tulee voimaan 1.7.2018 alkaen. Tämä toimintaohje kumoaa 1.1.2005 voimaantulleen arkistotoimen toimintaohjeen. en ja liitteiden päivittämisen valmistelee arkistosihteeri. Asiakirja kuuluu kunnan arkistoon, kun se on laadittu tai saapunut kunnan kirjaamoon tai arkistonmuodostajalle. Asiakirjahallinto ohjaa, valvoo ja kehittää asiakirjatietojen tuottamista, käsittelyä, säilyttämistä, hävittämistä ja arkistointia sekä pitää hakumenetelmien avulla asiakirjatiedot helposti saatavilla. Asiakirjahallinto vastaa asiakirjan elinkaaresta alusta loppuun. Se määrittelee säilytysajat ja arkistoinnin sekä huolehtii asiakirjojen käyttöön saattamisesta. Koko henkilöstö osallistuu asiakirjahallintoon ja arkistointiin, koska kaikki käsittelevät työssään asiakirjoja. Asiakirjahallintoa hoidetaan siten, että se tukee arkistonmuodostajan, Parikkalan kunnan, tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista. Asiakirjahallinto varmistaa, että asiakirjat palvelevat myös tutkimuksen tiedonlähteinä. Asiakirjahallinto ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan. Asiakirjahallinto ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen on otettava huomioon tietohallintoa ja tietotekniikan käyttöä suunnittelevissa työryhmissä ja projekteissa. Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että viranomainen huolehtii asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Hyvään tiedonhallintatapaan kuuluvat ajantasaiset arkistonmuodostus-/ tiedonohjaussuunnitelma sekä rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet. Hyvä tiedonhallintatapa tarkoittaa avointa pääsyä julkisiin tietoihin, korkealaatuisen tiedon tuottamista päätöksentekoon, oikeusturvaa ja taloudellisuutta sekä asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyttämistä.
4 2. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISAATIO, TEHTÄVÄT JA VASTUUT 2.1. Organisaatio Arkistolain mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Hallintopalveluiden päätearkistosta käytetään tässä ohjeessa nimeä kunnan keskusarkisto. Keskusarkistosta vastaavana viranhaltijana toimii kunnanhallituksen päätöksen mukaan hallintojohtaja. Vastuu asiakirjahallinnon hoitamisesta ja oman tulosalueen ohjeistojen ylläpidosta ja käyttöön vahvistamisesta kuuluu arkistonmuodostajan viranhaltijoille kohdan 2.6 mukaisesti. Asiakirjahallinnon yleis- ja erillisohjeet valmistelee arkistosihteeri yhteistyössä kunkin tulosalueen kanssa, joita ohjeet koskevat. Ohjeen tarkistaa ja hyväksyy asiakirjahallintoa johtava viranhaltija. Parikkalan kunta on yksi arkistonmuodostaja, jolle muodostuu seuraavien tulosalueiden asiakirjoja/arkistomateriaalia: hallinto- ja tukipalvelut elinvoima- ja elinympäristöpalvelut hyvinvointi- ja sivistyspalvelut rakennusvalvonta 2.2. Kunnanhallituksen tehtävät ja vastuut Kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä sekä hallintosäännön 56.n mukaisesti 1. vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta, 2. määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan, 3. antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan, tulosalueiden sekä tulosalueiden asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä, 4. päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eams, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta) sekä 5. nimeää kunnan arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät, mikäli hallintosäännössä ei ole määrätty rekisterinpitäjää. 2.3. Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija (hallintojohtaja) johtaa hallintosäännön 57 :n mukaisesti kunnanhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä 1. vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta,
5 2.4. Arkistosihteerin tehtävät 2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kunnan tiedonhallintaa, 3. hyväksyy kunnan tiedonohjaussuunnitelman (=arkistonmuodostussuunnitelma), 4. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista, 5. laatii kunnan asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä 6. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta. Arkistosihteeri toimii keskusarkistonhoitajana, jonka tehtäviin kuuluvat kaikki muut arkistointiin liittyvät tehtävät. Tehtäviä ovat mm. arkistonmuodostus-/tiedonohjaussuunnitelman valmistelu hallinto- ja tukipalvelujen osalta keskusarkiston säilytys-, hoito- sekä tietopalvelutehtävät. 2.5. Lautakunnan/tulosalueen asiakirjahallinnon tehtävät Lautakunta/toimiala huolehtii oman tehtäväalueensa asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti sekä nimeää asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt omalla tehtäväalueellaan. 2.6. Arkistonmuodostajan viranhaltijoiden ja työntekijöiden tehtävät ja vastuut Tulosalueen päällikkö huolehtii, että oman tulosalueen arkistonmuodostus-/ tiedonohjaussuunnitelman tiedot ovat ajan tasalla (ylläpito ja noudattaminen), vahvistaa tulosalueensa arkistonmuodostus-/ tiedonohjaussuunnitelmat käyttöön arkistosihteerin tarkastuksen ja asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan hyväksymisen jälkeen sekä päättää toimiyksikkönsä hallussa olevien asiakirjojen lainaamisesta. Tulosalueen arkistovastaava suunnittelee, ohjaa ja valvoo tulosalueensa asiakirjahallintoa sekä laatii ja ylläpitää arkistonmuodostus-/tiedonohjaussuunnitelmaa yhteistyössä arkistosihteerin kanssa, huolehtii tulosalueensa asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta, neuvonnasta ja tietopalveluun liittyvistä tehtävistä sekä muista asiakirjahallintoon liittyvistä asioista yhteistyössä asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan kanssa sekä vastaa oman tulosalueensa asiakirjojen suojelusta kunnan asiakirjojen suojelusuunnitelman mukaisesti. Jokainen viranhaltija, työntekijä ja asiakirjoja käsittelevä vastaa asiakirjoista/tiedoista niin kauan kun ne ovat hänen hallussaan, käsittelee asiakirjoja huolellisesti, on velvollinen noudattamaan arkistonmuodostus-/ tiedonohjaussuunnitelmassa annettuja ohjeita.
6 3. ARKISTONMUODOSTUS 3.1. Arkistonmuodostus-/tiedonohjaussuunnitelma Arkistonmuodostajan on ylläpidettävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen käsittelyn ohjaamista varten arkistonmuodostus-/tiedonohjaussuunnitelmaa. Arkistonmuodostus-/ tiedonohjaussuunnitelma toimii myös ennakkoseulonnan välineenä, kun eri säilytysajan omaavat asiakirjat arkistoidaan eri ryhmiin. Arkistonmuodostus-/tiedonohjaussuunnitelma kattaa kaikki kunnan tulosalueet ja tehtävät sekä kaikki arkistonmuodostajan toiminnassa syntyvät asiakirjat. Asiakirjoja ovat kirjalliset tai kuvalliset esitykset taikka sellaiset sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaadut esitykset, jotka ovat luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Asiakirjoja ovat perinteisten paperiasiakirjojen lisäksi mm. tietojärjestelmissä ja rekistereissä olevat kunnan tehtävien hoidossa käytettävät tiedot. Arkistonmuodostus-/tiedonohjaussuunnitelmasta ilmenee, mitä ja missä muodossa olevia asiakirjoja toimintaprosessien yhteydessä muodostuu, miten, missä ja kuinka kauan niitä säilytetään, asiakirjoista vastuussa olevat viran- ja toimenhaltijat sekä asiakirjojen salassapito ja suojeluluokat. Suunnitelma laaditaan tehtäväluokittain ja kuntien yhteisen tehtäväluokituksen mukaisena, joka myös asianhallintajärjestelmässä. Arkistonmuodostus-/tiedonohjaussuunnitelmaan tehtävät muutokset hyväksyy asiakirjahallintoa johtava viranhaltija. Dynasty-asianhallintajärjestelmä on otettu käyttöön 1.1.2013. Arkistonmuodostussuunnitelmat on tarkoitus kehittää tiedonohjaussuunnitelmiksi, jotka integroidaan Dynastyyn. Tiedonohjaussuunnitelmat ohjaavat asia- ja asiakirjaprosesseja. Tavoitteena on siirtyä kohti sähköistä arkistointia, jonka Dynasty mahdollistaa. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään toistaiseksi paperimuodossa. 4. ARKISTOJEN LUETTELOINTI JA JÄRJESTÄMINEN Luettelointi Pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävistä keskusarkistoon siirrettävistä asiakirjoista ja muista tietoaineistoista laaditaan arkistoluettelot. Arkistoluettelot sisältävät arkistonmuodostussuunnitelman mukaiset asiakirjojen tunnistamisessa ja löytymisessä tarpeelliset tunnistetiedot. Arkistoluetteloon merkitään muun muassa: sarjat ja säilytysyksiköt (sidokset, kotelot tms.) aikarajaukset arkistotunnukset (signum) asiakirjojen mahdollinen alkaminen/jatkuminen muissa sarjoissa salassapito. Arkistoluettelo on aineiston fyysisen hallinnan väline, joka kertoo, mitä aineistoa arkistoon kuuluu ja missä järjestyksessä. Arkistoluettelo pidetään ajan tasalla merkitsemällä siihen vuosittain kertyneet uudet arkistoyksiköt. Arkistoluettelo syntyy tulosalueiden arkistoista siirrettyjen siirtolomakkeiden tietojen pohjalta. Arkistoluettelon laatii arkistosihteeri.
7 Järjestäminen Mikäli arkistonmuodostajalla on epäjärjestykseen joutuneita asiakirjoja, on otettava yhteys arkistosihteeriin 4.1. Kirjaaminen ja rekisteröinti 4.2. Asiakirjojen säilytysajat ja -tavat 4.3. Tietosuojaselosteet ja henkilörekisterit Järjestämätön arkisto tulee seuloa ja palauttaa sen muodostumisvaiheessa voimassa olleen arkistointiohjeen mukaiseen järjestykseen. Jos tällaisesta järjestyksestä ei ole tietoa, aineisto järjestetään asiakirjahallinnon ohjeistuksen mukaisesti. Järjestämisen hoitaa tulosalueen asiakirjahallinnon vastuuhenkilö. Kirjaaminen on kunnalle saapuneiden ja vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäistä rekisteröintiä Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Kirjaaminen on osa arkistonmuodostusta ja perusta hyvälle tiedonhallintatavalle. Asiakirjan saapumisesta, sen aiheuttamista toimenpiteistä ja käsittelyyn liittyvistä päätöksistä tehdään merkinnät asianhallintajärjestelmään. Sähköisessä muodossa olevat asiakirjat kirjataan samoja säännöksiä noudattaen kuin paperiasiakirjat. Parikkalan kunnan kirjaamisohje on Dynasty-asianhallintajärjestelmän toimintatapaohjeessa. Erimuotoisille arkistoaineistoille määritellään arkistonmuodostussuunnitelmassa/tiedonohjaussuunnitelmassa säilytysajat. Säilytysaikoja määriteltäessä on huomioitava Arkistolaitoksen määräykset pysyvästi säilytettävistä tiedoista sekä muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet. Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista päättää arkistonmuodostaja itse. Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon mahdollinen erityislainsäädäntö ja muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet. Säilytysaikaan vaikuttaa myös tiedon säilytystarve arkistonmuodostajan oman toiminnan, oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. Kunnanvaltuuston ja kunnanhallituksen pöytäkirjat sidotaan kirjaksi. Muutoin noudatetaan asiakirjojen kansioinnissa, yhteen Iiittämisessä ja sitomisessa arkistosihteerin antamia ohjeita. Arkistolain mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytystavat. Arkistointi- ja säilytysjärjestys vaihtelee arkistonmuodostajan tehtävän ja säilytettävän tiedon mukaan. Pysyvästi säilytettävien tietojen päällekkäisarkistointia pitää välttää. Pysyvästi säilytettävän asiakirjan arkistoi vain se tulosalue, joka on velvollinen ottamaan asiakirjan talteen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat laaditaan siten, ettei niiden liitteeksi ole tarvetta ottaa määräajan säilytettäviä aineistoja. Parikkalan kunnassa on käytössä erilaisia tietojärjestelmiä ja rekistereitä. Tiedot niistä on koottu luetteloon, jota päivitetään tarvittaessa. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta edellyttää ylläpitämään kuvauksia kunnan tietojärjestelmistä ja niiden julkisista tiedoista. EU:n tietosuoja-asetus edellyttää, että henkilötietoja sisältävistä rekistereistä laaditaan tie-
8 tosuojaseloste. Rekisteriin sisältyvien tietojen käsittelyssä on huomioitava, että ne voivat sisältää arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja. 5. ASIAKIRJOJEN SEULONTA JA HÄVITTÄMINEN Arkistonmuodostus-/tiedonohjaussuunnitelma toimii asiakirjojen seulonta- ja hävittämisohjeena. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat erotellaan selkeästi määräajan kuluttua hävitettävistä asiakirjoista. Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista päättävät arkistonmuodostajan tulosalueet. Asiakirjat hävitetään niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista pidetään hävittämisluetteloa. Hävittäminen tehdään vuosittain, jolloin tarpeeton aineisto ei vie tilaa eikä vaikeuta arkiston käyttöä. Hävittäminen hoidetaan silppuamalla. 6. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON Yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat, joita ei virkatoiminnassa enää tarvita, arkistonmuodostaja siirtää kunnan keskusarkistoon. Tätä uudemmat asiakirjat arkistonmuodostaja säilyttää lähiarkistossaan. Siirroista sovitaan etukäteen kunnan keskusarkiston kanssa. Siirrettävien asiakirjojen tulee olla seulottu arkistonmuodostus-/ tiedonohjaussuunnitelman mukaiseen järjestykseen arkistokelpoisissa kansioissa. Mikäli päätearkistoon tulevat asiakirjat eivät ole asianmukaisessa järjestyksessä, ne palautetaan arkistonmuodostajalle uudelleen järjestettäväksi. Asiakirjoista laaditaan luovutusluettelo, jonka allekirjoittavat ao. tulosalueen arkistovastaava ja arkistosihteeri. Jos arkistonmuodostajan joku tulosalue lakkaa, pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulee järjestää ja siirtää keskusarkistoon. Siirroista sovitaan etukäteen keskusarkiston kanssa. Lakkautetun arkistonmuodostajan arkistosta siirretään käytössä tarvittavat asiakirjat uudelle arkistonmuodostajalle. Arkistonmuodostus-/tiedonohjaussuunnitelmaan merkitään tieto arkistonmuodostajan lakkauttamisesta ja tehtävien siirrosta toiselle arkistonmuodostajalle. 7. ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU 7.1. Asiakirjojen arkistokelpoisuus Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. Asiakirjojen korjaus ja konservointi tulee jättää asiantuntijoiden tehtäväksi. Teippiä, happamia Iiimoja tai muita asiakirjoja vahingoittavia aineita ei saa käyttää. Työpisteissä ja lähiarkistoissa asiakirjat voidaan säilyttää esim. rengaskansioissa. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat arkistoidaan arkistokelpoisiin happovapaisiin kansioihin. Asiakirjoista poistetaan muovitaskut, paperiliittimet, kuminauhat ja tarralaput. Tarvittaessa käytetään vaippalehtiä erottelemaan asiakirjoja.
9 Kansioiden selkiin kiinnitetään nimiöt. Nimiössä on arkistonmuodostajan nimi, arkistotunnus, asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet, joilta asiakirjat ovat, säilytysaika ja tarvittaessa hävitysvuosi. 7.2. Arkistotilat Asiakirjat ja muut tietoaineistot on säilytettävä sellaisissa tiloissa, että asiakirjat ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Tilojen osalta on noudatettava Arkistolaitoksen Arkistotilaohjetta. 7.3. Asiakirjojen suojelu poikkeusoloissa Arkistoa ei saa käyttää sinne kuulumattoman tavaran säilytyspaikkana. Arkistotilojen on oltava lukittuja, valvottuja ja ne on siivottava tarvittaessa. Tiloissa on oltava lämpö- ja kosteusmittari. Lähiarkistojen aineisto säilytetään pääosin lukittavissa kaapeissa. Arkistoaineistolle on laadittava suojelusuunnitelma. Suunnitelman tarkoitus on turvata yksiköiden toiminnan jatkumisen ja tutkimuksen kannalta arvokkaan aineiston säilyminen poikkeusoloissa. Kunkin organisaation tulee määritellä asiakirjojensa suojaamistarve ja ne toimenpiteet, joihin asiakirjojen suojaamiseksi kriisitilanteissa poikkeusoloissa ryhdytään. Suojeluluokat merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan. Aineisto on jaettava kolmeen suojeluluokkaan: 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3. muut asiakirjat. Ensimmäisen ja toisen suojeluluokan aineiston koteloihin (tai muuhun säilytysvälineeseen) tehdään suojeluluokkamerkintä. Mikäli yksikön toimipaikka kriisitilanteessa siirtyy muualle, ensimmäisen luokan asiakirjat seuraavat yksikön mukana. Toisen luokan asiakirjat siirretään työhuoneista päätearkistoon ja tarvittaessa evakuoidaan. Kolmanteen luokkaan kuuluvat asiakirjat sijoitetaan mahdollisimman turvalliseen paikkaan työhuoneissa ja ne jäävät kriisitilanteessa paikoilleen. Kaikkien asiakirjojen tietosuojasta on huolehdittava. 8. ASIAKIRJOJEN TIETOPALVELU JA LAINAAMINEN Arkistotoimen tehtävänä (ArkistoL 7 ) on mm. huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Tietopalvelu sisältää asiakirjojen pitämistä tarvitsijoiden saatavissa, jäljennösten ja todistusten toimittamista niistä sekä julkisten asiakirjojen antamista luettavaksi virastossa. Lisäksi arkiston tulee palvella tutkimuksen lähteenä. Asiakirjahallintoa johtava henkilö ja tulosalueen päälliköt/tulosalueiden arkistovastaavat varmistavat, että jokaisella on oikeus saada tietoja julkisista asiakirjoista. Asiakirjoja annetaan käyttöön tietosuojalainsäädäntö huomioiden. Asiakirjojen salassapito on aina perusteltava. Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään arkistonmuodostus- / tiedonohjaussuunnitelmaan.
10 Asiakirjoja voidaan lainata vain toiselle viranomaiselle taikka arkistolaitokseen tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvallista. Yksityiskäyttöön asiakirjoja ei saa antaa lainaksi, mutta niitä voidaan antaa luettavaksi tai jäljennettäväksi virastossa. Arkiston käyttö tapahtuu arkistosihteerin tai tulosalueen arkistovastaavan valvonnassa. Viranhaltijoilla ja työntekijöillä on oikeus lainata keskusarkistoon siirrettyjä asiakirjoja virkakäyttöön. Lainaaja vastaa lainaksi saamistaan asiakirjoista, kunnes ne on palautettu. Lainatusta asiakirjasta on täytettävä lainauslomake, joka sijoitetaan lainatun asiakirjan kohdalle. Lainauslomakkeessa ilmenee lainattu asiakirja, laina-aika sekä lainaajan nimi. Lainatut asiakirjat merkitään lisäksi lainausluetteloon, joka pidetään keskusarkistossa. Palautetut asiakirjat sijoittaa paikoilleen arkistosihteeri. Lainattua asiakirjaa arkistoon palautettaessa lainauskuitti poistetaan asianomaiselta arkistokohdalta sekä tehdään palautusmerkintä lainausluetteloon. Keskusarkistoon siirretyistä asiakirjoista annettavat viralliset todistukset, otteet, jäljennökset ja selvitykset allekirjoittaa keskusarkistonhoitaja tai hallintojohtaja. Organisaatioyksikön hallussa olevista asiakirjoista annettavat viralliset todistukset, otteet, jäljennökset ja selvitykset antaa arkistonmuodostaja ja ne allekirjoittaa arkistonmuodostajan alainen tulosaluepäällikkö.