Tornion kaupunki Tiedonhallinnan toimintaohje
|
|
- Elisabet Sariola
- 5 vuotta sitten
- Katselukertoja:
Transkriptio
1 Tornion kaupunki Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty kaupunginhallituksessa (päivämäärä)
2 SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen 3 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi ja vastuuhenkilöt 5 3. ARKISTONMUODOSTUS Arkistonmuodostaja Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja tavoite Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus Asiakirjatietojen käsittelyohje Asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta Säilytysaikojen laskeminen Kirjaaminen ja rekisteröinti Sähköinen tietoaineisto Arkistointi Tietoturva ja tietosuoja Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet ORGANISAATIO JA MUUTOSTILANTEET ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN SALASSA PIDETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON ARKISTOTILAT ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU ASIAKIRJOJEN SUOJELU POIKKEUKSELLISISSA OLOISSA 21 2
3 11. TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN, YLLÄPITO JA UUSIMINEN 22 TIETOLÄHTEET 23 LIITTEET 26 3
4 1. JOHDANTO 1.1. Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen Tämä ohje toimii Tornion kaupungin tiedonhallinnan toimintaohjeena. Ohje sisältää asiakirjojen käsittelyä, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa koskevat käytännön ohjeet. Asiakirjahallintoon kuuluvat paperisten asiakirjojen lisäksi sähköiset tiedostot. Toimintaohje sisältää yleisohjeiden lisäksi määräyksiä, jotka perustuvat arkistolainsäädäntöön ja Kansallisarkiston valtuuksiin määrätä ja ohjeistaa kunnallista asiakirjahallintoa ja arkistotointa. Kansallisarkisto päättää mitkä asiakirjat tai mitkä niihin sisältyvät tiedot tulee säilyttää pysyvästi päättää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen laatimisessa ja tallentamisessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä antaa määräykset ja ohjeet arkistotiloista, joissa säilytetään pysyvän säilytysajan omaavia asiakirjoja määrää pysyvään säilytykseen määräämiensä ja sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä Tämän ohjeen lisäksi asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoon voidaan antaa tätä ohjetta täydentäviä yksikkökohtaisia tai yleisiä ohjeita. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoa ohjaavat arkistolaki (831/1994) ja sitä koskeva muutos (1146/2016) henkilötietolaki (523/1999) laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) laki sähköisestä asioinnista viranomaisessa (13/2003) 4
5 hallintolaki 434/2003 Kansallisarkiston antamat määräykset ja ohjeet muut mahdolliset hallinnonalakohtaiset säädökset kaupungin omat säännöt ja ohjeet Tämä toimintaohje koskee myös Tornion kaupungin sataprosenttisesti omistavia tytäryhtiöitä (liite 1). Ohje koskee soveltuvin osin myös muita kaupungin tytär- ja osakkuusyhtiöitä. Tornion kaupungin tytäryhtiöiden asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoa ohjeistetaan tarkemmin kaupungin konserniohjeessa. 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Asiakirjahallinto ja arkistotoimi liittyvät läheisesti toisiinsa ja ovat osittain samansisältöisiä toimintoja. Arkistotoimen piiriin kuuluvat kaikki asiakirjojen käsittelyvaiheet niiden saapumisesta ja rekisteröinnistä seulontaan tai pysyvään säilyttämiseen. Arkistotoimen tehtävä on varmistaa asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys koko tiedon elinkaaren ajan huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, tietosuojasta ja tietoturvasta kaikissa oloissa Arkistotoimen tehtävät toteutetaan kirjaamisen tai muun rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen ja luetteloinnin avulla sekä toimittamalla pysyvästi säilytettävä aineisto arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti kaupungin keskusarkistoon (päätearkisto) säilytettäväksi. Asiakirjojen säilyvyys varmistetaan laatimalla asiakirjat arkistokelpoisia menetelmiä käyttäen huomioimalla, että asiakirjojen säilytystilat ovat asianmukaiset 5
6 Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja otetaan huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu asiakirjat palvelevat tutkimusta tiedon lähteinä Arkistotoimen ja sen myötä pysyvän säilytyksen vaatimukset tulee huomioida Tornion kaupungin asiakirjahallinnon lisäksi myös kaupungin tietohallinnossa (IT-palvelut). Tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa ja niiden hankintoja tehtäessä kuullaan tarvittaessa arkistosihteeriä ja palvelualuekohtaisissa hankinnoissa tarvittaessa myös niiden arkistovastaavia Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi ja vastuuhenkilöt Kaupunginhallitus vastaa kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista. Kaupunginhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Tähän tehtävään Tornion kaupunginhallitus on määrännyt arkistosihteerin. Arkistosihteeri raportoi vuosittain kaupunginhallitukselle edellisen vuoden asiakirjahallinnon ja arkistototoimen alaan kuuluvasta toiminnasta ja mahdollisista kehittämistarpeista. Kaupunginhallitus hyväksyy kaupungin organisaatiolle tiedonhallinnan toimintaohjeen. Mahdolliset toimintaohjeen liitteet, arkistonmuodostussuunnitelman ja asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoa tukevat käytännön ohjeet, hyväksyy arkistosihteeri. Arkistosihteeri johtaa ja valvoo kaupungin arkistotoimen hoitoa sekä huolehtii arkistotoimen ja siihen liittyvän tietopalvelun kehittämisestä vastaa kaupunginhallituksen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta 6
7 päättää määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista ja asiakirjojen säilytysmenetelmistä päättää arkistonmuodostussuunnitelmien hyväksymisestä sekä niiden muutoksista vastaa kaupungin organisaation kirjaamistoiminnasta ja hyväksyy kaupungin tehtäväluokituksen ja siihen tulevat muutokset vastaa pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen vastaanottamisesta keskusarkistoon sekä huolehtii niiden luetteloinnista, säilyttämisestä ja käytettävyydestä suorittaa määräajoin kaupungin toimiala- ja tehtäväkohtaisia arkistotarkastuksia ja laatii niistä tarvittaessa tarkastuspöytäkirjan vastaa keskusarkistossa vastuullaan olevien asiakirjojen hävittämisestä ja tarvittavien hävitysluetteloiden tekemisestä vastaa kaupungin arkistotoimen ohjeiston ylläpitämisestä, soveltamisesta ja muuttamisesta yhteistyössä arkistovastaavien kanssa vastaa kaupungin arkistovastaavien koulutus- ja tiedotustoiminnasta ja antaa heille ohjeita ja neuvoja päättää asiakirjojen hävittämistavasta päättää muiden kuin potilasasiakirjojen lainauksesta keskusarkiston ulkopuolelle vastaa keskusarkiston asiakirjoihin liittyvästä tieto- ja tutkijapalvelusta vastaa keskusarkistosta annettujen asiakirjojen jäljennösten ja otteiden oikeaksi todistamisesta Tornion kaupungin palvelualueilla on riittävä määrä arkistovastaavia, jonka määrää kunkin palvelualueen esimies. Arkistovastaavista ja niihin tulevista muutoksista ilmoitetaan arkistosihteerille viipymättä. Arkistovastaava valmistelee oman tehtäväalueensa arkistonmuodostussuunnitelman yhteistyössä yksikkönsä henkilöstön kanssa ja esittää sen ja siihen tulevat muutokset arkistosihteerille hyväksyttäväksi vastaa, että oman toimialan tai toimintayksikön asiakirjat rekisteröidään ja arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti vastaa hoidossaan olevien asiakirjojen säilyvyydestä, säilyttämisestä, luetteloinnista ja käytettävyydestä 7
8 vastaa siitä, että pysyvästi ja pääsääntöisesti yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat siirretään arkistonmuodostussuunnitelmaan merkityn säilytysajan jälkeen keskusarkistoon tämän toimintaohjeen mukaisesti vastaa siitä, että määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään säännöllisesti arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti säilytysajan täytyttyä vastaa hoidossaan oleviin asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, asiakirjojen lainaamisesta ja niistä annettujen jäljennösten ja otteiden oikeaksi todistamisesta toimii yhdyshenkilönä oman yksikkönsä ja arkistosihteerin välillä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävissä; tekee arkistointiin liittyviä aloitteita sekä ilmoittaa arkistosihteerille arkistonhoidossa esiintyvistä ongelmista Valmistelija ja esittelijä vastaa asiakirjoista niin kauan, kuin ne ovat hänen hallussaan Jokainen kaupungin palveluksessa oleva on velvollinen käsittelemään ja säilyttämään huolellisesti hallussaan olevia paperisia ja sähköisiä asiakirjoja annettujen ohjeiden ja sovittujen menettelytapojen mukaisesti on vastuussa, että myös henkilökohtaisena postina (myös sähköposti) saapuneet viranomaisasiakirjat tulevat kirjatuiksi/rekisteröidyiksi asiaankuuluvaan diariin/rekisteriin on velvollinen pitämään asiakirjat arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä on velvollinen siirtämään käsittelyn päätyttyä arkistonmuodostussuunnitelmaan merkityt asiakirjat lähiarkistoon ohjeiden mukaisesti järjestettynä hävittää hallussaan olevat asiakirjat arkistonmuodostussuunnitelmaan merkityn säilytysajan umpeuduttua 3. ARKISTONMUODOSTUS 3.1. Arkistonmuodostaja 8
9 Tornion kaupunki on alkaen yksi arkistonmuodostaja. Se koostuu toimialojen tehtäviin perustuvista osa-arkistoista. Tehtävään perustuva osa-arkisto muodostuu sellaisesta toimintayksiköstä ja yksittäisestä viranhaltijasta, jonka toiminnasta on säädetty laissa tai kaupunginvaltuuston hyväksymässä hallintosäännössä Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja tavoite Arkistonmuodostus Tornion kaupungin organisaatiossa tarkoittaa asiakirjojen ja tietoaineistojen käsittelyä, kirjaamista (rekisteröintiä), liittämistä arkistoon sekä seulontaa; suunnitelmallista toimintojen kokonaisuutta, jonka tuloksena arkisto syntyy. Arkistonmuodostajana Tornion kaupungin organisaatio ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS), jolla ohjataan Tornion kaupungin asiakirjahallintaa (tiedonhallintaa). Suunnitelmaan merkitään arkistonmuodostajan asiakirjat ja muut asiakirjalliset tietoaineistot, niiden säilytysajat ja tavat sekä muita metatietoja (mm. säilytysvastuu, säilytyspaikka, julkisuus-, salassapito- ja henkilötietoluonne). Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on huomioitava, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Asiakirjat ja tietoaineistot rekisteröidään, seulotaan ja arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Arkistonmuodostussuunnitelma tulee pitää ajan tasalla. Arkistovastaava yhdessä muiden asiakirjojen käsittelyyn osallistuvien kanssa huolehtivat siitä, että arkistonmuodostussuunnitelmaan tulevista muutoksista ilmoitetaan arkistosihteerille toimintojen ja asiakirjojen käsittelyn muuttuessa. Pelkästään sähköiseen toimintaympäristöön siirryttäessä tietojärjestelmä/-järjestelmien taustalle vaaditaan oma tiedonohjausjärjestelmä. Asiakirjallista tietoa käsitteleviin tietojärjestelmiin luodaan sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eams) eli tiedonohjaussuunnitelma (TOS). 9
10 Arkistonmuodostuksen suunnittelun tavoite on tietojen saatavuuden ja käytettävyyden parantaminen tarpeettoman aineiston hävittäminen asiakirjojen löytymisen varmistaminen niiden koko elinkaaren ajan 3.3. Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus Viralliset asiakirjat laaditaan virallisten asiakirjastandardien mukaisesti käyttäen pohjana Tornion kaupungin lomakepohjia, jotka löytyvät kaupungin Intranetistä ja/tai asianhallintajärjestelmästä. Asiakirjasta tulee löytyä tunniste- ja viitetietoja, joilla asiakirja liitetään tiettyyn ajankohtaan, henkilöön, asiaan tai muuhun sellaiseen, esimerkiksi Asiakirjan nimi Laatimispäivä Diaaritunnus (kirjaamistunnus) Tarvittaessa salassapito- tai luottamuksellisuusmerkinnät Viitetieto (esim. diaaritunnus, päivämäärä) Viitetiedoilla helpotetaan kirjaamon työtä asiakirjan liittämisessä oikean asian yhteyteen. Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävät asiakirjat laaditaan arkistokelpoiselle materiaalille arkistokelpoisia välineitä sekä tulostus- ja kopiointimenetelmiä käyttäen. Arkiston säilytysvälineiden (esim. arkistokotelot) materiaalin tulee soveltua pitkäaikaiseen ja pysyvään säilytykseen. Sähköisissä tietojärjestelmissä pysyvästi säilytettävä tieto on tulostettava arkistokelpoiselle paperille, koska Arkistolaitos ei ole myöntänyt Tornion kaupungille lupaa tiedon säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa. Myös sellainen määräajan säilytettävä tieto, jonka säilytysaika on yli 10 vuotta, on tulostettava paperille, mikäli ei ole varmistettu, että tieto säilyy sähköisessä muodossa sille määrätyn ajan. 10
11 3.4. Asiakirjatietojen käsittelyohje Asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta Asiakirjojen arvonmäärityksen tarkoituksena on erottaa pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat määräajan säilytettävistä. Näin turvataan tärkeiden tietojen säilyminen ja nopeutetaan hävittämistoimintaa. Kansallisarkisto määrää mitkä asiakirjat tai mitkä niihin sisältyvät tiedot on säilytettävä pysyvästi. Arkistonmuodostaja päättää määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat. Säilytysaikoja määrättäessä on huomioitava, mitä niistä on erikseen säädetty ja määrätty. Ministeriöt ja valtion virastot voivat antaa lakiin perustuvia erillismääräyksiä säilytysajoista ja niitä on noudatettava. Kuntaliitto on antanut suosituksensa määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista. Kaikille asiakirjatiedoille, olivatpa ne missä muodossa tahansa, on arkistonmuodostussuunnitelmassa määriteltävä säilytysajat. Vastuu aineiston säilyttämisestä tarvittavan ajan on sillä toimialalla ja sen palvelualueella, jonka toiminnan tuloksena asiakirjat ovat syntyneet ja jonka hallussa aineisto on. Asiakirjojen arvonmääritykseen liittyy seulonta, joka tarkoittaa hävitettävän aineiston erottelua arkistosta. Sillä pyritään asiakirjallisen tiedon määrälliseen supistamiseen. Seulonta edistää tiedon käytettävyyttä ja vähentää arkiston säilytys- ja käyttökustannuksia. 11
12 Arkistosihteeri hyväksyessään arkistonmuodostussuunnitelman antaa samalla luvan asiakirjojen seulomiseen suunnitelman mukaisesti Säilytysaikojen laskeminen Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikojen päättymisajankohtia määriteltäessä noudatetaan ainakin seuraavia periaatteita: Saapunut asiakirja: sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjatiedot ovat organisaatioon saapuneet Tilinpitoon liittyvä aineisto: sen tilikauden päättymisestä, jota ne koskevat Asiakirjatieto: viimeisestä merkinnästä Päiväämätön asiakirja: sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjatieto on laadittu siihen on tehty viimeinen merkintä Tietojärjestelmissä, joista asiakirjatietojen hävittäminen ei muutoin onnistu ja joihin sisälly varsinaista hävittämistoiminnallisuutta, asiakirjatietojen säilytysajan päättymisajankohta määräytyy viimeisen päivityksen/version mukaan Eu-hankkeisiin liittyvät asiakirjat viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä lukien Kirjaaminen ja rekisteröinti Laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta edellytetään viranomaiselta hyvää tiedonhallintatapaa. Viranomaisen tulee mm. pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Käytännössä se tarkoittaa asiakirjojen kirjaamista esimerkiksi asianhallintajärjestelmään sekä arkistossa olevien asiakirjojen luettelointia. 12
13 Tornion kaupungilla on käytössä Dynasty asianhallintajärjestelmä, johon vireille tullut asia kirjataan (avataan) tehtäväryhmittelyn mukaisesti. Myös sähköpostilla saapunut tai lähtenyt asiakirja kirjataan samoilla periaatteilla. Kyse on vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäisestä rekisteröinnistä. Rekisteröinti tukee hyvää tiedonhallintatapaa, helpottaa tiedonhakua ja asioiden käsittelyä. Kirjaamiskäytänteistä laaditaan erillinen ohje. Perinteisen hallintodiaarin lisäksi Tornion kaupungin käytössä on myös tehtäväkohtaisia erillisrekistereitä. Erillisrekisteri on kattavuudeltaan suppeampi kuin diaari ja asiankäsittelyjärjestelmän rekisteriosa. Erillisrekisterit liittyvät usein rakennuksiin, lupiin, henkilöstöön jne Sähköinen tietoaineisto Asiakirjoja ovat myös automaattisessa tietojenkäsittelyssä käytetyt tallenteet (ArkistoL 6). Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallisten ja kuvallisten esitysten lisäksi myös sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein (ArkL 7). Tietojärjestelmien suunnittelussa ja hankinnassa Tornion kaupungin organisaatiossa otetaan huomioon arkistotoimen vaatimukset ja tarpeet; mm. säilytysaika ja tapa, jotta sähköisen tietoaineiston eheys, laatu, käytettävyys, säilyminen ja luottamuksellisuus voidaan varmistaa tietojen elinkaaren kaikissa vaiheissa. Arkistonmuodostajan ja sen tehtäviä hoitavien yksiköiden tulee varmistaa, että sähköiset tietoaineistot säilyvät käyttökelpoisina arkistonmuodostussuunnitelmassa 13
14 vahvistetun ajan ohjelmistojen, laitteistojen ja tallennusvälineiden muutoksista huolimatta. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa tarvitaan Kansallisarkistolta erillinen lupa. Tornion kaupungin organisaatiolla ei ole Kansallisarkiston lupaa säilyttää pysyvästi säilytettävä tieto yksinomaan sähköisessä muodossa. Ennen Kansallisarkiston lupaa muodostuneesta pysyvästi säilytettävästä aineistosta otetaan arkistotulosteet paperille (tai mikrofilmille). Määräajan säilytettäviä asiakirjatietoja voidaan säilyttää yksinomaan sähköisessä muodossa ilman Kansallisarkiston lupaa. Tällöinkin on varmistettava tietojen fyysinen säilyminen, käytettävyys ja eheys. Tallennusformaattien, ohjelmistojen ja laitekannan muuttuessa on tietojen säilyttävä käyttökelpoisina ja ymmärrettävinä. Kaupungin tietohallinto (IT-palvelut) vastaa yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa, että tietojen varmuuskopiointi ja konvertoinnin tarve vanhasta järjestelmästä uuteen siirryttäessä suunnitellaan ja toteutetaan huolella tarvittaessa järjestelmän pääkäyttäjän kanssa huomioiden asiakirjojen (tietojen) säilytysajat. Terveydenhuollon ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjatietojen sähköisestä käsittelystä laaditaan tarvittaessa erillinen ohje, jossa huomioidaan erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä koskeva laki ja Kansallisarkiston päätökset ja määräykset Arkistointi Arkistointi tarkoittaa asiakirjojen liittämistä arkistoon ennalta laaditun suunnitelman (arkistonmuodostussuunnitelman/tiedonohjaussuunnitelman) mukaisesti. Suunnitelmaan merkitään mihin keskinäiseen järjestykseen asiakirjat laitetaan. Yleisiä järjestelyperusteita ovat nimi, syntymäaika, järjestysnumero, päivämäärä ja diaarinumero. Asiakirjatiedon tulostus- ja järjestelyperusteeksi valitaan peruste, joka 14
15 helpottaa asiakirjan käsittelyä sen elinkaaren jokaisessa vaiheessa. Erityisesti määräajan säilytettävien osalta se tarkoittaa, että kiinnitetään erityistä huomiota siihen, että seulonta toteutuu vaivattomasti ilman suuritöistä jälkiseulontaa. Näin vältytään myös asiakirjojen turhalta säilyttämiseltä ja arkistotila saadaan tehokkaaseen käyttöön. Käytäntö on todettu myös kustannustehokkaaksi. Pysyvästi säilytettävä asiakirjatieto tulostetaan arkistokelpoiselle paperille niin kauan, kunnes arkistonmuodostajalla on Kansallisarkiston lupa asiakirjallisen tiedon pysyvään säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa. Asiakirja arkistoidaan, kun asia, johon asiakirja liittyy, on loppuun käsitelty. Keskeinen tietoaines, pöytäkirjat, niiden liitteet sekä päätöksiin liittyvien asiakirjojen arkistoinnin tulee perustua seuraaviin periaatteisiin: 1. Samaa asiaa, henkilöä tai muuta kohdetta koskevat asiakirjat arkistoidaan yhteen, jolloin muodostuu akteja eli asiakirjavihkoja. Akti sisältää esimerkiksi kirjeenvaihdossa syntyneet kaikki samaa asiaa koskevat saapuneet kirjeet sekä lähetettyjen kirjeiden toisteet. 2. Asiakirjat arkistoi se yksikkö, joka on tehnyt asiassa lopullisen päätöksen ellei arkistonmuodostussuunnitelmassa ole toisin vastuutettu. Asiakirjaa, joka arkistoidaan pysyvästi tietyn yksikön arkistoon, ei säilytetä pysyvästi muissa yksiköissä. 3. Pöytäkirjojen ja muiden pysyvästi säilytettävien asiakirjojen liitteiksi ei oteta määräajan säilytettäviä asiakirjoja Sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa. (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, 21). 15
16 Asiakirja-aineistoa, joka on järjestetty arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti, ei tarvitse enää järjestää uudelleen. Vanhan, epäjärjestykseen joutuneen arkiston järjestämisessä yleisenä periaatteena on, että arkistointivaiheessa muotoutunut järjestys tarkistetaan ja säilytetään. Asiakirjat, joiden osalta mitään alkuperäistä järjestystä ei ole todettavissa, järjestetään sarjoiksi mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Epäjärjestykseen joutuneet asiakirjat on palautettava alkuperäiseen yhteyteensä Tietoturva ja tietosuoja Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Arkistotoimen tehtävänä on omalta osaltaan varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjatietojen säilyminen ja saatavuus. Tietoturvalla tarkoitetaan tietojen, palvelujen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen suojaamista; tietojen käsittelyn ja arkistoinnin turvaamista ja suojaamista siten, että tietojen olemassaolo, oikeellisuus, käytettävyys, luottamuksellisuus ja palveluiden jatkuvuus eivät vaarannu. Suojaamistoimet koskevat niin sähköisessä, kirjallisessa kuin muussakin muodossa olevien tietojen käsittelyä, siirtoa ja säilytystä. Tietosuoja eli yksityisyyden suoja on oleellinen osa tietoturvallisuutta. Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen ja muiden henkilön luottamuksellisten tai arkaluonteisten tietojen suojaamista niin, ettei henkilön yksityisyys turhaan vaarannu. Tornion kaupungin yhteiset tietoturvallisuuteen liittyvät periaatteet ja menettelytapaohjeet täydennettynä mahdollisilla yksikkökohtaisilla tietoturvamääräyksillä ja toimintatapaohjeilla määritellään Tornion kaupungin tietoturvaohjeistuksessa. 16
17 Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste (HenkilötietoL 10). Se ohjaa rekisterinpitäjää suunnittelemaan toimintaansa liittyviä henkilötietojen käsittelytilanteita ja järjestelmiä. Vaatimus koskee sekä manuaalisia että sähköisiä rekistereitä. Rekisteriselosteesta ilmenee: rekisterin nimi rekisterin pitäjän ja yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot henkilötietojen käsittelyn tarkoitus rekisterin tietosisältö tieto siitä, kuinka kauan henkilötietoja järjestelmässä säilytetään säännönmukaiset tietolähteet tietojen säännönmukaiset luovutukset tieto siitä, kuinka kauan tietoja rekisterissä säilytetään tietojen siirto Euroopan tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Rekisteriseloste tulee olla jokaisen helposti saatavilla ja rekisterinpitäjän tulee informoida asiakkaita ja potilaita heidän henkilötietojensa käsittelystä (HenkilötietoL 24) huomioiden salassapitosäädökset. Viranomaisten tulee laatia ja pitää saatavilla myös tietojärjestelmäselosteet pitämistään tietojärjestelmistä sekä niistä saatavissa olevista julkisista tiedoista (JulkL 18). Selosteista ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Tietojärjestelmäselosteen laadinnalla pyritään edistämään julkisuuslain toteutumista sekä julkisen tiedon löytymistä ja käyttämistä. Rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteiden laadintavastuu Tornion kaupungin organisaatiossa on sillä toimintayksiköllä, joka on päävastuussa koko järjestelmästä. 17
18 Käytännön vastuu selosteen laatimisesta on tietojärjestelmän pääkäyttäjällä/vastuuhenkilöllä. Selosteet on pidettävä ajan tasalla ja yleisön saatavilla asiakaspalvelupiste Kompassissa, kaupungin kotisivuilla sekä rekisterin/tietojärjestelmän pääkäyttäjällä, jollei salassapitosäädöksistä muuta johdu. 4. ORGANISAATION MUUTOSTILANTEET Organisaation muutostilanteissa ja erilaisia yhteistyömuotoja toteutettaessa johtavat viranhaltijat vastaavat, että asiakirjahallinto organisoidaan, vastuut määritellään ja viralliset päätökset ja sopimukset dokumentoidaan selkeästi. Muutostilanteissa on tärkeä tietää kenen vastuulla palvelun järjestäminen on jatkossa ja kuka on arkistonmuodostaja muutostilanteen jälkeen. Arkistolain vaatimukset asiakirjahallinnon järjestämisestä koskevat myös erilaisin yhteistyösopimuksin järjestettyjä ja ostettuja palveluita. Tavanomaisimpia muutostilanteita ovat: muutokset oman organisaation sisällä toiminnan siirtäminen muille palveluntuottajille toimeksiantosopimukset muut ostopalvelut kuntien yhteiset toimielimet ja erilaiset yhteistyömuodot Kun organisaation toiminta lopetetaan, sen arkisto päätetään; arkistoa ei yhdistetä toimintaa jatkavan organisaation arkistoon. Toimielimen lakkauttamisesta tai toiminnon päättämisestä samoin kuin toiminnan jatkumisesta toisessa organisaatiossa tehdään merkintä arkistonmuodostussuunnitelmaan sekä arkistoluetteloon. 18
19 5. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Asiakirjoja ei saa hävittää, ennen kuin niiden säilytysarvo on määritelty. Aineisto, jota ei ole määrätty säilytettäväksi pysyvästi, tulee hävittää sille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu (ArkistoL 13). Arkistovastaavat vastaavat, että määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään säännöllisesti arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti säilytysajan täytyttyä. Asiakirjoja ei kuitenkaan saa hävittää, ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on loppuun käsitelty. Jälkiseulonnan välttämiseksi ja hävittämisen helpottamiseksi määräajan säilytettävät asiakirjat säilytetään fyysisesti erillään pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Hävittäminen hoidetaan siten, että vuosittain hävitetään ne asiakirjat/tiedot, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Hävittäminen koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja. Salassa pidettävien tietojen hävittämisessä noudatetaan erityistä huolellisuutta; ne eivät saa joutua missään hävittämisketjun vaiheessa ulkopuolisten käsiin. Jokainen asiakirjallista tietoa käsittelevä on henkilökohtaisesti vastuussa hallussaan olevasta aineistosta koko sen elinkaaren ajan. Ellei työyksikössä ole käytössä lukollista tietosuojalaatikkoa salassa pidettävälle aineistolle eikä asiakirjojen omatoiminen silppuaminen ole mahdollista, hävitettävä aineisto toimitetaan kaupungin keskusarkistoon (päätearkisto) pakattuna kestäviin pusseihin tai laatikoihin. Pussit ja laatikot merkitään selkeästi maininnalla Hävitetään silppuamalla! Asiakirjojen hävittämisestä ei tarvitse laatia hävitysluetteloa, mikäli säilytysaika on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. Muutoin hävitettävistä, yli kymmenen vuotta säilytettävistä, asiakirjoista laaditaan hävitysluettelo. Poikkeuksena tästä ovat kirjanpidon tilikirjat ja tositteet, joiden hävittäminen on aina dokumentoitava säilytysajan pituudesta riippumatta. 19
20 Liite 2: Hävittämisluettelopohja Tornion kaupunki on tehnyt Tornion Työvoimalasäätiön kanssa sopimuksen salassapidettävän asiakirja-aineiston tuhoamispalvelusta. Sopimuksella Työvoimalasäätiö antaa myös julkisuuslain (621/1999) pykälän 23 mukaisen vaitiolositoumuksen olla paljastamatta asiakirjojen salassa pidettävää sisältöä. 6. SALASSA PIDETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY Viran- tai toimenhaltija vastaa hallussaan olevasta asiakirjasta. Asiakirjoja ei saa käsitellä, säilyttää eikä hävittää niin, että ne voivat joutua sivullisten käsiin. Erityistä huolellisuutta on noudatettava henkilötietojen käsittelyssä. Arkistotoimen tehtävänä on omalta osaltaan huolehtia siitä, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja salassapito toteutuu. Asiakirjat on toimitettava eteenpäin rekisteröitäväksi, jaettavaksi, hävitettäväksi asianmukaisesti tai liitettäväksi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä arkistoon. Salassapidettäviin kokous- ja muihin asiakirjoihin laitetaan salassapitomerkintä ja säännös, johon salassapito perustuu. Salassapitomerkinnät tehdään myös säilytysvälineisiin ja arkistoluetteloihin. Asiakirjojen julkisuudesta annetun lain pääsääntö on, että salassa pidettäviä tietoja voi luovuttaa vain silloin, kun julkisuuslailla tai erityislailla on säädetty nimenomaisesta oikeudesta antaa tai oikeudesta saada salassa pidettäviä tietoja. Myös, jos henkilö tai taho on antanut suostumuksen salassa pidettävien tietojensa luovuttamiseen, tiedot voidaan luovuttaa sivulliselle. 7. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON 20
21 Tornion kaupungin päätearkisto (keskusarkisto) sijaitsee kaupungintalolla. Sinne siirretään vain pysyvästi ja pitkään, yli 10 vuotta, säilytettävät asiakirjat, joiden käyttötarve jokapäiväisessä toiminnassa on päättynyt; pääsäännön mukaan ei kuitenkaan viisi (5) vuotta tuoreempia asiakirjoja. Asiakirjojen on oltava asianmukaisissa säilytysvälineissä, seulottuna, järjestettynä ja luetteloituna. Arkiston siirroista on aina etukäteen sovittava arkistosihteerin kanssa. Potilasasiakirjat säilytetään terveyskeskuksen potilasarkistossa. Päätearkistoon siirrettyjen määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä vastaa se arkistonmuodostaja/osa-arkistonmuodostaja, jonka toiminnan tuloksena asiakirjat ovat syntyneet. Toimintansa päättäneiden yksiköiden arkistot seulotaan, järjestetään ja siirretään päätearkistoon. Jos yksikön tehtävät siirretään toisen yksikön hoidettavaksi, asiakirjojen lainaamisesta tai siirtämisestä tälle toiselle yksikölle sovitaan kirjallisesti ja asiasta tiedotetaan myös kaupungin arkistosihteeriä. Tornion kaupungin tytäryhtiöiden, jotka ovat sataprosenttisesti kaupungin omistuksessa, on tehtävä päätös siitä, mihin pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto sijoitetaan sen jälkeen, kun yhtiö ei toiminnassaan niitä enää tarvitse. Mikäli asiakirja-aineisto päätetään sijoittaa kaupungin päätearkistoon, on siitä sovittava kaupunginarkiston kanssa ja noudatettava sen antamia ohjeita. Asiakirjojen siirtokuntoon laittaminen Asiakirjojen siirtokuntoon saattamisesta vastaa arkiston muodostaneen yksikön arkistovastaava tai arkiston muodostanut viranhaltija. Päätearkistoon siirrettävistä asiakirjoista tulee poistaa irtoliittimet (klemmarit), kumilenkit, muovitaskut tms. 21
22 Päätearkistoon siirrettävä aineisto sidotetaan tai pakataan umpinaisiin asianmukaisiin arkistokoteloihin. Pysyvästi säilytettävälle aineistolle käytetään Pankaframen kartongista valmistettuja arkistokoteloita. Määräajan säilytettävälle (yli 10 vuotta) aineistolle käytetään voimapahvista valmistettuja arkistokoteloita. Arkistokotelot tulee pakata riittävän täyteen asiakirjojen taipumisen ja hukkatilan välttämiseksi. Koteloihin kiinnitetään nimiö, johon merkitään arkistonmuodostaja, asiakirjasarjan nimi, asiakirjojen aika, arkistotunnus, salassapitomerkintä ja muut tarpeelliset tunnistetiedot. Nimiöt laaditaan arkistokelpoiselle paperille. Yhtenäisen ilmeen luomiseksi nimiöt kiinnitetään 5 cm:n etäisyydelle alareunasta. Myös tarra-arkkeja voi käyttää, mutta niiden pitävyys arkistokotelossa tulee varmistaa. Mikäli pöytäkirjoja ei sidoteta, ne laitetaan vaippalehtiin ja liitteet sijoitetaan kunkin pöytäkirjan loppuun. Pöytäkirjoista muodostetaan korkeintaan kahdeksan (8) cm:n paksuisia nippuja ja nippu sijoitetaan asianmukaiseen arkistokoteloon. Pöytäkirjojen liitekäytännöstä päällekkäisarkistoinnin välttämiseksi on laadittu erillinen ohje (liite). Muista pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista muodostetut asiakirja-aktit tulee olla järjestettynä tehtävittäin (tehtäväluokituksen mukaan) diaarinumeron mukaiseen järjestykseen pakattuna asianmukaiseen arkistokoteloon, jonka selkämyksen leveys on korkeintaan 8 cm. 8. ARKISTOTILAT Asiakirjat on säilytettävä turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä (ArkistoL 12). Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin 22
23 arkistolaitos erikseen määrää. Arkistotiloja suunniteltaessa, rakennettaessa, korjattaessa, kalustettaessa ja niiden käyttämisessä on kuultava arkistotointa johtavaa arkistosihteeriä ja otettava huomioon arkistolaitoksen määräys ja ohjeet arkistotiloista. Pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjojen säilytykseen soveltuvia tiloja Tornion kaupungin organisaatiossa ovat 1. työtilojen läheisyydessä olevat lähiarkistotilat 2. kaupungin keskusarkistona toimivat päätearkistotilat kaupungintalon 1. kellarikerroksessa 3. kaupungintalon 2. kellarikerroksen arkistotila, ns. tiliarkisto 4. potilastiedonarkisto terveyskeskuksen tiloissa 5. sosiaalityö- ja vammaispalvelujen arkistotila osoitteessa Keskikatu 69 (Lappian yritystalo) Arkistotilat tulee pitää lukittuna eikä niitä saa käyttää sinne kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. Määräajan säilytettävät asiakirjat voidaan säilyttää käsiarkistoissa (yksikön omat työtilat, työhuoneet) siten, että niiden tietosuoja on turvattu. 9. ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen sekä huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta (ArkistoL 7). Arkisto palvelee kaupungin sisäisiä ja ulkoisia asiakkaita; myös tutkimusta tiedon lähteenä. Arkistosihteeri vastaa päätearkistossa (keskusarkisto) säilytettävän aineiston tietopalvelusta. Toimialueille nimetyt arkistovastaavat vastaavat hoidossaan oleviin asiakirjoihin liittyvästä 23
24 tietopalvelusta. Arkiston tietopalvelussa noudatetaan julkisuus- ja muun lainsäädännön asettamia rajoituksia. Pääosa viranomaisen asiakirjoista on julkisia. Pääsäännön mukaan niihin kohdistuvaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella, mutta se on riittävästi yksilöitävä. Tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta on pyrittävä antamaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Salassa pidettävän tiedon osalta tietopyyntö tehdään kirjallisena ja sen allekirjoittaa tiedon pyytäjä. Salassa pidettävän tiedon pyytäjän on, jollei erikseen toisin säädetä, ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. Tarvittaessa myös tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää. Julkisuuslain mukaisten salaisten asiakirjojen salassapitoaika on 25 vuotta, jollei toisin ole säädetty tai lain nojalla määrätty. Yksityistä henkilöä kokevat, salassa pidettävät tiedot tulevat sen sijaan julkisiksi vasta 50 vuoden kuluttua sen henkilön kuolemasta, jota asiakirja koskee. Tai, jollei kuolinajasta ole tietoa, 100 vuoden kuluttua asiakirjan päivämäärästä. Asiakirjoja saa lainata vain omaan virkakäyttöön, toisille viranomaisille, Kansallisarkiston yksiköille tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvallista. Asiakirjalainauksista tehdään lainauskuitti, joka sijoitetaan arkistoon asianomaisen asiakirjan kohdalle. Lainaaja vastaa asiakirjasta siihen asti, kun se on palautettu. Päätearkiston käyttöä valvoo arkistosihteeri ja toimintayksiköiden lähiarkistoja toimintayksikön arkistovastaava. Asiakirjojen lainaaminen yksityisille viraston ulkopuolelle on kiellettyä (ArkistoL 15). Potilasasiakirjojen tietopalvelusta laaditaan erillinen ohje. 10. ASIAKIRJOJEN SUOJELU POIKKEUKSELLISISSA OLOISSA 24
25 Toiminnan jatkuvuuden kannalta asiakirja- ja tietoaineistojen säilyminen ja käyttö on turvattava myös poikkeuksellisissa oloissa. Arkistolaitos on antanut ohjeen analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Keskeiset analogiset asiakirjat tulee ryhmitellä tutkimuksellisista, juridisista ja taloudellisista syistä siten, että kaupungin organisaatio voi jatkaa toimintaansa keskeytyksettä myös poikkeusoloissa. Aseellisen uhan, suuronnettomuuden, väestön toimeentuloon liittyvän tai muun sellaisen lisäksi poikkeusoloja voivat aiheuttaa myös vesivahingot ja tulipalot. Asiakirjatietojen suojelu perustuu poikkeusoloissakin niin pitkälle kuin mahdollista normaaliolojen järjestelyihin. Asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan: 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3. muut asiakirja Luokkaan yksi kuuluvat käsittelyssä olevat aktiivivaiheen asiakirjat. Asiakirjojen kuulumisesta suojeluluokkaan kaksi tai kolme tehdään merkintä arkistonmuodostussuunnitelmaan. Asiakirja- ja tietoaineistolle laaditaan erillinen suojelusuunnitelma. Se voidaan sisällyttää myös kaupungin muihin valmiussuunnitelmiin. 25
26 11. TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN, YLLÄPITO JA UUSIMINEN Tiedonhallinnan toimintaohjeen hyväksyy kaupunginhallitus. Sen soveltamisesta, ylläpitämisestä ja muutoksista vastaa arkistosihteeri. Muutokset toimintaohjeeseen hyväksyy arkistosihteeri. Toimintaohjetta täydentävät ja sen liitteeksi laitettavat muut asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoa tukevat ohjeet hyväksyy arkistosihteeri. 26
27 TIETOLÄHTEITÄ: 1. JOHDANTO Arkistolaki (ArkL) /831 Henkilötietolaki /523 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta /621 Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta muutoksineen /1030 Kunnallisen arkistotoimen opas, Arkistolaitos, Helsinki 1996 ( 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3. ARKISTONMUODOSTUS AMS-opas. Opas arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseksi ja ylläpitämiseksi. Arkistolaitoksen verkko-opas 2007, Julkishallinnon asiakirjatietojen seulonta. Arkistolaitoksen ohje (AL/13573/ /2010). Kansallisarkisto % pdf Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. Arkistolaitoksen määräys (KA 1486/40/2005) (SÄHKE 1) Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. Astunut voimaan (AL 9815/ /2008) (SÄHKE 2) Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Suomen Kuntaliitto
28 Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä, osat 1-6. Helsinki Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (STM 99/2001). Potilasasiakirjojen seulonnassa käytettävät syntymäpäiväotantamenetelmän korvaavat otantamenetelmät. Arkistolaitoksen päätös 46/43/03, ( Potilasasiakirjojen pysyvä säilytys. Arkistolaitoksen päätös (AL/14372/ /2008) ATK-aineiston säilytysarvon määrittely, Valtionarkiston ohje 3/31/92, Opas säilytysaikojen määrittelyn periaatteiksi. Kansallisarkisto Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 ( Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä ja asiakirjarekistereissä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/03, Asianhallintajärjestelmän diaariosasta otettavat arkistotulosteet, sis. Suomen Kuntaliiton säilytysaikaohjeeseen v. 2001, 1.8, s. 9. Arkistolaitoksen suositus sähköisen asioinnin työvuokaavioksi v. 2005, Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä /159 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, Julkisuuslain mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus VM 7/01/2000, ( Rekisteri- ja tietosuojaselosteet Tietosuojavaltuutetun toimiston oppaat ORGANISAATION MUUTOSTILANTEET 28
29 Asiakirjahallinto- ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa, verkkojulkaisu, Kuntaliitto/Maaret Botska 5. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN 6. SALASSA PIDETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu- ja merkintäohje 7. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON 8. ARKISTOTILAT Määräys ja ohjeet arkistotiloista AL/19699/ / ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU Perustuslaki 731/1999, Hallintolaki 434/ Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta ASIAKIRJOJEN SUOJELU POIKKEUKSELLISISSA OLOISSA Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa (AL/15031/ /2014) 29
30 LIITE 1 LUETTELO TORNION KAUPUNGIN SATAPROSENTTISESTI OMISTAMISTA TYTÄRYHTIÖISTÄ/SÄÄTIÖISTÄ Tornion Energia Oy Tornion Vesi Oy Tornion Vuokra-asunnot Oy Tornion Krunni Oy Tornion palveluasunnot Oy Kiinteistö Oy Tornion Veljeskoti Oy Kiinteistö Oy Kisakoti Tornion Työvoimalasäätiö 30
31 31
32 32 H Ä V I T T Ä M I S L U E T T E L O H Ä V I T T Ä M I S L U E T T E L O H Ä V I T T Ä M I S L Lukumäärä ja laatu Arkistotunnus Asiakirjakokonaisuuden nimi Aika Lisätietoja (hävitettävä määrä)
33 U E T T E L O Hävitettävä aineisto laitettu tietosuojalaatikkoon / 20. Toimitetaan silputtavaksi Tornion Työvoimalasäätiölle. Hävittämisen suorittajan allekirjoitus Hyväksyn tehdyt toimenpiteet Nimenselvennös Merja Sorjanen, arkistosihteeri 33
34 TORNION KAUPUNKI
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN
LisätiedotKauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille
LisätiedotLapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje
Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava
Lisätiedot1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4
1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän
LisätiedotOulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö
Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt
LisätiedotVIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa
LisätiedotPOSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2
1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan
Lisätiedotkh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
kh 25.9.2017 Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisällys 1 Yleistä...1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus...1 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi...1 2 Arkistotoimen organisaatio...1
LisätiedotKAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT
LisätiedotJOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen
LisätiedotTampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö
18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa
LisätiedotHelsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon
LisätiedotParikkalan kunta. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Parikkalan kunta Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kh 12.6.2018 / 96 Voimaan 1.1.2018 2 Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI... 3 1.1. Yleistä... 3 1.2. Asiakirjahallinnon
LisätiedotNIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE
KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN
LisätiedotSeinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.
1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata
LisätiedotAsiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä
Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).
LisätiedotRUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE
RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Kh 3.7.2017 / Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTA... 2 1.1 Yleistä... 2 1.2 Asiakirjahallinnan tehtävät ja tavoitteet... 2 1.3 Hyvä tiedonhallintatapa...
LisätiedotVAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi
1 VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ Yliopiston hallituksen 21.2.2017 hyväksymä, Kansallisarkiston 18.9.2017 asiakirjojen säilytysaikojen osalta vahvistama Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden
LisätiedotSONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus
LisätiedotKAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. Toimintaohjeen tarkoitus ja lainsäädäntö Tämä toimintaohje on Kauniaisten kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus,
LisätiedotVIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Kunnanhallitus 13.3.2017 88 Sisällys 1 Yleistä... 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi... 1 3 Asiakirjahallinnon
LisätiedotKESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE
KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE ARKISTOSÄÄNTÖ
0 POMARKUN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE ARKISTOSÄÄNTÖ Kunnanhallitus 1 1 YLEISTÄ...2 2 ASIAKIRJAHALLINTO...2 3 ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT...2 3.1 ASIAKIRJAHALLINNON JOHTO
LisätiedotKAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ
KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN YLEISOHJE
1 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN YLEISOHJE Voimaantulo 1.4.2018 Hyväksytty 1. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI Tiedonhallinnon suunnittelun tavoitteena on edistää hyvää tiedonhallintatapaa, johon
LisätiedotJOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset
LisätiedotArkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225
Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN
LisätiedotPOHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN
1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella
LisätiedotTietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa
Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo
LisätiedotSATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA
SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen
LisätiedotYhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotRaahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen
LisätiedotSievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotMÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt
MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002
LisätiedotASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty kaupunginhallituksessa 14.01.2019 7 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 1.1 Keskeisiä käsitteitä Arkistonmuodostaja on sellainen yhteisö tai
LisätiedotSAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt
SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON
LisätiedotRekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste
Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN
Lisätiedottiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.
Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista
LisätiedotArkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa
1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten
LisätiedotREKISTERINPITÄJÄN INFORMAATIO KUNTOUTUJILLE TOIMINTATERAPIA A KAARRETKOSKI OY
REKISTERINPITÄJÄN INFORMAATIO KUNTOUTUJILLE TOIMINTATERAPIA A KAARRETKOSKI OY SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERIN PITÄJÄ 3.POTILASREKISTERIN VASTUUHENKILÖT 4.REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5.REKISTERIN
LisätiedotTiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016
Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,
LisätiedotKIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne
KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
LisätiedotKuntaliiton esitys (KA/27317/ /2017) Kansallisarkistolle
Päätös 1 (5) Kuntaliitto Kuntaliiton esitys 28.9.2017 (KA/27317/07.01.01.03.01/2017) Kansallisarkistolle Päätös varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta Kuntaliitto
LisätiedotRekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste
Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ
LisätiedotASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KEMIJÄRVEN KAUPUNKI ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
LisätiedotRekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste
Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ
LisätiedotTietorekisteriseloste. Fysioterapeutti Annukka Laukkanen 2019
Tietorekisteriseloste Fysioterapeutti Annukka Laukkanen 2019 REKISTERIN NIMI... 2 REKISTERINPITÄJÄ... 3 ASIAKASREKISTERIN VASTUUHENKILÖ... 3 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ... 3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi
LisätiedotARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.
ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)
LisätiedotAika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)
OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotAuditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa
23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,
LisätiedotPYHÄNNÄN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
PYHÄNNÄN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus on hyväksynyt toimintaohjeen 19.6.2017 166 Toimintaohje tulee voimaan 1.7.2017 alkaen. 1. Toimintaohjeen tarkoitus Pyhännän
LisätiedotTiedonhallinnan toimintaohje
Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen
LisätiedotYhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan
Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston
LisätiedotKehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste
Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA
LisätiedotPELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä
1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston
LisätiedotYksityisyydensuoja ja kirjaaminen. Itsemääräämisoikeus ja asiakirjat THL Liisa Murto Ihmisoikeuslakimies Kynnys ry/vike
Yksityisyydensuoja ja kirjaaminen Itsemääräämisoikeus ja asiakirjat THL 18.11.2016 Liisa Murto Ihmisoikeuslakimies Kynnys ry/vike Yksityisyydensuoja perusoikeutena Jokaisen yksityiselämä, kunnia ja kotirauha
LisätiedotLiperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset asiat)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Liperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset
LisätiedotRekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste
Rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2015 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ
LisätiedotIisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje
Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 3.6.2008 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 30.6.2008 263 Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo
LisätiedotSÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö
1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten
LisätiedotTietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.
Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan
LisätiedotLausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista
Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit
LisätiedotUudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:
1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ Liite 1 / 21 maakuntahallitus 24.1.2005 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 6.5.2004 2 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN
LisätiedotKOTKAN KAUPUNKI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
1 (24) KOTKAN KAUPUNKI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2 (24) Sisällys Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje... 3 Yleistä... 3 Keskeiset käsitteet... 4 Asiakirjahallinnon ja
LisätiedotSähköisessä muodossa olevista pysyvään säilytykseen määrätyistä asiakirjoista otetaan paperitulosteet.
ROVASTIKUNTA-ARKISTON ARKISTOSÄÄNTÖ 1. Rovastikunnan asiakirjahallinto ja arkistotoimi Rovastikunta on itsenäinen arkistonmuodostaja. Rovastikuntakokous lakkautettiin hiippakuntahallinnon uudistamisen
LisätiedotKehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste
Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
LisätiedotJHS 156 suosituksen päivitys
JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät
LisätiedotKehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste
Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA
LisätiedotPerhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste
Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.
LisätiedotProjektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto
Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon
LisätiedotTietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta
Kuopion kaupunki Selvitys 1 (5) Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
LisätiedotVanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste
Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT
LisätiedotREKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA Rekisterinpitäjä: Tmi ML-hahmoterapia Yhteyshenkilö: Mikko Lounela Puh:
REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA Rekisterinpitäjä: Tmi ML-hahmoterapia Yhteyshenkilö: Mikko Lounela Puh: 0505490789 Sp: mikko.lounela@hahmoterapia.com REKISTERIN NIMI Tmi
LisätiedotREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10
REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 5.1.2010 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki, Ympäristönsuojeluyksikkö
LisätiedotLieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus
LisätiedotREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10
Salon kaupunki 3470/07.01.01.02.00/2018 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 9.2.2017 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä
LisätiedotTIETOSUOJASELOSTE Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
TIETOSUOJASELOSTE Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) Rekisterin/palvelun nimi: Dynasty- asianhallinnan rekisteri Tiedonanto laadittu
LisätiedotKirkon keskushallinnon arkistonmuodostajia ovat Kirkkohallitus, piispainkokous ja kirkolliskokous.
KIRKON KESKUSHALLINNON SÄÄNTÖKOKOELMA KIRKON KESKUSHALLINNON ARKISTOSÄÄNTÖ 1.1.2016 ALKAEN 1. ARKISTOTOIMI Kirkon keskushallinnon arkistotoimeen kuuluu asiakirjojen rekisteröinti, niiden järjestäminen,
LisätiedotPro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste
Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
LisätiedotTietosuojaseloste / Kansanterveystyön rekisteri / suun terveydenhuolto
Kuopion kaupunki Selvitys 1 (5) Tietosuojaseloste / Kansanterveystyön rekisteri / suun terveydenhuolto Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus
LisätiedotHARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA
HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo
LisätiedotMaakuntahallinnon vastuulle siirtyvien arkistojen järjestäminen ja luettelointi. SOTE-paperiarkistot
1 / 5 Maakuntahallinnon vastuulle siirtyvien arkistojen järjestäminen ja luettelointi Taustaa: maakuntavalmistelu ja arkistot Tulevalle maakunnalle siirtyy siirtyvien tehtävien myötä myös osa nykyisten
LisätiedotKURIKAN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Runko-osa
KURIKAN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Runko-osa SISÄLLYSLUETTELO 1. YLEISTÄ... 2 1.1. Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen
LisätiedotMiksi arkistointi on tärkeää?
Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on
LisätiedotPuumalan seurakunnan arkistosääntö
Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan
LisätiedotKehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste
Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN
LisätiedotTIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16
SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,
LisätiedotTilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen
Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
LisätiedotYlivieskan kaupunki. Asiakirjahallinnon toimintaohje
Ylivieskan kaupunki Asiakirjahallinnon toimintaohje Hyväksytty Ylivieskan kaupunginhallituksessa 7.5.2018 132 Voimaantulo 1.1.2018 1 Sisällysluettelo 1. Yleistä... 4 1.1. Lainsäädäntö, määräykset ja ohjeet...
Lisätiedotpuh
1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri 2. Rekisterin pitäjä Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö Hyvinvointijohtaja 4. Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa
LisätiedotREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10
REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm:.31.5.2018 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Kokkolan kaupunki/ kaupunkiluvitus
Lisätiedotpuh
1. Rekisterin nimi Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri 2. Rekisterin pitäjä Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö Hyvinvointijohtaja 4. Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa
LisätiedotArkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas
Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) 00101 HELSINKI fa. 90-131 1 4332
LisätiedotArkistojen ryhmittely pääpiirteissään
Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Liperin kunnan palautejärjestelmä Tiedonanto laadittu: 13.8.2018
Lisätiedot