Tiedonhallinnan toimintaohje

Transkriptio

1 Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1

2 2 1 Yleistä Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi Arkistotoimen organisointi Arkistotoimen johtaminen Henkilöstön vastuu asiakirjoista Arkistotoimen yhteyshenkilöt Arkistotyöryhmä Arkistonmuodostus Arkistonmuodostuksen menetelmät Asiakirjojen säilytysarvon määritys ja seulonta Säilytysaikojen laskeminen Asiakirjojen säilytystavat ja arkistointi Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti Sähköiset tietoaineistot Tietojärjestelmät Sähköposti Henkilörekisterit ja rekisteriselosteet Arkiston luettelointi ja järjestäminen Asiakirjojen luettelointi Vanhan arkiston järjestäminen Asiakirjojen sidonta ja korjaaminen Asiakirjojen hävittäminen ja käytöstä poistaminen Paperiaineisto Salassa pidettävän aineiston kerääminen hävitettäväksi Sähköinen tietoaineisto Tietojärjestelmät Muut tallennusvälineet Asiakirjojen siirtäminen arkistoon Paperiaineisto Ulkopuolisten luovuttama aineisto Sähköinen toimintaympäristö Asiakirjojen säilytys ja suojelu Asiakirjojen säilytystekniikka ja -välineet Paperiaineisto Sähköinen toimintaympäristö Arkistotilat Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa Arkiston tietopalvelutehtävät Toimintaohjeen soveltaminen, ylläpito ja uusiminen LIITTEET 1 Tietosuojajätteen hävittäminen 2 SÄHKE 2 vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1

3 3 1 YLEISTÄ Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Itä-Savon sairaanhoitopiirin asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Ohje antaa yleisohjeet asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamiseen. Tarkemmalla tasolla asiakirjojen käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla. Näiden ohjeiden lisäksi noudatetaan lainsäädännöstä ja arkistolaitokselta tulevia määräyksiä sekä omia asiakirjojen käsittelyyn liittyviä ohjeita. Arkistolaki (831/1994) sisältää perusmääräykset kunnallisen arkistotoimen järjestämisestä ja arkistonhoidosta. Arkistolaitos ohjaa kuntien ja kuntayhtymien arkistonhoitoa mm. antamalla arkistotointa koskevia määräyksiä ja yleisohjeita. Arkistolain 10 :n mukaan arkistolaitoksella on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada tietoja arkistonmuodostajien arkistotoimesta sekä tarkastaa kuntien ja kuntayhtymien arkistotointa. 2 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT, TAVOITTEET JA ORGANISOINTI Asiakirjoihin liittyvät velvoitteet ja vaatimukset tulevat lainsäädännöstä. Näiden vaatimusten ja velvoitteiden toteutuminen on arkistotoimen vastuulla ja tehtävänä. Arkistotoimen tehtävänä on organisaation toiminnassa syntyvien asiakirjojen säilyttäminen, niiden käytettävyydestä huolehtiminen ja määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen. Arkistotoimea hoidetaan siten, että asiakirjoilla ja tiedoilla tuetaan ja edistetään organisaation päivittäistä toimintaa ja tehtäviä tehostamalla ja parantamalla asiakirjojen ja tietojen hakua, käytettävyyttä, löytymistä ja säilymistä. Yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja saatavuus turvataan, samoin kuin niiden julkisuus ja salassapito lainsäädäntöön perustuen. Arkisto palvelee myös tutkimusta tiedon lähteenä. Näiden tavoitteiden saavuttaminen taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla edellyttää arkistotoimen tarpeiden ja vaatimusten huomioon ottamista asiakirja- ja tietohallinnossa sekä tietojenkäsittelyssä. 2.1 Arkistotoimen organisointi Arkistolaissa tarkoitettu arkistonmuodostaja on Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä. Sairaanhoitopiirin perustehtävänä on edistää alueellaan väestön terveyttä ja järjestää tarpeellinen sairaanhoito ja hoiva. Toiminnan ja tehtävien hoitamisen tuloksena syntyy sekä paperisessa että sähköisessä muodossa olevaa asiakirja-aineistoa, joka muodostaa sairaanhoitopiirin arkiston Arkistotoimen johtaminen Arkistolain 9 :n mukaan arkistotoimen järjestäminen Itä-Savon sairaanhoitopiirissä kuuluu kuntayhtymähallitukselle. Kuntayhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa sairaanhoitopiirin arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistotoimea johtavalta henkilöltä edellytetään arkistotoimen koulutusta ja riittävää käytännön työkokemusta sekä toimivaltaa tehtäviensä hoitamiseen. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä arkistotoimea johtaa arkistopäällikkö. Kuntayhtymähallitus on kokouksessaan nimennyt sairaanhoitopiirin arkistotoimea johtavaksi viranhaltijaksi arkistopäällikkö Sari Hulkkosen ja hänen sijaisekseen tietojärjestelmäsuunnittelija Sirpa Taskisen.

4 4 Sairaanhoitopiirin arkistotoimea johtava henkilö: 1. johtaa, valvoo ja kehittää sairaanhoitopiirin arkistotoimea ja asiakirjahallintoa 2. laatii sairaanhoitopiirin tiedonohjaussuunnitelman ja tiedonhallinnan toimintaohjeen sekä vastaa niihin tulevista muutoksista 3. vastaa asiakirjojen säilyttämisestä ja käytettävyydestä 4. vastaa pysyvästi ja pitkään säilytettävän asiakirja-aineiston vastaanottamisesta ja arkistoimisesta 5. määrää määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä 6. vastaa arkiston tietopalvelusta ja asiakirjojen lainaamisesta 7. ohjeistaa henkilöstöä arkistotoimeen liittyvissä kysymyksissä 8. määrää asiakirjojen säilytysmenetelmistä, -ajoista ja -tiloista 9. vastaa arkistotoimen koulutus- ja tiedotustoiminnasta 10. seuraa arkistoalan yleistä kehitystä ja lainsäädäntöä Henkilöstön vastuu asiakirjoista Jokainen työntekijä vastaa hallussaan olevien paperisten ja sähköisten asiakirjojen säilyttämisestä, käytöstä, hävittämisestä tai arkistoon siirrosta annettujen ohjeiden mukaan. Asiakirjoja on käsiteltävä ja säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. 10 vuotta ja sitä kauemmin säilytettävät, paperimuodossa olevat asiakirjat siirretään yksiköistä arkistoon. Siirrot tehdään arkiston kanssa sopien säännöllisin väliajoin. Arkistossa olevien asiakirjojen säännöllisen seulonnan ja hävittämisen hoitaa arkiston henkilökunta. Alle 10 vuotta säilytettävät asiakirjat säilytetään yksikössä joko työhuoneessa tai käsi- ja lähiarkistossa ja vastuu näiden asiakirjojen seulomisesta ja hävittämisestä annettujen ohjeiden mukaan on yksikön henkilöstöllä. Jokainen työntekijä huolehtii omien henkilökohtaisten muistiinpanojensa, kopioidensa yms. hävittämisestä. Pelkästään sähköisessä muodossa eri tietojärjestelmiin tai tiedostokansioihin verkkolevyille tallennettuja asiakirjoja koskevat samat säilytysaikavelvoitteet kuin paperiasiakirjojakin ja niiden säilyminen tulee varmistaa. Esimies vastaa, että työntekijä, jonka työsuhde päättyy tai joka siirtyy toisiin tehtäviin organisaation sisällä, huolehtii itse hallussaan olevien asiakirjojen järjestämisestä, hävittämisestä ja arkistoon tai seuraajalleen siirtämisestä. Tämä koskee myös sähköisessä muodossa olevia asiakirjoja, jotka on tallennettu sähköpostiin, eri tietojärjestelmiin tai tiedostokansioihin verkkolevyille Arkistotoimen yhteyshenkilöt Organisaatioon luodaan arkistopäällikön johdolla arkistotoimen ja asiakirjahallinnon yhteistyöverkosto nimeämällä eri toimialueille ja tehtäviin arkistotoimen yhteyshenkilöt. Yhteyshenkilö vastaa arkistopäällikön informoinnista tiedonohjaussuunnitelmaan kohdistuvista muutostarpeista ja on tarvittavana linkkinä yhteydenpidossa. Arkistopäällikkö järjestää säännöllisen yhteydenpidon yhteyshenkilöihin.

5 5 2.2 Arkistotyöryhmä Arkistopäällikön esityksestä voidaan nimetä työryhmä ennalta määriteltyä tehtävää varten. Työryhmän kokoonpano voi vaihdella käsiteltävien asioiden mukaan. 3 ARKISTONMUODOSTUS Arkistolain mukaan arkistonmuodostajan on ylläpidettävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvienasiakirjojen säilytysajat ja -tavat sisältävää arkistonmuodostussuunnitelmaa. Itä-Savon sairaanhoitopiirin arkistonmuodostusta eli asiakirjojen liittämistä arkistoon niille kuuluvaan tehtävään ja asiakirjakokonaisuuteen ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla (TOS), joka ohjaa myös asianhallintajärjestelmää ja myöhemmässä vaiheessa Sähke -normit täyttävää tiedonohjausjärjestelmää (TOJ). Tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS) laadittaessa on kartoitettu ja kuvattu organisaation tehtäviä ja niissä syntyviä tietoja ja asiakirjoja sekä niiden käsittelyä mallintamalla prosessit. Samalla on kehitetty ja uudistettu toimintaa ja toimintatapoja. Tiedonohjaussuunnitelmaa hyödynnetään myös mm. tietopalvelussa, perehdyttämisessä ja osana laadunhallintaa. Tiedonohjaussuunnitelman perustana on tehtäväluokitus, joka muodostaa rungon tiedonohjaussuunnitelmalle. Asiakirjat liitetään oikeaan tehtäväluokkaan jolloin ne saavat niille määritellyt käsittelysäännöt esim. säilytysajan. Sairaanhoitopiirin tehtäväluokitus on rakentunut sitä mukaa kuin tehtäviä on kuvattu kuntien yhteisen tehtäväluokituksen pohjalta. Tiedonohjaussuunnitelma ylläpidetään seuraamalla tehtävissä, toimintaprosesseissa tai työmenetelmissä tapahtuvaa kehitystä ja tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä tapahtuneita muutoksia. Esimerkiksi tietojärjestelmän käyttöönottoa suunniteltaessa on huomioitava vaikutukset tiedonohjaussuunnitelmaan. Asiakirjallisen tiedon hallinnalla pyritään sairaanhoitopiirin toimintaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen saatavuuden, käytettävyyden, löytymisen ja säilymisen parantamiseen sekä tarpeettoman aineiston poistamiseen. Tavoitteena on, että asiakirjat ja tiedot tukevat ja edistävät päivittäistä toimintaa ja tehtäviä tehokkaasti ja taloudellisesti. 3.1 Arkistonmuodostuksen menetelmät Asiakirjojen säilytysarvon määritys ja seulonta Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Arkistonmuodostaja määrää muiden kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista ottaen huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Lakiin perustuvalla valtuutuksella ministeriöt tai keskusvirastot voivat antaa erillisiä määräyksiä, joita arkistonmuodostajan on noudatettava. Asiakirjojen säilytysajat merkitään tiedonohjaussuunnitelmaan ja vastuu asiakirjojen säilyttämisestä tarvittavan ja määrätyn ajan on arkistonmuodostajalla. Arkistonmuodostaja arvioi tietojen käyttötarpeen oman toimintansa sekä oman ja asiakkaidensa oikeusturvan kannalta. Tietojen arvonmäärityksen lähtökohtana on erottaa keskeiset, merkitykselliset tiedot vähemmän tärkeistä ja merkityksettömistä tiedoista.

6 6 Asiakirja-aineistojen seulonta edistää niiden käytettävyyttä ja vähentää arkiston säilytys- ja käyttökustannuksia. Seulonta perustuu arvonmääritykselle, jonka avulla aineistojen säilytysajat määritellään Säilytysaikojen laskeminen Tiedonohjaussuunnitelmaan määritellään asiakirjallisten tietojen konkreettiset, vuosissa määritellyt säilytysajat, säilytysajan peruste sekä säilytysajan päättymisen laskentaperuste. Laskentaperusteena on esim. asiakirjan laatimispäivämäärä tai asiakirjan voimassaoloaika. Sähköisessä arkistoinnissa säilytysaika tulee asiakirjan metatiedoksi, kun asiakirja liitetään tehtäväluokkaan Asiakirjojen säilytystavat ja arkistointi Arkistolain mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytys- eli arkistointitavat. Arkistoinnilla tarkoitetaan asiakirjojen liittämistä arkistoon ennalta laaditun tiedonohjaussuunnitelman mukaan. Asiakirja arkistoidaan viimeistään siinä vaiheessa, kun asia, johon asiakirja liittyy, on käsitelty ja valmis. Sähköisellä säilyttämisellä asiakirjat saadaan nopeasti kaikkien tarvitsijoiden saataville ja helposti löydettäviksi. Kaikkea toiminnan tuloksena kertyvää tietoa ei voi säilyttää samalla tavalla saman järjestelmän mukaisesti, vaan arkistointi- ja säilytysjärjestys vaihtelee hoidettavan tehtävän ja säilytettävän tiedon sekä myöhemmän tutkimuskäytön asettamien vaatimusten mukaan. Arkistointia määräävinä tekijöinä toimivat tietoja haettaessa käytettävät hakuperusteet (mm. nimi, päivämäärä, asianumero, asiasisältö), aineistojen säilytysajat ja asiakirjojen julkisuus. Paperiaineiston arkistoinnissa asiakirjat sijoitetaan tiedonohjaussuunnitelman mukaan niille kuuluvaan tehtävään ja asiakirjakokonaisuuteen siten, että asiakirjat erotellaan niiden säilytysajan mukaan (pysyvästi ja eri määräajan säilytettävät asiakirjat erilleen). Tällöin jälkikäteisseulontaa ei tarvitse tehdä ja määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen myöhemmin on helppoa. Sähköisen aineiston arkistoinnissa asiakirjallisen tiedon asiayhteyden määräävät asiakirjaan liitetyt metatiedot. Pysyvästi säilytettävät sähköisessä muodossa olevat asiakirjalliset tiedot tulostetaan paperille, kunnes arkistonmuodostajalla on arkistolaitoksen lupa niiden sähköiseen säilytykseen Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti Kirjaamisella tarkoitetaan niitä merkintöjä, joita tehdään viranomaiselle käsiteltäväksi jätetyistä tai saapuneista asiakirjoista sekä viranomaisen muille lähettämistä asiakirjoista, näiden kulusta sekä eri vaiheissa tehdyistä päätöksistä ja muista toimenpiteistä. Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti eivät ole pakollisia, mutta laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa määrää, että sähköisesti saapuneet asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjaus- ja muista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Terveydenhuollon organisaatiossa asioita kirjataan tehtävästä riippuen eri tietojärjestelmiin. Potilaan hoito ja siihen liittyvät toimenpiteet kirjataan pääsääntöisesti potilastietojärjestelmiin. Hallinnollisten asioiden kirjaamista tehdään mm. asianhallinnan-, henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmiin.

7 7 Ulkoapäin saapuvan postin (kirje- tai kirjaamon sähköposti) kautta tai organisaation sisältä virantai toimenhaltijoilta vireille ja käsiteltäväksi tulevien asioiden kirjaaminen asianhallintajärjestelmään hoidetaan keskitetysti kirjaamossa. Kirjaamo reitittää asiat niitä käsitteleville henkilöille. Paperimuodossa oleva aineisto muutetaan sähköiseen muotoon skannaamalla ja liittämällä asianhallintajärjestelmään. Tiedonohjaussuunnitelmaan on merkitty asianhallintajärjestelmään kirjattavat aineistot. Alkuperäiset asiakirjat säilytetään kirjaamossa. Kirjaamisen avulla voidaan seurata ja valvoa asioiden käsittelyvaiheita aina vireille tulosta lopputoimenpiteisiin asti. Näin pystytään parantamaan ulkoista ja sisäistä asiakaspalvelua ja helpottamaan työntekijöiden päivittäisiä tehtäviä. Kirjaamisella ja rekisteröinnillä on myös oikeudellinen merkitys. Käsittelyn oikeellisuus takaa asiakirjojen eheyden, alkuperäisyyden ja todistusvoimaisuuden. Tietojen saatavuus ja käytettävyys paranee, kun kirjatut asiakirjat ovat helpommin ja nopeammin haettavissa ja löydettävissä. Kirjaamisen ja rekisteröinnin avulla pystytään turvaamaan myös oikeusturvan ja julkisuusperiaatteen toteutuminen. Tähän päästään käyttämällä asianhallintajärjestelmää tehokkaasti paitsi kirjaukseen myös tietojen hakuun. Edellytyksenä on, että asianhallintajärjestelmään on asioita kirjattu kattavasti - mieluummin liikaa kuin liian vähän. Asian kirjaaminen asianhallintajärjestelmään ei edellytä päätöksentekoa tai kokouskäsittelyä ja viranhaltijapäätös ja sopimus liitetään aina siihen liittyvään asian käsittelyyn. Nämä esimerkiksi ovat muutoksia entiseen toimintamalliin, jossa asioita avattiin huomattavasti vähemmän. Asianhallintajärjestelmää on käytettävä varsinkin niissä hallinnollisissa asioissa, joita ei kirjata muihin järjestelmiin ja joissa tieto on oltava toiminnan kannalta helposti löydettävissä ja useamman toimijan käytettävissä. Asianhallintajärjestelmää käyttämällä vähennetään tiedon päällekkäistä tallentamista moneen eri paikkaan. Jos organisaation tehtäviin liittyvä asiakirja saapuu henkilökohtaisessa kirje- tai sähköpostissa, vastaanottajan on liitettävä se jo olemassa olevaan asiaan tai toimitettava se kirjattavaksi. Asiakirjavastuuseen kuuluu myös työntekijän poissaolojen varalta sopia menettelytavat postin ja asioiden käsittelyyn. 3.2 Sähköiset tietoaineistot Arkistolain mukaan asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan asiakirja- ja tietohallinnossa, jolloin tietojärjestelmien suunnittelu on tehtävä yhteistyössä arkistotoimesta vastaavien henkilöiden kanssa. Arkistonmuodostajan tulee huolehtia, että sähköiset aineistot säilyvät käyttökelpoisina tiedonohjaussuunnitelmassa niille vahvistetun määräajan laitteistojen tai ohjelmistojen muutoksista huolimatta Tietojärjestelmät Asiakirjallisten tietojen rekisteröinti dokumentoidaan tiedonohjaussuunnitelmaan merkitsemällä asiakirjojen kohdalle, mihin rekisteriin tai tietojärjestelmään tiedot niistä sisältyvät Sähköposti Asiakirjan virallisuus ei riipu viestintävälineestä ja asiakirjan fyysisestä muodosta. Sähköpostilla vastaanotettu ja lähetetty asiakirja on yhtä virallinen kuin paperiasiakirjakin, kun se liittyy organi-

8 8 saation tehtävien hoitamiseen. Asiakirjat kirjataan ja arkistoidaan aina tiedonohjaussuunnitelman mukaan. Työntekijöiden henkilökohtaisten sähköpostien lisäksi organisaatiolla on kirjaamon sähköposti, johon tulleen sähköpostin käsittelee kirjaamon henkilökunta. Sähköpostitse saapuneen ja lähetetyn asiakirjan tunniste- ja viitetietojen säilyminen on varmistettava. Asiakirja tallennetaan tai tulostetaan paperille käsittelyä ja myöhempää arkistointia varten. Viite- ja tunnistetietojen avulla asiakirja liitetään aikaan, paikkaan ja asiaan. Tarvittavat tunnistetiedot ovat: - asiakirjan laatimis-, lähettämis- ja vastaanottoaika - asiakirjan laatija, lähettäjä ja vastaanottaja - asian otsikko ja mahdollinen diaarinumero. 3.3 Henkilörekisterit ja rekisteriselosteet Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/199) mukaan organisaatiolla tulee olla ajan tasalla olevat luettelot ja kuvaukset pitämistään manuaalisista ja sähköisistä rekistereistä. Henkilötietolaissa (1999/523) henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tai joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti. Ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi niiden käsittelyn tulee olla etukäteen suunniteltua ja perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilörekisteri syntyy jo henkilöiden nimet listaamalla. Listauksen tai luettelon tallennusmuoto tai -paikka (vihko, levyke, muistitikku tai levyasema) tai henkilötunnuksen puuttuminen ei muuta sitä tosiasiaa, että siitä syntyy henkilörekisteri. Rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, joka on pidettävä jokaisen saatavilla. Henkilörekisteri, joka ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen, on hävitettävä, ellei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäväksi tai rekisteriä siirretä henkilötietolain 35 :ssä tarkoitetulla tavalla arkistoon. Itä-Savon sairaanhoitopiirin toiminnassa muodostuvien henkilörekistereiden rekisteriselosteet laatii ja pitää ajan tasalla arkistopäällikkö yhdessä kunkin rekisterin vastuuhenkilön kanssa. Rekisteri- ja informointiselosteet pidetään yleisesti nähtävillä yksiköiden ilmoitustauluilla, asiakastiloissa, intranetissä ja internetissä. Yksikkö huolehtii itse oman tehtäväalueensa asiakasrekisterin rekisteriselosteen asiakkaidensa nähtäville.

9 9 4 ARKISTON LUETTELOINTI JA JÄRJESTÄMINEN 4.1 Asiakirjojen luettelointi Hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen edellyttää tietoa siitä, mitä asiakirja-aineistoja viranomaisella on. Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävästä asiakirja-aineistosta on laadittava vuosittain täydennettävä arkistoluettelo. Luettelosta ilmenee arkistonmuodostajan asiakirja-aineisto, josta se on arkistolain mukaan vastuussa. Muita asiakirjoihin tai niiden hallintaan liittyviä tietoja merkitään luetteloon tarpeen mukaan. Aineiston luettelointi ja kuvailu auttaa arkiston tietopalvelua ja helpottaa asiakirjojen haettavuutta ja käytettävyyttä. Arkistoluettelon sisällysluettelona toimii tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokitus, jonka perusteella asiakirjojen muodostamat arkisto- ja säilytysyksiköt luokitellaan. Sähköisessä toimintaympäristössä asiakirjahallinta perustuu tietojärjestelmän toiminnallisuuksiin. Aineiston hallinta tapahtuu alusta alkaen rekisteröinnin ja tiedonohjaussuunnitelman tehtäväryhmittelyn avulla. 4.2 Vanhan arkiston järjestäminen Tiedonohjaussuunnitelman mukaan muodostunutta arkistoa ei enää erikseen tarvitse järjestää. Vanha, epäjärjestykseen joutunut arkisto saattaa edellyttää järjestämistä ja siihen liittyvää seulomista. Arkistoa järjestettäessä yleisenä periaatteena on, että arkistointivaiheessa muotoutunut järjestys tarkistetaan ja säilytetään. Vanhoja arkistoja järjestettäessä noudatetaan aineiston ajankohtaa koskevia ohjeita ja määräyksiä. 4.3 Asiakirjojen sidonta ja korjaaminen Pysyvästi säilytettävät asiakirjakokonaisuudet esim. pöytäkirjat, voidaan koteloimisen sijaan sitoa kirjoiksi. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat sidotaan lankasidonnalla. Liimasidontaa ei saa käyttää, koska se voi ajan myötä vahingoittaa asiakirjoja. Sairaanhoitopiiri toimittaa sidottavaksi vuosittain kuntayhtymähallituksen ja -valtuuston pöytäkirjat sekä kirjanpitoaineistosta tasekirjan. Vahingoittuneiden asiakirjojen kunnostaminen annetaan arkiston hoidettavaksi. Vahingoittuneiden asiakirjojen käsittelyssä on muistettava, ettei asiakirjoista repeytyneitä paloja irroteta tai hävitetä, eikä asiakirjojen reunoja leikata siistimistarkoituksessa tai käytetä teippejä. 5 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN JA KÄYTÖSTÄ POISTAMINEN Kaikilla asiakirjoilla on säilytysaika. Alkuperäiset asiakirjat hävitetään vuosittain sen jälkeen, kun tiedonohjaussuunnitelmassa vahvistettu säilytysaika on täyttynyt. Asiakirjoja ei saa hävittää ennen säilytysajan päättymistä eikä niitä saa tarpeettomasti säilyttää säilytysajan päätyttyä. Määräys koskee sekä paperisessa että sähköisessä muodossa olevia asiakirjallisia tietoaineistoja. Asiakirjojen väliaikaistiedostot sekä tarpeettomat, työkappaleiksi tarkoitetut asiakirjakopiot hävitetään välittömästi käyttötarpeen päätyttyä. Asiakirjojen hävittämistä ohjeistaa ja valvoo arkistopäällikkö tai henkilö, jonka vastuulle tehtävä on annettu.

10 Paperiaineisto Pysyvästi ja määräajan säilytettävät paperiasiakirjat työntekijä tai yksikkö erottelee niiden tehtävän ja säilytysajan mukaan jo arkistointivaiheessa tiedonohjaussuunnitelman pohjalta, jolloin jälkikäteisseulontaa ei tarvitse tehdä. Tämä tarkoittaa käytännössä, että samaan mappiin ei sijoiteta eri säilytysajan asiakirjoja. Työyksikön henkilökunta tai työntekijä hävittää vuosittain omat asiakirjansa säilytysaikavelvoitteen umpeuduttua. Arkiston henkilökunta hävittää arkistossa olevat asiakirjat. Seulonnassa arkistoitavien asiakirjojen joukosta hävitetään asiakirjojen ylimääräiset, turhat tai omaan käyttöön otetut tulosteet ja kopiot sekä muistiinpanot tai muut vähämerkitykselliset asiakirjat. Asiakirjoista poistetaan ylimääräiset materiaalit, kuten muovitaskut, klemmarit, kalvot ja kuminauhat. Hävittämisen yhteydessä asiakirjat lajitellaan paperinkeräykseen ja tietosuojapaperijätteeseen. Kymmenen (10) vuotta ja sitä kauemmin määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä tehdään hävitysluettelo. Hävitysluettelossa mainitaan hävittämistapa, määrä, aikaväli ja hävittämisen tekijä, joka laatii ja allekirjoittaa hävitysluettelon. Täytetty hävitysluettelo toimitetaan arkistopäällikölle. Hävitettävien asiakirjojen määrä (hyllymetreissä) tilastoidaan vuosittain ja on arkiston toiminnan mittari Salassa pidettävän aineiston kerääminen hävitettäväksi Tietosuojajätettä on kaikki salassa pidettävä, luottamuksellinen ja asiakkaiden, potilaiden tai työntekijöiden henkilötietoja sisältämä jäte. Tietosuojajätettä syntyy paperisena (tulosteet, listaukset, raportit, muistiinpanot), muovisena (esityskalvot ja muovitaskut), filmijätteenä (röntgenkuvat), sähköisinä tallenteina (disketit, cd-levyt ym.), tarroina (lääke- ja veripussit, koeputket). Tietosuojajätteen käsittelyn kaikissa vaiheissa on turvattava tietosuojan säilyminen. Paperinen tietosuojajäte kerätään työpisteissä keräilyastioihin. Osassa yksiköistä tietosuojajäte hävitetään suoraan silppuamalla. Tietosuojajäteohjeessa on tarkemmin kuvattu ja ohjeistettu erityyppisen tietosuojajätteen keräily ja käsittely. Ohje liitteenä (liite 1). Hävitettäessä suurempia kertamääriä minkä tyyppistä tietosuojajätettä tahansa yksiköiden lähiarkistoista, sovitaan järjestely erikseen arkistopäällikön kanssa. Tietosuojajätteen hävittää lopullisesti sertifioitu ulkopuolinen toimija kirjallisen sopimuksen mukaan. 5.2 Sähköinen tietoaineisto Tietojärjestelmät Sähköisessä toimintaympäristössä tietojärjestelmiltä edellytetään hävitystoiminnallisuutta, joka mahdollistaa määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittämisen järjestelmästä luotettavasti niiden säilytysaikojen umpeuduttua. Hävitysesityksen laatiminen Hävitysesityksen laatija tekee tietojärjestelmään kyselyn hävittämiskriteerit täyttävistä asiakirjallisista tiedoista, joista muodostuu hävitysesitys. Hävitysesitys tallennetaan tietojärjestelmään asiakirja-

11 11 na. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä hävitysesityksen laatii tehtävään nimetty tietojärjestelmäsuunnittelija ja hävitysesitys tehdään neljä kertaa vuodessa. Hävitysesityksen käsittelystä tallentuvat kaikki käsittelyvaiheet ja metatiedot SÄHKE2-vaatimusten mukaisesti tietojärjestelmään, jossa hävitysesitys tehdään. Hävitysesityksestä tallentuvat siten sen päivämäärä, laatija, hyväksyjä, hyväksynnän päivämäärä sekä lopullisen hävittämisen suorittaja ja hävittämisen päivämäärä. SÄHKE2- hävitysesityksen tietosisältö liitteenä (liite 2). Hävitysesityksen muuttaminen Tietojärjestelmän tuottaman hävitysesityksen sisältöön ei voi tehdä muutoksia. Jos esitykseen on kuitenkin tarpeellista tehdä muutoksia, pyydetään järjestelmältä uusi hävitysesitys. Tätä ennen on tehtävä tarvittavat muutokset operatiiviseen tietojärjestelmään sisältyvien asiakirjallisten tietojen säilytysaikoihin (esim. jos joidenkin tietojen säilytysaikoja on tapauskohtaisesti pidennettävä). Vasta tämän jälkeen tietojärjestelmään voidaan tehdä uusi kysely hävittämiskriteerit täyttävistä asiakirjoista eli tuottaa uusi hävitysesitys. Hävitysesityksen hyväksyminen Kun hävitysesitys on valmis hyväksyttäväksi, lähettää esityksen laatija sen hyväksyttäväksi. Itä- Savon sairaanhoitopiirissä hyväksyjä on arkistopäällikkö. Hyväksyjä tarkastaa hävitysesityksen tietosisällön ja hyväksyy sen järjestelmässä. Hyväksymisprosessi tallentuu tietojärjestelmään hävitysesityksen yhteyteen. Hävitysesityksen laatijalla ja hyväksyjällä tulee olla käyttöoikeudet kaikkiin esitykseen sisältyviin tietoihin (ml. salassa pidettävät tiedot). Hävittäminen Hävitysesityksen hyväksynnän jälkeen esitystä ei voi enää poistaa järjestelmästä. Hävitysesityksen laatijan tulee suorittaa tietojen varsinainen hävittäminen järjestelmässä mahdollisimman pian esityksen hyväksynnän jälkeen. Jos asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin sisältyy pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, säilyttää järjestelmä pysyvästi kaikki asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin metatiedot, pysyvästi säilytettävät asiakirjat metatietoineen sekä kaikki toimenpiteet. Asiakirjan metatiedot hävitetään yhdessä asiakirjan kanssa. Hävitetyn asiakirjan metatiedot on korvattu merkinnällä: asiakirja hävitetty pp.kk.vvvv. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi, joka sisältää vain määräajan säilytettäviä asiakirjoja, hävitetään koko asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi, toimenpiteet ja asiakirjat metatietoineen Muut tallennusvälineet Kovalevylle, levykkeelle, muistitikulle, verkon palvelimelle yhteis- tai henkilökohtaisiin hakemistoihin tai sähköpostiin tallennettujen tietojen poistamisesta vastaa työntekijä itse tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Omillakin asiakirjoilla on säilytysaika. Vanhentuneet tai merkityksettömät tietoaineistot poistetaan heti, kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi. 6 ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN ARKISTOON Asiakirjat ja asiakirjallinen tieto siirretään arkistoon arkistointikunnossa, kun niitä ei enää tarvita jokapäiväisessä toiminnassa. Arkistossa asiakirjojen ja tietojen säilyminen on keskitettyä ja turvattua.

12 Paperiaineisto Arkistoon siirretään pysyvästi ja 10 vuotta tai sitä kauemmin säilytettävät asiakirjat tiedonohjaussuunnitelman mukaan seulottuina ja järjestettyinä. Työntekijät, joiden hallussa asiakirjat ovat niiden käyttö- ja aktiivivaiheen ajan, luovuttavat ne arkistoon tiedonohjaussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä seulottuna. Arkistoon siirtämisestä sovitaan arkistopäällikön tai hänen sijaisensa kautta. Asiakirjat laitetaan ennen arkistoon luovuttamista ja siirtämistä asianmukaisiin arkistokoteloihin tai muihin säilytysvälineisiin ja sellaiseen järjestykseen, että ne ovat helposti ja nopeasti myöhemmin löydettävissä. Arkistokoteloon tai muuhun säilytysvälineeseen merkitään tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokka, asiakirjakokonaisuuden nimi ja ajanjakso, jolta asiakirjat ovat. Arkisto vastaanottaa aineiston, tekee sille tarvittavat lisätoimenpiteet ja sijoittaa sen arkistoon sille kuuluvaan paikkaan Ulkopuolisten luovuttama aineisto Kansanterveyslaki velvoittaa terveyskeskuksen vastaanottamaan toimialueellaan toimintansa lopettaneiden lääkärin- tai hammaslääkärintointa yksityisesti harjoittaneiden tai yksityisten sairaanhoito- tai tutkimuslaitosten aineistot erillisarkistona hoidettavaksi. Nykyisin sairaanhoitopiiri hoitaa myös perusterveydenhuollon (terveyskeskuksen) arkiston ja ottaa vastaan tätä aineistoa. Tarvittaessa sairaanhoitopiiri voi sopimuksesta ottaa vastaan myös muualta aineistoa. Ulkopuolisen aineiston vastaanottamisesta on aina ensin sovittava arkistopäällikön kanssa. Aineisto on oltava arkistokunnossa ja luetteloitu. Aineistosta on oltava luovutusluettelo, jossa on yksilöitävä kenen aineisto on ollut, miltä ajalta se on ja mitä se sisältää. Aineiston luovuttaja ja vastaanottaja allekirjoittavat luovutusluettelon, joka toimitetaan arkistopäällikölle. 6.2 Sähköinen toimintaympäristö Sähköinen arkisto on ajankohtainen kun asiakirjat ja tiedot alkavat olla vain sähköisessä muodossa. Sähköisessä arkistossa tiedot ovat koottuna yhdessä paikassa ja niitä voi selata fyysisesti useasta eri paikasta käsin. Tiedot ovat myös aina luokiteltu ja nopeasti haettavissa. Sähköisessä arkistossa asiakirjat säilytetään tietyissä tiedostomuodoissa mm. XML, TIFF tai PDF. Tarvittaessa sähköiseen arkistoon siirrettävät asiakirjat muunnetaan tarvittavaan muotoon. Sähköisessä arkistossa voi olla asiakirjojen lisäksi myös muuta sähköisessä muodossa olevaa tietoa. Sähköistä arkistoa ohjaa sähköinen tiedonohjaussuunnitelma, joka hyödyntää metatietoja. Sähköisessä arkistossa aineiston käsittely on automaattista. Arkistojärjestelmä konvertoi vanhentuneet tiedostot uudempaan formaattiin käytettävyyden takaamiseksi. Tiedostot voidaan siirtää sähköiseen arkistoon heti niiden valmistuttua tai voidaan tehdä isoja siirtoja, joissa esim. lakkautuneen potilastietokannan kaikki tiedot siirretään sähköiseen arkistoon kertasiirtona. Asiakirjallisen aineiston pysyvään säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa tarvitaan arkistolaitoksen lupa. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat tulostetaan toistaiseksi paperille ja siirretään arkistoon paperimuodossa olevan aineiston tavoin. Arkisto tulostaa keskitetysti pysyvästi säilytettävät potilasasiakirjat erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmästä. Muut pysyvästi säilytettävät sähköiset asiakirjat tulostetaan paperille tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

13 13 Sairaanhoitopiirissä on aloitettu sähköisen arkiston käyttöönottoa. Käytössä on arkisto, johon on siirretty lakkautuneen potilasjärjestelmän tietokannan arkistomuoto ja testattu sähköistä allekirjoitusta. Arkiston käyttö ei kuitenkaan ole vielä määrätietoista ja kokonaisvaltaista eikä lopullista valintaa sähköisen arkiston toimittajasta ole tehty. Sähköisen arkiston käyttöönotto on sairaanhoitopiirissä kuitenkin ajankohtaista, sillä yhä suurempi määrä asiakirjoista ja tiedoista on jo nyt pelkästään sähköisessä muodossa. Myös kansalliseen sähköiseen terveydenhuollon arkistoon, earkistoon liittyminen lähestyy ja tulee muuttamaan organisaation toimintamalleja. 7 ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU Arkistolain mukaan asiakirjat on säilytettävä turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos määrää. Arkistolaitos on antanut ohjeen asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa (62/40/2003). Ohjeen tarkoituksena on turvata organisaation toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömien sekä tutkimuksellisista, oikeudellisista tai taloudellisista syistä suojeltavien asiakirjojen ja tietojen säilyminen ja käytettävyys poikkeusoloissa. Ohjeessa asiakirjoilla tarkoitetaan kaikkia paperi- ja sähköisessä muodossa olevia asiakirjallisia tietoaineistoja. Arkistolain mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Hankinnoista vastaavien henkilöiden tulee ottaa huomioon sekä materiaalien että laitteiden arkistokelpoisuusvaatimukset jo niiden hankintavaiheessa. Arkistopäällikkö huolehtii asiakirjojen arkistokelpoisuudesta annettujen ohjeiden noudattamisesta. 7.1 Asiakirjojen säilytystekniikka ja -välineet Arkistolaitos antaa vuosittain luettelon niistä materiaaleista ja menetelmistä, joiden on todettu soveltuvan pysyvästi säilytettävän asiakirjan valmistamiseen. Luettelo arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä löytyy arkistolaitoksen sivuilta Paperiaineisto Paperimuodossa oleva, pysyvästi säilytettävä asiakirja laaditaan arkistokelpoiselle paperille arkistokelpoista kirjoitusvälinettä tai arkistointikelpoista tulostus- tai kopiointimenetelmää käyttäen. Näin menetellään myös määräajan säilytettävien asiakirjojen osalta. Pysyvästi tai pitkään (10 vuotta tai kauemmin) säilytettävät asiakirjat sijoitetaan ennen arkistoon siirtämistä tilaa säästäviin ja kulumiselta suojaaviin arkistokoteloihin tai säilytysvälineisiin. Arkistokotelot on pakattava riittävän täyteen hukkatilan ja asiakirjojen taipumisen välttämiseksi. Ohuet asiakirjaniput voidaan nitoa arkistokelpoisilla niiteillä. Irtoliittimiä, klemmareita, kumilenkkejä ja muovitaskuja ei saa jättää pysyvästi ja pitkään säilytettäviin asiakirjoihin. Työhuoneissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai muissa helppokäyttöisissä säilytysvälineissä. Kartat ja piirustukset säilytetään laatikostoissa tai rullissa Sähköinen toimintaympäristö

14 14 Asiakirjallisen aineiston pysyvään säilyttämiseen sähköisessä muodossa tarvitaan arkistolaitoksen lupa. Arkistointikelpoiset tiedostomuodot esitetään arkistolaitoksen määräyksessä Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa (KA 1486/2005) sekä Sähke-määrityksissä. Määräaikaisesti säilytettävä sähköinen tietoaineisto on Itä-Savon sairaanhoitopiirissä operatiivisissa järjestelmissä (esimerkiksi potilastietojärjestelmät) ja verkkolevyillä. Tiedon säilyminen niissä on turvattu säännöllisillä varmistuksilla, versioinneilla ja riittävillä tietoliikenneyhteyksillä. Tarkemmin tietojen säilymisen ja käytettävyyden suojaaminen on kuvattu sairaanhoitopiirin tietoturvapolitiikassa ja -suunnitelmassa. Tietoturvapolitiikka on kaikkien luettavissa, tietoturvasuunnitelma on tarkoitettu vain tietoturvan toteuttajille. Tietojen tallennus- ja siirtovälineistä kiintolevyt, muistitikut, cd-levyt eivät sovellu tiedon pitkäaikaiseen säilyttämiseen. 7.2 Arkistotilat Arkistotilojen rakentamisessa sekä peruskorjaus- ja muutostöissä noudatetaan arkistolain perusteella arkistolaitoksen antamaa määräystä ja ohjeita arkistotiloista (KA 1386/40/2007). Arkisto- tai asiakirjamateriaalin säilytystiloihin kohdistuvissa rakennus- ja muutostöissä otetaan yhteyttä arkistopäällikköön jo suunnitteluvaiheessa. Arkistotilat ovat vain asiakirjojen säilyttämiseen tarkoitettuja tiloja, joita ei saa käyttää arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana ja arkistotiloihin ulkopuolisilta on pääsy kielletty. Sairaanhoitopiirissä tämä ei toteudu ja vain osa sairaanhoitopiirin arkistotiloista on kulunvalvonnan piirissä. Arkistotilat on siivottava säännöllisesti ja pidettävä siistinä. Sairaanhoitopiirissä arkistotilojen puhtaanapito on määritelty arkistotilojen siivoussuunnitelmassa. Muissa asiakirja-aineistoa säilytettävissä tiloissa tulee tietoturvasta ja -suojasta huolehtia muulla tavoin. 7.3 Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa Arkistotoimen tehtävänä on suunnitella asiakirjojensa suojaamistarve ja toimenpiteet niiden suojaamiseksi kriisitilanteissa ja poikkeusoloissa. Toimenpiteet ovat jatkoa päivittäisessä työssä noudatettavalle tietoturvallisuuden periaatteelle, jonka mukaan tietojen ja järjestelmien tulee olla asianmukaisesti suojattu sekä normaali- että poikkeusoloissa. Poikkeusolojen varalta organisaation toiminnassa tarvittava aineisto jaetaan käyttötarve- ja turvallisuusnäkökohdat huomioiden kolmeen suojeluluokkaan: 1) toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2) tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3) muut asiakirjat. Sairaanhoitopiirin toiminnassa paperisten asiakirjojen suojaaminen turvataan siten, että pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat siirretään vuosittain niiden aktiivikäytön loputtua arkistotiloihin. Tärkeät tietojärjestelmät suojellaan kokonaisuutena järjestelmän toiminnallisuudet mukaan lukien valtiovarainministeriön antamien turvallisuussuositusten (VAHTI) mukaan.

15 15 Suojelu- ja tietoturvaluokitus sisältyy tiedonohjaussuunnitelmaan. Mahdollista erillistä asiakirjojen suojelusuunnitelmaa laadittaessa on otettava huomioon muut organisaation tietoturvallisuus-, pelastus- ja valmiussuunnitelmat. 8 ARKISTON TIETOPALVELUTEHTÄVÄT Arkistolain mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Asiakkaat voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Arkiston tulee palvella myös tutkimusta tiedon lähteenä. Asiakirjojen julkisuudesta on säädetty julkisuuslaissa (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999). Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei laissa toisin määrätä. Kaikki sellaiset asiakirjat, jotka ovat julkisia, tulee hyvään tiedonhallintatapaan perustuen olla asianmukaisesti kaikkien saatavilla ja käytettävissä. Jos halutaan pitää tieto salassa, on salassapidosta oltava säädös olemassa. Asiakirjan salassapitotarve on arvioitava jo asiakirjan laatimisen yhteydessä. Salassa pidettävien asiakirjojen käyttö rajataan ja suojataan käyttöoikeuksilla. Aineistoa käsiteltäessä on määriteltävä, kuka saa käyttää aineistoa ja mitä vaatimuksia asetetaan sen vastaanotolle, luovutukselle sekä käytölle esim. kopioimiselle, tulostamiselle sekä siirrolle ja säilytykselle. Arkiston käyttö tapahtuu vain arkiston valvonnassa. Arkistossa olevien asiakirjojen lainaamisesta, tietojen antamisesta ja palauttamisesta huolehtii arkiston henkilökunta lakia ja ohjeita noudattaen. Arkiston henkilökunta tekee asiakirjojen lainaamisesta lainausmerkinnät. Lainaaja vastaa asiakirjoista siihen saakka, kunnes ne on palautettu arkistoon. Muualla kuin arkistossa olevien tietojen antamisesta tai luovuttamisesta päättää se viran- tai toimenhaltija, jonka hallussa asiakirja on tai joka on kyseisen henkilörekisterin vastuuhenkilö. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä ei peritä maksuja arkiston antamasta tietopalvelusta. 9 TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN, YLLÄPITO JA UUSIMINEN Tiedonhallinnan toimintaohjetta ja tiedonohjaussuunnitelmaa noudatetaan takautuvasti (Sosterin perustaminen) alkaen muodostuneeseen arkistoaineistoon. Ennen syntyneisiin asiakirjoihin noudatetaan soveltuvin osin lakkautettujen perusterveydenhuollon kuntayhtymien ohjeita ja ennen laadittuja erikoissairaanhoidon ja sosiaalihuollon arkistotoimen ohjeita. Tiedonhallinnan toimintaohjeen hyväksyy Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymähallitus. Tiedonohjaussuunnitelman runkona oleva tehtäväluokitus on hyväksytty kuntayhtymähallituksessa (Kyh ). Tiedonhallinnan toimintaohjeen, tehtäväluokituksen ja tiedonohjaussuunnitelman soveltamisesta, ylläpitämisestä ja muuttamisesta vastaa ja muutokset hyväksyy arkistopäällikkö.

16 2. TIETOSUOJAJÄTE Jätteen kuvaus Tietosuojajätettä on kaikki salassapidettävä, luottamuksellinen ja asiakkaiden/potilaiden tai työntekijöiden henkilötietoja sisältämä jäte. Tietosuojajätteen käsittelyn kaikissa vaiheissa on turvattava tietosuojan säilyminen. Tietosuojajäte kerätään keräilyastioihin mahdollisimman pian ja keräilyastiat sijoitetaan valvottuihin tai suojattuihin tiloihin. Tietosuojajätettä syntyy mm. paperisena; tulosteet, listaukset, raportit, muistiinpanot muovisena; esityskalvot ja muovitaskut filmijätteenä; röntgenkuvat sähköisinä tallenteina; disketit, cd-levyt ym. tarroina; lääke- ja veripussit, koeputket 2.1 Tietosuojapaperi Keräys Tietosuojapaperi kerätään yksikössä päivän/viikon ajan esim. erilliseen lokerikkoon. Pöydänaluspahvilaatikoita ei enää käytetä. Papereita ei rypistetä eikä taiteta. Paperin joukkoon ei laiteta sinne kuulumatonta materiaalia esim. muovitaskuja tai kalvoja. Paperit viedään mieluiten päivittäin lähimpään lukittuun keräysastiaan. Jos yksikössä on oma silppuri, tietosuojapaperit silputaan heti käytön jälkeen. Silppu toimitetaan paperinkeräysastiaan. Kuljetus ja käsittely Tietosuojapaperin keräilyastiat tyhjennetään säännöllisin väliajoin tai tarvittaessa. Tietosuojajäte varastoidaan kiinteistöllä tarkoitusta varten varattuun tilaan lukollisiin astioihin, jotka palveluntuottaja kuljettaa jätteen käsittelyyn. Astian täyttymisestä ilmoitetaan sairaalassa neuvonnan vahtimestarille ja muissa toimipisteessä paikalliselle Sosterin huoltomiehelle, joka tilaa astian tyhjennyksen. 2.2 Muovijäte Keräys Muovijäte, jossa on potilastietoja, kerätään yksikössä pahvilaatikkoon tai kirjekuoreen (määrästä riippuen). Laatikkoon tai kirjekuoreen merkitään muovijäte. Kuljetus ja käsittely Muovijätelaatikon täytyttyä toimipisteessä, se annetaan kuljetuspalvelulle (Sosterin autonkuljettaja tai kuljetusliike Mustapää) keskitettyyn keräyspisteeseen toimitettavaksi. Sairaalassa huoltohenkilöstö hakee pyydettäessä laatikon. Keräyspisteessä muovijäte varastoidaan suljettuun astiaan, jonka palveluntuottaja kuljettaa jätteen käsittelyyn. Pienet määrät muovijätettä voidaan lähettää suljetussa kirjekuoressa sisäisessä postissa keskussairaalan potilasarkistoon. Kirjekuoreen laitetaan merkintä muovijäte.

17 2.3 Filmijäte Keräys Filmijäte kerätään yksikössä merkinnällä filmijäte varustettuun pahvilaatikkoon. Kuljetus ja käsittely Filmijätelaatikon täytyttyä toimipisteessä, se annetaan kuljetuspalvelulle (Sosterin autonkuljettaja tai kuljetusliike Mustapää) keskitettyyn keräyspisteeseen toimitettavaksi. Sairaalassa huoltohenkilöstö hakee pyydettäessä laatikon. Keräyspisteessä filmijäte varastoidaan lukolliseen astiaan, jonka palveluntuottaja kuljettaa jätteen käsittelyyn. 2.4 Disketit ja cd-levyt Keräys Hävitettävät disketit ja cd-levyt lähetetään sitä mukaa suljetussa kirjekuoressa sisäisessä postissa keskussairaalan potilasarkistoon. Kirjekuoreen laitetaan merkintä hävitettävä jäte.

18 Kuljetus ja käsittely Diskettien ja cd-levyjen keräyksen hoitaa keskitetysti keskussairaalan potilasarkisto, joka toimittaa jätteen laitetoimittajalle (Fujitsu). 2.4 Hävitettävät tietokoneet ja niiden komponentit Keräys Hävitettävät tietokoneet ja niiden komponentit kerää laitetoimittaja (Fujitsu). Kuljetus ja käsittely Fujitsu huolehtii koneiden ja komponenttien jatkokäsittelystä. Hävitettäessä suurempia kertamääriä minkä tyyppistä tietosuojajätettä tahansa yksiköiden lähiarkistoista, sovitaan järjestely erikseen arkistopäällikön kanssa.

19 (9) AL 9815/ /2008 SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys AL 9815/ /2008 Ohje AL 9815/ /2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin sisältyvien määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittämisestä. Määräys/ohje täydentää voimaan tullutta arkistolaitoksen SÄHKE2-määräystä Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. Säännös, johon toimivalta määräyksen antamiseen perustuu Kohderyhmä Voimassaoloaika Arkistolaki (831/1994) 16 Määräys arkistolain (831/1994) 1 :n 1 momentin 1 kohdan tarkoittamille arkistonmuodostajille. Ohje arkistolain (831/1994) 1 :n 1 momentin kohtien 2-6 tarkoittamille arkistonmuodostajille

20 (9) AL 9815/ /2008 Sisällysluettelo 1. Johdanto Käytetyt termit Hävittämisprosessi...4 Hävitysesityksen laatiminen...4 Hävitysesityksen hyväksyminen...5 Muutosten tekeminen hävitysesitykseen...5 Hävittäminen asianhallinta-/asiankäsittely- tai dokumentinhallintajärjestelmissä ja muissa operatiivisissa tietojärjestelmissä Hävitysesitykseen ohjautuvat metatiedot...6